Auditoría al Control Interno (página 2)

Se clasifican por su objetivo:

• Financiera
• De gestión
• Fiscal
• Recurrente
• Especial
• Temática
• De cumplimiento
• Con informática
• De sistema

De acuerdo con los objetivos
fundamentales que se persigan, las auditorias
pueden ser:

De Gestión
u Operacional

Consiste en el examen y evaluación
que se realiza a una entidad para establecer el grado de economía, eficiencia y
eficacia en la
planificación, control y uso de
los recursos y
comprobar la observancia de las disposiciones pertinentes, con el
objetivo de verificar la utilización más racional
de los recursos y mejorar las actividades y materias
examinadas

Financiera o de Estados Financieros

Consiste en el examen y evaluación de los
documentos,
operaciones,
registros y
estados
financieros de la entidad, para determinar si éstos
reflejan, razonablemente, su situación financiera y los
resultados de sus operaciones, así como el cumplimiento de
las disposiciones económico – financieras, con el
objetivo de mejorar los procedimientos
relativos a la gestión económico – financiera
y el control
interno.

Especial

Consiste en la verificación de asuntos y temas
específicos, de una parte de las operaciones
financieras o administrativas, de determinados hechos o
situaciones especiales y responden a una necesidad
específica.

Asimismo, comprenden trabajos de investigación, y la auditoría que se realiza con el objetivo de
conocer en que medida se han erradicado las deficiencias
detectadas con anterioridad. Estos casos comúnmente se
identifican como Auditorias Recurrentes o de
seguimiento.

Fiscal

Consiste en el examen de las operaciones relacionadas
con los tributos al
fisco, a los que está obligada la entidad estatal o
persona
natural o jurídica del sector no estatal, con el objetivo
de determinar si se efectúan en la cuantía que
corresponda, dentro de los plazos y formas establecidas, y
proceder conforme a derecho.

Estas definiciones se corresponden con las establecidas
en el Decreto Ley 159 De la
Auditoria del 8 de junio de 1995 a las que se les adicionan las
establecidas en el Acuerdo 4374 del Comité Ejecutivo del
Consejo de Ministros y que son:

Temática:

Consiste en la verificación y evaluación
exhaustiva de una cuenta contable, un objetivo determinado, o
cuestiones de repercusión económica que respondan a
necesidades específicas.

De sistema:

Consiste en la verificación del estado de
implantación de los sistemas
contables y de control interno, que permite evaluar el
cumplimiento de los principios y
procedimientos de control interno y de contabilidad
generalmente aceptados, el grado de actualización de la
contabilidad, el empleo
correcto de las cuentas
contables y la elaboración y aplicación de los
sistemas de
costos.

De seguimiento o recurrente:

Consiste en el examen y evaluación del
cumplimiento de las medidas dictadas para dar solución a
las deficiencias detectadas en una auditoría anterior, a
fin de determinar si la entidad ha tenido o no, avances en
la
administración y control de sus recursos; incluye la
verificación del sistema de control interno.

De cumplimiento:

Consiste en el examen y evaluación que se realiza
con el objetivo de verificar el cumplimiento de las leyes,
decretos-leyes, decretos y demás disposiciones
jurídicas inherentes a la actividad sujeta a
revisión.

De tecnologías de la información: consiste en el examen de las
políticas, procedimientos y
utilización de los recursos informáticos,
confiabilidad y validez de la información, efectividad de
los controles en las áreas, las aplicaciones, los sistemas
de redes y otros
vinculados a la actividad informática.

Capítulo II. El Sistema de Control Interno.
Su importancia.

II.1 Concepto de
Control Interno.

Se denomina Control Interno al sistema integrado de
controles, tanto financieros, como de otros tipos establecidos
por la administración de la entidad para proteger
los activos, obtener
la exactitud y confiabilidad de la contabilidad y de otros
datos e
informes
operativos, promover y juzgar la eficiencia de las operaciones de
todos los aspectos de las actividades de la entidad, comunican
las políticas administrativas, estimulan y median el
cumplimiento de las mismas. No en vano Cook la compara con el
sistema
nervioso de una persona.

Por tanto con la aplicación adecuada del Control
Interno se cumplen los siguientes objetivos:

• Salvaguardar los bienes y
  valores,
  propiedades y demás activos de la entidad.
• Promover la eficiencia personal,
  minimizar lo errores humanos y detectar rápidamente los
  que se produzcan:

1. Dificultan la comisión de fechas irregulares y
   facilitan su descubrimiento si se produjeron.

• Garantizar la razonabilidad de la información
  contable y administrativa en general.

El Control Interno se basa en los siguientes
principios:

• La división del trabajo.
• La fijación de responsabilidades.
• El cargo y descargo.

Para el auditor el control interno es de gran
significación la calidad de los
controles internos en vigor, más que en cualquier otro
factor, determina la clase de
examen que efectuará. El pondera y evalúa el
sistema de control interno para determinar la extensión y
orientación del trabajo de auditoria necesario, que le
permita expresar una opinión acerca de lo razonable o
correcto de una determinada situación sujeta a
examen.

Con esto pudiéramos sintetizar el concepto de
sistema de control interno diciendo que consiste en todos los
medios
empleados con la finalidad de:

1. Proteger los recursos contra pérdidas, fraudes
   e ineficiencias.
2. Promover la exactitud y confiabilidad de los informes
   contables, económicos y operativos.
3. Apoyar y medir el cumplimiento de los planes de
   la
   empresa.
4. Juzgar la eficiencia de la operación en todas
   las dependencias de la empresa
   auditada.

II.2 Componentes del Control Interno.

Los componentes del Control Interno según
Resolución 297 del Ministerio de Finanzas y
Precios
son:

• Ambiente de control.
• Evaluación de riesgo.
• Actividades de control.
• Información y comunicación.
• Supervisión y monitoreo.

Ambiente de Control:

• Integridad y valores éticos.
• Métodos y estilos de dirección.
• Estructura organizativa.
• Política de Recursos
  Humanos.
• Manuales y Procedimientos y Disposiciones Legales y
  Reglamentarias.

Evaluación de Riesgos:

• Objetivos de la entidad.
• Identificación y evaluación de
  riesgos.
• Seguimiento y control de riesgos.

Actividades de Control:

• Coordinación entre las áreas y documentación.
• Niveles definidos de autorización y
  separación de tareas.
• Rotación del personal en las áreas
  claves.
• Indicadores del desempeño.
• Control de las tecnologías en la
  información.
• Acceso restringido a los recursos, activos y
  registros.

Información y
Comunicación:

• Información.
• Comunicación.

Supervisión y Monitoreo:

• Supervisión y Monitoreo.

Capítulo III El Muestreo.
Aspectos teóricos.

El muestreo se define como la técnica de
aplicación de un procedimiento
sustantivo a menos de la totalidad de las partidas, asientos de
una cuenta o clase de operaciones, con el fin de evaluar algunas
características de la función,
área, tema, cuenta, materia o
actividad y facilitar una conclusión con relación
al universo completo
de lo que está auditado.

III.1 El objetivo de hacer el
muestreo.

• Se reduce el tiempo.
• Se reduce gasto.
• Reducir los riesgos de auditoria.
• Para extraer conclusiones sobre el universo del
  cual se extrajo la muestra.
• Garantizar la corrección de las
  conclusiones.

III.2 Factores al seleccionar el tamaño de la
muestra.

1. Control Interno.
2. Importancia.
3. Riesgos de auditoría.

Importancia: Mientras más importante es la cuenta
más evidencia tenemos que tomar.

Riesgo de Auditoría: Mientras mayor riesgo,
más muestra tenemos que tomar.

III.3 El método de
obtener la evidencia.

• Muestreo.
• Observación.
• Confirmación.
• Investigación.

III.4 Tipos de evidencia.

• Física.
• Testimonial.
• Documental.

Capítulo
IV. Programa de
auditoría de sistema.

Aspectos generales Organización.

