Definición del instrumento público ? (Derecho Notarial – Perú) (página 3)

EL PAGARÉ Y EL VALE A LA ORDEN – REQUISITOS
PARA SU EMISIÓN

El pagaré y el vale a la
orden debe contener:

• La denominación de "pagaré" o "vale a la
  orden".
• La indicación de la fecha y del lugar de la
  expedición.
• La orden incondicional de pagar una cantidad de
  dinero determinada o
  determinable en los casos de reajuste de capital legalmente
  admitidos.
• El nombre de la persona a quien, o a la orden
  de quien, debe hacerse el pago;
• La indicación del vencimiento y del lugar en que
  ha de efectuarse el pago; y
• El nombre y la firma del emitente

LOS CERTIFICADOS DE DEPÓSITO Y WARRANTS –
REQUISITOS PARA SU EMISIÓN

Los certificados de depósito y warrants:

Serán impresos en papel alisado no menor de 80
gramos con fondo de seguridad

Tendrán como dimensión la medida dispuesta por
el ITINTEC DE 20.7 Cm. x 21 cm. (A-4)

Se inscribirá en ellos a máquina, sin borrones
ni enmendaduras, la información correspondiente
y se suscribirá también por el depositante.

En la parte relativa el primer endoso se
especificará el concepto de la obligación,
sea ésta directa o indirecta, así como el interés y/o comisión
que devengue la obligación según su
modalidad.

Todo espacio en blanco o impreso que figuren en los
citados documentos que no fueren de
utilidad para la
información requerida, serán llenados o anulados
mediante tarjadura o una línea horizontal.

El talón correspondiente a los certificados de
depósito y warrants llevará la misma información
registrada en el anverso de éstos, y en el reverso, en su
parte final, habrá un espacio dedicado a anotaciones
específicas que efectúe el almacén eminente, en la que
figurará, entre otras, las anotaciones derivadas de medidas judiciales
que afecten la mercadería depositada.

Los anexos al certificado de depósito y al warrant
se suscribirán por los representantes legales del
Almacén y por el depositante.

Los certificados de depósito y warrants de acuerdo
a estas especificaciones serán de uso obligatorio por los
almacenes generales de
depósito.

TRANSFERENCIA DE BIENES
MUEBLES

En este registro se extenderán las
actas de transferencia de bienes muebles registrables, que
podrán ser:

• De vehículos usados
• De otros bienes muebles identificables que por
  ley se determine (aún no
  se dictan normas legales que determinen
  qué otros bienes muebles se incluirán en este
  registro)

NO
CONTENCIOSOS

En esta sección se tramitan los asuntos no
sometidos a controversia contemplados en Ley Nº 26662 "Ley
de Competencia Notarial en Asuntos
no Contenciosos", asi como los que han sido incluidos en la Ley
27333 como son, las sucesiones intestadas,
rectificaciones de partidas del estado civil de las personas,
apertura de testamentos cerrados, adopción de personas
capaces, inventario de bienes, constitución del patrimonio familiar,
prescripción adquisitiva de dominio, formación de
títulos supletorios o primera inscripción de dominio,
acumulación o subdivisión, saneamiento de areas,
linderos, medidas perimétricas de terrenos.

Los interesados pueden acudir ante el Notario para
tramitar los asuntos no contenciosos siguientes:

RECTIFICACIÓN DE PARTIDAS

En la vía notarial sólo se pueden rectificar
partidas del Registro de Estado Civil que tengan por
objeto:

• Corregir errores y omisiones de nombres y
  apellidos.
• Fecha de nacimiento, de matrimonio, de
  defunción.
• Otros que resulten evidentes del tenor de la propia
  partida.

No se podrá en ningún caso, seguir el
trámite notarial para cambiar el nombre de la persona o sus
apellidos (tampoco se podrá suprimir nombres u apellidos),
el sexo u otra información
contenida en la partida que no surja de un error
evidente.

Asimismo, no se podrá cambiar el estado civil, ni realizar
el reconocimiento de paternidad.

En relación a la rectificación de partida de
nacimiento, deberá solicitarla el representante legal del
incapaz y, a falta de aquél, por cualquiera de sus parientes
hasta el cuarto grado de consanguinidad o segundo de
afinidad.

Si la persona interesada es mayor de edad, la
solicitará él mismo; si se encontrase en el extranjero
deberá otorgar poder específico por
escritura pública
señalando:

"…que es su voluntad rectificar su partida de
nacimiento y otorgar poder a su apoderado a fin de que firme la
minuta y la escritura pública.."

El poder debe estar debidamente inscrito en los Registros Públicos. Si ha
fallecido el titular de la partida de nacimiento, podrán
solicitar la rectificación sus parientes hasta el cuarto
grado de consanguinidad o segundo de afinidad.

En el caso de rectificación de partida de
matrimonio, podrá solicitar la rectificación cualquiera
de los cónyuges, o por fallecimiento de éstos,
cualquiera de sus parientes hasta el cuarto grado de
consanguinidad o segundo de afinidad.

Finalmente, la rectificación del acta de
defunción la solicitará los parientes del fallecido
hasta el cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad. La
solicitud de rectificación será efectuada en forma de
minuta, indicándose:

• El motivo de la solicitud
• El derecho que asiste al solicitante
• El fundamento legal: Ley 26662.
• Las generales de ley del solicitante: nacionalidad, L.E., D.N.I.,
  estado civil (si es casado se indicará los nombres y
  apellidos del cónyuge), ocupación y
  domicilio.
• Se precisará el objeto del pedido.
• Se acompañará a la minuta la partida que se
  pretende rectificar y el documento que acredita el
  pedido.

