La importancia del instrumento público notarial recae en el valor jurídico del instrumento notarial, en los efectos que éste produce, y en la seguridad jurídica que brinda.

El artículo 24° de la Ley señala que los instrumentos públicos notariales otorgados con arreglo a ley producen fe respecto a la realización del acto jurídico y de los hechos y circunstancias que el Notario presencie.

El instrumento público prueba fehacientemente o produce fe respecto de la realidad del acto que contiene. No puede ser objetado como falso y goza de la certidumbre de la data entre los otorgantes y frente a terceros. Tiene fecha cierta erga omnes.

Como veremos más adelante, existen dos clases de instrumentos públicos notariales. Los protocolares y los extraprotocolares. Ambos de suma importancia.

En el caso de los instrumentos públicos protocolares, la matriz que conserva el Notario es de indudable utilidad para los otorgantes y para toda persona que requiera seguridad jurídica respecto al hecho o acto jurídico celebrado.

Asimismo, en los instrumentos públicos protocolares, el Notario está obligado a calificar jurídicamente el acto. Esto quiere decir que el Notario somete al acto que se pretende formalizar, a un test de legalidad; esto es, examina si éste cumple con las exigencias legales del tipo jurídico que se pretende llevar a cabo, lo cual supone necesariamente la identificación del tipo legal. Esta calificación es la evaluación de los elementos e identificación del acto entre los distintos tipos legales que componen el ordenamiento jurídico. De esta manera, el Notario cumple con velar por la legalidad de los actos en los que participa dando fe.

En los instrumentos públicos extraprotocolares, el Notario también debe de cuidar de la legalidad del acto que contiene. Puede suceder que el instrumento privado sea objetado como falso, aun cuando se encuentre refrendado con firma legalizada, puesto que la legalización de la firma no acredita la autenticidad del contenido del instrumento. Si por alguna razón, el N otario no pudiera identificar o filtrar la ilegalidad, o determinar si el acto en el que participa no es auténtico o no cumple con los recaudos legales que exige el ordenamiento, esta circunstancia no genera responsabilidad para el mismo. La razón es simple; al no ser el autor del instrumento, y no tener que protocolizarlos, el Notario participa en el continente del acto pero sin involucrarse profesionalmente en el contenido. Esto ocurre por ejemplo, en las certificaciones de firmas, legalizaciones de libros o entrega de cartas notariales.

No obstante, si bien es verdad que en los actos extraprotocolares en los que participa el Notario, en rigor, no realiza una calificación, esto no quiere decir que se desentienda de su obligación de preservar la legalidad de los actos en los que participa.

Al respecto, Walter GUTIÉRREZ CAMACHO señala en este sentido que cuando se requiere el concurso del Notario público para actos notariales extraprotocolares, como la realización de una junta general de accionistas, remates, licitaciones o cualquier otro acto, el Notario sólo da fe de veracidad en el sentido que se han realizado estos actos sino que también deja constancia que se han llevado a cabo con arreglo a la ley.

La intervención notarial caracteriza al instrumento. Documento es pues, el objeto o materia en que consta, por escrito una expresión del pensamiento y también el pensamiento expresado por escrito (Prieto Castro). En la terminología de Carnelutti, es documento es una cosa que sirve para representar otra.

El documento que emana de los mismos interesados, por sí solos o con ayuda de peritos, juristas, técnicos, es el documento privado. Otras veces el documento no lo hacen los interesados, sino un funcionario público, es el documento público. Cuando el documento esta autorizado por un notario y va destinado desde su creación a formar parte del archivo de documentos análogos (semejantes a otros), custodiados por aquel (protocolo), se llama instrumento público.

Los Fines del instrumento, se dan según sean instrumentos generales, auténticos o públicos, veamos:

1.- Instrumento en general.- Es el documento que puede probar con más o menos fuerza la verdad de un hecho.

2.- Instrumento auténtico.- Es el documento que hace fe por sí misma y no requiere para su validez de ningún otro adminículo (lo que sirve de ayuda).

