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El Y2K vs. La contabilidad computarizada




Enviado por inquilinowbp



Partes: 1, 2

    Indice
    1.
    Introduccion


    3. Origen y evolución del
    computador.

    4. Generaciones de las
    Computadoras.

    5. Componentes Básicos del
    Computador.

    6. Conceptos básicos de
    sistemas.

    7. Clasificación y
    Tipos
    .
    8. Sistemas de contabilidad
    computarizados.

    9. Ventajas y
    Desventajas
    .
    10. Sistema de contabilidad daceasy accounting
    system.

    11. Problemática del año
    2000
    .
    12. Origen y Entendimiento del
    Problema.

    13. Listado de algunas Areas y
    Sistemas posiblemente
    afectados.

    14. Técnicas recomendadas para
    la solución del
    problema.

    15. La República Dominicana
    ante la Problemática del Año
    2000.

    16. Problemática 2000 vs.
    daceasy accounting
    system.

    17.
    Recomendaciones

    18.
    Conclusion

    19.
    Bibliografía

    1.
    Introduccion

    Para muchos, la llegada del año 2000 es un
    sinónimo de terror, problema o fin del mundo. Conforme
    pasa el tiempo miles de
    personas se preparan para recibir el nuevo milenio.

    La problemática Y2K ha traído consigo un
    ambiente de
    tensión y preocupación sobre lo que ocurrirá
    con los sistemas
    computacionales de las empresas y todos
    aquellos equipos computarizados, tan modernos hoy en día,
    que tienen que ver con la vida cotidiana de las
    personas.

    A pesar de que hay quienes opinan que es un simple
    problema de fechas, los estudiosos en la materia, a
    través de sus investigaciones,
    han demostrado que no es así y que este "simple" problema
    ha costado a la humanidad alrededor de $400 a $600 billones de
    dólares en todo el mundo. El costo del
    problema ha dejado de ser la principal preocupación. La
    principal inquietud radica, actualmente, en la escasez de
    recursos
    humanos capacitados que se requieren para corregir o
    sustituir los millones de programas de
    computadoras
    que están actualmente en uso. El trabajo
    necesario para resolver esta situación es enorme, costoso,
    riesgoso y sin beneficios adicionales, excepto el de poder seguir
    operando correctamente durante el próximo
    siglo.

    El año 2000 plantea un importante desafío
    para las instituciones
    tanto comerciales como financieras, porque muchas aplicaciones
    automatizadas cesaran de funcionar normalmente como resultado de
    la manera en que se han manejado históricamente los campos
    de fecha. De no enfrentarse este problema, de manera oportuna,
    ocasionaría que estas instituciones experimenten problemas
    operacionales o incluso la paralización de sus
    actividades, y podría ocasionar la perturbación de
    los mercados
    internacionales.

    Los Sistemas de Contabilidad Computarizados o
    Automatizados (como muchos lo llaman) han formado parte de las
    herramientas
    de trabajo de muchas empresas desde hace más de 40
    años, hasta tal punto que hoy en día son el
    motor de las
    operaciones de
    muchas de ellas, proporcionando así información oportuna, ahorro de
    tiempo y dinero. Esta
    característica ha permitido a los
    ingenieros en sistemas y a los propios contadores el buscar la
    forma de satisfacer de una manera más completa las
    necesidades en las que se ve envuelta la empresa; por
    lo que han creado Sistemas Computarizados de Contabilidad que
    brindan los mismos beneficios que ofrecen los Sistemas de
    Contabilidad Manual, pero
    más eficientes y con menos posibilidad de
    errores.

    A través de todo el contenido de nuestro trabajo,
    trataremos de explicar la Problemática del año 2000
    frente a los Sistemas de Contabilidad Computarizados, como
    están enfrentando los empresarios este problema, y cuales
    medidas se están tomando para combatir este inevitable
    acontecimiento.

    El propósito fundamental de nuestra investigación, es proporcionar más
    información sobre esta problemática, que trae de
    cabezas al mundo, para así contribuir a aclarar las tantas
    conjeturas que se han venido formando; y de esta forma permitir
    que esté al alcance la documentación necesaria para
    que las personas puedan empaparse del asunto y tomar las
    decisiones oportunamente.

    2. Aspectos generales
    del
    computador.

    Concepto.

    El uso de las computadoras se ha hecho muy común
    en las empresas. El computador es una máquina que se
    utiliza para almacenar y procesar información en forma
    electrónica mediante instrucciones
    previamente determinadas.

    Existen numerosos conceptos de lo que es un computador,
    los cuales dependen de la disciplina que
    los enfoque.

    He aquí algunos de ellos:

    • Dispositivo electrónico que nos permite
      procesar datos para
      obtener información, las cuales servirán de base
      para la toma de
      decisiones.
    • Es un conjunto de dispositivos de
      Entrada y Salida y una Unidad Central de proceso, que
      combina las funciones de
      almacenamiento, aritmética, lógica y control.
    • Es un dispositivo que almacena, clasifica, ordena,
      compara, combina y presenta la información a gran
      velocidad.
    • Es una maquina electrónica capaz de procesar
      datos y automatizar labores, en forma mas precisa y más
      rápida que el humano.

    3. Origen y Evolución del Computador.

    Las herramientas computacionales surgieron en la
    antigüedad. El ábaco,
    el más antiguo de los dispositivos de cálculo,
    fue inventado, probablemente en Oriente, hace al menos cinco mil
    años.

    Otro ingenio mecánico fue la máquina de
    cálculo, inventada por Blaise Pascal, a la que
    llamó la Pascalina. Se trata de una serie de engranajes en
    una caja, que proporcionan resultados de operación, en
    forma directa (enseñando un número a través
    de una ventanita) y que tiene la ventaja de que evita tener que
    contar como el ábaco.

    La calculadora de Pascal sólo llevaba a cabo la
    adición y la sustracción; Gottfried Leibnitz fue
    capaz de extender este diseño
    para la multiplicación y la división.

    La invención de un tejido de tela
    automática en 1801, por Joseph Jacquard, tuvo fuerte
    influencia en el futuro de la computación. Esta herramienta usaba
    tarjetas
    perforadas para controlar la trayectoria del zurcido; esto es que
    una tarjeta contenía el "Programa" para la
    tarea del tejido.

    Esta idea fue utilizada por Charles Babbage quien en
    1830 inventa la "máquina analítica", a la que se
    podría denominar "La primera computadora
    digital". El diseño, que nunca fue llevado por completo a
    la práctica, contenía todos los elementos que
    configuran a una computadora moderna. La máquina
    analítica estaba dividida funcionalmente en dos grandes
    partes: una que ordenaba y otra que ejecutaba las
    órdenes.

    En 1887, Hollerith desarrollo su
    concepto de
    tarjeta de lectura
    mecánica y diseño un dispositivo
    conocido como la maquina del censo. La tabulación con los
    métodos de
    Hollerith requería una octava parte del tiempo que se
    necesitaba antes, por lo que se adoptaron sus técnicas
    para el censo de 1890. En 1896 fundo la Tubulating Machine
    Company para fabricar y vender su invento. Mas tarde, esta firma
    se fusionó con otras para formar la IBM.

    Sin embargo, tienen que pasar casi cien años para
    que entre 1937 y 1942 se diseñe la primera computadora
    digital electrónica. El Dr. John V. Atanasoff, de la
    Universidad
    Estatal de Lowa, desarrolló y llamó a su invento
    "Computadora Atanasoff-Berry" o sólo ABC (Atanasoff-Berry
    Computer).

    Después de varias conversaciones con el Dr.
    Atanasoff, leer los principios de
    la computadora
    ABC y verla en persona, un
    equipo de la Universidad de Pennsylvania, dirigido por los
    Ingenieros John Mauchly y John Eckert, construyeron una gran
    máquina eléctrica llamada ENIAC (Electrical
    Numerical Entegrator and Computer).