Cabe resaltar, que el artículo 25 del Código Civil establece
que las actas de nacimiento de los Registros del Estado Civil,
constituyen el único medio probatorio del nombre, por lo
tanto, para rectificar partidas de matrimonio y defunción,
deberá presentarse como medio que acredita el pedido de
rectificación la partida de nacimiento o la partida de
bautismo parroquial debidamente legalizada por el Notario
Eclesiástico, si el nacimiento se produjo antes de 14 de
noviembre de 1,936.

Si los errores se encuentran en los rubros padre o madre
de las partidas de nacimiento, matrimonio o acta de
defunción, deben rectificarse a mérito de las partidas
de nacimiento o bautismo de los padres, no siendo suficiente la
partida de matrimonio.

Asimismo, dentro del trámite de rectificación
se deben realizar dos publicaciones con un extracto de la
solicitud en el Diario Oficial El Peruano y otro diario de amplia
circulación.

Finalmente, transcurrido el plazo de 10 días
útiles desde la última publicación, el Notario
elevará la minuta a Escritura Pública, insertando los
documentos que acrediten el pedido y se cursará partes al
Registro del Estado Civil de la Municipalidad
respectiva.

ADOPCIÓN

Sólo se tramitan ante el Notario la adopción
de personas mayores de edad, con capacidad de goce y de
ejercicio.

La solicitud para iniciar el trámite tendrá la
forma de minuta aunque de acuerdo al artículo 58 de la Ley
26965 no es exigible si no se sigue por el trámite de Asunto
no Contencioso.

Se acompañarán los anexos
siguientes:

• Copia certificada de la partida de nacimiento del
  adoptante y de matrimonio, si es casado.
• Copia certificada de la partida de nacimiento del
  adoptado y de matrimonio, si es casado.
• Documento que acredite que las cuentas de la administración han
  sido aprobadas, si el solicitante ha sido representante del
  adoptado.
• Testimonio del inventario de los bienes que tuviere
  el adoptado.

La minuta debe contener las generales de ley de los
otorgantes: nacionalidad, estado civil, si
es casado, indicar los nombres y apellidos del cónyuge,
Libreta Electoral, DNI, Libreta Militar, ocupación, dirección
domiciliaria.

Asimismo, la minuta contendrá la expresión de
voluntad del adoptante y del adoptado y el asentimiento de sus
respectivas cónyuges, en caso de ser casados, así como
la declaración jurada del adoptante en el sentido que goza
de solvencia moral.

Se debe tener en cuenta, además, lo señalado
por el inciso 2, del artículo 378 del Código Civil con
relación a " la edad del adoptante sea por lo menos igual a
la suma de la mayoridad y la del hijo por adoptar."

Finalmente, reunidos todos los requisitos, el Notario
elevará la minuta a Escritura Pública, insertando los
documentos que acrediten el pedido y se cursará partes al
Registro del Estado Civil para la anotación al margen de la
partida original y se extienda una nueva partida de nacimiento
del adoptado.

PATRIMONIO
FAMILIAR

Tiene por objeto convertir un predio en inembargable e
inalienable y es transmisible por herencia, con la condición
que no existan deudas cuyo pago sea perjudicado por la
constitución del Patrimonio Familiar.

Pueden solicitar la constitución de Patrimonio
Familiar ante Notario:

• Cualquiera de los cónyuges sobre bienes de su
  propiedad.
• Los cónyuges de común acuerdo sobre bienes
  de la sociedad.
• El padre o madre que haya enviudado o se haya
  divorciado, sobre sus bienes propios.
• El padre ó madre solteros sobre bienes de su
  propiedad.
• Cualquier persona dentro de los límites en que pueda donar
  o disponer libremente en el testamento.

Cabe resaltar, que la constitución de patrimonio
familiar sólo es aplicable para bienes inmuebles, tal como
lo señala el artículo 489 del Código Civil: sea la
casa habitación o un predio destinado a la agricultura, la
artesanía, la industria o el comercio.

Asimismo, los beneficiarios del patrimonio familiar,
sólo pueden ser los cónyuges, los hijos y otros
descendientes menores o incapaces, los padres y otros
ascendientes que se encuentren en estado de necesidad y los
hermanos menores o incapaces del constituyente.

La solicitud tendrá forma de minuta, debe contener
las generales de ley de los otorgantes: nacionalidad, edad
actual, estado civil, si es casado indicar los nombres y
apellidos de la cónyuge, Libreta Electoral, DNI,
ocupación, dirección domiciliaria.

Incluirá los requisitos señalados en el inciso
1º artículo 496 del Código Civil y la
declaración expresa de no tener deudas pendientes Se
adjuntarán, además, las copias certificadas de las
partidas que acrediten el vínculo con los beneficiados, y
certificado de gravamen del predio.

Asimismo, dentro del trámite se deben realizar dos
publicaciones con un extracto de la solicitud en El Diario
Oficial El Peruano y otro diario de amplia
circulación.

Transcurrido el plazo de 10 días útiles desde
la última publicación, el Notario elevará la
minuta a Escritura Pública, insertando los documentos que
acrediten el pedido y se cursará partes al Registro de la
Propiedad Inmueble.

Si se formulase oposición el Notario
suspenderá el trámite y remitirá lo actuado a la
autoridad judicial
respectiva.

INVENTARIOS

Su objeto es individualizar y establecer la existencia
de diversas clases de bienes.

Cualquier interesado puede solicitar el inventario
notarialmente cuando lo prescriba la ley o se sustente su
necesidad, con el fin de individualizar y establecer el estado y
características de los bienes que pretende asegurar. (Como
por ejemplo, el albacea o el administrador judicial de
bienes).

Para iniciar el trámite de inventario, deberá
presentarse una solicitud indicando cuál es el petitorio,
los fundamentos de hecho y de derecho, señalando el lugar
donde se realizará el inventario.

