El departamento de Investigación, Desarrollo e Innovación (I+D+i) puede ser la clave del futuro de la empresa. Un equipo de I+D+i "ineficaz" no nos servirá de nada.

De esta actividad surgen dos problemas específicos para la Gerencia:

Las pymes tratan de resolver este problema perteneciendo a las asociaciones de investigación creadas para este colectivo empresarial. Las grandes industrias disponen de su propia asociación que estudia los proyectos específicos de I+D en áreas específicas que son de interés y los resultados son puestos a disposición de todos sus miembros. Esta no es una situación ideal pero, al menos, permite que el coste de las investigaciones sean cofinanciadas por todos ellos a un nivel razonable.

Quizás la empresa necesita disponer un departamento de I+D más que cualquier otro departamento, y que esté compuesto por especialistas expertos en estas tareas. Estos especialistas son eminentemente técnicos y esto puede plantear problemas porque no tienen las habilidades y el entrenamiento necesario en la gestión empresarial. Además estos técnicos suelen tener personalidades muy acusadas y no se adaptan fácilmente a los aspectos usuales de la comunicación y las relaciones humanas.

El diagnóstico y la previsión son elementos vitales para la supervivencia de la empresa si ésta se encuentra inmersa en un mercado evolutivo, donde debe asumir riesgos calculados en la demanda de productos futuros, muchos de ellos con factores de riesgo muy altos. Este riesgo puede ser reducido si se realiza una investigación efectiva y acertada del mercado, pero no siempre se actúa de forma adecuada para evitar dichos riesgos.

Los desarrollos técnicos tienden a concentrarse en los siguientes puntos:

• Productos
• Materiales
• Componentes
• Procesos productivos
• Equipos de producción

Muchas empresas consideran que los productos son el factor crítico, pero todo depende de la industria y su mercado objetivo.

En las industrias de "proceso", por ejemplo, lo más importante son los desarrollos técnicos en el proceso de producción y la dotación de equipos adecuados.

Por otro lado, el principal problema es la falta de comunicación que a menudo existe entre los departamentos de I+D+i y la Dirección de Marketing. Esto se debe principalmente a los rasgos de personalidad y a la actitud prepotente de algunos especialistas en hacer prevalecer sus criterios técnicos por encima de cualquier otro.

Para solucionar este problema algunas empresas determinan que I+D+i dependa directamente de la Dirección General de la misma.

ETAPAS EN LA INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO

La Dirección Técnica puede ser dividida en:

La investigación a su vez puede ser dividida en dos categorías:

Investigación integral. Generalmente es efectuada por las Universidades Politécnicas y tiene como objetivo propugnar el conocimiento humano, pero sin ninguna aplicación práctica.

Ocasionalmente, los resultados de estas investigaciones demuestran un potencial comercial o práctico, y por tanto la industria privada mantiene una relación muy estrecha con los trabajos de los científicos e investigadores de estas instalaciones académicas.

Investigación aplicada. Es el área de interés para el mundo comercial y generalmente es realizada por las propias empresas o por los Institutos de Investigación a los cuales pertenecen.

En esta etapa preliminar es difícil controlar los gastos de investigación. Tanto la investigación integral como la aplicada suponen costes considerables y los presupuestos de investigación suelen quedarse cortos. En el Tema 16 vimos que el Comité de Gestión es un mecanismo de coordinación para la comunicación entre departamentos y tiene la facultad para tomar decisiones sobre la planificación de los productos o servicios de la empresa.

Otra función importante de este comité es mantener un estricto control de los costes de I+D particularmente en la etapa de la investigación aplicada. Puede resultar difícil para el comité decidir cuando ha de finalizar un proyecto que todavía tiene vigencia pero donde se evidencia que los resultados de la investigación no son todavía positivos, como se esperaba.

