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Auditoría al Control Interno (página 2)




Partes: 1, 2


Se clasifican por su objetivo:

  • Financiera
  • De gestión
  • Fiscal
  • Recurrente
  • Especial
  • Temática
  • De cumplimiento
  • Con informática
  • De sistema

De acuerdo con los objetivos fundamentales que se persigan, las auditorias pueden ser:

De Gestión u Operacional

Consiste en el examen y evaluación que se realiza a una entidad para establecer el grado de economía, eficiencia y eficacia en la planificación, control y uso de los recursos y comprobar la observancia de las disposiciones pertinentes, con el objetivo de verificar la utilización más racional de los recursos y mejorar las actividades y materias examinadas

Financiera o de Estados Financieros

Consiste en el examen y evaluación de los documentos, operaciones, registros y estados financieros de la entidad, para determinar si éstos reflejan, razonablemente, su situación financiera y los resultados de sus operaciones, así como el cumplimiento de las disposiciones económico – financieras, con el objetivo de mejorar los procedimientos relativos a la gestión económico – financiera y el control interno.

Especial

Consiste en la verificación de asuntos y temas específicos, de una parte de las operaciones financieras o administrativas, de determinados hechos o situaciones especiales y responden a una necesidad específica.

Asimismo, comprenden trabajos de investigación, y la auditoría que se realiza con el objetivo de conocer en que medida se han erradicado las deficiencias detectadas con anterioridad. Estos casos comúnmente se identifican como Auditorias Recurrentes o de seguimiento.

Fiscal

Consiste en el examen de las operaciones relacionadas con los tributos al fisco, a los que está obligada la entidad estatal o persona natural o jurídica del sector no estatal, con el objetivo de determinar si se efectúan en la cuantía que corresponda, dentro de los plazos y formas establecidas, y proceder conforme a derecho.

Estas definiciones se corresponden con las establecidas en el Decreto Ley 159 De la Auditoria del 8 de junio de 1995 a las que se les adicionan las establecidas en el Acuerdo 4374 del Comité Ejecutivo del Consejo de Ministros y que son:

Temática:

Consiste en la verificación y evaluación exhaustiva de una cuenta contable, un objetivo determinado, o cuestiones de repercusión económica que respondan a necesidades específicas.

De sistema:

Consiste en la verificación del estado de implantación de los sistemas contables y de control interno, que permite evaluar el cumplimiento de los principios y procedimientos de control interno y de contabilidad generalmente aceptados, el grado de actualización de la contabilidad, el empleo correcto de las cuentas contables y la elaboración y aplicación de los sistemas de costos.

De seguimiento o recurrente:

Consiste en el examen y evaluación del cumplimiento de las medidas dictadas para dar solución a las deficiencias detectadas en una auditoría anterior, a fin de determinar si la entidad ha tenido o no, avances en la administración y control de sus recursos; incluye la verificación del sistema de control interno.

De cumplimiento:

Consiste en el examen y evaluación que se realiza con el objetivo de verificar el cumplimiento de las leyes, decretos-leyes, decretos y demás disposiciones jurídicas inherentes a la actividad sujeta a revisión.

De tecnologías de la información: consiste en el examen de las políticas, procedimientos y utilización de los recursos informáticos, confiabilidad y validez de la información, efectividad de los controles en las áreas, las aplicaciones, los sistemas de redes y otros vinculados a la actividad informática.

Capítulo II. El Sistema de Control Interno. Su importancia.

II.1 Concepto de Control Interno.

Se denomina Control Interno al sistema integrado de controles, tanto financieros, como de otros tipos establecidos por la administración de la entidad para proteger los activos, obtener la exactitud y confiabilidad de la contabilidad y de otros datos e informes operativos, promover y juzgar la eficiencia de las operaciones de todos los aspectos de las actividades de la entidad, comunican las políticas administrativas, estimulan y median el cumplimiento de las mismas. No en vano Cook la compara con el sistema nervioso de una persona.

Por tanto con la aplicación adecuada del Control Interno se cumplen los siguientes objetivos:

  • Salvaguardar los bienes y valores, propiedades y demás activos de la entidad.
  • Promover la eficiencia personal, minimizar lo errores humanos y detectar rápidamente los que se produzcan:
  1. Dificultan la comisión de fechas irregulares y facilitan su descubrimiento si se produjeron.
  • Garantizar la razonabilidad de la información contable y administrativa en general.

El Control Interno se basa en los siguientes principios:

  • La división del trabajo.
  • La fijación de responsabilidades.
  • El cargo y descargo.

Para el auditor el control interno es de gran significación la calidad de los controles internos en vigor, más que en cualquier otro factor, determina la clase de examen que efectuará. El pondera y evalúa el sistema de control interno para determinar la extensión y orientación del trabajo de auditoria necesario, que le permita expresar una opinión acerca de lo razonable o correcto de una determinada situación sujeta a examen.

Con esto pudiéramos sintetizar el concepto de sistema de control interno diciendo que consiste en todos los medios empleados con la finalidad de:

  1. Proteger los recursos contra pérdidas, fraudes e ineficiencias.
  2. Promover la exactitud y confiabilidad de los informes contables, económicos y operativos.
  3. Apoyar y medir el cumplimiento de los planes de la empresa.
  4. Juzgar la eficiencia de la operación en todas las dependencias de la empresa auditada.

II.2 Componentes del Control Interno.

Los componentes del Control Interno según Resolución 297 del Ministerio de Finanzas y Precios son:

  • Ambiente de control.
  • Evaluación de riesgo.
  • Actividades de control.
  • Información y comunicación.
  • Supervisión y monitoreo.

Ambiente de Control:

  • Integridad y valores éticos.
  • Métodos y estilos de dirección.
  • Estructura organizativa.
  • Política de Recursos Humanos.
  • Manuales y Procedimientos y Disposiciones Legales y Reglamentarias.

Evaluación de Riesgos:

  • Objetivos de la entidad.
  • Identificación y evaluación de riesgos.
  • Seguimiento y control de riesgos.

Actividades de Control:

  • Coordinación entre las áreas y documentación.
  • Niveles definidos de autorización y separación de tareas.
  • Rotación del personal en las áreas claves.
  • Indicadores del desempeño.
  • Control de las tecnologías en la información.
  • Acceso restringido a los recursos, activos y registros.

Información y Comunicación:

  • Información.
  • Comunicación.

Supervisión y Monitoreo:

  • Supervisión y Monitoreo.

Capítulo III El Muestreo. Aspectos teóricos.

El muestreo se define como la técnica de aplicación de un procedimiento sustantivo a menos de la totalidad de las partidas, asientos de una cuenta o clase de operaciones, con el fin de evaluar algunas características de la función, área, tema, cuenta, materia o actividad y facilitar una conclusión con relación al universo completo de lo que está auditado.

III.1 El objetivo de hacer el muestreo.

  • Se reduce el tiempo.
  • Se reduce gasto.
  • Reducir los riesgos de auditoria.
  • Para extraer conclusiones sobre el universo del cual se extrajo la muestra.
  • Garantizar la corrección de las conclusiones.

III.2 Factores al seleccionar el tamaño de la muestra.

  1. Control Interno.
  2. Importancia.
  3. Riesgos de auditoría.

Importancia: Mientras más importante es la cuenta más evidencia tenemos que tomar.

Riesgo de Auditoría: Mientras mayor riesgo, más muestra tenemos que tomar.

III.3 El método de obtener la evidencia.

  • Muestreo.
  • Observación.
  • Confirmación.
  • Investigación.

III.4 Tipos de evidencia.

  • Física.
  • Testimonial.
  • Documental.

Capítulo IV. Programa de auditoría de sistema.

Aspectos generales Organización.

