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Perú: la moderna auditoría interna (página 4)




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  1. La reingeniería aplicada a la auditoría interna de las universidades públicas busca alcanzar el apropiado, oportuno y efectivo ejercicio del control gubernamental, para prevenir y verificar, mediante la aplicación de principios, sistemas y procedimientos técnicos, la correcta, eficiente y transparente utilización y gestión de los recursos y bienes de las universidades públicas, el desarrollo honesto y probo de las funciones y actos de las autoridades, funcionarios y servidores públicos, así como el cumplimiento de metas y resultados obtenidos, con la finalidad de contribuir y orientar el mejoramiento de sus actividades y servicios en beneficio de la entidad.

    1. DEFINICIÓN DE PRINCIPIOS COMO PUNTO DE PARTIDA PARA UNA ADECUADA REINGENIERÍA.
  2. REINGENIERÍA DEL PROCESO TRADICIONAL DE LA AUDITORIA INTERNA

La reingeniería no podría darse, si no se basa en principios. Los principios son la base, el sustento de este proceso. El ejercicio del control gubernamental deberá regirse en base a los siguientes principios:

  1. La universalidad, entendida como la potestad para efectuar, con arreglo a su competencia y atribuciones, el control sobre todas las actividades de las universidades, así como de todos sus funcionarios y servidores, cualquiera fuere su jerarquía.
  2. El carácter integral, en virtud del cual el ejercicio de la auditoría interna consta de un conjunto de acciones y técnicas orientadas a evaluar, de manera cabal y completa, los procesos y operaciones materia de examen en la entidad y sus beneficios económicos y/o sociales obtenidos, en relación con el gasto generado, las metas cualitativas y cuantitativas establecidas, su vinculación con políticas gubernamentales, variables exógenas no previsibles o controlables e índices históricos de eficiencia.
  3. La autonomía funcional, expresada en la potestad de la auditoría interna para organizarse y ejercer sus funciones con independencia técnica y libre de influencias.
  4. El carácter permanente, que define la naturaleza continua y perdurable de la auditoría interna como instrumento de vigilancia de los procesos y operaciones de las universidades.
  5. El carácter técnico y especializado del control realizado por la auditoría interna, como sustento esencial de su operatividad, bajo exigencias de calidad, consistencia y razonabilidad en su ejercicio; considerando la necesidad de efectuar el control en función de la naturaleza de las universidades
  6. La legalidad, que supone la plena sujeción del proceso de la auditoría interna a la normativa constitucional, legal y reglamentaria aplicable a su actuación.
  7. El debido proceso de la auditoría interna, por el que se garantiza el respeto y observancia de los derechos de las entidades y personas, así como de las reglas y requisitos establecidos.
  8. La eficiencia, eficacia y economía, a través de los cuales el proceso de la auditoría interna logra sus objetivos con un nivel apropiado de calidad y óptima utilización de recursos.
  9. La oportunidad, consistente en que las acciones de control se lleven a cabo en el momento y circunstancias debidas y pertinentes para cumplir su cometido.
  10. La objetividad, en razón de la cual las acciones de la auditoría interna se realizan sobre la base de una debida e imparcial evaluación de fundamentos de hecho y de derechos, evitando apreciaciones subjetivas.
  11. La materialidad, que implica la potestad de la auditoría interna para concentrar su actuación en las transacciones y operaciones de mayor significación económica o relevancia en la entidad examinada.
  12. El carácter selectivo del control realizado por la auditoría interna, entendido como el que ejerce el sistema en las entidades, sus órganos y actividades críticas de los mismos, que denoten mayor riesgo de incurrir en actos contra la probidad administrativa.
  13. La presunción de licitud, según la cual, salvo prueba en contrario, se reputa que las autoridades, funcionarios y servidores de las universidades, han actuado con arreglo a las normas legales y administrativas pertinentes.
  14. El acceso a la información, referido a la potestad de la auditoría interna de requerir, conocer, y examinar toda la información y documentación sobre las operaciones de la entidad.
  15. La reserva, por cuyo mérito se encuentra prohibida que durante la ejecución de las actividades de auditoría interna se revele información que pueda causar daño a la universidad, a su personal o al sistema de control.
  16. La continuidad de las actividades o funcionamiento de la universidad al efectuar una acción de control.
  17. La publicidad, consistente en la difusión oportuna de los resultados de las acciones de control u otras realizadas por los órganos de control, mediante los mecanismos que la Contraloría General considere pertinentes.
  18. La participación ciudadana, que permita la contribución indirecta de la ciudadanía en el ejercicio de la auditoría interna
  19. La flexibilidad, según la cual, al realizarse el control, ha de otorgarse prioridad al logro de las metas propuestas, respecto de aquellos formalismos cuya omisión no incida en la validez de la operación objeto de la verificación, ni determinen aspectos relevantes en la decisión final.
  1. CONCEPCIÓN DE LA AUDITORIA INTERNA EN LA REINGENIERÍA

