La reingeniería aplicada a la auditoría interna de las
universidades públicas busca alcanzar el apropiado,
oportuno y efectivo ejercicio del control
gubernamental, para prevenir y verificar, mediante la
aplicación de principios,
sistemas
y procedimientos técnicos, la correcta,
eficiente y transparente utilización y gestión de los recursos
y bienes
de las universidades públicas, el desarrollo honesto y probo de las funciones y
actos de las autoridades, funcionarios y servidores
públicos, así como el cumplimiento de metas y
resultados obtenidos, con la finalidad de contribuir y
orientar el mejoramiento de sus actividades y servicios en beneficio de la
entidad.- DEFINICIÓN DE PRINCIPIOS COMO PUNTO
DE PARTIDA PARA UNA ADECUADA
REINGENIERÍA.
- DEFINICIÓN DE PRINCIPIOS COMO PUNTO
- REINGENIERÍA DEL PROCESO
TRADICIONAL DE LA AUDITORIA INTERNA
La reingeniería no podría darse, si no se
basa en principios. Los principios son la base, el sustento de
este proceso. El ejercicio del control gubernamental
deberá regirse en base a los siguientes
principios:
- La universalidad, entendida como la potestad
para efectuar, con arreglo a su competencia y atribuciones, el control sobre
todas las actividades de las universidades, así como
de todos sus funcionarios y servidores, cualquiera fuere su
jerarquía. - El carácter integral, en virtud del
cual el ejercicio de la auditoría interna consta de un conjunto
de acciones y
técnicas orientadas a evaluar, de
manera cabal y completa, los procesos y
operaciones
materia de
examen en la entidad y sus beneficios económicos y/o
sociales obtenidos, en relación con el gasto generado,
las metas cualitativas y cuantitativas establecidas, su
vinculación con políticas gubernamentales, variables
exógenas no previsibles o controlables e
índices históricos de eficiencia. - La autonomía funcional, expresada en
la potestad de la auditoría interna para organizarse y
ejercer sus funciones con independencia técnica y libre de
influencias. - El carácter permanente, que define la
naturaleza
continua y perdurable de la auditoría interna como
instrumento de vigilancia de los procesos y operaciones de
las universidades. - El carácter técnico y
especializado del control realizado por la auditoría
interna, como sustento esencial de su operatividad, bajo
exigencias de calidad,
consistencia y razonabilidad en su ejercicio; considerando la
necesidad de efectuar el control en función de la naturaleza de las
universidades - La legalidad, que supone la plena
sujeción del proceso de la auditoría interna a
la normativa constitucional, legal y reglamentaria aplicable
a su actuación. - El debido proceso de la auditoría
interna, por el que se garantiza el respeto y
observancia de los derechos de
las entidades y personas, así como de las reglas y
requisitos establecidos. - La eficiencia, eficacia y
economía, a través de los cuales el proceso
de la auditoría interna logra sus objetivos
con un nivel apropiado de calidad y óptima
utilización de recursos. - La oportunidad, consistente en que las
acciones de control se lleven a cabo en el momento y
circunstancias debidas y pertinentes para cumplir su
cometido. - La objetividad, en razón de la cual
las acciones de la auditoría interna se realizan sobre
la base de una debida e imparcial evaluación de fundamentos de hecho y de
derechos, evitando apreciaciones subjetivas. - La materialidad, que implica la potestad de
la auditoría interna para concentrar su
actuación en las transacciones y operaciones de mayor
significación económica o relevancia en la
entidad examinada. - El carácter selectivo del control
realizado por la auditoría interna, entendido como
el que ejerce el sistema en
las entidades, sus órganos y actividades
críticas de los mismos, que denoten mayor riesgo de
incurrir en actos contra la probidad
administrativa. - La presunción de licitud,
según la cual, salvo prueba en contrario, se reputa
que las autoridades, funcionarios y servidores de las
universidades, han actuado con arreglo a las normas
legales y administrativas pertinentes. - El acceso a la información, referido
a la potestad de la auditoría interna de requerir,
conocer, y examinar toda la información y documentación sobre las operaciones de
la entidad. - La reserva, por cuyo mérito se
encuentra prohibida que durante la ejecución de las
actividades de auditoría interna se revele
información que pueda causar daño a la universidad, a su personal o al
sistema de control. - La continuidad de las actividades o
funcionamiento de la universidad al efectuar una acción de control. - La publicidad, consistente en la
difusión oportuna de los resultados de las acciones de
control u otras realizadas por los órganos de control,
mediante los mecanismos que la Contraloría General
considere pertinentes. - La participación ciudadana, que
permita la contribución indirecta de la ciudadanía en el ejercicio de la
auditoría interna - La flexibilidad, según la cual, al
realizarse el control, ha de otorgarse prioridad al logro de
las metas propuestas, respecto de aquellos formalismos cuya
omisión no incida en la validez de la operación
objeto de la verificación, ni determinen aspectos
relevantes en la decisión final.
