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Introducción a la Gestión Empresarial (página 13)




Enviado por Pedro Rubio Dominguez



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  1. Unidad 9 La gestión de los distintos
    Departamentos

    Tema 36 Otras áreas
    funcionales

    Es este Tema se estudian otras áreas
    funcionales de la empresa
    que requieren una Dirección Especializada como son los
    departamentos: Técnico, Investigación y Desarrollo, Planificación Corporativa y otras
    áreas de gestión.

    INTRODUCCIÓN

    El departamento de Investigación,
    Desarrollo e Innovación (I+D+i)
    puede ser la
    clave del futuro de la empresa. Un
    equipo de I+D+i "ineficaz" no nos servirá de
    nada.

    De esta actividad surgen dos problemas
    específicos para la Gerencia:

  2. Los resultados de la investigación
    difícilmente pueden ser pronosticados y la empresa
    puede realizar cuantiosas inversiones en un proyecto de
    investigación solo para encontrar que no existe
    una aplicación comercial efectiva.

    Las pymes tratan de resolver este problema
    perteneciendo a las asociaciones de investigación
    creadas para este colectivo empresarial. Las grandes industrias
    disponen de su propia asociación que estudia los
    proyectos
    específicos de I+D en áreas específicas
    que son de interés y los resultados son puestos a
    disposición de todos sus miembros. Esta no es una
    situación ideal pero, al menos, permite que el coste
    de las investigaciones sean cofinanciadas por todos
    ellos a un nivel razonable.

    Quizás la empresa necesita disponer un
    departamento de I+D más que cualquier otro
    departamento, y que esté compuesto por especialistas
    expertos en estas tareas. Estos especialistas son
    eminentemente técnicos y esto puede plantear problemas
    porque no tienen las habilidades y el entrenamiento
    necesario en la gestión
    empresarial. Además estos técnicos suelen
    tener personalidades muy acusadas y no se adaptan
    fácilmente a los aspectos usuales de la
    comunicación y las relaciones
    humanas.

    EL ROL DEL DEPARTAMENTO
    TÉCNICO

    El diagnóstico y la previsión son
    elementos vitales para la supervivencia de la empresa si
    ésta se encuentra inmersa en un mercado
    evolutivo, donde debe asumir riesgos
    calculados en la demanda de
    productos
    futuros, muchos de ellos con factores de riesgo muy
    altos. Este riesgo puede ser reducido si se realiza una
    investigación efectiva y acertada del mercado, pero no
    siempre se actúa de forma adecuada para evitar dichos
    riesgos.

    Los desarrollos técnicos tienden a
    concentrarse en los siguientes puntos:

    • Productos
    • Materiales
    • Componentes
    • Procesos productivos
    • Equipos de producción
    • Muchas empresas consideran que los productos son
      el factor crítico, pero todo depende de la
      industria y su mercado objetivo.

      En las industrias de "proceso", por ejemplo, lo más
      importante son los desarrollos técnicos en el
      proceso de producción y la dotación de
      equipos adecuados.

      Por otro lado, el principal problema es la falta
      de comunicación que a menudo existe
      entre los departamentos de I+D+i y la Dirección de
      Marketing. Esto se debe principalmente a
      los rasgos de personalidad y a la actitud prepotente de algunos
      especialistas en hacer prevalecer sus criterios
      técnicos por encima de cualquier otro.

      Para solucionar este problema algunas empresas
      determinan que I+D+i dependa directamente de la
      Dirección General de la misma.

      ETAPAS EN LA INVESTIGACIÓN Y
      DESARROLLO

      La Dirección Técnica puede ser
      dividida en:

  3. Los costes de I+D+i pueden ser excesivos y por tanto
    fuera del alcance de las posibilidades de la
    empresa.
  4. La función
    básica de investigación.
  5. El desarrollo de prototipos.

    La investigación a su vez puede ser
    dividida en dos categorías:

    Investigación integral. Generalmente
    es efectuada por las Universidades Politécnicas y
    tiene como objetivo propugnar el
    conocimiento humano, pero sin ninguna aplicación
    práctica.

    Ocasionalmente, los resultados de estas
    investigaciones demuestran un potencial comercial o
    práctico, y por tanto la industria privada mantiene
    una relación muy estrecha con los trabajos de los
    científicos e investigadores de estas instalaciones
    académicas.

    Investigación aplicada. Es el
    área de interés para el mundo comercial y
    generalmente es realizada por las propias empresas o por los
    Institutos de Investigación a los cuales
    pertenecen.

    En esta etapa preliminar es difícil controlar
    los gastos de
    investigación. Tanto la investigación integral
    como la aplicada suponen costes considerables y los presupuestos de investigación suelen
    quedarse cortos. En el Tema 16 vimos que el Comité de
    Gestión es un mecanismo de coordinación para la
    comunicación entre departamentos y tiene la facultad
    para tomar decisiones sobre la planificación de los
    productos o servicios
    de la empresa.

    Otra función importante de este comité
    es mantener un estricto control de
    los costes de I+D particularmente en la etapa de la
    investigación aplicada. Puede resultar difícil
    para el comité decidir cuando ha de finalizar un
    proyecto que
    todavía tiene vigencia pero donde se evidencia que los
    resultados de la investigación no son todavía
    positivos, como se esperaba.

    Una vez que la empresa ha culminado la etapa de
    desarrollo del prototipo, los problemas del coste han sido
    resueltos y se entra en la fase de viabilidad del producto
    nuevo, tan solo queda desarrollarlo de una forma rentable,
    comercialmente hablando. Por la oportunidad que se presenta
    en el mercado, algunas empresas van directamente de la etapa
    de desarrollo a la utilización del prototipo en el
    proceso de producción.

    EL PROCESO DE LA PLANIFICACIÓN
    CORPORATIVA

    La proyección tecnológica es un
    elemento vital en el proceso de la planificación
    corporativa. Si una empresa
    no tiene una idea clara de su estrategia
    de marketing, será muy difícil que pueda hacer
    planes corporativos realistas.

    La planificación corporativa trata de evaluar
    las oportunidades e identificar en que escenarios futuros se
    moverá la empresa. Un estudio o auditoria del mercado
    objetivo de ésta y de la presencia de sus productos
    frente a los de sus competidores, será su nueva
    señal de identidad.
    Un ejemplo de lo que decimos lo vimos en el ejemplo
    práctico del Tema 34, cuando GULF OIL cambió
    por completo su estrategia de productos.

    Esta actividad forma parte de una
    planificación a largo plazo donde la Dirección
    Técnica juega un papel clave. La empresa depende de
    sus habilidades y experiencias para formular un plan
    corporativo que contemple la fabricación de nuevos
    productos innovadores en el mercado que hagan posible el
    cumplimiento de la política de inversiones y de ganancias
    de la empresa.

    La cultura
    del país también debe ser considerada. En
    nuestro país debido a la poca tradición
    industrial en la mayoría de sus regiones
    autónomas, salvo Cataluña y el País
    Vasco, el consumidor
    es muy cauteloso ante productos innovadores. Un porcentaje
    bajo de productos nuevos tiene éxito en nuestro país, por ser
    muy tradicionalista, mientras que en los Estados
    Unidos de Norteamérica la aceptación por
    parte del consumidor es superior. Muchas empresas
    harán la prueba de un nuevo producto en el mercado
    americano antes de introducirlo en Europa.

