Auditoría académica en el Perú (página 3)

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CAPITULO III
:

UNIVERSIDADES NACIONALES PERUANAS

Las Universidades Nacionales, son entidades
integradas por profesores, estudiantes y graduados. Se
dedican al estudio, la investigación, la
educación y la difusión del saber y la
cultura
y a su extensión y proyección sociales.
Tienen autonomía académica, normativa,
administración y económica
dentro de la Ley
.
La Ley Universitaria, establece sus fines,
régimen académico y administrativo, los
estudios y grados que otorga, su gobierno
y otros aspectos relacionados con su actividad.
MARCO GENERAL DE LAS UNIVERSIDADES
NACIONALES
Conjunto de elementos o servicios que se consideran necesarios para
el funcionamiento de las universidades nacionales. Los
elementos están constituidos por terrenos, locales
académicos, locales administrativos, maquinaria y
equipo, unidades de transportes, muebles y enseres y otros
equipos diversos necesarios para el funcionamiento de las
universidades.
En cuanto a servicios, está referido a los
procesos
y procedimientos de los servicios que prestan
las universidades nacionales; tales como, ingresos,
proceso
académico, proceso de graduación, proceso de
titulación; sistema
de pagos, sistema de cobros, etc.
De acuerdo con la Enciclopedia Encarta® 2005,
también se puede hablar de infraestructura social y
económica.
En ese sentido la infraestructura social comprende
a la forma como están organizadas las personas de
las universidades; es decir en autoridades, funcionarios,
docentes, trabajadores no docentes,
estudiantes, egresados, graduados. Cada uno de estos
grupos
tiene intereses propios e intereses corporativos, por tanto
su participación en de suma importancia en la
administración de las Universidades
Nacionales.
En cuanto a la infraestructura económica
está referida a la forma como estructuran las
universidades nacionales sus fuentes de
financiamiento e inversiones para que puedan funcionar. Los
recursos
del tesoro, los recursos directamente recaudados, las
donaciones y legados
constituyen las fuentes
básicas de financiamiento. En base a estas fuentes se
obtienen las inversiones necesarias para la gestión académica y
administrativa. Las Universidades Nacionales deben disponer
de una adecuada estructura de financiamiento e inversiones
para poder
llevar a cabo sus actividades en las mejores
condiciones.
INFRAESTRUCTURA DE LAS UNIVERSIDADES
NACIONALES
PLANEACION ESTRATÉGICA DE LAS
UNIVERSIDADES NACIONALES

El Artículo 55 de la Ley No. 27209, establece que
las entidades del Estado deben
formular el Plan
Estratégico Institucional.

El Decreto Supremo No. 187-2001-EF, establece que los
Planes Estratégicos Multilaterales, estarán
compuestos de los siguientes elementos: i) Visión del
país al 2021; ii) Misión del
Estado; iii) Objetivo
general del gobierno; iv)) Principales prioridades nacionales
para el período 2002-2006. Asimismo esta norma contiene la
Programación general y específica
por sectores institucionales.

El Marco Macroeconómico Multianual 2006-2008,
contiene: i) La declaración de principios de
política
fiscal; ii) La situación general y perspectivas:
Desarrollos perspectivas y Escenario Macroeconómico; iii)
Ingresos, Gastos y
Financiamiento público.

La Resolución No. 399-2001-EF/10, establece las
disposiciones específicas para la formulación de
los Planes Estratégicos Institucionales. Al respecto se
establece los diversos aspectos de: i) Los Planes
Estratégicos Institucionales (PEI); ii) La
Programación Multianual de Inversión Pública (PMIP); y, iii) La
Estructura de los Planes Estratégicos Multianuales
(PEM).

Esta norma establece que la formulación de los
Planes Estratégicos Multianuales, deben contener la
siguiente información: i) El Diagnóstico; ii) Las Perspectivas a mediano
y largo plazo (Visión y Misión); iii) Los Objetivos
Estratégicos generales y específicos; iv) Las
Acciones
Permanentes y Temporales; v) Los Indicadores
para la medición del desempeño; y, vi) Los recursos necesarios
para su implementación.

DIAGNÓSTICO :

Comprende el análisis de la situación respecto al
entorno en el que se sitúa y al análisis de sus
características internas. El diagnóstico comprende
una mirada a la situación actual y a la evolución que ha tenido en los
últimos cinco años, sobre la base de una Matriz de
Diagnóstico que refleje: Situación encontrada;
Acciones emprendidas; Resultados esperados; y, Resultados
obtenidos.

Para la elaboración de la Matriz de
Diagnóstico se considerará el análisis del
entorno general y específico. El entorno general
incluirá el análisis de los factores que
corresponden a lo económico; geográfico;
demográfico; político; legal; social; cultural;
tecnológico; y, cualquier otro factor que se considere
pertinente. El entorno específico incluirá la
definición de: Quienes son los usuarios / beneficiarios;
Cuales son los principales colaboradores, y, Otras entidades
públicas y privadas que prestan servicios
similares.

Una forma de identificar la problemática
así como evaluar las condiciones favorables y adversas por
las que está pasando las Universidades Nacionales, es el
ANALISIS FODA, el cual
permite identificar y evaluar los factores favorables o adversos
del entorno y del ambiente
interno. El Análisis
FODA permite analizar los cambios del medio externo en
términos de Amenazas y Oportunidades así como del
medio interno en términos de Fortalezas y
Debilidades.

PERSPECTIVAS DE CORTO, MEDIANO Y LARGO PLAZO
:

Comprende:

La Visión será una
representación de lo que deben ser en el futuro las
Universidades Públicas, en el marco de la temática
que le compete al Pliego Presupuestario. La Visión
incluirá cambios que deseamos lograr en el seno de la
población objetivo y en la imagen objetivo
de la propia institución.

"La Universidad
Nacional Federico Villarreal", debe liderar la innovación cultural, social,
tecnológica y científica, que contribuya
efectivamente al desarrollo
humano sostenible"

La Misión, en la nueva propuesta
estratégica, equivaldrá a enunciar
explícitamente la razón de la existencia del Pliego
Presupuestario, reflejará lo que es, haciendo
alusión directa a la función
general y específica que cumple como instancia de
gestión.

La declaración de la misión
responderá a las siguientes interrogantes: i)
Quiénes somos; ii) Que buscamos; iii) Porqué lo
hacemos; y, iv) Para quiénes trabajamos.

" La Universidad Nacional Federico Villarreal", tiene
por misión, la formación de la persona humana, y
el fortalecimiento de la identidad
cultural de la nación,
fundado en un renovado conocimiento
científico y tecnológico, en correspondencia
solidaria con el desarrollo
humano sostenible "

Asimismo, en la propuesta estratégica, se
definirán los Objetivos Estratégicos
Generales, que vienen a ser los propósitos o fines
esenciales que la entidad pretende alcanzar para lograr la
misión que se ha propuesto en el marco de su estrategia.
Constituyen propósitos en términos generales que se
asocian principalmente a un Programa dentro
de la clasificación funcional vigente.

Los objetivos estratégicos generales,
serán por definición objetivos de largo plazo que
contribuirán al logro de la Visión de los Programas. Por lo
tanto estos objetivos deben responder a que se desea cambiar de
la realidad interno y externa en la cual se actúa, y
serán expresados en términos cualitativos y ser
susceptibles de medición a través de Indicadores de
Resultados objetivamente verificables.

Objetivos generales de la UNFV:

Objetivo: Brindar formación de alta
calidad y
excelencia académica, sobre la base de un sistema de
investigación que tenga como soporte una docencia
calificada, infraestructura y equipamiento que permita formar
profesionales con conocimientos y valores,
comprometidos con el desarrollo humano sostenible.

Objetivo: Brindar formación integral,
desarrollada sobre la base de permanente evaluación
y actualización de los recursos
académicos.

Objetivo: Desarrollar e incrementar los trabajos
de investigación interdisciplinarios orientada a la
enseñanza – aprendizaje
científicos tecnológicos que permita integrar a la
universidad en el proceso productivo del país.

Objetivo: Implementar programas de bienestar,
proyección social, y actividades artísticas y
culturales, mediante el apoyo de la cooperación
técnica

Objetivo: Lograr una gestión
administrativa eficiente y eficaz, como soporte de las
actividades académicas de investigación y de
acción
social.