    Esta máquina era enorme; ocupaba todo el
    sótano de la universidad, tenía más de
    dieciocho mil tubos al vacío, consumía 200Kw de
    energía
    eléctrica y requería todo un sistema de
    aire
    acondicionado industrial; pero era capaz de realizar
    alrededor de cinco mil operaciones aritméticas en un
    segundo, dejando para siempre atrás las limitaciones
    humanas de velocidad y precisión, e inaugurando una nueva
    etapa en las capacidades de procesamiento.

    El proyecto
    terminó cuando, dos años después, se
    integró a ese equipo el Ingeniero y Matemático John
    Von Neumann, cuyas ideas resultaron tan fundamentales para el
    desarrollo de las computadoras modernas que de hecho a él
    se le considera el "Padre de Las Computadoras".

    La computadora diseñada por este nuevo equipo se
    llamó EDVAC (Electronic Discrete Variable Automatic
    Computer); Tenía cerca de cuatro mil tubos al vacío
    y usaba un tipo de memoria basado en
    tubos llenos de mercurio por donde circulaban señales
    eléctricas sujetos a retardos.

    La nueva idea fundamental resulta ser muy sencilla:
    "Permitir que en la memoria
    coexistan datos con instrucciones, para que entonces la
    computadora pueda ser programada de manera "suave" (de ahí
    la palabra Software) y no por medio de
    alambres que eléctricamente interconectaban varias
    secciones de control, como en la ENIAC".

    4. Generaciones de
    las Computadoras.

    • Primera Generación (1946-1959).

    La primera generación se caracteriza por el rasgo
    más prominente de la ENIAC: los tubos al vacío.
    Durante el año 1950 se construyeron varias computadoras
    notables, cada una contribuía con avances significativos,
    como aritmética binaria, acceso aleatorio y el concepto de
    programas almacenados.

    En el año 1951 aparece la primera computadora
    comercial, es decir con el objetivo de
    ser vendida en el mercado: La
    UNIVAC I. Esta máquina fue utilizada para procesar los
    datos del censo de 1950 en los Estados
    Unidos.

    A esa siguió una máquina desarrollada por
    la IBM (International Business Machines). La IBM 701.
    Posteriormente la Compañía Remington Rand produjo
    el modelo 1103,
    que competía con la IBM 701. La IBM fabricó la 702,
    que por motivos de problemas con la memoria no tuvo mucho
    éxito.

    La más exitosa de las computadoras de esta
    primera generación fue la IBM 650, de la que se produjeron
    varios cientos. Esta utilizaba un esquema de memoria secundario
    llamado "Tambor Magnético", antecesor de los discos
    actualmente utilizados.

    • Segunda Generación (1959-1964).

    El inicio de esta generación la marcó el
    invento del transistor, el
    cual representa la construcción de computadoras más
    poderosas, confiables y menos costosas que ocupan menos espacios,
    producirían menos calor que las
    que operaban con tubos al vacío.

    Durante esta generación también se
    desarrollaron los lenguajes Fortran (para cálculos
    científicos) y Cobol (para
    negocios),
    siendo entre otros los más importantes de esta
    época. Durante esta época también se
    mejoraron las memorias
    auxiliares y las unidades de entrada y salida. Se crearon las
    memorias con discos magnéticos capaces de almacenar
    decenas de millones de caracteres, letras o números.
    Además, se diseñaron las impresoras de
    cadena, y los lectores ópticos.

    Los fabricantes que presentaron computadoras en esta
    segunda generación fueron: "IBM", que en 1959 produjo las
    series 7070, 7090, y en 1960 presentó las series 1400,
    1600; "Honeywell", presentó su modelo 800; "UNIVAC",
    diseñó en 1960 su modelo UNIVAC III; "Control Data
    Corporation (CDC)" presentó en 1960 la 1604.

    • Tercera Generación (1964-1971).

    Muchos historiadores consideran que el suceso más
    importante en la historia de la
    computadora sucedió cuando IBM anunció su
    línea de computadoras "Sistemas 360"; el 7 de abril de
    1964. El Sistema se metió de lleno en la tercera
    generación de computadoras.

    Los circuitos
    integrados (agrupamiento de circuitos de
    transistores
    "grabados" en pequeñísimas placas) hicieron por la
    tercera generación lo que los transistores por la segunda.
    La línea de Sistemas 360 y la tercera generación de
    computadoras de HONEYWELL, NCR, CDC, UNIVAC, BURROUGHS, GE y
    otros fabricantes hicieron obsoletas todas las computadoras
    instaladas con anterioridad.

    Una de las características de la tercera
    generación es la compatibilidad con equipo mayor, que
    significa que una compañía podrá adquirir
    una competencia con
    un distribuidor particular y luego cambiar a una competencia
    más poderosa, sin necesidad de volver a diseñar o
    programar los sistemas de
    información existentes.

    Las computadoras de esta generación eran
    multiprogramables, es decir, tenían la capacidad de correr
    más de un programa de manera simultanea.

    Esta generación también se
    caracterizó por la fabricación de computadoras
    pequeñas para los negocios y se les llamó a
    éstas "minicomputadoras".

    • Cuarta Generación (1971-1985).

    La generación se caracterizaba por los procesadores y la
    introducción al mercado de las ya famosas PC (Personal
    Computer). La primera Microcomputadora, denominada ALTAIR, fue
    creada por Ed Roberts en 1975. Luego aparecen las demás
    marcas, como
    son: Apple, IBM-Junior, IBM-PC, HP-150, Sinclair, Commodore,
    Radio Shack,
    entre otras.

    Se crearon, durante esta generación, nuevos y
    potentes lenguajes de
    programación, así como cambios en los procesos de
    "BATCH" a "EN LINEA". Surgen los populares procesadores de
    palabra utilizados para elaborar cartas y documentos
    técnicos.

    También surgen nuevos lenguajes de
    computación, como son: LISP, SNOBOC y LOGO, capaces de
    dotar a las PC de capacidad de deducción para resolver
    problemas de lógica.

    Algunos de los modelos que
    surgieron en esta etapa son: IBM, con sus modelos de la serie
    4330 y Burroughs, con sus modelos 6900 y 7900.

    Este nuevo adelanto tecnológico (de los
    procesadores) inicia una era de desarrollo progresivo en
    lenguajes de programación, en sistema de
    operación y en equipos auxiliares, y tal vez el más
    importante, el hacer del computador un aparato común en
    Universidades, Escuelas, Hogares y Negocios.

    • Quinta Generación (1985 en
      adelante).

    La quinta generación en la cual vivimos hoy en
    día, desde 1985, incluye entre otras
    características: nuevos y más avanzados
    procesadores, mayor capacidad de memoria, nuevos y mejores
    circuitos integrados, mayor velocidad de
    computación.

    Se introducen discos compactos (CD ROM) de
    lectura del tamaño de la palma de la mano, capaces de
    almacenar mas de 1700 veces la información de anteriores
    discos de igual tamaño.

    Así mismo, aparecen equipos de lectura óptica,
    aparatos de captura de imágenes
    reales, y de impresión en blanco y negro y a color, la
    adaptación del sonido y la voz
    en la computadora personal.

    Nuevos lenguajes de programación, versiones
    mejoradas de los anteriores, nuevos sistemas
    operativos, etc., hacen que la PC adquiera el poder de una
    computadora para negocios en grande.

    5. Componentes
    Básicos del Computador.

    Hardware.

    Son los componentes físicos, tanto
    mecánicos como eléctricos, los cuales componen un
    computador. Son los circuitos
    eléctricos, cables, equipos periféricos, etc.

    Los elementos del Hardware son: el Procesador
    Central (CPU), la
    Unidad de Control, la Memoria Principal, la Memoria Secundaria
    (cintas, discos, diskettes, etc.), la lectora de tarjetas, las
    impresoras, las terminales, etc.

    El CPU es el elemento más importante, con las
    funciones de interpretación, administración, control y dirección; supervisando el desarrollo de
    las operaciones, las ejecuta en un orden precisamente
    determinado; almacena los datos en forma codificada, interpreta
    las instrucciones del programa e indica la acción a seguir
    y asigna las tareas a los diferentes componentes.

    Software.