    El Director Técnico deberá estudiar
    objetivamente los ciclos de vida de los productos existentes
    ya que el diseño y lanzamiento de otros nuevos
    debe estar vinculado a la actividad total de la empresa. Esta
    maniobra puede colapsar los recursos
    financieros de la empresa o crear problemas de calidad o
    demoras de entrega lo que supondría una deficiencia
    del nuevo producto porque este nacería de forma
    irregular y sin posibilidades de éxito.

    OTRAS ÁREAS ESPECIALIZADAS DE LA
    GESTIÓN

    En este tema nos hemos ocupado de las necesidades y
    problemas de los departamentos de I+D+i, pero también
    debemos considerar otros departamentos con necesidades
    especiales, como: Compras y Proceso de Datos.

    Existen otros departamentos, pero estos están
    integrados dentro de otros más grandes,
    como:

    Expedición, que forma parte de
    Distribución, que a su vez pertenece al de
    Marketing.

    El Departamento de Compras es responsable de
    la adquisición de materiales
    y componentes que permiten a la empresa desarrollar sus
    procesos
    de producción. Su papel varía considerablemente
    de una empresa a otra. Algunos responsables de compras
    solo cumplimentan los pedidos realizados por otros
    departamentos, mientras otros tienen suficiente
    autonomía para tomar decisiones en cuanto a que tipo o
    marca de
    material se debe comprar.

    El Departamento de Proceso de Datos se ha
    convertido en los últimos años en uno de los
    más importantes de la empresa. Sin embargo, es muy
    difícil determinar las responsabilidades y funciones del
    director de este departamento porque los requisitos
    varían según el tipo de empresa. En las
    empresas modernas todos los responsables de la gestión
    disponen en sus despachos de terminales informáticos y
    es necesario que se familiaricen con los programas y
    equipos que regulan el tráfico interno y externo de la
    empresa. En tal caso el director del departamento de proceso
    de datos tendrá una posición clave e
    intervendrá en el diseño y puesta en marcha de
    los procesos informáticos de gestión
    aprovechando la evolución de las nuevas aplicaciones
    tecnológicas puestas a disposición del mundo
    empresarial, como una contribución más efectiva
    a las posibilidades de crecimiento de la empresa.

    RESUMEN

    En este Tema se han estudiado las particularidades
    de los directores técnicos y su relación con
    otros directores funcionales y jefes de sección dentro
    de la
    organización.

    Históricamente, la Gerencia Técnica se
    ha distanciado de la actividad de la gerencia nuclear de la
    empresa, debido a la actitud de los técnicos de no
    adaptarse a los requisitos de la organización. Sin embargo, con la
    evolución continua de las nuevas
    tecnologías, el papel del técnico se
    está haciendo más importante e imprescindible y
    es probable que las actitudes
    anteriores acaben bajo la presión de las circunstancias de
    corresponsabilidad y trabajo en
    equipo que hoy prevalecen en la gestión
    moderna.

    Los objetivos
    fundamentales del gerente
    técnico se encuadran en el área de la innovación tecnológica y dado su
    preparación profesional tiene la facultad de responder
    permanentemente a los cambios de los factores ambientales
    externos.

    EJEMPLO PRÁCTICO (I)

    La historia de
    la compañía británica Sinclair
    estuvo llena de éxitos como de fracasos. Fue una
    empresa británica que se distinguió por sus
    innovaciones en el campo de la informática de gestión.
    Fabricó un pequeño ordenador a un precio muy
    barato y lo vendió con un lema "Un ordenador para
    todos", que fue un gran éxito técnico y de
    marketing. A pesar de esto, casi se arruinó en su
    intento de desarrollar un coche eléctrico que fue
    promocionado en el mercado inglés. Lamentablemente el mercado
    escogido fue el menos indicado, pero sin embargo en los
    Estados Unidos fabricó un pequeño
    automóvil para campos de golf que tuvo un gran
    éxito.

    EJEMPLO PRÁCTICO
    (II)

    Para asegurar que las inversiones en las
    tecnologías de la información y las comunicaciones producen el mayor impacto, los
    directores de sistemas
    deben ser capaces de involucrar a la alta dirección
    del negocio y de concentrarse en la
    innovación.

    Los CIO (chief information officers—directores
    de sistemas) llevan tiempo
    optimizando los recursos de sistemas con bastante
    éxito. Sin embargo, muchos consejeros delegados dicen
    estar decepcionados porque el área informática
    no aporta lo suficiente en la mejora del desempeño del negocio.

    La Dirección General y muchos CIO coinciden
    en los elementos necesarios para una gestión efectiva
    e los sistemas: mayor participación de las unidades de
    negocio en las decisiones de inversión en tecnología, mayor responsabilidad de éstas para lograr
    los beneficios derivadas
    de las inversiones, y mayor énfasis en el uso de los
    sistemas para impulsar cambios significativos en el modo de
    hacer del negocio (innovación)

    Estos responsables tienen un conocimiento claro de los costes e inversiones
    en sistemas. Discuten asuntos relacionados con sistemas en un
    idioma financiero común, claramente orientado al
    impacto en el negocio, y toman decisiones más
    rápidas e inteligentes.

    EJERCICIO

    Realice un memorando de cual es el propósito
    del departamento de I+D+i.

    PREGUNTAS

  6. Pruebas piloto del producto
    investigado y desarrollado.
  7. ¿Qué problemas plantea la
    actividad del I+D?
  8. ¿Qué tipo de personalidad se
    asocia a los empleados técnicos en los departamentos de
    I+D?
  9. ¿En qué áreas se
    enmarcan los desarrollos técnicos?
  10. ¿Por qué el Departamento de
    I+D se comunica directamente con la Dirección
    General?
  11. ¿En qué categorías
    podemos dividir la investigación?
  12. ¿Cuál es la función del
    Comité de Gestión en el control de costes de
    I+D?
  13. ¿Por qué algunas empresas
    eliminan la etapa de implementación?
  14. ¿Por qué motivos la
    planificación corporativa depende de la función
    técnica?
  15. ¿Que entiende usted por
    planificación a largo plazo?
  16. ¿Por qué deberemos tener en cuenta la
    cultura de un país antes de introducir un nuevo
    producto?

    PREGUNTAS Y RESPUESTAS

    UNIDAD 9 TEMA 32

  17. ¿Por qué el director
    técnico debe estudiar los ciclos de vida de los
    productos existentes?
  18. Es la fabricación de un objeto
    físico por medio de maquinarias, personas y
    materiales.
  19. El marketing es considerado la
    función más importante de la actividad
    económica de la empresa.
  20. Estos se concentran en la utilización
    de técnicas
    avanzadas de producción, una correcta política de
    costes y hacia una producción en serie.
  21. Un pequeño grupo de
    operarios unidos para producir un volumen
    mínimo de objetos de acuerdo a pedidos realizados bajo
    especificaciones de los clientes.
  22. Por encargo: a) instrumentos
    científicos para departamentos de investigación,
    b) en proceso: refino de petróleo y c) en serie:
    automóviles.
  23. Descubrir las distintas formas de actitudes
    de la dirección y los sistemas de
    control asociados a los sistemas de
    producción.
  24. El recorrido por las líneas de
    montaje, b) Los distintos controles efectuados por el jefe de
    producción, c) El porcentaje de los gastos totales
    dedicados a sueldos y
    salarios, d) La proporción de empleados
    administrativos con respecto a los obreros de fábrica,
    e) La proporción de especialistas en puestos de supervisión, y f) La proporción de
    gestores al número total de empleados.
  25. La Gerencia se vincula directamente con la
    planificación, la coordinación y el control, y
    generalmente existe una relación cordial entre el
    gerente y los trabajadores.
  26. Porque las industrias por encargo y de
    proceso emplean personal
    cualificado y las relaciones con estos son
    diferentes.
  27. Optimizar el uso del espacio industrial, b)
    Minimizar los consumos energéticos, c) Eliminar
    movimientos innecesarios de materiales y mano de obra y, d)
    Planificar los flujos de trabajo.
  28. Se preocupan preferentemente de la
    planificación futura que se ajusta a los distintos
    programas de fabricación en relación a las
    demandas del mercado.
  29. Las áreas que definen la
    disposición del espacio disponible en planta, la
    planificación y los estudios y programas de
    trabajo.
  30. Control secuencial del trabajo, b) Mantenimiento de los programas al día, c)
    Control de los stocks, d) Inspección de la calidad, y e)
    Mantenimiento y reparaciones.
  31. La toma de
    decisiones y la planificación corresponde a un
    órgano colegiado, donde la cadena de información
    es informal.
  32. mecánicas: las industrias del Estado,
    monopolios, b) orgánicas: electrónica, robótica, informática.