  • Estructura del área de Contabilidad.
  • Plantilla de cargos aprobados y cubiertos.
  • Grado de descentralización de la Contabilidad. Detallar en caso de contar con centros contables independientes, los que operan cuentas bancarias y el tipo de moneda.
  • Comprobantes de Operaciones, Submayores, Registros e Informaciones que elabora cada centro contable independiente.
  • Periodicidad y fecha de entrega de los Comprobantes e Informaciones elaboradas por los centros contables independientes.

Investigación Preliminar.

  • Debe procederse a comprobar las siguientes cuestiones:
  • Poseer los procedimientos escritos de las normativas fundamentales relativas a la Contabilidad (Plan de Cuentas a aplicar, contenidos de cuentas y análisis específicos, procedimientos o tratamientos contables específicos, etc.).
  • Asesoramiento que recibe la entidad de su organismo u órgano superior.
  • Tener las Normas Generales de Contabilidad debidamente actualizadas.
  • Estar definidas por escrito las funciones de cada puesto de trabajo en el área de Contabilidad.
  • Tener los análisis de los últimos estados financieros, que haya elaborado la entidad, para conocer su situación contable y financiera en ese momento.
  • Analizar el Expediente Único de Auditoría. Esto servirá para decidir la extensión y profundidad (alcance) de los aspectos a comprobar.
  • Conocer el grado de automatización de los diferentes subsistemas.

Aspectos contables y de control.

1. Efectivo en Banco.

Comprobar o verificar que:

I.1- El cajero tiene en su poder el documento emitido por la dirección de la entidad que contenga la relación con los nombres, cargos y firmas de las personas autorizadas para aprobar las operaciones de caja y los documentos que originan los movimientos n las cuentas bancarias.

I.2- El responsable de cada Fondo ha firmado el Acta de Responsabilidad Material por la custodia de estos recursos.

I.3- La tenencia, manipulación y responsabilidad del efectivo recae en una sola persona y se realiza por persona distinta a la que efectúa la aprobación y contabilización de las operaciones de estos recursos.

I.4- Existen las medidas de seguridad para la custodia y manejo del efectivo y una copia de la combinación de la caja se conserva en poder del director de la entidad.

I.5- El custodio tiene bajo su poder indebidamente efectivo o valores ajenos a la entidad.

I.6- Existen evidencias de que se han realizado arqueos de todo el efectivo depositado en caja, al menos una vez al mes y cuando se producen sustituciones o ausencias temporales del cajero, por personal ajeno a éste.

I.7- Los pagos del Fondo para Pagos Menores, que realiza el cajero, son autorizados previamente por los funcionarios facultados, cuentan con sus justificantes, aparecen firmados por el receptor y están acordes con las disposiciones vigentes para los pagos en efectivo.

I.8- Se reembolsan los Fondos Fijos al menos al final de cada mes y éstos están aprobados por la persona facultada: él último día hábil de cada mes el cajero informa los valores pagados y anticipos de gastos de viaje liquidados y pendientes de rembolsar y los anticipos pendientes de liquidar siendo registradas estas operaciones.

I.9- Se cancelan los justificantes reembolsados con la palabra "PAGADO", una vez que se reciba y revise el modelo de reembolso, por persona ajena al cajero.

I.10- Se liquidan los anticipos de dietas, dentro de los tres días hábiles siguientes al retorno del viaje.

I.11- El control de los anticipos a justificar se encuentra actualizado y se cumplen por el empleado que lo opera las medidas de control de estas operaciones en cuanto a, montante de dietas autorizadas, firmas autorizadas, liquidaciones en tiempo y no entrega de anticipos a trabajadores con liquidaciones pendientes.

I.12- Los Anticipos de Gastos de Viaje pendientes de liquidación en poder del cajero, se corresponden con los del registro de Anticipos a Justificar y se cumple con los establecido para la confección d este modelo.

I.13- Existe control de los cheques en blanco, los emitidos, los cargados por el Banco, los caducados y los cancelados.

I.14- Al menos una persona de las que firman los cheques, revisa los documentos que dan origen a la operación en el momento de firmarlos.

I.15- Los Recibos de Ingresos se encuentran prenumerados: de imprenta, mediante foliadoras o manualmente, previo a su entrega al cajero y sus numeraciones son controladas por el Área Económica.

I.16- Los cobros en efectivo (ingresos), no se utilizan para efectuar pagos menores u otros pagos.

I.17- Se verifica la corrección de los ingresos por persona ajena al cajero, mediante la revisión y suma de los documentos justificante de éstos.

I.18- Se deposita el total de los cobros en efectivo, a más tardar al siguiente día hábil bancario al de su recepción o en el período autorizado por el Banco.

I.19- Se reintegran al Banco los salarios indebidos y los no reclamados dentro de los cinco días hábiles posteriores a la fecha de pago de las nóminas.

I.20- Se controlan por el Área Económica las existencias y distribución de los bonos de combustibles.

I.21- Las cuentas bancarias son conciliadas y los Estados de Cuentas Bancarios se mantienen bajo la custodia de un funcionario ajeno a los que firman los cheques y autorizan los pagos:

  • Operaciones corrientes.
  • Inversiones.

I.22- Se operan y contabilizan correctamente y se encuentran actualizados los registros Control de Recursos Presupuestarios n las unidades presupuestadas.

I.23- En las cuentas de divisas centralizadas operadas por los Órganos u Organismos Centrales, los movimientos efectuados se encuentran soportados por los documentos que respaldan las operaciones efectuadas y se controlan correctamente.

I.24- El muestreo de los movimientos efectuados en las cuentas antes mencionadas se corresponden con los conceptos aprobados a éstas por el Ministerio de Economía y Planificación.

I.25- Los aportes operacionales en divisas y los cheques recibidos en estas monedas se operan y contabilizan correctamente, recibiéndose o entregándose el contravalor en moneda nacional correspondiente.

I.26- Están habilitados los registros, cuentas y subcuentas relacionadas con el control de los medios monetarios y se operan correctamente, de acuerdo con sus contenidos económicos.

I.27- Los movimientos en los registros contables de estas operaciones se efectúan en base a los modelos primarios establecidos.

I.28- Las anotaciones en los Registros de Cobros y pagos de Efectivo son realizadas diariamente.

I.29- El registro contable en las Cuentas de orden de las unidades presupuestadas, se realiza de acuerdo a lo establecido en las Normas Generales de Contabilidad.

I.30- De haberse detectado faltantes y/o sobrantes de estos recursos, se confeccionaron los expedientes, fueron registrados en las cuentas correspondientes: se encuentran dentro de los términos establecidos para su análisis y los cancelados han sido aprobados por los funcionarios competentes.

I.31- Las personas que autorizan los pagos y firman los cheques no realizan la contabilización de estas operaciones.

I.32- El cajero no custodia los cheques en blanco.

I.33- En las unidades presupuestadas se compatibilizan mensualmente los compromisos y pagos por salarios, Otros Gastos e Inversiones entre la Contabilidad Patrimonial y la Presupuestaria.

2. Cuentas y documentos por cobrar.

Comprobar o verificar que:

2.1- Existe una separación de funciones definida entre las labores de almaceneros, facturadotes, funcionarios que firman los cheques y documentos de pago y los que operan los registros de cuentas y efectos por cobrar.

2.2- Se realizan las conciliaciones de los adeudos entre el vendedor y sus clientes.

2.3- Se controlan numéricamente las facturas en blanco por persona ajena al área de Facturación, así como las entregadas a dicha área.

2.4- Existe un Registro de Ventas de contado o con pago aplazado que contenga los datos de fecha de emisión, numeración de cada factura, código y nombre de cada cliente, importe y cuentas contables de estas operaciones.

2.5- Están habilitados correctamente los registros, cuentas y subcuentas relacionados con estas operaciones.

2.6- Se encuentran habilitadas las cuentas y subcuentas analíticas de las Cuentas por Cobrar Diversas y Pagos Anticipados y se cuadra la suma de sus saldos mensualmente con el de la cuenta control, verificando que no existan saldos contrarios a su naturaleza.