La auditoría interna en el marco de la reingeniería tiene que concebirse en el marco de los siguientes aspectos:

  1. Como órgano conformante del Sistema Nacional de Control, encargada de ejecutar el control gubernamental interno previo, concurrente y posterior.
  2. Organo de control institucional, que debe tener como misión, promover la correcta y transparente gestión de los recursos y bienes de las universidades, cautelando la legalidad y eficiencia de sus actos y operaciones, así como el logro de sus resultados, mediante la ejecución de acciones y actividades de control, para contribuir con el cumplimiento de los fines y metas institucionales
  3. Debe disponer de una estructura orgánica sobre la base de su naturaleza, composición y alcances de cada universidad, así como, el volumen y complejidad de las operaciones a cargo de cada entidad.
  4. Deberá estar conformado por personal multidisciplinario seleccionado y vinculado con los objetivos y actividades que realiza la universidad, debiendo contar además con capacitación en control gubernamental y administración pública. Podría contar con asesoramiento interno o externo por razón de la materia o la complejidad de las operaciones a evaluar, sin que ello implique sustitución o desnaturalización de las funciones de auditoría interna
  5. Como unidad orgánica especializada, debe ubicarse en el mayor nivel jerárquico organizacional de la entidad, para efectos del ejercicio del control gubernamental. En este caso al nivel de la Asamblea Universitaria.
  6. Responde directamente al órgano rector del sistema Nacional de Control. Sin perjuicio de ello, informará al titular de la entidad sobre los requerimientos y resultados de las acciones y actividades de control inherentes a su ámbito de competencia.
  7. El Rector como titular del pliego de cada universidad, es responsable de establecer, mantener y fortalecer una adecuada organización y estructura de la auditoría interna, acorde con la misión institucional.
  8. La auditoría interna, desarrollará sus funciones con independencia funcional y técnica respecto de la administración de la universidad, dentro del ámbito de su competencia, sujeta a los principios y atribuciones establecidas, así como, a las funciones normadas por la Contraloría General.
  1. FUNCIONES DE LA AUDITORIA INTERNA EN EL MARCO DE LA REINGENIERÍA.

Son funciones de este órgano de control institucional, las siguientes;

