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Manejo de Costos y Productividad (página 2)



Partes: 1, 2, 3

 

1.-
COSTOS Y
GASTOS

Los costos representan una porción del precio de
adquisición de artículos, propiedades o servicios, que
ha sido diferida o que todavía no se ha aplicado a la
realización de ingresos. El
costo se puede
definir como "el sacrificio económico que hace una
organización para obtener objetivos
futuros".

Costo también se puede definir como la "cantidad
desembolsada para comprar o producir un bien". Otra
definición de costo es la erogación o desembolso
para producir un bien o la prestación de un servicio,
teniendo como elementos: Materia prima,
Mano de obra y gastos
indirectos.

El cálculo
del costo en una compra es inmediato, y consiste en el precio del
bien más los costos financieros de la compra (cuando se
compra a plazos). El cálculo del costo de
producción es algo más complejo, porque hay que
tener en cuenta el costo de las materias primas utilizadas, el de
la mano de obra empleada y la parte proporcional de los costos de
la inversión de capital
necesaria para producir el bien o el servicio en
cuestión.

De igual forma se puede definir gastos como "las
erogaciones que se han aplicado contra el ingreso de un
período determinado".

En el lenguaje
común los términos costo y gasto se utilizan a
menudo como conceptos equivalentes. Expresiones tales como
¿cuánto te costó la entrada al cine? o
¿cuánto gastaste en el supermercado?, son de uso
común en el lenguaje
cotidiano. En el mundo de los negocios, sin
embargo, aunque ambos términos comparten una raíz
común, apuntan a conceptos distintos. De hecho, en el
desarrollo de
sus actividades cotidianas las empresas incurren
tanto en costos como en gastos.

Las empresas comerciales, es decir, aquéllas que
compran los productos que
después venden, como las empresas que prestan servicios o
las que producen artículos tienen gastos financieros y
gastos de operación (gastos de ventas y
gastos de administración).

Asimismo, aunque no se realice ningún proceso de
producción, todas las empresas tienen
costos. El costo de una empresa
comercial es lo que le cuestan los productos que compra. Mientras
que el costo para una empresa que
produce bienes es el
costo de producción. Para entender mejor:

  • El costo de los artículos que vende una
    empresa comercial, está dado por el costo de los
    artículos que compró.
  • El costo de los artículos que vende una
    empresa de producción está dado por el costo de
    producción, es decir por el costo de los materiales y
    el costo de la mano de obra y los gastos generales de
    fabricación, necesarios para transformar los materiales
    en artículos terminados.

Saber esta diferencia es importante ya que se refleja
directamente en el Estado de
Resultados de una empresa. El costo de ventas de una empresa
comercial es lo que le costaron los artículos que vende.
Mientras que el costo de ventas de una empresa de
producción se determina mediante el informe de costo
de producción y ventas.

En términos generales concluyentes, y para
efectos del programa,
costo es el consumo de
recursos
(materias primas, mano de obra, etc.) para realizar actividades
relacionadas directamente con la producción del bien o la
prestación del servicio, o sea el beneficio obtenido por
el sacrificio de estos recursos se obtendrá una vez se
venda el producto
final. Ejemplo: Los materiales utilizados para la
fabricación del producto, el salario de los
obreros.

Mientras que gastos, a diferencia de los costos, es el
consumo de recursos requerido para realizar actividades que
apoyen la producción del bien o la prestación del
servicio. El sacrificio de estos recursos deberá cargarse
al estado de
resultados del periodo en el cual fueron consumidos, por lo
tanto, no se relacionan con la venta de los
productos. Ejemplo. El salario del personal
administrativo.

Gastos y Costos

2.- LOS COSTOS Y LOS SISTEMAS
CONTABLES

La contabilidad
patrimonial tiene dos objetivos fundamentales: informar acerca de
la situación del ente (Balance) y evaluar los cambios que
se producen en el capital como resultado de las actividades
(Estado de Resultados). Los informes
relativos al costo afectan a ambos, ya que el costo de los
productos no vendidos se refleja en el primero y el de los
vendidos en el segundo. Por tanto el sistema de
contabilidad de
costos no es independiente de las cuentas
patrimoniales. El sistema de contabilidad de costos se ocupa
directamente del control de los
inventarios,
activos de planta
y fondos gastados en actividades funcionales.

La contabilidad de costos también se encarga de
la clasificación, acumulación, control y
asignación de costos. Los costos pueden acumularse por
cuentas, trabajos, procesos,
productos u otros segmentos del negocio. La contabilidad de
costos es una rama de la contabilidad general que sintetiza y
registra los costos de los centros fabriles, de servicios y
comerciales de una empresa, con el fin de que puedan medirse,
controlarse e interpretarse los resultados de cada uno de ellos,
a través de la obtención de costos unitarios y
totales en progresivos grados de análisis y correlación.

