- NORMAS DE AUDITORIA
La práctica de la Auditoría
Interna es una profesión respaldada por distintos
organismos en el ámbito internacional. Entre los
más reconocidos por la profesión se encuentran: el
Instituto Internacional de Auditores Internos, y el Instituto de
Auditores Internos de España.
Uno de los aspectos que ha levantado más voces en
estas instituciones
ha sido lo relacionado con las normas y pautas
que se deben seguir en este tipo de auditoría ya que estas normas son los
criterios por los que se evalúa y juzga la eficacia de un
departamento de Auditoría Interna y tratan de indicar como
ha de ejercerse en la práctica la Auditoría Interna
en cualquier tipo de organización.
Las normas internacionales para el ejercicio profesional
de la Auditoría Interna, del Instituto Internacional de
Auditores Internos, emitidas en diciembre del 2003, estable las
nuevas normas de Auditoría Interna:
- Normas sobre Atributos: trata sobre los
atributos que deben tener los auditores internos para que
realicen sus funciones e
informen de manera adecuada y eficaz a la autoridad
facultada dentro de las organizaciones
a las que pertenecen.
- Independencia y objetividad.
- Capacidad profesional.
- Debido cuidado profesional.
- Aseguramiento de la calidad.
- Normas sobre Desempeño: estas describen
la naturaleza
de las actividades de Auditoría Interna y proveen
criterios de calidad contra los cuales puede medirse la
práctica de estos servicios.
- Planeamiento.
- Supervisión y revisión.
- Leyes y demás disposiciones
legales. - Calidad de la evidencia.
- Gestión de riesgos.
- Control Interno.
- Apoyo a la dirección estratégica.
- Normas de Información: las normas de
Información establecen los criterios para
la presentación de los informes
elaborados como resultado de los servicios de consultoría y de
auditoría.
- Forma y contenido.
- Oportunidad y presentación.
- Comunicación de resultados.
- Funciones y ética del
auditor interno
Los auditores internos en el ejercicio de su
profesión tienen establecidas las funciones que deben
desarrollar, estas pueden variar en dependencia de los intereses
y normas que se establezcan para desarrollar la
actividad.
Los auditores internos deben conocer que en su desempeño tienen la obligación de
regirse por el código
de ética
profesional que al efecto de la profesión se dicte por
la sociedad.
La experiencia ha demostrando que la adherencia a las
normas más elevadas que se puedan establecer no es
suficiente por sí misma. El público debe asociar la
imagen del
auditor con la de una "moral
más alta de lo normal," por esa razón el auditor
nunca debe permitir que sus intereses personales entren en
conflicto con
los de sus clientes, por
otro lado, el auditor no debe realizar actos inmorales o ilegales
que puedan dañar el prestigio de la profesión.
(Cashin, Neuwert y Levy, 1998)
La ética
general, comprende las normas mediante las cuales un individuo
decide su conducta. Por lo
general se consideran exigencias impuestas por la sociedad, los
deberes morales y los efectos de las propias acciones.
La ética del auditor es un caso especial de la
ética general, como profesional la persona recibe
pautas de conducta específicas, la ética del
auditor se basa en los principios
fundamentales generalmente aceptados y que son los
siguientes:
- Integridad.
- Objetividad.
- Competencia profesional.
- Confidencialidad.
- Profesionalidad.
- Independencia.
- Observancia de disposiciones normativas.
- Formación profesional.
El conocimiento y
cumplimiento del código de ética por el auditor
interno es fundamental y representa mucho más que una
declaración de responsabilidad, constituye una herramienta de
trabajo. A
través de su cumplimiento el auditor declara al
público que su profesión esta interesada en
proteger sus intereses y beneficiar a la sociedad ya que en esta
profesión se necesita la confianza no sólo en la
habilidad técnica del auditor sino también en su
integridad. El trabajo del
auditor interno no tendrá ningún valor si los
miembros de la
organización a la que pertenece, no tienen fe en sus
informes y no dudan en aceptarlos.
NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL
INTERNO PARA EL SECTOR PÚBLICO
RESOLUCIÓN DE
CONTRALORÍA Nº 072-98-CG
Conforme al Decreto Ley Nº
26162, es atribución de la Contraloría General de
la República como Ente Rector del Sistema Nacional
de Control, formular
procedimientos
y operaciones a
ser empleados por las entidades públicas en su accionar, a
fin de optimizar sus sistemas
administrativos de gestión
y control interno. Dentro de la política de
modernización del Estado
corresponde establecer pautas básicas homogéneas
que orienten el accionar de las entidades del Sector
Público, hacia la búsqueda de la efectividad,
eficiencia y
economía
en sus operaciones, en el marco de una adecuada estructura del
Control Interno y probidad administrativa.
En tal sentido, en el marco de flexibilidad
señalado, resulta necesario proporcionar a las Entidades
Públicas normas técnicas
de control gerencial, que coadyuven a una adecuada
orientación y unificación de sus controles
internos, favoreciendo un funcionamiento orgánico y
uniforme de la gestión pública y de
utilización de los recursos
públicos, en un ambiente
satisfactorio de control interno y probidad.
Llas "Normas Técnicas de Control Interno para el
Sector Público", que forman constan de una introducción, Marco General de la
Estructura de Control Interno, Glosario y
Términos de Normas Técnicas codificadas en las
áreas siguientes:
100 Normas Generales de Control Interno. (Normas 100-01
al 100-12)
200 Normas Técnicas de Control Interno para
la
Administración
Financiera Gubernamental. (Normas 210-01 al 210-01 al
210-04.;
230-01 al 230-13; 250-01 al 250-03; 280-01 al
280-07).
300 Normas Técnicas de Control Interno para el
Area de Abastecimientos
y Activos Fijos.
(Normas 300-01 al 300-08).
400 Normas Técnicas de Control Interno para el
Area de Administración
de Personal (Norma
400-01 al 400-11)
500 Normas Técnicas de Control Interno para el
Sistemas
Computarizados (Norma 500-01 al 500-08.)
- Normas Técnicas de Control Interno para el
Area de obras Públicas - (Norma 600-01 al 600-17).