    UNIDAD 9 TEMA 33

  33. En las industrias implantadas o situadas en
    mercados de
    competencia
    perfecta ha evolucionado el estilo de gerencia
    orgánica como la más eficiente.
  34. La Contabilidad
    es la cuantificación y evaluación de los hechos
    económicos de la empresa, el análisis de los mismos y permite realizar
    juicios sobre la gestión y los responsables utilizan sus
    conclusiones para tomar decisiones.
  35. Las previsiones de ingresos y de
    gastos, b) La captación de recursos financieros y, c) El
    cash flow o circulante.
  36. Los flujos económicos relacionan los
    ingresos teóricos y los costes, es decir el beneficio
    contable; la circulación del efectivo trata del movimiento
    del dinero
    entrando y saliendo de la empresa.
  37. Se refiere al dinero efectivo utilizado para
    invertir en la empresa y permitir su evolución y
    crecimiento.
  38. Generalmente aumentan su capital
    mediante la aportación por parte de los
    socios.
  39. Las acciones o
    participaciones de las pymes no se
    cotizan en Bolsa, y la transmisión de las mismas
    competen a los socios fundadores o actuales de la empresa, b)
    Las grandes empresas se cotizan en Bolsa y tienen acceso a
    fondos considerablemente mayores.
  40. Las acciones ordinarias son propiedad de
    los dueños reales de la empresa; las acciones
    preferentes proveen de capital a la empresa mediante
    préstamos permanentes.
  41. Emitiendo obligaciones
    o solicitando créditos a entidades financieras como
    Bancos o Cajas
    de Ahorro.
  42. Es la suma de los fondos totales que la
    empresa utiliza para su financiación proveniente de los
    créditos obtenidos de las entidades prestatarias
    públicas o privadas, más los fondos
    económicos aportados por los socios.
  43. Con este control los analistas financieros
    pueden conocer la evolución de todas las actividades
    económicas de la empresa.
  44. Observa principalmente la demanda potencial
    del producto o servicio y
    cuanto está dispuesto a pagar el consumidor.
  45. Deben tener siempre presente que las
    ganancias contables no son sinónimo de dinero
    efectivo.
  46. Las empresas que evolucionan progresivamente
    tienen que pagar a sus proveedores
    algunas veces al contado, mientras siguen vendiendo a crédito a sus clientes. También
    pueden tener, debido a este crecimiento que incrementar el
    coste en la adquisición de materias primas, contratar a
    más personal, etc.; esto puede causar problemas
    momentáneos de liquidez.
  47. El Balance de Situación y la Cuenta
    de Explotación son datos que se dan a conocer a la
    Gerencia, bien de forma periódica o a final del
    ejercicio.
  48. Los resultados reales de la empresa, b) la
    situación económica reflejada en un balance de
    situación, c) el dinero
    realmente generado por la actividad económica, d) donde
    y cómo se ha invertido, e) La tesorería con
    respecto a las obligaciones de pago, f) El grado de
    endeudamiento, g) La solvencia, h) La distancia a la
    suspensión de pagos, i) La evolución de la
    situación financiera de la empresa, j) La rentabilidad
    de los capitales invertidos, k) El capital de
    trabajo, l) la cifra de ventas a
    partir de la cual la empresa empieza a ganar
    dinero.
  49. Lo representan los fondos de dinero en Caja
    y Bancos, mas las materias primas o mercancías que
    puedan ser realizadas o vendidas.
  50. Una proporción 2.0 evidencia una
    utilización incorrecta de los recursos
    económicos de la empresa, porque determina un exceso
    de liquidez que está improductivo, cuando
    podría ser convertido en activos
    fijos.

    UNIDAD 9 TEMA 34

  51. Aporta información a la Gerencia
    sobre cual puede basar sus decisiones.
  52. Que la naturaleza
    de la demanda debe ser reconocida previamente, b) Que el
    producto y/o servicio cumpla todas las expectativas de los
    consumidores, y c) Que esta demanda debe ser satisfecha y
    produzca beneficios.
  53. Cuando en su mercado aparecen otros
    competidores, los precios van
    a la baja, los márgenes muy cortos o tiene dificultad en
    su crecimiento.
  54. Producto – Precio –Place (Lugar)
    Promoción.
  55. Estudios del mercado, la
    investigación del producto y su desarrollo, el
    diseño del producto, los precios, el envase, la distribución, la publicidad, la
    promoción
    de ventas, las acciones comerciales, las relaciones
    públicas, las comunicaciones, los servicios de
    mantenimiento, post-venta,
    etc.
  56. La proporción exacta de las
    actividades del marketing en una empresa pueden variar
    según su actividad y algunas estrategias no
    son necesarias implementarlas.
  57. El estudio de
    mercado nos determinará el proceso a seguir para la
    fabricación del producto correcto para el
    consumidor.
  58. Al igual que los humanos, los productos
    tienen ciclos de concepción, nacimiento, crecimiento,
    madurez, declive y muerte.
  59. El éxito de la empresa puede depender
    de su gama de productos y el grado de adaptabilidad de los
    mismos a la demanda del mercado o para adaptarse a los cambios
    ambientales; este tipo de industrias muchas veces no define su
    estrategia en términos suficientemente amplios y
    continúan suministrando sus productos obsoletos a sus
    clientes.
  60. Los costes del envase pueden exceder a veces
    el coste del mismo producto; el diseño que enmarca el
    producto en si, es ahora muy importante en la promoción
    del mismo.
  61. Usando esta estrategia los productos se
    sitúan en la categoría de alto standing, donde de
    dan volúmenes de venta bajos, precios altos y
    proporcionan grandes beneficios.
  62. Esta estrategia de precios bajos se utiliza
    para penetrar en el mercado con una política de costes
    marginales y aunque la empresa tiene pérdidas,
    así aumenta su presencia en el mercado.
  63. Porque existe muy poca diferencia en los
    precios de los productos entre las distintas marcas que
    operan en el mercado.
  64. La importancia del coste o la imagen y
    calidad del servicio.
  65. Actúa de enlace entre la empresa, la
    agencia de publicidad seleccionada y los distintos medios
    recomendados.
  66. Si la oferta
    supera la demanda y esto es el factor crítico, la
    solución pasa por incrementar esta última de
    cualquier forma posible.
  67. Principalmente el captar el mayor
    número de clientes nuevos.
  68. Marcar los objetivos de venta de su departamento y
    tratar por todos los medios de alcanzarlos, b) Mantener la
    estructura
    de costes para comercializar eficazmente los productos y/o
    servicios controlando al mismo tiempo la expansión del
    crédito a clientes, c) Tener un gran conocimiento del
    mercado y su evolución, d) Mantener y mejorar el
    contacto con el cliente,
    e) Formar y dirigir a su equipo de venta y f) Fomentar la
    venta conceptual.