Los costos sirven, en general, para tres
propósitos:

  1. Proporcionar informes relativos a costos para medir
    la utilidad y
    evaluar el inventario
    (estado de resultados y balance
    general).
  2. Ofrecer información para el control
    administrativo de las operaciones y
    actividades de la empresa
    (informes de control).
  3. Proporcionar información a la
    administración para fundamentar la planeación y la toma de
    decisiones (análisis y estudios
    especiales).

Una función
importante de la contabilidad de costos es la de asignar costos a
los productos fabricados y comparar estos costos con el ingreso
resultante de su venta. La contabilidad de costos sirve para
contribuir al control de las operaciones y facilita la toma de
decisiones.

Las características de la contabilidad de costos
son las siguientes:

  • Es analítica, puesto que se planea sobre
    segmentos de una empresa, y no sobre su total.
  • Predice el futuro, a la vez que registra los hechos
    ocurridos.
  • Los movimientos de las cuentas principales son en
    unidades.
  • Sólo registra operaciones
    internas.
  • Refleja la unión de una serie de elementos:
    materia
    prima, mano de obra directa y cargas fabriles.
  • Determina el costo de los materiales usados por los
    distintos sectores, el costo de la mercadería vendida y
    el de las existencias.
  • Sus períodos son mensuales y no anuales como
    los de la contabilidad general.
  • Su idea implícita es la minimización de
    los costos.

Al igual que la contabilidad general se basa en la
partida doble. Es una parte de la contabilidad general que exige
ser analizada con mayor detalle que el resto.

La cadena de
valor que toma la contabilidad de costos es la
siguiente:

¾ ®

Estrategia/
administración

Proveedor

®

Investigación y
Desarrollo

Diseño del
prod./serv.

Producción

Marketing o Ventas

Distribución

Servicio al cliente

¾ ®

Cliente

­

­

­

­

­

­

Contabilidad de Costos

Entre los objetivos y funciones de la
determinación de costos, encontramos los
siguientes:

3.-
CLASIFICACIÓN DE LOS COSTOS

Los costos pueden ser clasificados de diversas
formas:

1) SEGÚN LOS PERÍODOS DE
CONTABILIDAD:

  • Costos corrientes: Aquellos en que se incurre durante
    el ciclo de producción al cual se asignan (ejemplo:
    Electricidad, salarios).
  • Costos previstos: Incorporan los cargos a los costos
    con anticipación al momento en que efectivamente se
    realiza el pago (ejemplo: Hospitales, escuelas).
  • Costos diferidos: Erogaciones que se efectúan
    en forma diferida (ejemplo: Seguros,
    alquileres, depreciaciones, etc.).

2) SEGÚN LA FUNCIÓN QUE DESEMPEÑAN:
indican como se desglosan por función las cuentas
Producción en Proceso y Departamentos de Servicios, de
manera que posibiliten la obtención de costos unitarios
precisos:

  • Costos industriales.
  • Costos comerciales.
  • Costos financieros.

3) SEGÚN LA FORMA DE IMPUTACIÓN A LAS
UNIDADES DE PRODUCTO:

  • Costos directos: Aquellos cuya incidencia monetaria
    en un producto o en una orden de trabajo
    puede establecerse con precisión (materia prima,
    jornales, etc.)
  • Costos indirectos: Aquellos que no pueden asignarse
    con precisión; por lo tanto se necesita una base de
    prorrateo (seguros, lubricantes).

4) SEGÚN EL TIPO DE VARIABILIDAD:

  • Costos variables:
    El total cambio en
    relación a los cambios en un factor de
    costos.
  • Costos fijos: No cambian a pesar de los cambios en un
    factor de costo.
  • Costos semifijos o semivariables

El cuadro siguiente sintetiza la clasificación de
costos desarrollada antes:

Períodos de
contabilidad

Función que
desempeñan

Naturaleza

Forma de imputación a
las unidades de producto

Tipo de
variabilidad

  1. Fuerza motriz

    Salarios

    Sueldos

    Etc.