Las normas Técnicas de Control Interno son de
aplicación en las Entidades sujetas al Sistema Nacional de
Control, conforme al Artículo 3 del Decreto Ley Nº
26162, bajo la supervisión de los titulares de las
entidades y de los jefes de la administración gubernamental o de los
funcionarios que hagan sus veces.
Las normas describen los aspectos generales de las
normas de control interno para el Sector Público emitidas
por la Contraloría General de la República. Se
define los conceptos más importantes, objetivos,
ámbito de aplicación, características y en
general aquellos criterios que serán necesarios utilizar
para su emisión e implantación a cargo de las
entidades públicas sujetas al Sistema Nacional de
Control.
Las Normas de Control Interno para el Sector
Público son guías generales dictadas por la
Contraloría General de la República, con el objeto
de promover una sana administración de los recursos
públicos en las entidades en el marco de una adecuada
estructura del control interno. Estas normas establecen las
pautas básicas y guían el accionar de las entidades
del sector público hacia la búsqueda de la
efectividad, eficiencia y economía en las
operaciones.
Los titulares de cada entidad son responsables de
establecer, mantener, revisar y actualizar la estructura de
control interno, que debe estar en función a
la naturaleza de sus actividades y volumen de
operaciones, considerando en todo momento el costo-beneficio
de los controles y procedimientos implantados.
Las normas de control interno se fundamentan en
principios y prácticas de aceptación general,
así como en aquellos criterios y fundamentos que con mayor
amplitud se describen en el marco general de la estructura de
control interno para el sector público que forma parte de
este documento.
Objetivos
Las Normas de Control Interno para el Sector
Público tienen los objetivos siguientes:
- Servir de marco de referencia en materia de
control interno para las prácticas y procedimientos
administrativos y financieros; - Orientar la formulación de normas
específicas para el funcionamiento de los procesos de
gestión e información gerencial en las entidades
públicas; - Proteger y conservar los recursos de la entidad,
asegurando que las operaciones se efectúen
apropiadamente; - Controlar la efectividad y eficiencia de las
operaciones realizadas y que éstas se encuentren dentro
de los programas y
presupuestos
autorizados; - Permitir la evaluación posterior de la efectividad,
eficiencia y economía de las operaciones, a
través de la auditoría interna o externa,
reforzando el proceso de
respondabilidad institucional; y, - Orientar y unificar la aplicación del control
interno en las entidades públicas.
Ámbito de
aplicación
- Las Normas de Control Interno para el Sector
Público se aplican en todas las entidades comprendidas
dentro del ámbito de competencia del
Sistema Nacional de Control, bajo la supervisión de los
titulares de las entidades y de los jefes responsables de la
administración gubernamental o de los funcionarios que
hagan sus veces. - En caso que éstas normas no sean aplicables en
determinadas situaciones, será mencionado
específicamente en el rubro limitaciones al alcance de
cada norma. La Contraloría General de la
República establecerá los procedimientos para
determinar las excepciones a que hubiere lugar. - Las Normas de Control Interno para el Sector
Público no interfieren con las disposiciones
establecidas por la legislación, ni limitan las normas
dictadas por los sistemas administrativos, así como
otras normas que se encuentren vigentes. La aplicación
de éstas normas contribuye al fortalecimiento de la
estructura de control interno establecida en las
entidades.
Emisión y
actualización
Es competencia de la Contraloría General de la
República, en su calidad de organismo rector del Sistema
Nacional de Control la emisión y/o modificación de
las normas de control interno aplicables a las entidades del
sector público sujetas a su ámbito.
Áreas de las Normas de Control
Interno.
Las normas de control interno para el Sector
Público se encuentran agrupadas por áreas y
sub-áreas. Las áreas de trabajo constituyen zonas
donde se agrupan un conjunto de normas relacionadas con criterios
afines. Las áreas previstas son las
siguientes:Normas generales de control
interno:
- Normas de control interno para la administración financiera
gubernamental; - Normas de control interno para el área de
abastecimiento y activos
fijos. - Normas de control interno para el área de
administración de personal Normas de
control interno para sistemas computarizados. - Normas de control interno para el área de
obras públicas. - Normas de Control Interno para una cultura de
integridad, transparencia y responsabilidad en la
función pública.
Normas Generales de Control
Interno
Comprenden las normas que promueven la existencia de un
control interno sólido y efectivo en las entidades
públicas, cuya implementación constituye
responsabilidad de los niveles de dirección y gerencia en
éstas. La combinación de éstas normas
establecen el contexto requerido para un control interno
apropiado en cada entidad pública.
Normas de Control Interno para la
Administración Financiera
Gubernamental:
– Normas de control interno para el área de
presupuesto.
– Normas de control interno para el área de
tesorería.
– Normas de control interno para el área de
endeudamiento público.
– Normas de control interno para el área de
contabilidad.
Normas de Control Interno para el Area de
Presupuesto:
Regulan los aspectos claves del control interno
relacionado con el sistema de gestión presupuestaria.
Consideran como marco de referencia, la legislación en
materia presupuestaria y las directivas emitidas por el
órgano rector del sistema.
Normas de Control Interno para el Area de
Tesorería:
Están orientadas a identificar los controles
básicos en el proceso de tesorería, a fin de que su
aplicación proporcione a la administración
financiera gubernamental, seguridad
razonable sobre el buen manejo de fondos y valores,
asegurando la eficiencia en el logro de objetivos institucionales
y minimizando los riesgos en la gestión.
Normas de Control Interno para el Area de
Endeudamiento Público:
Se orientan, básicamente, a cautelar la validez y
confiabilidad de la información que administra el
endeudamiento público, buscando el procesamiento
coordinado de operaciones y acciones administrativas efectuadas
en sus diferentes etapas.
Normas de Control Interno para el Area de
Contabilidad:
Están orientadas a lograr que la
información financiera sea válida y confiable y
elaborada con oportunidad. Tales normas buscan que la
contabilidad sea un elemento integrador de las operaciones
propias de administración financiera, produciendo reportes
y estados
financieros apropiados y útiles, tanto para la
gerencia, como para otros usuarios.
Normas de Control para el Area de Abastecimiento y
Activos Fijos:
Regulan los aspectos relativos al proceso de
abastecimiento, así como respecto a los mecanismos de
protección y conservación de activos
fijos.