    UNIDAD 9 TEMA 35

  69. La empresa descubre las necesidades del
    cliente y luego le ofrece un producto o servicio que satisfaga
    sus necesidades.
  70. 250 empleados en adelante.
  71. Selección y contratación de
    personal, b) Formación y reciclaje,
    c) Relaciones internas, d) Bienestar del personal y legislación
    laboral, e) Archivos de los
    empleados, y f) Nominas y
    remuneraciones.
  72. Son las de conseguir la eficiencia y
    equidad, y
    ambas deber ser compatibles.
  73. Es la de ser consejero y las decisiones que
    tome deben ser compartidas con los responsables de las otras
    secciones a las cuales ha ofrecido sus consejos
    técnicos.
  74. Muchos empresarios consideran estos principios
    demasiado liberales y critican las acciones de su departamento
    de personal por ser demasiado escrupulosos y por lo tanto
    opuestos a los objetivos de la empresa, es decir la
    obtención de beneficios.
  75. Todos lo trabajadores deben ser tratados con
    justicia, b)
    Las necesidades de los empleados han de ser consideradas y, c)
    Una empresa con principios democráticos funciona
    mejor.
  76. Ofrecer facilidades para la formación
    y aprendizaje
    para que cada empleado pueda llevar a cabo su trabajo
    eficientemente y pueda prepararse para la promoción y
    acceso a otras áreas de mayor
    responsabilidad.
  77. Un ejemplo de esta política es la de
    otorgar un aumento salarial en función de su
    contribución a la creación de mas valor o el
    aumento de la productividad y
    rentabilidad de sus acciones.
  78. Obtener información suficiente y
    adecuada acerca de los candidatos que optan al puesto, b)
    Determinar las condiciones que debe aportar el candidato para
    desempeñar el trabajo,
    y c) Facilitar a los candidatos toda la información
    sobre el trabajo a desempeñar y datos referidos a la
    actividad y evolución de la empresa.
  79. Porque este trabajo es difícil de
    realizar y debe efectuarlo un especialista en éste
    área y por tanto será él el que conduzca
    la misma.
  80. Una correcta evaluación de personal
    permite mejorar la eficiencia de la empresa, resaltando lo
    mejor de cada empleado.
  81. El informe por
    escrito del supervisor, b) La discusión de este informe
    con el empleado, c) Lograr que el empleado aporte comentarios o
    contribuciones positivas, y d) Llevar a cabo las
    recomendaciones contenidas en el informe.
  82. Debe ser realizada después de haber
    entregado una copia del informe al empleado previamente,
    permitiéndole que realice su auto evaluación y
    tenga la oportunidad de hacer una contribución
    positiva.
  83. El método
    de entrenamiento (training), es decir practicando con alguien
    que conoce el trabajo, b) Las prácticas en el
    departamento y/o sección donde será
    destinado.
  84. Permite ayudar a los nuevos empleados para
    que se formen e integren en la empresa desde el primer
    día.
  85. Aquellas que se ocupan de los productos
    perecederos, ubicadas en puestos, mercados, transportes, etc.,
    b) Aquellas que tienen un proceso largo y complejo, como pueden
    ser las empresas de ingeniería, y c) Aquellas donde las
    condiciones de trabajo fluctúan como la construcción.
  86. Uno de los más importantes por su
    repercusión es la estructura de los salarios.

    UNIDAD 9 TEMA 36

  87. Los trabajadores afectados verán
    estos efectos diferenciadores como objeto de injusticia y esta
    tensión afectará siempre a las relaciones
    laborales.
  88. Los resultados de la investigación no
    pueden ser pronosticados fácilmente y los costes del I+D
    pueden ser excesivos.
  89. Los técnicos tienen una personalidad
    muy acusada y suelen causar problemas de relaciones con la
    Gerencia.
  90. Productos—Materiales—Componentes—Proceso
    de Producción—Equipos de
    Producción.
  91. Porque por lo general existe un problema de
    comunicación entre este departamento y el de
    marketing.
  92. Investigación integral o pura, b)
    Investigación aplicada.
  93. Mantiene un control rígido sobre los
    costes de investigación aplicada porque éstos
    pueden superarse fácilmente.
  94. Para ser más competitivos reduciendo
    los costes de desarrollo de la
    implementación.
  95. Porque la habilidad y experiencia de los
    técnicos identifican que productos y/o servicios deben
    desarrollarse a largo plazo.
  96. Las previsiones que realiza la empresa y que
    cubren un periodo anticipado de cinco a diez
    años.
  97. Algunas culturas son muy conservadoras y no aceptan de
    forma inmediata productos nuevos.

    Unidad 10
    Administración, Información y
    Gestión

    Tema 37 Papel y
    Función de la Oficina

    Este Tema trata de la
    administración, información y
    gestión, y el papel que juega el espacio físico
    y ambiental al que llamamos Oficina. Este Tema
    demuestra como la buena organización de nuestra
    oficina
    contribuye a la eficiencia de la empresa. Identifica el
    propósito de la oficina y sus
    componentes.

    INTRODUCCIÓN

    Un E.P.C. (Espacio Profesional
    Compartido
    ) o también llamado la Oficina
    Administrativa
    ha sido definido por el IEGE,
    como:

    "El espacio empresarial que se encarga de
    albergar los servicios de información, administración, planificación y
    comunicación en los cuales la Dirección de una
    empresa controla su patrimonio, promueve sus negocios y
    logra sus objetivos".
    Es lo que en términos
    coloquiales denominamos "La oficina".

    El contenido de esta definición nos indica
    que la función principal de una oficina es la de
    prestar servicios tanto a la Gerencia como al resto de la
    organización. Puede considerarse como el proveedor de
    un espacio físico donde la empresa tiene centralizados
    las distintos departamentos que operan en las áreas
    de:

    • Comunicaciones (tanto internas como
      externas).
    • Información (registro y
      transmisión de datos).
    • Control permanente de personas y sistemas de
      trabajo.
    • La función primaria de la oficina es la
      de un "centro de información y de negocio".
      La información llega al Centro, se procesa y luego
      es archivada o es enviada de nueva de forma simplificada
      o ampliada a los grupos
      interesados en esa información.

      CENTRO DE
      INFORMACIÓN Y DE NEGOCIOS

      FUNCIONES BÁSICAS DE LA
      OFICINA

      La oficina es la base operativa para el cálculo y control permanente de la
      empresa donde se encuentran los servicios de contabilidad
      y se realizan diariamente las diversas transacciones de
      negocio. En definitiva la oficina es la
      razón de ser de la existencia de cualquier
      empresa
      .

      Los sistemas de registro de los procesos de
      información son la base principal de la empresa
      donde todos los empleados saben donde encontrar los
      distintos informes sobre la evolución
      económica de la misma y los nuevos datos que
      quieran incluir como nueva información.

      La oficina es el lugar físico donde son
      archivados los informes, correspondencia, etc. que
      reflejan los movimientos económicos, comerciales,
      industriales, etc. Los procedimientos y niveles de los circuitos de documentos deben ser simples y no
      complejos, con un orden establecido y que permitan la
      existencia de cualquier excepción, en este
      sentido.

      LOS COSTES ESTRUCTURALES DE LA
      OFICINA

      Los gastos generales de una oficina son
      posiblemente los más altos que las empresas tienen
      que soportar, por lo que es muy importante que los costes
      del servicio sean revisados y/o actualizados
      periódicamente.