3.- Instrumento público.- Cuya finalidad es asegurar la propiedad y perpetuar los hechos que por su naturaleza conviene queden consignados para el porvenir.

VÁSQUEZ CAMPOS, considera la función notarial, que se identifica con el registro jurídico como una de las dos ramas en que se divide el poder legitimador, este registro jurídico puede llenar tres fines: a) social: arbitrar medios de conocimiento de relaciones jurídicas.- b) jurídico-sustantivo: asegurar el respeto a tales relaciones.- c) jurídico-adjetivo: facilitar la prueba.

La clasificación más común es la adoptada por la legislación peruana, es decir la de clasificar los instrumentos públicos notariales en protocolares y extraprotocolares. De tal forma se regula que son instrumentos públicos protocolares las escrituras públicas y demás actas que el notario incorpora al protocolo notarial; que debe conservar y expedir los traslados que la ley determina; es por ello que el artículo 23 de la Ley del Notariado Peruana establece, que: «Son instrumentos públicos notariales los que el notario, por mandato de la Ley o a solicitud de parte, extienda o autorice en ejercicio de su función, dentro de los límites de su competencia y con las formalidades de ley». Esta es pues una de las mas simples clasificaciones de los documentos notariales, pues más adelante veremos otras mas trabajadas desde el punto doctrinal.

Esta claro que son instrumentos públicos extraprotocolares las actas y demás certificaciones notariales que se refieren a actos, hechos o circunstancias que presencie o le conste al notario por razón de su función.

El artículo 25° de la Ley señala que son instrumentos públicos protocolares las escrituras públicas y demás actas que el Notario incorpora a su protocolo notarial. El Notario deberá conservar los documentos originales y expedir los traslados que la ley determina.

Respecto a la distinción entre escrituras públicas y actas, Núñez Lagos advierte que las escrituras tienen por contenido una declaración de voluntad, un negocio jurídico, mientras que las actas recogen un mero hecho que típicamente no es declaración de voluntad.

Más adelante, cuando definamos a los Instrumentos Públicos Extraprotocolares, desarrollaremos con más amplitud lo relacionado a las actas.

Además de lo manifestado con relación a la importancia de los Instrumentos Públicos en general, cabe resaltar de manera especial la importancia probatoria de los Instrumentos Públicos Protocolares, como medio que sirve para asegurar la eficacia de los efectos jurídicos del hecho, acto o negocio jurídico que contienen.

Constituyen los medios de prueba más eficaces ante cualquier circunstancia, más aún ante procesos judiciales, arbitrales o de conciliación, en los cuales los instrumentos públicos protocolares ostentan un valor probatorio pleno.

El valor probatorio de un instrumento notarial es pleno según la totalidad de las leyes procesales, pero este valor está asistido de una presunción juris tantum, o sea que admite prueba en contrario.

La matriz que conserva el Notario es de indudable utilidad para los otorgantes y para toda persona que requiera seguridad jurídica respecto al hecho o acto jurídico celebrado.

Recordemos que en los instrumentos públicos protocolares el N otario está obligado a calificar jurídicamente el acto. Esto quiere decir que el Notario somete el acto que se pretende formalizar a un test de legalidad; esto es, que examina si éste cumple con las exigencias legales del tipo jurídico que contiene. Esta calificación es la evaluación de los elementos e identificación del acto entre los distintos tipos legales que componen el ordenamiento jurídico. De esta manera, el N otario cumple con velar por la legalidad de los actos en los que participa dando fe.

Con relación a la importancia del instrumento público protocolar, Roberto BLANQUER UBEROS señala, por ejemplo, que la Escritura Pública es vehículo formal de perfección del acto o contrato que se otorga entre las partes, vehículo de presentación y eficacia fehaciente del mismo. Añade que otorga la autenticidad material y formal del negocio contenido en la misma y a través de ésta se producen efectos añadidos a su celebración válida como son: la presunción de tradición posesoria; la eficacia legitimadora de las posiciones jurídicas derivadas del negocio o disposición; la condición de título suficiente para la práctica de asientos regístrales que a su vez prolongan y confirman la legitimación nacida del documento; su trato como título ejecutivo y su valor legal como medio de prueba extra-procesal.

