Análisis de Hardware y Software. Criterios para seleccionar Hardware y software para archivistas
Se presenta un conjunto de criterios para seleccionar
Hardware y
Software de
carácter archivístico, mediante un
proceso formal
que regule nuestras decisiones y permita escoger la mejor
alternativa de compra que satisfaga nuestras necesidades
institucionales.
El escoger un software resulta un aspecto importante
cuando pretendemos automatizar una Unidad de Información Archivística. Deberemos
ante todo, enfocarnos a realizar un proceso formal que nos ayude
a regular nuestras decisiones y escoger la mejor alternativa de
compra que satisfaga nuestras necesidades
institucionales.
Se recomienda ante todo, definir específicamente
nuestras necesidades y contemplar los recursos
disponibles para que a partir de ello, definamos nuestros
objetivos.
Un elemento exterior a nuestra organización y no por eso, no importante lo
constituyen los proveedores
que invariablemente pretenderán influir en nuestra
decisión de compra y más aún en esquivar sus
obligaciones a
la hora de exigir cumplimientos.
CRITERIOS DE
SELECCIÓNComo punto de partida, deberemos de considerar que
el objetivo
general y el alcance de nuestra incorporación
tecnológica estén claramente definidos mediante
entrevistas con los usuarios involucrados para
detectar sus necesidades, mismas que serán solicitadas
a los proveedores formalmente. Esta actividad nos
brindará la oportunidad de delimitar el alcance de
nuestro proyecto
informático; así como deslindar
responsabilidades futuras.SOFTWARE
ARCHIVÍSTICO
Antes de plantearnos la posible adquisición de un
software para archivo,
deberemos de solicitar que los proveedores puntualicen las
características principales que ostenta el software que
ofertan, por lo que es necesario tomar en consideración
los siguientes rubros:
Representa la oportunidad que tiene la
institución o comprador para solicitar al proveedor
que especifique las bondades y características que
ofrece su software como solución a nuestros
requerimientos de automatización
archivística.Dentro de estas podemos resaltar las
siguientes.- Especificaciones del equipo necesario para que
corra la aplicación (procesador, memoria
Ram-cache, etc. detalladas con precisión en la
tabla de II.- CRITERIOS DE EQUIPO. - El software cumple con la normatividad y
criterios archivísticos de la ISAD-G, ISAAR (CPF),
EAD (Descripción Archivística
Codificada, Norma de estructura de
datos para distribuir información por Internet)
etc. - El software cumple con la normatividad requerida
por la Ley de
Transparencia y Acceso a la Información
Pública (LFTAIP). - El software cuenta con Cuadros de
Clasificación Archivística, Guía
Simple de Archivos,
Inventarios Generales, Generación de
Nomenclaturas y Reportes de expedientes y documentos. - Considerar si la plataforma actual que utiliza la
institución es adecuada o requiere su
actualización y/o sustitución. - Las características del Servidor
con que actualmente cuenta la institución,
satisfacen las necesidades del software (es recomendable
una inspección del proveedor a nuestras
instalaciones para determinarlo). - En caso de requerir adquirir un Servidor,
este deberá contemplar que pueda soportar
procesamiento simétrico, con el objeto de aumentar
su capacidad de procesamiento, en la medida que se
incrementen la cantidad o complejidad de las aplicaciones y
el número de usuarios. - Cuales son los clientes
con que cuenta en el país y cual es el máximo
volumen
de registros
que ha manejado (checar si esta inscrito en el
padrón de proveedores). - El proveedor de software cuenta con una lista de
evaluación del programa. - El software cuenta con ayudas interactivas de
apoyo al usuario. - Convocar al proveedor para que explique de manera
concisa y puntual el porqué su software es la mejor
opción en el mercado
que satisface nuestras necesidades
archivísticas. - Solicitar al proveedor una instalación de
prueba de su software para evaluar sus bondades en un
periodo de al menos 60 días. - Posee el proveedor de software distintos niveles
de seguridad de manera modular y
jerárquica para funciones y
acceso a la base de
datos. - Posee el proveedor de software procedimientos de respaldo que garantice la
integridad de la información.
- Especificaciones del equipo necesario para que
- CARACTERÍSTICAS
TÉCNICAS.
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