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Los Sistemas de Gestión Integrados, un camino a la Excelencia (página 2)




Partes: 1, 2


Ventajas y desventajas de los SGI.

El desarrollo dentro de las organizaciones del sistema integrado de gestión permite un notable ahorro de recursos y de esfuerzos dado que estos sistemas tienen aspectos comunes: tanto el SGC (Sistema de Gestión de la Calidad), SGA (Sistema de Gestión Medioambiental) como el SGSST (Sistema de Gestión de Salud y Seguridad del Trabajo). Por ello es rutinario que no sea siempre fácil separar las diversas tareas que se llevan a cabo por una misma persona, para saber cuando está cumpliendo con requisitos de los sistemas interactuantes.

Al concebir a toda organización como un sistema, es fundamental considerar que la integración de los diversos sistemas que la constituyen facilite que todos los miembros de la organización sean activos participantes de los logros de la misma.

Se pueden señalar como ventajas de la integración de los Sistemas de Gestión para una organización:

  • Las auditorias de implantación, seguimiento y certificación de todos los sistemas de gestión que hayan establecidos en la empresa se podrán realizar al mismo tiempo, en los plazos correspondientes, por un equipo auditor polivalente. Con ello se reducirían los costos que para una organización supone la preparación de dichas auditorias.
  • Sería un incentivo para la innovación en las organizaciones, que proporcionaría valor añadido a sus actuaciones.
  • Simplificaría la documentación necesaria al ser ésta única, lo que traería consigo transparencia, facilidad de manejo y reducción de costos de mantenimiento.
  • Al tender a un sistema único y por lo tanto, un sistema más fácil de manejar, desarrollar y mantener, ayudaría, animaría y sensibilizaría a las organizaciones a mejorar su competitividad y su imagen en el mercado.
  • Mejora de la comunicación interna y la participación y confianza del personal.
  • Eficacia del sistema de gestión, al establecer en conjunto políticas, objetivos, programas, capacitación, control, monitoreo y revisión.
  • Simplificación del proceso de certificación y menor costo.
  • Presenta más ventajas competitivas con respecto a cada sistema de gestión por separado a pesar de ser más costoso.
  • Mejor satisfacción del cliente y otras partes interesadas.
  • Desde el punto de vista operacional, un sistema de gestión integrado cubre todos los aspectos del negocio, desde la calidad del producto y el servicio al clientes, hasta el mantenimiento de las operaciones dentro de una situación de seguridad ambiental aceptable.

También existen desventajas como:

  • Mayor costo de implantación, en relación con un solo sistema particular de gestión.
  • Mayor esfuerzo en materia de formación, de organización y de cambio de la cultura empresarial.
  • Déficit de personal capacitado para la realización de auditorias de los sistemas de gestión existentes.
  • Se requiere de mayor esfuerzo en la planificación, el control de los procesos y en la toma de decisiones.

Los SGI Calidad, Medioambiente y Seguridad y Salud del Trabajo aplicados en empresas cubanas.

Los factores esenciales que se encuentran dentro de la organización y que deben ser adecuadamente coordinados para el sistema integrado que se desee establecer son:

  • Las metas que deben alcanzarse.
  • La estrategia empleada para lograr las metas.
  • Las personas que debe hacer tareas con objetivos establecidos.
  • Los procesos que deben realizarse.
  • Los recursos de los cuales se dispone.

Existen actualmente varios modelos de gestión que las empresas están adoptando como referencias para que sus organizaciones se encaminen hacia lo que se denomina la Excelencia. Por un lado las normas ISO 9000 de Calidad son punto ineludible de referencia, como también lo son las normas ISO 14000 de Medio Ambiente, desarrolladas a semejanza de las primeras. El nuevo marco reglamentario sobre prevención de riesgos laborales, inspirado en principios básicos de calidad, como la mejora continua y la integración de la acción preventiva en las políticas empresariales, es obviamente no sólo una exigencia, sino también una necesidad para dar respuesta a los requerimientos que la persona tiene en su ámbito laboral, garantizándole unas condiciones de trabajo dignas, y potenciando su desarrollo profesional y humano a través del propio trabajo.