Objetivo: Mejorar, ampliar y/o acondicionar la
infraestructura física institucional
existente, a efecto de brindar un mejor servicio a la
población estudiantil y a la comunidad en su
conjunto

Los Objetivos Estratégicos
Específicos, serán los propósitos en
que se divide un objetivo general, se asociarán
principalmente a un Subprograma dentro de la clasificación
funcional vigente y comprenderá un conjunto de acciones
permanentes y temporales.

Estos objetivos serán por definición
objetivos de mediano plazo que contribuirán al logro del
objetivo estratégico general y serán expresados en
términos cualitativos y serán susceptibles de
medición a través de Indicadores de Resultados
objetivamente verificables.

Las Acciones Permanentes o Temporales,
serán las categorías básicas sobre las que
se centra la implementación estratégica de la
Propuesta Estratégica, constituirán las unidades
fundamentales de asignación de recursos a fin de lograr
objetivos estratégicos específicos.

Los Indicadores para la Medición del
Desempeño, serán los parámetros
cualitativos y cuantitativos que detallan la medida en la cual un
determinado objetivo ha sido logrado. Al ser instrumentos de
medición de las principales variables
asociadas al cumplimientos de los objetivos, constituirán
una expresión cuantitativa de lo que se pretende alcanzar
y mediante la cual se establece y mide sus propios criterios de
éxito,
y proveen la base para el seguimiento de su
desempeño.

PROGRAMACIÓN MULTIANUAL DE
INVERSIONES:

La Programación Multianual de Inversiones, es un
proceso mediante el cual las Universidades Nacionales determinan
el conjunto de Proyectos de
Inversión pública que se encuentran en la etapa
de preinversión e inversión, a ser evaluados o
ejecutados, dentro del marco de las políticas
y prioridades establecidas por el Sector al cual pertenecen y que
se encuentran expresados en los Planes Estratégicos
Sectoriales Multianuales (PESEM). Las Oficinas de
Programación e Inversiones (OPI) o quienes hagan sus
veces, elaboran los Programas Multisectorales de Inversión
Pública (PMIP).

En este contexto, Proyecto de
Inversión Pública, es toda intervención
limitada en el tiempo que
implique la aplicación de recursos públicos con el
fin de ampliar, mejorar y modernizar la capacidad productora de
bienes o
prestadora de servicios, cuyos beneficios son independientes de
los de otros proyectos; y que
la Oficina de
Programación e Inversiones, o quien haga sus veces, tiene
la responsabilidad de elaborar el Programa Multianual
de Inversiones y velar por el cumplimiento del Sistema Nacional
de Inversión Pública (SNIP).

LoS PMIP que se consideren en la formulación de
los Planes Estratégicos Institucionales, deben comprender
adicionalmente, lo siguiente:

Debe abarcar el periodo para el cual se ha el
Plan
Estratégico Institucional, independientemente del plazo
de ejecución de los proyectos de inversión;
y,
Debe considerar no sólo los proyectos de
inversión que se encuentren en etapa de ejecución
o preinversión, si no también aquellos proyectos
de inversión a nivel de perfil con una estimación
de los recursos necesarios.

Las universidades nacionales se dedican al
estudio, la investigación, la educación y la difusión del
saber y la cultura y a su extensión y
proyección sociales.
Las universidades nacionales tienen
autonomía académica, normativa, administración y económica
dentro de la Ley. La Ley Universitaria, establece sus
fines, régimen académico y administrativo,
los estudios y grados que otorga, el tipo de
administración que deben aplicar y otros aspectos
relacionados con su actividad.
Las universidades nacionales, son entidades
integradas por autoridades, funcionarios, profesores,
estudiantes, egresados graduados, trabajadores
administrativos y trabajadores de servicio.
Las universidades nacionales disponen de
órganos de gobierno: Asamblea Universitaria,
Consejo Universitario y Consejo de Facultad. También
es parte de la
organización la Comunidad Universitaria:
Profesores, estudiantes, graduados y titulados.
El régimen académico de las
universidades nacionales, comprende: el proceso de
admisión, el proceso de matrícula, el proceso
de evaluación, el ciclo vacacional de estudios, las
prácticas pre profesionales e internado, los grados
y títulos y el sistema de orientación y
tutoría académica y personal.
ORGANIZACIÓN DE LAS UNIVERSIDADES
NACIONALES
Las universidades organizan su régimen de
gestión de acuerdo con la Ley Universitaria,
Estatuto, Reglamento Interno y otras normas
relacionadas.
La gestión se ejerce por la Asamblea
Universitaria, el Consejo Universitario, el Rector, el
Concejo de Facultad y los Decanos.
Para cada componente la Ley establece su
composición y sus atribuciones.
Cada universidad organiza y establece su
régimen académico por Facultades de acuerdo
con sus características y necesidades.
Las universidades cuentan con servicios y oficinas
académicas, administrativas y de asesoramiento, cuya
organización determinan sus Estatutos
garantizando su racionalización y eficiencia. Están a cargo de
funcionarios nombrados por el Consejo Universitario o
propuesta por el Rector.
La comunidad nacional sostiene
económicamente a las universidades nacionales, las
que deberían corresponder a ese esfuerzo con la
calidad de sus servicios académicos.
Los recursos económicos de las
universidades nacionales provienen de Asignaciones del
Tesoro Público, ingresos por concepto de
leyes
especiales y recursos directamente recaudados.
DIRECCIÓN Y GESTIÓN DE LAS
UNIVERSIDADES NACIONALES
CONTROL EFECTIVO DE LAS UNIVERSIDADES
NACIONALES

Las universidades nacionales están sujetas al
Sistema Nacional de Control, por la
condición de ser entidades del Estado.

La Ley Universitaria dispone que la Asamblea Nacional de
Rectores puede ordenar la práctica de auditorías destinadas a velar por el recto
uso de los recursos de las universidades. Dentro de los seis
meses de concluido un período presupuestal, las
universidades nacionales rinden cuenta del ejercicio a la
Contraloría General de la República, informan al
Congreso y publican gratuitamente en el Diario oficial el balance
respectivo

La Oficina General de Auditoría
Interna, está a cargo de la evaluación del
Sistema de Control
Interno de las universidades nacionales. Esta dependencia
depende administrativa y funcionalmente depende de la
Contraloría General de la República.

Las universidades nacionales están sujetas al
Sistema Nacional de Control.

La Asamblea Nacional de Rectores puede ordenar la
práctica de auditorías destinadas a velar por el
recto uso de los recursos de las universidades. Dentro de los
seis meses de concluido un período presupuestal, las
universidades públicas rinden cuenta del ejercicio a la
Contraloría General de la República, informan al
Congreso y publican gratuitamente en el Diario oficial el balance
respectivo

La Oficina de Control Institucional (OCI), está a
cargo de la evaluación del Sistema de Control Interno de
las universidades públicas. Esta dependencia depende de la
Contraloría General de la República.

Debido al mundo económico integrado que existe
hoy en día se ha creado la necesidad de integrar
metodologías y conceptos en todos los niveles de las
diversas áreas administrativas y operativas con el fin de
ser competitivas y responder a las nuevas exigencias
empresariales, surge así un nuevo concepto de control
interno donde se brinda una estructura común el cual es
documentada en el denominado informe
COSO.

El control es el proceso que ejecuta la
administración con el fin de evaluar operaciones
especificas con seguridad
razonable en tres principales categorías: Efectividad y
eficiencia operacional, confiabilidad de la información
financiera y cumplimiento de políticas, leyes y
normas.

El control interno, de acuerdo con el Informe COSO, posee
cinco componentes que pueden ser implementados en todas las
entidades de acuerdo a las características
administrativas, operacionales y de tamaño; los
componentes son: un ambiente de control, una valoración de
riesgos, las
actividades de control (políticas y procedimientos),
información y comunicación y finalmente el monitoreo o
supervisión.