Una vez que la empresa ha culminado la etapa de desarrollo del prototipo, los problemas del coste han sido resueltos y se entra en la fase de viabilidad del producto nuevo, tan solo queda desarrollarlo de una forma rentable, comercialmente hablando. Por la oportunidad que se presenta en el mercado, algunas empresas van directamente de la etapa de desarrollo a la utilización del prototipo en el proceso de producción.

La proyección tecnológica es un elemento vital en el proceso de la planificación corporativa. Si una empresa no tiene una idea clara de su estrategia de marketing, será muy difícil que pueda hacer planes corporativos realistas.

La planificación corporativa trata de evaluar las oportunidades e identificar en que escenarios futuros se moverá la empresa. Un estudio o auditoria del mercado objetivo de ésta y de la presencia de sus productos frente a los de sus competidores, será su nueva señal de identidad. Un ejemplo de lo que decimos lo vimos en el ejemplo práctico del Tema 34, cuando GULF OIL cambió por completo su estrategia de productos.

Esta actividad forma parte de una planificación a largo plazo donde la Dirección Técnica juega un papel clave. La empresa depende de sus habilidades y experiencias para formular un plan corporativo que contemple la fabricación de nuevos productos innovadores en el mercado que hagan posible el cumplimiento de la política de inversiones y de ganancias de la empresa.

La cultura del país también debe ser considerada. En nuestro país debido a la poca tradición industrial en la mayoría de sus regiones autónomas, salvo Cataluña y el País Vasco, el consumidor es muy cauteloso ante productos innovadores. Un porcentaje bajo de productos nuevos tiene éxito en nuestro país, por ser muy tradicionalista, mientras que en los Estados Unidos de Norteamérica la aceptación por parte del consumidor es superior. Muchas empresas harán la prueba de un nuevo producto en el mercado americano antes de introducirlo en Europa.

El Director Técnico deberá estudiar objetivamente los ciclos de vida de los productos existentes ya que el diseño y lanzamiento de otros nuevos debe estar vinculado a la actividad total de la empresa. Esta maniobra puede colapsar los recursos financieros de la empresa o crear problemas de calidad o demoras de entrega lo que supondría una deficiencia del nuevo producto porque este nacería de forma irregular y sin posibilidades de éxito.

En este tema nos hemos ocupado de las necesidades y problemas de los departamentos de I+D+i, pero también debemos considerar otros departamentos con necesidades especiales, como: Compras y Proceso de Datos.

Existen otros departamentos, pero estos están integrados dentro de otros más grandes, como:

Expedición, que forma parte de Distribución, que a su vez pertenece al de Marketing.

El Departamento de Compras es responsable de la adquisición de materiales y componentes que permiten a la empresa desarrollar sus procesos de producción. Su papel varía considerablemente de una empresa a otra. Algunos responsables de compras solo cumplimentan los pedidos realizados por otros departamentos, mientras otros tienen suficiente autonomía para tomar decisiones en cuanto a que tipo o marca de material se debe comprar.

El Departamento de Proceso de Datos se ha convertido en los últimos años en uno de los más importantes de la empresa. Sin embargo, es muy difícil determinar las responsabilidades y funciones del director de este departamento porque los requisitos varían según el tipo de empresa. En las empresas modernas todos los responsables de la gestión disponen en sus despachos de terminales informáticos y es necesario que se familiaricen con los programas y equipos que regulan el tráfico interno y externo de la empresa. En tal caso el director del departamento de proceso de datos tendrá una posición clave e intervendrá en el diseño y puesta en marcha de los procesos informáticos de gestión aprovechando la evolución de las nuevas aplicaciones tecnológicas puestas a disposición del mundo empresarial, como una contribución más efectiva a las posibilidades de crecimiento de la empresa.

En este Tema se han estudiado las particularidades de los directores técnicos y su relación con otros directores funcionales y jefes de sección dentro de la organización.