    Es el nombre que se le da a los programas que se
    utilizan para efectuar las funciones del computador. Es el
    conjunto de componentes, los cuales permiten que el Hardware
    funcione como se desea. Constituye la parte "Inmaterial e
    Inteligente" que coordina el sistema de computación,
    soporta la ejecución de otros programas confeccionado por
    el personal de informática de la empresa.

    Los elementos del software son: El Sistema
    Operativo, los lenguajes de programación, las
    aplicaciones, las rutinas de seguimiento y los programas de
    utilidad. Los
    softwares se clasifican en básicos o de sistemas
    (traductores, sistemas
    operativos y utilitarios) y de aplicación.

    Clasificación de los Computadores.

    Por su Uso.

    Según su uso se clasifican en:

    • Computadores de Propósito General, estos
      pueden realizar cualquier tarea, para la cual solo hay que
      cambiar el programa en la memoria principal.
    • Computadores de Propósito Especial, los cuales
      fueron diseñados para realizar tareas
      específicas.

    Por su función.

    Según su función estos pueden clasificarse
    en:

    • Digitales: son aquellos mediante los cuales se pueden
      obtener datos como resultado de un conteo. A estos datos se le
      llaman Discretos. Operan contando números representados
      por una secuencia finita de dígitos, que pueden ser
      cifras, letras u otros símbolos especiales.
    • Analógicos: son los que trabajan con variables
      que están medidas en una escala continua
      y se registran con un determinado grado de precisión.
      Aceptan y procesan señales electrónicas estos es,
      señales continuas, tales como fluctuaciones de
      voltaje.
    • Híbridos: son la combinación de un
      componente digital y un componente analógico, conectados
      a través de una interface que permite el intercambio de
      información entre los dos componentes y el desarrollo de
      su trabajo en conjunto.

    Atendiendo a su Tamaño se Clasifican
    en:

    • Microcomputadoras: Son computadoras pequeñas
      cuya Unidad Central de Proceso (CPU) esta contenida en una sola
      pastilla (Chip). Pueden ser de tipo personal y para
      negocio.
    • Computadoras Comerciales Pequeñas: estas
      fueron diseñadas para aplicaciones comerciales en
      compañías pequeñas. Varían en
      potencia
      entre las microcomputadoras y las minicomputadoras.
    • Minicomputadoras: son más grandes y más
      poderosas que las microcomputadoras pueden usarse con una
      amplia variedad de dispositivos de
      entrada y salida y contiene mas memoria y capacidad de
      almacenamiento.
    • Computadoras de Mediana Escala: poseen mayor
      capacidad de almacenamiento y mayor variedad de dispositivos de
      entrada y salida que las computadoras comerciales
      pequeñas. Este tipo de computadoras es empleado en las
      empresas de tamaño intermedio y las divisiones de
      grandes corporaciones.
    • Computadoras Grandes o Mainframes: son usadas en
      corporaciones grandes (Compañías de
      Teléfonos, Corporaciones Eléctricas,
      Universidades, Empresas que brindan servicios de
      computadoras, etc.), estas computadoras son capaces de procesar
      bastas cantidades de datos a una velocidad de procesamiento
      extremadamente rápida.

    El Computador en las Empresas.

    El uso del computador para el procesamiento de los datos
    y la generación de cifras a través de los mismos es
    cada vez más común en las empresas. Esto modifica
    de manera radical los procesos manuales que con
    anterioridad eran empleados, convirtiéndolos en procesos
    mecánicos mucho más rápidos y confiables.
    Esto obliga a un cambio
    funcional, estructural, procedimental y administrativo en las
    organizaciones.

    Con el advenimiento y la proliferación de los
    computadores electrónicos, las organizaciones disponen de
    un número cada vez mayor de sistemas de información
    automatizados de los cuales dependen el desarrollo normal de sus
    operaciones, el servicio
    oportuno a los clientes y en
    algunos casos decisiones que arriesgan la vida misma de las
    empresas.

    En sentido general, podemos afirmar que el uso del
    computador en el ambiente empresarial ha hecho más
    eficiente y eficaz los procesos operacionales, y ha servido de
    base a la toma de decisiones en todos los niveles de
    administración de las empresas.

    El beneficio obtenido por las instituciones, al valerse
    de los recursos
    computacionales, los obliga a mantenerse actualizados al ritmo de
    las vertientes, nuevas tecnologías e innovadoras
    aplicaciones informáticas que se van creando a medida que
    se acerca el advenimiento del nuevo milenio.

    6. Conceptos
    básicos de sistemas.

    Definición.

    Un sistema es un conjunto de elementos, entidades o
    componentes que se caracterizan por ciertos atributos
    identificables que tienen relación entre sí, y que
    funcionan para lograr un objetivo común.

    Es un conjunto de elementos que se relacionan entre si,
    con la finalidad de apoyar las actividades de una empresa o
    negocio. Estos elementos son de naturaleza
    diversa y básicamente incluyen:

    • El equipo de cómputos.
    • El recurso humano que interactúa con el
      sistema de
      información.
    • La información que se introduce al
      sistema.
    • Los programas que procesados producen los diferentes
      tipos de resultados.

    El principal objetivo de un sistema es dotar de
    herramientas a la administración que le permitan conocer,
    controlar y dirigir las operaciones de un negocio,
    proporcionándole los cimientos para el control de todos
    los aspectos importantes de la
    organización.

    Un sistema de contabilidad procesa los datos a
    través de los pasos del ciclo contable, los cuales
    son:

    • Registrar las operaciones diarias.
    • Pase de los datos según las operaciones a las
      cuentas del
      mayor.
    • Preparar una balanza de
      comprobación.
    • Preparar un Estado de
      Ganancias o Perdidas.
    • Cierre de las cuentas del mayor.
    • Determinar los saldos y cortes de las
      cuentas.
    • Preparar una balanza Postcierre.

    Estos pasos que intervienen en el ciclo contable se
    reflejan en los Principios de
    Contabilidad Generalmente Aceptados.

    Pero un Sistema de Contabilidad comprende sin embargo,
    algo más que las formas y los procedimientos
    que se emplean en el proceso de los datos a través de los
    pasos del ciclo contable, este también incluye las formas
    y procedimientos que se usan en la preparación de datos
    que han de procesarse durante el ciclo.

    Si bien las Computadoras Personales no sufren
    ningún cambio, es necesario que los Sistemas de
    Contabilidad varíen de acuerdo a la magnitud del negocio,
    la naturaleza de sus operaciones y la información en
    particular que requiere la administración.

    7. Clasificación y
    Tipos.

    Los sistemas de contabilidad pueden ser de distintos
    tipos, según su complejidad y la forma como están
    diseñados.

    Podemos distinguir, para los fines de este trabajo, dos
    clases de Sistemas de Contabilidad: Los Manuales y Los
    Computarizados.

    Sistemas De Contabilidad Manual.

    Un Sistema de Contabilidad Manual es el que se
    desarrolla trabajando manualmente, al menos en un alto
    porcentaje. Aunque se utilizan algunas maquinas
    sumadoras o calculadoras; la mayoría de los trabajos son
    realizados en forma manual.

    En estos sistemas el factor hombre es la
    base. Este realiza todas las tareas necesarias para la
    obtención final de la información financiera, ya
    sean de índole intelectual o de índole
    aritmética.

    La mayor debilidad de los sistemas manuales es que se
    vuelven lentos cuando se trata de procesar grandes
    volúmenes de información, en cuyo caso seria
    necesario el uso de gran cantidad de personas.

    Sistema Computarizado.

    Un sistema de contabilidad computarizado se vale de
    computadoras para llevar a cabo los movimientos contables de las
    cuentas, manejándolas hasta producir las informaciones
    finales.

    Como ya apreciamos, las computadoras pueden ejecutar un
    gran número de instrucciones de acuerdo a un programa, sin
    errores y a gran velocidad. Este hecho permite que, mediante la
    creación de software o programas creados en el computador,
    se puedan realizar las labores hasta antes propias de los
    contadores. En los sistemas de contabilidad computarizados la
    labor del contador es prácticamente intelectual. Este
    deberá asegurarse de que la configuración y entrada
    de una transacción sean conectadas, el sistema hará
    el resto.