  1. Ejercer el control interno previo, concurrente y posterior a los actos y operaciones de las universidades
  2. Efectuar auditorías a los estados financieros y presupuestarios de la universidad, así como a la gestión de la misma, de conformidad con las pautas que señale la Contraloría General.
  3. Ejecutar las acciones y actividades de control a los actos y operaciones de la universidad, que disponga la Contraloría General, así como las que sean requeridas por el Rector de la Universidad. Cuando éstas últimas tengan carácter de no programadas, su realización será comunicada a la Contraloría General por el Jefe de auditoría interna. Se consideran actividades de control, entre otras las evaluaciones, diligencias, estudios, investigaciones, pronunciamientos, supervisiones y verificaciones.
  4. Efectuar control preventivo, con el propósito de optimizar la supervisión y mejora de los procesos, prácticas e instrumentos de control interno, sin que ello genere prejuzgamiento u opinión que comprometa el ejercicio de su función, vía el control posterior.
  5. Remitir los informes resultantes de sus acciones de control a la Contraloría General, así como, al titular de la entidad y del Sector, conforme a las disposiciones sobre la materia.
  6. Actuar de oficio, cuando en los actos y operaciones de la entidad, se adviertan indicios razonables de ilegalidad, de omisión o de incumplimiento, informando al titular de la entidad para que adopte las medidas correctivas pertinentes.
  7. Recibir y atender las denuncias que formulen los funcionarios, servidores y ciudadanos sobre actos y operaciones de la universidad, otorgándodole el trámite que corresponda a su mérito y documentación sustentatoria respectiva.
  8. Formular, ejecutar y evaluar el Plan anual de Control aprobado por la Contraloría General, de acuerdo a los lineamientos y disposiciones emitidas para el efecto.
  9. Efectuar el seguimiento de las medidas correctivas que adopta la entidad, como resultado de las acciones y actividades de control, comprobando su materialización efectiva, conforme a los términos y plazos respectivos. Dicha función comprende efectuar el seguimiento de los procesos judiciales y administrativos derivados de las acciones de control
  10. Apoyar a las Comisiones que designe la Contraloría General para la ejecución de las acciones de control en el ámbito de la universidad.
  11. Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales y normativa interna aplicables a la universidad, por parte de las unidades orgánicas y personal de ésta.
  12. Formular y proponer el presupuesto anual del área de auditoría interna para su aprobación correspondiente por la universidad.
  13. Cumplir diligentemente con los encargos, citaciones y requerimientos que le formule la contraloría General
  14. Otras que establezca la Contraloría General.
  1. EJERCICIO DEL CONTROL PREVENTIVO POR LA AUDITORIA INTERNA EN EL MARCO DE LA REINGENIERÍA.

Tradicionalmente, la auditoría interna ha realizado solo el control externo de las universidades. El control interno previo y simultáneo competía exclusivamente a las autoridades, funcionarios y servidores de las universidades como responsabilidad propia de las funciones que le son inherentes, sobre la base de las normas que rigen las actividades de estas entidades y los procedimientos establecidos en sus planes, reglamentos, manuales y disposiciones institucionales, los que contienen las políticas y métodos de autorización, registro, verificación, evaluación, seguridad y protección. Pero en un marco de reingeniería tiene que concebirse las acciones de cautela previa como la base para asegurar la gestión óptima de las entidades.

Control Preventivo es la actividad no vinculante, dirigida a contribuir al mejoramiento de las entidades en sus sistemas administrativos, de gestión y de control interno, sin que en ningún caso conlleve interferencia en el control posterior que corresponda.

OBJETIVO

Establecer las disposiciones, lineamientos y criterios destinados a regular, orientar y fortalecer el ejercicio del control preventivo, que coadyuven en el mantenimiento de una actitud vigilante respecto del desempeño de la función pública.

FINALIDAD

  1. Promover el ejercicio del control preventivo a través de la auditoría interna para contribuir en la mejora de la gestión en las entidades bajo el ámbito del Sistema Nacional de Control.
  2. Impulsar el fortalecimiento del control interno en las entidades para el eficiente, transparente y probo ejercicio de la función pública en el uso de los recursos del Estado y la observancia del marco legal, de conformidad con lo previsto por el Plan Estratégico de la Contraloría General de la República.