Es importante retomar que los Sistemas de Gestión de Calidad, Sistemas de Gestión Medioambiental y los Sistemas de Gestión de Salud y Seguridad del Trabajo, aplicados en empresas cubanas, tienen aspectos en común puesto que ellos están relacionados con la familia NC ISO 9000:2001, NC ISO 14000:2004 y NC 18000:2005 respectivamente puesto que ellas son excelentes instrumentos que permiten el establecimiento, la implementación, el mantenimiento y la mejora de estos sistemas.

Tabla No.1: Semejanzas con respecto a la norma NC ISO 9001: 2000

NC ISO 9001:2000

NC ISO 14001: 2004

NC 18001: 2005

4. Sistema de gestión de la calidad.

4. Requisitos del sistema de gestión ambiental.

4. Elementos del sistema de gestión de gestión de seguridad y salud ocupacional.

4.1 Requisitos generales

4.1 Requisitos generales

4.1 Requisitos generales

4.2 Requisitos de la documentación

4.2.1 Generalidades

4.4.4 Documentación

4.4.4 Documentación

4.2.2 Manual de la calidad

4.2.3 Control de documentos

4.4.5 Control de documentos

4.4.5 Control de documentos y datos

4.2.4 Control de los registros de la calidad.

4.5.4 Control de registros

4.5.3 Registros y gestión de los registros

5. Responsabilidad de la dirección.

5.1 Compromiso de la dirección

4.2 Política ambiental

4.4.1 Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad

4.2 Política de seguridad y salud en el trabajo

4.4.1 Estructura y responsabilidades.

5.2 Enfoque al cliente

4.3.1 Aspectos ambientales

4.3.2 Requisitos legales y otros requisitos

4.6 Revisión por la dirección

4.3.1 Planificación para la identificación de peligros, evaluación y control de riesgos.

4.3.2 Requisitos legales y otros requisitos

4.6 Revisión por la dirección

5.3 Política de la calidad

4.2 Política ambiental

4.2 Política de seguridad y salud en el trabajo

5.4 Planificación

4.3 Planificación

4.3 Planificación

5.4.1Objetivos de la calidad

4.3.3 Objetivos, metas y programas

4.3.3 Objetivos

4.3.4 Programa(s) de gestión de la seguridad y salud en el trabajo

5.4.2 Planificación del sistema de gestión de la calidad

4.3.3 Objetivos, metas y programas

4.3.3 Objetivos

4.3.4 Programa(s) de gestión de la seguridad y salud en el trabajo

5.5 Responsabilidad, autoridad y comunicación

5.5.1 Responsabilidad y autoridad

4.4.1 Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad

4.4.1 Estructura y responsabilidades

5.5.2 Representante de la dirección

4.4.1 Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad

4.4.1 Estructura y responsabilidades

  1. Comunicación interna

4.4.3 Comunicación

4.4.3 Consulta y comunicación

5.6 Revisión por la dirección

5.6.1 Generalidades

4.6 Revisión por la dirección

4.6 Revisión por la dirección

5.6.2 Información para la revisión

4.6 Revisión por la dirección

4.6 Revisión por la dirección

5.6.3 Resultados de la revisión

4.6 Revisión por la dirección

4.6 Revisión por la dirección

6. Gestión de los recursos

6.1 Suministro de recursos

4.4.1 Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad

4.4.1 Estructura y responsabilidades

6.2 Recursos humanos

4.4.2 Competencia, formación y toma de conciencia

4.4.2 Formación, toma de conciencia y competencia.

6.2.1 Generalidades

4.4.2 Competencia, formación y toma de conciencia

4.4.2 Formación, toma de conciencia y competencia.

6.2.2 Competencia, toma de conciencia y formación

4.4.1 Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad

4.4.1 Estructura y responsabilidades

6.3 Infraestructura

6.4 Ambiente de trabajo

7. Realización del producto

4.4 Implementación y operación

4.4 Implementación y operación

7.1 Planificación de la realización del producto

4.4.6 Control operacional

4.4.6 Control operacional

7.2 Procesos relacionados con el cliente

7.2.1 Determinación de los requisitos relacionados con el producto

4.3.1 Aspectos ambientales

4.3.2 Requisitos legales y otros requisitos

4.4.6 Control operacional

4.3.1 Planificación para la identificación de peligros, evaluación y control de riesgos.

4.3.2 Requisitos legales y otros requisitos

4.4.6 Control operacional