2.7- Se contabilizan correctamente los importes de efectivo en depósito de entidades suministradoras, procedentes de pagos anticipados cuyos productos no fueron entregados.

2.8- Los importes de Pagos Anticipados se liquidan mensualmente.

2.9- Las anotaciones en los registros para estas operaciones son realizadas en el momento en que se ejecutan las mismas.

2.10- Los cobros en defecto por faltantes de las mercancías facturadas, son expedientados, investigados, tramitados y resueltos correctamente.

2.11- Los expedientes elaborados por cuentas incobrables se encuentran debidamente confeccionados, aprobados por los funcionarios que correspondan y dentro de los términos establecidos para su análisis.

2.12- Existe desglose de los débitos correspondientes a cada Factura o Conduce emitido y créditos, por cada cobro ejecutado de las partidas registradas en los Submayores de estas cuentas y las mismas están avaladas por los documentos justificativos.

2.13. Las operaciones de débitos y créditos contabilizadas en estas cuentas son correctas y se corresponden con los contenidos económicos de las mismas.

2.14- Periódicamente se realizan análisis de las Cuentas por Cobrar a Clientes, Diversas y los Pagos Anticipados por edades; no se observan saldos envejecidos y se cuadran sus saldos con las cuentas de control respectivas.

2.15- Operan correctamente la cuenta Provisión para Cuentas Incobrables y que se ajusta al final de cada año, cuando haya sido autorizado su uso.

2.16- Reclasifican al final de cada año las cuentas y efectos por cobrar a largo plazo, cobrables en el próximo ejercicio económico.

2.17- Registran correctamente los efectos por cobrar (títulos de crédito), se analizan por clientes y se controlan sus vencimientos y cobro.

2.18- Confeccionan Expedientes de Cobro para cada cliente, contando cada operación con copia de la factura y conduce emitidos y número del cheque recibido como cobro, así como de las reclamaciones de clientes aceptadas.

3. Inventarios.

Comprobar o verificar que:

3.1- Elaboran el Plan de Chequeo Periódico Rotativo de los medios almacenados.

3.2. Cumplen la programación de los chequeos periódicos rotativos, de acuerdo al plan elaborado.

3.3- En los almacenes se han emitido y firmado las Actas de Responsabilidad Material de los responsables y dependientes de éstos, que permitan, la aplicación de dicha responsabilidad individual o colectiva, en caso de faltantes, deterioros y pérdidas.

3.4. Existe la personal responsable de controlar que ningún producto salga de los almacenes sin un documento justificativo de facturación o de entrega a áreas de la entidad.

3.5- La recepción de los productos, se elabora en cada área de almacenaje sobre la base de las calidades y cantidades físicamente recibidas, independientemente de los datos que aparecen en el documento del vendedor (Recepción a Ciegas) y que el área contable revisa los precios y cálculos de los productos recibidos.

3.6- En los casos de diferencias entre los precios y calidades de los productos recibidos y los amparados por los documentos del vendedor, se confecciona de inmediato la reclamación correspondiente de inconformidad, se envía a éste y se tramita el importe a descontar o cobrar.

3.7- Se revisan los precios y los cálculos aritméticos de los productos chequeados periódica y rotativamente.

3.8- Controlan las existencias de los productos en almacén a través de Tarjetas de Estiba, efectuándose las anotaciones en dichos modelos inmediatamente después de haberse realizado los movimientos de cada producto.

3.9- En los documentos que originan movimientos en los almacenes (entradas, salidas, ajustes, traslados, etc.) se anotan las existencias de cada producto de las Tarjetas de Estiba, después de realizado cada movimiento.

3.10- Los almacenes cuentan y están definidos por escrito, los listados de los funcionarios (nombre, cargos y firmas) autorizados para solicitar las entregas de productos y éstos se verifican.

3.11- Los almacenes cuentan con documento escrito de los funcionarios (cargo, nombres y firmas) autorizados al acceso a éstos).

3.12. Los productos, que como resultado de las operaciones producidas sean declarados como producción terminada, estén amparados por los documentos justificativos que correspondan (documentos de entrega de producción a los almacenes) y sean contabilizados y controlados adecuadamente.

3.13- Existe un control correcto de las operaciones de compra de materias primas, materiales y mercancías para la venta en las entidades que los adquieren con divisas.

3.14- Existe una correcta organización del flujo de la documentación entre las áreas de Abastecimiento, Comercial y Contabilidad.

3.15- Cumplen con los principios establecidos para l control de las existencias y sus movimientos en los Comedores Obreros.

3.16- Realizan el cuadre diario en valores de los inventarios en las entidades cuyos sistemas contables y de control de existencias no están integrados.

3.17- Elaboran, tramitan, analizan y aprueban los expedientes por faltantes o sobrantes de inventarios detectados, de acuerdo con las regulaciones vigentes: estos expedientes se contabilizan correctamente y se encuentran dentro de los términos establecidos para su solución.

3.18- Se chequean física y sistemáticamente los útiles y herramientas en uso; posee el área contable control de estos bienes que le permitan aplicar la responsabilidad material en caso de faltantes y pérdida; así como de la utilización de la cuenta Desgaste de Útiles y Herramientas (cuando proceda).

3.19- Contabilizan y controlan correctamente a través de Submayores de Inventarios las existencias remitidas y recibidas en consignación y las entregadas en depósitos.

3.20- Existe control y desglose de los inventarios ociosos n exceso o en desuso y de las gestiones que se han realizado para su eliminación.

3.21- Están habilitados los registros y Submayores de Inventario relacionados con estas operaciones.

3.22- Los movimientos en los Submayores de <inventarios tienen origen en los documentos primarios debidamente confeccionados, valorados y firmados.

3.23- Las anotaciones en los registros para la contabilización de estas operaciones son realizadas en el momento en que se originan las mismas.

3.24- Las operaciones de débitos y créditos contabilizadas en las cuentas de inventarios son correctas y se corresponden con los contenidos económicos de las mismas.

3.25- En las entidades de Comercio Minorista o Mayorista de bienes de consumo hacen el correcto uso de la cuenta Descuento Comercial e Impuesto.

3.26- Se efectúan conciliaciones de las existencias físicas entre los saldos de las Tarjetas de Estiba y de los Submayores de Inventario y de detectarse diferencias, éstas son analizadas y depuradas inmediatamente.

3.27- Realizan el cuadre periódico de la suma de los saldos de los Submayores de Inventario, con los de las cuentas controles correspondientes.

3.28- Aplican los métodos de valoración de Inventarios aprobados: precio promedio móvil o primero que entra, primero que sale (FIFO).

3.29- Los aranceles y gastos de transportación en la recepción de los Inventarios se incluyen en la valoración de éstos.

3.30- Aplican las medidas de control interno de los Inventarios a los equipos por instalar y materiales para el proceso inversionista almacenados.

4. Activos Fijos.

Comprobar o verificar que:

4.1- Tienen elaborado el Plan de Chequeo Periódico o Rotativo de los activos fijos tangibles y éste se cumple.

4.2- Cada responsable de área posee un documento en que se hace constar todos y cada uno de los activos fijos tangibles en existencia bajo su control y ha firmado Acta de Responsabilidad por la custodia de dichos bienes.

4.3- La persona que tiene a su cuidado l activo fijo, reporta cualquier movimiento de éstos (bajas, deterioros, traslados, altas, faltantes y sobrantes, etc.).

4.4- Se han efectuado anotaciones en los documentos de control del área, sin que éstas se encuentren soportadas por el documento correspondiente o éste se encuentre debidamente autorizado.

4.5- Se realiza conteo físico de estos medios cuando se sustituye al responsable de un área, dejando constancia de la comprobación para la fijación de la responsabilidad material.

4.6- Los chequeos físicos mensuales se hacen bajo la supervisión de personas no responsabilizadas con el cuidado y control de estos medios y se deja evidencia de los mismos.