• Estructura del área de
  Contabilidad.
• Plantilla de cargos aprobados y
  cubiertos.
• Grado de descentralización de la Contabilidad.
  Detallar en caso de contar con centros contables
  independientes, los que operan cuentas
  bancarias y el tipo de moneda.
• Comprobantes de Operaciones, Submayores, Registros e
  Informaciones que elabora cada centro contable
  independiente.
• Periodicidad y fecha de entrega de los Comprobantes e
  Informaciones elaboradas por los centros contables
  independientes.

Investigación Preliminar.

• Debe procederse a comprobar las siguientes
  cuestiones:
• Poseer los procedimientos escritos de las normativas
  fundamentales relativas a la Contabilidad (Plan de Cuentas
  a aplicar, contenidos de cuentas y análisis específicos,
  procedimientos o tratamientos contables específicos,
  etc.).
• Asesoramiento que recibe la entidad de su organismo u
  órgano superior.
• Tener las Normas
  Generales de Contabilidad debidamente actualizadas.
• Estar definidas por escrito las funciones de
  cada puesto de trabajo en el área de
  Contabilidad.
• Tener los análisis de los últimos
  estados financieros, que haya elaborado la entidad, para
  conocer su situación contable y financiera en ese
  momento.
• Analizar el Expediente Único de
  Auditoría. Esto servirá para decidir la
  extensión y profundidad (alcance) de los aspectos a
  comprobar.
• Conocer el grado de automatización de los diferentes
  subsistemas.

Aspectos contables y de control.

1. Efectivo en Banco.

Comprobar o verificar que:

I.1- El cajero tiene en su poder el
documento emitido por la dirección de la entidad que
contenga la relación con los nombres, cargos y firmas de
las personas autorizadas para aprobar las operaciones de caja y
los documentos que originan los movimientos n las cuentas
bancarias.

I.2- El responsable de cada Fondo ha firmado el Acta de
Responsabilidad Material por la custodia de estos
recursos.

I.3- La tenencia, manipulación y responsabilidad
del efectivo recae en una sola persona y se realiza por persona
distinta a la que efectúa la aprobación y
contabilización de las operaciones de estos
recursos.

I.4- Existen las medidas de seguridad para la
custodia y manejo del efectivo y una copia de la
combinación de la caja se conserva en poder del director
de la entidad.

I.5- El custodio tiene bajo su poder indebidamente
efectivo o valores ajenos a la entidad.

I.6- Existen evidencias de
que se han realizado arqueos de todo el efectivo depositado en
caja, al menos una vez al mes y cuando se producen sustituciones
o ausencias temporales del cajero, por personal ajeno a
éste.

I.7- Los pagos del Fondo para Pagos Menores, que realiza
el cajero, son autorizados previamente por los funcionarios
facultados, cuentan con sus justificantes, aparecen firmados por
el receptor y están acordes con las disposiciones vigentes
para los pagos en efectivo.

I.8- Se reembolsan los Fondos Fijos al menos al final de
cada mes y éstos están aprobados por la persona
facultada: él último día hábil de
cada mes el cajero informa los valores
pagados y anticipos de gastos de viaje
liquidados y pendientes de rembolsar y los anticipos pendientes
de liquidar siendo registradas estas operaciones.

I.9- Se cancelan los justificantes reembolsados con la
palabra "PAGADO", una vez que se reciba y revise el modelo de
reembolso, por persona ajena al cajero.

I.10- Se liquidan los anticipos de dietas, dentro de los
tres días hábiles siguientes al retorno del
viaje.

I.11- El control de los anticipos a justificar se
encuentra actualizado y se cumplen por el empleado que lo opera
las medidas de control de estas operaciones en cuanto a, montante
de dietas autorizadas, firmas autorizadas, liquidaciones en
tiempo y no entrega de anticipos a trabajadores con liquidaciones
pendientes.

I.12- Los Anticipos de Gastos de Viaje pendientes de
liquidación en poder del cajero, se corresponden con los
del registro de
Anticipos a Justificar y se cumple con los establecido para la
confección d este modelo.

I.13- Existe control de los cheques en
blanco, los emitidos, los cargados por el Banco, los
caducados y los cancelados.

I.14- Al menos una persona de las que firman los
cheques, revisa los documentos que dan origen a la
operación en el momento de firmarlos.

I.15- Los Recibos de Ingresos se
encuentran prenumerados: de imprenta,
mediante foliadoras o manualmente, previo a su entrega al cajero
y sus numeraciones son controladas por el Área
Económica.

I.16- Los cobros en efectivo (ingresos), no se utilizan
para efectuar pagos menores u otros pagos.

I.17- Se verifica la corrección de los ingresos
por persona ajena al cajero, mediante la revisión y suma
de los documentos justificante de éstos.

I.18- Se deposita el total de los cobros en efectivo, a
más tardar al siguiente día hábil bancario
al de su recepción o en el período autorizado por
el Banco.

I.19- Se reintegran al Banco los salarios
indebidos y los no reclamados dentro de los cinco días
hábiles posteriores a la fecha de pago de las nóminas.

I.20- Se controlan por el Área Económica
las existencias y distribución de los bonos de
combustibles.

I.21- Las cuentas bancarias son conciliadas y los
Estados de Cuentas Bancarios se mantienen bajo la custodia de un
funcionario ajeno a los que firman los cheques y autorizan los
pagos:

• Operaciones corrientes.
• Inversiones.

I.22- Se operan y contabilizan correctamente y se
encuentran actualizados los registros Control de Recursos
Presupuestarios n las unidades presupuestadas.

I.23- En las cuentas de divisas
centralizadas operadas por los Órganos u Organismos
Centrales, los movimientos efectuados se encuentran soportados
por los documentos que respaldan las operaciones efectuadas y se
controlan correctamente.

I.24- El muestreo de los movimientos efectuados en las
cuentas antes mencionadas se corresponden con los conceptos
aprobados a éstas por el Ministerio de Economía y
Planificación.

I.25- Los aportes operacionales en divisas y los cheques
recibidos en estas monedas se operan y contabilizan
correctamente, recibiéndose o entregándose el
contravalor en moneda nacional correspondiente.

I.26- Están habilitados los registros, cuentas y
subcuentas relacionadas con el control de los medios monetarios y
se operan correctamente, de acuerdo con sus contenidos
económicos.

I.27- Los movimientos en los registros contables de
estas operaciones se efectúan en base a los modelos
primarios establecidos.

I.28- Las anotaciones en los Registros de Cobros y pagos
de Efectivo son realizadas diariamente.

I.29- El registro contable en las Cuentas de orden de
las unidades presupuestadas, se realiza de acuerdo a lo
establecido en las Normas Generales de Contabilidad.

I.30- De haberse detectado faltantes y/o sobrantes de
estos recursos, se confeccionaron los expedientes, fueron
registrados en las cuentas correspondientes: se encuentran dentro
de los términos establecidos para su análisis y los
cancelados han sido aprobados por los funcionarios
competentes.

I.31- Las personas que autorizan los pagos y firman los
cheques no realizan la contabilización de estas
operaciones.

I.32- El cajero no custodia los cheques en
blanco.

I.33- En las unidades presupuestadas se compatibilizan
mensualmente los compromisos y pagos por salarios, Otros Gastos e
Inversiones
entre la Contabilidad Patrimonial y la Presupuestaria.

2. Cuentas y documentos por cobrar.

Comprobar o verificar que:

2.1- Existe una separación de funciones definida
entre las labores de almaceneros, facturadotes, funcionarios que
firman los cheques y documentos de pago y los que operan los
registros de cuentas y efectos por cobrar.

2.2- Se realizan las conciliaciones de los adeudos entre
el vendedor y sus clientes.

2.3- Se controlan numéricamente las facturas en
blanco por persona ajena al área de Facturación,
así como las entregadas a dicha área.

2.4- Existe un Registro de Ventas de
contado o con pago aplazado que contenga los datos de fecha de
emisión, numeración de cada factura,
código
y nombre de cada cliente, importe
y cuentas contables de estas operaciones.

2.5- Están habilitados correctamente los
registros, cuentas y subcuentas relacionados con estas
operaciones.