- CONCEPCIÓN DE LA AUDITORIA INTERNA EN LA
REINGENIERÍA
La auditoría interna en el marco de la
reingeniería tiene que concebirse en el marco de los
siguientes aspectos:
- Como órgano conformante del Sistema Nacional
de Control, encargada de ejecutar el control gubernamental
interno previo, concurrente y posterior. - Organo de control institucional, que debe tener como
misión, promover la correcta y transparente
gestión de los recursos y bienes de las universidades,
cautelando la legalidad y
eficiencia de sus actos y operaciones, así como el logro
de sus resultados, mediante la ejecución de acciones y
actividades de control, para contribuir con el cumplimiento de
los fines y metas institucionales - Debe disponer de una estructura
orgánica sobre la base de su naturaleza,
composición y alcances de cada universidad, así
como, el volumen y
complejidad de las operaciones a cargo de cada
entidad. - Deberá estar conformado por personal
multidisciplinario seleccionado y vinculado con los
objetivos y actividades que realiza la universidad, debiendo
contar además con capacitación en control gubernamental y
administración pública.
Podría contar con asesoramiento interno o externo
por razón de la materia o la complejidad de las
operaciones a evaluar, sin que ello implique sustitución
o desnaturalización de las funciones de auditoría
interna - Como unidad orgánica especializada, debe
ubicarse en el mayor nivel jerárquico organizacional de
la entidad, para efectos del ejercicio del control
gubernamental. En este caso al nivel de la Asamblea
Universitaria. - Responde directamente al órgano rector del
sistema Nacional de Control. Sin perjuicio de ello,
informará al titular de la entidad sobre los
requerimientos y resultados de las acciones y actividades de
control inherentes a su ámbito de
competencia. - El Rector como titular del pliego de cada
universidad, es responsable de establecer, mantener y
fortalecer una adecuada organización y estructura
de la auditoría interna, acorde con la misión
institucional. - La auditoría interna, desarrollará
sus funciones con independencia funcional y técnica
respecto de la
administración de la universidad, dentro del
ámbito de su competencia, sujeta a los principios y
atribuciones establecidas, así como, a las funciones
normadas por la Contraloría General.
- FUNCIONES DE LA AUDITORIA INTERNA EN EL MARCO DE
LA REINGENIERÍA.