    Importancia de los Sistemas.

    En la actualidad, todo proceso contable requiere de los
    sistemas. En una empresa, el funcionamiento del proceso contable
    depende de los sistemas. De esto se deduce la importancia que
    tienen los sistemas, y como su uso, redunda en beneficios para
    toda empresa. Es imposible llevar un adecuado control sobre las
    operaciones y transacciones financieras, sin contar con el
    auxilio de los sistemas mecanizados desarrollados en las
    computadoras. La mayor responsabilidad de un gerente es la
    de tomar decisiones de tipo financiero y no financiero; el
    proceso de toma de decisiones se basará necesariamente en
    la información generada por los sistemas de
    información gerencial implantados con ese objetivo. La
    calidad de la
    información generada es un factor crítico para
    guiar a la empresa por el rumbo deseado.

    Todo el proceso de generación de
    información en las empresas esta soportado por sistemas
    que manejan una serie de variables complejas, que ayudan a los
    gerentes a "generar información". Este proceso no es del
    todo fácil, ya que llegar a un sistema que soporte
    cualquier tipo de decisiones, requiere el esfuerzo de muchas
    personas y horas interminables de trabajo.

    El éxito de un sistema se puede medir por
    ejemplo, por el grado de aceptación que los usuarios le
    asignan. Hay muchas razones por las cuales vale la pena realizar
    el esfuerzo de tener un buen sistema de
    información.

    8. Sistemas de
    contabilidad computarizados.

    Antecedentes.

    El surgimiento de una nueva tecnología
    experimentada en las últimas cuatro décadas se
    presenta como la antesala del desarrollo de lo que hoy conocemos
    como Sistemas Automatizados.

    La aparición de las computadoras, la
    generalización de las corporaciones, el surgimiento de
    grandes empresas multinacionales y la
    globalización de los comercios internacionales, dio un
    nuevo giro a la orientación de la información
    financiera, surgiendo la necesidad de crear Sistemas de
    Contabilidad que sean más útiles en el
    desenvolvimiento de la gestión
    contable y administrativa, y que dichas informaciones sean
    efectivas, confiables y oportunas; esta necesidad fue lo que
    impulsó hacia la creación de los Sistemas de
    Contabilidad Computarizados.

    Modalidades.

    Existe una amplia gama de Softwares o Paquetes de
    Contabilidad que han formado parte de las herramientas de trabajo
    de muchas empresas desde hace más de 40 años, hasta
    tal punto que hoy en día son el motor de las operaciones
    de muchas de ellas. Lo que ha permitido a los Ingenieros en
    Sistemas y a los propios Contadores el buscar la forma de
    satisfacer de una manera más completa las necesidades en
    las que se ve envuelta la empresa, de acuerdo al volumen de las
    operaciones que esta maneja; por lo que han tratado de crear
    Sistemas Computarizados de Contabilidad que brinden los mismos
    beneficios que ofrecen los Sistemas Manuales, pero más
    eficientes y con menos posibilidad de errores.

    En su afán de crear este tipo de Software los
    expertos en la materia han diseñado diversidad de
    programas que tratan de suplir la necesidad de determinadas
    empresas de acuerdo a las actividades que realiza. Dentro de
    estos Software, los más conocidos son:

    -. Dac Easy Accounting System. -. Monica.

    -. PeachTree. -. Quickbook.

    -. Macola. -. SBT.

    -. 20-20.

    Existen softwares que son creados para determinada
    área de una empresa, los cuales tienen como fin llevar el
    control contable de determinadas cuentas o procesos. Por ejemplo,
    un software aplicado al área de los costos en un
    Restaurante. Este facilita la determinación de los costos
    de los alimentos por
    cantidad de ingredientes, así es más fácil
    para el analista de costos aplicar los porcentajes
    correspondientes y determinar el costo de venta de los
    alimentos.

    Al igual que este, existen softwares ideados para
    determinada empresa, los cuales han sido creados para uso
    exclusivo de cada una de ellas y no son producidos con fines
    comerciales.

    Entre los softwares comerciales el más usado y
    reconocido por todos es el DacEasy Accounting System, el cual
    desde los años 70 es conocido en el mercado como uno de
    los Software de Contabilidad más completos.

    9. Ventajas y
    Desventajas.

    Los sistemas computarizados tienen muchas ventajas sobre
    los sistemas manuales. Las ventajas principales son las
    siguientes:

    • Rapidez y oportunidad.

    Puede proporcionar información con mayor rapidez
    que uno manual, por que la computadora realiza en forma
    instantánea tareas que consumen mucho tiempo cuando se
    hacen en forma manual.

    Se puede manejar un volumen de operaciones mayor usando
    un sistema computarizado por su rapidez de
    procesamiento.

    • Protección contra errores.

    Se reduce mucho el número de errores, por que la
    computadora hace los cálculos con mayor exactitud que un
    ser humano. Están diseñadas con la
    característica de minimizar los errores.

    • Pases automáticos al mayor.

    Los pases al mayor se realizan en forma
    automática en un sistema computarizado, con un enorme
    ahorro de tiempo. La tarea repetitiva de pasar al mayor, no solo
    consume bastante tiempo, sino que puede ocasionar muchos errores
    en un sistema contable manual. El uso de la computadora asegura
    cada asiento con exactitud. Esto evita errores, como el doble
    pase, el pase a una cuenta equivocada, pasar un débito
    como un crédito
    o viceversa, y pasar una cantidad equivocada.

    En un sistema de contabilidad computarizado, los
    informes se pueden producir automáticamente, tales como:
    Diarios, Mayores, Estados
    Financieros, e Informes Especiales que ayuden a la
    administración a tomar decisiones.

    • Impresión automática de
      documentos.

    Un sistema computarizado proporciona mucho de los
    documentos que se usan en un negocio: Facturas, Estados Mensuales
    de Cuentas por
    Cobrar a Clientes, Cheques de
    Nominas,
    Estados de Ingresos de los
    Empleados, entre otros.

    Los Sistemas Computarizados también tienen sus
    limitaciones, pero estas limitaciones son correctivas y
    podría decirse que son leves en comparación con los
    grandes beneficios que ofrece a la empresa.

    Las principales limitaciones son:

    • Alto costo de inversión al instalar un sistema
      computarizado.
    • El costo de mantenimiento es alto y complejo.
    • El alto costo en el entrenamiento
      del personal.
    • Los programas deben ser confiables.
    • La lógica debe ser comprensible y las
      aplicaciones adecuadas.

    En conclusión, podríamos afirmar que las
    desventajas de un sistema computarizado son, en la mayor parte,
    de índole económica, lo cual para muchos no es
    preocupante.

    10. Sistema de
    contabilidad daceasy accounting system.

    Generalidades del Software.

    El sistema de Contabilidad Computarizado DacEasy
    Accounting System es un software que combina información
    financiera para un eficaz control de los negocios y una oportuna
    y acertada toma de decisiones.

    El DacEasy está compuesto por varios
    módulos que pueden o no trabajar como un sistema
    totalmente integrado, ofreciendo así una ventaja
    más sobre los sistemas manuales de contabilidad que se
    caracterizan por su lentitud en el procesamiento de la
    información.

    Este software ha sido diseñado para su
    utilización en diversos tipos de negocios, como lo son los
    orientados a la prestación de servicios, a la
    fabricación y venta de productos, y a
    cualquier tipo de negocio que combine estas
    áreas.

    El DacEasy es uno de los softwares de contabilidad de
    mayor venta en toda América, desde su lanzamiento en los
    años ’70 ha demostrado ser uno de los sistemas
    computarizados de contabilidad más completos, obteniendo
    varios galardones en el área de la programación
    informática.

    DacEasy Accounting System desde sus inicios ha
    revolucionado la forma de hacer contabilidad computarizada,
    presentando un programa capaz de trabajar en módulos con
    la cualidad de relacionarse por interfaz, permitiendo así
    un mejor desenvolvimiento para el usuario en el desarrollo de sus
    actividades cotidianas.