Terminada la diligencia el Notario procederá a
protocolizar lo actuado.

TESTAMENTOS

COMPROBACIÓN DE TESTAMENTOS
CERRADOS

El testamento cerrado es el que entrega el testador en
forma personal al Notario, en sobre
cerrado, con la presencia de dos testigos.

Podrán solicitar la apertura del testamento cerrado
ante Notario:

• Quien por su vínculo familiar con el causante se
  considere heredero forzoso o legal.
• Quien se considere instituído heredero
  voluntario o legatario.
• Quien sea acreedor del testador o del presunto
  sucesor.

La comprobación de testamento se pedirá
mediante solicitud, indicando el petitorio, los fundamentos de
hecho y de derecho, además se acompañarán los
documentos siguientes:

• Copia fotostática de la Libreta Electoral o del
  DNI del que recurre.
• Copia certificada de la partida o acta de
  defunción de la persona fallecida.
• Certificación registral de la Oficina Registral de Lima y
  Callao que acredita la no inscripción de otro testamento,
  otorgado por el causante.
• Copia certificada del acta notarial de entrega y
  recepción del testamento cerrado.
• Copias certificadas de las partidas de nacimiento y
  de matrimonio de los presuntos herederos. (de ser el
  caso).

SUCESIÓN
INTESTADA

Tiene por objeto designar a los herederos legales de
aquellas personas que han fallecido sin otorgar testamento, o si
éste ha sido declarado nulo, invalidado o caduco.

Cualquier interesado solicitará la sucesión
intestada notarialmente en los casos previstos en el
artículo 815 del Código Civil cuando:

• El causante muere sin dejar testamento; o el que
  otorgó ha sido declarado nulo parcialmente; ha caducado
  por falta de comprobación judicial; o se declara
  invalidada la desheredación.
• El testamento no contiene institución de
  heredero, o se ha declarado la caducidad o invalidez de la
  disposición que lo instituye.
• El heredero forzoso muere antes que el testador,
  renuncia a la herencia o la pierde por indignidad o
  desheredación y no tiene descendientes.
• El heredero voluntario o el legatario muere antes que
  el testador; o por no haberse cumplido la condición
  establecida por éste; o por renuncia; o por haberse
  declarado indignos a estos sucesores sin sustitutos
  designados.
• El testador que no tiene herederos forzosos o
  voluntarios instituidos en testamento, no ha dispuesto de todos
  sus bienes en legados, en cuyo caso la
  sucesión legal sólo funciona con respecto a los
  bienes de que no dispuso.

La sucesión intestada se tramitará mediante
solicitud indicando en el petitorio, los fundamentos de hecho y
la fundamentación jurídica, además debe
precisarse, cuál fue el último domicilio del causante,
y deberá acompañarse los documentos
siguientes:

• Fotocopia de la Libreta Electoral o del DNI del
  solicitante.
• Copia certificada de la partida de matrimonio del
  recurrente con el causante, expedida por la Municipalidad, de
  ser el caso.
• Copias certificadas de las partidas de nacimiento de
  los hijos del causante expedida por la Municipalidades
  respectivas, de ser el caso.
• Copia certificada del acta o partida de
  defunción del causante expedida por la Municipalidad
  respectiva.
• Certificado negativo de testamento a nombre del
  causante, expedido por la Oficina Registral de Lima y
  Callao.
• Certificado negativo de declaratoria de herederos, a
  nombre del causante, expedido por la Oficina Registral de Lima
  y Callao.

Cabe aclarar, que si el causante tuvo propiedades en
Provincias se deberá acompañar los documentos
siguientes:

• Certificados negativos de testamento y de
  sucesión intestada a nombre del causante.
• Anotación preventiva

Estas gestiones se tramitarán en los Registros
Públicos de la Provincia respectiva donde están
ubicados los inmuebles.

Asimismo, es necesario publicar dos avisos uno en El
Diario Oficial El Peruano y otro en un diario de alta
circulación de la Provincia.

A la solicitud de sucesión intestada, se debe
acompañar una relación de los bienes inmuebles (si los
tuviere), donde se indicará el número de la ficha,
fojas, tomo, asiento o partida registral y el Distrito donde se
ubica.

Finalmente, las propiedades deben estar inscritas en
Registros Públicos a nombre del causante, a fin de que se
produzca el tracto sucesivo a nombre de los herederos.

Transcurrido el plazo de 15 días útiles desde
la última publicación, el Notario protocolizará lo
actuado y se cursará partes al Registro de Personas
Naturales y al Registro de la Propiedad Inmueble, de ser el
caso.

PRESCRIPCIÓN ADQUISITIVA DE
DOMINIO

En la vía notarial, de acuerdo a la Ley 27157 y su
Reglamento Dec. Sup. N° 008-2000-MTC, y la Ley 27333,
procede la PRESCRIPCIÓN ADQUISITIVA DE DOMINIO, si durante
el trámite de regularización de una edificación
urbana, "construida o demolida antes del 21 de julio de 1999, sin
contar con la respectiva licencia y/o conformidad de obra, o que
carezca, en su caso, de declaratoria de fabrica, reglamento
interno y/o la correspondiente independización…"
(artículo 3 del Reglamento), se advierte la necesidad de
iniciar un proceso de saneamiento de la
titulación del terreno donde se asienta la edificación.
Además, la Ley 27333 permite en su inciso k), del
artículo 5 que se trámite la prescripción
adquisitiva de dominio de lotes de terrenos urbanos que no
cuenten con edificaciones, en consecuencia estas normativas no
son para regularizar predios rústicos.

El requisito básico esta establecido en el
artículo 36 del Reglamento de la Ley 27157 Dec. Sup.
008-2000-MTC, el interesado deberá acreditar la
posesión continua, pacífica y pública del inmueble
por más de 10 años, esté o no registrado el predio
urbano.