Normas de Control para el Area de
Administración de Personal:
Están referidas a los mecanismos que utilizan las
entidades gubernamentales para la administración integral
de los recursos
humanos, a efecto de lograr eficiencia y productividad en
el desempeño funcional de sus servidores.
Normas de Control Interno para sistemas
computarizados:
Se dirigen a promover la eficiencia en la
organización, mantenimiento
y seguridad de los sistemas computarizados que procesan la
información, que requieren las entidades para el desarrollo de
sus actividades.
Normas de Control Interno para el Area de Obras
Públicas:
Se refieren a los aspectos relacionados con la
ejecución de obras públicas, las mismas que se
orientan a promover la eficiencia en las actividades propias del
proceso de contratación, ejecución,
recepción y liquidación de obras y control de las
obras por administración directa.
Implementación de las Normas de Control
Interno para el Sector Público
Corresponde al Sistema Nacional de Control formular
recomendaciones para mejorar la eficiencia de las entidades en la
toma de
decisiones y en el manejo de sus recursos, así como
los procedimientos y operaciones que utilizan en su accionar, con
el fin de optimizar sus sistemas administrativos, de
gestión y de control interno.
Todas las normas internas y procedimientos
administrativos que se dicten en el sector público, deben
ser concordantes con las normas de control interno emitidas por
la Contraloría General de la República, conforme a
lo dispuesto en el artículo 16, inciso b) del Decreto Ley
26162, Ley del Sistema Nacional de Control.
El titular de cada entidad debe adoptar las acciones
orientadas a la implementación progresiva de las normas de
control interno, mediante la aprobación de procedimientos
y cualquier otro instrumento normativo.
La Contraloría General de la República,
los Organos de Auditoría Interna de las entidades
públicas y los auditores externos, deben evaluar el
cumplimiento de las normas de control interno para el sector
público como parte de su examen, independientemente, de la
auto-evaluación que cada entidad debe practicar con
determinada periodicidad para identificar aquellas áreas
susceptibles de ser mejoradas.
- SISTEMA NACIONAL DE
CONTROL
- SISTEMA NACIONAL DE
- CONTROL REALIZADO POR LA CONTRALORÍA
GENERAL
- CONTROL INTERNO Y AUDITORIA
INTERNA
El Sistema Nacional de Control es el conjunto de
órganos de control, normas, métodos y
procedimientos, estructurados e integrados funcionalmente,
destinados a conducir y desarrollar el ejercicio del control
gubernamental en forma descentralizada. Su actuación
comprende todas las actividades y acciones en los campos
administrativos, presupuestal, operativo y financiero de las
entidades y alcanza al personal que presta servicios en ellas,
independientemente del régimen que las regula.
El Sistema está conformado por los siguientes
órganos:
- La Contraloría General de la República,
como ente técnico rector; - Todas las unidades orgánicas responsables de
la función de control gubernamental; - Las sociedades
de auditoría externa independientes, cuando son
designadas por la Contraloría General y contratadas,
durante un período determinado, para realizar servicios
de auditoría en las entidades: económica,
financiera, de sistemas informáticos, de medio
ambiente y otros.
- CONTROL GUBERNAMENTAL
El control gubernamental consiste en la
supervisión, vigilancia y verificación de los actos
y resultados de la gestión pública, en atención al grado de eficiencia, eficacia,
transparencia y economía en el uso y destino de los
recursos y bienes del
Estado, así como del cumplimiento de las normas legales y
de los lineamientos de política y planes de acción,
evaluando los sistemas de administración, gerencia y
control, con fines de su mejoramiento a través de la
adopción
de acciones preventivas y correctivas pertinentes.
El control gubernamental es interno y externo y su
desarrollo constituye un proceso integral y permanente
CONTROL INTERNO
El control interno comprende las acciones de cautela
previa, simultánea y de verificación posterior que
realiza la entidad sujeta a control, con la finalidad que la
gestión de sus recursos, bienes y operaciones se
efectúe correcta y eficientemente. Su ejercicio es previo,
simultáneo y posterior.
El control interno previo y simultáneo compete
exclusivamente a las autoridades, funcionarios y servidores
públicos de las entidades como responsabilidad propia
de las funciones que le son inherentes , sobre la base de las
normas que rigen las actividades de la organización y los
procedimientos establecidos en sus planes, reglamentos, manuales y
disposiciones institucionales, los que contienen las políticas
y métodos de autorización, registro,
verificación, evaluación, seguridad y
protección.
El control posterior es ejercido por los responsables
superiores del servidor o
funcionario ejecutor, en función del cumplimiento de las
disposiciones establecidas, así como por el órgano
de control institucional según sus planes y programas
anuales, evaluando y verificando los aspectos administrativos del
uso de los recursos y bienes del Estado, así como la
gestión y ejecución llevadas a cabo, en
relación con las metas trazadas y resultados
obtenidos.
Es responsabilidad del Titular de la entidad fomentar
y supervisar el funcionamiento y confiabilidad del control
interno para la evaluación de la gestión y el
efectivo ejercicio de la rendición de cuentas,
propendiendo a que éste contribuya con el logro de la
misión
y objetivos de la entidad a su cargo. El Titular de la
entidad está obligado a definir las políticas
institucionales en los planes y/o programas anuales que se
formulen, los que serán objeto de las
verificaciones.
CONTROL EXTERNO
Se entiende por control externo, el conjunto de
políticas, normas, métodos y procedimientos
técnicos, que compete aplicar a la Contraloría
General u otro órgano del Sistema por encargo o
designación de ésta, con el objeto de supervisar,
vigilar y verificar la gestión, la captación y el
uso de los recursos y bienes del Estado. Se realiza
fundamentalmente mediante acciones de control con carácter selectivo y posterior.
En concordancia con sus roles de supervisión y
vigilancia, el control externo podrá ser preventivo o
simultáneo, cuando se determine taxativamente por la
Ley del Sistema Nacional de Control o por normativa expresa, sin
que en ningún caso conlleve injerencia en los procesos de
dirección y gerencia a cargo de la administración
de la entidad, o interferencia en el control posterior que
corresponda.