2.6- Se encuentran habilitadas las cuentas y subcuentas
analíticas de las Cuentas por
Cobrar Diversas y Pagos Anticipados y se cuadra la suma de
sus saldos mensualmente con el de la cuenta control, verificando
que no existan saldos contrarios a su naturaleza.

2.7- Se contabilizan correctamente los importes de
efectivo en depósito de entidades suministradoras,
procedentes de pagos anticipados cuyos productos no
fueron entregados.

2.8- Los importes de Pagos Anticipados se liquidan
mensualmente.

2.9- Las anotaciones en los registros para estas
operaciones son realizadas en el momento en que se ejecutan las
mismas.

2.10- Los cobros en defecto por faltantes de las
mercancías facturadas, son expedientados, investigados,
tramitados y resueltos correctamente.

2.11- Los expedientes elaborados por cuentas incobrables
se encuentran debidamente confeccionados, aprobados por los
funcionarios que correspondan y dentro de los términos
establecidos para su análisis.

2.12- Existe desglose de los débitos
correspondientes a cada Factura o Conduce emitido y créditos, por cada cobro ejecutado de las
partidas registradas en los Submayores de estas cuentas y las
mismas están avaladas por los documentos
justificativos.

2.13. Las operaciones de débitos y
créditos contabilizadas en estas cuentas son correctas y
se corresponden con los contenidos económicos de las
mismas.

2.14- Periódicamente se realizan análisis
de las Cuentas por Cobrar a Clientes, Diversas y los Pagos
Anticipados por edades; no se observan saldos envejecidos y se
cuadran sus saldos con las cuentas de control
respectivas.

2.15- Operan correctamente la cuenta Provisión
para Cuentas Incobrables y que se ajusta al final de cada
año, cuando haya sido autorizado su uso.

2.16- Reclasifican al final de cada año las
cuentas y efectos por cobrar a largo plazo, cobrables en el
próximo ejercicio económico.

2.17- Registran correctamente los efectos por cobrar
(títulos de crédito), se analizan por clientes y se
controlan sus vencimientos y cobro.

2.18- Confeccionan Expedientes de Cobro para cada
cliente, contando cada operación con copia de la factura y
conduce emitidos y número del cheque
recibido como cobro, así como de las reclamaciones de
clientes aceptadas.

3. Inventarios.

Comprobar o verificar que:

3.1- Elaboran el Plan de Chequeo Periódico
Rotativo de los medios almacenados.

3.2. Cumplen la programación de los chequeos
periódicos rotativos, de acuerdo al plan
elaborado.

3.3- En los almacenes se han
emitido y firmado las Actas de Responsabilidad Material de los
responsables y dependientes de éstos, que permitan, la
aplicación de dicha responsabilidad individual o
colectiva, en caso de faltantes, deterioros y
pérdidas.

3.4. Existe la personal responsable de controlar que
ningún producto salga
de los almacenes sin un documento justificativo de
facturación o de entrega a áreas de la
entidad.

3.5- La recepción de los productos, se elabora en
cada área de almacenaje sobre la base de las calidades y
cantidades físicamente recibidas, independientemente de
los datos que aparecen en el documento del vendedor
(Recepción a Ciegas) y que el área contable revisa
los precios y cálculos de los productos
recibidos.

3.6- En los casos de diferencias entre los precios y
calidades de los productos recibidos y los amparados por los
documentos del vendedor, se confecciona de inmediato la
reclamación correspondiente de inconformidad, se
envía a éste y se tramita el importe a descontar o
cobrar.

3.7- Se revisan los precios y los cálculos
aritméticos de los productos chequeados periódica y
rotativamente.

3.8- Controlan las existencias de los productos en
almacén
a través de Tarjetas de
Estiba, efectuándose las anotaciones en dichos modelos
inmediatamente después de haberse realizado los
movimientos de cada producto.

3.9- En los documentos que originan movimientos en los
almacenes (entradas, salidas, ajustes, traslados, etc.) se anotan
las existencias de cada producto de las Tarjetas de Estiba,
después de realizado cada movimiento.

3.10- Los almacenes cuentan y están definidos por
escrito, los listados de los funcionarios (nombre, cargos y
firmas) autorizados para solicitar las entregas de productos y
éstos se verifican.

3.11- Los almacenes cuentan con documento escrito de los
funcionarios (cargo, nombres y firmas) autorizados al acceso a
éstos).

3.12. Los productos, que como resultado de las
operaciones producidas sean declarados como producción terminada, estén
amparados por los documentos justificativos que correspondan
(documentos de entrega de producción a los almacenes) y
sean contabilizados y controlados adecuadamente.

3.13- Existe un control correcto de las operaciones de
compra de materias primas, materiales y
mercancías para la venta en las
entidades que los adquieren con divisas.

3.14- Existe una correcta organización del flujo
de la documentación entre las áreas de
Abastecimiento, Comercial y Contabilidad.

3.15- Cumplen con los principios establecidos para l
control de las existencias y sus movimientos en los Comedores
Obreros.

3.16- Realizan el cuadre diario en valores de los
inventarios en las entidades cuyos sistemas contables y de
control de existencias no están integrados.

3.17- Elaboran, tramitan, analizan y aprueban los
expedientes por faltantes o sobrantes de inventarios detectados,
de acuerdo con las regulaciones vigentes: estos expedientes se
contabilizan correctamente y se encuentran dentro de los
términos establecidos para su solución.

3.18- Se chequean física y
sistemáticamente los útiles y herramientas
en uso; posee el área contable control de estos bienes que
le permitan aplicar la responsabilidad material en caso de
faltantes y pérdida; así como de la
utilización de la cuenta Desgaste de Útiles y
Herramientas (cuando proceda).

3.19- Contabilizan y controlan correctamente a
través de Submayores de Inventarios las existencias
remitidas y recibidas en consignación y las entregadas en
depósitos.

3.20- Existe control y desglose de los inventarios
ociosos n exceso o en desuso y de las gestiones que se han
realizado para su eliminación.

3.21- Están habilitados los registros y
Submayores de Inventario
relacionados con estas operaciones.

3.22- Los movimientos en los Submayores de
<inventarios tienen origen en los documentos primarios
debidamente confeccionados, valorados y firmados.

3.23- Las anotaciones en los registros para la
contabilización de estas operaciones son realizadas en el
momento en que se originan las mismas.

3.24- Las operaciones de débitos y
créditos contabilizadas en las cuentas de inventarios son
correctas y se corresponden con los contenidos económicos
de las mismas.

3.25- En las entidades de Comercio
Minorista o Mayorista de bienes de consumo hacen
el correcto uso de la cuenta Descuento Comercial e Impuesto.

3.26- Se efectúan conciliaciones de las
existencias físicas entre los saldos de las Tarjetas de
Estiba y de los Submayores de Inventario y de detectarse
diferencias, éstas son analizadas y depuradas
inmediatamente.

3.27- Realizan el cuadre periódico de la suma de
los saldos de los Submayores de Inventario, con los de las
cuentas controles correspondientes.

3.28- Aplican los métodos de
valoración de Inventarios aprobados: precio
promedio móvil o primero que entra, primero que sale
(FIFO).

3.29- Los aranceles y
gastos de transportación en la recepción de los
Inventarios se incluyen en la valoración de
éstos.

3.30- Aplican las medidas de control interno de los
Inventarios a los equipos por instalar y materiales para el
proceso
inversionista almacenados.

4. Activos
Fijos.

Comprobar o verificar que:

4.1- Tienen elaborado el Plan de Chequeo
Periódico o Rotativo de los activos fijos tangibles y
éste se cumple.

4.2- Cada responsable de área posee un documento
en que se hace constar todos y cada uno de los activos fijos
tangibles en existencia bajo su control y ha firmado Acta de
Responsabilidad por la custodia de dichos bienes.

4.3- La persona que tiene a su cuidado l activo fijo,
reporta cualquier movimiento de éstos (bajas, deterioros,
traslados, altas, faltantes y sobrantes, etc.).

4.4- Se han efectuado anotaciones en los documentos de
control del área, sin que éstas se encuentren
soportadas por el documento correspondiente o éste se
encuentre debidamente autorizado.