Para inicar el trámite en la vía notarial, el
interesado presentará solicitud escrita autorizada por
Abogado la cual contendrá, además de los requisitos
indicados en los artículos 424, 425, y 505 del Código Procesal Civil los
establecidos en el artículo 39 de la Ley 27157 y 5 d ela Ley
27333, siendo éstos los siguientes:

• Indicar en la solicitud el tiempo de posesión por
  el solicitante y la de sus causantes si fuera el caso; la fecha
  y la forma de adquisición del inmueble; la persona de ser
  el caso que tenga inscrito derechos sobre el bien; nombre y
  dirección de su inmediato transferente; los nombres y
  lugar de notificación de los propietarios u ocupantes de
  los bienes colindantes; finalmente se describirá el bien
  objeto del saneamiento con la mayor exactitud.
• Certificación municipal o administrativa sobre
  la persona que ocupa el bien como propietaria o
  poseedora
• Copia literal de los asientos respectivos de dominio
  de los últimos 10 años del predio urbano o
  certificación que no está inscrito
• En la solicitud presentada por el interesado, los
  testigos (no menos de 3 ni más de 6 personas, mayores de
  25 años), declararán que conocen al solicitante y
  señalarán el tiempo en que el solicitante viene
  poseyendo el inmueble
• Comprobantes de pago de los tributos que afecten al
  bien
• Formulario Registral debidamente llenado
• Planos de ubicación y perimétricos
  suscritos por Ingeniero o Arquitecto Colegiados
• Descripción de las edificaciones existentes,
  autorizadas por Ingeniero o Arquitecto Colegiados
• Memoria descriptiva del plano perimétrico
  firmado por Ingeniero o Arquitecto Colegiado
• Informe técnico del verificador (Arquitecto o
  Ingeniero Civil Colegiado inscritos en el índice de
  verificadores de la SUNARP)
• Certificado de parámetros urbanísticos y
  edificatorios emitido por el Municipio respectivo.

El Notario notificará a la persona de quien el
solicitante adquirió el bien, al titular registral del
terreno y/o edificaciones y a los propietarios u ocupantes de los
predios colindantes, las notificaciones se regirán
supletoriamente por lo establecido en el Código Procesal
Civil, además el Notario tendrá que fijar carteles en
los lugares visibles de la edificación a regularizar y
disponer que se efectúen publicaciones en el diario El
Peruano y otro de mayor circulación, conteniendo un extracto
de la solicitud por tres veces con intervalo de 3 días
hábiles entre cada aviso.

El notario se contituirá en el inmueble a sanear,
extendiendo un acta de presencia en la cual precisará la
descripción y
características del inmueble, la posesión pacífica
y pública del solicitante, la manifestación de los
ocupantes de los predios colindantes, este último
trámite se realizará mediante acta notarial de
presencia.

Transcurrido 25 días hábiles posteriores a la
última publicacoón, si no se hubiera realizado ninguna
oposición, el Notario completará el formulario
registral o elevará a escritura pública la solicitud
insertándose los avisos, el acta depresencia y demás
documentos que considere el notario o solicite el interesado, se
acompañará únicamente como parte notarial el
formulario registral conjuntamente con las copias certificadas de
los planos.

Si durante el trámite se produjera alguna
oposición de terceros el Notario culminará el
trámite comunicando el hecho al Colegio de Notarios de y a
la Oficina Registral correspondiente, pudiendo el solicitante
continuar el trámite en la vía judicial o la vía
arbitral.

FORMACIÓN DE TÍTULOS SUPLETORIOS O PRIMERA
INSCRIPCIÓN DE DOMINIO

Este trámite es sólo para regularizar
edificaciones urbanas, construidas antes del 21 de julio de 1999
y se advierte la necesidad de iniciar un procedimiento de saneamiento de
titulación del terreno donde se asienta la
edificación.

Procede si la edificación que se regulariza
está construida sobre terreno no inscrito en los Registros
Públicos, debiendo acreditarse por lo menos 5 años de
posesión continua del inmueble urbano. (Art. 37 del
Reglamento de Ley 27157 Dec. Sup. 008-2000-MTC y artículo 6
de la Ley 27333). El inciso k), del artículo 5 de la Ley
27333 también permite regularizar lotes de terrenos urbanos
sin edificación.

Además de presentar la solicitud de formación
de títulos supletorios autorizada por un Abogado Colegiado,
cumpliendo los requisitos indicados en los artículos 424 y
425 del Código Procesal Civil, es necesario cumplir con los
requisitos siguientes:

• Indicar en la solicitud el tiempo de posesión
  por el solicitante y la de sus causantes si fuera el caso; la
  fecha y la forma de adquisición del inmueble; los nombres
  y lugar de notificación de los propietarios u ocupantes de
  los bienes colindantes; descrición del bien (con la mayor
  exactitud).
• Presentar la Certificación municipal o
  administrativa sobre la persona que ocupa el bien como
  propietaria o poseedora
• Certificación del Registro de Propiedad Inmueble
  respectivo y del Registro Predial Urbano que el inmueble no se
  encuentra inmatriculado
• En la solicitud presentada por el interesado, los
  testigos (no menos de 3 ni más de 6 personas, mayores de
  25 años), declararán que conocen al solicitante y
  señalarán el tiempo en que el solicitante viene
  poseyendo el inmueble
• Comprobantes de pago de los tributos que afecten al
  bien
• Formulario Registral debidamente llenado, firmado y
  acompañado de la documentación
  requerida
• Presentar los Planos de ubicación y
  perimétricos suscritos por Ingeniero o Arquitecto
  Colegiados
• La descripción de las edificaciones existentes,
  autorizadas por Ingeniero o Arquitecto Colegiados
• Memoria descriptiva del plano perimétrico
  firmado por Ingeniero o Arquitecto Colegiado
• Informe técnico del verificador (Arquitecto o
  Ingeniero Civil Colegiado inscritos en el índice de
  verificadores de la SUNARP)
• Certificado de parámetros urbanísticos y
  edificatorios emitido por el Municipio
  correspondiente.