    En su afán de ir mejorando cada día los
    beneficios de este sistema las personas encargadas de trabajar en
    el desarrollo de dicho programa han ido creando nuevas formas
    para que el programa DacEasy sea cada vez más eficaz. Esta
    es la razón por la que a través de los años
    se han creado nuevas versiones de este programa.

    A continuación presentaremos las diferentes
    versiones de DacEasy y cuales elementos diferencian una
    versión de otra.

    Adiciones a la Versión 4.4 DOS
    Accounting:

    • Valuación de acceso fijo con o sin calculo
      automático de depreciación.
    • Balance de efectivo en línea.
    • Despliegue de la cantidad en la factura.
    • Inclusión del servicio como oferta de
      producto.
    • Impresión de Estados y cartas para
      clientes.
    • Chequeo de unidades plasmada en el
      menú.
    • Selector de cargo financiero.
    • Clientes importadores, vendedores, productos y
      servicios.
    • Impresión de diarios, facturas y desembolsos a
      solicitud.
    • Formato libre.
    • Diseño de formato del cliente.
    • Herramientas para mantenimiento de grupo de
      archivos.

    Adiciones a la Versión 5.0 Accounting:

    • Fácil elaboración del Catalogo de
      Cuentas.
    • Default entre las cuentas ventas y
      gastos.
    • Análisis del flujo de
      efectivo (FASB 95).
    • Pantalla del servicio de facturas.
    • Tecla sencilla de impresión de
      cheques.
    • Impresión de reportes de efectivo en
      línea.
    • Información de clientes, vendedores y
      productos.
    • Creación de reportes de clientes con DacAccess
      Report Generator.
    • Creación de agenda
      telefónica.

    Adiciones a la Versión 6.0 Accounting:

    • Adición en la velocidad de los
      procesos.
    • Mejoramiento en los archivos de clientes y
      vendedores.
    • Presentación de los archivos
      procesados.
    • Presentación de los productos
      ensamblados.
    • Seguimiento de la secuencia
      numérica.
    • Seguimiento de la secuencia numérica de las
      facturas de servicios.
    • Seguimiento de las ventas personalizadas.
    • Clasificación por códigos de servicios,
      productos y facturas comisionables.
    • Impresión de etiquetas
      multicolumnares.
    • Chequeo de información en
      línea.

    Adiciones a la Versión 7.0 Accounting:

    • Listar Reportes financieros y estados de cuentas sin
      tener que postear.
    • stado de cuenta clientes/suplidores sin incluir
      facturas pagadas o en cero.
    • Anular cheques después de posteados con
      entradas reversas.
    • Cálculo de comisión de vendedores sobre
      facturas vendidas y pagadas.
    • Nueva tabla de precios por
      cantidad/monto.
    • Balances On-line en bancos,
      clientes, suplidores.
    • Consulta facturas pendientes desde el maestro de
      clientes.
    • Nuevo reporte análisis de
      facturación.
    • Balance en línea día a
      día.
    • Impresión del listado de venta, compras,
      mayor general por selección especifica de
      datos.
    • Mejor forma para diseñar reportes por
      Query.
    • Nuevo formulario de lista de materiales
      para las ofertas promocionales tipo Combo.

    Adiciones a la Versión 8.0 Accounting:

    • Compatibilidad con el Y2K.
    • Seguimiento histórico de transacciones de
      productos.
    • Mejoramiento del sistema de ordenes de
      compra.
    • Mantenimiento separado de las transacciones de PO
      & MR.
    • Anexo del sistema de reorden de inventario.
    • Cumplimiento con los requerimientos del nuevo IRS
      1099.
    • Seguimiento del calendario y año fiscal
      1099.
    • Mejoramiento del control de seguridad al
      acceso del sistema y los datos.
    • Sistema nuevo de backup.

    Adiciones a la Versión 9.0 Accounting:

    • Compatibilidad con Y2K.
    • Nuevo Asistente de ventas.
    • Posteo en línea.
    • Mejoramiento de la integración a la entrada al
      ordenador.
    • Impresión de reportes y listados de archivos
      en el formato HTML.

    Características del Sistema.

    Contabilidad DacEasy ofrece un paquete de Contabilidad,
    que a pesar de tener múltiples características, es
    muy fácil de usar. Este programa de contabilidad contempla
    siete (7) módulos que son:

    • Contabilidad General.
    • Cuentas por Cobrar.
    • Cuentas por Pagar.
    • Efectivo (Caja y Banco).
    • Facturación.
    • Compras.
    • Inventarios.

    Estos módulos trabajan en conjunto como un
    sistema completamente integrado o pueden ser usados
    individualmente sin importar cual se escoja. Contabilidad DacEasy
    ofrece una interfaz rápida y fácil, reduciendo sus
    tareas contables a la simple entrada de datos. Las complejas
    características de los reportes permiten mirar y analizar
    la información facilitando una completa auditoria a medida
    que esta se procesa.

    • Contabilidad General.

    Este módulo es la fuente de todos los Estados
    Financieros generados por Contabilidad DacEasy; este
    módulo mantiene en su sistema los saldos para todas las
    cuentas. La información detallada desde otros
    módulos se pasa a contabilidad general y se asegura para
    sus registros.

    El módulo de contabilidad general puede usarse
    independientemente o integrarse totalmente con cualquiera de los
    otros seis (6) módulos. La entrada de Movimientos permite
    a los usuarios suministrar la distribución de los créditos y de
    los débitos. Ventanas de búsqueda sensible de
    campos, en que se trabaja, hacen que esto se convierta en una
    simple tarea de selección.

    Los movimientos pueden agruparse usando sus propios
    códigos de Diarios. Al imprimir los Diarios de
    Contabilidad General esta característica permite
    seleccionar un grupo de movimientos o el archivo completo
    de Movimientos de Contabilidad General.

    Este módulo permite definir los movimientos
    recurrentes. DacEasy genera automáticamente las entradas
    que son iguales cada mes, como las de depreciación y
    permite editarlas si es necesario.

    Una vez que se hayan introducido los movimientos, se
    pueden generar Diarios hacia la pantalla, hacia la impresora o
    hacia un archivo de disco. Estos Diarios ofrecen una completa
    auditoria así como un método
    para verificar los movimientos antes de trasladarlos.

    DacEasy permite postear (hacer traslados al mayor) para
    los periodos contables que se seleccionen. Esta
    característica le da la capacidad de mantener activos, en un
    momento dado hasta 19 periodos, lo cual es especialmente
    útil cuando se hacen entradas de ajuste una vez que se
    haya terminado la actividad para el periodo.

    En el cierre de cada periodo contable, DacEasy da la
    opción de borrar o retener detalles de los movimientos de
    Contabilidad General para el periodo dado. El usuario decide si
    quiere mantener toda la información en el archivo de
    movimiento o
    si imprime los Diarios y borra el archivo al cierre del periodo.
    El procesamiento de los movimientos no se verá afectado
    por la retención de datos. El sistema trabajará a
    la misma velocidad sin que importe el número de
    movimientos en el archivo, pero sí se afectará el
    espacio usado en su disco duro. Si
    se da cuenta que el archivo esta usando demasiado espacio, el
    usuario tiene la opción de borrarlo cuando cierre el
    siguiente periodo contable.

    Guardar la actividad de los movimientos por un largo
    periodo de tiempo permite imprimir reportes en detalle. DacEasy
    ofrece un Reporte de Actividad de Cuenta el cual lista toda la
    actividad de sus cuentas y resulta útil al analizar la
    naturaleza del saldo de una cuenta o para ubicar un error de
    contabilidad.

    En el cierre de un periodo contable, DacEasy permite
    revisar automáticamente las entradas. El usuario
    sencillamente indica que movimientos deben reversarse. DacEasy
    pregunta esta información cuando le da entrada al
    movimiento. Esta práctica común en contabilidad
    permite manejar gastos acumulados al final de un periodo
    contable.