La implementación del control interno implica que
cada uno de sus componentes estén aplicados a cada
categoría esencial de la empresa
convirtiéndose en un proceso integrado y dinámico
permanentemente, como paso previo cada entidad debe establecer
los objetivos, políticas y estrategias
relacionadas entre si con el fin de garantizar el desarrollo
organizacional y el cumplimiento de las metas corporativas;
aunque el sistema de control interno debe ser intrínseco a
la administración de la entidad y busca que esta sea mas
flexible y competitiva en el mercado se
producen ciertas limitaciones inherentes que impiden que el
sistema como tal sea 100% confiable y donde cabe un
pequeño porcentaje de incertidumbre, por esta razón
sea hace necesario un estudio adecuado de los riesgos internos y
externos con el fin de que el control provea una seguridad
razonable para la categoría a la cual fue diseñado,
estos riesgos pueden ser atribuidos a fallas humanas como la
toma de
decisiones erróneas, simples equivocaciones o
confabulaciones de varias personas, es por ello que es muy
importante la contratación de personal con gran capacidad
profesional, integridad y valores éticos así como
la correcta asignación de responsabilidades bien
delimitadas donde se interrelacionan unas con otras con el fin de
que no se rompa la cadena de control fortaleciendo el ambiente de
aplicación del mismo, cada persona es un eslabón
que garantiza hasta cierto punto la eficiencia y efectividad de
la cadena, cabe destacar que la responsabilidad principal en la
aplicación del control interno en la organización
debe estar siempre en cabeza de la administración o alta
gerencia con
el fin de que exista un compromiso real a todos los niveles de la
empresa,
siendo función del departamento de auditoria interna o
quien haga sus veces, la adecuada evaluación o
supervisión independiente del sistema con el fin de
garantizar la actualización, eficiencia y existencia a
través del tiempo, estas evaluaciones pueden ser continuas
o puntuales sin tener una frecuencia predeterminada o fija,
así mismo es conveniente mantener una correcta documentación con el fin de analizar los
alcances de la evaluación, niveles de autorización,
indicadores de desempeño e impactos de las deficiencias
encontradas, estos análisis deben detectar en un momento
oportuno como los cambios internos o externos del contexto
empresarial pueden afectar el desarrollo o aplicación de
las políticas en función de la consecución
de los objetivos para su correcta evaluación.

La comprensión del control interno puede
así ayudar a cualquier entidad a obtener logros
significativos en su desempeño con eficiencia, eficacia y
economía,
indicadores indispensables para el análisis, toma de
decisiones y cumplimiento de metas.

El control es efectivo, cuando no entorpece las funciones
administrativas y operativas y además cuando se toman
en cuenta las sugerencias y recomendaciones de los órganos
responsables del mismo y cuando se aplican las medidas
correctivas necesarias para optimizar la gestión
empresarial.

Andrade (2000), sostiene la siguiente teoría:
El control efectivo consiste en evaluar un conjunto de
proposiciones financieras, económicas y sociales, con la
finalidad de determinar si las metas, objetivos,
políticas, estrategias, presupuestos,
programas y proyectos de inversión emanados de la
gestión se están cumpliendo de acuerdo a lo
previsto.

El control efectivo, es el proceso de
comprobación destinado a determinar si se siguen o no los
planes, si se están haciendo o no progresos para la
consecución de los objetivos propuestos y el proceso de
actuación, si fuese preciso, para corregir cualquier
desviación. De forma más concisa, E. Gironella Mac
Graw, citado por el Informativo Caballero Bustamante, denomina
"Control interno efectivo al plan de organización y el
conjunto de métodos y
procedimientos que sirven para ayudar a los integrantes del
gobierno de las empresas en el
mejor desempeño de sus funciones"

De acuerdo con el COSO, los sistemas de
control interno funcionan a distintos niveles de
efectividad. De la misma forma, un sistema determinado puede
funcionar de manera diferente en momentos distintos.

De acuerdo con el informe COSO, cuando un sistema de
control alcanza el estándar a continuación, puede
considerarse un sistema "efectivo".

El control interno puede considerarse efectivo
si: i) Se están logrando los objetivos operacionales de la
entidad; ii) Disponen de información adecuada hasta el
punto de lograr los objetivos operacionales de la entidad; iii)
Si se prepara de forma fiable la información financiera,
económica y patrimonial de la entidad; y, iv) Si se
cumplen las leyes y normas aplicables.

Mientras que el control es un proceso, su efectividad
es un estado o condición del proceso en un momento dado,
el mismo que al superar los estándares establecidos
facilita la buena administración de las universidades
nacionales.

CAPITULO IV :

AUDITORIA ACADÉMICA

Adecuando la opinión del Instituto de Auditores
Internos del Perú, la Auditoría académica es la actividad
independiente y objetiva de aseguramiento y consulta concebida
para agregar valor y
mejorar las actividades académicas de una universidad
nacional. La Auditoría académica ayuda a la
institución a cumplir sus metas, objetivos y misión
aportando un enfoque sistemático y disciplinado para
evaluar y mejorar los procesos académicos, control y
gobierno.

La Auditoría académica, consiste en
evaluar un conjunto de proposiciones académicas con la
finalidad de determinar si las metas, objetivos,
políticas, estrategias, presupuestos, programas y
proyectos emanados de la gestión se están
cumpliendo de acuerdo a lo previsto. En este contexto la
auditoria académica contribuirá en la buena
administración de las universidades nacionales, con
relación a la exactitud, eficiencia, efectividad y
economicidad de los servicios académicos.

Consiste en evaluar un conjunto de proposiciones
organizativas, administrativas, legales, financieras,
económicas y sociales, con la finalidad de determinar si
las metas, objetivos, políticas, estrategias,
presupuestos, programas y proyectos emanados de la gestión
se están cumpliendo de acuerdo a lo previsto. En este
contexto la auditoria académica contribuirá en la
buena administración de las universidades, cuando
esté incorporado en la infraestructura de las
universidades públicas y formando parte de la esencia de
las mismas y además si desarrolla la función de
asesoría y consultoría imprimiendo confiabilidad en
relación a la exactitud, eficiencia, efectividad y
economicidad de las transacciones universitarias.

FILOSOFÍA DE LA AUDITORIA
ACADÉMICA

La auditoría académica es un servicio a la
organización, consistente en una valoración
independiente de las actividades establecidas dentro de la misma.
Es el control que funciona por medio del examen y
valoración de lo adecuado y efectivo de otros
controles.

Francis J. Walsh, Jr. (Internal Auditing, Business
Policy Study N° 11) esboza una definición más
detallada, que hace énfasis en los aspectos del control de
la dirección por la auditoría, y es la
siguiente: "La auditoría académica es la
denominación de una serie de procesos y técnicas,
a través de las cuales se da una seguridad de primera mano
a la dirección respecto a los docentes y no docentes de su
propia organización, a partir de la observación en el trabajo
respecto a: Si los controles establecidos por la dirección
son mantenidos adecuada y efectivamente; si los registros e
informes
reflejan las operaciones actuales y los resultados adecuada y
rápidamente en cada división, departamento u otra
unidad, y si éstos se están llevando fuera de los
planes, políticas o procedimientos de los cuales la
auditoría es responsable.

La distancia cada vez mas amplia entre dirección
y producción ha hecho necesario el desarrollo
de una serie de controles que posibiliten administrar
eficientemente las actividades y las instituciones.
El auditor perfecciona y completa cada una de estas actividades,
emitiendo una valoración de cada forma de control.. No se
conoce ningún sustituto para esta actividad".

Paul Macchiannerna en su obra "Internal Auditing",
afirma que los tres mayores desarrollos que ha habido en
auditoría en los últimos años han
sido:

El mayor alcance de las responsabilidades y
funciones de auditoría y en particular el desarrollo
de la función de la auditoría
informática.
El desarrollo de la
comunicación regular entre los altos niveles de
dirección y los comités de
auditoría.
El avance promocional del personal de
auditoría.

La última edición
del libro
"Auditoría Interna Moderna", de Brink y Witt, acerca del
desarrollo de la auditoría interna, dice lo siguiente:
"Desde 1973 (…) el papel de auditor en todas las organizaciones ha
seguido expandiéndose. Esta ha sido debido en parte a la
aceleración de las expectativas sociales, gracias a normas
más rígidas de conducta
profesional y a una mayor protección en contra de la
ineficacia, mala conducta, ilegalidad y fraude. En la
mayoría de las situaciones, el grupo de
auditoría interna se ha movido a niveles muy altos en
todas las áreas operativas, y se ha establecido como una
valiosa y respetable parte del esfuerzo de la dirección.
En una extensión mayor, el auditor también
está al servicio del Directorio (usualmente vía
comité de auditoria)".

Las exigencias actuales, la evolución
económica y social y la estrategia empresarial al servicio
de la toma de decisiones exigen en la actualidad la
ampliación de las funciones de la Auditoría en un
claro sentido de complemento y apoyo a la labor rectoral, por lo
que esta actividad ha pasado a ocupar un importante papel en la
universidad nacional, contribuyendo cada vez más al
cumplimiento de los objetivos y metas previstos en la
organización hasta el punto que no se concibe una
universidad que pretenda avanzar con pasos firmes hacia el
éxito sin la actividad de Auditoría bien
organizada.