4.5- Se realiza conteo físico de estos medios
cuando se sustituye al responsable de un área, dejando
constancia de la comprobación para la fijación de
la responsabilidad material.

4.6- Los chequeos físicos mensuales se hacen bajo
la supervisión de personas no
responsabilizadas con el cuidado y control de estos medios y se
deja evidencia de los mismos.

4.7- Las bajas por ventas, retiros y traslados de
activos fijos tangibles están avalados por los documentos
probatorios debidamente formulados de acuerdo con los niveles de
aprobación previstos; se ha dejado evidencia del destino
final de los segundos y se contabilizan correctamente estas
operaciones en base a los modelos de Movimiento de Activos Fijos
Tangibles.

4.8- De existir activos fijos tangibles declarados como
propiedad
personal, existe documento probatorio firmado por el personal
autorizado, que respalde su tenencia en la entidad.

4.9- Los expedientes de faltantes y sobrantes de activos
fijos tangibles se elaboran, tramitan, analizan, contabilizan y
aprueban de acuerdo con las regulaciones vigentes y están
dentro de los términos establecidos para su
depuración.

4.10- Están habilitados los registros y
Submayores relacionados con estas operaciones.

4.11- Las anotaciones en los registros para estas
operaciones son realizadas en el momento en que se originan las
mismas y por los documentos primarios
correspondientes.

4.12- Las operaciones de débitos y
créditos contabilizadas en estas cuentas son correctas y
se corresponden con los contenidos económicos de las
mismas.

4.13- Existe un correcto registro de activos fijos
tangibles adquiridos directamente por la entidad en divisas o en
moneda nacional y sus valores incluyen los precios de
adquisición, aranceles y gastos de transportación
hasta ésta.

4.14- Existen copias actualizadas de los controles de
activos fijos tangibles de cada área.

4.15- Se cuenta con la información mínima
indispensable de los activos fijos tangibles, para su correcta
identificación.

4.16- Las bajas por ventas o retiros, los traslados y
traspasos están correctamente registrados.

4.17. Comparan periódicamente las existencias de
los activos fijos tangibles de los Submayores, con los modelos de
control de cada área de responsabilidad.

4.18- Calculan y registran correctamente la depreciación de los activos fijos
tangibles, tanto si su importe se aporta al Presupuesto del
Estado o constituye fuente de financiamiento
de las inversiones.

4.19- Existe una correcta contabilización y
control de las reparaciones generales, así como en la
creación y utilización de la provisión para
financiar estas operaciones (cuando proceda).

4.20- De haberse detectado faltantes o sobrantes de
estos recursos, han sido registrados en las cuentas
correspondientes; que los expedientes de investigación se
encuentran dentro de los términos establecidos para su
análisis y los analizados están
aprobados.

4.21- Las sumas de los importes de los Submayores de
activos fijos tangibles se comparan con los saldos de las cuentas
de control correspondientes.

4.22. Existe una correcta contabilización de los
activos fijos tangibles y de su sistemática amortización.

5. Cuentas y efectos por pagar.

Comprobar o verificar que:

5.1- Se elabora un Expediente de Pago de cada proveedor,
que al menos contenga n cada operación la factura del
suministrador, el Informe de
Recepción, las reclamaciones en los casos que procedan y
el documento de pago o su referencia.

5.2- Confeccionan el Registro de Pagos, en que se
contabilizan los documentos de pago en orden
numérico.

5.3- Concilian los documentos recibidos de los proveedores
con el Submayor de Cuentas por Pagar.

5.4- Existe un procedimiento que asegure que las
facturas se paguen en tiempo y no existen obligaciones
envejecidas.

5.5- La persona que prepara el pago, es independiente de
la que recibe los productos y de la que autoriza el pago y firma
el cheque.

5.6- El personal que realiza las compras no
pertenece a Contabilidad, ni decepciona los productos en el
almacén.

5.7- El área de Contabilidad recibe
notificación de todos los productos o servicios
recibidos.

5.8- En el área de Contabilidad se revisan que
los Informes de Recepción cuenten con las Facturas o
Conduces y los Informes de Reclamación, cuando
procedan.

5.9- Se inhabilitan las facturas o Conduces con
cuño de "PAGADO" para evitar su doble pago.

5.10- Las devoluciones o reclamaciones hechas a los
proveedores se controlan de modo tal que aseguren pagar por lo
realmente recibido y cobrar los recursos devueltos o
reclamados.

5.11- Están habilitados los registros y
Submayores relacionados con estas operaciones.

5.12- Las anotaciones en los registros para estas
operaciones son realizadas en el momento en que se originan las
mismas y por los documentos primarios
correspondientes.

5.13- Las operaciones de débitos y
créditos contabilizados en las cuentas correspondientes
son correctas y se corresponden con los contenidos
económicos de las mismas.

5.14- Existen Submayores independientes por cada
suministrador y la suma de sus saldos se cuadra mensualmente con
el de la cuenta control.

5.15- En cada Submayor de Proveedores se detalla cada
factura o conduce recibido y cada pago efectuado.

5.16- Se analizan las partidas pendientes de pago por
edades.

5.17- De existir Submayores de suministradores con
saldos contrarios a su naturaleza, éstos se analizan
mensualmente para su depuración.

5.18- La utilización de la cuenta Cobros
Anticipados y su correspondiente cuadre con los análisis
de los clientes que la conforman son correctas y que estos saldos
se liquidan mensualmente.

5.19- Es correcta la contabilización de los
efectos por pagar (títulos de crédito), su
análisis, actualización y control de su
vencimiento.

5.20- Es correcta la contabilización y
análisis de las Cuentas por Pagar Diversas (Salarios no
Reclamados, Reclamaciones aceptadas y otras), Cuentas por Pagar
de Activos Fijos Tangibles y de Inversiones y Depósitos
Recibidos, su control, pago y análisis por
edades.

6. Nóminas.

Comprobar o verificar que:

6.1- Procedimientos que utilizan para controlar el
tiempo trabajado (llegadas y salidas).

6.2- Existe una separación de funciones entre las
personas que reportan el tiempo trabajado, el que elabora la
nómina
y el que efectúa el pago y la registra
contablemente.

6.3- Revisan y aprueban todos los cálculos de las
nóminas antes de efectuar la extracción del
efectivo correspondiente para su pago.

6.4- Cotejan los datos de nóminas con los
documentos del Departamento de Personal. (Datos por
trabajadores).

6.5- Existen controles para la extracción y
posterior liquidación de las nóminas que se
entregan a los establecimientos o unidades o se pagan
centralmente.

6.6- En las nóminas aparece el número del
cheque de extracción del efectivo y lo extraído se
corresponde con lo consignado en ésta.

6.7- Se muestran en las nóminas la firma de los
trabajadores como acuse de recibo del salario u otra
remuneración recibida.

6.8- En el caso de cobrar personas distintas al
beneficiario, se hace mediante autorización escrita de
éste.

6.9- En las nóminas, en el espacio "Recibí
Conforme" se consigna la fecha y número del reintegro en
el caso de los salarios indebidos y no reclamados.

6.10- Se efectúan las deducciones en las
nóminas sobre la base de los datos de los descuentos
parciales de sus adeudos y se revisan éstos.

6.11- La extracción de los salarios no
reclamados, requiere de la aprobación de Contabilidad y
esta función no corresponde al encargado de la
preparación de las nóminas.

6.12- Se encuentra actualizado el modelo "Registro de
Salario y Tiempo de Servicio"
(SNC-2-25).

6.13- Existen salarios no reclamados pendientes de pago
fuera de los términos establecidos para su
reclamación.

6.14- Existen acumulaciones de vacaciones en exceso de
los términos aprobados por el Ministerio del Trabajo y
Seguridad
Social.

6.15- Están habilitados los registros y
Submayores relacionados con el control de estas
operaciones.

6.16- Las anotaciones en los registros para estas
operaciones son realizadas en el momento en que se originan las
mismas y por los documentos primarios establecidos.