BASE LEGAL

  1. Constitución Política del Perú 1993, artículo 82º.
  2. Ley Nº 27785 – Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República y sus modificatorias.
  3. Ley N° 27815 – Ley del Código de Ética de la Función Pública y sus modificatorias.
  4. Ley N° 27588 – Ley que establece prohibiciones e incompatibilidades de funcionarios y servidores públicos, así como de las personas que presten servicios al Estado bajo cualquier modalidad contractual.
  5. Decreto Supremo Nº 019-2002-PCM – Reglamento de la Ley Nª 27588 que establece prohibiciones e incompatibilidades de funcionarios y servidores públicos, así como de las personas que presten servicios al Estado bajo cualquier modalidad contractual.
  6. Plan Estratégico de la Contraloría General de la Republica período 2004-2006 - Resolución de Contraloría N° 387-2003-CG, y sus modificatorias.
  7. Resolución de Contraloría Nº 367-2003-CG - Reglamento de Infracciones y Sanciones, y normas modificatorias.
  8. Resolución de Contraloría Nº 114-2003-CG - Reglamento de los Órganos de Control Institucional y sus modificatorias.
  9. Resolución de Contraloría Nº 368-2003-CG – Directiva Nº 003-2003-CG/AC "Normas de Transparencia en la Contraloría y Desempeño de los Funcionarios y Servidores de la Contraloría General de la República y de los Órganos de Control Institucional".
  10. Resolución de Contraloría Nº 077-99-CG - Código de Ética del Auditor Gubernamental.
  11. Resolución de Contraloría Nº 072-98-CG - Normas de Control Interno para el Sector Público y normas modificatorias.
  12. Resolución de Contraloría Nº 162-95-CG - Normas de Auditoría Gubernamental, y normas modificatorias.

DISPOSICIONES ESPECÍFICAS

A Lineamientos para el ejercicio del Control Preventivo.

1. El control preventivo se ejerce bajo las modalidades siguientes:

a) Veedurías.

b) Absolución de Consultas.

c) Orientación de oficio.

d) Promoción del cumplimiento de la Agenda de Compromisos de la entidad.

e) Promoción del Control Interno

f) Promoción de Programas de capacitación.

g) Agenda de Compromisos del OCI.

2. El control preventivo se ejerce de oficio, por disposición de la Contraloría General o por requerimiento escrito del Titular de la entidad o quién haga sus veces; ejecutándose antes o durante la realización de las correspondientes actividades u operaciones a cargo de la administración. Para su adecuado cumplimiento son de aplicación los principios que regulan el control gubernamental.

3. El control preventivo no interfiere con los actos de gestión de la entidad, bajo ninguna forma o modalidad, ni tiene una connotación mandatoria que afecte el ejercicio discrecional de los funcionarios en los actos propios de su decisión. Igualmente, no implica la emisión de pronunciamientos, y menos aún sobre temas de competencia de otras entidades públicas.

4. La orientación que se efectúe en el marco del control preventivo, no debe restringir y/o subordinar la decisión que adopte la administración de la entidad sobre el caso materia de la misma.

5. El ejercicio del control preventivo no debe entenderse como un prejuzgamiento o adelanto de opinión, por tanto, no afecta el ejercicio de la función de control posterior que corresponda efectuar al Sistema.

B Criterios a considerar para el ejercicio del control preventivo.

La auditoria interna, para ejercer el control preventivo deberá aplicar los criterios siguientes:

1. Es su obligación ejercer el control preventivo en sus diferentes modalidades, para cuyo efecto deberá considerar esta actividad de control en la formulación de su Plan Anual de Control, acorde a su capacidad operativa y recursos disponibles.

2. Los casos en los cuales la Jefatura de auditoria interna considere no ejercer el control preventivo serán informados en forma escrita y oportuna, al Titular de la entidad o quién haga sus veces, y a la Contraloría General de la República, fundamentando las causas. Entre otros casos que motivan la excepción, por no constituir control preventivo, se encuentran:

a) Intervenir en la adopción de decisiones inherentes a la gestión de la entidad.

b) Integrar equipos por disposición de la administración para: (a) toma de inventarios de bienes, (b) incineración de documentos, (c) baja de activos

(d) recepción y/o entregas de bienes donados, u otros de naturaleza similar.

c) Efectuar trabajos vinculados con el proceso de la contabilidad y presupuesto que funcionalmente son de responsabilidad de los niveles competentes de la administración.

d) Otras actividades que constituyan labores incompatibles establecidas en el artículo 31° del Reglamento de los Órganos de Control Institucional.