Las características de los Instrumentos Públicos Protocolares son las siguientes:

• Se incorporan al protocolo.
• Son eminentemente formales.
• Gozan de la garantía de la autenticidad.
• Son medios de prueba ante terceros.
• Son públicos.
• Son ejecutivos.
• Producen efectos jurídicos.
• Son inscribibles.
• Su contenido perdura a través del tiempo.
• Ostentan la calidad de prueba plena.

a. Testimonio: es una transcripción íntegra del instrumento público protocolar original que se emite a los interesados, en la cual el Notario da fe que esta copia es igual a su original y deja constancia de la fecha y foja en que corre el instrumento matriz.

b. Boleta: es una transcripción que se emite a los interesados y que contiene un resumen del instrumento original o puede también contener la transcripción de las cláusulas o términos que el interesado solicite.

c. Partes: que tiene exactamente el mismo contenido que el Testimonio, pero que es remitido a los Registros Públicos para efectos de su inscripción.

En todo documento matriz incorporado al protocolo notarial, autorizado por el Notario que contiene uno o más actos jurídicos.

La redacción de la Escritura Pública comprende 3 partes:

Introducción

Cuerpo

Conclusión

Antes de la Introducción de la Escritura Pública, el Notario podrá indicar, a manera de título, el nombre de los otorgantes y la clase del o de los actos jurídicos.

La introducción expresará:

• Lugar y fecha de extensión del instrumento
• Nombre del Notario
• Nombre, nacionalidad, estado civil y profesión u ocupación de los comparecientes; seguida de la indicación si proceden por su propio derecho.
• Los documentos de identidad de los comparecientes y los demás que el notario estime convenientes.
• La circunstancia de comparecer una persona en representación de otra, con indicación del documento que lo autoriza.
• La circunstancia de intervenir un intérprete, en el caso que alguno de los comparecientes ignore el idioma en el que se redacta el instrumento.
• La indicación de intervenir una persona llevada por el compareciente, en el caso que éste sea analfabeto, ciego, no sepa o no pueda firmar, que haga dudosa su habilidad, sin perjuicio que imprima su huella digital.
• La fe del Notario de la capacidad, libertad y conocimiento con que se obligan los comparecientes.
• La indicación de extenderse el instrumento con minuta o sin ella.

Al testigo, cuyo impedimento no fuere notorio al tiempo de su intervención, se le tendrá como hábil si la opinión común así lo hubiere considerado.

El cuerpo de la escritura contendrá:

• La declaración de voluntad de los otorgantes, contenida en minuta autorizada por Abogado, la que se insertará literalmente.
• Los comprobantes que acrediten la representación, cuando sea necesaria su inserción
• Los documentos que los comparecientes soliciten su inserción
• Los documentos que por disposiciones legales sean exigibles.
• En el caso de poderes, la transcripción literal de las normas legales que se citen, sin indicación de su contenido y estén referidas a actos de disposición u otorgamiento de facultades.
• Otros documentos que el Notario considere convenientes

No será exigible la minuta en los siguientes actos:

• Otorgamiento, aceptación, sustitución, revocación y renuncia de mandato.
• Renuncia de Nacionalidad
• Nombramiento de Tutor y Curador, en los casos que se pueda hacer por escritura pública.
• Reconocimiento de hijos
• Autorización para el matrimonio de menores de edad, otorgada por quienes ejercen la Patria Potestad
• Aceptación expresa o renuncia de herencia
• Declaración Jurada de Bienes y Rentas
• Constitución de Pequeñas y Microempresas