ACUMULACIÓN O
SUBDIVISIÓN

Estos trámites se realizarán por Formulario
Registral o mediante escritura pública, de acuerdo al
artículo 74 del Reglamento de las Inscripciones de los
Registros Públicos "… la acumulación tiene por objeto
constituir una nueva unidad inmobiliaria y se efectuará
refundiendo en una sola, dos o más partidas independientes
relativas a otros tantos inmuebles, siendo indispensable para que
proceda que los inmuebles que se pretendan acumular constituyan
un solo todo sin solución de continuidad y pertenezcan a un
mismo propietario…"

En cuanto, a la subdivisión según
definición dada por el Reglamento Nacional de COnstrucciones
"es todo proceso de partición de tierras".

Como requisitos deberán presentarse el Formulario
Registral debidamente llenado, minuta autorizada por abogado,
plenos de acumulación o subdivisión según sea el
caso, ya no se presenrá el código catastral solicitado
por el Decreto Supremo N° 002-89-JUS, ni se realizará
trámite administrativo o municipal de ninguna clase.

SANEAMIENTO
DE ÁREAS

Podrá realizarse el trámite como asunto no
contencioso cumpliendose lo indicado en el artículo 504 y
siguientes del Código Procesal Civil mediante escritura
pública suscrita por los propietarios de todos los predios
colindantes manifestando estos su conformidad con el área,
medidas perimétricas y/o linderos, según sea el
caso.

El requisito básico es que el área real del
predio sea igual o inferior a la registrada en la partida. Si el
área fuese superior a la registrada se podrá realizar
el trámite presentandose una certificación registral de
que la mayor área no se superpone a otra
registrada.

Además, deberá presentarse el Formulario
Registral, la minuta debidamente autorizada por abogado y los
planos respectivos.

INSTRUMENTOS PÚBLICOS
EXTRAPROTOCOLARES

DEFINICIÓN DEL INSTRUMENTO PUBLICO
EXTRAPROTOCOLAR

El capítulo III de la Ley del Notariado se ocupa de
los Instrumentos Públicos Extraprotocolares. Sin definidos,
señala en su artículo 26° que son instrumentos
públicos extraprotocolares las actas y demás
certificaciones notariales que se refieren a actos, hechos o
circunstancias que presencie o le conste al notario por
razón de su función.

Son aquellos instrumentos públicos otorgados o
autorizados por un notario público, en original, fuera del
Protocolo. Es decir, no se llevan
en ninguno de los registros de la notaría, ni existe la
obligación legal de conservados en el archivo notarial. Estos
documentos se redactan dentro o fuera de la
notaría.

Tal como su nombre los dice, los instrumentos
públicos extraprotocolares no se conservan en el protocolo
notarial, sin embargo son susceptibles de incorporarse en el
Protocolo Notarial a solicitud de parte interesada.

La autorización del Notario, expresada con su firma
en un instrumento público extraprotocolar, da fe de la
realización del acto, hecho o circunstancia, de la identidad de las personas u
objetos y de la suscripción de documentos,
confiriéndole fecha cierta.

IMPORTANCIA DEL INSTRUMENTO PÚBLICO
EXTRAPROTOCOLAR

Los Instrumentos Públicos Extraprotocolares son
importantes porque son documentos que tienen fe originaria y
responden al principio de inmediación, pudiendo garantizarse
su autenticidad y legalidad por medio de la
certificación que da el Notario público.

Son excelentes medios probatorios. Sirven de
prueba fehaciente para acreditar como ciertos los actos o hechos
que se consignan en ellos. Otorgan seguridad jurídica a
aquellos que los utilizan ya la sociedad en general. La fe
pública que da el Notario hace que sean documentos en los
que no se puede poner en duda la autenticidad de los hechos
descritos.

El Notario con su firma y sello fortalecerá con
presunción de verdad, todo hecho y acto sometido a su
amparo, y de esta manera, el
documento valdrá por sí mismo.

No todos los actos que figuran como contenido de los
instrumentos públicos extraprotocolares son presenciados por
el Notario, por lo que no asume responsabilidad sobre el
contenido de los documentos en los que no participa. Por ejemplo,
en la legalización de firmas no acredita la autenticidad del
contenido del instrumento, solo la autenticidad de la firma
puesta en él. Tampoco en la legalización de fotocopia
de un documento acredita el contenido, solo da fe de que es
idéntico al original que ha tenido a la vista.

El Notario no se desentiende de su obligación de
preservar la legalidad de los actos en los que participa y cuando
se requiere su concurso para actos notariales extraprotocolares,
el Notario no sólo da fe de veracidad en el sentido que se
han realizado estos actos, sino que también sirve de
garantía o constancia de que se han llevado de acuerdo a
ley.

Es responsabilidad del Notario cautelar que los
instrumentos públicos extraprotocolares no constituyan en
sí mismos actos ilícito s o contrarios a la moral o las buenas
costumbres.