La actividad de Auditoría ha pasado a ocupar un
importante papel en la universidad nacional, ya que las
exigencias actuales, la evolución económica y
social y la introducción de nuevos métodos de
administración y gestión de instituciones, han
hecho que la dirección haya sentido la necesidad de
encontrar un elemento objetivo que les aporte información,
análisis, evaluaciones y recomendaciones. En la actualidad
se exige la ampliación de las funciones de la
Auditoría en un claro sentido de complemento y apoyo a la
labor gerencial, contribuyendo cada vez más al
cumplimiento de los objetivos y metas previstos en la
organización.

POSTULADOS BÁSICOS DE LA AUDITORIA
ACADÉMICA

Los postulados son hipótesis básicas, premisas
coherentes, principios lógicos y requisitos que
contribuyen al desarrollo de las normas de auditoría y,
sirven de soporte a las opiniones de los auditores en sus
informes, especialmente, en casos en no existen normas
específicas aplicables. Mautz y Sharaf, indican que un
postulado es una suposición que puede ser verificable y
resulta esencial para el desarrollo de la
teoría.

Los postulados básicos de la auditoría,
son los siguientes:

Autoridad legal para ejercer las actividades de
auditoría académica;
Aplicabilidad de las normas de
auditoría;
Importancia relativa;
La auditoría se dirige a la mejora de las
operaciones futuras, en vez de criticar solamente el
pasado;
Juicio imparcial de los auditores;
El ejercicio de la auditoría impone obligaciones
profesionales a los auditores;
Acceso a todo tipo de información
pública;
Aplicación de la materialidad en la
auditoría;
Perfeccionamiento de los métodos y
técnicas de auditoría;
Existencia de controles internos
apropiados;
Las operaciones y contratos,
están libres de irregularidades y actos de
colusión;
Responsabilidad (obligación de rendir cuenta)
y auditoría.

CRITERIOS BÁSICOS DE LA AUDITORIA
ACADÉMICA

En el ámbito gubernamental los criterios de
auditoría son emitidos por la Contraloría General
de la República, con el fin de orientar la gestión
de los órganos conformantes del Sistema Nacional de
Control. Los criterios básicos son líneas generales
de acción que aseguran la uniformidad en las tareas que
realizan los auditores.

Tales orientaciones promueven el cumplimiento de las
actividades de manera efectiva, eficiente y económica; y,
proporcionan una razonable seguridad de que se están
logrando los objetivos y metas programados.

Es igualmente importante disponer de un conjunto de
normas, procedimientos y prácticas de auditoría que
orienten la acción y permitan efectuar el control de
calidad de la auditoría y medir los logros
alcanzados.

Los criterios básicos aplicables a la
auditoría son:

Eficiencia en el manejo de la
auditoría;
Entrenamiento contínuo;
Conducta funcional del auditor;
Alcance de la auditoría;
Comprensión y conocimiento
de la entidad a ser auditada;
Comprensión de la estructura de control
interno de la entidad a ser auditada;
Utilización de especialistas en la
auditoría;
Detección de irregularidades o actos
ilícitos;
Reconocimiento de logros notables de la
entidad;
Comunicación oportuna de los resultados de la
auditoría;
Comentarios de los funcionarios de la entidad
auditada;
Presentación del borrador del informe a la
entidad auditada;
Calidad de los Informes de
auditoría;
Tono constructivo en la auditoría;
Organización de los informes de
auditoría;
Revisiones de control de calidad en las
auditorías;
Transparencia de los informes de
auditoría;
Acceso de personas a documentos
sustentatorios de la auditoría.

VISIÓN GENERAL DE LA AUDITORIA
ACADÉMICA

La Administración de los recursos de las
Universidades Nacionales descansa en una compleja estructura de
relaciones que vinculan a sus dependencias, así como a
entidades gubernamentales entre si, quienes en el cumplimiento de
sus fines interactúan a todos los niveles del
Estado.

Las Autoridades y funcionarios que tienen a su cargo la
administración de los recursos públicos de las
Universidades Nacionales, tienen la obligación de realizar
una efectiva rendición de cuentas de sus
actividades académicas y administrativas a los organismos
de supervisión (Asamblea Universitaria, Asamblea Nacional
de Rectores, etc.) y control (Contraloría General de la
República, Congreso Nacional otras entidades) y
especialmente ante la comunidad universitaria y la comunidad en
general, en el marco en lo que viene a llamarse actualmente
Respondabilidad.

Las autoridades y funcionarios de las Universidades
Nacionales, tienen la responsabilidad de utilizar los recursos
académicos y de otro tipo con efectividad, eficiencia y
economía, a fin de lograr los objetivos para los cuales
fueron autorizados. Por lo tanto, tales autoridades y
funcionarios son responsables de establecer, mantener y evaluar
periódicamente mediante la auditoría
académica, para:

Asegurar el cumplimiento de los objetivos y metas
académicas previstas;
Proteger apropiadamente los recursos
humanos, materiales y
financieros utilizados en la prestación de servicios
académicos;
Cumplir las leyes y reglamentos aplicables de
carácter general y específico;
y,
Preparar, conservar y revelar información
académica confiable para la planeación, toma de decisiones y control
de las Universidades Nacionales..

1. La Auditoría Académica se ocupa
  fundamentalmente del conjunto de medidas,
  políticas y procedimientos establecidos en las
  Universidades Nacionales para proteger los recursos,
  minimizar las posibilidades de fraude, incrementar la
  eficiencia operativa y optimizar la calidad de la
  información.
  En pocos años se ha pasado del enfoque
  tradicional de auditoría
  económico-financiera a otro enfoque como el
  académico, que persigue proporcionar determinada
  información a la dirección para que pueda
  evaluar si sus objetivos y metas se están
  cumpliendo conforme a lo esperado o si son efectivos
  los controles establecidos para incrementar la eficacia
  de la entidad partiendo de la evaluación
  sistemática del proceso académico de la
  entidad.
  Como afirma Hevia (1999), presidente del
  Instituto de Auditoría Interna de España, "En términos
  modernos la Auditoría se concibe como una
  actividad independiente y objetiva de aseguramiento y
  consulta, concebida para añadir valor y mejorar
  las operaciones de una organización. Ayuda a la
  organización a cumplir sus objetivos aportando
  un enfoque sistemático y disciplinado para
  evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de
  gestión de riesgos, control y
  dirección."
  En la actualidad la Auditoría
  constituye un amplio examen de la institución
  referido a sus planes y objetivos, métodos y
  controles, significación operacional y
  utilización de los recursos humanos y
  físicos.
  La Auditoría debe funcionar como una
  actividad concebida para agregar valor y mejorar las
  operaciones de una organización, así como
  contribuir al cumplimiento de sus objetivos y metas,
  aportando un enfoque sistemático y disciplinado
  para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de
  gestión académica, de riesgos, control
  interno y dirección.
  La Auditoría Académica es el
  control que se desarrolla como instrumento de la propia
  administración y consiste en una
  valoración independiente de sus actividades, que
  comprende el examen de las actividades
  académicas y disposiciones administrativas y
  legales que correspondan con la finalidad de mejorar el
  control y grado de economía, eficiencia y
  eficacia en la utilización de los recursos,
  prevenir el uso indebido de estos y coadyuvar al
  fortalecimiento de la disciplina en general.
  Cashin, Neuwert y Levy (1998) definen la
  Auditoría como: "La denominación de una
  serie de procesos y técnicas, a través de
  las cuales se da una seguridad de primera mano a la
  dirección respecto a los empleados de su propia
  organización, a partir de la observación
  en el trabajo respecto a: si los controles
  establecidos son mantenidos adecuada y efectivamente,
  si los registros e informes (…) reflejan las
  operaciones actuales y los resultados adecuada y
  rápidamente en cada división,
  departamento u otra unidad y si estos se están
  llevando fuera de los planes, políticas o
  procedimientos de los cuales la auditoría es
  responsable."
  Contreras (1995) define la Auditoría
  como: (…) "Los ojos de la dirección de la
  empresa, proyectados sobre todas sus dependencias y
  organizaciones, para captar e informar permanentemente
  a la misma, de su situación y de los posibles
  problemas que puedan
  existir."
  Las nuevas exigencias para fortalecer los
  procesos, operaciones y actividades dentro de las
  empresas, han llevado a cabo un cambio significativo en la
  Auditoría y en su papel dentro de la
  organización
  Según, Elorreaga (2002), "La
  Auditoría debe funcionar como una actividad
  concebida para agregar valor y mejorar las operaciones
  de una organización, así como contribuir
  al cumplimiento de sus objetivos y metas, aportando un
  enfoque sistemático y disciplinado para evaluar
  y mejorar la eficacia de los procesos "
2. CONCEPTUALIZACIONES
  Para Cashin, Neuwert y Levy (1998), "El
  objetivo de la Auditoría es el asistir a los
  miembros de la organización en el efectivo
  descargo de sus responsabilidades. La Auditoría
  les proporciona análisis, valoraciones,
  recomendaciones, consejo e información de las
  actividades revisadas."
  Según Hevia (1991), "Los objetivos de
  una Auditoría deberían ser: mantener un
  eficaz Control Interno, conseguir un buen
  funcionamiento de la organización, de sus
  sistemas
  operativos y de la adecuada utilización de
  sus recursos, asegurar el cumplimiento de las
  políticas, normas e instrucciones de la
  dirección, mejorar constantemente la
  gestión de la empresa, mantener a la
  dirección informada de cuantas excepciones se
  detecten, proponiendo las acciones correspondientes
  para subsanarlas, asegurar el cumplimiento por los
  distintos órganos y centros de la entidad de sus
  recomendaciones y sugerencias, promover los cambios que
  sean necesarios, mentalizando a sus empleados para la
  adaptación de los nuevos sistemas, supresión de fraudes e
  irregularidades y salvaguardar los activos de la entidad."
  El destacado especialista canadiense en
  control del sector
  público Radburn (2002), en la Primera
  Jornada de Control Interno expresó: "Lo
  importante es que la Auditoría debería
  actuar como una linterna para proteger y guiar a los
  directivos a través de la evaluación de
  controles y actividades y la recomendación de
  mejoras". Considera además que: el nuevo
  objetivo de la Auditoría debe ser construir
  relaciones sólidas, con un enfoque de atención a las causas, efectos y
  soluciones, un enfoque de
  auditorías constructivas, de ayuda ala autoridad o funcionario a corregir
  problemas costosos que atentan contra el cumplimiento
  de los objetivos.
  Para Hernández (1998) "Es menester
  conformar una nueva visión de la empresa desde
  un enfoque sistémico, de tal manera de ubicar a
  la auditoría como un componente de dicho
  sistema, encargado de proteger el buen funcionamiento
  del sistema de Control Interno (…), sino
  además, de salvaguardar el buen funcionamiento
  de la empresa a los efectos de su supervivencia y logro
  de las metas propuestas."
  Según el MAGU (1998) el objetivo
  fundamental de la Auditoría es: "Examinar y
  evaluar sistemáticamente la adecuada y eficaz
  aplicación de los sistemas de Control Interno,
  de las operaciones contables y financieras y de las
  disposiciones administrativas y legales que
  correspondan y velar por la preservación de los
  bienes asignados a las entidades
  estatales…"
3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA
  ACADÉMICA
4. SISTEMA NACIONAL DE CONTROL
DOCTRINA DE LA AUDITORIA
ACADÉMICA