• La conclusión de la escritura expresará:
• La fe de haberse leído el instrumento por el Notario o los comparecientes, a su elección.
• La ratificación, modificación o indicaciones que los comparecientes hicieren, las que también serán leídas
• La fe de entrega de bienes que se estipulen en el acto jurídico.
• La transcripción literal de normas legales, cuando en el cuerpo de la escritura se cite sin indicación de su contenido y están referidas a actos de disposición u otorgamiento de facultades.
• La transcripción de cualquier documento que sea necesario y que pudiera haberse omitido en el cuerpo de la escritura
• La intervención de personas que sustituyan a otras, por mandato, suplencia o exigencia de la ley, anotaciones que podrán ser marginales.
• Las omisiones que a criterio del Notario deban subsanarse para obtener la inscripción de los actos jurídicos objeto del instrumento y que los comparecientes no hayan advertido
• La corrección de algún error u omisión que se advierta en el instrumento.
• La constancia del número de serie de la foja donde se inicia y de la foja donde concluye el instrumento.
• La suscripción por los comparecientes y el Notario, con la indicación de la fecha en que se concluye el proceso de firmas del instrumento.

Por la protocolización se incorporan al registro de escrituras públicas los documentos que la ley, resolución judicial o administrativa, ordenen.

El acta de protocolización contendrá:

• Lugar, fecha y nombre del notario.
• Materia del documento.
• Los nombres de los intervinientes.
• El número de fojas de que conste.
• Nombre del Juez que ordena la protocolización y del secretario judicial y mención de la resolución que ordena la protocolización con la indicación de estar consentida o ejecutoriada o denominación de la entidad que solicita la protocolización.

El Notario agregará los documentos materia de la protocolización al final del tomo donde corre sentada el acta de protocolización.

Los documentos protocolizados no podrán separarse del registro de escrituras públicas por ningún motivo.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 96 de la Ley del Notariado Peruana, las actas y certificaciones notariales que por su naturaleza son instrumentos públicos extraprotocolares son susceptibles de incorporarse al protocolo notarial, a solicitud de parte interesada, cumpliéndose los requisitos que sobre el particular rigen.

Las principales actas que pueden ser incorporadas al protocolo notarial, son las siguientes:

• De autorización para viajes de menores
• De autorización para matrimonio de menores
• De destrucción de bienes
• De entrega
• De juntas, directorios, asambleas, comités y demás actuaciones corporativas
• De licitaciones y concursos
• De remates, subastas e inventarios
• De sorteos y de entrega de premios.

Asimismo, las certificaciones notariales susceptibles de ser incorporadas al protocolo son las siguientes:

• La entrega de cartas notariales
• La expedición de copias certificadas
• La legalización de firmas
• La legalización de reproducciones
• La legalización de apertura de libros u hojas sueltas
• La constatación de supervivencia.

Debemos manifestar, que estas incorporaciones al protocolo notarial son escasísimas en la práctica, porque en realidad no es necesario su incorporación para que tengan plena validez legal. Es importante, sólo en los casos en que los interesados desean que el notario las custodie en su archivo notarial, por la importancia que pudiesen tener para ellos, pero son mínimos los casos en que se producen estas solicitudes de incorporación.

En este registro se extenderá el testamento en escritura pública y el cerrado que el Código Civil señala.

Generalidades

Por el testamento una persona puede disponer de sus bienes, total o parcialmente, para después de su muerte, y ordenar su propia sucesión dentro de los límites de la ley y con las formalidades que ésta señale.

Son válidas las disposiciones de carácter no patrimonial contenidas en el testamento, aunque el acto se limite a ellas.

Son incapaces para otorgar testamento:

• Los menores de edad, salvo el caso previsto en el artículo 46 del Código Civil
• Los comprendidos en los artículos 43, incisos 2 y 3, y 44 incisos 2, 3, 6 y 7 del mismo cuerpo legal.
• Los que carecen, de la lucidez mental y de la libertad necesarias para el otorgamiento de este acto.

El carácter personal y voluntario del acto testamentario, se manifiesta en que las disposiciones testamentarias deben ser la expresión directa de la voluntad del testador, quien no puede dar poder a otro para testar, ni dejar sus disposiciones al arbitrio de un tercero.

A diferencia del testamento cerrado o el ológrafo, tiene ventajas evidentes, pues, producido el fallecimiento del testador adquiere vigencia inmediata.

El registro de testamentos, será llevado en forma directa por el Notario, para garantizar la reserva que la ley del notariado establece para este tipo de acto jurídico.