  2. Costos corrientes

    Cargas sociales periódicas

  3. Costos previstos
  4. Costos diferidos

Seguros

Alquileres

Costos de iniciación

Depreciación

    1. Centro de Costos A

      Centro de Costos B

      Centro de Costos C

    2. Centros productores

      • Directos

      Mantenimiento

      Usina

      Caldera

      • Indirectos

      Almacenes de
       materiales

      Laboratorio

      Administración

      1. Comerciales
      2. Financieros
    3. Centros de servicios
  1. Industriales
  1. Materia prima A

    Materia Prima B

    Materia Prima C

  2. Materiales
  3. Salarios
  4. Cargas fabriles

Fuerza motriz

Lubricantes

Regalías

Depreciación

Seguros

Sueldos

Cargas sociales.

  1. Materia prima

    Jornales

    Regalías

  2. Directos
  3. Indirectos

Fuerza motriz

Lubricantes

Depreciación

Seguros

  1. Variables
  2. Fijos
  3. Semifijos

 

4.- LOS
ELEMENTOS DEL COSTO
DE PRODUCCIÓN

El costo de producción es el valor del
conjunto de bienes y esfuerzos en que se ha incurrido o se va a
incurrir, que deben consumir los centros fabriles para obtener un
producto terminado, en condiciones de ser entregado al sector
comercial. Las partes con las que se elabora un producto o
servicio. Los tres elementos básicos del costo de
producción son:

  1. Materias primas: Todos aquellos elementos
    físicos que es imprescindible consumir durante el
    proceso de elaboración de un producto, de sus accesorios
    y de su envase. Esto con la condición de que el consumo
    del insumo debe guardar relación proporcional con la
    cantidad de unidades producidas.
  2. Mano de obra directa: Valor del trabajo
    realizado por los operarios que contribuyen al proceso
    productivo.
  3. Carga fabril: Son todos los costos en que
    necesita incurrir un centro para el logro de sus fines; costos
    que, salvo casos de excepción, son de asignación
    indirecta, por lo tanto precisa de bases de distribución.

La suma de las materias primas y la mano de obra directa
constituyen el costo primo.

La combinación de la mano de obra directa y la
carga fabril constituye el costo de conversión,
llamado así porque es el costo de convertir las materias
primas en productos terminados.

Los rubros integrantes del precio de venta son los
siguientes:

Costos, Gastos, Precio de Venta y
Ganancia

Materia Prima

Mano de Obra Directa

Costo Indirecto de
Fabricación o Carga Fabril

Gastos Financieros y Otros
Gastos

Ganancia

Costo Primo

Costo de Conversión

Costo de Producción

Costo total

Precio de Venta

5.- LOS
SISTEMAS DE COSTOS

El flujo de los costos de
producción sigue el movimiento
físico de las materias primas a medida que se reciben,
almacenan, gastan y se convierten en artículos terminados.
El flujo de los costos de producción da lugar a estados de
resultados, de costos de ventas y de costo de artículos
fabricados. Este flujo y estados de resultados se logran a
través de los sistemas de costos, que no son más
que un conjunto de procedimientos y
técnicas para calcular el costo de las
distintas actividades. Los sistemas de costos se pueden
clasificar de la siguiente forma:

    • Costeo por absorción: Todos los
      costos de fabricación se incluyen en el costo del
      producto, así como se excluyen todos los costos que
      no son de fabricación. La característica
      básica de este sistema es la distinción que
      se hace entre el producto y los costos del período,
      es decir los costos que son de fabricación y los que
      no lo son.
    • Costeo variable: Los costos de
      fabricación se asignan a los productos fabricados.
      La principal distinción bajo este sistema es la que
      existe entre los costos fijos y los variables. Los costos
      variables son los únicos en que se incurre de manera
      directa en la fabricación de un producto. Los costos
      fijos representan la capacidad para producir o vender, e
      independientemente del hecho de que se fabriquen o no los
      productos y se lleven al período, no se
      inventarían. Los costos de fabricación fijos
      totales permanecen constantes a cualquier volumen
      de producción. Los costos variables totales aumentan
      en proporción directa con los cambios que ocurren en
      la producción.

    La cantidad y presentación de las
    utilidades varía bajo los dos métodos. Si se utiliza el método de costeo variable, los costos
    variables deben deducirse de las ventas, puesto que los
    mismos son costos en los que normalmente no se
    incurriría si no se produjeran los
    artículos.