CARACTERÍSTICAS DEL INSTRUMENTO PÚBLICO
EXTRAPROTOCOLAR

Los Instrumentos Públicos Extraprotocolares tienen
las siguientes características:

• No constan en el Protocolo Notarial.
• Son instrumentos públicos.
• El Notario da fe pública de los hechos y/o actos
  celebrados ante él.
• No tienen una matriz conservada por el
  notario a la cual remitirse.
• Documentan hechos, acciones o
  dichos.
• Algunos de ellos tienen formatos impresos por el
  Colegio de Notarios de Lima.
• Pueden redactarse en la notaría o fuera de ella,
  donde se realiza el acto o el hecho Todos los documentos
  extraprotocolares son susceptibles de ser incorporados al
  protocolo notarial, a solicitud de parte interesada
  .
• En las actas, por ejemplo, no es obligatorio que
  firme la parte interesada, basta con la firma del
  Notario.

CLASIFICACIÓN DEL INSTRUMENTO PÚBLICO
EXTRAPROTOCOLAR

El Capítulo III de la Ley, que trata sobre los
Instrumentos Públicos Extraprotocolares, señala en sus
artículos 94° Y 95° las clases de actas v de
certificaciones. Del mismo modo, en su artículo 117° se
refiere a las clases de poderes que existen. Siguiendo lo
señalado en la norma legal, podríamos clasificar a los
instrumentos públicos

extraprotocolares de la siguiente manera:

• Actas .
• Certificaciones .
• Poderes Extraprotocolares.

LOS
INSTRUMENTOS PÚBLICOS EXTRAPROTOCOLARES EN EL
PERÚ

La Ley del Notariado Peruano, regula en sus
artículos 94 y siguientes a los instrumentos públicos
extraprotocolares, es decir, aquellos que no forman parte del
protocolo del notario, nos referimos a las actas y a las
certificaciones. Las actas, son instrumentos públicos
extraprotocolares, en las que el notario consignará los
actos, hechos o circunstancias que presencie o le conste y que no
sean de competencia de otra función. Las actas podrán
ser suscritas por los interesados y necesariamente por quien
formule observación. Antes de la
facción del acta, el notario dará a conocer su
condición de tal y que ha sido solicitada su
intervención para autorizar el instrumento público
extraprotocolar.

Acta notarial, es el instrumento original en el que el
notario hace constar bajo su fe uno o varios hechos presenciados
por el y que lo asienta en un libro del
protocolo.

Debemos establecer que se otorgan como actas los
siguientes documentos: la autorización para viaje de
menores, destrucción de bienes, entregas, las juntas,
directorios, asambleas, comités y demás actuaciones
corporativas, las licitaciones y concursos, los Inventarios; y subastas de
conformidad con la Ley de Promoción de la Inversión Privada de las
empresas del estado, los
remates, subastas e inventarios, los sorteos y de entrega de
premios, y los demás que la ley señale.

De igual forma nuestra Ley del Notariado Peruano,
establece que son certificaciones: La entrega de cartas notariales, la
expedición de copias certificadas, la legalización de
firmas, la legalización de reproducciones, la
legalización de apertura de libros, la constatación
de supervivencia, y las demás certificaciones que la ley
determine.

Las actas y certificaciones, son susceptibles de
incorporarse al protocolo notarial, a solicitud de parte
interesada, cumpliéndose las regulaciones que sobre el
particular rigen. Cabe precisar que la fe del notario en las
actas y certificaciones es por la autorización del notario
de un instrumento público extraprotocolar, realizada con
arreglo a las prescripciones de esta Ley, da fe de la
realización del acto, hecho o circunstancia, de la identidad
de las personas u objetos de la suscripción de documentos,
confiriéndole fecha cierta.

La entrega de cartas notariales, consiste en que el
notario certificará la entrega de cartas y documentos que
los interesados le soliciten, a la dirección del
destinatario, dentro de los límites de su jurisdicción,
dejando constancia de su entrega o de las circunstancias de su
diligenciamiento en el duplicado que devolverá a los
interesados. El notario podrá cursar las cartas por correo
certificado, a una dirección situada fuera de su
jurisdicción, agregando al duplicado que devolverá a
los interesados, la constancia expedida por la oficina de correo.
Por otro lado el notario no asume responsabilidad sobre el
contenido de la carta, ni de la firma,
identidad, capacidad o representación del remitente. El
notario llevará un registro, en el que anotará, en
orden cronológico la entrega de cartas o instrumentos
notariales, el que expresará la fecha de ingreso, el nombre
del remitente y del destinatario y la fecha del
diligenciamiento.

El notario expedirá copia certificada que contenga
la trascrip-ción literal o parte pertinente de actas y
demás documentos, con indicación, en su caso, de la
legalización del libro u hojas sueltas, folios de que consta
y donde obran los mismos, número de firmas y otras
circunstancias que sean necesarias para dar una idea cabal de su
contenido. El notario no asume responsabilidad por el contenido
del libro u hojas sueltas, acta o documento, ni firma, identidad,
capacidad o representación de quienes aparecen
suscribiéndolo.

El notario certificará firmas en documentos
privados cuando le conste de modo indubitable su autenticidad. Si
alguno de los otorgantes del documento no sabe o no puede firmar,
lo hará una persona llevada por él a su ruego; en este
caso el notario exigirá, el ser posible, la impresión
de la huella digital de aquél, certificando la firma de la
persona y dejando constancia, en su caso, de la impresión de
la huella digital. El notario no asume responsabilidad sobre el
contenido del documerito, salvo que constituya en sí mismo
un acto ilícito o contrario a la moral o a las buenas
costumbres. El notario podrá certificar firmas en documentos
redactados en idioma extranjero; en este caso, el otorgante asume
la plena responsabilidad del contenido del documento y de los
efectos que de él se deriven.

El notario certificará reproducciones de documentos
obtenidos por cualquier medio idóneo, autorizando con su
firma que la copia que se le presenta guarda absoluta conformidad
con el original. En caso que el documento presente enmendaduras
el notario, a su criterio, podrá denegar la
certificación que se le solicita o expedida dejando
constancia de la existencia de las mismas.