4.7- Las bajas por ventas, retiros y traslados de activos fijos tangibles están avalados por los documentos probatorios debidamente formulados de acuerdo con los niveles de aprobación previstos; se ha dejado evidencia del destino final de los segundos y se contabilizan correctamente estas operaciones en base a los modelos de Movimiento de Activos Fijos Tangibles.

4.8- De existir activos fijos tangibles declarados como propiedad personal, existe documento probatorio firmado por el personal autorizado, que respalde su tenencia en la entidad.

4.9- Los expedientes de faltantes y sobrantes de activos fijos tangibles se elaboran, tramitan, analizan, contabilizan y aprueban de acuerdo con las regulaciones vigentes y están dentro de los términos establecidos para su depuración.

4.10- Están habilitados los registros y Submayores relacionados con estas operaciones.

4.11- Las anotaciones en los registros para estas operaciones son realizadas en el momento en que se originan las mismas y por los documentos primarios correspondientes.

4.12- Las operaciones de débitos y créditos contabilizadas en estas cuentas son correctas y se corresponden con los contenidos económicos de las mismas.

4.13- Existe un correcto registro de activos fijos tangibles adquiridos directamente por la entidad en divisas o en moneda nacional y sus valores incluyen los precios de adquisición, aranceles y gastos de transportación hasta ésta.

4.14- Existen copias actualizadas de los controles de activos fijos tangibles de cada área.

4.15- Se cuenta con la información mínima indispensable de los activos fijos tangibles, para su correcta identificación.

4.16- Las bajas por ventas o retiros, los traslados y traspasos están correctamente registrados.

4.17. Comparan periódicamente las existencias de los activos fijos tangibles de los Submayores, con los modelos de control de cada área de responsabilidad.

4.18- Calculan y registran correctamente la depreciación de los activos fijos tangibles, tanto si su importe se aporta al Presupuesto del Estado o constituye fuente de financiamiento de las inversiones.

4.19- Existe una correcta contabilización y control de las reparaciones generales, así como en la creación y utilización de la provisión para financiar estas operaciones (cuando proceda).

4.20- De haberse detectado faltantes o sobrantes de estos recursos, han sido registrados en las cuentas correspondientes; que los expedientes de investigación se encuentran dentro de los términos establecidos para su análisis y los analizados están aprobados.

4.21- Las sumas de los importes de los Submayores de activos fijos tangibles se comparan con los saldos de las cuentas de control correspondientes.

4.22. Existe una correcta contabilización de los activos fijos tangibles y de su sistemática amortización.

5. Cuentas y efectos por pagar.

Comprobar o verificar que:

5.1- Se elabora un Expediente de Pago de cada proveedor, que al menos contenga n cada operación la factura del suministrador, el Informe de Recepción, las reclamaciones en los casos que procedan y el documento de pago o su referencia.

5.2- Confeccionan el Registro de Pagos, en que se contabilizan los documentos de pago en orden numérico.

5.3- Concilian los documentos recibidos de los proveedores con el Submayor de Cuentas por Pagar.

5.4- Existe un procedimiento que asegure que las facturas se paguen en tiempo y no existen obligaciones envejecidas.

5.5- La persona que prepara el pago, es independiente de la que recibe los productos y de la que autoriza el pago y firma el cheque.

5.6- El personal que realiza las compras no pertenece a Contabilidad, ni decepciona los productos en el almacén.

5.7- El área de Contabilidad recibe notificación de todos los productos o servicios recibidos.

5.8- En el área de Contabilidad se revisan que los Informes de Recepción cuenten con las Facturas o Conduces y los Informes de Reclamación, cuando procedan.

5.9- Se inhabilitan las facturas o Conduces con cuño de "PAGADO" para evitar su doble pago.

5.10- Las devoluciones o reclamaciones hechas a los proveedores se controlan de modo tal que aseguren pagar por lo realmente recibido y cobrar los recursos devueltos o reclamados.

5.11- Están habilitados los registros y Submayores relacionados con estas operaciones.

5.12- Las anotaciones en los registros para estas operaciones son realizadas en el momento en que se originan las mismas y por los documentos primarios correspondientes.

5.13- Las operaciones de débitos y créditos contabilizados en las cuentas correspondientes son correctas y se corresponden con los contenidos económicos de las mismas.

5.14- Existen Submayores independientes por cada suministrador y la suma de sus saldos se cuadra mensualmente con el de la cuenta control.

5.15- En cada Submayor de Proveedores se detalla cada factura o conduce recibido y cada pago efectuado.

5.16- Se analizan las partidas pendientes de pago por edades.

5.17- De existir Submayores de suministradores con saldos contrarios a su naturaleza, éstos se analizan mensualmente para su depuración.

5.18- La utilización de la cuenta Cobros Anticipados y su correspondiente cuadre con los análisis de los clientes que la conforman son correctas y que estos saldos se liquidan mensualmente.

5.19- Es correcta la contabilización de los efectos por pagar (títulos de crédito), su análisis, actualización y control de su vencimiento.

5.20- Es correcta la contabilización y análisis de las Cuentas por Pagar Diversas (Salarios no Reclamados, Reclamaciones aceptadas y otras), Cuentas por Pagar de Activos Fijos Tangibles y de Inversiones y Depósitos Recibidos, su control, pago y análisis por edades.

6. Nóminas.

Comprobar o verificar que:

6.1- Procedimientos que utilizan para controlar el tiempo trabajado (llegadas y salidas).

6.2- Existe una separación de funciones entre las personas que reportan el tiempo trabajado, el que elabora la nómina y el que efectúa el pago y la registra contablemente.

6.3- Revisan y aprueban todos los cálculos de las nóminas antes de efectuar la extracción del efectivo correspondiente para su pago.

6.4- Cotejan los datos de nóminas con los documentos del Departamento de Personal. (Datos por trabajadores).

6.5- Existen controles para la extracción y posterior liquidación de las nóminas que se entregan a los establecimientos o unidades o se pagan centralmente.

6.6- En las nóminas aparece el número del cheque de extracción del efectivo y lo extraído se corresponde con lo consignado en ésta.

6.7- Se muestran en las nóminas la firma de los trabajadores como acuse de recibo del salario u otra remuneración recibida.

6.8- En el caso de cobrar personas distintas al beneficiario, se hace mediante autorización escrita de éste.

6.9- En las nóminas, en el espacio "Recibí Conforme" se consigna la fecha y número del reintegro en el caso de los salarios indebidos y no reclamados.

6.10- Se efectúan las deducciones en las nóminas sobre la base de los datos de los descuentos parciales de sus adeudos y se revisan éstos.

6.11- La extracción de los salarios no reclamados, requiere de la aprobación de Contabilidad y esta función no corresponde al encargado de la preparación de las nóminas.

6.12- Se encuentra actualizado el modelo "Registro de Salario y Tiempo de Servicio" (SNC-2-25).

6.13- Existen salarios no reclamados pendientes de pago fuera de los términos establecidos para su reclamación.

6.14- Existen acumulaciones de vacaciones en exceso de los términos aprobados por el Ministerio del Trabajo y Seguridad Social.

6.15- Están habilitados los registros y Submayores relacionados con el control de estas operaciones.

6.16- Las anotaciones en los registros para estas operaciones son realizadas en el momento en que se originan las mismas y por los documentos primarios establecidos.

6.17- Cuadra mensualmente la suma de los saldos de los Submayores de Salarios no Reclamados y de Vacaciones con los saldos de las cuentas de control correspondientes.

6.18- Las operaciones de débitos y créditos contabilizadas en estas cuentas son correctas y se corresponden con los contenidos económicos de las mismas; no presentando saldos contrarios a su naturaleza.

6.19- Los subsidios por seguridad social a corto plazo se calculan, aprueban y registran correctamente.