El Sistema Nacional de Control es el conjunto de
órganos de control, normas, métodos y
procedimientos, estructurados e integrados funcionalmente,
destinados a conducir y desarrollar el ejercicio del control
gubernamental en forma descentralizada. Su actuación
comprende todas las actividades y acciones en los campos
administrativos, presupuestal, operativo y financiero de las
entidades y alcanza al personal que presta servicios en ellas,
independientemente del régimen que las regula.

El Sistema está conformado por los siguientes
órganos:

La Contraloría General de la República,
como ente técnico rector;
Todas las unidades orgánicas responsables de
la función de control gubernamental;
Las sociedades
de auditoría externa independientes, cuando son
designadas por la Contraloría General y contratadas,
durante un período determinado, para realizar servicios
de auditoría en las entidades: económica,
financiera, de sistemas informáticos, de medio
ambiente y otros.

CONTROL GUBERNAMENTAL:

El control gubernamental consiste en la
supervisión, vigilancia y verificación de los actos
y resultados de la gestión pública, en
atención al grado de eficiencia, eficacia, transparencia y
economía en el uso y destino de los recursos y bienes del
Estado, así como del cumplimiento de las normas legales y
de los lineamientos de política y planes de
acción, evaluando los sistemas de administración,
gerencia y control, con fines de su mejoramiento a través
de la adopción
de acciones preventivas y correctivas pertinentes.

El control gubernamental es interno y externo y su
desarrollo constituye un proceso integral y permanente

CONTROL INTERNO GUBERNAMENTAL :

El control interno comprende las acciones de cautela
previa, simultánea y de verificación posterior que
realiza la entidad sujeta a control, con la finalidad que la
gestión de sus recursos, bienes y operaciones se
efectúe correcta y eficientemente. Su ejercicio es previo,
simultáneo y posterior.

El control interno previo y simultáneo compete
exclusivamente a las autoridades, funcionarios y servidores
públicos de las entidades como responsabilidad propia
de las funciones que le son inherentes, sobre la base de las
normas que rigen las actividades de la organización y los
procedimientos establecidos en sus planes, reglamentos, manuales y
disposiciones institucionales, los que contienen las
políticas y métodos de autorización,
registro,
verificación, evaluación, seguridad y
protección.

El control posterior es ejercido por los responsables
superiores del servidor o
funcionario ejecutor, en función del cumplimiento de las
disposiciones establecidas, así como por el órgano
de control institucional según sus planes y programas
anuales, evaluando y verificando los aspectos administrativos del
uso de los recursos y bienes del Estado, así como la
gestión y ejecución llevadas a cabo, en
relación con las metas trazadas y resultados
obtenidos.

Es responsabilidad del Titular de la entidad fomentar
y supervisar el funcionamiento y confiabilidad del control
interno para la evaluación de la gestión y el
efectivo ejercicio de la rendición de cuentas,
propendiendo a que éste contribuya con el logro de la
misión y objetivos de la entidad a su cargo. El
Titular de la entidad está obligado a definir las
políticas institucionales en los planes y/o programas
anuales que se formulen, los que serán objeto de las
verificaciones.

CONTROL EXTERNO GUBERNAMENTAL :

Se entiende por control externo, el conjunto de
políticas, normas, métodos y procedimientos
técnicos, que compete aplicar a la Contraloría
General u otro órgano del Sistema por encargo o
designación de ésta, con el objeto de supervisar,
vigilar y verificar la gestión, la captación y el
uso de los recursos y bienes del Estado. Se realiza
fundamentalmente mediante acciones de control con carácter
selectivo y posterior.

En concordancia con sus roles de supervisión y
vigilancia, el control externo podrá ser preventivo o
simultáneo, cuando se determine taxativamente por la
Ley del Sistema Nacional de Control o por normativa expresa, sin
que en ningún caso conlleve injerencia en los procesos de
dirección y gerencia a cargo de la administración
de la entidad, o interferencia en el control posterior que
corresponda.

Para su ejercicio, se aplicarán sistemas de
control de legalidad, de
gestión, financiero, de resultados, de evaluación
de control interno u otros que sean útiles en
función a las características de la entidad y la
materia de
control, pudiendo realizarse en forma individual o combinada.
Asimismo, podrá llevarse a cabo inspecciones y
verificaciones, así como las diligencias, estudios e
investigaciones necesarias para fines de
control.