Para su ejercicio, se aplicarán sistemas de
control de legalidad, de
gestión, financiero, de resultados, de evaluación
de control interno u otros que sean útiles en
función a las características de la entidad y la
materia de control, pudiendo realizarse en forma individual o
combinada. Asimismo, podrá llevarse a cabo inspecciones y
verificaciones, así como las diligencias, estudios e
investigaciones necesarias para fines de
control.
PRINCIPIOS DEL CONTROL
GUBERNAMENTAL.
El control gubernamental, se lleva a cabo en el marco de
los siguientes principios:
- La universalidad, entendida como la potestad
de los órganos de control para efectuar, con arreglo a
su competencia y atribuciones, el control sobre todas las
actividades de la respectiva entidad, así como de todos
sus funcionarios y servidores, cualquiera fuere su
jerarquía; - El carácter integral, en virtud del
cual el ejercicio del control consta de un conjunto de acciones
y técnicas orientadas a evaluar, de manera cabal y
completa, los procesos y operaciones materia de examen en la
entidad y sus beneficios económicos y/o sociales
obtenidos, en relación con el gasto generado, las metas
cualitativas y cuantitativas establecidas, su
vinculación con políticas gubernamentales,
variables
exógenas no previsibles o controlables e índices
históricos de eficiencia; - La autonomía funcional, expresada en la
potestad de los órganos de control para organizarse y
ejercer sus funciones con independencia técnica y libre de
influencias. Ninguna entidad o autoridad, funcionario o
servidor público, ni terceros, pueden oponerse,
interferir o dificultar el ejercicio de sus funciones y
atribuciones de control; - El carácter permanente, que define la
naturaleza continua y perdurable del control como instrumento
de vigilancia de los procesos y operaciones de la
entidad; - El carácter técnico y
especializado del control, como sustento esencial de su
operatividad, bajo exigencias de calidad, consistencia y
razonabilidad en su ejercicio; considerando la necesidad de
efectuar el control en función de la naturaleza de la
entidad en la que se incide; - La legalidad, que supone la plena
sujeción del proceso de control a la normativa
constitucional, legal y reglamentaria aplicable a su
actuación; - El debido proceso de control, por el que se
garantiza el respeto y
observancia de los derechos de las entidades
y personas, así como de las reglas y requisitos
establecidos; - La eficiencia, eficacia y economía a
través de los cuales el proceso de control logra sus
objetivos con un nivel apropiado de calidad y óptima
utilización de recursos; - La oportunidad, consistente en que las
acciones de control se lleven a cabo en el momento y
circunstancias debidas y pertinentes para cumplir su
cometido; - La objetividad, en razón de la cual las
acciones de control se realizan sobre la base de una debida e
imparcial evaluación de fundamentos de hecho y de
derecho, evitando apreciaciones subjetivas; - La materialidad, que implica la potestad del
control para concentrar su actuación en las
transacciones y operaciones de mayor significación
económica o relevancia en la entidad
examinada; - El carácter selectivo del control,
entendido como el que ejerce el Sistema en las entidades, sus
órganos y actividades críticas de los mismos, que
denoten mayor riesgo de
incurrir en actos contra la probidad
administrativa; - La presunción de licitud, según
la cual, salvo prueba en contrario, se reputa que las
autoridades, funcionarios y servidores de las entidades, han
actuado con arreglo a las normas legales y administrativas
pertinentes; - El acceso a la información, referido a
la potestad de los órganos de control de requerir,
conocer y examinar toda la información y documentación sobre las operaciones de la
entidad, aunque sea secreta, necesaria para su
función; - La reserva, por cuyo mérito se
encuentra prohibido que durante la ejecución del control
se revele información que pueda causar daño
a la entidad, a su personal o al Sistema, o dificulte la tarea
de este último; - La continuidad de las actividades o
funcionamiento de la entidad al efectuar una acción de
control; - La publicidad, consistente en la
difusión oportuna de los resultados de las acciones de
control u otras realizadas por lo órganos de control,
mediante los mecanismos que la Contraloría General
considere pertinente; - La participación ciudadana, que permita
la contribución de la ciudadanía en el ejercicio del control
gubernamental; - La flexibilidad, según la cual, al
realizarse el control, ha de otorgarse prioridad al logro de
las metas propuestas, respecto de aquellos formalismos cuya
omisión no incida en la validez de la operación
objeto de la verificación, ni determinen aspectos
relevantes en la decisión final.
Los principios antes indicados son de observancia
obligatoria por los órganos de control y pueden ser
ampliados o modificados por la Contraloría General, a
quien compete su interpretación.
AUDITORIA GUBERNAMENTAL
El MAGU, para fines de nuestro trabajo, establece los
siguientes aspectos:
Según el MAGU, la auditoría gubernamental,
es el examen profesional, objetivo,
independiente, sistemático, constructivo y selectivo de
evidencias,
efectuado con posterioridad a la gestión de los recursos
públicos, con el objeto de determinar la razonabilidad de
la información financiera y presupuestal para el informe de
auditoría de la Cuenta General de la República, el
grado de cumplimiento de objetivos y metas, así como
respecto de la adquisición, protección y empleo de los
recursos y, si estos, fueron administrados con racionalidad,
eficiencia, economía y transparencia, en el cumplimiento
de la normativa legal.
CARACTERÍSTICAS DE LA AUDITORIA
GUBERNAMENTAL:
La auditoría gubernamental tiene las
características siguientes:
- Es objetiva, en la medida en que considera que
el auditor debe mantener una actitud
mental independiente, respecto de las actividades a examinar en
la entidad; - Es sistemática y profesional, por
cuanto responde a un proceso que es debidamente planeado y
porque es desarrolladas por Contadores Públicos y otros
profesionales idóneos y expertos, sujetos a normas
profesionales y al Código de Ética
Profesional; - Concluye con la emisión de un informe
escrito, en cuyo contenido se presentan los resultados del
examen realizado, incluyendo observaciones, conclusiones y
recomendaciones
TIPOS DE AUDITORIA SEGÚN EL SUJETO QUE LA
REALIZA:
La auditoría gubernamental es externa
cuando se efectúa directamente por la Contraloría
General y sus Oficinas Regionales de Auditoría, en las
entidades del sector público y, por las Sociedades de
Auditoría independiente debidamente designadas.
La auditoría gubernamental es interna
cuando es efectuada por los Organos de Control Institucional de
las propias entidades públicas comprendidas en el
ámbito de competencia del Sistema Nacional de
Control.