    1. Según la forma de concentración
      de los costos:
    • Costeo por órdenes: Se emplea
      cuando se fabrica de acuerdo a pedidos especiales de los
      clientes.
    • Costeo por procesos: Se utiliza cuando la
      producción es repetitiva y diversificada, aunque los
      artículos son bastante uniformes entre
      sí.
    1. Según el método de
      costeo:
    • Costeo histórico o resultante:
      Primero se consume y luego se determinan el costo en virtud
      de los insumos reales. Puede utilizarse tanto en costos por
      órdenes como en costos por procesos.
    • Costeo predeterminado: Los costos se
      calculan de acuerdo con consumos estimados. Dentro de estos
      costos predeterminados podemos identificar 2
      sistemas:
    • Costeo estimado o presupuesto: sólo se aplica cuando
      se trabaja por órdenes. Son costos que se fijan de
      acuerdo con experiencias anteriores. Su objetivo básico es la
      fijación de precios de venta.
    • Costeo estándar: Se aplica en caso de
      trabajos por procesos. Los costos estándares
      pueden tener base científica (si se pretende medir
      la eficiencia operativa) o empírica (si su
      objetivo es la fijación de precios de venta). En
      ambos casos las variaciones se consideran ineficiencias y
      se saldan por ganancias y pérdidas.

    6.- LA REDUCCIÓN DE COSTOS Y GASTOS EN LA
    EMPRESA

    La reducción de costos en la empresa es el
    producto de diversas actividades que lleva a cabo la gerencia.
    Lamentablemente en muchas empresas tratan de reducir los
    costos sólo mediante el recorte de gastos;
    encontrándose entre las acciones
    típicas el despido de personal, la
    reestructuración y la disminución de proveedores. Este tipo de actitudes
    provoca la interrupción del proceso de calidad y da
    como resultado el deterioro de ésta. Pero en los
    mercados
    actuales los clientes y consumidores exigen una mejor calidad
    a un menor precio y una entrega puntual, lo cual puede
    también formularse como una más alta
    relación satisfacción (calidad + servicio) /
    precio.

    Cuando la gerencia sólo concentra sus
    actividades en la búsqueda de precios más bajos
    simplemente procede a la reducción de costos,
    descubriéndose que tanto la calidad como la entrega
    puntual se ven seriamente afectadas por dicha actitud.

    Gestionar los costos en la empresa
    implica:

    • La planificación de costos destinados a
      maximizar el margen entre ingresos y costos.
    • La reducción sistemática de
      costos.
    • La planeación de la inversión por
      parte de la alta gerencia.

    Las posibilidades de reducir los costos pueden y
    deben ser expresados en términos de despilfarros y
    desperdicios, los cuales son denominados mudas en
    japonés. La mejor manera de reducir los costos en la
    empresa es mediante la detección, prevención y
    eliminación sistemática del uso excesivo de
    recursos. Para reducir los costos, deben ejecutarse en forma
    simultánea siete actividades, de las cuales el
    mejoramiento de la calidad ocupa el lugar más
    importante, y las otras seis actividades deben ser
    consideradas como parte de la calidad del proceso. Las
    actividades a las que hacemos mención son:

    1. Mejoramiento de la calidad.
    2. Mejoramiento de la productividad.
    3. Reducción de inventarios.
    4. Acortamiento de las líneas de
      producción.
    5. Reducción del tiempo
      ocioso de las máquinas y equipos.
    6. Reducción del espacio
      utilizado.
    7. Reducción del tiempo total del
      ciclo.

    Mejoramiento de la calidad: El mejoramiento
    de la calidad es esencial para dar inicio a la
    reducción de costos. Mejorar la calidad de los
    procesos de trabajo genera como resultado una menor cantidad
    de errores, de productos defectuosos y de repetición
    del trabajo, acortando de tal forma el tiempo total del ciclo
    y reduciendo el consumo de recursos, disminuyéndose de
    tal manera los costos de las operaciones.

    Los mayores niveles de calidad generan una mayor
    satisfacción en los clientes y consumidores, y
    consecuentemente disminuye sus niveles de rotación
    acompañado ello de un incremento en las ventas a los
    mismos clientes y a nuevos producto de una mejor publicidad
    entre ellos. Debe tenerse siempre en cuenta que es mucho
    más costoso conseguir nuevos clientes que
    conservarlos, y en segundo lugar que la satisfacción
    del consumidor
    suele propalarla este entre tres personas, en tanto que un
    mal producto o servicio lo llevará a esparcirlo entre
    diez.

    Una mayor calidad contribuye a aumentar el valor
    marca de los
    productos y consecuentemente la capacidad de
    generación de ingresos futuros, con lo cual se puede
    recompensar en mayor medida a los empleados, directivos,
    propietarios y proveedores.

