Determinación de la necesidad de capacitación del supervisor (página 2)

Partes: 1, 2

BENEFICIOS DE
LA CAPACITACIÓN DEL SUPERVISOR

La capacitación a todos los niveles constituye
una de las mejores inversiones en
Recursos
Humanos y una de las principales fuentes de
bienestar para el personal y
la
organización.

Podemos nombrar otros beneficios:

Conduce a rentabilidad
más alta y a actitudes
más positivas.
Mejora el
conocimiento del puesto a todos los niveles.
Crea mejor imagen.
Mejora la relación
jefes-subordinados.
Se promueve la
comunicación a toda la organización.
Reduce la tensión y permite el manejo de
áreas de conflictos.
Se agiliza la toma de
decisiones y la solución de problemas.
Promueve el desarrollo
con vistas a la promoción.
Contribuye a la formación de líderes y
dirigentes.

¿COMO BENEFICIA LA CAPACITACIÓN AL
PERSONAL?

Ayuda al individuo
para la toma de decisiones y solución de
problemas.
Alimenta la confianza, la posición asertiva y
el desarrollo.
Contribuye positivamente en el manejo de conflictos y
tensiones.
Forja líderes y mejora las aptitudes
comunicativas.
Sube el nivel de satisfacción con el
puesto.
Permite el logro de metas individuales.
Desarrolla un sentido de progreso en muchos
campos.
Elimina los temores a la incompetencia o la
ignorancia individual.

¿CÓMO ESTABLECER OBJETIVOS DE
LA CAPACITACIÓN?

Los objetivos especifican la capacidad para lograr
algún cambio
después de terminar con éxito
el programa de
capacitación. Por tanto ofrece un centro de atención para los esfuerzos tanto del
empleado como del supervisor así como un punto de
referencia para evaluar los logros del programa de
capacitación.

Los principales objetivos son:

Prepara al Supervisor para la ejecución
inmediata de las diversas tareas del cargo.
Proporcionar oportunidades para el desarrollo
continuo, no sólo en un cargo actual, sino
también en otras funciones en
las cuales puede ser considerada la persona.
Cambiar la actitud de
las personas, bien sea para crear un clima
más satisfactorio entre los empleados, aumentar su
motivación o hacerlos más
receptivos a las técnicas
de supervisión y gerencia.

¿CÓMO DETERMINAR LAS NECESIDADES DE
CAPACITACIÓN?

Los principales medios
utilizados para efectuar las necesidades de capacitación
del supervisor son:

Evaluación del desempeño: Mediante ésta, no
sólo es posible descubrir a los empleados que vienen
ejecutando sus tareas por debajo de un nivel satisfactorio,
sino averiguar también qué sectores de la empresa
reclaman una atención inmediata de los responsables de
la capacitación.
Observación: Verificar dónde hay
evidencia de trabajo
ineficiente, como daño
de equipo, atraso en el cronograma, pérdida excesiva de
materia
prima, número elevado de problemas disciplinario,
alto índice de ausentismo, rotación elevada,
etc.
Cuestionarios: Investigaciones mediante
cuestionarios y listas de verificación que evidencien
las necesidades de capacitación.
Solicitudes de supervisores y gerentes: Cuando
la necesidad de capacitación apunta a un nivel
más alto, los propios gerentes y supervisores son
propensos a solicitar la capacitación para su
personal.
Entrevistas con supervisores y gerentes:
Contactos directos con supervisores y gerentes respecto de
problemas solucionables mediante capacitación, que se
descubren en las entrevistas
con los responsables de los diversos sectores.
Reuniones ínter departamentales:
Discusiones acerca de asuntos concernientes a objetivos
organizacionales, problemas operativos, planes para
determinados objetivos y otros asuntos
administrativos.
Examen de empleados: Resultados de los
exámenes de selección de empleados que ejecutan
determinadas funciones o tareas.
Modificación del trabajo: Cuando se
introduzcan modificaciones parciales o totales en las rutinas
de trabajo, es necesario capacitar previamente a los empleados
en los nuevos métodos
y procesos de
trabajo.
Entrevistas de salida: Cuando el supervisor va
a retirarse de la empresa, es el
momento más apropiado para conocer su opinión
sincera acerca de la empresa y las razones que motivaron su
salida. Es posible que salgan a relucir deficiencias de la
organización, susceptibles de
corrección.
LO QUE DEBE HACER

Elaborar un programa de trabajo riguroso y ordenado
que debe ser revisado con cada uno de los trabajadores y
aceptado por éstos.
Al enfrentar un problema no se deje llevar por la
primera impresión o por opiniones de terceros, hable
directamente con el supervisor responsable para tratar de
llegar a una solución justa. Proceda de la misma manera
con los informantes.
Mantenga una comunicación permanente con los
supervisores, recuerde que son un equipo y que el éxito
consiste en trabajar como tal.

Trate a todos los supervisores por igual. No
manifieste preferencias por ninguno.
Sea exigente y riguroso en el trabajo
pero jamás prepotente o brusco, esto le
ocasionaría rechazo del equipo.
Debe sujetarse a un programa de trabajo con
actividades previamente establecidas.
LO QUE NO SE DEBE HACER

Dar la impresión de responder a intereses del
momento.
Tomar decisiones de manera irreflexiva.
Actuar con indiscreción frente a la
problemática de un supervisor.

Tener preferencias o mostrar mayores consideraciones
por algunas personas del equipo.
Manifestar rechazo o antipatía por los
miembros de su equipo.
Asumir posturas dictatoriales y
prepotentes.
No sujetarse a un programa acordado de
trabajo.

ORGANIZACIÓN DE TAREAS
DIARIAS

Es muy importante que el Supervisor tenga claridad de la
dimensión del trabajo diario que debe realizar para
cumplir con los objetivos propuestos en el estudio.

La improvisación sólo conduce al desorden,
a la pérdida de tiempo y
control del
trabajo. Por estas razones, se parte del principio de que la
organización sistemática de las tareas diaria
permite racionalizar el uso del tiempo, conocer con certeza
cuál es la evolución del trabajo y por consiguiente
cumplir con éxito el operativo de campo.

Para programar el trabajo del día tenga presente
las siguientes recomendaciones:

Identifique todos los días las actividades que
deben realizar en el campo, tanto los supervisores, como las
que debe realizar usted mismo.
Elabore el recorrido del vehículo para
garantizar que todos van a disponer del transporte
en el momento en que lo necesiten.
Planifique adecuadamente la entrega de los instrumentos de
medición antropométrica a los encuestadores,
coordinadores y verifique que éstos dispondrán de
ellos en forma óptima.
Establezca un horario diario de revisión de
formularios y
de entrega de los mismos a digitación.
Identifique las tareas de "escritorio", tanto las del
supervisor como las de los trabajadores.

TÉCNICAS
DE CAPACITACIÓN

Después de determinar las necesidades de
capacitación y de establecer los objetivos de
capacitación del supervisor, se puede llevar a cabo la
capacitación. Las ventajas y desventajas de las
técnicas de capacitación más comunes son las
siguientes:

Capacitación en el puesto: Contempla
que una persona aprenda una responsabilidad mediante su desempeño
real. En muchas compañías este tipo de
capacitación es la única clase de
capacitación disponible y generalmente incluye la
asignación de los nuevos empleados a los trabajadores o
los supervisores experimentados que se encargan de la
capacitación real. Existen varios tipos de
capacitación en el puesto. Probablemente la más
conocida es el método
de instrucción o substituto, en la que el empleado
recibe la capacitación en el puesto de parte de un
trabajador experimentado o el supervisor mismo. En los niveles
más bajos, la instrucción podría consistir
solamente en que los nuevos trabajadores adquieran la
experiencia para manejar la máquina observando al
supervisor. Sin embargo, esta técnica se utiliza con
frecuencia en los niveles de alta gerencia. La rotación
de puesto, en la que el empleado (generalmente una persona que
se entrena en administración) pasa de un puesto a otro
en intervalos planeados, es otra técnica de CEP. En el
mismo sentido, las asignaciones especiales proporcionan a los
ejecutivos de bajo nivel la experiencia de primera mano en el
trabajo con problemas reales.

TIPOS DE
CAPACITACIÓN Y CUÁNDO SON
NECESARIOS

La capacitación puede efectuarse de manera
informal o formal.

Capacitación informal: Consta de un
conjunto de instrucciones que se dan sobre la marcha, por
ejemplo: Un supervisor indica a un empleado la
utilización correcta de los archivos o
enseña a una recepcionista cómo llevar el
libro de
registro de
usuarios.
Capacitación Formal: Es aquella donde
el administrador
decide el tiempo de duración del curso, generalmente los
cursos de capacitación formal pueden durar desde un
día hasta varios meses, según la complejidad de
la tarea que se enseña.

La capacitación es necesaria sólo
cuando un supervisor carece del conocimiento que se requiere para que realice
su trabajo actual o uno nuevo como consecuencia de un ascenso
o transferencia. El administrador notará estas
deficiencias durante el transcurso de su rutina de
supervisión o durante la evaluación del desempeño, si se
tiene un proceso
regular de evaluación. Como siempre, debe tenerse
en cuenta el hecho que la capacitación puede no
resolver el problema. Por ejemplo, un empleado puede recibir
capacitación pero el desempeño del programa
puede no mejorar, porque el problema real es la falta de
recursos,
o porque hay una estructura
organizativa muy rígida que evita una buena
comunicación entre departamentos o por una
supervisión inadecuada. También hay que
considerar que el problema puede ser que el trabajador no
tenga aptitudes para el empleo, y
es mejor dárselo a otro empleado que gastar recursos
en su capacitación.
EVALUACIÓN
DE LA NECESIDAD DE CAPACITACIÓN DEL
SUPERVISOR
HERRAMIENTAS
PARA EVALUAR NECESIDADES DE
CAPACITACIÓN

Para determinar la cantidad y el tipo de
capacitación del supervisor, debe evaluarse la
situación actual, decidir las habilidades que se requieren
y establecer los conocimientos que le hacen falta al personal.
Hay dos tipos de necesidades de capacitación: una para la
capacitación básica del nuevo equipo y otra para
fortalecer las habilidades de los empleados existentes. Para la
primera, se debe utilizar la descripción del cargo o analizar las tareas
para determinar los contenidos educativos correctos en la
capacitación inicial. Para la segunda, hay que entrevistar
a los trabajadores y si es posible, realizar encuestas a
clientes para
identificar las áreas que requieren incluirse en la
capacitación. Puede utilizarse una variedad de
métodos en este análisis:

Análisis de la descripción del cargo
y planes de trabajo: Revisar la descripción de
funciones para cada cargo y señalar las habilidades
críticas que requiere la persona que ocupa el puesto. Si
algún empleado no tiene los conocimientos necesarios
para su posición, éstos deben incluirse en el
programa de capacitación y la persona que carezca de
ellos debe asistir a los módulos correspondientes del
curso. Utilizar el plan de trabajo
para asegurarse que los objetivos de la organización
serán tratados en
la capacitación.
Análisis de tareas: Para realizar este
análisis, hay que elaborar una lista de todas las tareas
grandes y pequeñas que una persona efectúa
durante su trabajo y escribir en detalle todas las actividades
que componen cada tarea, determinar las habilidades,
conocimientos, actitudes, equipo, material, consecuencias y
riesgos que
comprenda cada actividad. Por último, agrupar esta
información en unidades de tareas
relacionadas que requieren conocimientos y habilidades
similares, y transformar estas unidades en métodos y
objetivos de capacitación (didácticos o
prácticos).
Supervisión y observación en el trabajo: Durante la
observación del cumplimiento de las rutinas de trabajo,
hay que saber detectar quien no entiende completamente una
tarea y cuando la desempeña incorrecta o deficientemente
o da información incorrecta.
Encuestas al personal: Es conveniente
preguntar al personal si tiene necesidades de adiestramiento. Esto puede establecerse mediante
entrevistas o a través de encuestas que determinen con
precisión diferentes tipos de necesidades.

RECOMENDACIONES

Tomando como apoyo referencial los resultados obtenidos
en el trabajo realizado, se puede observar la gran necesidad de
programas de
capacitación para los Supervisores, cuyo propósito
es afianzar el comportamiento
productivo de los participantes que atienden, con el firme
propósito de poder
planificarlo y aplicarlo en el proceso. En este sentido se
conformó el siguiente cuadro de
recomendaciones:

Planificar en la empresa seminarios, talleres o
jornadas para dar a conocer las ventajas que ofrece el programa
de comunicación eficaz, a fin de que se extienda su
aplicación en la planificación educativa por otros
facilitadores de la misma empresa.

Establecer una excelente relación y
comunicación entre supervisores y empleados de la
empresa, ofrecer una buena calidad de
vida laboral,
definir los objetivos y políticas a los empleados, y capacitar a
los supervisores que más que necesiten para que tengan
una mayor claridad de sus deberes dentro de la
empresa.
Crear una conciencia a
todos los trabajadores de la empresa, como también a
supervisores y jefes de departamentos para hacerles ver que tan
importantes son ellos para la empresa, no como productores sino
como Recurso Humano, y por ende la importancia de capacitarlos
para elevar su nivel de optimismo, confianza, logros de metas
dentro de la empresa y fuera de ella.
Debido a la importancia de que cada supervisor
conozca y entienda cómo se debe de realizar un estudio
de trabajo, se debe impartir una capacitación, en la
cual se incluirá temas relacionados con el estudio de
tiempos, estudio de suplementos, cálculo
de tolerancias, balances de línea, eficiencias y tiempo
ocioso que se produce en una
empresa.
Por medio de varias charlas y evaluaciones, los
líderes que lleven esta capacitación
tendrán la capacidad de analizar las operaciones y
realizar mejoras en los métodos que se estén
usando actualmente.
También podrá visualizar y utilizar las
técnicas estudiadas para balancear una línea,
así como calcular la cantidad de personal necesario que
se ocupa en una línea de producción asignando la cantidad
necesaria de operarios en una estación de
trabajo.
Los supervisores después de ser capacitados
deben dar síntomas de mejoramiento, de superación
lo cual les permitirán alcanzar el éxito
deseado.

CONCLUSIÓN

Es importante tomar en cuenta la capacitación de
los supervisores, pues ello ayudará a contribuir con el
mejoramiento de la empresa así como reducir los costos de
producción. Cada capacitación debe desarrollar,
introducir y mejorar las técnicas y procedimientos
que se ofrecen a los supervisores y empleados.

Se debe implantar un sistema de
calidad para
evaluar y establecer la mejora continua de los procesos de la
organización, incluyendo supervisores y empleados en su
caso, para medir la eficacia y
efectividad de los métodos empleados en esa
empresa.

Este entrenamiento
debe ser impartido por el área de capacitación, por
un operario asignado por el líder
para entrenamiento de una nueva operación, para manipular
directamente material y herramientas
de entrenamiento. Este aspecto deberá ir firmado por el
responsable del entrenamiento, ya sea el área de
capacitación o el supervisor de la línea si el
entrenamiento se estuviera dando en alguna estación de
trabajo.

Cada una de estas capacitaciones debe centrarse en la
preparación para un estudio de tiempos, selección
de la operación, mejoramientos de técnicas y
entrenamientos de personal, para contribuir de manera al
mejoramiento continuo de la empresa.