1. Formular estrategias: Es necesario buscar una estrategia para cada debilidad y amenaza, teniendo en vista los objetivos planteados inicialmente. Habrá una estrategia para cada carencia, grande o pequeña y se tendrán tantas como sea necesario para lograr los objetivos propuestos.
2. Plantear actividades: Es el momento de realizar una lista de actividades para poner en marcha las estrategias y obtener los objetivos. Hay que tener en cuenta el orden cronológico ya que, como es obvio, algunas acciones dependen del resultado de las anteriores. También se debe ser cuidadoso con la administración de los recursos.
3. Definir responsables: Una vez terminada la lista de actividades, es necesario nombrar a los responsables de llevar a cabo cada una. Cuando la planificación es grupal, se pueden dividir las tareas asegurándose de que realmente se cumplan.
4. Lugar: Es importante delimitar dónde se realizará cada actividad. Esto nos ayudará a tener claro donde nos movemos y para qué específicamente planificamos esa actividad en ese lugar.
5. Tiempo: El tiempo es una variable fundamental, no sólo en una planificación sino en toda nuestra vida, por lo que debemos aprender a controlarla y manejarla para obtener los mejores resultados en el menor tiempo. No olviden que el tiempo es dinero. A cada actividad se le deberá asignar un tiempo, un día, una fecha.
6. Recursos: Luego de fijada la actividad, se deberá pensar qué recursos serán necesarios para llevarla adelante. Como vimos, esos recursos podrán ser humanos, físicos, tecnológicos, etc. Será necesario, además, contar con ellos con anticipación para tener seguridad de que dicha actividad será una realidad.
7. Ejecutar las actividades: Es llevar a la práctica todo lo programado. Esto le da sentido a todos los pasos que antes realizamos y asegura una buena puesta en práctica. Si se cumple con los requisitos de esta planificación se comprobará que ésta trasciende el papel donde se escribió y logra transformaciones en nuestro trabajo.
8. Evaluar: La evaluación es un proceso de medición que ayuda a contestar preguntas como ¿Qué se está haciendo?, ¿Qué se hizo? , ¿Qué se podrá hacer? Generalmente se cree que la evaluación es lo último, cuando lo hecho, hecho está. Pero no es así, o por lo menos no debería serlo. Debe ser un proceso constante que acompañe y que ayude a la reflexión sobre lo que se está haciendo. Esto permitirá cambiar sobre la marcha cuando se ve que algo no anda bien.

Los resultados de una evaluación siempre enriquecen y permiten retroalimentar una próxima planificación, en donde se tendrán en cuenta los aspectos positivos y negativos que se evaluaron. Si no se finaliza con una buena evaluación, se perderá gran parte del beneficio de haber planificado ya se pierde la oportunidad de aprender de lo hecho.

Planificar, Ejecutar y Evaluar = Resultado Positivo

1. Propósitos

Los principales propósitos de la planificación son los siguientes:

1. Establecer un esfuerzo coordinado. Es decir, da la dirección a los directivos y a los no directivos por igual. Cuando los empleados saben a dónde va la organización y con qué deben contribuir para alcanzar ese objetivo, pueden coordinar sus actividades, cooperar entre ellos y trabajar en equipo. Sin la planificación los departamentos podrían estar trabajando con propósitos encontrados e impedir que la organización se mueva hacia sus objetivos de manera eficiente.
2. Reducir la incertidumbre, ya que obliga a los directivos a mirar hacia el futuro, anticipar el cambio, considerar el impacto del mismo y desarrollar respuestas apropiadas. También, esclarece las consecuencias de las acciones que los directivos podrían desarrollar como respuesta a los cambios en el entorno de la empresa.
3. Reducir las actividades inútiles. La coordinación antes de que acontezcan los hechos, probablemente señalará las ineficiencias y lo superfluo. Además, cuando los medios y los fines son claros, las ineficiencias se vuelven obvias.
4. Establecer objetivos o estándares que se utilizan para controlar. En la función de planificación desarrollamos los objetivos. En la función de control, comparamos el desempeño actual con los objetivos, identificando cualquier desviación importante y adoptando las acciones correctivas necesarias. Sin planificación, no habría ninguna forma de poder controlar.