La auditoría verifica operaciones
financieras y administrativas y, evalúa en
términos de razonabilidad con un marco integral contable
y, en base a criterios de legalidad, efectividad, eficiencia y
economía, aplicables según cada caso.
OBJETIVOS DE LA AUDITORIA
GUBERNAMENTAL:
La auditoría gubernamental tiene los siguientes
objetivos:
- Opinar sobre si los estados financieros de las
entidades públicas presentan razonablemente la
situación financiera y los resultados de sus operaciones
y flujos de efectivo, de conformidad con principios de
contabilidad generalmente aceptados; - Determinar el cumplimiento de las disposiciones
legales y reglamentarias referidas a la gestión y uso de
los recursos públicos;} - Establecer si los objetivos y metas o beneficios
previstos se están logrando; - Precisar si el sector público adquiere y
protege sus recursos en forma económica y eficiente;
y, - Establecer si la información financiera y
gerencial elaborada por la entidad es correcta y confiable y
oportuna; - Identificar las causas de ineficiencia en la
gestión o prácticas
antieconómicas; - Determinar si los controles gerenciales utilizados
son efectivos y eficientes; - Establecer si la entidad ha establecido un sistema
adecuado de evaluación para medir el rendimiento,
elaborar informes y monitorear su ejecución.
POSTULADOS Y CRITERIOS BÁSICOS DE LA
AUDITORIA GUBERNAMENTAL
Los postulados son hipótesis básicas, premisas
coherentes, principios lógicos y requisitos que
contribuyen al desarrollo de las normas de auditoría y,
sirven de soporte a las opiniones de los auditores en sus
informes, especialmente, en casos en no existen normas
específicas aplicables.
Mautz y Sharaf, indican que un postulado es una
suposición que puede ser verificable y resulta esencial
para el desarrollo de la teoría.
Los postulados básicos de la auditoría
gubernamental, son los siguientes:
- Autoridad legal para ejercer las actividades de
auditoría gubernamental; - Aplicabilidad de las normas de auditoría
gubernamental; - Importancia relativa;
- La auditoría gubernamental se dirige a la
mejora de las operaciones futuras, en vez de criticar solamente
el pasado; - Juicio imparcial de los auditores;
- El ejercicio de la auditoría gubernamental
impone obligaciones
profesionales a los auditores; - Acceso a todo tipo de información
pública; - Aplicación de la materialidad en la
auditoría gubernamental; - Perfeccionamiento de los métodos y
técnicas de auditoría; - Existencia de controles internos
apropiados; - Las operaciones y contratos
gubernamentales, están libres de irregularidades y actos
de colusión; - Responsabilidad (obligación de rendir cuenta)
y auditoría gubernamental.
CRITERIOS BÁSICOS:
En el ámbito gubernamental los criterios de
auditoría son emitidos por la Contraloría General
de la República, con el fin de orientar la gestión
de los órganos conformantes del Sistema Nacional de
Control. Los criterios básicos son líneas generales
de acción que aseguran la uniformidad en las tareas que
realizan los auditores.
Tales orientaciones promueven el cumplimiento de las
actividades de manera efectiva, eficiente y económica; y,
proporcionan una razonable seguridad de que se están
logrando los objetivos y metas programados.
Es igualmente importante disponer de un conjunto de
normas, procedimientos y prácticas de auditoría que
orienten la acción y permitan efectuar el control de
calidad de la auditoría y medir los logros
alcanzados.
Los criterios básicos aplicables a la
auditoría gubernamental son:
- Eficiencia en el manejo de la auditoría
gubernamental; - Entrenamiento contínuo;
- Conducta funcional del auditor
gubernamental; - Alcance de la auditoría;
- Comprensión y conocimiento de la entidad a ser
auditada; - Comprensión de la estructura de control
interno de la entidad a ser auditada; - Utilización de especialistas en la
auditoría gubernamental; - Detección de irregularidades o actos
ilícitos; - Reconocimiento de logros notables de la
entidad; - Comunicación oportuna de los resultados de la
auditoría; - Comentarios de los funcionarios de la entidad
auditada; - Presentación del borrador del informe a la
entidad auditada; - Calidad de los Informes de
auditoría; - Tono constructivo en la auditoría;
- Organización de los informes de
auditoría; - Revisiones de control de calidad en las auditorías internas;
- Transparencia de los informes de
auditoría; - Acceso de personas a documentos
sustentatorios de la auditoría.
Para que la auditoría funciones, debe hacerse
sobre la base del funcionamiento de los componentes del control
interno, los mismos que van a facilitar el cumplimiento de los
objetivos institucionales, es necesario que las universidades
públicas, según su tipología legal adopte
una adecuada estructura
organizacional y estructura funcional como aspectos
básicos para el funcionamiento del control
interno.
FUNCIONAMIENTO DE LOS COMPONENTES DEL CONTROL
INTERNO:
El denominado "INFORME COSO" sobre control interno,
publicado en EE.UU. en 1992, surgió como una respuesta a
las inquietudes que planteaban la diversidad de conceptos,
definiciones e interpretaciones existentes en torno a la
temática referida. Plasma los resultados de la tarea
realizada durante más de cinco años por el grupo de
trabajo que la TREADWAY COMMISSION, NATIONAL COMMISSION ON
FRAUDULENT FINANCIAL REPORTING creó en Estados Unidos en
1985 bajo la sigla COSO (COMMITTEE OF SPONSORING ORGANIZATIONS).
El grupo estaba constituido por representantes de las siguientes
organizaciones:
- · American Accounting Association
(AAA) - · American Institute of Certified Public
Accountants (AICPA) - · Financial Executive Institute
(FEI) - · Institute of Internal Auditors
(IIA) - · Institute of Management Accountants
(IMA)
La redacción del informe fue encomendada a
Coopers & Lybrand.
Se trataba entonces de materializar un objetivo
fundamental: definir un nuevo marco conceptual del control
interno, capaz de integrar las diversas definiciones y conceptos
que venían siendo utilizados sobre este tema, logrando
así que, al nivel de las organizaciones públicas o
privadas, de la auditoria interna o externa, o de los niveles
académicos o legislativos, se cuente con un marco
conceptual común, una visión integradora que
satisfaga las demandas generalizadas de todos los sectores
involucrados.