      Los costes más significativos de la
      oficina son los referidos a:

    • Alquiler del local.
    • Equipos informáticos y
      ofimáticas.
    • Mantenimiento (electricidad, calefacción, aire
      acondicionado, teléfonos, etc.)
    • Materiales (consumibles y fungibles).
    • Salarios y beneficios del personal.
    • Gastos y dietas de los viajes a
      la Oficina Central, del personal directivo, vendedores,
      etc.
    • El desarrollo tecnológico de los equipos
      crece rápidamente y facilita enormemente el
      desarrollo de las tareas administrativas, con procesadores de textos y otros equipos
      informáticos cada día más
      sofisticados y efectivos. Si la empresa incorpora los
      elementos adecuados a sus necesidades, aunque estos
      supongan una gran inversión, los costes de
      personal administrativo y demás gastos generales
      se verán reducidos.

      Las oficinas que incorporan en sus instalaciones
      una
      red tecnológica producen los mismos
      resultados. Existe la tendencia creciente hacia la
      oficina centralizada a la cual se pueden conectar otras
      oficinas periféricas virtuales a través del
      aprovechamiento integral de la red
      telefónica.

      Los costes de estas implementaciones son
      importantes pero reducimos el coste al no tener un
      excesivo número de empleados, como también
      el espacio físico de oficina requerido para las
      unidades de negocio descentralizadas.

      Los gastos de gestión administrativa y
      comercial pueden reducirse aún más por la
      tendencia de muchas empresas de desplazar los trabajos de
      algunos empleados hacia "la oficina en casa". Algunos
      ejecutivos ya no necesitan ir a la oficina diariamente ya
      que pueden conectarse a la misma a través de un
      ordenador portátil conectado a la Oficina Central
      de la empresa.

      Estas facilidades están afectando a la
      actitud tradicional de estos ejecutivos hacia los
      trabajos burocráticos que realizaban anteriormente
      en la oficina apoyada por la secretaria o personal
      administrativo. Algunos ejecutivos, sobre todo de
      generaciones anteriores creen que se encuentran
      desplazados fuera de la red de comunicaciones, que todo
      se basa cada día más en las nuevas
      tecnologías. La mayoría de ellos son
      conscientes que necesitan aprender rápidamente a
      manejar estos instrumentos de gestión puestos a su
      disposición.

      El alquiler de los locales, los costes de
      mantenimiento de los mismos, los desplazamientos, etc.
      podrán reducirse al considerar la oficina como una
      red tecnológica. El coste de los equipos es mucho
      mayor, como decíamos anteriormente, pero
      están debidamente compensados por la eficiencia y
      rapidez del servicio obtenido.

      Finalmente y desde la óptica de la reducción de
      costes, los empresarios están descubriendo que con
      las nuevas aplicaciones tecnológicas, sobre todo
      la informática de gestión, es muy
      fácil y cómodo controlar la
      actuación de los distintos operadores y al mismo
      tiempo mantener un registro de todas las transacciones.
      El trabajo en éste área está
      entrando en una nueva fase en términos de
      eficiencia y productividad.

      LOS PROCEDIMIENTOS
      ADMINISTRATIVOS

      Las comunicaciones dentro de la empresa, como
      entre ésta y su mercado o entorno
      económico, dependen de la correcta
      circulación de la información entre las
      partes involucradas. Se requieren sistemas adecuados para
      asegurar que los distintos departamentos funcionales
      logren sus objetivos. Los sistemas de ofimática e informáticos
      están diseñados para aportar un gran
      número de procedimientos sistematizados para
      alcanzarlos.

      Los principios de una correcta gestión
      empresarial han sido llevados a cabo durante muchos
      años, todo ello basado en la experiencia y la
      práctica de los gestores. Sin embargo, al cambiar
      las demandas funcionales de una organización
      comercial, por ejemplo, también los sistemas de
      control deben responder a la nueva
      situación.

      Existen en la actualidad ciertas consideraciones
      básicas que deben ser establecidas antes de
      implementar o revisar los procedimientos administrativos:

  98. La introducción de un nuevo producto debe
    estar vinculada a la actividad total de la empresa para no
    poner en peligro su continuidad.
  99. El propósito de la oficina periférica y
    el papel que representa dentro de la organización
    general.
  100. Las interacciones con otras unidades de negocio y con
    el mercado objetivo.
  101. La naturaleza y la vigencia de los sistemas
    disponibles para la gestión administrativa.
  102. Los procedimientos empleados: cómo
    están diseñados y por quién.
  103. Los métodos empleados y los equipos
    implantados.

    El objetivo de éste análisis funcional
    debe ser conocido y entendido por todo el personal afectado.
    Una revisión detallada de las actividades de la
    oficina puede ser percibida por los empleados como una
    amenaza en su futuro, si no se explican los beneficios que
    aportará al conjunto y se hace todo el esfuerzo para
    obtener su cooperación.

    Antes de analizar los procedimientos actuales
    deberemos definir claramente el propósito que se
    pretendió en la implantación inicial y
    demostrar que la nueva implantación puede ser lograda
    alterando los antiguos procedimientos.

    La definición del propósito de la
    revisión, es decir, lo que se pretende lograr, es la
    parte más importante y quizás la más
    difícil en este análisis preliminar. Sin
    embargo, es un paso esencial si la solución que va a
    ser establecida es mejor y más efectiva en costes que
    la anterior.

    A veces esta definición de propósitos
    es mal interpretada en el enfoque: deberemos estudiar el
    fin–el propósito– que pretendemos conseguir antes
    que el método. Una vez que el nuevo procedimiento
    ha sido establecido, la selección del método y las
    actividades que intervienen pueden iniciarse sin
    problemas.

    Los procedimientos deben ser diseñados
    sistemáticamente para asegurar que todos los objetivos
    establecidos en dicho procedimiento son cumplimentados. El
    uso correcto e imaginativo de los recursos disponibles de los
    procedimientos y métodos aplicados, ofrecerán
    sin duda un servicio superior a la empresa y a sus gerentes
    funcionales.

    Una vez establecidos estos procedimientos, deben ser
    formalmente registrados y las actividades controladas para
    asegurarnos que están de acuerdo con el procedimiento
    normalizado. Estos formarán parte del manual de
    calidad de la gestión funcional interna de la empresa.
    Un proceso sistemático claramente definido, aprobado y
    posteriormente establecido, nos aportará siempre
    resultados óptimos en nuestra
    gestión.

    RESUMEN

    Los trabajos administrativos tratan de examinar los
    documentos de la empresa y decidir que hacer con ellos,
    chequeando su contenido, verificando si los datos
    están completos y son correctos, clasificarlos,
    trasladar datos de un documento a otros, realizar
    cálculos, codificarlos, etc. Todas estas tareas o
    "papeleo" pueden ser verificados con la rapidez que aportan
    los equipos ofimáticos e
    informáticos.

    Los puntos importantes que debemos recordar siempre
    sobre el trabajo de la oficina, son:

    La existencia de un circuito definido para recibir,
    procesar y obtener los resultados esperados.

    La existencia de archivos con el objeto de guardar y
    custodiar todas las actividades procesadas y referidas a las
    actividades de la empresa.

    La naturaleza reiterativa del trabajo de acuerdo con
    las instrucciones marcadas.