2. Mitos

1. La planificación que no resulte exacta es una pérdida de tiempo. El resultado final de la planificación es sólo uno de sus propósitos. El proceso en sí mismo puede ser valioso aunque los resultados no lleguen su objetivo. La planificación requiere que la gerencia piense a fondo que es lo que quiere hacer y cómo lo va ha hacer. La gerencia que haga una buena labor de planificación tendrá dirección y propósito, y la planificación reducirá el esfuerzo inútil. Todo esto puede ocurrir aunque los objetivos que se pretendan no sean alcanzados.
2. La planificación puede eliminar el cambio. La planificación no puede eliminar el cambio. Los cambios ocurrirán sin importar lo que la administración haga. Los gerentes planifican con el fin de anticipar los cambios y de desarrollar la respuesta más efectiva a ellos.
3. La planificación reduce la flexibilidad. La planificación implica compromiso, pero se convierte en restricción sólo si la gerencia deja de planificar después de hacerlo una vez. La planificación es una actividad continua. El hecho de que los planes formales hayan sido discutidos a fondo y articulados claramente, puede facilitar su revisión mejor que una serie ambigua de suposiciones que algún ejecutivo tenga en mente. También, algunos planes pueden ser más flexibles que otros.

SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL

1. Elementos

Por regla general, los elementos de los que consta un sistema de información son los siguientes:

1. Elementos humanos o personas dedicadas a captar, procesar, almacenar y proporcionar datos e informaciones a los usuarios que los demanden, en cualquier nivel de la organización; en general, puede afirmarse que todos los miembros de la organización e incluso los participantes externos, como cliente, proveedores, etc.
2. Elementos materiales que se utilizan en la captación, tratamiento, almacenaje y transmisión de datos e información (fichas, ordenadores, discos, etc.).
3. Procedimientos, métodos y técnicas para el tratamiento de los datos y la obtención de informaciones.
4. Datos, que por sí mismos carecen de valor en tanto en cuanto no sean relacionados entre sí, y valorados e interpretados en el contexto adecuado.

2. Retos

Cada vez más, los sistemas de información traen consigo cambios en las metas de los negocios, en las relaciones con los clientes y proveedores y en las operaciones internas. Los nuevos sistemas requieren hoy día el desarrollo de una nueva arquitectura de la información.

A pesar del rápido desarrollo de la tecnología de computación, no hay nada fácil o mecánico en la construcción de sistemas de información.

Construir, operar y mantener sistemas de información son por muchas razones actividades de reto. Se piensa que existen cinco retos claves que los administradores deben enfrentar:

1. El reto estratégico de los negocios: El cambio tecnológico se mueve más aprisa que los cambios de los seres humanos o las instituciones. Para seguir siendo competitivas, muchas instituciones deben de ser rediseñadas. Necesitarán del uso de la tecnología de la información para simplificar la comunicación y la coordinación, eliminar el trabajo innecesario y eliminar las ineficiencias de las estructuras organizacionales obsoletas. Las instituciones deben repensar y rediseñar la manera de diseñar, producir, entregar y mantener los bienes y los servicios.
2. El reto de la globalización: El crecimiento rápido del comercio internacional y el surgimiento de la economía global revelan una urgencia de sistemas de información que puedan dar soporte a las ventas y compras de productos en muchos países.
3. El reto de la arquitectura de información: Mientras que la tecnología de información puede sugerir algunas formas nuevas de hacer negocios, las empresas aun deben tener una idea clara de sus metas organizacionales y como pueden ser mejor apoyadas por los sistemas de información.
4. El reto de la inversión en los sistemas de información: Uno de los principales problemas que surgen del desarrollo de computadoras poderosas y baratas no involucra a la tecnología sino a la administración y a las instituciones. Una cosa es usar la tecnología de información para diseñar, producir, entregar y mantener nuevos productos, y otra cosa es ganar dinero haciendo esto.
5. El reto de la responsabilidad y el control: Los SIBC juegan un papel crítico en los negocios, en el gobierno y en la vida diaria, a punto tal que las instituciones deben tomar medidas especiales par asegurarse de que sean precisos, confiables y seguros.

Los sistemas de información deben ser diseñados para que operen tal como se desea y para que las personas puedan controlar el proceso. Al construir y usar sistemas de información, salud, seguridad, permanencia en empleos y bienestar social deben ser considerados con la misma importancia que la de alcanzar las metas organizacionales de la empresa.

3. Sistema de información gerencial

EJEMPLO

1. Formular objetivos:

1. Objetivo General: Diseñar un plan estratégico de tecnología de información y comunicación (TIC) que apoye la visión , misión, objetivos, metas y estrategias corporativas de la empresa de Construcciones de Apartamentos S.A. (Casa).
2. Objetivo Especifico:

• Evaluar la situación actual de la tecnología de información y comunicación que tiene la empresa.
• Definir las estrategias informáticas para el desarrollo de proyectos, en base a los resultados de la evaluación de la situación actual.
• Analizar las alternativas de estrategias de tecnologías a acorde a las estrategias informáticas definidas.
• Realizar la planificación estrategia de los datos.