    Mejoramiento de la productividad: Mejorar los
    índices de productividad implica generar un mayor
    volumen de producto con la misma cantidad de insumos, o un
    mismo volumen con una cantidad de insumos menor. Por insumos
    entendemos en este caso tanto los recursos
    humanos, así como los equipos y maquinarias, las
    instalaciones, las materias primas y componentes, la
    energía y demás servicios
    públicos. Fijar objetivos de productividad,
    determinar estrategias y acciones concretas para su
    logro, y medir los logros obtenidos, constituyen los tres
    pasos fundamentales en la búsqueda de mayores niveles
    de productividad. Niveles que deben ser continuamente
    rebasados dentro de la tónica de mejora
    continua.

    Mejorar la productividad implica el mejor y
    más pleno aprovechamiento de cada uno de los recursos,
    se trate de materiales, maquinarias, instalaciones, mano de
    obra, y recursos monetarios.

    Reducción del inventario: El
    inventario ocupa espacio, prolonga el tiempo de espera de la
    producción, genera necesidades de transporte
    y almacenamiento, y absorbe los activos
    financieros. Los materiales, trabajos en proceso y productos
    terminados que ocupan espacio en la fábrica o en los
    almacenes no
    generan ningún valor agregado, sino todo lo contrario
    se desmejora e incluso pueden volverse rápidamente
    obsoletos.

    Acortamiento de las líneas de
    producción:
    En las fábricas una
    línea de producción larga implica la necesidad
    de un mayor número de personas, mayor cantidad de
    trabajo en proceso, y un tiempo total del ciclo más
    prolongado. El mayor número de personas en la
    línea implica también mayor cantidad de
    errores, lo que genera menores niveles de calidad, siendo
    ésta última una cuestión primordial a la
    hora de reducir costos y satisfacer plenamente al
    consumidor.

    Reducción del tiempo ocioso de las
    máquinas y equipos:
    Maquinarias y equipos con
    averías dan lugar a tiempos ociosos, incapacidad de
    cumplir con los plazos de entregas previstos,
    generación de defectos en los productos, y altos
    gastos en conceptos de reparaciones, con todo lo que ello
    implica tanto en materia de satisfacción del cliente,
    como en los resultados financieros.

    Reducción del espacio utilizado: Las
    empresas tradicionales suelen utilizar cuatro veces el
    espacio que realmente necesitan. La eliminación de
    bandas transportadoras, el acortamiento de las líneas
    de producción, la incorporación de estaciones
    de trabajo separadas dentro de la línea principal de
    producción, reduce el inventario y disminuye las
    necesidades de transporte. Todo ello genera consecuentemente
    la menor necesidad de espacio, pudiendo utilizarse los
    espacios sobrantes en la implantación de nuevas
    líneas, alquilar de ser factible su uso a terceros, o
    bien eliminar la necesidad de arrendar dichos
    locales.

    Reducción del tiempo total del ciclo o
    tiempo de espera:
    El tiempo total del ciclo comienza
    cuando una empresa paga las materias primas y los diversos
    suministros y termina sólo cuando la empresa recibe el
    pago de sus clientes por los productos vendidos. De tal modo
    el tiempo de espera representa la rotación del
    dinero. Un
    tiempo de espera más corto implica un mejor uso y
    rotación de los recursos, mayor flexibilidad en la
    satisfacción de las necesidades del cliente y un menor
    costo de operaciones.

    Hay dos cuestiones fundamentales que muchos
    dirigentes e inclusive asesores no comprenden: "No se trata
    de reducir los costos totales, sino los costos por unidad de
    ingreso". La cuestión debe centrarse en el
    mejoramiento de la productividad de tal forma incluso con
    incrementos en los costos totales pueden obtenerse
    incrementos superiores de ingresos. La segunda
    cuestión es que "no se trata en realidad de reducir
    costos, sino más bien de eliminar sus causas"; para
    ejemplificar este último concepto
    puede tomarse el caso de una máquina fotocopiadora en
    una empresa, con la cual se emiten gran cantidad de
    fotocopias innecesarias o no atinentes a la actividad de la
    empresa, sería totalmente erróneo reducir tales
    costos alquilando una fotocopiadora más barata o
    utilizando papel de menor calidad, de lo que realmente se
    trata es de evitar la incorrecta utilización de la
    fotocopiadora.

    Debe reconocerse sí claramente aquellas
    situaciones en las cuales la empresa debido a la falta de
    liquidez se ve forzado a restringir los egresos, aún
    en esta situación mejorar la utilización de los
    recursos de tal forma de generar mas ingresos que egresos
    permitirá superar la falta de liquidez. Ello no
    implica que no deba analizarse la relación de ingresos
    y egresos en el tiempo, lo cual daría lugar no solo a
    la necesidad de restringir de manera metódica y
    sistemática los egresos de forma tal de evitar
    dañar la solvencia de la compañía, sino
    además modificar políticas en materia
    financiera y de ventas (como precios, descuentos por pronto
    pago, retrasar el pago a proveedores, plazos de pagos a
    clientes, etc.). En estos casos la reducción de costos
    se da dentro de un proceso de rehabilitación
    financiera de la empresa, por lo que tan sólo
    representa uno de sus componentes dentro de la estrategia
    de recuperación.