La auditoria interna deberá evaluar que su participación no sea vinculante con la gestión a cargo de la administración y cautelará, bajo cualquier circunstancia, la integridad de su independencia y el pleno ejercicio del control posterior que le corresponde efectuar.

3. En todos los casos la auditoria interna, efectúe o no el control preventivo, deberá archivar copia de la documentación y antecedentes respectivos, información que será accesible para la Contraloría General en las acciones de supervisión y/o evaluación que ésta realice en el marco de lo dispuesto en los artículos 32° y 33° del Reglamento.

C. Criterios a considerar por el Titular de la entidad en las solicitudes

del control preventivo.

1. El Titular de la entidad o quién haga sus veces, cautelará que las solicitudes que efectúe al Jefe de auditoria interna, sean realizadas con la debida anticipación y no impliquen afectación, intromisión u obstaculización de su autonomía funcional, así como no constituyan interferencia en funciones y actividades inherentes a la exclusiva competencia de la administración de la entidad.

2. Para el desarrollo del control preventivo, el Titular o quien haga sus veces deberá proveer a la auditoria interna de los recursos humanos y logísticos necesarios así como la entrega de la información suficiente y pertinente que permita el cabal -desempeño de su función.

D. MODALIDADES EN LAS CUALES SE EJERCERÁ EL CONTROL PREVENTIVO

D.1. Veeduría

1. En el marco del control preventivo, se considera que la auditoria interna, participará a través de un representante, que puede ser el Jefe del Area, en calidad de veedor en los procesos o actos que realice la entidad, con la finalidad de observar el desarrollo de los mismos; así como, de ser pertinente, alertar al titular de la existencia de riesgos que pudieran afectar la transparencia, la probidad o el cumplimiento de la normativa correspondiente.

2. Para la acreditación del veedor, el Jefe de auditoría interna deberá procurar que éste posea la experiencia o conocimiento en la materia objeto de su participación.

3. Los procesos o actos a que alude el numeral 1) comprenden a :

a) Los procesos de selección para la adquisición de bienes, contratación de servicios, consultoría y ejecución de obras; incluyendo los que se sujetan a las modalidades de subasta inversa y convenio marco de precios, así como los que se rigen por regímenes especiales.

b) La toma de inventarios físicos de activos.

c) Remate de activos

d) Baja de activos.

e) Los actos de recepción de obras y bienes donados.

f) Los actos de transferencia de activos a otras entidades públicas o privadas.

g) Los actos de incineración de documentos, valores ù otros.

h) Las transferencias de cargos de autoridades elegidas por voto popular.

i) Actos de la entidad en los que a criterio del Jefe de auditoría considere necesaria su participación, como es el caso de reuniones de órganos colegiados, entre otros.

j) Los que disponga la Contraloría General de la República.

4. El representante de auditoria itnerna, como consecuencia de su participación en calidad de veedor, la cual se sujeta a las funciones y atribuciones previstas en la presente directiva, suscribirá el acta o documento resultante que en su caso se formule del proceso o acto en que haya participado. Dicha suscripción no significará en ningún caso dar conformidad al evento materia de la veeduría. Al término de su labor, el veedor emitirá un informe sobre su participación y el desarrollo del acto. De revelarse en éste, algún aspecto que deba ser de conocimiento de la entidad, la auditoria interna informará en forma escrita, con la celeridad del caso, al Titular de la entidad o quién haga sus veces.

5. En los casos de veedurías relativas a los procesos de selección para la adquisición de bienes, contratación de servicios, consultoría y ejecución de obras, de conformidad con lo establecido en el último párrafo del Artículo 43° de la Ley N° 27785, modificada por la Ley N° 28396, remitirá para los fines de su competencia al Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado – CONSUCODE- las presuntas infracciones contra la normatividad legal en el desarrollo de los procesos cometidas por los postores, cautelando que no se afecte el principio de reserva del control gubernamental.