El Control Interno es un proceso integrado a los
procesos, y no un conjunto de pesados mecanismos
burocráticos añadidos a los mismos, efectuado por
el consejo de la administración, la dirección y el
resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto
de proporcionar una garantía razonable para el logro de
objetivos incluidos en las siguientes
categorías:
- Eficacia y eficiencia de las operaciones.
- Confiabilidad de la información
financiera. - Cumplimiento de las leyes,
reglamentos y políticas.
Completan la definición algunos conceptos
fundamentales:
- El control interno es un proceso, es decir un medio
para alcanzar un fin y no un fin en sí
mismo. - Lo llevan a cabo las personas que actúan en
todos los niveles, no se trata solamente de manuales de
organización y procedimientos. - Sólo puede aportar un grado de seguridad
razonable, no la seguridad total, a la
conducción. - Está pensado para facilitar la
consecución de objetivos en una o más de las
categorías señaladas las que, al mismo tiempo,
suelen tener puntos en común.
Al hablarse del control interno como un proceso, se hace
referencia a una cadena de acciones extendida a todas las
actividades, inherentes a la gestión e integrados a los
demás procesos básicos de la misma: planificación, ejecución y
supervisión. Tales acciones se hallan incorporadas (no
añadidas) a la infraestructura de la entidad, para influir
en el cumplimiento de sus objetivos y apoyar sus iniciativas de
calidad.
Según la Comisión de Normas de Control
Interno de la Organización Internacional de Entidades
Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), el control interno puede ser
definido como el plan de
organización, y el conjunto de planes, métodos,
procedimientos y otras medidas de una institución,
tendientes a ofrecer una garantía razonable de que se
cumplan los siguientes objetivos principales:
- Promover operaciones metódicas,
económicas, eficientes y eficaces, así como
productos
y servicios de la calidad esperada. - Preservar al patrimonio
de pérdidas por despilfarro, abuso, mala
gestión, errores, fraudes o
irregularidades. - Respetar las leyes y reglamentaciones, como
también las directivas y estimular al mismo tiempo la
adhesión de los integrantes de la organización
a las políticas y objetivos de la misma. - Obtener datos
financieros y de gestión completos y confiables y
presentados a través de informes
oportunos.
Para la alta dirección es primordial lograr los
mejores resultados con economía de esfuerzos y recursos,
es decir al menor costo posible. Para ello debe controlarse que
sus decisiones se cumplan adecuadamente, en el sentido que las
acciones ejecutadas se correspondan con aquéllas, dentro
de un esquema básico que permita la iniciativa y contemple
las circunstancias vigentes en cada momento.
Por consiguiente, siguiendo los lineamientos de INTOSAI,
incumbe a la autoridad superior la responsabilidad en cuanto al
establecimiento de una estructura de control interno
idónea y eficiente, así como su revisión y
actualización periódica.
Ambas definiciones (COSO e INTOSAI) se complementan y
conforman una versión amplia del control interno: la
primera enfatizando respecto a su carácter de proceso
constituido por una cadena de acciones integradas a la
gestión, y la segunda atendiendo fundamentalmente a sus
objetivos.
El marco integrado de control que plantea el informe
COSO consta de cinco componentes interrelacionados, derivados del
estilo de la dirección, e integrados al proceso de
gestión:
- · Ambiente de control
- · Evaluación de riesgos
- · Actividades de control
- · Información y
comunicación - · Supervisión
El ambiente de control refleja el espíritu
ético vigente en una entidad respecto del comportamiento
de los agentes, la responsabilidad con que encaran sus
actividades, y la importancia que le asignan al control
interno.
Sirve de base de los otros componentes, ya que es dentro
del ambiente reinante que se evalúan los riesgos y se
definen las actividades de control tendientes a neutralizarlos.
Simultáneamente se capta la información relevante y
se realizan las comunicaciones
pertinentes, dentro de un proceso supervisado y corregido de
acuerdo con las circunstancias.
El modelo refleja
el dinamismo propio de los sistemas de control interno.
Así, la evaluación de riesgos no sólo
influye en las actividades de control, sino que puede
también poner de relieve la
conveniencia de reconsiderar el manejo de la información y
la
comunicación.
No se trata de un proceso en serie, en el que un
componente incide exclusivamente sobre el siguiente, sino que es
interactivo multidireccional en tanto cualquier componente puede
influir, y de hecho lo hace, en cualquier otro.
Existe también una relación directa entre
los objetivos (Eficiencia de las operaciones, confiabilidad de la
información y cumplimiento de leyes y reglamentos) y los
cinco componentes referenciados, la que se manifiesta
permanentemente en el campo de la gestión: las unidades
operativas y cada agente de la organización conforman
secuencialmente un esquema orientado a los resultados que se
buscan, y la matriz
constituida por ese esquema es a su vez cruzada por los
componentes.
AMBIENTE DE CONTROL
El ambiente de control define al conjunto de
circunstancias que enmarcan el accionar de una entidad desde la
perspectiva del control interno y que son por lo tanto
determinantes del grado en que los principios de este
último imperan sobre las conductas y los procedimientos
organizacionales.
Es, fundamentalmente, consecuencia de la actitud asumida
por la alta dirección, la gerencia, y por carácter
reflejo, los demás agentes con relación a la
importancia del control interno y su incidencia sobre las
actividades y resultados.
Fija el tono de la organización y, sobre todo,
provee disciplina a
través de la influencia que ejerce sobre el comportamiento
del personal en su conjunto.
Constituye el andamiaje para el desarrollo de las
acciones y de allí deviene su trascendencia, pues como
conjunción de medios,
operadores y reglas previamente definidas, traduce la influencia
colectiva de varios factores en el establecimiento,
fortalecimiento o debilitamiento de políticas y
procedimientos efectivos en una organización.
Los principales factores del ambiente de control
son:
- La filosofía y estilo de la dirección y
la gerencia. - La estructura, el plan organizacional, los
reglamentos y los manuales de procedimiento. - La integridad, los valores
éticos, la competencia profesional y el compromiso de
todos los componentes de la organización, así
como su adhesión a las políticas y objetivos
establecidos. - Las formas de asignación de responsabilidades
y de administración y desarrollo del
personal. - El grado de documentación de políticas
y decisiones, y de formulación de programas que
contengan metas, objetivos e indicadores
de rendimiento.