6.17- Cuadra mensualmente la suma de los saldos de los
Submayores de Salarios no Reclamados y de Vacaciones con los
saldos de las cuentas de control correspondientes.

6.18- Las operaciones de débitos y
créditos contabilizadas en estas cuentas son correctas y
se corresponden con los contenidos económicos de las
mismas; no presentando saldos contrarios a su
naturaleza.

6.19- Los subsidios por seguridad social a corto plazo
se calculan, aprueban y registran correctamente.

6.20- En las unidades presupuestadas realizan la
compatibilización mensual de los compromisos y pagos de
salarios, vacaciones y retenciones entre la Contabilidad
Patrimonial y la Presupuestaria.

6.21- Los Submayores de Vacaciones y Retenciones por
Pagar no presentan saldos contrarios a su naturaleza.

7. Patrimonio.

Comprobar o verificar que:

7.1- Analizan los saldos de las cuentas de Patrimonio de
acuerdo con las operaciones registradas y se utilizan
correctamente.

7.2- La utilización de la cuenta Donaciones
Recibidas se corresponde con las regulaciones
vigentes.

7.3- El cierre de las operaciones del año, antes
de emitir el Balance
General de la cuenta Donaciones Recibidas y Subsidio por
Pérdidas, pagos a cuenta de las Utilidades, Resultado y
Operaciones entre Dependencias.

7.5- En las unidades presupuestadas realizan el uso
correcto y análisis por conceptos en las
cuentas:

• Recursos recibidos para salarios.
• Recursos recibidos para otros gastos.
• Recursos recibidos para inversiones
  materiales.
• Cuentas de Orden del Control de Recursos
  Presupuestarios.
• Efectivo depositado al Presupuesto del
  Estado.

7.6- La utilización de la cuenta Inversión Estatal y los conceptos
registrados en ella se corresponden con lo establecido para su
uso.

7.7- De existir distribución específica de
las utilidades en l ejercicio, ésta haya sido realizada de
acuerdo a lo aprobado.

7.8- La creación y utilización de las
Reservas Patrimoniales habilitadas y su registro es
correcto.

7.9- Se utiliza la cuenta Subsidio por pérdida
según lo establecido para su uso.

7.10- La contabilización y financiamiento del
saldo de la cuenta Pérdidas se realiza según lo
establecido en las disposiciones vigentes.

7.11. Es correcta la distribución de las
utilidades o del financiamiento de las pérdidas, de
acuerdo con la legislación vigente.

8. Estados Financieros.

Comprobar o verificar que:

8.1- La entidad elabora correctamente todos los Estados
Financieros de acuerdo con su periodicidad y fechas establecidas
y éstos se analizan por la dirección de la
misma.

8.2- En las unidades presupuestadas se revisa la
elaboración del Estado de Ingresos y Gastos del
Presupuesto del Estado y del de Resultado, su confección
correcta y en las fechas establecidas.

8.3- La correcta elaboración del Estado de
Costo de la
Producción y de la Mercancía Vendida.

8.4- Los últimos Estados Financieros emitidos por
la entidad, comparados con los de igual período del
ejercicio anterior, demuestran:

• Los principios de Valoración y Exposición se cumplen con relación
  a su elaboración y presentación.
• Los cambios de importancia de los saldos que en ellos
  se muestran son de conocimiento
  de los funcionarios de la entidad. Tome nota de los motivos de
  los cambios financieros significativos detectados en el
  período.

8.5- La corrección de los conceptos registrados y
analizados en el Estado de
Movimiento de la Inversión Estatal.

9. Informe sobre los costos.

Comprobar o verificar que:

9.1- Tienen elaborado e implantado el sistema de
costo:

• Por órdenes de trabajo.
• Por proceso.
• Costo conjunto.
• Sistema mixto.

9.2- Se encuentran analizadas las cuentas de gastos por
centros de costo, producciones o servicios, elementos, etc. De
acuerdo al subsistema de costo establecido.

9.3- Es correcta la aplicación de los Gastos
Indirectos a los centros de costo productivos.

9.4- En el caso del costo por proceso, el método
que utilizan para la determinación de las unidades
equivalentes.

9.5- Método que utilizan para incorporar al costo
los residuos, subproductos, producción defectuosa y
productos intermedios.

9.6- Método de costeo que se utiliza para las
producciones en proceso, terminadas y vendidas.

9.7- Existen y están actualizadas las fichas de
costo y hojas de costo real.

9.8- Se han elaborado los Presupuestos
de Gastos por áreas de responsabilidad, ejecutando
sistemáticamente el análisis y discusión
correspondiente de las desviaciones originadas desde el punto de
vista económico y cuantitativo.

9.9- Se elaboran análisis periódicos de
los resultados de los costos y sus desviaciones.

9.10- Por la dirección de la entidad son
utilizados los análisis periódicos sobre el
resultado de los costos y sus desviaciones para la toma de
decisiones.

9.11- Se han aplicado las modificaciones a los Costos
realizadas por el Ministerio de Finanzas y Precios en el
año 1997.

10. Otros Activos.

Comprobar o verificar que:

10.1- Se registran y analizan correctamente de acuerdo
con sus contenidos económicos y no presentan partidas
envejecidas, las cuentas:

• Adeudos del Presupuesto del Estado.
• Ingresos acumulados por cobrar (fin de
  año).
• Adeudos del órgano u organismo.

10.2- Los gastos diferidos a corto y a largo plazo se
analizan por conceptos y por elementos de gastos (excepto los
segundos procedentes de inversiones) y se amortizan correcta y
sistemáticamente.

10.3- Es correcto el uso de las cuentas de activo
asociadas al proceso inversionista y su inclusión en el
Estado de Situación de acuerdo con las Normas de
Exposición vigentes.

10.4- Las Inversiones en Proceso se analizan por objetos
de obra y componentes.

11. Otros Pasivos.

Comprobar o verificar que:

11.1- Se opera correctamente y se analiza por conceptos
la cuenta Ingresos Diferidos.

11.2- Es correcto el uso de las cuentas Ingresos de
Períodos Futuros y Gastos Acumulados por Pagar.

11.3- El saldo de los préstamos recibidos se
concilia mensualmente con los saldos de los Estados
Bancarios.

11.4- Al final del año se registran los gastos
incurridos no facturados y se calculan por estimación
razonable de los mismos.

12. Cuentas Nominales.

Compruebe o verifique que:

12.1- Existe el análisis por áreas y
elementos de gastos de las cuentas:

• Gastos generales y de administración.
• Gastos de distribución y ventas.
• Gastos de circulación.
• Gastos de operación.
• Otros gastos.
• Gastos diferidos a corto y a largo plazo.

12.2- Es correcto el uso de las cuentas de gastos y su
análisis por áreas, centros de costo y elementos de
gastos: Producción en Proceso, Producción para
Insumo y Gastos Indirectos de la Producción.

12.3- El saldo de la cuenta Costo de Ventas se
corresponde con el determinado en el Estado de Costo de la
Producción o de la mercancía vendida.

12.4- Existen motivos para la no aplicación de la
responsabilidad material (ver saldo de la cuenta Gastos por
Faltantes y Pérdida de Bienes).

12.5- En el caso de las unidades presupuestadas, es
correcto el uso de la cuenta Gastos Corrientes de la Entidad y su
análisis por áreas, actividades y elementos de
gastos.

12.6- En las unidades presupuestadas, es correcta la
utilización, análisis y conceptos registrados en
las cuentas:

• Ingresos Devengados (Contabilidad
  Patrimonial).
• Cuentas de Orden (Gastos Devengados) e Ingresos
  Cobrados (Contabilidad Presupuestaria).

12.7- En el muestreo de algunas operaciones del control
de Recursos Presupuestarios de Salarios, Otros Gastos e
Inversiones las operaciones registradas en dichos controles son
correctas, así como los comprobantes emanados de
éstos, en un mes.

V. Informe.

Ministerio de la Construcción.

Empresa X.

Las Tunas, 28 de marzo de 2007.

Informe de
auditoría

Introducción.