El Notario observará estrictamente en el otorgamiento del testamento por escritura pública y el cerrado las formalidades prescritas por el Código Civil.

Se prohibe al Notario informar o manifestar el contenido o existencia de los testamentos mientras viva el testador.

El Informe o manifestación deberá hacerse por el Notario, sólo con la presentación del acta de defunción del testador.

El testimonio o boleta del testamento, en vida del testador, sólo será expedido a solicitud de éste.

Por ser un acto jurídico formal, el testamento por escritura pública, requiere para su validez que cumpla con las formalidades esenciales siguientes:

• Que estén reunidos en un solo acto, desde el principio hasta el fin, el testador, el Notario ante quien se otorga y dos testigos hábiles
• En relación a los testigos, éstos no deben ser parientes del testador hasta el cuarto grado de consanguidad y segundo de afinidad, además que no pueden ser cónyuges entre sí.
• Que el Notario escriba el testamento de su puño y letra, en su registro de escrituras públicas de testamentos.
• Que el testador exprese por sí mismo su voluntad, dictando su testamento al Notario o dándole personalmente por escrito las disposiciones que debe contener.
• Que cada una de las páginas del testamento sea firmada por el testador, los dos testigos y el Notario.
• Que el testamento sea leído clara y distintamente por el Notario, el testador o el testigo testamentario que él elija.
• Que durante la lectura, al fin de cada cláusula, se verifique, viendo y oyendo al testador manifestar, que el contenido en ella, es la fiel expresión de su voluntad.
• Que el Notario deje constancia de las indicaciones que, luego de la lectura, pueda hacer el testador, y salve cualquier error en que se hubiera incurrido.
• Que el testador, los testigos y el Notario firmen el testamento en el mismo acto.

Si el testador es ciego o analfabeto, el testamento deberá leérsele dos veces, una por el Notario y otra por el testigo testamentario que el testador designe; del mismo modo si el testador es sordo será leído en alta voz por él mismo, en el registro del Notario; si el testador no sabe firmar o no puede hacerlo lo hará a su ruego el testigo testamentario que él designe; cualquiera sea el caso se hará mención en el testamento.

Finalmente, cabe precisar, que el testamento para su otorgamiento no requiere de minuta, sólo que el testador le manifieste o entregue personalmente al Notario las disposiciones de su última voluntad.

El Notario solicitará la inscripción del testamento en escritura pública al Registro de Testamentos, mediante parte que contendrá:

• La fecha de su otorgamiento,
• Las fojas donde corre extendido en el Registro,
• El nombre del Notario
• El nombre del testador con sus generales de ley
• Los nombres y generales de ley de los testigos
• Los inmuebles y demás bienes que hubiese enumerado al otorgar el testamento
• La constancia de su suscripción
• En caso de revocatoria, indicará en el parte esta circunstancia.

Tratándose del testamento cerrado el Notario transcribirá al Registro de Testamentos, copia literal del acta transcrita en su registro con indicación de la foja donde corre.

El testamento cerrado, también requiere el cumplimiento de ciertas formalidades, tales como:

• Que el documento en que ha sido extendido esté firmado en cada una de sus páginas por el testador, bastando que lo haga al final si estuviera manuscrito por él mismo, y que sea colocado dentro de un sobre debidamente cerrado o de una cubierta clausurada, de manera que no pueda ser extraído el testamento sin rotura o alteración de la cubierta.
• Que el testador entregue personalmente al Notario el referido documento cerrado, ante dos testigos hábiles, manifestándole que contiene su testamento.
• Si el testador es mudo o está imposibilitado de hablar, esta manifestación la hará por escrito en la cubierta.
• Que el Notario extienda en la cubierta del testamento un acta en que conste su otorgamiento por el testador y su recepción por el Notario, la cual firmarán el testador, los dos testigos y el Notario, quien la transcribirá literalmente en un acta en su registro, firmándola las mismas personas.
• Que el cumplimiento de las formalidades indicadas en los puntos 2 y 3 se efectúen estando reunidos en un solo acto el testador, los dos testigos y el Notario, quien dará al testador copia certificada del acta.