El ambiente de control reinante será tan bueno,
regular o malo como lo sean los factores que lo determinan. El
mayor o menor grado de desarrollo y excelencia de éstos
hará, en ese mismo orden, a la fortaleza o debilidad del
ambiente que generan y consecuentemente al tono de la
organización.
EVALUACIÓN DE RIESGOS
El control interno ha sido pensado esencialmente para
limitar los riesgos que afectan las actividades de las
organizaciones. A través de la investigación y análisis de los riesgos relevantes y el
punto hasta el cual el control vigente los neutraliza se
evalúa la vulnerabilidad del sistema. Para ello debe
adquirirse un conocimiento practico de la entidad y sus
componentes de manera de identificar los puntos débiles,
enfocando los riesgos tanto al nivel de la organización
(internos y externos) como de la actividad.
El establecimiento de objetivos es anterior a la
evaluación de riesgos. Si bien aquéllos no son un
componente del control interno, constituyen un requisito previo
para el funcionamiento del mismo.
Los objetivos (relacionados con las operaciones, con la
información financiera y con el cumplimiento), pueden ser
explícitos o implícitos, generales o particulares.
Estableciendo objetivos globales y por actividad, una entidad
puede identificar los factores críticos del éxito y
determinar los criterios para medir el rendimiento.
A este respecto cabe recordar que los objetivos de
control deben ser específicos, así como adecuados,
completos, razonables e integrados a los globales de la
institución.
Una vez identificados, el análisis de los riesgos
incluirá:
- · Una estimación de su importancia /
trascendencia. - · Una evaluación de la probabilidad /
frecuencia. - · Una definición del modo en que
habrán de manejarse.
Dado que las condiciones en que las entidades se
desenvuelven suelen sufrir variaciones, se necesitan mecanismos
para detectar y encarar el tratamiento de los riesgos asociados
con el cambio. Aunque
el proceso de evaluación es similar al de los otros
riesgos, la gestión de los cambios merece efectuarse
independientemente, dada su gran importancia y las posibilidades
de que los mismos pasen inadvertidos para quienes están
inmersos en las rutinas de los procesos.
Existen circunstancias que pueden merecer una
atención especial en función del impacto potencial
que plantean:
- · Cambios en el entorno.
- · Redefinición de la política
institucional. - · Reorganizaciones o reestructuraciones
internas. - · Ingreso de empleados nuevos, o
rotación de los existentes. - · Nuevos sistemas, procedimientos y
tecnologías. - · Aceleración del
crecimiento. - · Nuevos productos, actividades o
funciones.
Los mecanismos para prever, identificar y administrar
los cambios deben estar orientados hacia el futuro, de manera de
anticipar los más significativos a través de
sistemas de alarma complementados con planes para un abordaje
adecuado de las variaciones.
ACTIVIDADES DE CONTROL
Están constituidas por los procedimientos
específicos establecidos como un reaseguro para el
cumplimiento de los objetivos, orientados primordialmente hacia
la prevención y neutralización de los
riesgos.
Las actividades de control se ejecutan en todos los
niveles de la organización y en cada una de las etapas de
la gestión, partiendo de la elaboración de un mapa
de riesgos según lo expresado en el punto anterior:
conociendo los riesgos, se disponen los controles destinados a
evitarlos o minimizarlos, los cuales pueden agruparse en tres
categorías, según el objetivo de la entidad con el
que estén relacionados:
- · Las operaciones
- · La confiabilidad de la información
financiera - · El cumplimiento de leyes y
reglamentos
En muchos casos, las actividades de control pensadas
para un objetivo suelen ayudar también a otros: los
operacionales pueden contribuir a los relacionados con la
confiabilidad de la información financiera, éstas
al cumplimiento normativo, y así sucesivamente.
A su vez en cada categoría existen diversos tipos
de control:
- Preventivo / Correctivos
- Manuales / Automatizados o
informáticos - Gerenciales o directivos
En todos los niveles de la organización existen
responsabilidades de control, y es preciso que los agentes
conozcan individualmente cuales son las que les competen,
debiéndose para ello explicitar claramente tales
funciones.
La gama que se expone a continuación muestra la
amplitud abarcativa de las actividades de control, pero no
constituye la totalidad de las mismas:
- Análisis efectuados por la
dirección. - Seguimiento y revisión por parte de los
responsables de las diversas funciones o
actividades. - Comprobación de las transacciones en cuanto a
su exactitud, totalidad, y autorización pertinente:
aprobaciones, revisiones, cotejos, recálculos,
análisis de consistencia, prenumeraciones. - Controles físicos patrimoniales: arqueos,
conciliaciones, recuentos. - Dispositivos de seguridad para restringir el acceso a
los activos y registros. - Segregación de funciones.
- Aplicación de indicadores de
rendimiento.
Es necesario remarcar la importancia de contar con
buenos controles de las tecnologías de información,
pues éstas desempeñan un papel fundamental en la
gestión, destacándose al respecto el centro de
procesamiento de
datos, la adquisición, implantación y
mantenimiento del software, la seguridad en el
acceso a los sistemas, los proyectos de
desarrollo y mantenimiento de las aplicaciones.
A su vez los avances
tecnológicos requieren una respuesta profesional
calificada y anticipativa desde el control.
INFORMACIÓN Y
COMUNICACIÓN
Así como es necesario que todos los agentes
conozcan el papel que les corresponde desempeñar en la
organización (funciones, responsabilidades), es
imprescindible que cuenten con la información
periódica y oportuna que deben manejar para orientar sus
acciones en consonancia con los demás, hacia el mejor
logro de los objetivos.
La información relevante debe ser captada,
procesada y transmitida de tal modo que llegue oportunamente a
todos los sectores permitiendo asumir las responsabilidades
individuales.
La información operacional, financiera y de
cumplimiento conforma un sistema para posibilitar la
dirección, ejecución y control de las
operaciones.
Está conformada no sólo por datos
generados internamente sino por aquellos provenientes de
actividades y condiciones externas, necesarios para la toma de
decisiones.