De acuerdo con la solicitud del Director General de la
Empresa X, fue ejecutada durante el período comprendido
entre el 5 de febrero y el 25 de marzo del año 2007, la
Auditoría al Control Interno a la Empresa de X de Las
Tunas, inscrita en el Registro de Contribuyentes de la
República de Cuba con el
código 01001218474, de acuerdo a la orden de trabajo
001.

El período auditado correspondió a los
meses de enero, febrero y marzo de 2007, en correspondencia con
lo que se establece para este tipo de auditoría; en su
ejecución fueron aplicados los programas de
Control Interno con los objetivos siguientes:

• Verificar los sistemas contables y de control
  interno, para comprobar que las operaciones que se registran en
  la contabilidad parten de documentos primarios confiables y
  cumplen con los Principios de Control Interno y de Contabilidad
  Generalmente Aceptados.
• Conocer el grado de actualización de la
  Contabilidad, desde el registro primario hasta la
  confección de los Estados Financieros.
• Verificar la correcta utilización de las
  cuentas contables, de acuerdo con sus contenidos
  económicos.
• Conocer en la empresa el grado de elaboración
  y aplicación de los sistemas de costo y de la
  utilización de los informes sobre éstos, como
  herramientas de dirección.

El examen ha sido realizado por muestreo y sobre la
documentación mostrada, de acuerdo con las Normas de
Auditoría Estatal, establecidas por las Resoluciones
ONA-2/97 y 5/00, de la Oficina Nacional
de Auditoría, hoy Ministerio de Auditoría y
Control.

Los auditores actuantes fueron Lic. Yanela Gallart
Molina, Lic. Aylen Aguilera Pupo, Lic. Osquel Leyva.

Conclusiones.

De acuerdo con las irregularidades detectadas, se
considera DEFICIENTE el resultado que muestra la Empresa X en el
control interno contable y administrativo sobre las operaciones
objeto de verificación, debido a:

• Se incumple principio de control interno inherente al
  Subsistema de Medios Monetarios al no existir evidencia que al
  menos una persona de las que firman los cheques, revisa los
  documentos que dan origen a la operación al momento de
  firmarlos.
• No existe un adecuado control numérico de las
  facturas emitidas a los clientes por parte del Área
  Contable, que le permita conocer su utilización,
  existencia y la posible ocurrencia de cancelaciones, saltos en
  la numeración y números repetidos, incumpliendo
  principios de control interno inherentes al Subsistema de
  Cobros y Pagos.
• Al cierre 31 de enero de 2007 el 22,3 por ciento de
  las Cuentas por Cobrar a Clientes en moneda nacional y el 74,1
  por ciento en moneda libremente convertible se encontraban con
  saldos envejecidos fuera de los términos pactados, por
  lo que se incumple la indicación de reducir los importes
  pendientes de cobro por encima de los términos
  convenidos en el territorio nacional y la Resolución
  56/2000 del Banco Central de Cuba sobre Cobros y
  Pagos.
• El 100,0 por ciento de las facturas de venta
  revisadas no están llenas en todos sus escaques,
  omitiendo datos de obligatorio cumplimiento referidos a la
  emisión de estos documentos y a la entrega de productos
  o mercancías. El 29,4 por ciento de los vales de salida
  revisados carecen de la firma de la persona que recibió,
  incumpliendo las Normas Vigentes para la confección del
  referido modelo.
• En ocasiones los registros de inventarios para la
  contabilización de las operaciones no se realizan en el
  momento en que se originan las mismas, incumpliendo el
  Principio de Contabilidad Generalmente Aceptado de
  Registro.
• En la cuenta 187- Útiles y Herramientas existe
  una diferencia entre el saldo reflejado en el Balance de
  Comprobación y el saldo según asientos contables
  de $ 94.09 pesos.
• Incumplen principios de control interno inherentes al
  Subsistema de Activos Fijos Tangibles:

• No tienen elaborado el Plan de Chequeo
  Periódico Rotativo de los Activos Fijos Tangibles del
  período evaluado y solo realizan verificaciones
  físicas al 1,9 por ciento de las áreas
  pertenecientes a la Dirección de la Empresa sin que
  las demás Unidades Empresariales de Base sean objeto
  del control establecido.
• En el 66,7 por ciento de las áreas revisadas
  se produjeron movimientos de medios sin que fueran del
  conocimiento del Área Contable y sin la emisión
  de los modelos de movimiento de Activos Fijos Tangibles
  correspondientes.
• Se realizaron sustituciones de los responsables de
  áreas y no se efectuaron los conteos físicos de
  los Activos Fijos Tangibles, dejando constancia de la
  comprobación para la fijación de la
  responsabilidad.
• Los chequeos físicos mensuales no son
  realizados bajo la supervisión de personas no
  responsabilizadas con el cuidado y control de los Activos
  Fijos Tangibles.
• Las copias de los controles de Activos Fijos
  Tangibles existentes en el 83,3 por ciento de las
  áreas revisadas no se encuentran actualizadas o no
  coinciden con el modelo que posee el área de
  Contabilidad.
• El 10,2 por ciento de los medios chequeados
  físicamente no están descriptos correctamente
  en los modelos de control de Activos Fijos Tangibles, no
  permitiendo una adecuada identificación de
  ellos.
• La cuenta 240-Activos Fijos Tangibles no aparece
  registrada en el Libro
  Mayor.
• • El 73,8 por ciento de las Cuentas por Pagar en
    moneda nacional y el 98,7 por ciento en moneda libremente
    convertible se encuentran vencidas con saldos envejecidos
    por encima de los términos pactados con los
    suministradores, incumpliendo la indicación de
    reducir los importes pendientes de pago vencidos fuera
    del término convenido en el territorio nacional y
    la Resolución 56/2000 del Banco Central de Cuba
    sobre las relaciones de Cobros y Pagos.
  • En el 22,2 por ciento de las facturas de los
    suministradores tomadas como muestra, transcurren de diez
    (10) días a veintinueve (29) días
    hábiles entre la fecha de entrega de los productos
    y la fecha en que se confeccionó el Informe de
    Recepción y su notificación al área
    de Contabilidad y en el 27,8 por ciento las anotaciones
    en los registros se realizaron tomando como base copias o
    fotocopias de las facturas, incumpliendo principios de
    control interno inherentes al Subsistema de Cobros y
    Pagos.
  • La totalidad de los saldos de la cuenta
    430-Cobros Anticipados, ascendentes a $ 55 069.87 pesos,
    registrados al cierre 31 de enero de 2007 no se
    liquidaron al finalizar el mes, incumpliendo con las
    Normas Vigentes para el Sistema Nacional de
    Contabilidad.
  • Se incumplen principios de control interno
    inherentes al subsistema de Nóminas al detectarse
    lo siguiente:

• Por concepto de salarios correspondiente al mes de
  febrero de 2007, se pagó en exceso a un trabajador un
  importe de $ 14.00 pesos, al no coincidir las horas reportadas
  por el Departamento de Recursos Humanos con lo pagado
  según nómina.

• Existe una diferencia de $ 120.58 pesos entre la suma
  de los Submayores de Vacaciones y lo registrado en Contabilidad
  al cierre febrero de 2007, por lo que no coincide con lo
  reflejado en el Mayor y el Estado Financiero en esa fecha, en
  la cuenta 492 – Provisión para
  Vacaciones.
• • Al ocurrir variaciones en la estructura y objeto social aprobado de la
    empresa, el Sistema de Costo implantado en el año
    1999 no responde totalmente a las necesidades actuales de
    la misma.
  • No existe un Acta Técnica que certifique
    el por ciento permisible de producciones defectuosas,
    residuos o subproductos que puedan ser incorporados al
    costo y no se confeccionan documentos por la entrega de
    estos materiales al almacén y su destino
    final.
  • No se está utilizando el método de
    costeo diseñado en el Sistema de Costo aprobado para
    las producciones en proceso, terminadas y
    vendidas.
  • Los registros para el análisis por
    áreas o centros de costo y elementos de gastos de
    las cuentas Gastos Generales y de Administración y
    Producción Principal en Proceso no reúnen los
    requisitos establecidos en las Normas Vigentes para el
    Sistema Nacional de Contabilidad.