6.20- En las unidades presupuestadas realizan la compatibilización mensual de los compromisos y pagos de salarios, vacaciones y retenciones entre la Contabilidad Patrimonial y la Presupuestaria.

6.21- Los Submayores de Vacaciones y Retenciones por Pagar no presentan saldos contrarios a su naturaleza.

7. Patrimonio.

Comprobar o verificar que:

7.1- Analizan los saldos de las cuentas de Patrimonio de acuerdo con las operaciones registradas y se utilizan correctamente.

7.2- La utilización de la cuenta Donaciones Recibidas se corresponde con las regulaciones vigentes.

7.3- El cierre de las operaciones del año, antes de emitir el Balance General de la cuenta Donaciones Recibidas y Subsidio por Pérdidas, pagos a cuenta de las Utilidades, Resultado y Operaciones entre Dependencias.

7.5- En las unidades presupuestadas realizan el uso correcto y análisis por conceptos en las cuentas:

  • Recursos recibidos para salarios.
  • Recursos recibidos para otros gastos.
  • Recursos recibidos para inversiones materiales.
  • Cuentas de Orden del Control de Recursos Presupuestarios.
  • Efectivo depositado al Presupuesto del Estado.

7.6- La utilización de la cuenta Inversión Estatal y los conceptos registrados en ella se corresponden con lo establecido para su uso.

7.7- De existir distribución específica de las utilidades en l ejercicio, ésta haya sido realizada de acuerdo a lo aprobado.

7.8- La creación y utilización de las Reservas Patrimoniales habilitadas y su registro es correcto.

7.9- Se utiliza la cuenta Subsidio por pérdida según lo establecido para su uso.

7.10- La contabilización y financiamiento del saldo de la cuenta Pérdidas se realiza según lo establecido en las disposiciones vigentes.

7.11. Es correcta la distribución de las utilidades o del financiamiento de las pérdidas, de acuerdo con la legislación vigente.

8. Estados Financieros.

Comprobar o verificar que:

8.1- La entidad elabora correctamente todos los Estados Financieros de acuerdo con su periodicidad y fechas establecidas y éstos se analizan por la dirección de la misma.

8.2- En las unidades presupuestadas se revisa la elaboración del Estado de Ingresos y Gastos del Presupuesto del Estado y del de Resultado, su confección correcta y en las fechas establecidas.

8.3- La correcta elaboración del Estado de Costo de la Producción y de la Mercancía Vendida.

8.4- Los últimos Estados Financieros emitidos por la entidad, comparados con los de igual período del ejercicio anterior, demuestran:

  • Los principios de Valoración y Exposición se cumplen con relación a su elaboración y presentación.
  • Los cambios de importancia de los saldos que en ellos se muestran son de conocimiento de los funcionarios de la entidad. Tome nota de los motivos de los cambios financieros significativos detectados en el período.

8.5- La corrección de los conceptos registrados y analizados en el Estado de Movimiento de la Inversión Estatal.

9. Informe sobre los costos.

Comprobar o verificar que:

9.1- Tienen elaborado e implantado el sistema de costo:

  • Por órdenes de trabajo.
  • Por proceso.
  • Costo conjunto.
  • Sistema mixto.

9.2- Se encuentran analizadas las cuentas de gastos por centros de costo, producciones o servicios, elementos, etc. De acuerdo al subsistema de costo establecido.

9.3- Es correcta la aplicación de los Gastos Indirectos a los centros de costo productivos.

9.4- En el caso del costo por proceso, el método que utilizan para la determinación de las unidades equivalentes.

9.5- Método que utilizan para incorporar al costo los residuos, subproductos, producción defectuosa y productos intermedios.

9.6- Método de costeo que se utiliza para las producciones en proceso, terminadas y vendidas.

9.7- Existen y están actualizadas las fichas de costo y hojas de costo real.

9.8- Se han elaborado los Presupuestos de Gastos por áreas de responsabilidad, ejecutando sistemáticamente el análisis y discusión correspondiente de las desviaciones originadas desde el punto de vista económico y cuantitativo.

9.9- Se elaboran análisis periódicos de los resultados de los costos y sus desviaciones.

9.10- Por la dirección de la entidad son utilizados los análisis periódicos sobre el resultado de los costos y sus desviaciones para la toma de decisiones.

9.11- Se han aplicado las modificaciones a los Costos realizadas por el Ministerio de Finanzas y Precios en el año 1997.

10. Otros Activos.

Comprobar o verificar que:

10.1- Se registran y analizan correctamente de acuerdo con sus contenidos económicos y no presentan partidas envejecidas, las cuentas:

  • Adeudos del Presupuesto del Estado.
  • Ingresos acumulados por cobrar (fin de año).
  • Adeudos del órgano u organismo.

10.2- Los gastos diferidos a corto y a largo plazo se analizan por conceptos y por elementos de gastos (excepto los segundos procedentes de inversiones) y se amortizan correcta y sistemáticamente.

10.3- Es correcto el uso de las cuentas de activo asociadas al proceso inversionista y su inclusión en el Estado de Situación de acuerdo con las Normas de Exposición vigentes.

10.4- Las Inversiones en Proceso se analizan por objetos de obra y componentes.

11. Otros Pasivos.

Comprobar o verificar que:

11.1- Se opera correctamente y se analiza por conceptos la cuenta Ingresos Diferidos.

11.2- Es correcto el uso de las cuentas Ingresos de Períodos Futuros y Gastos Acumulados por Pagar.

11.3- El saldo de los préstamos recibidos se concilia mensualmente con los saldos de los Estados Bancarios.

11.4- Al final del año se registran los gastos incurridos no facturados y se calculan por estimación razonable de los mismos.

12. Cuentas Nominales.

Compruebe o verifique que:

12.1- Existe el análisis por áreas y elementos de gastos de las cuentas:

  • Gastos generales y de administración.
  • Gastos de distribución y ventas.
  • Gastos de circulación.
  • Gastos de operación.
  • Otros gastos.
  • Gastos diferidos a corto y a largo plazo.

12.2- Es correcto el uso de las cuentas de gastos y su análisis por áreas, centros de costo y elementos de gastos: Producción en Proceso, Producción para Insumo y Gastos Indirectos de la Producción.

12.3- El saldo de la cuenta Costo de Ventas se corresponde con el determinado en el Estado de Costo de la Producción o de la mercancía vendida.

12.4- Existen motivos para la no aplicación de la responsabilidad material (ver saldo de la cuenta Gastos por Faltantes y Pérdida de Bienes).

12.5- En el caso de las unidades presupuestadas, es correcto el uso de la cuenta Gastos Corrientes de la Entidad y su análisis por áreas, actividades y elementos de gastos.

12.6- En las unidades presupuestadas, es correcta la utilización, análisis y conceptos registrados en las cuentas:

  • Ingresos Devengados (Contabilidad Patrimonial).
  • Cuentas de Orden (Gastos Devengados) e Ingresos Cobrados (Contabilidad Presupuestaria).

12.7- En el muestreo de algunas operaciones del control de Recursos Presupuestarios de Salarios, Otros Gastos e Inversiones las operaciones registradas en dichos controles son correctas, así como los comprobantes emanados de éstos, en un mes.

V. Informe.

Ministerio de la Construcción.

Empresa X.

Las Tunas, 28 de marzo de 2007.

Orden de Trabajo No:

001

Entidad Auditada:

Empresa X

Código:

101.0.4038

Dirección:

Colón No. 100

Subordinada:

MICONS

Tipo de Auditoría:

Control Interno

Fecha de Inicio:

5 de Febrero de 2007

Fecha de Terminación:

25 de marzo de 2007

Auditor Jefe:

Lic. Aylen Aguilera Pupo

Informe de auditoría

Introducción.

De acuerdo con la solicitud del Director General de la Empresa X, fue ejecutada durante el período comprendido entre el 5 de febrero y el 25 de marzo del año 2007, la Auditoría al Control Interno a la Empresa de X de Las Tunas, inscrita en el Registro de Contribuyentes de la República de Cuba con el código 01001218474, de acuerdo a la orden de trabajo 001.