El notario certifica la apertura de libros u hojas
sueltas de actas, de contabilidad y otros que la
ley señale. La legalización consiste en una constancia
puesta en la primera foja útil del libro o primera hoja
suelta; con indicación del número que el notario le
asignará; del nombre, de la denominación o razón
social de la entidad; el objeto del libro; números de folio
s de que consta y si ésta es llevada en forma simple o
doble; día y lugar en que se otorga; y, sello y firma del
notario. Todos los folio s llevarán sello notarial. El
notario llevará un registro cronológico de
legalización de apertura de libros y hojas sueltas, con la
indicación del número, nombre, objeto y fecha de la
legalización. Para solicitar la legalización de un
segundo libro u hojas sueltas, deberá acreditarse el hecho
de haberse concluido el anterior o la presentación de
certificación que demuestre en forma fehaciente su
pérdida. La legalización a que se refiere esta
sección deberá ser solicitada por el interesado o su
representante, el que acreditará su calidad de tal ante el
notario.

Hay poderes que son extraprotocolares, estos son el
poder fuera de registro y el poder por carta con firma legalizada. El
poder fuera de registro se rige por las disposiciones a que se
refiere el artículo anterior, sin requerir para su validez
de su incorporación al protocolo notarial. El poder por
carta con firma legalizada, se otorga en documento privado,
conforme las disposiciones sobre la materia. Respecto de los
asuntos inherentes al cobro de beneficios de derechos laborales,
seguridad social en salud y pensiones, el poder por carta con
firma legalizada tiene una validez de tres meses para cantidades
menores a media UIT. Cuando en los poderes en escritura
pública y fuera de registro, se cite normas legales, sin
indicación de su contenido y estén referidas a actos de
disposición u otorgamiento de facultades, el notario
transcribirá literalmente las mismas. El uso de cada una de
estas modalidades de poder estará determinado en razón
de la cuantía del encargo, veamos: hasta media UIT, se puede
otorgar una carta poder, de más de media UIT hasta dos UITs,
se otorga poder fuera de registro y más de dos UITs, se
otorga poder escritura pública. En caso de no ser éste
susceptible de valuación, regirán las normas sobre el
derecho común.

ACTAS

El Notario extenderá actas en las que se consigne
los actos, hechos o circunstancias que presencie o le conste al
Notario por razón de su función, a solicitud de parte
interesada y que no sean competencia de otra
autoridad.

Las actas podrán ser suscritas por los interesados
y necesariamente por quien formule observación.

Antes del levantamiento del acta, el Notario dará a
conocer su condición de tal y que ha sido solicitada su
intervención para autorizar el instrumento público
extraprotocolar.

CLASES DE ACTAS

1.- LAS DE AUTORIZACIÓN PARA VIAJES DE
MENORES:

A. AUTORIZACIÓN DE VIAJE AL
EXTRANJERO

Para efectuar este trámite se requiere:

• La concurrencia de ambos padres quienes tendrán,
  para suscribir dicho documento, identificarse con sus
  documentos de identidad.Si faltara alguno de ellos, se
  tendrá que recurrir al Juez de Familia para que otorgue la
  autorización, de acuerdo a lo establecido en el
  Código de Los Niños y Adolescentes.
• La copia certificada de la partida de nacimiento del
  menor que va a viajar.

B. AUTORIZACIÓN DE VIAJE AL INTERIOR DEL
PAÍS

Para efectuar este trámite se requiere:

• La concurrencia de sólo uno de los padres, quien
  tendrá para suscribir el documento, identificarse con sus
  documento de identidad. Si faltaran ambos, se tendrá que
  recurrir al Juez de Familia para que otorgue la
  autorización, de acuerdo a lo establecido en el
  Código de Los Niños y Adolescentes.
• La copia certificada de la partida de nacimiento del
  menor que va a realizar el viaje.

2.- Las de Destrucción de
Bienes

A través de este instrumento, el Notario a
solicitud del interesado, deja constancia de la destrucción
de bienes muebles, tales como, insumos, productos industriales,
mercadería, materiales, medicinas, etc.,
que se encuentran en desuso o se han convertido en obsoletos, ya
sea, por deterioro, por vencimiento, por ser defectuosos,
etc.

3.- Las de entrega de bienes que han encargado al
Notario para su custodia

4.- Las de Juntas, Directorios, Asambleas,
Comités y demás actuaciones
corporativas

5.- De licitaciones y concursos

6.- De remates, subastas e
inventarios

7.- De sorteos y de entrega de
premios

CARTAS NOTARIALES

El notario cursará las cartas que los interesados
le soliciten, a la dirección del destinatario, dentro de los
límites de su competencia territorial, en nuestro caso, la
Provincia de Lima; dejando constancia de su entrega o de las
circunstancias de su diligenciamiento en el duplicado que
devolverá a los interesados.

Asimismo, el Notario podrá cursar las cartas por
correo certificado, a una dirección situada fuera del
ámbito de su competencia territorial, agregando al duplicado
que devolverá a los interesados, la constancia expedida por
la oficina de correo.

Por otro lado, el Notario no asume responsabilidad sobre
el contenido de la carta, ni de la firma, identidad, capacidad o
representación del remitente.

Finalmente, el Notario llevará un registro, en el
que anotará, en orden cronológico las cartas
notariales, el que expresará:

• La Fecha de Ingreso
• El Nombre del remitente y del
  destinatario
• La fecha del diligenciamiento.

COPIAS CERTIFICADAS

El Notario expedirá copias certificadas que
contengan la transcripción literal o parte pertinente de
actas y demás documentos, con indicación, en su caso,
de:

• la legalización del libro u hojas
  sueltas,
• folios de que consta y donde obran los
  mismos,
• número de firmas, y
• otras circunstancias que sean necesarias para dar una
  idea cabal de su contenido.