PRINCIPIOS DEL CONTROL GUBERNAMENTAL
:

El control gubernamental, se lleva a cabo en el marco de
los siguientes principios:

La universalidad, entendida como la potestad
de los órganos de control para efectuar, con arreglo a
su competencia y
atribuciones, el control sobre todas las actividades de la
respectiva entidad, así como de todos sus funcionarios y
servidores, cualquiera fuere su jerarquía;
El carácter integral, en virtud del
cual el ejercicio del control consta de un conjunto de acciones
y técnicas orientadas a evaluar, de manera cabal y
completa, los procesos y operaciones materia de examen en la
entidad y sus beneficios económicos y/o sociales
obtenidos, en relación con el gasto generado, las metas
cualitativas y cuantitativas establecidas, su
vinculación con políticas gubernamentales,
variables exógenas no previsibles o controlables e
índices históricos de eficiencia;
La autonomía funcional, expresada en la
potestad de los órganos de control para organizarse y
ejercer sus funciones con independencia técnica y libre de
influencias. Ninguna entidad o autoridad, funcionario o
servidor público, ni terceros, pueden oponerse,
interferir o dificultar el ejercicio de sus funciones y
atribuciones de control;
El carácter permanente, que define la
naturaleza
continua y perdurable del control como instrumento de
vigilancia de los procesos y operaciones de la
entidad;
El carácter técnico y
especializado del control, como sustento esencial de su
operatividad, bajo exigencias de calidad, consistencia y
razonabilidad en su ejercicio; considerando la necesidad de
efectuar el control en función de la naturaleza de la
entidad en la que se incide;
La legalidad, que supone la plena
sujeción del proceso de control a la normativa
constitucional, legal y reglamentaria aplicable a su
actuación;
El debido proceso de control, por el que se
garantiza el respeto y
observancia de los derechos de las entidades
y personas, así como de las reglas y requisitos
establecidos;
La eficiencia, eficacia y economía a
través de los cuales el proceso de control logra sus
objetivos con un nivel apropiado de calidad y óptima
utilización de recursos;
La oportunidad, consistente en que las
acciones de control se lleven a cabo en el momento y
circunstancias debidas y pertinentes para cumplir su
cometido;
La objetividad, en razón de la cual las
acciones de control se realizan sobre la base de una debida e
imparcial evaluación de fundamentos de hecho y de
derecho, evitando apreciaciones subjetivas;
La materialidad, que implica la potestad del
control para concentrar su actuación en las
transacciones y operaciones de mayor significación
económica o relevancia en la entidad
examinada;
El carácter selectivo del control,
entendido como el que ejerce el Sistema en las entidades, sus
órganos y actividades críticas de los mismos, que
denoten mayor riesgo de
incurrir en actos contra la probidad
administrativa;
La presunción de licitud, según
la cual, salvo prueba en contrario, se reputa que las
autoridades, funcionarios y servidores de las entidades, han
actuado con arreglo a las normas legales y administrativas
pertinentes;
El acceso a la información, referido a
la potestad de los órganos de control de requerir,
conocer y examinar toda la información y
documentación sobre las operaciones de la entidad,
aunque sea secreta, necesaria para su
función;
La reserva, por cuyo mérito se
encuentra prohibido que durante la ejecución del control
se revele información que pueda causar daño
a la entidad, a su personal o al Sistema, o dificulte la tarea
de este último;
La continuidad de las actividades o
funcionamiento de la entidad al efectuar una acción de
control;
La publicidad, consistente en la
difusión oportuna de los resultados de las acciones de
control u otras realizadas por lo órganos de control,
mediante los mecanismos que la Contraloría General
considere pertinente;
La participación ciudadana, que permita
la contribución de la ciudadanía en el ejercicio del control
gubernamental;
La flexibilidad, según la cual, al
realizarse el control, ha de otorgarse prioridad al logro de
las metas propuestas, respecto de aquellos formalismos cuya
omisión no incida en la validez de la operación
objeto de la verificación, ni determinen aspectos
relevantes en la decisión final.

Los principios antes indicados son de observancia
obligatoria por los órganos de control y pueden ser
ampliados o modificados por la Contraloría General, a
quien compete su interpretación.

AUDITORIA GUBERNAMENTAL :

CONCEPTO :

Según MAGU, la auditoría gubernamental, es
el examen profesional, objetivo, independiente,
sistemático, constructivo y selectivo de evidencias,
efectuado con posterioridad a la gestión de los recursos
públicos, con el objeto de determinar la razonabilidad de
la información financiera y presupuestal para el informe
de auditoría de la Cuenta General de la República,
el grado de cumplimiento de objetivos y metas, así como
respecto de la adquisición, protección y empleo de los
recursos y, si estos, fueron administrados con racionalidad,
eficiencia, economía y transparencia, en el cumplimiento
de la normativa legal.

CARACTERÍSTICAS DE LA AUDITORIA
GUBERNAMENTAL:

La auditoría gubernamental tiene las
características siguientes:

Es objetiva, en la medida en que considera que
el auditor debe mantener una actitud
mental independiente, respecto de las actividades a examinar en
la entidad;
Es sistemática y profesional, por
cuanto responde a un proceso que es debidamente planeado y
porque es desarrolladas por Contadores Públicos y otros
profesionales idóneos y expertos, sujetos a normas
profesionales y al Código de Ética
Profesional;
Concluye con la emisión de un informe
escrito, en cuyo contenido se presentan los resultados del
examen realizado, incluyendo observaciones, conclusiones y
recomendaciones

TIPOS DE AUDITORIA SEGÚN EL SUJETO QUE LA
REALIZA :

La auditoría gubernamental es externa
cuando se efectúa directamente por la Contraloría
General y sus Oficinas Regionales de Auditoría, en las
entidades del sector público y, por las Sociedades de
Auditoría independiente debidamente designadas.

La auditoría gubernamental es interna
cuando es efectuada por los Organos de Control Institucional de
las propias entidades públicas comprendidas en el
ámbito de competencia del Sistema Nacional de
Control.

La auditoría verifica operaciones
financieras y administrativas y, evalúa en
términos de razonabilidad con un marco integral contable
y, en base a criterios de legalidad, efectividad, eficiencia y
economía, aplicables según cada caso.

OBJETIVOS DE LA AUDITORIA
GUBERNAMENTAL:

La auditoría gubernamental tiene los siguientes
objetivos:

Opinar sobre si los estados
financieros de las entidades públicas presentan
razonablemente la situación financiera y los resultados
de sus operaciones y flujos de efectivo, de conformidad con
principios de
contabilidad generalmente aceptados;
Determinar el cumplimiento de las disposiciones
legales y reglamentarias referidas a la gestión y uso de
los recursos públicos;}
Establecer si los objetivos y metas o beneficios
previstos se están logrando;
Precisar si el sector público adquiere y
protege sus recursos en forma económica y eficiente;
y,
Establecer si la información financiera y
gerencial elaborada por la entidad es correcta y confiable y
oportuna;
Identificar las causas de ineficiencia en la
gestión o prácticas
antieconómicas;
Determinar si los controles gerenciales utilizados
son efectivos y eficientes;
Establecer si la entidad ha establecido un sistema
adecuado de evaluación para medir el rendimiento,
elaborar informes y monitorear su ejecución.

PROCESO DE LA AUDITORIA
ACADÉMICA

El proceso de la Auditoría Académica
incluye, el estudio y análisis de los siguientes
aspectos:

Fase de planeación de las acciones de control
de la Auditoria Académica en las Universidades
Nacionales ;
Fase ejecución de las acciones de
control;
Fase del Informe del auditor de las acciones de
control de la Auditoría Académica.
Fase de Asesoría y consultoria en asuntos de
control dirigida a las autoridades y funcionarios de las
universidades nacionales.
Fase de monitoreo de las observaciones y
recomendaciones.

PLANEAMIENTO DE LA AUDITORIA
ACADEMICA

La fase de planeamiento se
inicia con la programación de la entidad a ser examinada,
en nuestro caso, una Universidad Nacional y, dentro de ella, el
área o asunto específico objeto de examen. El
planeamiento provee una estrategia tentativa para orientar los
esfuerzos de auditoría.

La fase de planeamiento comprende las siguientes
actividades: Comprensión del Area respectiva, Examen
preliminar, Definición de criterios de auditoría,
Elaboración del memorando de programación; y,
Elaboración del plan de examen especial.

COMPRENSIÓN DEL ÁREA A
EXAMINAR:

La comprensión del área a examinar
constituye la tarea inicial del Equipo de Auditoría
designado para llevar a cabo la auditoría e implica la
obtención de información básica para
adquirir un apropiado entendimiento de los aspectos a ser
auditados.

Esta información puede obtenerse del Archivo
Permanente de la Universidad, Informes de Auditoría
Interna y/o Externa y, en el caso de una denuncia escrita, las
personas que la plantearon. Podría ser necesario dentro de
la fase de planeamiento, de acuerdo con las circunstancias y la
complejidad de los asuntos a examinar, incluir una etapa de
investigación preliminar y obtención de
información en la propia entidad para completar la
preparación del plan de examen especial.

La tarea de comprensión incluye la
obtención de información sobre: La naturaleza y
base legal de la entidad, Estructura orgánica y
líneas de autoridad y responsabilidad, Influencias
externas e internas.

EXAMEN PRELIMINAR:

En caso que el Archivo permanente de la universidad no
contenga información suficiente en torno a los
puntos antes mencionados, especialmente, en lo concerniente a la
organización y funciones y criterios de auditoría a
ser utilizados, puede ser apropiado llevar a cabo dentro de la
fase de planeamiento la etapa de investigación preliminar,
orientada a la obtención de información
básica directamente de la entidad y el Area a
examinar.