El período auditado correspondió a los meses de enero, febrero y marzo de 2007, en correspondencia con lo que se establece para este tipo de auditoría; en su ejecución fueron aplicados los programas de Control Interno con los objetivos siguientes:

  • Verificar los sistemas contables y de control interno, para comprobar que las operaciones que se registran en la contabilidad parten de documentos primarios confiables y cumplen con los Principios de Control Interno y de Contabilidad Generalmente Aceptados.
  • Conocer el grado de actualización de la Contabilidad, desde el registro primario hasta la confección de los Estados Financieros.
  • Verificar la correcta utilización de las cuentas contables, de acuerdo con sus contenidos económicos.
  • Conocer en la empresa el grado de elaboración y aplicación de los sistemas de costo y de la utilización de los informes sobre éstos, como herramientas de dirección.

El examen ha sido realizado por muestreo y sobre la documentación mostrada, de acuerdo con las Normas de Auditoría Estatal, establecidas por las Resoluciones ONA-2/97 y 5/00, de la Oficina Nacional de Auditoría, hoy Ministerio de Auditoría y Control.

Los auditores actuantes fueron Lic. Yanela Gallart Molina, Lic. Aylen Aguilera Pupo, Lic. Osquel Leyva.

Conclusiones.

De acuerdo con las irregularidades detectadas, se considera DEFICIENTE el resultado que muestra la Empresa X en el control interno contable y administrativo sobre las operaciones objeto de verificación, debido a:

  • Se incumple principio de control interno inherente al Subsistema de Medios Monetarios al no existir evidencia que al menos una persona de las que firman los cheques, revisa los documentos que dan origen a la operación al momento de firmarlos.
  • No existe un adecuado control numérico de las facturas emitidas a los clientes por parte del Área Contable, que le permita conocer su utilización, existencia y la posible ocurrencia de cancelaciones, saltos en la numeración y números repetidos, incumpliendo principios de control interno inherentes al Subsistema de Cobros y Pagos.
  • Al cierre 31 de enero de 2007 el 22,3 por ciento de las Cuentas por Cobrar a Clientes en moneda nacional y el 74,1 por ciento en moneda libremente convertible se encontraban con saldos envejecidos fuera de los términos pactados, por lo que se incumple la indicación de reducir los importes pendientes de cobro por encima de los términos convenidos en el territorio nacional y la Resolución 56/2000 del Banco Central de Cuba sobre Cobros y Pagos.
  • El 100,0 por ciento de las facturas de venta revisadas no están llenas en todos sus escaques, omitiendo datos de obligatorio cumplimiento referidos a la emisión de estos documentos y a la entrega de productos o mercancías. El 29,4 por ciento de los vales de salida revisados carecen de la firma de la persona que recibió, incumpliendo las Normas Vigentes para la confección del referido modelo.
  • En ocasiones los registros de inventarios para la contabilización de las operaciones no se realizan en el momento en que se originan las mismas, incumpliendo el Principio de Contabilidad Generalmente Aceptado de Registro.
  • En la cuenta 187- Útiles y Herramientas existe una diferencia entre el saldo reflejado en el Balance de Comprobación y el saldo según asientos contables de $ 94.09 pesos.
  • Incumplen principios de control interno inherentes al Subsistema de Activos Fijos Tangibles:
  • No tienen elaborado el Plan de Chequeo Periódico Rotativo de los Activos Fijos Tangibles del período evaluado y solo realizan verificaciones físicas al 1,9 por ciento de las áreas pertenecientes a la Dirección de la Empresa sin que las demás Unidades Empresariales de Base sean objeto del control establecido.
  • En el 66,7 por ciento de las áreas revisadas se produjeron movimientos de medios sin que fueran del conocimiento del Área Contable y sin la emisión de los modelos de movimiento de Activos Fijos Tangibles correspondientes.
  • Se realizaron sustituciones de los responsables de áreas y no se efectuaron los conteos físicos de los Activos Fijos Tangibles, dejando constancia de la comprobación para la fijación de la responsabilidad.
  • Los chequeos físicos mensuales no son realizados bajo la supervisión de personas no responsabilizadas con el cuidado y control de los Activos Fijos Tangibles.
  • Las copias de los controles de Activos Fijos Tangibles existentes en el 83,3 por ciento de las áreas revisadas no se encuentran actualizadas o no coinciden con el modelo que posee el área de Contabilidad.
  • El 10,2 por ciento de los medios chequeados físicamente no están descriptos correctamente en los modelos de control de Activos Fijos Tangibles, no permitiendo una adecuada identificación de ellos.
  • La cuenta 240-Activos Fijos Tangibles no aparece registrada en el Libro Mayor.
    • El 73,8 por ciento de las Cuentas por Pagar en moneda nacional y el 98,7 por ciento en moneda libremente convertible se encuentran vencidas con saldos envejecidos por encima de los términos pactados con los suministradores, incumpliendo la indicación de reducir los importes pendientes de pago vencidos fuera del término convenido en el territorio nacional y la Resolución 56/2000 del Banco Central de Cuba sobre las relaciones de Cobros y Pagos.
    • En el 22,2 por ciento de las facturas de los suministradores tomadas como muestra, transcurren de diez (10) días a veintinueve (29) días hábiles entre la fecha de entrega de los productos y la fecha en que se confeccionó el Informe de Recepción y su notificación al área de Contabilidad y en el 27,8 por ciento las anotaciones en los registros se realizaron tomando como base copias o fotocopias de las facturas, incumpliendo principios de control interno inherentes al Subsistema de Cobros y Pagos.
    • La totalidad de los saldos de la cuenta 430-Cobros Anticipados, ascendentes a $ 55 069.87 pesos, registrados al cierre 31 de enero de 2007 no se liquidaron al finalizar el mes, incumpliendo con las Normas Vigentes para el Sistema Nacional de Contabilidad.
    • Se incumplen principios de control interno inherentes al subsistema de Nóminas al detectarse lo siguiente:
  • Por concepto de salarios correspondiente al mes de febrero de 2007, se pagó en exceso a un trabajador un importe de $ 14.00 pesos, al no coincidir las horas reportadas por el Departamento de Recursos Humanos con lo pagado según nómina.
  • Existe una diferencia de $ 120.58 pesos entre la suma de los Submayores de Vacaciones y lo registrado en Contabilidad al cierre febrero de 2007, por lo que no coincide con lo reflejado en el Mayor y el Estado Financiero en esa fecha, en la cuenta 492 – Provisión para Vacaciones.
    • Al ocurrir variaciones en la estructura y objeto social aprobado de la empresa, el Sistema de Costo implantado en el año 1999 no responde totalmente a las necesidades actuales de la misma.
    • No existe un Acta Técnica que certifique el por ciento permisible de producciones defectuosas, residuos o subproductos que puedan ser incorporados al costo y no se confeccionan documentos por la entrega de estos materiales al almacén y su destino final.
    • No se está utilizando el método de costeo diseñado en el Sistema de Costo aprobado para las producciones en proceso, terminadas y vendidas.
    • Los registros para el análisis por áreas o centros de costo y elementos de gastos de las cuentas Gastos Generales y de Administración y Producción Principal en Proceso no reúnen los requisitos establecidos en las Normas Vigentes para el Sistema Nacional de Contabilidad.

Resultado.

Efectivo en Caja y Banco:

  • No existe evidencia que al menos una persona de las que firman los cheques, revisa los documentos que dan origen a la operación en el momento de firmarlos.

Se incumple principio de Control Interno inherente al subsistema de Medios Monetarios.

Cuentas y Documentos por Cobrar.