6. Las veedurías que se efectúen a los procesos de selección para la adquisición de bienes, contratación de servicios, consultoría y ejecución de obras deberán tomar en consideración lo siguiente:

6.1 La auditoria interna acreditará al veedor, por escrito ante el Comité Especial u órgano encargado, en los actos de recepción y evaluación de propuestas, así como de otorgamiento de la buena pro de las Licitaciones Públicas, Concursos Públicos y Adjudicaciones Directas Públicas y procesos derivados de exoneraciones, que realice la Entidad. En las Adjudicaciones Directas Selectivas y de Menor Cuantía, dicha acreditación será facultad del Jefe de auditoria interna. Es obligación del titular de la entidad proporcionar oportunamente la información del inicio de los procesos y disponer se otorguen las facilidades que se requieran para tal efecto.

6.2 Cuando la entidad por alguna razón no cuente con la disponibilidad de algún miembro de auditoria interna, la Contraloría General podrá designar a la persona que, en representación del Sistema Nacional de Control, ejerza las funciones de veedor.

6.3 El veedor accederá a la documentación que contenga las propuestas de los postores y otros documentos propios del proceso de selección, sin que ello implique interferencia en la autonomía de las decisiones del Comité Especial, ni en los procesos de gerencia y/o gestión de la administración institucional. Para el efecto, realizará las gestiones y coordinaciones necesarias. Su participación no sustituye la labor del Notario Público o Juez de Paz, según corresponda.

6.4 Culminado el acto de otorgamiento de buena pro, el Comité Especial u órgano encargado, designado para el proceso de selección, deberá proporcionar al veedor en forma inmediata la información necesaria para la formulación de su informe. En caso de incumplimiento, tal situación se hará de conocimiento del Titular de la entidad así como de la Contraloría General de la República.

6.5 El veedor acreditado por la auditoria interna, elevará su informe a este Órgano, adjuntando el Cuadro Resumen de Evaluación de Propuestas (CREP) de acuerdo al Anexo 1 y su Instructivo, y el Cuadro de Conformación del Comité Especial (CCCE) de acuerdo al Anexo 2 y su Instructivo.

El veedor designado por la Contraloría General, remitirá a este Organismo Superior de Control el informe, adjuntando los cuadros mencionados en el párrafo precedente.

6.6 La auditoria interna o el Veedor designado por la Contraloría General, según corresponda, remitirá a la Contraloría General, dentro de los 5 días hábiles siguientes al consentimiento del otorgamiento de la Buena Pro o a la declaración de cancelado o nulo total o parcialmente el proceso de selección, el archivo magnético conteniendo el Cuadro Resumen de Evaluación de Propuestas (CREP), de ser el caso, y el Cuadro de Conformación del Comité Especial (CCCE) a través de la dirección electrónica: compras[arroba]contraloria.gob.pe o en Diskette(s) al Departamento de Trámite Documentario y Archivo de la Contraloría General, sito en Jr. Camilo Carrillo N° 114 – Jesús María – Lima. En ambos casos, se emitirá el cargo de recepción de la información, en el cual se registrará un Código de Identificación del envío.

6.7 La remisión y recepción de la información no afectará el ejercicio del control posterior por el Sistema y no implicará que la Contraloría General emita conformidad respecto a la evaluación de propuestas o a la conformación del Comité Especial; debiendo las entidades continuar con la publicación y el desarrollo normal de los procesos de selección.