Resultado.

Efectivo en Caja y Banco:

• No existe evidencia que al menos una persona de las
  que firman los cheques, revisa los documentos que dan origen a
  la operación en el momento de firmarlos.

Se incumple principio de Control Interno inherente al
subsistema de Medios Monetarios.

Cuentas y Documentos por Cobrar.

• Las facturas a clientes no son prenumeradas ni se
  emiten automáticamente en número consecutivo y
  cuando son confeccionadas por los servicios prestados en el
  Laboratorio
  Provincial de Materiales, se les asigna posteriormente un
  número, por lo que el área contable no controla
  adecuadamente la emisión de éstos, su
  utilización, existencia, la posible ocurrencia de
  cancelaciones, saltos en la numeración y números
  repetidos.
• Se realizan análisis periódicos de las
  Cuentas por Cobrar a Clientes, Diversas y Pagos Anticipados por
  edades, presentando seis (6) clientes saldos en las Cuentas por
  Cobrar por un importe de $ 22 078.28 pesos en moneda nacional y
  seis (6) clientes en moneda libremente convertible por 8 123.94
  CUC, por encima de los términos pactados de treinta (30)
  días. La totalidad de los saldos que presentan las
  Cuentas por Cobrar Diversas por un importe de $ 10 290.98 pesos
  se encuentran envejecidas por encima de los noventa (90)
  días: UNECA $ 5 850.75 pesos, cobro de ropa a
  trabajadores $ 3 595.06 pesos y movilizaciones $ 845,17 pesos.
  Existe un pago anticipado al suministrador METALCUBA por un
  importe de $ 401.29 pesos por más de sesenta (60)
  días sin liquidar.

Se incumple un principio de Control Interno inherente al
subsistema de Cobros y Pagos.

Inventarios.

• La totalidad de las facturas de ventas revisadas no
  están llenas en todos los escaques, omitiendo datos como
  la fecha de emisión, nombres, apellidos y fechas de
  recepción de los productos o la prestación del
  servicio, así como datos referidos al transportador. El
  29,4 por ciento de los vales de salida revisados emitidos por
  el almacén central carecen de firma de la persona que
  recibió los productos o materiales.

Se incumplen las normas vigentes para la
confección del referido modelo.

• En ocasiones en los registros de entrada y salida de
  inventarios las anotaciones para la contabilización de
  las operaciones realizadas no son registradas en el momento en
  que se originan las mismas. El submayor de inventarios presenta
  siete (7) días de atraso en sus anotaciones.

Se incumple el Principio de Contabilidad Generalmente
Aceptado de Registro.

• En la cuenta 187-Utiles y Herramientas el saldo
  según asiento contable es de $ 1 428.25 pesos y el saldo
  que aparece en el Balance de Comprobación es de $ 1
  522.34 pesos.

Se incumple el Principio de Control Interno inherente al
subsistema de Inventarios.

Activos Fijos.

• No existe evidencia que en la entidad se haya
  elaborado el Plan de Chequeo Periódico Rotativo de los
  Activos Fijos Tangibles para la etapa auditada. Sólo se
  realizaron comprobaciones físicas al 1,9 por ciento de
  las áreas de la Oficina Central o Dirección de la
  Empresa, excluyendo las demás áreas de
  responsabilidad pertenecientes a las Unidades Empresariales de
  Base.
• Las personas que tienen bajo su cuidado los Activos
  Fijos Tangibles no siempre reportan cualquier movimiento de
  éstos, pues en el 66,7 por ciento de las áreas
  revisadas existían medios deteriorados, traslados,
  faltantes y sobrantes sin que fuera conocido por el Área
  de Contabilidad. Durante el período auditado se
  realizaron movimientos de medios tanto internos como externos
  sin que fueran emitidos los modelos de movimiento de los
  Activos fijos Tangibles que los amparan.
• Cuando se sustituye el responsable de un área
  no se realiza conteo físico de los Activos Fijos
  Tangibles, dejando constancia de la comprobación para la
  fijación de la responsabilidad material.
• Los chequeos físicos mensuales no se realizan
  bajo la supervisión de personas no responsabilizadas con
  el control y cuidado de los Activos Fijos
  Tangibles.
• En el mes de enero de 2007, según comprobante
  de operaciones No. 300004, se ajustó el saldo en el
  submayor de la cuenta 240-Activos Fijos Tangibles por $ 36
  000.00 pesos, procediendo a dar baja un camión pipa por
  valor de $
  17 943.36 pesos, un camión plataforma con un valor de $
  6 040.00 pesos, un automóvil por $ 10 819.51 pesos y un
  silo para almacenar $ 1 799.98 pesos, cuando en realidad el
  valor total de estos medios es de $ 36 602.85 pesos. El
  registro y contabilización de esta operación no
  se encuentra avalada por los documentos probatorios debidamente
  formulados de acuerdo con los niveles de aprobación
  previstos, ni existe evidencia escrita que pruebe un proceso
  investigativo, ni el destino final de estos medios.
• En el 83,3 por ciento de las áreas revisadas,
  las copias de los controles de Activos Fijos Tangibles
  existentes no están actualizadas o no coinciden con el
  modelo que está en poder del Área de
  Contabilidad.
• El 10,2 por ciento de los medios chequeados
  físicamente en las áreas no se encuentran
  descriptos adecuadamente en los modelos de control de Activos
  Fijos Tangibles, no permitiendo una correcta
  identificación de ellos.

Incumplen Principios de Control Interno inherente al
subsistema de Activos Fijos Tangibles.

Cuentas y Efectos por Pagar.

• Importes por $ 75 874.45 pesos que representan el
  73,8 por ciento de las Cuentas por Pagar en moneda nacional y 6
  990.38 CUC que constituyen el 98,7 por ciento de las
  obligaciones en moneda libremente convertible se encontraban
  vencidas por encima de los términos convenidos con los
  suministradores.

Incumpliendo las indicaciones de reducir los importes de
pagos vencidos fuera del término convenido en el
territorio nacional y la Resolución 56 del 2000 del Banco
Central de Cuba sobre las relaciones de Cobros y
Pagos.

• En cuatro (4) facturas de suministradores, que
  representan el 22,2 por ciento de la muestra tomada,
  transcurren de diez (10) días a veintinueve (29)
  días hábiles entre la fecha de entrega del
  producto y la fecha de confección del Informe de
  Recepción y su notificación al área de
  Contabilidad. En cinco (5) facturas, que representa el 27,8 por
  ciento de la muestra, las anotaciones en los registros se
  realizaron tomando como base copias o fotocopias de las
  mismas.

Incumpliendo un Principio de Control Interno inherente a
Cobros y Pagos.

• La utilización de la cuenta Cobros Anticipados
  y su correspondiente cuadre con los análisis de los
  clientes que la conforman son correctas. La totalidad de los
  saldos de esta cuenta ascendentes a $ 55 069.87 pesos
  registrados al cierre 31 de enero de 2007 no se liquidaron
  mensualmente.

Se incumple la Carta Circular
No. 6 de 1999 de la Dirección de Normas, Contabilidad y
Control Interno del Ministerio de Finanzas y Precios.

Nóminas

• Cotejan los datos de nóminas con los
  documentos del Departamento de Personal. En el pago de salario
  correspondiente al mes de febrero de 2007, al trabajador Danilo
  Hidalgo Sánchez se le reportaron doscientos
  dieciséis (216) horas y se pagaron doscientos
  veintiséis (226) horas, originándose un pago en
  exceso de diez (10) horas, por un importe de $ 14.00
  pesos.
• La suma de los Submayores de vacaciones por
  trabajador al cierre 28 de febrero de 2007 ascendía a $
  22 722.90 pesos, sin embargo el saldo que aparece en la cuenta
  492-Provisión para Vacaciones es de $ 22 602.32 pesos,
  existiendo una diferencia de $ 120.58 pesos dejados de
  contabilizar. No se realizaron operaciones con cargo a la
  cuenta de Salarios no Reclamados.