Históricamente, la Gerencia Técnica se ha distanciado de la actividad de la gerencia nuclear de la empresa, debido a la actitud de los técnicos de no adaptarse a los requisitos de la organización. Sin embargo, con la evolución continua de las nuevas tecnologías, el papel del técnico se está haciendo más importante e imprescindible y es probable que las actitudes anteriores acaben bajo la presión de las circunstancias de corresponsabilidad y trabajo en equipo que hoy prevalecen en la gestión moderna.

Los objetivos fundamentales del gerente técnico se encuadran en el área de la innovación tecnológica y dado su preparación profesional tiene la facultad de responder permanentemente a los cambios de los factores ambientales externos.

La historia de la compañía británica Sinclair estuvo llena de éxitos como de fracasos. Fue una empresa británica que se distinguió por sus innovaciones en el campo de la informática de gestión. Fabricó un pequeño ordenador a un precio muy barato y lo vendió con un lema "Un ordenador para todos", que fue un gran éxito técnico y de marketing. A pesar de esto, casi se arruinó en su intento de desarrollar un coche eléctrico que fue promocionado en el mercado inglés. Lamentablemente el mercado escogido fue el menos indicado, pero sin embargo en los Estados Unidos fabricó un pequeño automóvil para campos de golf que tuvo un gran éxito.

Para asegurar que las inversiones en las tecnologías de la información y las comunicaciones producen el mayor impacto, los directores de sistemas deben ser capaces de involucrar a la alta dirección del negocio y de concentrarse en la innovación.

Los CIO (chief information officers—directores de sistemas) llevan tiempo optimizando los recursos de sistemas con bastante éxito. Sin embargo, muchos consejeros delegados dicen estar decepcionados porque el área informática no aporta lo suficiente en la mejora del desempeño del negocio.

La Dirección General y muchos CIO coinciden en los elementos necesarios para una gestión efectiva e los sistemas: mayor participación de las unidades de negocio en las decisiones de inversión en tecnología, mayor responsabilidad de éstas para lograr los beneficios derivadas de las inversiones, y mayor énfasis en el uso de los sistemas para impulsar cambios significativos en el modo de hacer del negocio (innovación)

Estos responsables tienen un conocimiento claro de los costes e inversiones en sistemas. Discuten asuntos relacionados con sistemas en un idioma financiero común, claramente orientado al impacto en el negocio, y toman decisiones más rápidas e inteligentes.

Realice un memorando de cual es el propósito del departamento de I+D+i.

Tema 37 Papel y Función de la Oficina

Un E.P.C. (Espacio Profesional Compartido) o también llamado la Oficina Administrativa ha sido definido por el IEGE, como:

"El espacio empresarial que se encarga de albergar los servicios de información, administración, planificación y comunicación en los cuales la Dirección de una empresa controla su patrimonio, promueve sus negocios y logra sus objetivos". Es lo que en términos coloquiales denominamos "La oficina".

El contenido de esta definición nos indica que la función principal de una oficina es la de prestar servicios tanto a la Gerencia como al resto de la organización. Puede considerarse como el proveedor de un espacio físico donde la empresa tiene centralizados las distintos departamentos que operan en las áreas de:

El objetivo de éste análisis funcional debe ser conocido y entendido por todo el personal afectado. Una revisión detallada de las actividades de la oficina puede ser percibida por los empleados como una amenaza en su futuro, si no se explican los beneficios que aportará al conjunto y se hace todo el esfuerzo para obtener su cooperación.

Antes de analizar los procedimientos actuales deberemos definir claramente el propósito que se pretendió en la implantación inicial y demostrar que la nueva implantación puede ser lograda alterando los antiguos procedimientos.

La definición del propósito de la revisión, es decir, lo que se pretende lograr, es la parte más importante y quizás la más difícil en este análisis preliminar. Sin embargo, es un paso esencial si la solución que va a ser establecida es mejor y más efectiva en costes que la anterior.