Son funciones de este órgano de control
institucional, las siguientes;
- Ejercer el control interno previo, concurrente y
posterior a los actos y operaciones de las
universidades - Efectuar auditorías a los estados
financieros y presupuestarios de la universidad, así
como a la gestión de la misma, de conformidad con
las pautas que señale la Contraloría
General. - Ejecutar las acciones y actividades de control a
los actos y operaciones de la universidad, que disponga la
Contraloría General, así como las que sean
requeridas por el Rector de la Universidad. Cuando éstas
últimas tengan carácter de no programadas, su
realización será comunicada a la
Contraloría General por el Jefe de auditoría
interna. Se consideran actividades de control, entre otras las
evaluaciones, diligencias, estudios, investigaciones, pronunciamientos, supervisiones
y verificaciones. - Efectuar control preventivo, con el
propósito de optimizar la supervisión y mejora de los procesos,
prácticas e instrumentos de control interno, sin que
ello genere prejuzgamiento u opinión que comprometa el
ejercicio de su función, vía el control
posterior. - Remitir los informes
resultantes de sus acciones de control a la Contraloría
General, así como, al titular de la entidad y del
Sector, conforme a las disposiciones sobre la
materia. - Actuar de oficio, cuando en los actos y
operaciones de la entidad, se adviertan indicios razonables de
ilegalidad, de omisión o de incumplimiento,
informando al titular de la entidad para que adopte las medidas
correctivas pertinentes. - Recibir y atender las denuncias que formulen los
funcionarios, servidores y ciudadanos sobre actos y operaciones
de la universidad, otorgándodole el trámite que
corresponda a su mérito y documentación
sustentatoria respectiva. - Formular, ejecutar y evaluar el Plan anual de
Control aprobado por la Contraloría General, de
acuerdo a los lineamientos y disposiciones emitidas para el
efecto. - Efectuar el seguimiento de las medidas correctivas
que adopta la entidad, como resultado de las acciones y
actividades de control, comprobando su materialización
efectiva, conforme a los términos y plazos respectivos.
Dicha función comprende efectuar el seguimiento de los
procesos judiciales y administrativos derivados de las acciones
de control - Apoyar a las Comisiones que designe la
Contraloría General para la ejecución de las
acciones de control en el ámbito de la
universidad. - Verificar el cumplimiento de las disposiciones
legales y normativa interna aplicables a la universidad,
por parte de las unidades orgánicas y personal de
ésta. - Formular y proponer el presupuesto
anual del área de auditoría interna para su
aprobación correspondiente por la
universidad. - Cumplir diligentemente con los encargos, citaciones y
requerimientos que le formule la contraloría
General - Otras que establezca la Contraloría
General.
- EJERCICIO DEL CONTROL PREVENTIVO POR LA
AUDITORIA INTERNA EN EL MARCO DE LA
REINGENIERÍA.
Tradicionalmente, la auditoría interna ha
realizado solo el control externo de las universidades. El
control
interno previo y simultáneo competía
exclusivamente a las autoridades, funcionarios y servidores de
las universidades como responsabilidad propia de las funciones que le son
inherentes, sobre la base de las normas que rigen las actividades
de estas entidades y los procedimientos establecidos en sus
planes, reglamentos, manuales y
disposiciones institucionales, los que contienen las
políticas y métodos de
autorización, registro,
verificación, evaluación, seguridad y
protección. Pero en un marco de reingeniería tiene
que concebirse las acciones de cautela previa como la base para
asegurar la gestión óptima de las
entidades.
Control Preventivo es la actividad no vinculante,
dirigida a contribuir al mejoramiento de las entidades en sus
sistemas
administrativos, de gestión y de control interno, sin
que en ningún caso conlleve interferencia en el control
posterior que corresponda.
OBJETIVO
Establecer las disposiciones, lineamientos y criterios
destinados a regular, orientar y fortalecer el ejercicio del
control preventivo, que coadyuven en el mantenimiento
de una actitud
vigilante respecto del desempeño de la función
pública.
FINALIDAD
- Promover el ejercicio del control preventivo a
través de la auditoría interna para contribuir en
la mejora de la gestión en las entidades bajo el
ámbito del Sistema Nacional de Control. - Impulsar el fortalecimiento del control interno en
las entidades para el eficiente, transparente y probo ejercicio
de la función pública en el uso de los recursos
del Estado y la
observancia del marco legal, de conformidad con lo previsto por
el Plan
Estratégico de la Contraloría General de la
República.
BASE LEGAL
- Constitución Política del
Perú 1993, artículo 82º. - Ley Nº 27785 – Ley
Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la
Contraloría General de la República y sus
modificatorias. - Ley N° 27815 – Ley del Código de Ética de la
Función Pública y sus modificatorias. - Ley N° 27588 – Ley que establece
prohibiciones e incompatibilidades de funcionarios y servidores
públicos, así como de las personas que presten
servicios al Estado bajo cualquier modalidad
contractual. - Decreto Supremo Nº 019-2002-PCM –
Reglamento de la Ley Nª 27588 que establece prohibiciones
e incompatibilidades de funcionarios y servidores
públicos, así como de las personas que presten
servicios al Estado bajo cualquier modalidad
contractual. - Plan Estratégico de la Contraloría
General de la Republica período 2004-2006 –
Resolución de Contraloría N° 387-2003-CG, y
sus modificatorias. - Resolución de Contraloría Nº
367-2003-CG – Reglamento de Infracciones y Sanciones, y normas
modificatorias. - Resolución de Contraloría Nº
114-2003-CG – Reglamento de los Órganos de Control
Institucional y sus modificatorias. - Resolución de Contraloría Nº
368-2003-CG – Directiva Nº 003-2003-CG/AC "Normas de
Transparencia en la Contraloría y Desempeño de
los Funcionarios y Servidores de la Contraloría General
de la República y de los Órganos de Control
Institucional". - Resolución de Contraloría Nº
077-99-CG – Código de Ética del Auditor
Gubernamental. - Resolución de Contraloría Nº
072-98-CG – Normas de Control Interno para el Sector
Público y normas modificatorias. - Resolución de Contraloría Nº
162-95-CG – Normas de Auditoría Gubernamental, y normas
modificatorias.
DISPOSICIONES
ESPECÍFICAS
A Lineamientos para el ejercicio del Control
Preventivo.
1. El control preventivo se ejerce bajo las
modalidades siguientes:
a) Veedurías.
b) Absolución de Consultas.
c) Orientación de oficio.
d) Promoción del cumplimiento de la Agenda de
Compromisos de la entidad.
e) Promoción del Control Interno
f) Promoción de Programas de
capacitación.
g) Agenda de Compromisos del OCI.
2. El control preventivo se ejerce de oficio, por
disposición de la Contraloría General o por
requerimiento escrito del Titular de la entidad o quién
haga sus veces; ejecutándose antes o durante la
realización de las correspondientes actividades u
operaciones a cargo de la administración. Para su adecuado
cumplimiento son de aplicación los principios que regulan
el control gubernamental.
3. El control preventivo no interfiere con los actos
de gestión de la entidad, bajo ninguna forma o
modalidad, ni tiene una connotación mandatoria que afecte
el ejercicio discrecional de los funcionarios en los actos
propios de su decisión. Igualmente, no implica la
emisión de pronunciamientos, y menos aún sobre
temas de competencia de otras entidades
públicas.
4. La orientación que se efectúe en el
marco del control preventivo, no debe restringir y/o subordinar
la decisión que adopte la administración de la entidad sobre el caso
materia de la misma.
5. El ejercicio del control preventivo no debe
entenderse como un prejuzgamiento o adelanto de
opinión, por tanto, no afecta el ejercicio de la
función de control posterior que corresponda efectuar al
Sistema.
B Criterios a considerar para el ejercicio del
control preventivo.
La auditoria interna, para ejercer el control preventivo
deberá aplicar los criterios siguientes:
1. Es su obligación ejercer el control
preventivo en sus diferentes modalidades, para cuyo efecto
deberá considerar esta actividad de control en la
formulación de su Plan Anual de Control, acorde a su
capacidad operativa y recursos disponibles.
2. Los casos en los cuales la Jefatura de auditoria
interna considere no ejercer el control preventivo serán
informados en forma escrita y oportuna, al Titular de la entidad
o quién haga sus veces, y a la Contraloría General
de la República, fundamentando las causas. Entre otros
casos que motivan la excepción, por no constituir control
preventivo, se encuentran:
a) Intervenir en la adopción
de decisiones inherentes a la gestión de la
entidad.
b) Integrar equipos por disposición de la
administración para: (a) toma de inventarios de
bienes, (b) incineración de documentos, (c)
baja de activos
(d) recepción y/o entregas de bienes donados, u
otros de naturaleza similar.
c) Efectuar trabajos vinculados con el proceso de la
contabilidad y
presupuesto que funcionalmente son de responsabilidad de los
niveles competentes de la administración.
d) Otras actividades que constituyan labores
incompatibles establecidas en el artículo 31° del
Reglamento de los Órganos de Control
Institucional.
La auditoria interna deberá evaluar que su
participación no sea vinculante con la gestión a
cargo de la administración y cautelará, bajo
cualquier circunstancia, la integridad de su independencia y el
pleno ejercicio del control posterior que le corresponde
efectuar.
3. En todos los casos la auditoria interna,
efectúe o no el control preventivo, deberá archivar
copia de la documentación y antecedentes respectivos,
información que será accesible para la
Contraloría General en las acciones de supervisión
y/o evaluación que ésta realice en el marco de lo
dispuesto en los artículos 32° y 33° del
Reglamento.
C. Criterios a considerar por el Titular de la
entidad en las solicitudes
del control preventivo.
1. El Titular de la entidad o quién haga sus
veces, cautelará que las solicitudes que efectúe al
Jefe de auditoria interna, sean realizadas con la debida
anticipación y no impliquen afectación,
intromisión u obstaculización de su
autonomía funcional, así como no constituyan
interferencia en funciones y actividades inherentes a la
exclusiva competencia de la administración de la
entidad.
2. Para el desarrollo del control preventivo, el Titular
o quien haga sus veces deberá proveer a la auditoria
interna de los recursos
humanos y logísticos necesarios así como la
entrega de la información suficiente y pertinente que
permita el cabal -desempeño de su
función.
D. MODALIDADES EN LAS CUALES SE EJERCERÁ EL
CONTROL PREVENTIVO
D.1. Veeduría
1. En el marco del control preventivo, se considera que
la auditoria interna, participará a través de un
representante, que puede ser el Jefe del Area, en calidad de
veedor en los procesos o actos que realice la entidad, con la
finalidad de observar el desarrollo de los mismos; así
como, de ser pertinente, alertar al titular de la existencia de
riesgos que
pudieran afectar la transparencia, la probidad o el cumplimiento
de la normativa correspondiente.
2. Para la acreditación del veedor, el Jefe de
auditoría interna deberá procurar que éste
posea la experiencia o conocimiento
en la materia objeto de su participación.
3. Los procesos o actos a que alude el numeral 1)
comprenden a :
a) Los procesos de selección
para la adquisición de bienes, contratación de
servicios, consultoría y ejecución de obras;
incluyendo los que se sujetan a las modalidades de subasta
inversa y convenio marco de precios,
así como los que se rigen por regímenes
especiales.
b) La toma de inventarios físicos de activos.
c) Remate de activos
d) Baja de activos.
e) Los actos de recepción de obras y bienes
donados.
f) Los actos de transferencia de activos a otras
entidades públicas o privadas.
g) Los actos de incineración de documentos,
valores
ù otros.
h) Las transferencias de cargos de autoridades elegidas
por voto popular.
i) Actos de la entidad en los que a criterio del Jefe de
auditoría considere necesaria su participación,
como es el caso de reuniones de órganos colegiados, entre
otros.
j) Los que disponga la Contraloría General de la
República.
4. El representante de auditoria itnerna, como
consecuencia de su participación en calidad de veedor, la
cual se sujeta a las funciones y atribuciones previstas en la
presente directiva, suscribirá el acta o documento
resultante que en su caso se formule del proceso o acto en que
haya participado. Dicha suscripción no significará
en ningún caso dar conformidad al evento materia de la
veeduría. Al término de su labor, el veedor
emitirá un informe sobre su
participación y el desarrollo del acto. De revelarse en
éste, algún aspecto que deba ser de conocimiento de
la entidad, la auditoria interna informará en forma
escrita, con la celeridad del caso, al Titular de la entidad o
quién haga sus veces.
5. En los casos de veedurías relativas a los
procesos de selección para la adquisición de
bienes, contratación de servicios, consultoría y
ejecución de obras, de conformidad con lo establecido en
el último párrafo
del Artículo 43° de la Ley N° 27785, modificada
por la Ley N° 28396, remitirá para los fines de su
competencia al Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones
del Estado – CONSUCODE- las presuntas infracciones contra
la normatividad legal en el desarrollo de los procesos cometidas
por los postores, cautelando que no se afecte el principio de
reserva del control gubernamental.
6. Las veedurías que se efectúen a los
procesos de selección para la adquisición de
bienes, contratación de servicios, consultoría y
ejecución de obras deberán tomar en
consideración lo siguiente:
6.1 La auditoria interna acreditará al veedor,
por escrito ante el Comité Especial u órgano
encargado, en los actos de recepción y evaluación
de propuestas, así como de otorgamiento de la buena pro de
las Licitaciones Públicas, Concursos Públicos y
Adjudicaciones Directas Públicas y procesos derivados de
exoneraciones, que realice la Entidad. En las Adjudicaciones
Directas Selectivas y de Menor Cuantía, dicha
acreditación será facultad del Jefe de auditoria
interna. Es obligación del titular de la entidad
proporcionar oportunamente la información del inicio de
los procesos y disponer se otorguen las facilidades que se
requieran para tal efecto.
6.2 Cuando la entidad por alguna razón no cuente
con la disponibilidad de algún miembro de auditoria
interna, la Contraloría General podrá designar a la
persona que,
en representación del Sistema Nacional de Control, ejerza
las funciones de veedor.
6.3 El veedor accederá a la documentación
que contenga las propuestas de los postores y otros documentos
propios del proceso de selección, sin que ello implique
interferencia en la autonomía de las decisiones del
Comité Especial, ni en los procesos de gerencia y/o
gestión de la administración institucional. Para el
efecto, realizará las gestiones y coordinaciones
necesarias. Su participación no sustituye la labor del
Notario Público o Juez de Paz, según
corresponda.
6.4 Culminado el acto de otorgamiento de buena pro, el
Comité Especial u órgano encargado, designado para
el proceso de selección, deberá proporcionar al
veedor en forma inmediata la información necesaria para la
formulación de su informe. En caso de incumplimiento, tal
situación se hará de conocimiento del Titular de la
entidad así como de la Contraloría General de la
República.
6.5 El veedor acreditado por la auditoria interna,
elevará su informe a este Órgano, adjuntando el
Cuadro Resumen de Evaluación de Propuestas (CREP) de
acuerdo al Anexo 1 y su Instructivo, y el Cuadro de
Conformación del Comité Especial (CCCE) de acuerdo
al Anexo 2 y su Instructivo.
El veedor designado por la Contraloría General,
remitirá a este Organismo Superior de Control el informe,
adjuntando los cuadros mencionados en el párrafo
precedente.
6.6 La auditoria interna o el Veedor designado por la
Contraloría General, según corresponda,
remitirá a la Contraloría General, dentro de los 5
días hábiles siguientes al consentimiento del
otorgamiento de la Buena Pro o a la declaración de
cancelado o nulo total o parcialmente el proceso de
selección, el archivo
magnético conteniendo el Cuadro Resumen de
Evaluación de Propuestas (CREP), de ser el caso, y el
Cuadro de Conformación del Comité Especial (CCCE) a
través de la dirección electrónica: compras[arroba]contraloria.gob.pe o en Diskette(s)
al Departamento de Trámite Documentario y Archivo de la
Contraloría General, sito en Jr. Camilo Carrillo N°
114 – Jesús María – Lima. En ambos
casos, se emitirá el cargo de recepción de la
información, en el cual se registrará un
Código de Identificación del
envío.
6.7 La remisión y recepción de la
información no afectará el ejercicio del control
posterior por el Sistema y no implicará que la
Contraloría General emita conformidad respecto a la
evaluación de propuestas o a la conformación del
Comité Especial; debiendo las entidades continuar con la
publicación y el desarrollo normal de los procesos de
selección.
D.2 Absolución de Consultas
1. La auditoria interna absolverá las consultas
que formule en forma escrita el Titular de la entidad o
quién haga sus veces, referidas a la aplicación de
la normativa en materia de control gubernamental y aspectos de
gestión pública propios de la entidad, siempre que
se trate de un asunto de carácter general y no implique
una interpretación de las normas. En caso verse
sobre aspectos sujetos a la competencia de otros entes rectores u
organismos especializados, deberá informar al Titular
sobre cuál es el órgano competente para su atención correspondiente. En ningún
caso debe afectar el ejercicio del control posterior a cargo de
auditoria interna.
2. La absolución de consultas se emitirá
en términos generales, ilustrativos y de
orientación, señalando en forma expresa que dicha
absolución se efectúa en el marco del control
preventivo sin carácter vinculante.
D.3 Orientación de oficio
La auditoria interna, de oficio, podrá alertar al
Titular de la entidad o quién haga sus veces, sobre los
diversos aspectos de la gestión de la entidad en los que
advierta riesgos de incurrir en errores, omisiones e
incumplimientos. Dicha orientación se emitirá por
escrito en términos puntuales que eviten interpretaciones
erradas y señalando en forma expresa que se efectúa
en el marco del control preventivo sin carácter
vinculante.
El no ejercicio de la facultad del OCI para orientar de
oficio, no supone la conformidad de dicho Órgano, a los
actos de gestión de la entidad.
D.4 Promover el cumplimiento de la Agenda de
Compromisos de la entidad.
1. La auditoria interna promoverá que la entidad
formule y cumpla en los plazos previstos con su Agenda de
Compromisos, referida a sus obligaciones y
de presentación de información ante los organismos
competentes, para cuyo efecto, el Jefe de auditoria interna
cuando considere conveniente emitirá comunicaciones
al Titular de la entidad o quién haga sus veces a fin que
adopte las medidas oportunas.
2. El ejercicio de esta modalidad del control
preventivo, se efectúa sin perjuicio de la responsabilidad
que compete a los funcionarios de la entidad respecto a velar por
el cumplimiento de los compromisos de la entidad.
D.5 Promoción del Control
Interno
La auditoria interna promoverá el desarrollo del
Control Interno por los Titulares en sus respectivas entidades,
conforme a lo previsto en el artículo 7º de la Ley
del Sistema Nacional de Control, en cuanto a su
implantación, funcionamiento, y evaluación;
propendiendo al debido y transparente logro de los fines,
objetivos y metas institucionales.
D.6 Promoción de Programas de
Capacitación.
La auditoria interna promoverá el mejoramiento de
las capacidades del personal de la entidad, en función a
las necesidades de capacitación que identifique en el
desarrollo de su labor de control, mediante la difusión de
programas de capacitación en materia de gestión
pública y control gubernamental que imparte la Escuela Nacional
de Control u otras entidades autorizadas. Asimismo,
difundirá al interior de la entidad, los alcances de la
normativa del control gubernamental.
D.7 Agenda de Compromisos de auditoria
interna
La auditoria interna, mantendrá actualizado su
Agenda de Compromisos a fin de asegurar de manera oportuna la
remisión de los resultados de las acciones y actividades
de control, así como los tipos de información
establecidos por la normatividad del Sistema y del Sector
correspondiente en lo que sea aplicable en cada
entidad.
- RELEVANCIA DE LA
REINGENIERÍA
Principio del formulario
Final del formulario
Según Eduardo Navarro (2005) las organizaciones
son tan eficaces y eficientes como lo son sus procesos. La
mayoría han tomado conciencia de
esto –además animadas por la nueva ISO 9001– y se
plantean cómo mejorar los procesos y evitar algunos males
habituales como: poco enfoque al cliente o
usuario, bajo rendimiento de los procesos, barreras
departamentales, subprocesos inútiles debido a la falta de
visión global del proceso, excesivas inspecciones,
reprocesos, etc.
De hecho, en un proyecto de
reingeniería y gestión de procesos no es
extraño que algunos de los nuevos procesos mejoren su
rendimiento en un 100% consiguiendo medias de incremento de
rendimiento en torno a un
30%.
Un proceso puede ser definido como un conjunto de
actividades interrelacionadas entre sí que, a partir de
una o varias entradas de materiales o
información, dan lugar a una o varias salidas
también de materiales o información con valor
añadido. En otras palabras, es la manera en la que se
hacen las cosas en la
organización.
Ejemplos de procesos son el de producción y entrega de bienes y/o
servicios, el de gestión de relaciones con los clientes o
usuarios, el de desarrollo de la estrategia, el de
desarrollo de nuevos productos/servicios. Estos procesos deben estar
correctamente gestionados empleando distintas herramientas
de la gestión de procesos.
Los objetivos generales que persigue una
reingeniería y gestión de procesos son:
- Mayores beneficios económicos debido
tanto a la reducción de costes asociados al proceso como
al incremento de rendimiento de los procesos. - Mayor satisfacción del cliente debido a
la reducción del plazo de servicio y
mejora de la calidad del producto/servicio. - Mayor satisfacción del personal debido
a una mejor definición de procesos y tareas - Mayor conocimiento y control de los
procesos - Conseguir un mejor flujo de información y
materiales - Disminución de los tiempos de proceso
del producto o servicio. - Mayor flexibilidad frente a las necesidades de
los clientes
Así, la situación ideal es afrontar una
reingeniería inicial de procesos para a partir de
ahí, trabajar con los conceptos de mejora continua. Para
ello proponemos la siguiente metodología:
- Creación del equipo global del
proyecto.- Este será el equipo que liderará
la transformación de la organización y en el
que debe estar implicada la alta dirección. Una de las
funciones importantes de este comité es definir la
visión del proyecto, es decir qué resultados
esperan del proyecto para así definir indicadores claros para analizar el progreso
del proyecto. - Definir el mapa de procesos de la
compañía analizando los procesos clave
(es decir los que más impacto tienen sobre los
resultados de la organización). El mapa de procesos
nos sirve para identificar e interrelacionar los procesos ya
que este es el primer paso para poder
comprenderlos y mejorarlos. Debido a que los recursos son
esencialmente limitados, en un proyecto como este, priorizar
en los procesos más importantes es definitivo para el
éxito del proyecto, para ello en primer
lugar es necesario identificar cuales son los Factores
Críticos de Éxito (FCEs) de la
organización, es decir, los elementos que definen el
éxito de la organización. - Relacionar la estrategia de la
compañía y los objetivos estratégicos
con los indicadores de los procesos empleando
herramientas como el mapa estratégico del Cuadro de
Mando Integral (Balanced
Scorecard). En un proyecto como este, es clave unir la
estrategia a los procesos y eso lo conseguimos uniendo los
indicadores de los procesos a los objetivos
estratégicos de la entidad. Esta relación causa
efecto que se puede desarrollar con herramientas como el mapa
estratégico del Cuadro de Mando Integral (Balanced
Scorecard) es clave para conseguir el éxito de la
organización. También es muy importante para
definir los indicadores objetivo,
es decir, los objetivos y la visión que definimos para
cada uno de los procesos y que nos servirán para
focalizar los esfuerzos tanto en la reingeniería como
en la mejora continua. Definir objetivos para los indicadores
es indispensable para el proceso de mejora continua y
Reingeniería ya que si no sabemos donde queremos
llegar difícilmente escojamos bien el
camino. - Creación de equipos para cada uno de los
procesos definiendo el líder del proceso así como los
indicadores para cada uno de ellos. Se deben crear equipos
para trabajar en cada uno de los procesos buscando la
involucración máxima de todas las personas con
la formación y comunicación interna. Además, la
definición de líder del proceso –de una
manera colaborativa así como los indicadores de los
procesos serán muy importantes.
- PROCESO INTEGRAL DE LA MODERNA AUDITORIA
INTERNA
El proceso de la auditoría interna incluye, el
estudio y análisis de los siguientes
aspectos:
- Asesoría y consultoria en asuntos de control
dirigida a las autoridades y funcionarios de las universidades
públicas. - La planeación de actividades de la auditoria
interna en las universidades públicas - La ejecución de las acciones de
control - La formulación del Informe del
auditor. - Seguimiento, monitoreo y supervisión puntual
y/o permanente de las actividades institucionales
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