IDENTIFICACIÓN DE CRITERIOS DE
AUDITORIA:

Los criterios a utilizarse en el examen tienen
relación, generalmente, con la normativa legal y
disposiciones de carácter reglamentario. La
identificación de dicho marco debe llevarse a cabo, con el
fin de definir las implicancias legales que se derivan de las
situaciones o actos que serán materia de examen,
debiéndose solicitar el apoyo del área legal
correspondiente. Por esta razón, deben identificarse los
funcionarios y empleados que tuvieron que ver, en una u otra
forma, con el asunto o actividad sujeta a examen, esto es
indispensable para estar en condiciones establecer las
responsabilidad a que hubiere lugar, de ser el caso.

MEMORANDUM DE PROGRAMACIÓN Y PLAN DE
AUDITORIA:

Como resultado de las tareas de planeamiento se elabora
el memorando de programación que es el documento de
soporte de las principales decisiones adoptadas, con respecto a
los objetivos, alcance y metodología a utilizar en la
ejecución del examen especial. La fase de planeamiento
concluye con la formulación del plan del
examen.

El plan de examen especial tiene la siguientes
estructura:

Origen del examen;
Antecedentes y alcance del examen;
Criterios de auditoría a utilizar;
Programa de procedimientos a ejecutar en el
examen;
Recursos de personal y especialistas en caso
necesario;
Información administrativa;
Presupuesto de tiempo;
Informes a emitir y fecha de entrega;
Formato tentativo del Informe.

Se inicia con el desarrollo de los programas de
auditoría. El propósito de esta fase, es
obtener la evidencia suficiente, competente y pertinente, en
relación a los asuntos o hechos evaluados en un
departamento, escuela ,
facultad o en toda la universidad nacional.
Técnicamente, esta fase se lleva a cabo de
conformidad con los lineamientos expuestos en la NAGU-2.30
"Programa de Auditoría".
Algunas veces, la naturaleza de la auditoría
a ejecutar puede ser de índole repetitiva. En este
caso, se puede adaptar un programa modelo o
pre establecido, con los ajuste indispensables por las
particularidades de cada universidad nacional.
Durante el desarrollo de una auditoría en una
universidad nacional, puede decidirse llevar a cabo un examen
especial de un asunto específico, relacionado con un
determinado tema, como por ejemplo la programación
curricular o los registros académicos. En tal caso, es
conveniente llevar a cabo las coordinaciones pertinentes, de
modo de integrar los procedimientos de auditoría, y de
ser posible, que las evaluaciones concernientes al examen
especial sean llevadas a cabo por el mismo equipo a cargo de
la auditoría. De esta manera se minimiza los
inconvenientes a la universidad nacional, tales como
duplicidad en las solicitudes de información y
ejecución de pruebas de
auditoría, así como la sensación de
imprevisión y/o falta de coordinación interna.
El equipo encargado debe tener presente que los
programas de auditoría en determinadas circunstancias,
pueden ser modificados durante la fase de ejecución
del examen, por situaciones tales como que un control en el
cual nos apoyamos para reducir el alcance de nuestras
pruebas, resultó apropiado sólo durante una
parte del período o, un posible hallazgo de
auditoría que no resulta de significación
frente a otros, detectados durante la búsqueda de
evidencias,
Los programas de auditoría involucran:
Establecer objetivos de auditoría y los criterios
consiguientes, de ser necesario; especificar la evidencia a
ser obtenida; Definir los procedimientos para obtener y
probar la evidencia; ajustar los requerimientos de personal y
otros recursos para el examen.
Basado en los resultados obtenidos en la prueba
preliminar, el auditor llevará a cabo los
procedimientos de detalle especificados en el programa de
procedimientos.
El alcance de tales procedimientos debe estar basado
en los resultados del planeamiento y las decisiones en torno
a la suficiencia, competencia y pertinencia de la evidencia
requerida para sustentar el Informe.
Entre los procedimientos de auditoría
más utilizados figuran: Declaraciones de funcionarios,
confirmaciones, inspecciones físicas y revisión
documentaria.
Las declaraciones obtenidas de los funcionarios y
empleados de las universidades nacionales, en el curso de
investigaciones o entrevistas, debe ser siempre por escrito y
firmadas por el autor de las mismas. Las declaraciones deben
siempre corroborar los resultados de otros procedimientos
aplicados por los auditores en relación al asunto
evaluado. Cuando se considere apropiado revelar indicios y/o
actos relacionados con ilegales o irregulares debe
solicitarse la asesoría legal pertinente, de modo de
evitar situaciones que se deriven de la falta de respaldo de
las observaciones.
Las confirmaciones son procedimientos destinados a
corroborar la información obtenida de la universidad
nacional, a través de aquella obtenida de la
contraparte externa de la transacción ocurrida. Al
requerir la confirmación, el auditor debe adoptar las
precauciones necesarias para asegurarse que la respuesta sea
remitida directamente a su persona. En caso de no recibir
respuesta a la solicitud de confirmación,
deberá remitirse un segundo requerimiento y, de no
obtenerse respuesta, debe aplicar procedimientos alternativos
para asegurarse de la validez de la información
proporcionada por la universidad. Si los procedimientos
alternativos no informan la información en
evaluación, el auditor debe considerar al mismo como
punto especial de atención y ahondar su
investigación hasta quedar satisfecho del mismo y
definir su inclusión en el informe.
La inspección física es empleada por
el auditor para cerciorarse mediante percepción sensorial y/o pruebas
especiales, de la existencia de un activo o bien en poder de
la universidad. El inventario de
bienes en almacén y/o activos
fijos, constituye la aplicación práctica de
esta técnica de auditoría que se aplica como
parte de los exámenes especiales. Debe tenerse en
cuenta que la percepción sensorial está
referida a los cinco sentidos que está dotado el ser
humano. Por ejemplo, la determinación de la existencia
de ciertos bienes, requerirán una combinación
de percepción visual (tamaño, color,
modelo, etc.), olfativa (olor), gustativa (sabor),
táctil (textura) más las pruebas de laboratorio, si fuera el caso, que se estime
necesarias.
La revisión documentaria es, probablemente,
el procedimiento
más utilizado en una auditoría, aplicado a una
universidad nacional. Partiendo de la premisa que cada paso,
fase o etapa de una transacción debe dejar siempre una
huella documental- bien sea por la emisión de un
documento o por anotaciones en el mismo (V° B°,
afectaciones de cuentas, pases a otros departamentos,
informes, etc. ), es posible reconstruir una
transacción en base a la documentación
disponible y llegar a conclusiones sobre faltantes
documentarios, de autorizaciones, procedimientos omitidos y/o
falta de oportunidad de los mismos, transgresiones a la
normatividad vigentes y otros.
La revisión documentaria constituye un
complemento excelente de la inspección física,
pues esta última aporta evidencia en torno a la
existencia física de los bienes, lo cual no puede ser
proporcionado a través del primer
procedimiento.
Los procedimientos indicados y otros que considere
necesario llevar a cabo el auditor, deben permitirle
establecer conclusiones en relación a los objetivos
del examen. Para este propósito, obtenida la
evidencia, debe evaluarse la misma para definir su
competencia, pertinencia y suficiencia.
A continuación el auditor debe evaluar la
evidencia contra el criterio acordado para cada objetivo,
teniendo en consideración: la necesidad de confirmar o
modificar las premisas establecidas durante la fase de
planeamiento; el desarrollo de conclusiones relativas a los
objetivos de auditoría; y, el sustento apropiado del
trabajo llevado a cabo y de las observaciones y conclusiones
formuladas.
FASE DE EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA
ACADÉMICA
El Informe es el producto
final del trabajo del auditor y en el se presentan sus
observaciones, conclusiones y recomendaciones, expresadas en
juicios fundamentados como consecuencia del análisis
de las evidencias obtenidas durante la fase de
ejecución.
En esta fase el auditor comunica a los funcionarios
de la universidad nacional objeto de la auditoría, los
resultados obtenidos presentados como deficiencias
significativas y las recomendaciones para promover mejoras en
la ejecución de las operaciones académicas, a
fin que la Jefatura del Area, el Decano de la Facultad, el
Vicerrector Administrativo y el Rector si fuera el caso,
adopte medidas correctivas y eviten su ocurrencia en el
futuro.
Las características y la estructura del
informe básicamente, se encuentra establecida por la
NAGU 4.40 "Contenido del Informe" y por la Sección
6.50, parte III del Manual de
Auditoría Gubernamental. Por tanto, el contenido de un
informe de examen especial es el siguiente:

CONTENIDO DEL
INFORME
SINTESIS GERENCIAL
INTRODUCCION
CONCLUSIONES
OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES
ANEXOS
La síntesis gerencial tiene como objetivo
hacer que el informe de mayor utilidad para
las autoridades de la universidad nacional. En su contenido
la síntesis presenta en forma exacta, clara y justa
los aspectos más importantes del informe, a fin de
evitar errores de interpretación.
La introducción del informe proporciona a las
autoridades de la universidad, datos
importantes relativos a la universidad, los que brindan una
base apropiada para comprender con mejor claridad el mensaje
que comunica dicho documento. En su contenido se incluyen:
Motivo del examen, objetivos y alcance, Antecedentes y base
legal de la universidad y Comunicación de hallazgos de
auditoría.
La conclusión es el juicio del auditor basado
en la observación formulada como resultado del examen
practicado. En caso necesario, la conclusión debe
precisar la naturaleza de la responsabilidad incurrida por
los funcionarios o servidores de la universidad en el
ejercicio de sus funciones. Cuando la responsabilidad
identificada sea de carácter penal, el auditor revela
los hechos detectados en términos de presunción
de indicios razonables de comisión de delito;
debiendo obtener el asesoramiento legal que
corresponda.
Las observaciones están constituidas por las
deficiencias o incumplimiento a la normativa legal y otras
normas reglamentarias identificadas durante el examen que, en
determinados casos requerirán la adopción de
correctivos por parte de los funcionarios de la entidad y, en
otros, generarán responsabilidades específicas
que se derivan de las evidencias obtenidas durante la fase de
ejecución
El informe refleja solamente los comentarios sobre
observaciones significativas, los asuntos de menor
importancia son comunicados por el auditor mediante un
memorando para que la universidad adopte las medidas que
considere pertinente.
El informe de examen especial incluye los
comentarios y aclaraciones por escrito presentados por los
funcionarios comprendidos en las observaciones. Esta
información debe ser evaluada por el auditor e
incluida en forma breve en el informe, sin dejar de reflejar
el sentido de los comentarios o aclaraciones. También
incluye la opinión del auditor que resulte de la
evaluación de tales argumentos.
Las recomendaciones se refieren a las acciones
correctivas sugeridas por el auditor con el fin de corregir
la deficiencia identificada. Se dirigen a los funcionarios de
la universidad nacional que tienen competencia para disponer
la adopción de correctivos y encaminadas a superar la
causa del problema detectado. La elevación y
remisión del informe se sujeta a lo dispuesto en la
Sección 685, Parte III del Manual de Auditoría
Gubernamental, aprobado por la Contraloría General de
la República.
FASE DEL INFORME DE AUDITORIA
ACADÉMICA
La auditoría se viene aplicando sobre la base
de hechos realizados y consumados (históricos); lo que
no facilita que la administración pueda aplicar los
ajustes, regularizaciones y/o retroalimentación oportuna de las
actividades académicas de las Universidades
Nacionales.
Interpretando a Pinilla (2004), la Auditoría
Académica, en su versión contemporánea,
debe ser asesora y consultora de los Decanos, Vicerrector
Académico y Rector para efectos de implementar
oportuna y adecuadamente el sistema de control
académico, e imprimir de esta manera, confiabilidad en
la información, con relación a la exactitud,
eficiencia, efectividad y economicidad de las actividades
académicas.
La Auditoria Académica, va a funcionar a
distintos niveles de eficacia. Cuando se alcance un
estándar, a continuación, puede considerarse
que la auditoría ha contribuido en la
optimización de la buena
administración.
FASE DE ASESORIA EN ACTIVIDADES DE
CONTROL
FASE DEL MONITOREO DE LAS OBSERVACIONES Y
RECOMENDACIONES

El monitoreo, también llamado seguimiento o
supervisión constituye uno de los aportes muy importantes
de la auditoría. La auditoria tradicional se quedaba en el
Informe, actualmente después del informe se continua
trabajando en el monitoreo, lo cual constituye un valor agregado
al trabajo del auditor. El auditor necesita saber si sus
observaciones y recomendaciones son levantadas o tenidas en
cuenta según el caso, por eso aplica el
monitoreo.

SUPERVISIÓN CONTINUADA:

La supervisión continuada se inscribe en el marco
de las actividades corrientes y comprende unos controles
regulares efectuados en este caso por el equipo de
auditoría, así como determinadas tareas que realiza
el personal en el cumplimiento de sus funciones.

Existe una gran variedad de actividades que permiten
efectuar un seguimiento de la eficacia de control interno en el
desarrollo normal de la entidad. Comprenden actividades
corrientes de gestión y supervisión, comparaciones,
conciliaciones y otras tareas rutinarias.

Los diferentes directivos comprueban que el sistema
académico continua funcionando a través del
cumplimiento de sus funciones de gestión. Al incluir o
conciliar los distintos informes de explotación con los
informes financieros, empleando los mismos continuamente en la
gestión de la explotación es probable que se
identifiquen de manera rápida los errores importantes o
las excepciones en los resultados previstos. Se puede conseguir
una mejora en la eficacia del sistema de control interno
presentando información financiera completa y oportuna y
resolviendo toda excepción identificada.

Las comunicaciones
recibidas de terceros confirman la información generada
internamente o señalan la existencia de problemas. En este
sentido, la comunidad corrobora los datos de facturación
implícitamente al pagar sus facturas. Por el contrario,
las reclamaciones respecto de la facturación
podrían indicar la existencia de deficiencias en los
controles sobre el proceso de las transacciones.

La estructura adecuada y unas actividades de
supervisión apropiadas permiten comprobar las funciones de
control e identificar las deficiencias existentes. En ese
sentido, como rutina normal se supervisarán las tareas
administrativas que actúan de control sobre exactitud y
totalidad del proceso de las transacciones. Asimismo, se
establecerá una segregación de funciones de manera
que se ejerza una verificación recíproca, lo que
servirá además de disuasión al fraude, ya
que dificulta el disimular las actividades
sospechosas.

Los datos registrados por los sistemas de
información se comparan con los activos
físicos. Las existencias de producto terminado pueden ser
recontadas periódicamente. Los resultados de estos
recuentos se comparan con los registros contables y se comunican
las diferencias detectadas.

EVALUACIONES PUNTUALES :

Aunque los procedimientos de supervisión
continuada suelen proporcionar información importante
sobre la eficacia de otros componentes de control, de vez en
cuando un replanteamiento del sistema resultará
útil. Con ocasión de dicho replanteamiento, se
puede examinar la continuidad de la eficacia de los
procedimientos de supervisión continuada.

El alcance y la frecuencia de las evaluaciones puntuales
se determinarán principalmente en función de una
evaluación de riesgos y de la eficacia de los
procedimientos de supervisión continuada.

Las deficiencias en el sistema de control interno, en su
caso, deberán ser puestas en conocimiento de los
responsables y los asuntos de importancia serán
comunicados al primer nivel directivo.

El sistema de control interno y, en ocasiones, la forma
en que los controles se aplican, evolucionan con el tiempo, por
lo que procedimientos que eran eficaces en un momento dado,
pueden perder su eficacia o dejar de aplicarse. Asimismo, las
circunstancias en base a las cuales se configuró el
sistema de control interno en un principio también pueden
cambiar, reduciendo su capacidad de advertir de los riesgos
originados por las nuevas circunstancias. En consecuencia, la
dirección tendrá que determinar si el sistema de
control interno es en todo momento adecuado y su capacidad de
asimilar los nuevos riesgos.

El proceso de supervisión realizado por la
auditoría o por cualquier otro ente, asegura que el
control interno continua funcionando adecuadamente. Este proceso
comprende la evaluación, por parte de los empleados de
nivel adecuado, de la manera en que se han diseñado los
controles, de su funcionamiento, y de la manera en que se adoptan
las medidas necesarias. Se aplicará a todas las
actividades dentro de la entidad y a veces también a
externos contratados.

La auditoría, debe buscar que los sistemas de
control interno aseguren, en mayor o menor medida, su propia
supervisión. En este sentido, cuanto mayor sea el nivel y
la eficacia de la supervisión continuada, menor
será la necesidad de evaluaciones puntuales.

Partes: 1, 2, 3, 4, 5

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