7.2.2 Revisión de los requisitos relacionados con el producto

4.3.1 Aspectos ambientales

4.4.6 Control operacional

4.3.1 Planificación para la identificación de peligros, evaluación y control de riesgos.

4.4.6 Control operacional

7.2.3 Comunicación con los clientes

4.4.3 Comunicación

4.4.3 Consulta y comunicación

7.3 Diseño y desarrollo

7.3.1 Planificación del diseño y desarrollo

4.4.6 Control operacional

4.4.6 Control operacional

7.3.2 Elementos de entrada para el diseño y desarrollo

4.4.6 Control operacional

4.4.6 Control operacional

7.3.3 Resultados del diseño y desarrollo

4.4.6 Control operacional

4.4.6 Control operacional

7.3.4 Revisión del diseño y desarrollo

4.4.6 Control operacional

4.4.6 Control operacional

7.3.5 Verificación del diseño y desarrollo

4.4.6 Control operacional

4.4.6 Control operacional

7.3.6 Validación del diseño y desarrollo

4.4.6 Control operacional

4.4.6 Control operacional

7.3.7 Control de cambios del diseño y desarrollo

4.4.6 Control operacional

4.4.6 Control operacional

7.4 Compras

7.4.1 Proceso de compras

4.4.6 Control operacional

4.4.6 Control operacional

7.4.2 Información de las compras

4.4.6 Control operacional

4.4.6 Control operacional

7.4.3 Verificación de los productos comprados

4.4.6 Control operacional

4.4.6 Control operacional

7.5 Operaciones de producción y de servicio

7.5.1 Control de las operaciones de producción y de servicio

4.4.6 Control operacional

4.4.6 Control operacional

7.5.2 Validación de los procesos de las operaciones de producción y de servicio

4.4.6 Control operacional

4.4.6 Control operacional

7.5.3 Identificación y trazabilidad

7.5.4 Bienes del cliente

7.5.5 Preservación del producto

4.4.6 Control operacional

4.4.6 Control operacional

7.6 Control de los equipos de medición y de seguimiento

4.5.1 Seguimiento y medición

8. Medición, análisis y mejora

4.5 Verificación

4.5 Verificación y acciones correctivas

8.1 Generalidades

4.5.1 Seguimiento y medición

4.5.1 Medición y seguimiento del desempeño

8.2 Medición y seguimiento

8.2.1 Satisfacción del cliente

8.2.2 Auditoría interna

4.5.5 Auditoria interna

4.5.4 Auditoria

8.2.3 Medición y seguimiento de los procesos

4.5.1 Seguimiento y medición

4.5.2 Evaluación del cumplimiento legal

4.5.1 Medición y seguimiento del desempeño

8.2.4 Medición y seguimiento del producto

4.5.1 Seguimiento y medición

4.5.2 Evaluación del cumplimiento legal

4.5.1 Medición y seguimiento del desempeño

8.3 Control del producto no conforme

4.4.7 Preparación y respuesta ante emergencias

4.5.3 No conformidad, acción correctiva y acción preventiva

4.4.7 Preparación y respuesta ante emergencias

4.5.2 Accidentes, incidentes, no conformidades, acción correctiva y acción preventiva

8.4 Análisis de datos

4.5.1 Seguimiento y medición

8.5 Mejora

8.5.1 Mejora continua

4.2 Política ambiental

4.3.3 Objetivos, metas y programas

4.6 Revisión por la dirección

4.2 Política de seguridad y salud en el trabajo

4.3.3 Objetivos

4.3.4 Programa(s) de gestión de la seguridad y salud en el trabajo

4.6 Revisión por la dirección

8.5.2 Acciones correctivas

4.5.3 No conformidad, acción correctiva y acción preventiva

4.5.2 Accidentes, incidentes, no conformidades, acción correctiva y acción preventiva

8.5.3 Acciones preventivas

4.5.3 No conformidad, acción correctiva y acción preventiva

4.5.2 Accidentes, incidentes, no conformidades, acción correctiva y acción preventiva

El Sistema de Gestión de la Calidad, según ISO 9000: 2000 se estructura en cuatro bloques generales: Responsabilidad de la dirección (política), Gestión de los recursos, Realización del producto, y Medición, análisis y mejora (revisión del sistema). La estructura de los sistemas se asemeja bastante, aunque hay que matizar que el sistema de Calidad centra su ámbito de actuación en la mejora del producto/proceso y la Prevención de riesgos laborales en las personas, más concretamente en los trabajadores, por lo tanto esta diferencia de objetivos estratégicos se ha de tener en cuenta a la hora de vincular los sistemas de gestión, ya que en el sistema de