  • Las facturas a clientes no son prenumeradas ni se emiten automáticamente en número consecutivo y cuando son confeccionadas por los servicios prestados en el Laboratorio Provincial de Materiales, se les asigna posteriormente un número, por lo que el área contable no controla adecuadamente la emisión de éstos, su utilización, existencia, la posible ocurrencia de cancelaciones, saltos en la numeración y números repetidos.
  • Se realizan análisis periódicos de las Cuentas por Cobrar a Clientes, Diversas y Pagos Anticipados por edades, presentando seis (6) clientes saldos en las Cuentas por Cobrar por un importe de $ 22 078.28 pesos en moneda nacional y seis (6) clientes en moneda libremente convertible por 8 123.94 CUC, por encima de los términos pactados de treinta (30) días. La totalidad de los saldos que presentan las Cuentas por Cobrar Diversas por un importe de $ 10 290.98 pesos se encuentran envejecidas por encima de los noventa (90) días: UNECA $ 5 850.75 pesos, cobro de ropa a trabajadores $ 3 595.06 pesos y movilizaciones $ 845,17 pesos. Existe un pago anticipado al suministrador METALCUBA por un importe de $ 401.29 pesos por más de sesenta (60) días sin liquidar.

Se incumple un principio de Control Interno inherente al subsistema de Cobros y Pagos.

Inventarios.

  • La totalidad de las facturas de ventas revisadas no están llenas en todos los escaques, omitiendo datos como la fecha de emisión, nombres, apellidos y fechas de recepción de los productos o la prestación del servicio, así como datos referidos al transportador. El 29,4 por ciento de los vales de salida revisados emitidos por el almacén central carecen de firma de la persona que recibió los productos o materiales.

Se incumplen las normas vigentes para la confección del referido modelo.

  • En ocasiones en los registros de entrada y salida de inventarios las anotaciones para la contabilización de las operaciones realizadas no son registradas en el momento en que se originan las mismas. El submayor de inventarios presenta siete (7) días de atraso en sus anotaciones.

Se incumple el Principio de Contabilidad Generalmente Aceptado de Registro.

  • En la cuenta 187-Utiles y Herramientas el saldo según asiento contable es de $ 1 428.25 pesos y el saldo que aparece en el Balance de Comprobación es de $ 1 522.34 pesos.

Se incumple el Principio de Control Interno inherente al subsistema de Inventarios.

Activos Fijos.

  • No existe evidencia que en la entidad se haya elaborado el Plan de Chequeo Periódico Rotativo de los Activos Fijos Tangibles para la etapa auditada. Sólo se realizaron comprobaciones físicas al 1,9 por ciento de las áreas de la Oficina Central o Dirección de la Empresa, excluyendo las demás áreas de responsabilidad pertenecientes a las Unidades Empresariales de Base.
  • Las personas que tienen bajo su cuidado los Activos Fijos Tangibles no siempre reportan cualquier movimiento de éstos, pues en el 66,7 por ciento de las áreas revisadas existían medios deteriorados, traslados, faltantes y sobrantes sin que fuera conocido por el Área de Contabilidad. Durante el período auditado se realizaron movimientos de medios tanto internos como externos sin que fueran emitidos los modelos de movimiento de los Activos fijos Tangibles que los amparan.
  • Cuando se sustituye el responsable de un área no se realiza conteo físico de los Activos Fijos Tangibles, dejando constancia de la comprobación para la fijación de la responsabilidad material.
  • Los chequeos físicos mensuales no se realizan bajo la supervisión de personas no responsabilizadas con el control y cuidado de los Activos Fijos Tangibles.
  • En el mes de enero de 2007, según comprobante de operaciones No. 300004, se ajustó el saldo en el submayor de la cuenta 240-Activos Fijos Tangibles por $ 36 000.00 pesos, procediendo a dar baja un camión pipa por valor de $ 17 943.36 pesos, un camión plataforma con un valor de $ 6 040.00 pesos, un automóvil por $ 10 819.51 pesos y un silo para almacenar $ 1 799.98 pesos, cuando en realidad el valor total de estos medios es de $ 36 602.85 pesos. El registro y contabilización de esta operación no se encuentra avalada por los documentos probatorios debidamente formulados de acuerdo con los niveles de aprobación previstos, ni existe evidencia escrita que pruebe un proceso investigativo, ni el destino final de estos medios.
  • En el 83,3 por ciento de las áreas revisadas, las copias de los controles de Activos Fijos Tangibles existentes no están actualizadas o no coinciden con el modelo que está en poder del Área de Contabilidad.
  • El 10,2 por ciento de los medios chequeados físicamente en las áreas no se encuentran descriptos adecuadamente en los modelos de control de Activos Fijos Tangibles, no permitiendo una correcta identificación de ellos.

Incumplen Principios de Control Interno inherente al subsistema de Activos Fijos Tangibles.

Cuentas y Efectos por Pagar.

  • Importes por $ 75 874.45 pesos que representan el 73,8 por ciento de las Cuentas por Pagar en moneda nacional y 6 990.38 CUC que constituyen el 98,7 por ciento de las obligaciones en moneda libremente convertible se encontraban vencidas por encima de los términos convenidos con los suministradores.

Incumpliendo las indicaciones de reducir los importes de pagos vencidos fuera del término convenido en el territorio nacional y la Resolución 56 del 2000 del Banco Central de Cuba sobre las relaciones de Cobros y Pagos.

  • En cuatro (4) facturas de suministradores, que representan el 22,2 por ciento de la muestra tomada, transcurren de diez (10) días a veintinueve (29) días hábiles entre la fecha de entrega del producto y la fecha de confección del Informe de Recepción y su notificación al área de Contabilidad. En cinco (5) facturas, que representa el 27,8 por ciento de la muestra, las anotaciones en los registros se realizaron tomando como base copias o fotocopias de las mismas.

Incumpliendo un Principio de Control Interno inherente a Cobros y Pagos.

  • La utilización de la cuenta Cobros Anticipados y su correspondiente cuadre con los análisis de los clientes que la conforman son correctas. La totalidad de los saldos de esta cuenta ascendentes a $ 55 069.87 pesos registrados al cierre 31 de enero de 2007 no se liquidaron mensualmente.

Se incumple la Carta Circular No. 6 de 1999 de la Dirección de Normas, Contabilidad y Control Interno del Ministerio de Finanzas y Precios.

Nóminas

  • Cotejan los datos de nóminas con los documentos del Departamento de Personal. En el pago de salario correspondiente al mes de febrero de 2007, al trabajador Danilo Hidalgo Sánchez se le reportaron doscientos dieciséis (216) horas y se pagaron doscientos veintiséis (226) horas, originándose un pago en exceso de diez (10) horas, por un importe de $ 14.00 pesos.
  • La suma de los Submayores de vacaciones por trabajador al cierre 28 de febrero de 2007 ascendía a $ 22 722.90 pesos, sin embargo el saldo que aparece en la cuenta 492-Provisión para Vacaciones es de $ 22 602.32 pesos, existiendo una diferencia de $ 120.58 pesos dejados de contabilizar. No se realizaron operaciones con cargo a la cuenta de Salarios no Reclamados.

Incumplen Principios de Control interno al Subsistema de Nóminas.

Informe sobre los Costos

  • El Sistema de Costo por proceso implantado en la entidad no responde totalmente a las necesidades actuales de la misma, pues fue elaborado en el año 1999, ocurriendo variaciones en la estructura y objeto social aprobado.
  • En la entidad no existe un Acta Técnica que certifique el por ciento permisible de producciones defectuosas, residuos o subproductos que puedan ser incorporados al costo. No se confeccionan documentos por la entrega de estos materiales al almacén, ni se deja evidencia de su destino final.
  • No se está utilizando el método de costeo diseñado en el subsistema de Costo aprobado para las producciones en proceso, terminadas y vendidas.

Se incumple con el Sistema de Costo implantado por su organismo.