Cabe resaltar, que el Notario no asume responsabilidad
por el contenido del libro u hojas sueltas, acta o documento, ni
firma, identidad, capacidad o representación de quienes
aparecen suscribiéndolos.

LEGALIZACIÓN DE FIRMAS

El Notario certificará firmas en documentos
privados, cuando le conste de modo indubitable su
autenticidad.

En el caso que alguno de los otorgantes del documento,
no sepa o no puede firmar, lo hará una persona llevada por
él, a su ruego; en este caso el Notario exigirá, de ser
posible, la impresión de la huella digital de aquél,
certificando la firma de la persona y dejando constancia, en su
caso, de la impresión de la huella digital.

Asimismo, el Notario no asume responsabilidad sobre el
contenido del documento, salvo que constituya en sí mismo un
acto ilícito o contrario a la moral o a las buenas
costumbres.

Finalmente, el Notario podrá certificar firmas en
documentos redactados en idioma extranjero; en este caso, el
otorgante asume plena responsabilidad del contenido del documento
y de los efectos que de él se deriven.

REPRODUCCIONES

El Notario certificará reproducciones de documentos
obtenidos por cualquier medio idóneo (fotocopias,
impresiones, escaneos, facímiles, etc), autorizando con su
firma que la copia que se le presenta guarda absoluta conformidad
con el original.

En caso que el documento presente enmendaduras el
Notario, a su criterio, podrá denegar la certificación
que se le solicita o expedirla, dejando constancia de la
existencia de las mismas.

LEGALIZACIÓN DE APERTURAS

LEGALIZACIÓN DE APERTURA
DE

LIBROS U HOJAS SUELTAS

La legalización consiste en una constancia puesta
en la primera foja útil del libro o primera hoja suelta; con
indicación de:

• El número que el Notario le
  asignará.
• El nombre, denominación o razón social de
  la entidad.
• El objeto del Libro.
• El número de folios de que consta y si es
  llevado en forma simple o doble.
• El día y lugar en que se otorga.
• El sello y firma del Notario.
• Todos los folios llevarán sello
  notarial.

Por otro lado, el Notario llevará un registro
cronológico de las legalizaciones de aperturas de libros y
hojas sueltas, con:

• La indicacion del número asignado.
• El nombre del Libro.
• El objeto de la legalización.
• La fecha de legalización.

Asimismo, para solicitar la legalización de un
segundo libro u hojas sueltas, deberá
acreditarse:

• El hecho de haberse concluido el anterior,
  o
• La presentación de certificación que
  demuestre fehacientemente su pérdida.
• El objeto de la legalización.
• La fecha de legalización.

Igualmente, la legalización a que se hacen
referencia, deberá ser solicitada por el interesado o su
representante, el que acreditará su calidad de tal ante el
Notario.

El Notario certifica la apertura de libros u hojas
sueltas de:

Actas de:

• Juntas Generales de Accionistas (Sociedades Anónimas,
  Sociedades Anónimas
  Abiertas o Sociedades Anónimas Cerradas).
• Juntas de Participacionistas (Sociedades de
  Responsabilidad Limitada)
• Juntas de Socios (Sociedades Civiles de
  Responsabilidad Limitada)
• Directorio (Sociedades Anónimas, Sociedades
  Anónimas Abiertas o Sociedades Anónimas
  Cerradas)
• Asamblea general de Asociados
  (Asociaciones)
• Contabilidad (Diario, Mayor, Balance, Caja,
  etc.)
• Libro de Registro de Miembros
  (Asociaciones)
• Registro de acciones (Sociedades Anónimas,
  Sociedades Anónimas Abiertas y Sociedades Anónimas
  Cerradas)

PODERES

PODERES FUERA DE REGISTRO Y POR CARTA CON FIRMA
LEGALIZADA

Este clase de poderes se utilizan mayormente para actos
de administración y que no
impliquen actos de disposición o gravamen, ya que para
éstos se requiere que el poder conste en escritura
pública.

Estos instrumentos extraprotocolares, otorgados ante
Notario, podrán revestir las modalidades de:

PODER FUERA DE REGISTRO:

Este poder no requiere para su validez de su
incorporación al protocolo notarial.

Mayormente, sirven para actos de administración y cobro de
cantidades de dinero inferiores a la Unidad Impositiva
Tributaria.

Cuando en esta clase de poderes se cite normas legales,
sin indicación de su contenido y estén referidas a
actos de otorgamientos de facultades, el notario
transcribirá literalmente las mismas.

PODER POR CARTA CON FIRMA
LEGALIZADA:

Se otorga en documento privado, conforme a las
disposiciones de la materia.

Este tipo de poder se utiliza normalmente para actos sin
mayor trascendencia, como por ejemplo, para retirar un documento
que se encuentra en una dependencia, o para que el apoderado
pueda inscribir a una persona en una Universidad, cobre sumas inferiores a media
unidad impositiva tributaria.

El uso de cada una de estas modalidades de poder
estará determinado en razón de la cuantía del
encargo.

En caso de no ser éste susceptible de
valuación, regirán las normas sobre el derecho
común.

BIBLIOGRAFÍA

• Tratado Elemental Derecho Notarial, Luis Alfredo
  Cuba Ovalle, Editorial
  Adrus, Arequipa – Perú.
• Manual de Derecho Notarial, Mónica Tambini
  Ávila, Editorial Nomos & Thesis,
  Lima-Perú.
• http://www.monografias.com/trabajos35/derecho-notarial-peru/derecho-notarial-peru.shtml
• http://www.notarios.org.pe/index.php?wpag=pf
• http://www.notariareg.com.pe/

Gabriel Prieto Desulovich

Perú