    En muchas grandes organizaciones en los últimos
    años empresas de todo tipo, organizaciones estatales,
    hospitales y universidades se han llevado a cabo reducciones
    de personal. Pero en pocas se ha visto el ahorro de
    costos que se esperaba. En algunos casos, los costos han
    aumentado. En muchas empresas el rendimiento se ha visto
    afectado, y los empleados se quejan cada vez más del
    estrés y de la carga de
    trabajo.

    Reducir el personal para disminuir costos es como
    empezar la casa por el tejado. La única forma de
    disminuir costos es reestructurar el
    trabajo. Con ello se reduce el número de personas
    necesarias y en una forma incluso mucho más radical
    que con la más extrema de las reducciones de personal.
    En realidad siempre se debería aprovechar la
    reducción de costos como una oportunidad para
    replantear y rediseñar las operaciones de una
    organización.

    Eliminando Operaciones: Al dar inicio a una
    reducción de costos, las gerencias normalmente
    preguntan: "¿Qué podemos hacer para que esta
    operación sea más eficiente?". Esa no es la
    pregunta correcta. La pregunta debería ser:
    "¿Se derrumbaría el techo si dejamos de hacer
    este trabajo?". Y si la respuesta es: "Probablemente no", se
    elimina la operación. Alguien puede argumentar:
    "Necesitamos esta operación hace sólo 18 meses,
    y, por lo tanto, podríamos necesitarla dentro de 18
    meses más". No obstante, eliminar una operación
    es lejos la forma más eficaz de reducir costos, y la
    única que probablemente produce por sí sola un
    ahorro de costos permanente. Sin duda, no es una casualidad
    que los únicos lugares en los últimos
    años donde una reducción de costos ha producido
    ahorros reales es allí donde se ha eliminado una
    operación completa. Por ejemplo, un banco
    comercial que cierra una subsidiaria por no ser
    rentable.

    Y nunca deja de sorprender la cantidad de cosas que
    se hacen y que son innecesarias. Un ejemplo bastante
    típico es el del antiguo sistema manual que se
    usaba para registrar pedidos hasta que esta tarea se
    computarizó hace cinco años, pero que se
    seguía manteniendo "por si acaso".

    Otro ejemplo es el sistema de doble registro de
    pacientes que se mantiene en muchos hospitales: uno para
    facturación y otro para la atención de los pacientes, cada cual en
    un computador
    diferente y con un programa diferente. Es posible que hasta
    un tercio de todas las operaciones administrativas y de
    control se descubran innecesarias, ya sea porque nunca
    sirvieron a ningún propósito o porque ese
    propósito ya no existe. Y nada es menos productivo que
    hacer más eficiente aquello que en realidad no se
    debería hacer.

    Muchas Respuestas: Tan común como la
    respuesta errónea a la pregunta sobre el objetivo de
    una determinada operación, es que las respuestas sean
    dos o más. Pero una operación bien
    diseñada y eficiente en costos sirve a un solo
    propósito. Combinar dos o más propósitos
    en una operación produce ineficiencias y costos
    elevadísimos.

    La reducción de costos es sólo el
    comienzo. Si lo único que se hace es reducir costos
    sin someterlos además a una adecuada
    prevención, se puede garantizar que a los pocos
    años se volverá a tener costos en exceso.
    Porque los costos nunca bajan. Para prevenir los costos se
    requiere un trabajo constante de mejoramiento de la
    productividad de cada operación, sin
    interrupción. También se debería
    analizar cada operación y actividad con respecto al
    propósito a que sirve y al aporte que hace a la
    empresa.

    Exceso de Grasa: La mayoría hemos aprendido
    por el camino difícil que eliminar la grasa de la
    dieta es bastante más difícil que no ponerla en
    el primer lugar. El exceso de costos es exceso de grasa. La
    reducción de costos rara vez recibe gran respaldo de
    parte de la propia fuerza de
    trabajo; después de todo, significa despedir
    gente.

