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Costos de maquinaria agrícola e implementos (página 3)




Partes: 1, 2, 3


Ahora bien, este equipo para poder funcionar necesitó haber consumido unos insumos, a continuación, relacionamos los insumos consumidos realmente:

Costo Real del Equipo

Equipo Tractor

Real

Código

Costos de Operación

Costo Total

Horas

Costo Hora

1

Operario Maquinaria Agrícola

4.980.000,0

1.480

3.364,9

2

Factor Prestacional

2.639.400,0

1.783,4

Total Costo Mano Obra Prestaciones

7.619.400,0

5.148,2

3

Combustible

19.100.000,0

12.905,4

Total Costo de Operación

26.719.400,0

18.053,6

Costo de Lubricación

Mano de Obra

Grasas y Lubricantes

Contratos

1.500.000,0

1.013,5

Total Costo Lubricación

1.500.000,0

1.013,5

Mantenimiento Preventivo

Mano de Obra

Materiales

Contratos

1.000.000,0

675,7

Total Mantenimiento Preventivo

1.000.000,0

675,7

Mantenimiento Correctivo

Mano de Obra

Materiales

Contratos

3.600.000,0

2.432,4

Total Mantenimiento Correctivo

3.600.000,0

2.432,4

Llantas y Neumáticos

Mano de Obra

Materiales

Contratos

4.165.480,0

2.814,5

Total Llantas y Neumáticos

4.165.480,0

2.814,5

Depreciación

Depreciación

10.000.000,0

6.756,8

Total Depreciación

10.000.000,0

6.756,8

Total Costos Operación

46.984.880,0

31.746,5

CONTABILIZACIÓN DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y COSTOS REALES DEL DEPARTAMENTO DE MAQUINARIA.

En este momento lo que pretendemos, es mostrar la contabilidad de los ingresos y costos reales de dicho departamento.

Tenemos que remitirnos, al reporte de liquidación de horas reales trabajadas, que ya están valorizadas y tomar de allí los valores por la cual vamos a hacer el registro contable.

Ingresos y aplicación de horas máquina al cultivo.

Contabilización de costos reales al centro de costo de servicios maquinaria, en las cuentas de control:

Descripción Débito Crédito

Mano de obra y Prestación $ 7.619.400

Combustibles 19.100.000

Lubricación 1.500.000

Mantenimiento Preventivo 1.000.000

Mantenimiento Correctivo 3.600.000

Llantas y Neumáticos 4.165.480

Depreciación 10.000.000

Total $46.984.880

Nómina por Pagar y Prestación Social $ 7.619.400

Inventario de Materiales 19.100.000

Proveedores 1.500.000

Proveedores 1.000.000

Provisión Mantenimiento Correctivo 3.600.000

Provisión Llantas y Neumáticos 4.165.480

Depreciación Acumulada Maquinaria 10.000.000

Total $46.984.880

Para hacer estos registros, hemos tomado los siguientes lineamientos:

  1. La mano de obra, se contabiliza en la cuenta control y su contrapartida es nomina por pagar.
  2. Los combustibles se asume que se compran y se tienen disponibles para su uso, por lo tanto su entrada se registra en inventarios y su contrapartida es el proveedor, pero como estamos contabilizando es el consumo, por lo tanto acreditamos el inventario y llevamos a la cuenta control de combustibles, que seria una subcuenta del rubro de materiales control.
  3. Los rubros de lubricación y mantenimiento preventivo se asume que el equipo es llevado para este tipo de mantenimientos, por lo tanto el debito es el respectivo costo, o sea lubricación o mantenimiento preventivo, con la contrapartida de proveedores.
  4. Las cuentas de Mantenimiento correctivo, consumo de llantas y neumáticos, depreciación, se contabilizan en el gasto con un comprobante interno de provisiones, es decir el gasto contra la provisión, por una razón muy sencilla, el mantenimiento correctivo se hace entre los 4 y 5 años, las llantas no se consumen hay mismo, y la depreciación se va causando de acuerdo a la vida útil, por eso la contrapartida es provisión o depreciación acumulada, y cuando suceda el costo o el gasto, este se lleva directamente contra la provisión.