Incumplen Principios de Control interno al Subsistema de
Nóminas.

Informe sobre los Costos

• El Sistema de Costo por proceso implantado en la
  entidad no responde totalmente a las necesidades actuales de la
  misma, pues fue elaborado en el año 1999, ocurriendo
  variaciones en la estructura y objeto social
  aprobado.
• En la entidad no existe un Acta Técnica que
  certifique el por ciento permisible de producciones
  defectuosas, residuos o subproductos que puedan ser
  incorporados al costo. No se confeccionan documentos por la
  entrega de estos materiales al almacén, ni se deja
  evidencia de su destino final.
• No se está utilizando el método de
  costeo diseñado en el subsistema de Costo aprobado para
  las producciones en proceso, terminadas y vendidas.

Se incumple con el Sistema de Costo implantado por su
organismo.

Cuentas Nominales

• El análisis por áreas o centros de
  costo y elementos de gastos de las cuentas Gastos Generales y
  de Administración y Producción Principal en
  Proceso se realizan mediante registros que no reúnen
  totalmente los requisitos establecidos, no están
  habilitadas hojas para cada uno de los análisis y la
  suma de control, así como otros datos que impiden un
  correcto uso.

No reúnen los requisitos establecidos en las
Normas Vigentes para el Sistema Nacional de
Contabilidad.

Recomendaciones.

• Dejar evidencia mediante firma, en los documentos que
  dan origen a la emisión de cheques al momento de ser
  firmados éstos.
• Implantar un sistema de facturación a los
  clientes que garantice un adecuado control por parte del
  área contable de las facturas entregadas o emitidas, su
  utilización y existencia.
• Cumplimentar lo establecido en las Normas Vigentes
  del Sistema Nacional de Contabilidad y en la Carta Circular
  No. 6-99 del Ministerio de Finanzas y Precios, referente a la
  correcta utilización de la cuenta de Pagos Anticipados a
  Suministradores.
• Intensificar las gestiones de cobro que logren
  disminuir los saldos envejecidos en las Cuentas por Cobrar a
  Clientes, Cuentas por Cobrar Diversas y los Pagos
  Anticipados.
• Cumplir adecuadamente con el llenado de los modelos
  de facturas de venta y vales de salida.
• Facturar sólo al realizar la entrega de los
  productos o la prestación de los servicios a los
  clientes, registrando de inmediato estas operaciones
  independientemente del momento de su cobro, cumpliendo
  así lo establecido en los Principios de
  Contabilidad Generalmente Aceptados de Registro y
  Prudencia.
• Confeccionar el Plan de Chequeo Periódico y
  Rotativo para cada una de las áreas de responsabilidad
  de los Activos Fijos Tangibles y cumplir éste de acuerdo
  a lo previsto.
• Garantizar que cada responsable de área
  reporte cualquier movimiento que se produzca en los Activos
  Fijos Tangibles y se confeccionen los modelos que los
  avalen.
• Realizar conteo físico de los Activos Fijos
  Tangibles cuando se sustituya al responsable de un área,
  dejando constancia de la comprobación para la
  fijación de la responsabilidad material.
• Realizar los conteos físicos mensuales bajo la
  supervisión de personas no responsabilizadas con el
  cuidado de estos bienes, dejando evidencia de los
  mismos.
• Comparar periódicamente las existencias de los
  Activos Fijos Tangibles en los Submayores con los modelos de
  control de cada área de responsabilidad.
• Registrar la cuenta 240-Activos Fijos Tangibles en el
  Libro Mayor.
• Actualizar las copias de los controles de los Activos
  Fijos Tangibles de cada área y brindar en ellas una
  descripción correcta que permita una
  adecuada identificación.
• Implantar un Programa automatizado para el registro y
  control de los Activos Fijos Tangibles y su
  depreciación, que resulte confiable y que responda a las
  necesidades y exigencias del Sistema Nacional de
  Contabilidad.
• Realizar los pagos de las deudas contraídas
  con los proveedores dentro de los términos
  pactados.
• Notificar al área de Contabilidad mediante la
  factura y el Informe de Recepción las compras de
  productos o mercancías en un término de tiempo
  razonable.
• Liquidar mensualmente los saldos de la cuenta Cobros
  Anticipados como está establecido en las Normas Vigentes
  para el Sistema Nacional de Contabilidad.
• Descontar en el pago de salarios correspondiente al
  mes de julio del 2007, el pago en exceso realizado a un
  trabajador (XXX).
• Realizar el ajuste contable correspondiente a la
  diferencia existente entre la suma de los Submayores de
  Vacaciones y el saldo reflejado en el Estado Financiero y el
  Mayor.
• Adecuar el Sistema de Costos aprobado a las
  necesidades actuales de la entidad.
• Confeccionar el Acta Técnica que certifique el
  por ciento permisible de producciones defectuosas, residuos o
  subproductos que pueden ser incorporados al costo.
• Confeccionar los documentos correspondientes para la
  entrega de producciones defectuosas, residuos o subproductos al
  almacén, controlando su destino final.
• Utilizar los métodos de costeo
  diseñados en el Sistema de Costo aprobado para las
  producciones en proceso, terminadas y vendidas.
• Habilitar correctamente los registros para el
  análisis por áreas o centros de costos y
  elementos de gastos de las cuentas Gastos Generales y de
  Administración y Producción Principal en
  Proceso.

Generalidades.

La entidad dispone de veinte (20) días naturales
a partir de la recepción de este informen para presentar
sus discrepancias con el contenido del mismo.

En un término de treinta (30) días
naturales contado a partir de la recepción de este
informe, la entidad debe remitir el Plan de Medidas elaborado con
el propósito de erradicar las deficiencias
señaladas, así como el detalle de las medidas
administrativas aplicadas a los responsables de las
mismas.

En un término de ciento ochenta (180) días
naturales contado a partir de la terminación de esta
auditoría, la entidad debe informar la situación
que presentan las deficiencias contenidas en este
documento.

De acuerdo con lo establecido en el Decreto Ley No. 159,
De la Auditoría, en el Consejo de Dirección de la
entidad se debe discutir el resultado de esta auditoría y
el jefe de la entidad será el máximo responsable de
adoptar las medidas que permitan erradicar las deficiencias
consignadas en este informe.

Expresamos nuestro agradecimiento a los dirigentes,
funcionarios y trabajadores de la entidad por la
colaboración brindada a los auditores en el desarrollo del
trabajo.

Fraternalmente.

Aylen Aguilera Pupo.

Auditor J´ de Grupo

Registro de Auditores No. 56349

Acta de Responsabilidad
Administrativa.

Conclusiones.

Con este trabajo nos vimos obligados al estudio y
profundización de las legislaciones vigentes y los pasos a
seguir para hacer una auditoría con la calidad requerida,
así como facilitarle a la Empresa auditada tomar
decisiones para la erradicación de las deficiencias
detectadas.

Recomendaciones.

Realizar cursos de capacitación de Control Interno a nivel de
empresa.

Bibliografía.

1. Manual del Auditor.
2. Decreto Ley 159 de la Auditoría.
3. Resolución 297 del 2003 del MFP.
4. Resolución 322 del 2003 del MAC.
5. Resolución 7 del 2001 del MAC.
6. Resolución 5 del 2000 de la ONA.
7. Resolución 2 de 1997 de la ONA.
8. Curso de Báez.

Autor:

Yanela Gallart Molina

Lic. Aylen Aguilera Pupo

Lic. Osquel Leyva

Los autores somos cubanos, nacidos todos en el municipio
Las Tunas, Provincia Las Tunas. Graduados como Licenciados en
Contabilidad y Finanzas en el Centro Universitario Vladimir Ilich
Lenin de la provincia de Las Tunas.

Actualmente cursamos estudios en una maestría de
Contabilidad Gerencial en el Centro Universitario Vladimir Ilich
Lenin de la provincia de Las Tunas, el trabajo que
hemos conformado forma parte de la actividad investigativa que
hemos ido realizando en el curso de nuestra formación como
masters. El trabajo fue realizado entre los meses de agosto y
septiembre del 2007.