A veces esta definición de propósitos es mal interpretada en el enfoque: deberemos estudiar el fin--el propósito-- que pretendemos conseguir antes que el método. Una vez que el nuevo procedimiento ha sido establecido, la selección del método y las actividades que intervienen pueden iniciarse sin problemas.

Los procedimientos deben ser diseñados sistemáticamente para asegurar que todos los objetivos establecidos en dicho procedimiento son cumplimentados. El uso correcto e imaginativo de los recursos disponibles de los procedimientos y métodos aplicados, ofrecerán sin duda un servicio superior a la empresa y a sus gerentes funcionales.

Una vez establecidos estos procedimientos, deben ser formalmente registrados y las actividades controladas para asegurarnos que están de acuerdo con el procedimiento normalizado. Estos formarán parte del manual de calidad de la gestión funcional interna de la empresa. Un proceso sistemático claramente definido, aprobado y posteriormente establecido, nos aportará siempre resultados óptimos en nuestra gestión.

Los trabajos administrativos tratan de examinar los documentos de la empresa y decidir que hacer con ellos, chequeando su contenido, verificando si los datos están completos y son correctos, clasificarlos, trasladar datos de un documento a otros, realizar cálculos, codificarlos, etc. Todas estas tareas o "papeleo" pueden ser verificados con la rapidez que aportan los equipos ofimáticos e informáticos.

Los puntos importantes que debemos recordar siempre sobre el trabajo de la oficina, son:

La existencia de un circuito definido para recibir, procesar y obtener los resultados esperados.

La existencia de archivos con el objeto de guardar y custodiar todas las actividades procesadas y referidas a las actividades de la empresa.

La naturaleza reiterativa del trabajo de acuerdo con las instrucciones marcadas.

El trabajo realizado en la oficina permite que los distintos sistemas de comunicación, oral y escrita, sigan su curso. Los cambios en la organización de la oficina presentan nuevas responsabilidades para la Gerencia. Estas estructuras deben resaltar la importancia de una comunicación eficaz y eliminar en lo posible los hábitos jerárquicos y rígidos en cuanto a la relación empresa—empleado. Sin embargo, toda nueva implantación traerá consigo sus propios problemas de control y seguridad.

El carácter de la oficina ha cambiado con la introducción de las nuevas tecnologías. La estructura de la organización y los sistemas de control aportan mucha más disciplina en el trabajo administrativo, lo que a veces provoca tensiones en las relaciones tradicionales entre empleados y directivos.

IBERIA LÍNEAS AÉREAS ESPAÑOLAS introdujo en la década de los 70 un sistema de reservas completamente informatizado en sus oficinas centrales. Cuando un pasajero llamaba por teléfono para pedir información, el operador de la oficina disponía de una pantalla de ordenador que estaba conectada al ordenador central de la compañía que informaba en tiempo real los detalles de vuelos y reservas de plaza.

En respuesta a las preguntas, el operador recibía información en su ordenador y cumplimentaba los datos solicitados por el cliente que llamaba por teléfono. Si el pasajero estaba de acuerdo, realizaba una reserva provisional que quedaba registrada en el ordenador central y era notificado instantáneamente a las demás terminales que operaban en el sistema y que estaban solicitando información sobre el mismo vuelo y de esta forma se reducía la posibilidad de reservas dobles.

Los operadores, en su día, reconocieron que este sistema era mucho más efectivo pero también percibieron que el control por parte de los supervisores, era mucho más estricto. Cualquier error era automáticamente registrado en el sistema con la misma celeridad con que se contrataban los pedidos; esto permitió a los responsables de área solicitar un mayor entrenamiento en casos apropiados y consejos o procedimientos disciplinarios en otros.

Hoy día todos estos procesos se han agilizado enormemente al incorporar esta Compañía sus servicios a través de la red Internet, ofreciendo una amplitud de servicios on line, hasta hace poco inimaginables.