    Como se puede ver, es posible usar el módulo de
    Contabilidad General para las necesidades contables; sin embargo,
    cuando se usa con los módulos que se explicarán a
    continuación, se convierte en un sistema completamente
    integrado en el que la mayoría de las entradas actuales de
    débito y crédito se generan automáticamente.
    Un novato en contabilidad tiene la capacidad de producir Estados
    Financieros detallados, generar Facturas, sacar Ordenes de
    Compras, entrar Depósitos, hacer Pagos y muchas cosas
    más sin tener nunca que realizar una entrada de
    Movimientos de débito y crédito.

    Entre más módulos se usen, más
    información se podrá rastrear por DacEasy,
    automáticamente. Si el usuario quiere saber a quien le
    vendió y le compro, y que fue lo comprado y lo vendido,
    entonces tendrá que aventurarse mas allá del
    módulo de Contabilidad General. Si usa solamente
    Contabilidad General o si usa todos los módulos, sus
    estados financieros tendrán la misma apariencia. Lo que
    cambia es la información adicional que estará
    disponible por medio de los otros módulos.

    • Cuentas por Cobrar.

    Este módulo ayuda al usuario a mantener un
    registro de la
    actividad de sus clientes. DacEasy permite grabar cargos y
    créditos para sus clientes. Además de estas
    entradas, DacEasy puede generar automáticamente cargos
    financieros para clientes con saldos vencidos. Para
    revisión también se encuentran disponibles la
    opción Diarios para todas esas entradas.

    La entrada de movimientos de cuentas por cobrar permite
    entrar cargos y créditos para clientes que se hayan
    definido en el archivo de clientes de DacEasy. Si es necesario,
    durante la entrada de movimiento también se pueden
    añadir nuevos clientes de una forma muy
    rápida.

    Si también se está usando el módulo
    de Facturación, Cuentas por Cobrar es usado principalmente
    para hacer ajustes en las cuentas de los clientes. Si no se
    quiere rastrear el inventario ni enviar facturas impresas a sus
    clientes, las facturas para ellos pueden establecerse usando este
    módulo.

    La información estará disponible en los
    Estados (informes) de cuentas de clientes y en los Reportes de
    Vencimientos. El módulo de Cuentas por Cobrar permite
    generar automáticamente Cargos Financieros para saldos
    vencidos de clientes. Esos cargos son calculados basándose
    en las condiciones que se defina en el archivo de Clientes cuando
    se establezca el sistema. Ese interés
    puede cambiarse en cualquier momento. La información para
    todos los movimientos de Cuentas por Cobrar se retiene hasta que
    se cierre el período contable dado.

    Esto permite imprimir un listado detallado de todos los
    movimientos para su revisión, antes de cerrar el periodo.
    En Cuentas por Cobrar, los traslados al mayor envían al
    módulo de Contabilidad General un movimiento resumido en
    el cual se consolidan todos los movimientos y se hace una entrada
    para cada cuenta afectada.

    • Cuentas por Pagar.

    Cuentas por Pagar trabaja de la misma forma que el
    módulo de Cuentas por Cobrar. Su uso primario es hacer
    ajustes en los saldos de los proveedores.
    Este módulo se utiliza para entrar cargos y
    créditos para los proveedores existentes o para uno que se
    añada posteriormente.

    Los Diarios listan todas las actividades de Cuentas por
    Pagar en pantalla, en la impresora o en un archivo de disco. El
    reporte de egresos evita tener que adivinar que cuentas se pagan;
    ya que lista todas la facturas abiertas, tanto por fecha de
    vencimiento como por fecha de descuento.

    Al usar los módulos de Cuentas por Cobrar y
    Cuentas por Pagar en conjunto con Contabilidad General, el
    usuario obtiene una información completa de auditoria,
    así como un historial para sus clientes y proveedores
    compilados automáticamente.

    • Efectivo (Caja y Bancos).

    El módulo de Efectivo de Contabilidad DacEasy
    demostrará ser uno de los módulos mas útiles
    y más frecuentemente usados en el sistema. Se utiliza para
    entrar y rastrear todos los depósitos y cheques. DacEasy
    también ofrece una característica de
    reconciliación de un ilimitado número de
    cuentas.

    Este módulo permite consolidar todo el movimiento
    de efectivo que incluye tanto los pagos como las devoluciones de
    clientes y proveedores.

    Dependiendo de su naturaleza, los depósitos y los
    cheques pueden ser empleados en un saldo específico de un
    cliente o directamente en una cuenta de Contabilidad General. Se
    puede entrar un depósito grande y distribuir su valor en un
    número ilimitado de cuentas. Esto hace más
    fácil su proceso de reconciliación ya que el valor
    del depósito cuadrará con los movimientos de su
    estado bancario.

    Los cheques y las conciliaciones pueden aplicarse al
    saldo de un proveedor o directamente a cualquier cuenta de
    Contabilidad General; además su proceso de
    distribución es sencillo.

    Las ventanas de programa muestran una lista completa de
    las cuentas de contabilidad general. Cuando se seleccionan
    cuentas para distribución, se puede usar Clientes y
    Proveedores. Si se está aplicando un depósito o un
    pago a una factura en particular, las facturas abiertas para el
    cliente o el proveedor se mostrarán en pantalla para su
    selección.

    Los movimientos recurrentes se pueden definir para que,
    al pedirlo así, sean generados automáticamente. Los
    pagos que sean iguales cada mes, como los de arrendamiento o los
    de préstamos, se entrarán una sola vez y de
    ahí en adelante se generaran automáticamente.
    Imagínese todos los movimientos mensuales generados por
    los usuarios simplemente seleccionando una opción de
    menú, se usa esta característica para que
    contabilidad DacEasy trabaje por el usuario.

    • Facturación.

    Se utiliza para entrar facturas de clientes. Este
    módulo debe usarse para enviar facturas impresas a sus
    clientes. En ellas se pueden incluir ítems de inventarios, de
    servicios o misceláneos.

    Además de los archivos de productos y servicios,
    DacEasy incluye un archivo para Códigos de
    Facturación. Con estos códigos puede facturarse
    clientes sin tener que usar los archivos de productos o
    servicios. DacEasy permite definir todos los códigos que
    necesite para su facturación. Estos códigos se usan
    en conjunto como productos y servicios para ítems
    especiales o como su medio primario de
    facturación.

    El Diario de ventas informa acerca de todos los
    ítems que han sido despachados o enviados. Puede ser
    utilizado para verificar todas las facturas antes de trasladarlas
    al mayor.

    Cada vez que el módulo de Facturación se
    registra en el mayor, el usuario tiene la opción de
    construir un archivo de Análisis de Ventas, con el cual
    puede generar facturas basadas en situaciones de ordenes
    pendientes con sus clientes.

    Si el usuario decidió mantener el archivo de
    Análisis de Ventas, DacEasy rastrea automáticamente
    esas situaciones en las que hay ordenes pendientes y en
    cuestión de minuto puede generar nuevas facturas solo para
    los ítems que quedaron pendientes.

    Los reportes de análisis de ventas pueden
    producirse usando el Generador de Reporte, a partir de la
    información grabada en el archivo de facturas. Estos
    reportes le dan la información de quien esta comprando
    que, cada cuanto y en que cantidad. El análisis de venta
    le suministra la información necesaria para tomar
    decisiones para la compra y mercadeo de sus
    productos o servicios.

    DacEasy posee la capacidad de generar facturas
    recurrentes, lo cual permite enviar la misma factura a un grupo
    seleccionado de clientes. Esto es particularmente útil en
    una situación de facturación mensual, como por
    ejemplo en el caso de los gimnasios o en los servicios de
    mantenimiento. Clientes con ítems o intereses distintos se
    colocan en grupos diferentes
    de facturación que pueden definirse en el número de
    facturas que se pueden generar.

    • Compras.

    El módulo de Compras permite mantener un registro
    de toda la mercancía que compra. Con DacEasy el usuario
    puede generar ordenes de compra, recibir y devolver
    mercancía e imprimir Diarios apropiados para revisar esta
    actividad.