El testamento cerrado quedará en poder del Notario. El testador puede pedirle, en cualquier tiempo, la restitución de su testamento cerrado, lo que hará el Notario ante dos testigos, extendiendo en su registro un acta en que conste la entrega, la que firmarán el testador, los dos testigos y el Notario.

Esta restitución produce la revocación del testamento cerrado, aunque el documento interno puede valer como testamento ológrafo, siempre y cuando sea redactado por escrito de puño y letra del testador, fechado y firmado por el propio testador.

Para que produzca efectos, debe ser protocolizado, previa comprobación notarial, dentro del plazo máximo de un año contado desde la muerte del testador.

Los testamentos cerrados, se inscribirán inmediatamente después de haberse otorgado; para ello, los Notarios remitirán al Registro de Testamentos, copia de la cubierta del testamento cerrado.

En caso de fallecimiento del que otorga un testamento cerrado, se ampliará su inscripción, cuando su comprobación o apertura haya sido realizada por el Notario y mandado protocolizar. El parte será expedido por el Notario en cuyo oficio se hizo la protocolización.

En este registro se extenderán las actas de protesto de los títulos-valores, cumpliéndose las formalidades señaladas en las normas pertinentes.

Se podrán llevar registros por separado para títulos-valores distintos, para hacer posible su uso en formularios impresos.

El acta de protesto contendrá los elementos siguientes:

• Lugar, fecha y hora de la diligencia
• Nombre del solicitante
• Nombre de la persona contra quien se dirige el protesto
• Nombre de la persona con quien se entienda y su respuesta a los motivos de la falta de ésta.
• Transcripción del título; y
• Firma del Notario, o en su caso la del Secretario Notarial que efectúe la diligencia.

El título es el documento que representa o contiene derechos patrimoniales, el cual tiene calidad y efectos de título-valor, sólo cuando esté destinado a la circulación, reúna los requisitos formales esenciales que, por imperio de la ley le correspondan según su naturaleza.

Si faltare alguno de dichos requisitos, el título valor perderá su carácter de tal, quedando a salvo los efectos del acto jurídico que hubiere dado origen a su emisión o transferencia.

El protesto debe levantarse dentro de los términos siguientes:

• Si se trata de protesto por falta de aceptación, dentro del plazo de presentación de la letra para ese efecto.
• Si se trata de protesto por falta de pago de letra, pagaré o vale a la orden, dentro de los ocho días posteriores al vencimiento.
• En los demás títulos, dentro de los ocho días siguientes a la fecha en que debió cumplirse la respectiva obligación.

El protesto debe hacerse en el lugar de presentación para el pago, según la naturaleza del título, para dejar constancia de que éste no ha sido aceptado o no ha sido pagado, aún cuando la persona designada para aceptar o pagar estuviese ausente o hubiere fallecido.

Si el título no contuviese indicación de domicilio para el pago, o cuando esta indicación fuera falsa, el protesto se hará en la sede de la Cámara de Comercio del lugar o, a falta de ésta, en cualquier establecimiento mercantil.

El protesto se entenderá con la persona que se encuentre en el lugar donde deba practicarse la diligencia.

El protesto será diligenciado en un solo acto por un Notario Público o por un Secretario de éste.

Los actos relativos al protesto del título-valor podrán cumplirse sólo en día hábil y antes de las 19:00 horas.

Si el último día del plazo dentro del cual debe efectuarse el protesto fuere feriado, dicho término queda prorrogado hasta el primer día hábil siguiente. Los días feriados intermedios se consideran para el cómputo del plazo.

La letra de cambio debe contener:

• La denominación de "Letra de Cambio"
• La orden incondicional de pagar una cantidad de dinero determinada o determinable en los casos de reajustes de capital legalmente admitidos.
• El nombre de la persona a cuyo cargo se gira la letra (girado o librado)
• La indicación del vencimiento
• La indicación del lugar de pago
• El nombre de la persona a quien o a la orden de quien debe hacerse el pago (tomador)
• La indicación de la fecha y del lugar de emisión de la letra, y;
• El nombre y la firma de quien emite la letra (girador o librador).