Los sistemas de
información permiten identificar, recoger, procesar y
divulgar datos relativos a los hechos o actividades internas y
externas, y funcionan muchas veces como herramientas
de supervisión a través de rutinas previstas a tal
efecto. No obstante resulta importante mantener un esquema de
información acorde con las necesidades institucionales
que, en un contexto de cambios constantes, evolucionan
rápidamente. Por lo tanto deben adaptarse, distinguiendo
entre indicadores de alerta y reportes cotidianos en apoyo de las
iniciativas y actividades estratégicas, a través de
la evolución desde sistemas exclusivamente
financieros a otros integrados con las operaciones para un mejor
seguimiento y control de las mismas.
Ya que el sistema de
información influye sobre la capacidad de la
dirección para tomar decisiones de gestión y
control, la calidad de aquél resulta de gran trascendencia
y se refiere entre otros a los aspectos de contenido,
oportunidad, actualidad, exactitud y accesibilidad.
La comunicación es inherente a los sistemas de
información. Las personas deben conocer a tiempo las
cuestiones relativas a sus responsabilidades de gestión y
control. Cada función ha de especificarse con claridad,
entendiendo en ello los aspectos relativos a la responsabilidad
de los individuos dentro del sistema de control
interno.
Asimismo el personal tiene que saber cómo
están relacionadas sus actividades con el trabajo de los
demás, cuáles son los comportamientos esperados, de
que manera deben comunicar la información relevante que
generen.
Los informes deben transferirse adecuadamente a
través de una comunicación eficaz. Esto es, en el
más amplio sentido, incluyendo una circulación
multidireccional de la información: ascendente,
descendente y transversal.
La existencia de líneas abiertas de
comunicación y una clara voluntad de escuchar por parte de
los directivos resultan vitales.
Además de una buena comunicación interna,
es importante una eficaz comunicación externa que
favorezca el flujo de toda la información necesaria, y en
ambos casos importa contar con medios eficaces, dentro de los
cuales tan importantes como los manuales de políticas,
memorias,
difusión institucional, canales formales e informales,
resulta la actitud que asume la dirección en el trato con
sus subordinados. Una entidad con una historia basada en la
integridad y una sólida cultura de control no
tendrá dificultades de comunicación. Una
acción vale más que mil palabras.
SUPERVISIÓN
Incumbe a la dirección la existencia de una
estructura de control interno idónea y eficiente,
así como su revisión y actualización
periódica para mantenerla en un nivel adecuado. Procede la
evaluación de las actividades de control de los sistemas a
través del tiempo, pues toda organización tiene
áreas donde los mismos están en desarrollo,
necesitan ser reforzados o se impone directamente su reemplazo
debido a que perdieron su eficacia o resultaron inaplicables. Las
causas pueden encontrarse en los cambios internos y externos a la
gestión que, al variar las circunstancias, generan nuevos
riesgos a afrontar.
El objetivo es asegurar que el control interno funciona
adecuadamente, a través de dos modalidades de
supervisión: actividades continuas o evaluaciones
puntuales.
Las primeras son aquellas incorporadas a las actividades
normales y recurrentes que, ejecutándose en tiempo real y
arraigadas a la gestión, generan respuestas
dinámicas a las circunstancias sobrevinientes.
En cuanto a las evaluaciones puntuales, corresponden las
siguientes consideraciones:
- Su alcance y frecuencia están determinados por
la naturaleza e importancia de los cambios y riesgos que
éstos conllevan, la competencia y experiencia de quienes
aplican los controles, y los resultados de la
supervisión continuada. - Son ejecutados por los propios responsables de las
áreas de gestión (autoevaluación), la
auditoria interna (incluidas en el planeamiento o
solicitadas especialmente por la dirección), y los
auditores externos. - Constituyen en sí todo un proceso dentro del
cual, aunque los enfoques y técnicas varíen,
priman una disciplina apropiada y principios insoslayables. La
tarea del evaluador es averiguar el funcionamiento real del
sistema: que los controles existan y estén formalizados,
que se apliquen cotidianamente como una rutina incorporada a
los hábitos, y que resulten aptos para los fines
perseguidos. - Responden a una determinada metodología, con técnicas y
herramientas para medir la eficacia directamente o a
través de la comparación con otros sistemas de
control probadamente buenos. - El nivel de documentación de los controles
varía según la dimensión y complejidad de
la entidad. Existen controles informales que, aunque no
estén documentados, se aplican correctamente y son
eficaces, si bien un nivel adecuado de documentación
suele aumentar la eficiencia de la evaluación, y resulta
más útil al favorecer la comprensión del
sistema por parte de los empleados. La naturaleza y el nivel de
la documentación requieren mayor rigor cuando se
necesite demostrar la fortaleza del sistema ante
terceros. - Debe confeccionarse un plan de acción que
contemple:
· El alcance de la evaluación
· Las actividades de supervisión
continuadas existentes.
· La tarea de los auditores internos y
externos.
· Áreas o asuntos de mayor
riesgo.
· Programa de
evaluaciones.
· Evaluadores, metodología y herramientas
de control.
· Presentación de conclusiones y
documentación de soporte
· Seguimiento para que se adopten las
correcciones pertinentes.
Las deficiencias o debilidades del sistema de control
interno detectadas a través de los diferentes
procedimientos de supervisión deben ser comunicadas a
efectos de que se adopten las medidas de ajuste
correspondientes.
Según el impacto de las deficiencias, los
destinatarios de la información pueden ser tanto las
personas responsables de la función o actividad implicada
como las autoridades superiores.
En el marco de control postulado a través del
Informe COSO, la interrelación de los cinco componentes
(Ambiente de control, Evaluación de riesgos, Actividades
de control, Información y comunicación, y
Supervisión) genera una sinergia conformando un
sistema integrado que responde dinámicamente a los cambios
del entorno. Atendiendo a necesidades gerenciales fundamentales,
los controles se entrelazan a las actividades operativas como un
sistema cuya efectividad se acrecienta al incorporarse a la
infraestructura y formar parte de la esencia de la
institución. Mediante un esquema de controles incorporados
a la auditoría interna se fomentan la calidad, las
iniciativas y la delegación de poderes; se evitan gastos
innecesarios; y, se generan respuestas ágiles ante
circunstancias cambiantes
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