gestión de prevención de riesgos laborales, por ejemplo, la realización del producto a través fundamentalmente de actuaciones sobre los procesos, se corresponde con las acciones de mejora de las condiciones de trabajo en los mismos, asociadas evidentemente a los propios procesos productivos que es donde se generan y han de controlarse los riesgos laborales. En dicha tabla No.1 se interrelacionan los diferentes elementos de los sistemas documentales, considerando un tronco similar como el planteado por el Sistema de Calidad, aunque cada uno de ellos tenga y pueda desarrollar ramas distintas y particulares de su propio sistema de gestión. Las numeraciones empleadas en los diferentes apartados corresponden a las empleadas en las propias normas, que se mencionan con anterioridad.

La común orientación a procesos de los tres sistemas facilitará la integración. En la realización de un proceso, el operario no haría entonces distinciones entre la calidad, el medio ambiente y la salud y seguridad de trabajo. Para ello, los procesos se deben diseñar de forma que los datos de partida, el proceso propiamente dicho incluidos los recursos y controles, y los resultados, concilien los propósitos que se resumen en la prevención de hechos no deseados. Es desde luego muy deseable evitar la duplicidad de procedimientos para actividades comunes aunque correspondan a diferentes aspectos de la actividad de la empresa.

Adoptando esta visión de procesos, la organización como un todo es un gran proceso que se activa con los datos de partida que introduce el cliente demandante y finaliza con la entrega de lo solicitado que, obviamente, debe corresponder a lo requerido.

La base fundamental de estos sistemas es la mejora continua. El control debe realizarse, de una forma constante, sobre la base de una buena organización. Y la forma en la que se aborda esta mejora es muy similar, se analizan indicadores que nos muestran lo que ya ha ocurrido y a partir de esos resultados buscamos oportunidades de mejora.

El sistema de gestión integrada debe incluir el compromiso de todos los niveles de decisión de la empresa, debe ser un proyecto permanente basado en la mejora continua, debe aplicarse a todas las fases del ciclo de vida del producto y en todas las etapas de los procesos productivos, debe ser medible y contar con la capacitación de todo el personal implicado. También tendremos requisitos específicos de cada sistema y en este caso debemos ser lo más exhaustivos posible para no duplicar o triplicar procesos.

En resumen la excelencia, como necesario objetivo empresarial, no es una meta concreta a superar, es en realidad un camino que nos predispone individual y colectivamente para estar en todo momento en las mejores condiciones. Siendo los SGI la conjunción de elementos y sistemas que dentro de un proceso de innovación y aprendizaje continuo han de favorecer un desarrollo empresarial sostenible en el referido camino de la excelencia.

Ing. Leslie Labañino Sánchez.

Bibliografía.

  1. Chao, Pérez. Alicia. Los Sistemas Integrados de Gestión de la Calidad, el Medio Ambiente y.....
  2. Godoy, L y Manresa, R. (2006). Evaluación de aspectos ambientales y riesgos laborales.
  3. González, A e Isaac C. (2004). Enfoque para el diseño del Sistema de Gestión Integrada.
  4. NC ISO 9001(2001), Sistemas de gestión integrados. Términos y definiciones, Cuba. ISO 9000 (2000), Calidad. Fundamentos y Vocabulario.
  5. NC ISO 14001 (2004), Medio ambiente. Fundamentos y Vocabulario.
  6. NC ISO 18001 (2005) Seguridad y Salud en el trabajo, Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, Cuba.

 

Lic. Lieslie Labañino Sánchez

Datos del Autor:

Nací en La Habana, Cuba. Cursé estudios universitarios en el Instituto Superior Politécnico José Antonio Echeverría (ISPJAE), donde obtuve el título de Ingeniero Industrial. Actualmente me desempeño como profesor universitario en el Instituto Superior Politécnico José Antonio Echeverría, impartiendo materias como Ingeniería de la calidad y Gestión de la calidad.


Partes: 1, 2


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