    Cuando se le da entrada a la mercancía recibida,
    Contabilidad DacEasy actualiza automáticamente los
    ítems de inventario disponibles. Este proceso "en
    línea" permite facturar inmediatamente esos ítems,
    si es necesario.

    Cualquier pago por adelantado que se entre en la orden
    de compra, por ejemplo un depósito que deba
    acompañar un pedido, será aplicado en la factura
    abierta que se haya creado al recibir la
    mercancía.

    Cuando se registra al mayor los pedidos que se reciban
    parcialmente se convierten en ordenes de compra abiertas que
    listan solo los ítems que no se hayan recibido. Esto
    permite rastrear todos los ítems que están en
    ordenes pendiente.

    Se encuentran disponibles Diarios tanto para las ordenes
    de compra abiertas como para la mercancía que se haya
    recibido. El estado de
    Cuenta de ordenes de Compras lo mantiene actualizado en las
    ordenes de compras abiertas y en los ítems que tengan
    ordenes pendientes. El Diario de compras saca en detalle toda la
    mercancía que se haya recibido.

    • Inventario.

    El último módulo de Contabilidad DacEasy
    es control de
    Inventarios. Para utilizar este módulo usted debe
    estar usando el archivo de productos.

    La característica de Ensamble de DacEasy permite
    ensamblar automáticamente bienes
    terminados a partir de los materiales disponibles listado en su
    archivo de Productos. Una vez que se haya establecido un
    código de producto para el bien ensamblado, el usuario
    entra una lista de materiales requeridos para hacer ese
    ítem. Esta lista incluye los códigos de los
    productos y las cantidades para todos los materiales que se
    necesitan.

    Al entrar el movimiento de Ensamble se le pide el
    número de ítems que se desea ensamblar y DacEasy
    indica si el usuario tiene o no una cantidad suficiente de
    materiales para ensamblar esos ítems. Al trasladar al
    mayor este movimiento se actualizarán
    automáticamente las unidades disponibles, tanto para los
    materiales como para el producto terminado. Esta
    característica permite facturar el bien ensamblado como un
    solo producto en vez de listar individualmente cada uno de los
    materiales que se necesitaron para ensamblar ese
    producto.

    El reporte de Análisis ayuda a determinar la
    cantidad de materiales necesarios para ensamblar una cantidad
    dada de productos terminados.

    DacEasy también permite desensamblar
    ítems. Si es necesario desarmar algunos o todos sus bienes
    terminados, simplemente se entra el número de ítems
    que se desea desensamblar y DacEasy hace los ajustes por el
    usuario.

    El módulo de Control de Inventarios
    también permite ajustes de inventario físico. Esto
    permite ajustar fácilmente sus unidades Disponibles
    después de hacer un contéo del inventario
    físico.

    La característica de Asignación de Precios
    genera automáticamente precios nuevos para ítems
    del inventario seleccionados. El usuario determina el
    método para colocar los precios nuevos. DacEasy usa un
    ajuste en porcentaje o uno en un valor especifico en pesos. Esta
    característica puede ser usada para subir o bajar de
    precio sus
    ítems de inventario.

    Requerimientos del Sistema.

    Para que Contabilidad DacEasy trabaje correctamente son
    necesarios los siguientes requerimientos del sistema:

    1. Computador IBM PC, PC/XT, PC/AT, PS/2 o algún
      otro 100% compatible con IBM.
    2. Sistema operacional MS-DOS o
      PC-DOS (versión 3.0 o posterior).
    3. 640K, o más de memoria
      RAM.
    4. Por lo menos una unidad de disquete de 360K y un
      disco duro.
    5. Impresora capaz de imprimir en comprimido 132
      columnas.

    11. Problemática
    del año 2000.

    Definición del Problema.

    El problema del año 2000 en los sistemas
    informáticos o problema Y2K (del inglés
    Year 2000) es un problema aritmético-computacional que se
    convierte en un serio problema de negocios y social.

    El problema aritmético reside en que muchos
    sistemas informáticos y dispositivos de control, basados
    en tecnología microelectrónica, almacenan el
    año en dos caracteres, lo que conlleva a que para las
    fechas mas allá del 31 de diciembre de 1999 el mismo se
    represente como "00" para el año 2001, 02 para el 2002 y
    así sucesivamente. Esto producirá que se
    distorsionen los resultados en los cálculos que involucran
    fechas a partir del 1ero. de enero del 2000.

    Es un serio problema de negocios y social porque los
    computadores hoy en día manejan las informaciones
    básicas de las empresas, las redes informáticas y
    de comunicación y los sistemas para el control
    automático de procesos, tales como líneas de
    producción en manufactura,
    dispositivos de seguridad, bóvedas, ascensores, control de
    tráfico aéreo, dispositivos médicos,
    controles de generación y despacho de energía
    eléctrica, etc. Muchos de estos conllevan un riesgo de tipo
    económico y otros a serios riesgos de vida
    humana.

    Los procesos de negocios están servidos por
    computadores que poseen bases de datos de
    clientes, proveedores, inventarios y registros financieros, que
    representan activos informacionales de alto valor, sin los cuales
    una organización no podría operar
    normalmente. Como vivimos en un mundo de redes de intercambio de
    información, esta problemática, mas que de
    carácter individual, es de escala global, pues se
    podrían producir fallas en las operaciones de los
    negocios, en la cadena de producción, comercialización y distribución de
    bienes y servicios, a escala nacional y mundial, debido al
    síndrome del contagio informacional. Si no se corrige el
    problema, estas fallas producirán grandes pérdidas
    financieras por la afección de los activos y pasivos
    empresariales y los intereses de clientes, accionistas y
    proveedores.

    Este hecho ha llamado fuertemente la atención a
    los gobiernos, organismos reguladores, organismos
    internacionales, asociaciones industriales y corporaciones;
    quienes han desplegado extraordinarios recursos y esfuerzos
    coordinados para su solución.

    12. Origen y Entendimiento
    del Problema.

    Desde los primeros días de los computadores
    electrónicos, los programadores han empleado dos
    dígitos para representar el año en los campos de
    las fechas (AA/MM/DD). En los años 60’, cuando este
    convenio se hizo estándar, la representación de dos
    dígitos tuvo sentido económico porque ahorró
    la memoria del computador y espacio de almacenamiento. Aún
    en los años 80’, pocos creyeron que las aplicaciones
    que se estaban desarrollando entonces seguirían operando
    después del año 2000. Por desgracia, esta creencia
    estaba mal fundada. Aunque muchas aplicaciones recientes se
    adecuan al año 2000, muchas de ellas continúan
    operando. Además, el software y hardware ambientales sobre
    los cuales opera una aplicación pueden no estar preparados
    para operar luego del cambio de milenio. Suponer que cualquiera
    aplicación esta preparada para el Año 2000 sin
    análisis ni pruebas
    adecuados, plantea considerables riesgos.

    El problema del Año 2000 existe porque una
    representación de dos dígitos (00) del año
    se interpretará en muchas aplicaciones como 1900, no como
    2000, a menos que la fecha o el programa lógico se
    modifique. Muchos cálculos indicarán que las
    transacciones han estado abiertas por cerca de cien años o
    producirán números negativos. Los archivos nuevos
    pueden que no sean reconocidos como los datos más
    recientes, originando que los archivos actuales sean borrados o
    archivados como datos viejos. Estos y otros problemas
    lógicos y de integridad de data tienen el potencial de
    causar problemas para el cobro de deudas, el envejecimiento de la
    información, el calculo de las tasas de interés,
    etc., y podría perturbar de manera significativa las
    operaciones comerciales normales. Además, cuando se
    comparan las fechas, las facturas del cliente pueden cambiar de
    cargos a reembolsos y viceversa. Todo lo anterior se compila por
    el hecho de que el año 2000 será
    bisiesto.