    Sin embargo, sin la participación activa de
    la fuerza laboral es
    difícil poner en práctica las medidas
    necesarias para lograr un control de costos efectivo. De
    hecho, una de las razones de por qué tantos esfuerzos
    por reducir costos realizados en el pasado fallaron en su
    objetivo, es que las medidas fueron impuestas desde arriba a
    una fuerza de trabajo que vio en ellas una amenaza a sus
    propios trabajos e ingresos. La prevención de costos,
    sin embargo, puede contar con un respaldo activo, y sin duda
    entusiasta, de la fuerza laboral. Los empleados saben
    dónde está la grasa. También saben que
    mantener controlados y bajos los costos significa trabajos
    mejores y más seguros.

    7.- LA ELIMINACIÓN DE DESPERDICIOS O
    DESPILFARROS

    Un proceso productivo hace uso de materias primas,
    máquinas, recursos
    naturales, mano de obra, tecnología, recursos financieros
    generando como resultado de su combinación productos o
    servicios. En cada proceso se agrega valor al producto, y
    luego se envía al proceso siguiente. Los recursos en
    cada proceso agregan valor o no lo hacen. El muda (que
    en japonés significa desperdicio o despilfarro)
    implica actividades que no añaden valor
    económico.

    Desperdiciar las capacidades, recursos, e inclusive
    más, desperdiciar las oportunidades de generar
    riqueza, como así también el despilfarro del
    más importantes de todos los recursos y que no es
    objeto de contabilización "el tiempo", debe ser no
    sólo tenido muy en cuenta por todos los integrantes de
    la
    organización, sino que además debe ser
    objeto de una política concreta tendiente a su
    eliminación. No hacerlo como se dijo anteriormente
    impide un mayor nivel para la empresa y sus integrantes, sino
    que de ello depende también la continuidad de la misma
    y por tanto de los puestos de trabajo. Por ello es que el
    desperdicio debe ser objeto de atención y cuidado
    tanto por parte de las autoridades gubernamentales, como de
    la sociedad
    en su conjunto. Menores niveles de desperdicios implica mayor
    calidad, más productividad, menores costos y por tanto
    menores precios, ello genera tanto un mayor consumo por parte
    de los consumidores locales, como una mayor demanda
    extranjera, lo que implica mayor cantidad de puestos de
    trabajo y a su vez mayores ganancias para las empresas y
    mayor consumo interno. Como puede apreciarse combatir el
    despilfarro genera un círculo virtuoso o espiral de
    crecimiento.

    Así pues desperdicio en este contexto es toda
    mal utilización de los recursos y / o posibilidades de
    las empresas. Se desperdicia tanto horas de trabajo por
    ineficacia en la programación y planificación de
    las tareas, como también se desperdician posibilidades
    de ganar nuevos mercados por carecer de productos de calidad
    o por exceso en sus costos de producción.

    Las siete categorías
    clásicas

    Estas surgen de la clasificación desarrollada
    por Tai Chi Ohno, ingeniero jefe de Toyota (mentor y
    artífice del Just in Time), y comprende:

    1. Muda de sobreproducción
    2. Muda de inventario
    3. Muda de reparaciones / rechazo de productos
      defectuosos
    4. Muda de movimiento
    5. Muda de procesamiento
    6. Muda de espera
    7. Muda de transporte

    Muda por sobreproducción. La misma es
    el producto de un exceso de producción, producto entre
    otros factores de: falencias en las previsiones de ventas,
    producción al máximo de la capacidad para
    aprovechar las capacidades de producción (mayor
    utilización de los costos fijos), lograr un
    óptimo de producción (menor costo total),
    superar problemas
    generados por picos de demandas o problemas de
    producción. Cualquiera sea el motivo, lo cual en las
    fábricas tradicionales suelen ser la suma de todos
    estos factores, el costo total para la empresa es superior a
    los costos que en principio logran reducirse en el sector de
    operaciones. En primer lugar tenemos los costos
    correspondientes al almacenamiento, lo cual conlleva tanto el
    espacio físico, como las tareas de
    manipulación, controles y seguros. Pero además
    debe tenerse muy especialmente en cuenta los costos
    financieros debidos al dinero con escasa rotación
    acumulada en altos niveles de sobreproducción
    almacenados.

    Muda por exceso de inventario. Tiene muchos
    motivos, y en el se computan tanto los inventarios de
    insumos, como de repuestos, productos en proceso e inventario
    de productos terminados. El punto óptimo de pedidos,
    como el querer asegurarse de insumos, materias primas y
    repuestos por problemas de huelgas, falta de recepción
    a término de los mismos, remesas con defectos de
    calidad y el querer aprovechar bajos precios o formar stock
    ante posibles subidas de precios, son los motivos generadores
    de este importante factor de desperdicio. En el caso de
    productos en proceso se forman stock para garantizar la
    continuidad de tareas ante posibles fallas de
    máquinas, tiempos de preparación y problemas de
    calidad. A los factores apuntados para la
    sobreproducción deben agregarse las pérdidas
    por roturas, vencimiento, pérdida de factores
    cualitativos como cuantitativos, y paso de moda.