ESTADO DE RESULTADO REAL ÁREA MAQUINARIA

Descripción Valores

Ingresos (horas reales 1.480 X 32.175 tarifa) $ 47.618.996

-Costos 46.984.880

Utilidad 634.116

Una vez presentado el estado de resultados, podemos comprender que el área de servicios de maquinaria presenta una utilidad, esta utilidad debido a un mayor ingreso en esta área, razones probables mayor número de horas trabajadas, o simplemente, la tarifa presenta un mayor valor, que al aplicarla sobre las horas, el resultado es un mayor ingreso.

Como hemos manejado hasta ahora la tesis que, el departamento de servicios maquinaria no debe tener utilidades o perdidas, estas se deben ajustar, hasta que el departamento presente un equilibrio, es decir su utilidad sea cero.

Vamos a hacer un paréntesis y analizaremos únicamente el departamento de maquinaria, para este caso, quien dirige el departamento de maquinaria presenta un resultado muy bueno, como es: un mayor número de horas trabajadas y un menor costo lo que hace que arroje utilidades, razón de ser de toda unidad de negocio; para evaluar bien o mal el desempeño de esta área es necesario compararlo con el presupuesto, en un actividad denominada ejecución presupuestal que la veremos más adelante, pero por ahora nos enfocaremos a realizar el ajuste de valores en el área de maquinaria, pues ya vimos que dio utilidad, lo que quiere decir que se le cargó más costos al área de cultivos en desarrollo, a través de la aplicación de costos vía tarifa.

AJUSTE POR SOBRE O SUB APLICACIÓN DE COSTOS

Código

Descripción

Cantidad

Unidad Medida

% Participación

Valor A Distribuir

Valor Ajuste

18

Labor Destrucción Cepas 2 Pases

375,00

Horas

25%

634.116

160.671

19

Labor Arado 1 Pase

515,00

Horas

35%

634.116

220.655

20

Labor Rastrillada y Pulida 2 Pases

305,00

Horas

21%

634.116

130.679

21

Surcada

285,00

Horas

19%

634.116

122.110

Total Horas Trabajadas

1.480,00

100%

634.116

Para la contabilización de este ajuste lo realizaremos de la siguiente manera:

Descripción Débito Crédito

Cultivos en desarrollo

- Preparación $ 512.006

- Siembra 122.110

Ingreso a maquinaria $634.116

El anterior ajuste contable, lo que hace es corregir los valores cargados demás al aplicar la tarifa, para ello se le acredito el valor cargado demás, al área de preparación y siembra; y se disminuyó el ingreso de maquinaria, para que quedara con igual valor que los costos de maquinaria, de esta manera al establecer ingresos menos costos, la utilidad es cero.

CIERRE DE CUENTAS EN EL ÁREA DE SERVICIOS

En nuestra Ley Colombiana, el cierre contable debe hacerse como mínimo una vez al año, para no perder la huella del registro, es decir esto nos permite llevar el acumulado de los costos y gastos.

En el área de servicios de maquinaria, lo que cerraremos será los costos incurridos en dicha área, costos registrados en la cuenta de control, con su respectivo centro de costo y la contrapartida será la cuenta de ingresos del mismo departamento.

Cierre Contable de la Cuenta de Ingresos y Costos

Descripción Debitos Créditos

Mano de obra y Prestación $ 7.619.400

Combustibles 19.100.000

Lubricación 1.500.000

Mantenimiento Preventivo 1.000.000

Mantenimiento Correctivo 3.600.000

Llantas y Neumáticos 4.165.480

Depreciación 10.000.000

Total $ 46.984.880

Ingreso por servicios maquinaria $ 46.984.880

Total $ 46.984.880

El objetivo de este cierre contable en el área de servicios, es que la unidad de negocio, quede en cero, puesto que ya los costos han sido distribuidos vía tarifa, o aplicados al cultivo.

La gran diferencia con la mayoría de los sistemas y proceso de contabilidad conocidos, es que el cierre de la cuenta de costos y de gastos se cierra contra el costo de productos vendidos, en este sistema, la cuenta de costo de ventas se ve afectada en el momento en que se cosecha el producto, donde se acredita inventario de cultivos en desarrollo y se lleva contra la cuenta de inventario producto terminado.

Una vez es vendido el producto, se afecta la cuenta de inventario de producto terminado y se lleva contra la cuenta costo de ventas, además se afecta la cuenta de Ingresos por Venta de Productos Agrícolas, y la contrapartida es Cuentas por Cobrar Clientes.

PREPARACIÓN DE INFORMES DE GESTIÓN ÁREA DE SERVICIOS MAQUINARIA.

La contabilidad no debe quedar en el mero registro contable, si no, que debe tener un valor agregado y es el de interpretar los valores arrojados al final de un ejercicio, dar las explicaciones necesarias tanto para corregir procesos que en un momento sean costosos y buscar la manera de maximizar la utilización de los recursos, sin disminuir la calidad de las labores, siendo eficiente en las mismas, porque al final, esto se traduce en productividad y competitividad, generando mayores utilidades a la empresa, estableciendo un equilibrio entre generación de riqueza que se da a largo plazo y la rentabilidad que es un objetivo por lo general a corto plazo.

PREPARACIÓN DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL EN EL ÁREA DE SERVICIOS MAQUINARIA

La ejecución presupuestal en esta área, es el resultado de comparar el presupuesto elaborado por la empresa, ingresos y costos; frente a los ingresos y costos reales, realizados por la empresa.

A continuación empezaremos a desarrollar dicho control realizando un análisis muy ejecutivo y luego entraremos en detalle así:

Análisis Ejecutivo del Control Presupuestal

Variación

Descripción

Real

Presupuesto

$

%

Ingreso

47.618.996

46.621.571

997.425

2

Costo

46.984.880

46.621.571

363.309

1

Varianza

634.116

0

634.116

Lo primero, que debemos hacer es tomar de la contabilidad los ingresos y costos reales registrados, ya sabemos que, si se presentan diferencias, estas al final se distribuyen en las labores que utilizó maquinaria agrícola.

Lo segundo, es tomar el presupuesto del área de maquinaria, en donde vemos claramente que este presupuesto en ningún momento debe arrojar utilidades, ni perdidas.

En este caso, como vamos es, a analizar el área de maquinaria, esta diferencia para el área, es una utilidad, y el análisis se hace, es como se muestra en las cifras sin hacer los ajustes.

La diferencia que se presenta en la comparación del presupuesto y lo realizado lo denominaremos varianza.

La variación es la comparación de los rubros, en este caso ingresos y costos.

La interpretación que haremos sobre este ejercicio es la siguiente:

El área de maquinaria presenta una utilidad de $634,116, frente al presupuesto; esta utilidad se genera por una mayor aplicación de horas a campo (Ingresos) en $997.425 en el mismo periodo, equivalente a un 2% frente al presupuesto.

Horas Reales

Horas Presupuesto

Variación Horas

Tarifa

Total

1.480

1.449

31

32.175

997.425

Ahora, nos centraremos en el análisis de los costos, en la cual observamos unos mayores costos de $363.309 frente al presupuesto, equivalentes a un 1%.

Estos mayores o menores costos se originan en:

Descripción

Valores $

Variación

Real

Presupuesto

Valor

%

Mano de obra y prestaciones

7.619.400

7.962.732

-343.332

-4

Combustibles

19.100.000

18.257.400

842.600

5

Lubricación

1.500.000

1.435.959

64.041

-4

Mantenimiento Preventivo

1.000.000

1.200.000

-200.000

-17

Mantenimiento Correctivo

3.600.000

3.600.000

0

 

Llantas y Neumáticos

4.165.480

4.165.480

0

 

Depreciación

10.000.000

10.000.000

0

 

Total

46.984.880

46.621.571

363.309

1

Con la información del cuadro anterior podemos determinar cuales son los rubros más relevantes para su análisis, o si se toma la decisión de analizar todos los rubros, es importante anotar de que el echo de que un rubro, de una variación favorable este no se analice, todos deben analizarse así sea, con variación positiva o con variación negativa.

Ahora realizaremos un análisis más detallado de la ejecución presupuestal, donde analizaremos las variaciones de cada rubro, definiendo su variación, si fue por precio o por cantidad la cual nos dará una información más clara y precisa.

Ejecución Presupuesto Maquinaria

Equipo Tractor

Presupuesto

Real

Variación Presupuesto

Total

Cantidad

Precio

Código

Costos de Operación

Costo Total

Horas

Costo Hora

Costo Total

Horas

Costo Hora

$

%

$

$

1

Operario Maquinaria Agrícola

5.204.400

1.449

3.592

4.980.000

1.480

3.365

(224.400)

(4)

111.343

(335.743)

2

Factor Prestacional

2.758.332

1.904

2.639.400

1.783

(118.932)

(4)

59.012

(177.944)

Total Costo Mano Obra Prestaciones

7.962.732

5.495

7.619.400

5.148

(343.332)

(4)

170.355

(513.687)

3

Combustible

18.257.400

12.600

19.100.000

12.905

842.600

5

390.600

452.000

Total Costo de Operación

26.220.132

18.095

26.719.400

18.054

499.268

2

560.955

(61.687)

Costo de Lubricación

Mano de Obra

Grasas y Lubricantes

Contratos

1.435.959

991

1.500.000

1.014

64.041

4

30.721

33.320

Total Costo Lubricación

1.435.959

991

1.500.000

1.014

64.041

4

30.721

33.320

Mantenimiento Preventivo

Mano de Obra

Materiales

Contratos

1.200.000

828

1.000.000

676

(200.000)

(17)

25.673

(225.673)

Total Mantenimiento Preventivo

1.200.000

828

1.000.000

676

(200.000)

(17)

25.673

(225.673)

Mantenimiento Correctivo

Mano de Obra

Materiales

Contratos

3.600.000

2.484

3.600.000

2.432

0

0

77.019

(77.019)

Total Mantenimiento Correctivo

3.600.000

2.484

3.600.000

2.432

0

0

77.019

(77.019)

Llantas y Neumáticos

Mano de Obra

Materiales

Contratos

4.165.480

2.875

4.165.480

2.815

0

0

89.117

(89.116)

Total Llantas y Neumáticos

4.165.480

2.875

4.165.480

2.815

0

0

89.117

(89.116)

Depreciación

Depreciación

10.000.000

6.901

10.000.000

6.757

0

0

213.941

(213.941)

Total Depreciación

10.000.000

6.901

10.000.000

6.757

0

0

213.941

(213.941)

Total Costos de Operación

46.621.571

32.175

46.984.880

31.747

363.309

1

997.425

(634.116)

Informe Control Presupuestal

Para la elaboración de este informe, se toma el valor del total del presupuesto, con corte a la misma fecha de los costos totales reales, esta comparación, normalmente presenta unas diferencias a la cuales les denominamos variaciones, variación total de presupuesto, que es la sumatoria de todas las variaciones presentadas en cada uno de los rubros o elementos del costo.

Normalmente, esta variación que puede ser negativa o positiva, la obtenemos de la siguiente manera:

Tomamos el costo o valor real y le restamos el valor presupuestado, si esta diferencia es negativa, nos indica que gastamos menos de lo presupuestado, que se presenta un ahorro, por lo tanto esta variación es favorable; pero por el contrario, si esta, es positiva, nos indica que gastamos más de lo presupuestado, entonces la variación es desfavorable, puesto que incurrimos en unos mayores costos.