    El trabajo realizado en la oficina permite que los
    distintos sistemas de comunicación, oral y escrita,
    sigan su curso. Los cambios en la organización de la
    oficina presentan nuevas responsabilidades para la Gerencia.
    Estas estructuras deben resaltar la importancia de
    una comunicación eficaz y eliminar en lo posible los
    hábitos jerárquicos y rígidos en cuanto
    a la relación empresa—empleado. Sin embargo,
    toda nueva implantación traerá consigo sus
    propios problemas de control y seguridad.

    El carácter de la oficina ha cambiado con
    la introducción de las nuevas tecnologías. La
    estructura de la organización y los sistemas de
    control aportan mucha más disciplina
    en el trabajo administrativo, lo que a veces provoca
    tensiones en las relaciones tradicionales entre empleados y
    directivos.

    EJEMPLO PRÁCTICO

    IBERIA LÍNEAS AÉREAS
    ESPAÑOLAS
    introdujo en la década de los 70
    un sistema de
    reservas completamente informatizado en sus oficinas
    centrales. Cuando un pasajero llamaba por teléfono para pedir información,
    el operador de la oficina disponía de una pantalla de
    ordenador que estaba conectada al ordenador central de la
    compañía que informaba en tiempo real los
    detalles de vuelos y reservas de plaza.

    En respuesta a las preguntas, el operador
    recibía información en su ordenador y
    cumplimentaba los datos solicitados por el cliente que
    llamaba por teléfono. Si el pasajero estaba de
    acuerdo, realizaba una reserva provisional que quedaba
    registrada en el ordenador central y era notificado
    instantáneamente a las demás terminales que
    operaban en el sistema y que estaban solicitando
    información sobre el mismo vuelo y de esta forma se
    reducía la posibilidad de reservas dobles.

    Los operadores, en su día, reconocieron que
    este sistema era mucho más efectivo pero
    también percibieron que el control por parte de los
    supervisores, era mucho más estricto. Cualquier error
    era automáticamente registrado en el sistema con la
    misma celeridad con que se contrataban los pedidos; esto
    permitió a los responsables de área solicitar
    un mayor entrenamiento en casos apropiados y consejos o
    procedimientos disciplinarios en otros.

    Hoy día todos estos procesos se han agilizado
    enormemente al incorporar esta Compañía sus
    servicios a través de la red Internet,
    ofreciendo una amplitud de servicios on line, hasta hace poco
    inimaginables.

    PREGUNTAS

  104. La planificación y control de los trabajos
    para verificar los resultados alcanzados (cantidad y
    calidad).
  105. Defina lo que es una oficina
    administrativa.
  106. ¿Cuál es la función del
    centro de "información"?
  107. Haga una lista de las funciones
    básicas de una oficina.
  108. Identifique los costes más
    significativos de una oficina.
  109. ¿Qué significa el
    término "oficina tecnológica?
  110. ¿Cómo se ven reducidos los
    gastos generales de la oficina al incorporar en los procesos
    una tecnología avanzada?
  111. ¿Por qué los responsables de
    la gestión están teniendo que aprender a utilizar
    los PC (Ordenadores personales)?
  112. ¿Cómo afectan a los costes
    generales de una empresa la aplicación de las nuevas
    tecnologías?
  113. ¿Qué problemas
    existirán si una empresa cambia sus procedimientos
    establecidos?
  114. ¿Qué consideraciones
    básicas deben ser establecidas antes de revisar los
    procedimientos administrativos?
  115. ¿Cuál es el propósito de realizar
    un análisis a los procedimientos administrativos
    actuales?

    Unidad 10
    Administración, Información y
    Gestión

    Tema 37
    Planificación y Diseño de
    Oficinas

    Este Tema es una extensión de lo tratado
    en el tema anterior, e incluye el diseño y la
    planificación física de las
    oficinas en relación a los empleados que trabajan en
    ella. Identifica los componentes de su diseño e
    ilustra como utilizar muebles y equipos, tanto
    ofimáticos como informáticos.

    INTRODUCCIÓN

    El diseño y distribución de la oficina
    dependerá fundamentalmente de la naturaleza y
    funciones específicas de la misma. Aunque son
    similares las oficinas de producción y de personal, no
    cabe duda que existe una gran diferencia en los trabajos
    asignados a los empleados de cada una de ellas y por ende la
    disposición de los puestos de trabajo y los elementos
    que lo configuran

    Muchas empresas disponen de una Oficina Central que
    trata con todas las actividades que se desarrollan en la
    misma. El Director General tiene suficiente experiencia y es
    capaz de asesorar a los distintos departamentos sobre los
    procedimientos generales de la gestión. Estas
    oficinas, generalmente, disponen de un sistema centralizado
    que da cabida a varios servicios comunes: recepción,
    correo, centralita, seguridad y otros servicios.

    Los archivos centrales guardan todos los documentos,
    tanto físicos como informatizados y están al
    alcance de todos lo miembros de la empresa y además
    cuenta con archivos individuales por departamentos.
    Dependiendo de su tamaño, algunas empresas disponen de
    un departamento exclusivo para temas jurídicos llamado
    Asesoría Jurídica, que se encarga de redactar
    los contratos,
    garantías, recuperación de créditos
    impagados y otros problemas legales que puedan surgir y
    referidos a contenciosos laborales, accidentes, patentes, seguros,
    etc.

    LOS PRINCIPALES
    DEPARTAMENTOS

  116. ¿Que debe hacerse con los nuevos procedimientos
    una vez que han sido establecidos?

    Es el centro de las actividades productivas de la
    empresa y usualmente se le denomina la fábrica. Este
    departamento aplica los métodos más eficaces en
    la fabricación de los artículos. Antes de
    iniciar el proceso de fabricación se calculan los
    costes y se prevé cualquier eventualidad que pueda
    alterar o afectar al proceso. Estos trabajos son realizados
    por los supervisores que efectúan un seguimiento de
    los materiales requeridos y demás componentes para
    garantizar que estén disponibles a tiempo en la
    línea de producción.

  117. PRODUCCIÓN

    Los diversos costes que intervienen en la
    explotación general de la empresa así como los
    ingresos que recibe la misma conciernen a este departamento.
    Registra las compras, ventas y gastos así como la
    compra o venta de activos
    fijos inmovilizados y demás adquisiciones de la
    empresa. Revisa periódicamente las cuentas
    para asegurar que las inversiones se están realizando
    correctamente. También se ocupa del pago de los
    salarios e incentivos al
    personal. La contabilidad de costes vigila los presupuestos
    de producción, tanto directos como indirectos, y
    garantiza mediante el cálculo y control permanente
    cualquier desviación de los costes, para garantizar
    que los precios de venta nos producen los beneficios
    esperados.

  118. CONTABILIDAD

    Supervisa todos los asuntos referidos al personal de
    la empresa. Se encarga de la selección y
    contratación del personal, organiza cursos de
    formación a los distintos niveles y prepara reuniones
    de trabajo, charlas o seminarios para los directivos o para
    introducir nuevos procedimientos de trabajo. También
    se ocupa de los expedientes personales, de considerar
    candidatos para su promoción y redacta informes sobre
    normas
    operativas para jefes de departamento y supervisores. Recoge
    las quejas de los empleados, se ocupa de los expedientes
    disciplinarios y de despido, prepara informes testimoniales
    para el personal que abandona la empresa y se ocupa, por
    último, del bienestar social de los empleados, sin
    excepción.

  119. PERSONAL

    Este departamento es responsable de la compra de las
    materias primas y de la maquinaria y utillaje utilizados en
    el proceso de fabricación. También se ocupa de
    comprar los equipos y material de oficina. Cuando se reciben
    los suministros el Director de Compras visará las
    facturas de los distintos proveedores y las remitirá
    al departamento de Contabilidad para su pago.