El diseño y distribución de la oficina dependerá fundamentalmente de la naturaleza y funciones específicas de la misma. Aunque son similares las oficinas de producción y de personal, no cabe duda que existe una gran diferencia en los trabajos asignados a los empleados de cada una de ellas y por ende la disposición de los puestos de trabajo y los elementos que lo configuran

Muchas empresas disponen de una Oficina Central que trata con todas las actividades que se desarrollan en la misma. El Director General tiene suficiente experiencia y es capaz de asesorar a los distintos departamentos sobre los procedimientos generales de la gestión. Estas oficinas, generalmente, disponen de un sistema centralizado que da cabida a varios servicios comunes: recepción, correo, centralita, seguridad y otros servicios.

Los archivos centrales guardan todos los documentos, tanto físicos como informatizados y están al alcance de todos lo miembros de la empresa y además cuenta con archivos individuales por departamentos. Dependiendo de su tamaño, algunas empresas disponen de un departamento exclusivo para temas jurídicos llamado Asesoría Jurídica, que se encarga de redactar los contratos, garantías, recuperación de créditos impagados y otros problemas legales que puedan surgir y referidos a contenciosos laborales, accidentes, patentes, seguros, etc.

Es el centro de las actividades productivas de la empresa y usualmente se le denomina la fábrica. Este departamento aplica los métodos más eficaces en la fabricación de los artículos. Antes de iniciar el proceso de fabricación se calculan los costes y se prevé cualquier eventualidad que pueda alterar o afectar al proceso. Estos trabajos son realizados por los supervisores que efectúan un seguimiento de los materiales requeridos y demás componentes para garantizar que estén disponibles a tiempo en la línea de producción.

Los diversos costes que intervienen en la explotación general de la empresa así como los ingresos que recibe la misma conciernen a este departamento. Registra las compras, ventas y gastos así como la compra o venta de activos fijos inmovilizados y demás adquisiciones de la empresa. Revisa periódicamente las cuentas para asegurar que las inversiones se están realizando correctamente. También se ocupa del pago de los salarios e incentivos al personal. La contabilidad de costes vigila los presupuestos de producción, tanto directos como indirectos, y garantiza mediante el cálculo y control permanente cualquier desviación de los costes, para garantizar que los precios de venta nos producen los beneficios esperados.

Supervisa todos los asuntos referidos al personal de la empresa. Se encarga de la selección y contratación del personal, organiza cursos de formación a los distintos niveles y prepara reuniones de trabajo, charlas o seminarios para los directivos o para introducir nuevos procedimientos de trabajo. También se ocupa de los expedientes personales, de considerar candidatos para su promoción y redacta informes sobre normas operativas para jefes de departamento y supervisores. Recoge las quejas de los empleados, se ocupa de los expedientes disciplinarios y de despido, prepara informes testimoniales para el personal que abandona la empresa y se ocupa, por último, del bienestar social de los empleados, sin excepción.

Este departamento es responsable de la compra de las materias primas y de la maquinaria y utillaje utilizados en el proceso de fabricación. También se ocupa de comprar los equipos y material de oficina. Cuando se reciben los suministros el Director de Compras visará las facturas de los distintos proveedores y las remitirá al departamento de Contabilidad para su pago.

Se encarga de que los productos sean enviados a los clientes, bien por ferrocarril, carretera, mar o por vía aérea. El gerente de transporte será el responsable de la selección del medio de transporte más seguro y económico para la consignación de las mercancías y estará al corriente de las tarifas vigentes de los fletes. Algunas empresas disponen de su propia flota de camiones y estos operan bajo la supervisión del mencionado gerente.

Para trabajar eficientemente, es fundamental que el diseño de la oficina sea correcto, que el mobiliario sea funcional, que haya luz, calefacción y ventilación suficiente, en función de la capacidad volumétrica del espacio disponible.

La ubicación de los distintos departamentos y su relación con los demás es un tema a tener en cuenta y deben ser considerados los siguientes factores: