Gestión integrada de proyecto (página 2)

En cuanto a los proyectos, una
primera aproximación a su curva de ciclo de vida
es la dada en la figura 2, en la que aparece simplificada en
cuatro fases correspondientes a una primera de definición
o conceptual, que se corresponde en los proyectos de construcción con el período en que
se realiza el estudio de viabilidad. El término de esta
fase hay que tomar la decisión de seguir adelante con el
proyecto o no,
continuación que se producirá únicamente
cuando la rentabilidad
del proyecto sea tal que produzca beneficios para la
Institución que lo promueve. En el caso de seguir
adelante, la fase de concepto se ve
seguida de otra fase de definición; ésta es la que
corresponde al diseño
detallado del sistema de
acuerdo con las hipótesis básicas establecidas en el
estudio de viabilidad (objeto de la fase primera), que son las
que determinarán su rentabilidad. Esta fase de
diseño se ve seguida por una tercera correspondiente a la
de ejecución, o sea la de implementación del
sistema. En los proyectos de construcción corresponde con
la realización propiamente dicha. Debe señalarse
que entre las fases segunda y tercera, puede presentarse un
solape o interfase; esto significa que durante un determinado
período coexisten y se realizan simultáneamente,
operaciones o
actividades correspondientes a la definición o
diseño y a la ejecución. Este es el caso de muchos
proyectos de construcción industrial en donde tal
interfase se produce por motivos tecnológicos
definición de subsiste mas y para ganar tiempo, a
veces preciso por la necesidad de cumplir el objetivo de
plazo que haya determinado el estudio de viabilidad.

Figura 2: Ciclo de vida de un
Proyecto

En la fase cuarta, que corresponde en los proyectos de
construcción a la operación normal, o sea, a la
fase productiva de la instalación ya terminada. Esto
quiere decir que el proyecto ya no existe y que se entra en un
período, que puede ser de mayor o menor duración,
integrado en las actividades normales de la Empresa o
Institución como una de sus funciones
normales. En los proyectos de construcción sí
existe la última fase, esta última fase corresponde
a la desactivación de la construcción,
operación importantísima, a la que hay que dar todo
tipo de atención y cuidado, con el fin de que el
proyecto en su totalidad, se ajuste a los objetivos
previstos en su comienzo.

Llamados de otra forma estas fases del proyecto pueden
denominarse como sigue:

1. De concepción
2. De definición
3. De implementación (de construcción,
   producción o
   adquisición).
4. De operación
5. De abandono o desactivación.

Características más importantes de las
siguientes fases del proyecto

• Concepción
• Definición
• Implementación
• Operación
• Abandono o desactivación

A continuación se resumen las
características más importantes de estas fases.
Señalamos la gran significación de la fase
conceptual que por su propia naturaleza es
la de mayor importancia. En cuanto a la jerarquía
sistémica, el subsistema de conceptos o ideas está
por encima del subsistema correspondiente a los detalles. Por
consiguiente, en esta fase, que como ya se ha indicado repetidas
veces, se realiza a través del Estudio de Viabilidad, se
establecerán tanto las definiciones básicas, como
las de detalle de todo el Proyecto.

En la segunda fase, correspondiente a la
definición, (que en un proyecto de construcción
corresponde a la definición mediante escritos, dibujos y
planos, o sea, corresponde a lo que tradicionalmente se denomina
Proyecto), deberá determinarse con la mayor exactitud y en
el menor plazo, toda la definición tecnológica del
sistema en sus aspectos globales, así como en lo referente
a los subsistemas que lo componen. Correlativamente con ello hay
que determinar el coste de la producción del sistema,
así como su programa de
ejecución, o sea, de qué manera y en qué
plazos parciales y totales se va a realizar el proyecto para
llegar a su implantación completa. Igualmente se
deberá determinar y especificar con todo tipo de detalle
las calidades y rendimientos a obtener, así como los
recursos
necesarios para su obtención; de la misma manera, se
incluirá el diseño de los sistemas de
retroalimentación para generar la información que permita ajustar la
ejecución al programa previsto, de forma que durante el
curso de la misma se puedan realizar las modificaciones precisas
para lograr la obtención de los objetivos fijados
inicialmente. A este respecto, indicamos que habrá que
diseñar los sistemas de garantía de calidad, de
programación de tiempo y de control de
costes. Dentro de tales sistemas de
control deberá definirse, de manera clara, que
cualquier acción
a tomar será provisional, o sea, tomada antes de que el
hecho a controlar haya sucedido, y por tanto, aceptando el hecho
de que la toma de
decisiones se efectuará en base a las
previsiones.

La fase tercera que es la correspondiente a la
construcción o implementación, tiene como función el
diseño de detalle, la adquisición, el montaje y la
construcción y puesta en marcha de todos los elementos del
sistema, utilizando para ello las normas y
definiciones establecidas en todas las fases
anteriores.

La fase cuarta o de operación, -como ya se ha
dicho anteriormente-, no es aplicable de manera normal a los
proyectos de construcción, aunque sí pueda serio en
proyectos de otro tipo tales como los de "I+D", los de carácter social, los de ordenación
territorial, los de urbanismo, etc.., debido a que por su larga
duración pueden dar lugar a veces a que se comience una
operación parcial del sistema y los resultados de esta
puedan incidir en una fase posterior de diseño o de
redefinición del mismo.

Es de importancia señalar que la quinta fase,
desactivación o desinversión, también
denominada de abandono del proyecto se da siempre y es menester
diseñarla desde el principio y tratarla adecuadamente para
no incurrir en grandes desviaciones con respecto a los objetivos
globales del proyecto; para ello recomendamos que esta fase de
desinversión se trate como si fuera un proyecto separado,
o sea, teniendo en cuenta las mismas fases indicadas
anteriormente. Dicho de otra forma, tomándolo como un
subproyecto del principal.

Insistimos en señalar que en los proyectos
actuales pueden estar superpuestas algunas de estas fases,
principalmente las que corresponden a la definición e
implementación, y que el máximo solapamiento se
produce en aquellas actuaciones que se conocen como de "llave en
mano", en las que la implementación comienza
prácticamente cuando todavía se está en fase
de definición.

En las primeras fases del ciclo de vida del Proyecto es
cuando se asume el mayor riesgo, ya que se
está trabajando sobre hipótesis. Los
riesgos van
disminuyendo según se acerca su final. Por otra parte, las
tareas iniciales del Proyecto requieren mayor atención y
esfuerzo y las fases finales precisan de mayor rigor en su
ejecución, que debe traducirse en seguir, procedimientos
estrictos. Dicho de otro modo, es que en las fases iniciales –
viabilidad y definición del Proyecto, interviene
más el sentido y enfoque del "management"; en las de
ejecución y abandono -desactivación- para
ejecutarlas bien, tienen mayor importancia los aspectos de
"administración" del Proyecto.

VENTAJAS DE LA GESTIÓN INTEGRADA DE
PROYECTO

1. Proporciona un enfoque de sistema a todo el proceso del
   Proyecto, desde que se concibe hasta que se
   materializa.
2. Centraliza en una persona las
   acciones de
   coordinación y conciliación de los
   intereses de todas las partes involucradas.
3. Dirige el proceso de contratación desde que se
   inician las negociaciones hasta las firmas por las partes,
   garantizando los objetivos de costos, plazos
   y calidad.
4. Dirige y garantiza el proceso de planificación: preparación para el
   arranque del proyecto, logrando la correcta definición
   de los presupuestos
5. Supervisa (la fase de diseño y la fase de
   ejecución)

Factibilidad de la Gestión
Integrada de Proyecto en Cuba

• La situación actual es propicia por la
  necesidad de optimizar los recursos.
• Existen una serie de técnicas
  y criterios organizativos que se han aplicado, además
  una reconocida preparación profesional.
• Se requiere de cambio de
  estilo y mentalidad de la dirección.
• Se van estableciendo las premisas para la
  creación de una escuela
  cubana de DIP en el sector de la
  construcción.

Otros
aspectos del DIP

• Coste

La Gestión o Dirección Integrada de
Proyecto otorga considerable importancia a uno de sus objetivos:
el coste. Para velar este objetivo y ver cómo hacer para
que el coste sea el mejor; lo primero que hay que considerar es
que lo que se busca no es el menor coste, si no el coste
óptimo.

El coste óptimo es el que logra el compromiso
global entre los objetivos correspondientes al coste, al plazo y
a la calidad.

• Métodos asociados.

Existen otros métodos
que facilitan el trabajo de
la Gestión Integrada de Proyecto. Tal es el caso
de:

Método de la Ruta Crítica: es un
método de
organización, planificación y
control en una secuencia lógica
y racional de todas las actividades que forman parte de un
proyecto. Es factible emplearlo cuando el método de
gestión del flujo de material es programado o por pedido.
El MRC posibilita definir cual es el modo más conveniente
de ejecutar el proyecto, programarlos en fechas de calendario y
decidir variantes de costo y
alternativas de trabajo.

CONCLUSIONES

1. La Gestión Integrada de Proyecto es el proceso
   de conducción del esfuerzo organizativo, en el sentido
   del liderazgo
   para obtener los objetivos del Proyecto.
2. Un proyecto es la realización de algo que
   tiene un comienzo y un fin determinados así como un
   propósito específico.
3. Las fases de un proyecto son: concepción,
   definición, implementación, operación y
   abandono o desactivación.
4. En las primeras fases del ciclo de vida del Proyecto
   es cuando se asume el mayor riesgo, ya que se está
   trabajando sobre hipótesis.
5. El proceso de obtención de una respuesta al
   riesgo puede dividirse en: Identificación, análisis y respuesta.
6. Sólo cuando se verifique un cambio de
   mentalidad que conduzca a optimizar el uso de recursos
   -"Management"- en lugar de sólo administrarlos, el Estado
   comenzará a utilizar los actuales sistemas de
   DIP.

BIBLIOGRAFÍA

1. Acevedo, José. Urquiaga. Ana y otros:
   Fundamentos Teóricos sobre Gestión de
   Producción, CUJAE.
2. businessperu.com
3. David I. Cleland y William R. King: Systems
   Analysis and Projet Management, McGraw Hill,
   1975.
4. De Heredia, Rafael: Dirección Integrada
   de Proyecto. Segunda edición, Gabinete de Ingeniería, S.A, Madrid,
   España, 1995.
5. Ludwig Von Bertalanffy: General System Theory,
   Penguin Book.

AUTORA:

Yudelkis Barceló Salgado

Nací el 1ro de Abril de 1985, en La Habana,
Cuba. Curso el
5to año de Ingeniería
Industrial en el Instituto Superior Politécnico
José Antonio Echeverría. He realizado proyectos de
años con los siguientes títulos: "El Proceso de
Producción en el Puesto de Trabajo", "Análisis de
Proceso Productivo en la Pequeña Empresa",
"Diseño de los Sistemas de Gestión Comercial y
Elaboración del Servicio en el
Centro de Investigaciones
Integradas (CITI, Cuba) ".