  120. COMPRAS

    Se encarga de que los productos sean enviados a los
    clientes, bien por ferrocarril, carretera, mar o por
    vía aérea. El gerente de transporte
    será el responsable de la selección del medio
    de transporte más seguro y
    económico para la consignación de las
    mercancías y estará al corriente de las tarifas
    vigentes de los fletes. Algunas empresas disponen de su
    propia flota de camiones y estos operan bajo la
    supervisión del mencionado gerente.

    EL DISEÑO Y UBICACIÓN DE LAS
    DISTINTAS SECCIONES

    Para trabajar eficientemente, es fundamental que el
    diseño de la oficina sea correcto, que el mobiliario
    sea funcional, que haya luz,
    calefacción y ventilación suficiente, en
    función de la capacidad volumétrica del espacio
    disponible.

    La ubicación de los distintos departamentos y
    su relación con los demás es un tema a tener en
    cuenta y deben ser considerados los siguientes
    factores:

    • Los departamentos que trabajan juntos o
      están vinculados entre sí, deben estar uno
      cerca del otro. Por ejemplo, Caja y
      Contabilidad.
    • Los departamentos o secciones de mucho
      tránsito deben estar cerca de la entrada o
      recepción.
    • Los servicios de correo, mensajería,
      copistería, etc. deben estar situados teniendo en
      cuenta la cercanía de ascensores, montacargas o
      escaleras.
    • Las salas de junta, reuniones o conferencias
      deben situarse lejos del ruido o
      aislarlas con paneles adecuados.
    • La maquinaria pesada se instalará en los
      pisos de planta baja a nivel de calle.
    • Los despachos de trabajo deben estar distribuidos
      teniendo en cuenta que sin son ampliados en un futuro,
      puedan hacerlo fácilmente.
    • Los despachos de Dirección se
      ubicarán en áreas restringidas al
      publico.
    • Los servicios y vestuarios dispondrán de
      un acceso fácil para el personal.
    • Debe existir un espacio adecuado para los
      archivos.
    • Las oficinas pueden ser diseñadas al
      estilo tradicional o basarse en un estilo llamado de
      "espacios abiertos" (open plan). El diseño
      de las oficinas tradicionales consiste en una
      distribución de espacios o despachos
      independientes para cada departamento o servicio. Este
      diseño aporta ventajas y desventajas:

      Ventajas: son, luz, calefacción y
      ventilación individual, prestigio y privacidad y
      menos distracción para el personal, sobre todo
      directivo o para trabajos que requieran una gran
      concentración.

      Desventajas: se necesita más
      espacio y aumentan los costes de decoración y
      mantenimiento de luz y acondicionamiento. Posiblemente se
      precisen más equipos y la supervisión sea
      más compleja. Además cada departamento o
      sección se convierte en una unidad independiente y
      por tanto será más difícil que los
      empleados se sientan como parte de la
      organización.

      Una oficina de "espacios abiertos" significa una
      sala grande donde se ubican diversas secciones o
      departamentos que trabajan juntos en vez de despachos
      independientes o separados, con una disposición
      simétrica de mesas, sillas y demás muebles.
      También como en el estilo tradicional, existen
      ventajas e inconvenientes.

      Ventajas: se aprovecha correctamente el
      espacio útil, con una disposición flexible
      lo cual favorece el movimiento de los empleados. Existe
      una mejor supervisión y uso más racional de
      los equipos.

      Desventajas: crea un ambiente impersonal y problemas de ruidos;
      es difícil acondicionarlas para que exista luz y
      acondicionamiento de temperatura adecuada para todos. Puede
      crear distracción en el trabajo debido a la
      presencia de visitas y otros empleados y puede acarrear
      problemas serios de salud por
      la facilidad de contagio de resfriados y gripe entre las
      personas que trabajan

      Una oficina diseñada por un arquitecto de
      interiores (decorador), la versión más
      fidedigna, sofisticada y científicamente
      planteada, sería realizada por el sistema "espacio
      abierto". La oficina es decorada mediante la
      ejecución de un proyecto de reforma y
      decoración donde la luz, calefacción,
      aire
      acondicionado están debidamente calculados y
      controlados; además de una gama de colores cuidadosamente escogidos y
      mobiliario acorde con el conjunto, donde algunos
      despachos individuales se incorporaran para trabajos
      especializados o de prestigio.

      El uso de mamparas que dividen los espacios, los
      falsos techos y los revestimientos de los suelos
      y paredes ayudan a reducir el ruido; la colocación
      de tomas eléctricas, teléfonos, equipos,
      etc. deben estar diseñados cuidadosamente. Aunque
      estas instalaciones son costosas, aportan beneficios
      considerables en términos de clima
      y ambiente idóneo para los empleados.

      ORDEN Y SEGURIDAD
      INTERNAS

      En nuestro país la salud y seguridad de
      todos los empleados de las empresas está protegida
      por la Ley de
      Riesgos Laborales 31/1995 de 8 noviembre, y tiene como
      propósito fundamental la mejora de las condiciones
      de trabajo Esta Ley supone un instrumento necesario y
      eficaz para combatir el exceso de Accidentes de Trabajo y
      Enfermedades Profesionales que padece
      nuestro mundo del trabajo.

      Particularmente, la seguridad en la oficina
      puede llevarse a cabo poniendo atención en los puntos que citamos
      a continuación:

    • No se deben dejar tirado en el suelo las
      cosas que puedan entrañar riesgos como: carpetas,
      paquetes, archivadores, etc. Los cajones de los ficheros
      deben mantenerse cerrados excepto si se están usando
      y solamente un cajón debe estar abierto a la vez.
      Los materiales más pesados deben ser guardados en el
      último cajón o peldaño. Los ficheros
      deben estar situados lejos de las puertas de
      acceso.
    • Si existen estantes altos se deben colocar
      escaleras para acceder a estos y nunca subirse en las
      sillas, sobre todo a las de ruedas que son particularmente
      peligrosas. No debemos subirnos a un estante alto ya que
      puede venirse abajo todo el mueble.
    • Ningún material debe dejarse encima de un
      calentador o radiador. La luz natural o artificial debe ser
      la adecuada en todas las áreas de trabajo. Se debe
      poner particular atención a la luz de las escaleras
      y en las zonas donde están los equipos. Se debe
      inculcar a los empelados que caminen, y nunca corran por la
      oficina. Deben existir carteles y señales indicativas para la
      localización de las salidas de
      emergencia.
    • Un botiquín de primeros
      auxilios debe estar visible y accesible. También
      hay que colocar estratégicamente extintores de
      fuego, vigilando periódicamente su vigencia de
      uso.
    • LOS SERVICIOS DE LA OFICINA
      CENTRAL

      El control puede quedar a cargo de los jefes de
      departamento pero la responsabilidad total de la oficina
      recae en un gerente especializado. La centralización de tal autoridad no significa que todo el trabajo
      esté centralizado. Los empleados
      continuarán trabajando en los distintos
      departamentos donde estén destinados.

      Algunas funciones
      administrativas serán comunes a todos los
      departamentos; otros serán específicos al
      departamento en cuestión. Por tanto la
      centralización absoluta no es posible. Los
      servicios comunes a todos los departamentos son aquellos
      que no son utilizados frecuentemente pero que son
      requeridos alguna vez por casi todos los departamentos y
      por ello están "centralizados".

      Los servicios centralizados tienen la ventaja de
      ser mantenidos a unos costes reducidos, tanto en personal
      como en equipos, sobre todo por la uniformidad de
      métodos y niveles de trabajo. La empresa,
      podrá utilizar sus especialistas más
      eficazmente y además crear condiciones de trabajo
      especiales.