1. Análisis FODA

• Desarrollo e implantación de Sistemas de Información operacionales o transaccionales ya que la empresa no tiene.
• Desarrollar un sitio Web en Internet para la empresa.
• Ampliar la Red de Área Local a una Intranet.
• Incorporar Internet
• Incorporar dentro de su estructura organizativa una Área de Informática.

• Resistencia al cambio por parte de los usuarios.
• Proceso complejo y largo muchas veces dura más del tiempo estipulado.
• Costo alto de la consultoría informática.

• No existe ninguna Área informática que pueda ser la contraparte de la consultaría informática.
• No existe Plataforma de Sistemas Operativos.
• Falta de Flujo de Información.
• La empresa no dispone de Sistemas de información ni de personal informático.
• No existe una estrategia de sistemas de Información que cubran todas las áreas de la Empresa.
• No hay Bases de datos
• No existe Pagina Web
• No poseen Internet

La planificación es una de las funciones básicas de la administración, que relaciona el futuro con las decisiones actuales para alcanzar los fines de la empresa. En concreto, la planificación consiste en la selección de los objetivos empresariales y de las metas departamentales y en la determinación de las formas de alcanzarlos.

Con anterioridad a la década de los 80's, la información no se consideraba como un activo importante dentro de las empresas. En ocasiones se llegó a considerar como algo perjudicial y recorrió una extensa evolución hasta ostentar el valor estratégico para los negocios que ahora tiene.

El cambio de concepción con respecto a la Información ha pasado por tres fases: en la primera (1950-1970), se asociaba la información con una montaña de papeles que formaban parte de las burocracias y que si se salía de control podía estrangular una organización: se tomaba como un mal necesario. En un segundo momento (1970-1980), la información se tomó como un soporte administrativo global de las organizaciones y se asociaba con la expedición incesante de cientos y cientos de informes por doquier concernientes con todas las áreas funcionales de la empresa.

Desde 1980 hasta el presente, se ha visto que la información es una herramienta vital de soporte a las decisiones administrativas y que no solo sirve para expedir informes sino también para hacer análisis que conduzcan a diagnosticar el estado actual de las empresas.

La información de más alto nivel debe obtenerse como un producto secundario del procesamiento de datos, desarrollando modelos y métodos que presenten información adecuada a cada nivel administrativo tomando en cuenta el alcance y la naturaleza de la información y el grado en que interactúa cada administrador.

La introducción de la tecnología de computadores ha conllevado a que los diversos sistemas de información se conviertan en elementos de importancia en la organización y por eso en la actualidad la empresa que no informatice un sistema de información no se considera que esté a la vanguardia. Estos sistemas de información son parte de las instituciones. De hecho, para algunas empresas sin tales sistemas no habría negocio (los elementos claves de una institución son su personal, la estructura, los procedimientos de operación y su cultura).

Es ello que en la actualidad, los administradores se basan menos en la intuición o en la suerte y se apoyan de forma creciente en el análisis sistemático de la realidad y en el pronóstico de su evolución. La planificación, al igual que las demás funciones administrativas, se ha convertido en un requisito para la supervivencia de la empresa.

Si una empresa se rige mediante una administración basada en intuiciones o expectativas de dudosa fiabilidad, será normal encontrarse, en ese caso, con frecuentes rectificaciones del rumbo empresarial; este tipo de gestión, que podemos denominar: reactiva implica que el empresario espera al futuro; para a medida que el futuro va haciéndose presente ir marcando las pautas de actuación de la empresa.

Las empresas de hoy día deben regirse por una gestión anticipativa o proactiva, por ello deben realizar y utilizar una planificación sistemática que sirva para definir sus objetivos y elaborar los cursos de acción con que alcanzarlos. En este tipo de gestión, las decisiones que se vayan tomando irán modelando las circunstancias en las que se va a desarrollar el futuro, ya que éste es consecuencia del presente y del pasado.

Por ultimo el ejemplo que describo tendrá el siguiente flujo de información (será de forma horizontal, vertical y diagonal):

- es.wikipedia.org/wiki/Planeaci%C3%B3n

- es.wikipedia.org/wiki/Planificaci%C3%B3n

- es.wikipedia.org/wiki/Sistemas_de_informaci%C3%B3n_de_direcci%C3%B3n

- virtualmoodle.umanizales.edu.co/moodle/mod/resource/view.php?id=6869

- www.esmas.com/emprendedores/emprendedores/402638.html

- www.monografias.com/trabajos32/proyecto-casa/proyecto-casa.shtml

- www.mujeresdeempresa.com/negocios/negocios000808.shtml

- www.subdere.gov.cl/1510/articles-67482_ttr_037.pdf

Trabajo realizado por:

Isabel Perez Rios

Estudiante de Administración en la Universidad Inca Garcilazo de la Vega,

Perú 2007