D.2 Absolución de Consultas

1. La auditoria interna absolverá las consultas que formule en forma escrita el Titular de la entidad o quién haga sus veces, referidas a la aplicación de la normativa en materia de control gubernamental y aspectos de gestión pública propios de la entidad, siempre que se trate de un asunto de carácter general y no implique una interpretación de las normas. En caso verse sobre aspectos sujetos a la competencia de otros entes rectores u organismos especializados, deberá informar al Titular sobre cuál es el órgano competente para su atención correspondiente. En ningún caso debe afectar el ejercicio del control posterior a cargo de auditoria interna.

2. La absolución de consultas se emitirá en términos generales, ilustrativos y de orientación, señalando en forma expresa que dicha absolución se efectúa en el marco del control preventivo sin carácter vinculante.

D.3 Orientación de oficio

La auditoria interna, de oficio, podrá alertar al Titular de la entidad o quién haga sus veces, sobre los diversos aspectos de la gestión de la entidad en los que advierta riesgos de incurrir en errores, omisiones e incumplimientos. Dicha orientación se emitirá por escrito en términos puntuales que eviten interpretaciones erradas y señalando en forma expresa que se efectúa en el marco del control preventivo sin carácter vinculante.

El no ejercicio de la facultad del OCI para orientar de oficio, no supone la conformidad de dicho Órgano, a los actos de gestión de la entidad.

D.4 Promover el cumplimiento de la Agenda de Compromisos de la entidad.

1. La auditoria interna promoverá que la entidad formule y cumpla en los plazos previstos con su Agenda de Compromisos, referida a sus obligaciones y de presentación de información ante los organismos competentes, para cuyo efecto, el Jefe de auditoria interna cuando considere conveniente emitirá comunicaciones al Titular de la entidad o quién haga sus veces a fin que adopte las medidas oportunas.

2. El ejercicio de esta modalidad del control preventivo, se efectúa sin perjuicio de la responsabilidad que compete a los funcionarios de la entidad respecto a velar por el cumplimiento de los compromisos de la entidad.

D.5 Promoción del Control Interno

La auditoria interna promoverá el desarrollo del Control Interno por los Titulares en sus respectivas entidades, conforme a lo previsto en el artículo 7º de la Ley del Sistema Nacional de Control, en cuanto a su implantación, funcionamiento, y evaluación; propendiendo al debido y transparente logro de los fines, objetivos y metas institucionales.

D.6 Promoción de Programas de Capacitación.

La auditoria interna promoverá el mejoramiento de las capacidades del personal de la entidad, en función a las necesidades de capacitación que identifique en el desarrollo de su labor de control, mediante la difusión de programas de capacitación en materia de gestión pública y control gubernamental que imparte la Escuela Nacional de Control u otras entidades autorizadas. Asimismo, difundirá al interior de la entidad, los alcances de la normativa del control gubernamental.

D.7 Agenda de Compromisos de auditoria interna

La auditoria interna, mantendrá actualizado su Agenda de Compromisos a fin de asegurar de manera oportuna la remisión de los resultados de las acciones y actividades de control, así como los tipos de información establecidos por la normatividad del Sistema y del Sector correspondiente en lo que sea aplicable en cada entidad.

  1. RELEVANCIA DE LA REINGENIERÍA

Principio del formulario

Final del formulario

Según Eduardo Navarro (2005) las organizaciones son tan eficaces y eficientes como lo son sus procesos. La mayoría han tomado conciencia de esto –además animadas por la nueva ISO 9001- y se plantean cómo mejorar los procesos y evitar algunos males habituales como: poco enfoque al cliente o usuario, bajo rendimiento de los procesos, barreras departamentales, subprocesos inútiles debido a la falta de visión global del proceso, excesivas inspecciones, reprocesos, etc.

De hecho, en un proyecto de reingeniería y gestión de procesos no es extraño que algunos de los nuevos procesos mejoren su rendimiento en un 100% consiguiendo medias de incremento de rendimiento en torno a un 30%.

Un proceso puede ser definido como un conjunto de actividades interrelacionadas entre sí que, a partir de una o varias entradas de materiales o información, dan lugar a una o varias salidas también de materiales o información con valor añadido. En otras palabras, es la manera en la que se hacen las cosas en la organización.