Ahora, estas variaciones se acompañan de un valor porcentual, y para obtener la variación porcentual, se toma la variación total y se divide entre el presupuesto y luego se multiplica por 100, para ser expresado en porcentaje.

La variación total, se puede descomponer en otras dos variaciones, una de cantidad y otra de precio.

La variación de cantidad, está relacionada con el número de horas trabajadas, frente a las horas presupuestadas, el mayor o menor número de horas trabajadas o dejadas de trabajar afectan el gran total de la variación, El mayor número de horas puede estar relacionado por una mayor cantidad de labores realizadas, o por el contrario, una ineficiencia en la operación del equipo; la menor cantidad de horas puede estar relacionada, con una menor cantidad de labores realizadas o una mayor eficiencia, este comportamiento, nos lleva a revisar los estándares utilizados para la elaboración del presupuesto.

Análisis de Costos por Elemento

Costo operario de maquinaria: El valor real, que se le pagó al operario de maquinaria fue de $4.980.000, para un total de 1.480 horas máquinas trabajadas, generando un costo unitario por hora máquina de $3.365, frente a un valor presupuestado de $5.204.400 para un total de 1.449 horas, el cual arrojaba un valor hora para el presupuesto de $3.592; una vez comparado el valor total nos damos cuenta, que el valor gastado en operación de maquinaria es menor al presupuestado en $224.400, este valor es el que denominamos variación y en porcentaje representa un 4%, menor al presupuesto; por eso en el cuadro anterior, esta variación es negativa, e indica que se consumió un 4% menos de lo presupuestado.

Esta variación total favorable, se genera por dos variaciones parciales así:

Variación de cantidad:

Generada por la diferencia entre horas reales, frente a las horas presupuestadas, esto es: se presupuesto un consumo de 1.449 horas y se gastaron 1.480, lo que originó, un mayor número de horas consumidas de 31; por lo tanto la variación es desfavorable, estas horas valorizadas al precio del valor presupuestado que es de $3.592, arroja un valor de $111.343; hay que tener en cuenta, el costo de la hora presupuestada está redondeado, por lo tanto al hacer el calculo se presenta una diferencia de $9, pero si tomamos el valor de la hora con todos sus decimales, el total es de $111.343.

Lo anterior es la aplicación de la siguiente fórmula:

Variación de Cantidad = (Cantidad Real – Cantidad presupuestada) por el costo de la Hora Presupuestada.

Variación de Precio:

Corresponde a la diferencia existente, entre los precios unitarios reales y los presupuestados, por el número de horas laboradas.

En este ejemplo del costo del operario de maquinaria, el costo de la hora real es de $3.365 y el presupuestado es de $3.592, produciendo una variación de $227 favorables; tomando este valor y multiplicado por el número de horas trabajadas de 1.449, arrojando un valor de $335.743 favorables, valor que difiere un poco por el redondeo de valores del costo hora, pero si tomamos la totalidad de los decimales, el valor es preciso.

La siguiente fórmula resume la anterior variación de precio:

Variación de precio = (Costo hora real – Costo hora presupuestado) por el número de horas laboradas.

De esta manera podemos realizar, el análisis para todos los elementos o rubros.

En resumen, la variación favorable de costos de operación de maquinaria por valor de $224.400; obedece a: unos mayores costos por mayor número de horas utilizadas de $ 111.343 y unos menores costos por la reducción del costo hora máquina en $335.743

 

Preparado:

José Ever De la cruz Rojas

Profesor Tiempo Completo Facultad de Ciencias administrativas económicas y contables, Unidad Central del Valle del Cauca.

Contador Público, Especialista en: Administración de Empresas, Especialista en Docencia Universitaria, actualmente estudiante de La Maestría en Administración de Empresas de la Universidad del Valle.

Nací en Andalucía, Valle del Cauca, Colombia América Sur

 


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