      Sin embargo, los servicios especializados pueden
      no ser adecuados para ciertos trabajos específicos
      y confidenciales. Pueden producirse demoras y existe la
      posibilidad de que se produzcan conflictos potenciales de prioridades por
      parte de los distintos departamentos que los utilizan o
      demandan.

      RESUMEN

      El grado por el cual una oficina contribuye a la
      eficiencia total de la empresa, depende de muchos
      factores. Al gerente de una oficina le son aplicados los
      mismos principios para que cumpla de forma satisfactoria
      su misión.

      La eficacia de los servicios de la oficina
      dependen de varios factores :

    • La estructura global de la organización
      debe reconocer y apoyar al gerente administrativo como un
      especialista, cuya eficiencia es vital para la empresa.
      Este deberá organizar la oficina para que opere
      eficazmente, tanto desde el punto de vista funcional como
      económico.
    • La oficina proporciona un servicio calculado y
      los responsables de la gestión deben estar
      preparados para introducir los cambios necesarios para que
      sean los adecuados a las necesidades que tiene que
      cubrir.
    • Una actitud efectiva en cuanto a una
      racionalización de los costes, para que la oficina
      lleve a cabo sus funciones de forma rentable.
    • Nada de excentricidades o toques ultramodernos o
      excesivamente vanguardistas. La imagen de la oficina debe
      guardar relación con el tipo de trabajo que
      allí se lleva a cabo. Por eso, aunque se dé
      un toque personal, lo mejor es escoger muebles de corte
      clásico, maderas nobles y colores oscuros, paredes
      blancas, etc. Reservar un espacio de la oficina como sala
      de reuniones, que sirva también para recibir a
      clientes y proveedores.
    • EJEMPLO PRÁCTICO
      (I)

      Cada día más, comprobamos como los
      sistemas informáticos en las empresas
      españolas apoyan perfectamente la eficiencia
      comercial de éstas. Se han desarrollado
      aplicaciones informáticas que pueden transmitir
      información vía Internet a todo el
      mundo. El más utilizado es el llamado "correo
      electrónico
      " o "e-mail", donde un
      operador escribe una carta
      directamente en el teclado de su ordenador, que puede ver
      reflejado en su pantalla, antes de
      transmitirlo.

      El supervisor puede verificar los trabajos en
      línea y luego pueden ser transmitido vía
      Intranet (red interna de la empresa) a otras
      personas, siempre y cuando tengan un equipo receptor
      similar al emisor. Esta práctica es muy
      común hoy día en la mayoría de las
      empresas de todo el mundo. Estos sistemas están
      revolucionando el mundo de las comunicaciones
      interpersonales y están reduciendo la
      correspondencia normal de los servicios de Correos, ya
      que todos los documentos, informes, fotografías,
      planos, propuestas, etc. son enviadas directamente
      vía Internet, con la particularidad de que pueden
      ser archivadas en la
      memoria del ordenador como referencia
      futura.

      EJEMPLO PRÁCTICO
      (II)

      El espacio abierto en una oficina no siempre es
      mejor que uno cerrado. Las empresas buscan recintos de
      trabajo que fomenten la comunicación informal y en
      los últimos años han apostado por
      transformar sus espacios de trabajo para amoldarlos a las
      exigencias de los empleados y fomentar la mejorar del
      clima y las relaciones personales.

      Para los empleados, la nueva tendencia permite
      una mayor flexibilidad e interacción. Un espacio abierto en
      una oficina facilita la información pero
      también provoca una falta de privacidad, por lo
      que cada organización debe apostar por el modelo
      de espacio que mas se ajuste a sus
      necesidades.

      A un Director General no debe asignársele
      un espacio abierto, porque para tratar ciertos temas en
      privado necesita un despacho personal y
      cerrado

      Los espacios deben estar diseñados por
      actividades no por modelos jerárquicos, es lo que se
      denomina facility mangement, una disciplina de
      gestión de los recursos corporativos que
      surgió en los Estados Unidos a principios de los
      años 80 y que, provee de espacio y servicios al
      negocio, de una forma funcional y económica muy
      rentables.

      En definitiva, en el entorno cada vez mayor de
      empresas menos jerarquizadas se utilizan los espacios
      para modernizar el cambio
      y las forma de trabajo.

      EJERCICIO

      Como adjunto al Director Financiero de su
      empresa, cuya actividad es la fabricación de
      productos industriales, se le ha pedido a usted que
      diseñe la disposición del lugar que este
      departamento debe ocupar en las nuevas oficinas
      centrales. En la actualidad el departamento lo componen:
      1 director financiero, usted mismo, 1 operador-procesador de datos, 1 secretaria de
      dirección, 3 auxiliares administrativos-contables,
      1 jefe de contabilidad, 1 supervisor y 2 tele-operadoras.
      Elija el lugar dentro de la oficina y justifique su
      elección.

      PREGUNTAS

    • ¿Cual es la función
      principal del Jefe de Administración?
    • ¿Cual es la función del
      Departamento Jurídico?
    • Resuma las funciones del Supervisor de
      Producción.
    • ¿Cuáles son las funciones
      de la sección de costes?
    • ¿Cuál es la
      responsabilidad principal del jefe de compras?
    • ¿Dónde deben estar
      situados los servicios de correo y
      mensajería?
    • ¿Dónde deben situarse las
      oficinas del Dpto. Técnico?
    • Explique las desventajas del
      diseño tradicional de oficinas.
    • ¿Cuáles son las ventajas
      de una oficina de espacios abiertos?
    • ¿Cómo es una oficina de
      espacios abiertos?
    • ¿Cuando empezó a operar en
      España la Ley de Prevención de
      Riesgos Laborales y porqué?
    • Defina las normas de seguridad en la
      utilización de los ficheros.
    • ¿Que funciones son importantes
      centralizarlas?
    • Resuma las desventajas de los servicios
      centralizados.
    • Unidad 10
      Administración, Información y
      Gestión

      Unidad 39
      Gestión de la
      Información

      Este Tema incluye un resumen de los diversos
      temas tratados a lo largo del libro.
      De esta forma el lector podrá apreciar mejor la
      importancia que tiene la información. Describe las
      funciones básicas de la información dentro
      de la empresa y como debe actuar la Gerencia en
      relación a la información que recibe y la
      forma de transmitirla.

      INTRODUCCIÓN

      En este tema tratamos la relación
      existente entre la información recibida y las
      decisiones que toma la Gerencia. Algunas veces, las
      decisiones tomadas están en función de la
      información sobre las cuales se basan.

      Una información deficiente o inadecuada
      dará lugar a decisiones incorrectas. Lo contrario,
      también es cierto, es decir, demasiada
      información dará lugar a confusiones y
      obstaculización del proceso para la toma de
      decisiones. El gerente necesita información y debe
      rehusar aquella que sea irrelevante o
      incoherente.

      Los problemas típicos para la
      recopilación de información podrían
      incluir:

    • Solo existe información parcial,
      lo que conduce a tomar decisiones incorrectas.
    • Demasiada información
      podría confundir los verdaderos puntos de
      referencia.
    • Una información irrelevante
      dará lugar a confusión.
    • La distorsión de la
      información y la pérdida de credibilidad de
      ésta, provoca incertidumbre.
    • Fuente de información con errores
      en el origen de la misma.
    • Para superar estos problemas, es importante que
      la empresa desarrolle un sistema efectivo para la
      selección y administración de la
      información.

  121. EXPEDICIÓN

Partes: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15
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