Cuentas Nominales

  • El análisis por áreas o centros de costo y elementos de gastos de las cuentas Gastos Generales y de Administración y Producción Principal en Proceso se realizan mediante registros que no reúnen totalmente los requisitos establecidos, no están habilitadas hojas para cada uno de los análisis y la suma de control, así como otros datos que impiden un correcto uso.

No reúnen los requisitos establecidos en las Normas Vigentes para el Sistema Nacional de Contabilidad.

Recomendaciones.

  • Dejar evidencia mediante firma, en los documentos que dan origen a la emisión de cheques al momento de ser firmados éstos.
  • Implantar un sistema de facturación a los clientes que garantice un adecuado control por parte del área contable de las facturas entregadas o emitidas, su utilización y existencia.
  • Cumplimentar lo establecido en las Normas Vigentes del Sistema Nacional de Contabilidad y en la Carta Circular No. 6-99 del Ministerio de Finanzas y Precios, referente a la correcta utilización de la cuenta de Pagos Anticipados a Suministradores.
  • Intensificar las gestiones de cobro que logren disminuir los saldos envejecidos en las Cuentas por Cobrar a Clientes, Cuentas por Cobrar Diversas y los Pagos Anticipados.
  • Cumplir adecuadamente con el llenado de los modelos de facturas de venta y vales de salida.
  • Facturar sólo al realizar la entrega de los productos o la prestación de los servicios a los clientes, registrando de inmediato estas operaciones independientemente del momento de su cobro, cumpliendo así lo establecido en los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados de Registro y Prudencia.
  • Confeccionar el Plan de Chequeo Periódico y Rotativo para cada una de las áreas de responsabilidad de los Activos Fijos Tangibles y cumplir éste de acuerdo a lo previsto.
  • Garantizar que cada responsable de área reporte cualquier movimiento que se produzca en los Activos Fijos Tangibles y se confeccionen los modelos que los avalen.
  • Realizar conteo físico de los Activos Fijos Tangibles cuando se sustituya al responsable de un área, dejando constancia de la comprobación para la fijación de la responsabilidad material.
  • Realizar los conteos físicos mensuales bajo la supervisión de personas no responsabilizadas con el cuidado de estos bienes, dejando evidencia de los mismos.
  • Comparar periódicamente las existencias de los Activos Fijos Tangibles en los Submayores con los modelos de control de cada área de responsabilidad.
  • Registrar la cuenta 240-Activos Fijos Tangibles en el Libro Mayor.
  • Actualizar las copias de los controles de los Activos Fijos Tangibles de cada área y brindar en ellas una descripción correcta que permita una adecuada identificación.
  • Implantar un Programa automatizado para el registro y control de los Activos Fijos Tangibles y su depreciación, que resulte confiable y que responda a las necesidades y exigencias del Sistema Nacional de Contabilidad.
  • Realizar los pagos de las deudas contraídas con los proveedores dentro de los términos pactados.
  • Notificar al área de Contabilidad mediante la factura y el Informe de Recepción las compras de productos o mercancías en un término de tiempo razonable.
  • Liquidar mensualmente los saldos de la cuenta Cobros Anticipados como está establecido en las Normas Vigentes para el Sistema Nacional de Contabilidad.
  • Descontar en el pago de salarios correspondiente al mes de julio del 2007, el pago en exceso realizado a un trabajador (XXX).
  • Realizar el ajuste contable correspondiente a la diferencia existente entre la suma de los Submayores de Vacaciones y el saldo reflejado en el Estado Financiero y el Mayor.
  • Adecuar el Sistema de Costos aprobado a las necesidades actuales de la entidad.
  • Confeccionar el Acta Técnica que certifique el por ciento permisible de producciones defectuosas, residuos o subproductos que pueden ser incorporados al costo.
  • Confeccionar los documentos correspondientes para la entrega de producciones defectuosas, residuos o subproductos al almacén, controlando su destino final.
  • Utilizar los métodos de costeo diseñados en el Sistema de Costo aprobado para las producciones en proceso, terminadas y vendidas.
  • Habilitar correctamente los registros para el análisis por áreas o centros de costos y elementos de gastos de las cuentas Gastos Generales y de Administración y Producción Principal en Proceso.

Generalidades.

La entidad dispone de veinte (20) días naturales a partir de la recepción de este informen para presentar sus discrepancias con el contenido del mismo.

En un término de treinta (30) días naturales contado a partir de la recepción de este informe, la entidad debe remitir el Plan de Medidas elaborado con el propósito de erradicar las deficiencias señaladas, así como el detalle de las medidas administrativas aplicadas a los responsables de las mismas.

En un término de ciento ochenta (180) días naturales contado a partir de la terminación de esta auditoría, la entidad debe informar la situación que presentan las deficiencias contenidas en este documento.

De acuerdo con lo establecido en el Decreto Ley No. 159, De la Auditoría, en el Consejo de Dirección de la entidad se debe discutir el resultado de esta auditoría y el jefe de la entidad será el máximo responsable de adoptar las medidas que permitan erradicar las deficiencias consignadas en este informe.

Expresamos nuestro agradecimiento a los dirigentes, funcionarios y trabajadores de la entidad por la colaboración brindada a los auditores en el desarrollo del trabajo.

Fraternalmente.

Aylen Aguilera Pupo.

Auditor J´ de Grupo

Registro de Auditores No. 56349

Acta de Responsabilidad Administrativa.

CARGO

DETALLE

Económica

Cumplir y hacer cumplir que al menos una de las personas que firman los cheques, deje evidencia escrita en los documentos que dieron origen a la emisión de los mismos.

Contador

Cumplir con la implantación del sistema de facturación para garantizar un adecuado control.

Económico

Contador

Hacer gestión de Cobros y Pagos para lograr disminuir los saldos envejecidos y las Cuentas por Cobrar a Clientes y por Pagar a Proveedores.

Responsable de AFT.

Confeccionar el Plan de Chequeo Periódico y Rotativo para cada una de las áreas de responsabilidad de los AFT.

Económica

Contador

Responsable de AFT.

Confeccionar los movimientos los movimientos que se produzcan en estos, además realizar conteos físicos cuando se sustituya un responsable de área.

Contador

Realizar el ajuste contable correspondiente a la diferencia existente entre el saldo en los submayores de vacaciones y el reflejado en el Estado Financiero.

Director Económico

Económica

Adecuar el Sistema de Costo aprobado a las necesidades actuales de la entidad.

Conclusiones.

Con este trabajo nos vimos obligados al estudio y profundización de las legislaciones vigentes y los pasos a seguir para hacer una auditoría con la calidad requerida, así como facilitarle a la Empresa auditada tomar decisiones para la erradicación de las deficiencias detectadas.

Recomendaciones.

Realizar cursos de capacitación de Control Interno a nivel de empresa.

Bibliografía.

  1. Manual del Auditor.
  2. Decreto Ley 159 de la Auditoría.
  3. Resolución 297 del 2003 del MFP.
  4. Resolución 322 del 2003 del MAC.
  5. Resolución 7 del 2001 del MAC.
  6. Resolución 5 del 2000 de la ONA.
  7. Resolución 2 de 1997 de la ONA.
  8. Curso de Báez.

 

 

 

Autor:

Yanela Gallart Molina

Lic. Aylen Aguilera Pupo

Lic. Osquel Leyva

Los autores somos cubanos, nacidos todos en el municipio Las Tunas, Provincia Las Tunas. Graduados como Licenciados en Contabilidad y Finanzas en el Centro Universitario Vladimir Ilich Lenin de la provincia de Las Tunas.

Actualmente cursamos estudios en una maestría de Contabilidad Gerencial en el Centro Universitario Vladimir Ilich Lenin de la provincia de Las Tunas, el trabajo que hemos conformado forma parte de la actividad investigativa que hemos ido realizando en el curso de nuestra formación como masters. El trabajo fue realizado entre los meses de agosto y septiembre del 2007.


Partes: 1, 2


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