    Un año bisiesto es aquel que al ser dividido
    entre cuatro su cociente o resultado es una cifra entera, es
    decir, su residuo es cero, existiendo por tanto un año
    bisiesto cada cuatro años (con 366 días en vez de
    365). Esta es una vieja convención que se adoptó
    cuando el Papa Gregorio XIII creó el calendario gregoriano
    en el 1582, vigente hoy en día. Pero además, esa
    misma convención establece que el primer año de
    cada siglo no es bisiesto, aun siendo este divisible entre cuatro
    (4), con excepción de cada cuatro siglos a partir del
    1600. El año 2000 cae en esta categoría, por ser el
    21 un siglo bisiesto (el año base del siglo es divisible
    entre 400, exactamente), razón por la cual es la
    excepción de la excepción. Muchos procedimientos
    computacionales fueron hechos tomando en cuenta que el año
    inicial del siglo siempre es un año no bisiesto, pero como
    el 2000 lo es, muchos sistemas no van a reconocer la fecha 29 de
    febrero del 2000.

    Todos estos factores hacen, del Año 2000, un
    enorme reto. Que la industria
    comercial tenga la capacidad de aceptar este reto y evitar serios
    problemas mientras el cambio de fecha ocurre, será
    determinado por las acciones que
    tomen las Entidades Comerciales individuales y la comunidad
    financiera en general entre hoy y el Año 2000. La demora
    de la solución del problema corre el riesgo de que todas
    las modificaciones de código, pruebas y otros cambios no
    puedan hacerse de manera oportuna. A diferencia de la
    mayoría de los proyectos que
    conllevan tecnología, el escaso tiempo para que el
    año 1999 se convierta en el año 2000, hace
    imposible demorar el acontecimiento y la plena aplicación
    de acciones correctivas.

    El problema del año 2000 no es exclusivo de los
    sistemas de información. Todo elemento que emplee para su
    normal funcionamiento un microprocesador,
    debe ser revisado y certificado. Todos los dispositivos inmersos
    (como también se les llama a los microprocesadores) son en realidad pequeñas
    computadoras. Sin embargo, algunas son muy simples si se les
    compara con una computadora personal. Los dispositivos más
    simples consisten en un microprocesador único (chip) que a
    su vez, puede estar integrado a otros microprocesadores dentro de
    un circuito integrado de una aplicación específica.
    Los datos de entrada de este microprocesador pueden venir de un
    sensor cuyos registros de salida se dirigen a un switch o
    activador que, por ejemplo, posiblemente regule el encendido o
    apagado de un motor. En sistemas más complejos, el
    funcionamiento de los microprocesadores inmersos esta regulado
    por un programa de aplicación, que permite que estos
    dispositivos ejecuten una función para una
    aplicación específica. Si bien muchos de ellos no
    son sensibles a la fecha y por ello no se verán afectados
    por el problema del Año 2000, otros sí lo son, y la
    llegada de esa fecha puede ocasionarles problemas serios, o al
    menos, algunos inconvenientes si no se les corrige
    antes.

    Esto incluye elevadores, semáforos, sistemas
    telefónicos, generadores, sistemas de aire
    acondicionado, controles de seguridad electrónicos, faxes,
    fotocopiadoras, equipos médicos, etc.

    Básicamente el problema de la Tecnología
    de la Información e informático del cambio al
    año 2000 es la incapacidad de los sistemas, que trabajan
    de una u otra manera con los denominados Real Time Clock/CMOS
    Memory (RTC, CMOS, RTC/CMOS) y BIOS, de
    operar correctamente ante el inminente cambio de fecha, sumados a
    la incapacidad de algunos: Softwares, Programas de Aplicaciones y
    Sistemas Operativos que manejan este cambio de fecha.

    Dicho en otras palabras el origen del problema 2000 se
    encuentra en:

    1. El uso y costumbre del formato de fecha DD-MM-AA en
      la vida cotidiana. Tradicionalmente hemos presentado la fecha,
      tanto en los negocios como en las actividades personales,
      mediante la convención de dd-mm-aa, sonde por ejemplo,
      31-12-98, significa el 31 de diciembre de 1998.
    2. Limitaciones tecnológicas. En
      computación, un byte representa un carácter o
      símbolo, tal como una letra o un dígito
      numérico. En las décadas de los 70’, y
      80’ había gran escasez de memoria en los
      computadores por su alto costo y por el poco avance en los
      dispositivos electrónicos de almacenamiento. De tal
      manera que, para esa época, representar el año
      con cuatro dígitos era simplemente un
      sacrilegio.
    3. Falsa apreciación del horizonte temporal. En
      estas décadas, la gente veía muy lejos la llegada
      del año 2000 lo que determinó que en las
      decisiones de negocios y las acciones que se realizaban no se
      tomara en cuenta el cambio de milenio.

    Efecto Crouch-Echlin.

    Bautizado con el nombre de sus descubridores, Jace
    Crouch y Mike Echlin, el efecto Crouch-Echlin es un problema que
    afecta a los relojes de tiempo real de las computadoras (RTCs) y
    solo aparecerá, de manera impredecible y
    esporádicamente, después del 1ero. de enero del
    2000.

    Una de las tareas que realiza la BIOS en el momento de
    encendido, es tomar la fecha del RTC y almacenarla en un lugar de
    la memoria donde el sistema operacional pueda encontrarlo. Las
    BIOS de las PCs manejan las fechas restando el número de
    años a partir de 1980 (digamos que este es el año
    "cero" en la era de la computación personal). De manera
    que al mostrar una fecha, la BIOS siempre resta 80 a los
    últimos dos dígitos… excepto cuando la fecha es
    posterior al 2000. Los fabricantes de BIOS se dieron cuenta muy
    rápido de este problema y lo resolvieron de manera
    sencilla, agregando una cláusula "if then" a la rutina de
    encendido: "if date<2000. Then substract 80, else, go
    4_digit_date_routine". O algo así. Lo que nos trae al
    problema actual.

    El RTC se actualiza cada segundo, y mientras se
    está actualizando, la fecha y la hora están
    cambiando, de manera que se encuentra en un estado indeterminado.
    En ese momento, la BIOS no puede leer la información del
    RTC. El RTC le avisa a la BIOS y ésta se abstiene de leer.
    El aviso aparece 244 microsegundos antes de que la
    información cambie para que la BIOS tenga tiempo de
    decidir si esperar o tomar la información
    inmediatamente.

    Cuando la BIOS tiene que restar 80 años a la
    fecha que le da el RTC, esta es una operación que dura
    menos de 244 microsegundos. Sin embargo, cuando tiene que ir a la
    subrutina de 4 dígitos, el procedimiento
    gasta algo mas que ese tiempo. Normalmente no hay problema, pero
    ocasionalmente la BIOS decide chequear la información
    dentro del margen de 244 microsegundos y si estamos
    después del 2000, el RTC cambia en medio de la
    operación. El resultado es que la BIOS lee basura y el
    sistema operacional arranca con fecha y horas
    corruptas.

    Existen varias curas para este problema. La más
    básica sería cambiar la manera como la BIOS calcula
    las fechas. O se podría utilizar un chip RTC con doble
    bufer para salida. De esta manera no hay peligro que la fecha
    cambie mientras es leída. Infortunadamente, el efecto
    Crouch-Echlin fue descubierto recientemente y la mayoría
    de las motherboards son todavía diseñadas con RTCs
    sin bufer. Si el mercado pensaba que las recientes Pentium con
    Windows 98
    serían inmunes a los problemas del año 2000, vale
    la pena una segunda mirada.

    Otra solución es revisar la fecha cada vez que se
    enciende la computadora. Se puede cambiar la fecha si es
    necesario y esta no causará problemas mientras la
    computadora esté encendida ya que el efecto Crouch-Echlin
    solo ocurre con la rutina de inicio, procedimiento manual, pero
    efectivo. Solo es necesario repetirlo todos los días
    durante los próximos cien años.

    La solución más sencilla para un
    dueño de PC es instalar una tarjeta con doble bufer que
    reemplace automáticamente el RTC de la motherborad. De
    esta manera se solucionan los problemas normales del año
    2000 y los del efecto Crouch-Echlin.

    El peligro con muchas tarjetas que tienen RTC para los
    problemas normales del 2000, que no dicen explícitamente
    que resuelven el efecto Crouch-Echlin, es que de hecho pueden
    provocarlo.

    Partes: 1, 2

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