Ejemplos de procesos son el de producción y entrega de bienes y/o servicios, el de gestión de relaciones con los clientes o usuarios, el de desarrollo de la estrategia, el de desarrollo de nuevos productos/servicios. Estos procesos deben estar correctamente gestionados empleando distintas herramientas de la gestión de procesos.

Los objetivos generales que persigue una reingeniería y gestión de procesos son:

  1. Mayores beneficios económicos debido tanto a la reducción de costes asociados al proceso como al incremento de rendimiento de los procesos.
  2. Mayor satisfacción del cliente debido a la reducción del plazo de servicio y mejora de la calidad del producto/servicio.
  3. Mayor satisfacción del personal debido a una mejor definición de procesos y tareas
  4. Mayor conocimiento y control de los procesos
  5. Conseguir un mejor flujo de información y materiales
  6. Disminución de los tiempos de proceso del producto o servicio.
  7. Mayor flexibilidad frente a las necesidades de los clientes

Así, la situación ideal es afrontar una reingeniería inicial de procesos para a partir de ahí, trabajar con los conceptos de mejora continua. Para ello proponemos la siguiente metodología:

  1. Creación del equipo global del proyecto.- Este será el equipo que liderará la transformación de la organización y en el que debe estar implicada la alta dirección. Una de las funciones importantes de este comité es definir la visión del proyecto, es decir qué resultados esperan del proyecto para así definir indicadores claros para analizar el progreso del proyecto.
  2. Definir el mapa de procesos de la compañía analizando los procesos clave (es decir los que más impacto tienen sobre los resultados de la organización). El mapa de procesos nos sirve para identificar e interrelacionar los procesos ya que este es el primer paso para poder comprenderlos y mejorarlos. Debido a que los recursos son esencialmente limitados, en un proyecto como este, priorizar en los procesos más importantes es definitivo para el éxito del proyecto, para ello en primer lugar es necesario identificar cuales son los Factores Críticos de Éxito (FCEs) de la organización, es decir, los elementos que definen el éxito de la organización.
  3. Relacionar la estrategia de la compañía y los objetivos estratégicos con los indicadores de los procesos empleando herramientas como el mapa estratégico del Cuadro de Mando Integral (Balanced Scorecard). En un proyecto como este, es clave unir la estrategia a los procesos y eso lo conseguimos uniendo los indicadores de los procesos a los objetivos estratégicos de la entidad. Esta relación causa efecto que se puede desarrollar con herramientas como el mapa estratégico del Cuadro de Mando Integral (Balanced Scorecard) es clave para conseguir el éxito de la organización. También es muy importante para definir los indicadores objetivo, es decir, los objetivos y la visión que definimos para cada uno de los procesos y que nos servirán para focalizar los esfuerzos tanto en la reingeniería como en la mejora continua. Definir objetivos para los indicadores es indispensable para el proceso de mejora continua y Reingeniería ya que si no sabemos donde queremos llegar difícilmente escojamos bien el camino.
  4. Creación de equipos para cada uno de los procesos definiendo el líder del proceso así como los indicadores para cada uno de ellos. Se deben crear equipos para trabajar en cada uno de los procesos buscando la involucración máxima de todas las personas con la formación y comunicación interna. Además, la definición de líder del proceso –de una manera colaborativa así como los indicadores de los procesos serán muy importantes.
  1. PROCESO INTEGRAL DE LA MODERNA AUDITORIA INTERNA

El proceso de la auditoría interna incluye, el estudio y análisis de los siguientes aspectos:

  1. Asesoría y consultoria en asuntos de control dirigida a las autoridades y funcionarios de las universidades públicas.
  2. La planeación de actividades de la auditoria interna en las universidades públicas
  3. La ejecución de las acciones de control
  4. La formulación del Informe del auditor.
  5. Seguimiento, monitoreo y supervisión puntual y/o permanente de las actividades institucionales



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