    Muda de reparación y rechazo de productos
    defectuosos.
    La necesidad de reacondicionar partes en
    proceso o productos terminados, como así
    también reciclar o destruir productos que no
    reúnen las condiciones óptimas de calidad
    provocan importantes pérdidas. A ello debe sumarse las
    pérdidas generadas por los gastos de garantías,
    servicios técnicos, recambio de productos, y
    pérdida de clientes y ventas. Es lo que en materia de
    Costos de Mala Calidad se denomina costos por fallas internas
    y costos por fallas externas.

    Muda ocasionada por movimientos. Se hace
    referencia con ello a todos los desperdicios y despilfarros
    motivados en los movimientos físicos que el personal
    realiza en exceso, debido entre otros motivos a una falta de
    planificación en materia ergonómica. Ello no
    sólo motiva una menor producción por unidad de
    tiempo, sino que además provoca cansancio o fatigas
    musculares que originan bajos niveles de
    productividad.

    Una estación de trabajo mal diseñada
    es causa de que el personal malgaste energía en
    movimientos innecesarios, constituyendo el sexto tipo de
    despilfarros. Así por ejemplo situar los departamentos
    que prestan asistencia al trabajo de valor añadido en
    oficinas alejadas de las personas productoras de valor
    agregado aumenta los movimientos innecesarios. Las herramientas, los equipos, los materiales y
    las instrucciones que se necesitan para realizar el trabajo
    han de colocarse en el lugar más conveniente para que
    el operario ahorre energía. En las empresas de
    categoría mundial el personal de primera línea
    no ha de ir a buscar ayuda, sino que la reclama para que
    ésta vaya a ellos.

    Muda de procesamiento. Desperdicios generados
    por falencias en materia de layout, disposición
    física
    de la planta y sus maquinarias, errores en los procedimientos
    de producción, incluyéndose también las
    falencias en materia de diseño de productos y
    servicios.

    Muda de espera. Motivado fundamentalmente
    por: los tiempos de preparación, los tiempos en que
    una pieza debe esperar a otra para continuar su
    procesamiento, el tiempo de cola para su procesamiento,
    pérdida de tiempo por labores de reparaciones o
    mantenimientos, tiempos de espera de ordenes, tiempos de
    espera de materias primas o insumos. Los mismos se dan
    también en las labores administrativas. Todos estos
    tiempos ocasionan menores niveles de
    productividad.

    Muda de transporte. Despilfarro vinculado a
    los excesos en el transporte interno, directamente
    relacionados con los errores en la ubicación de
    máquinas, y las relaciones sistémicas entre los
    diversos sectores productivos. Ello ocasiona gastos por
    exceso de manipulación, lo cual lleva a una
    sobre-utilización de mano de obra, transportes y
    energía, como así también de espacios
    para los traslados internos.

    En primer lugar superar estos despilfarros requiere
    de una mejora tanto en la calidad, como así
    también en las labores de mantenimiento, mejora en los procedimientos de
    preparación (los altos plazos de preparación
    llevan a excesos de inventarios de productos en proceso), la
    mejor selección y contratación a largo
    plazo con los proveedores, y un mejor recorrido de los
    insumos y partes durante el proceso productivo.

    Las nuevas mudas

    Entre las más usuales identificadas en las
    diversas empresas tenemos:

    1. Desperdicio de energía (sea ésta
      electricidad, combustibles o vapor).
    2. Gastos excesivos debidos a improductividades por
      falta de Control de
      Gestión.
    3. Mala gestión de tesorería, y de
      créditos y cobranzas.
    4. Pérdidas ocasionadas por falta o
      ineficacias de los controles internos.
    5. Talento. Contratar personas para tareas que
      pueden mecanizarse o asignarse a personas menos
      capacitadas.
    6. Diseño. Elaborar productos con más
      funciones de las necesarias.
    7. Gastos. Sobreinversión para la
      producción requerida.
    8. No investigar y analizar debidamente los deseos,
      necesidades y gustos de los consumidores, como así
      también su capacidad adquisitiva.
    9. Supervisar o controlar todos los
      procesos.
    10. El desequilibrio en la carga de
      trabajo.

    Los desperdicios
    estratégicos

    Las mismas llamadas mudas estratégicas,
    están conformadas por:

    1. Las capacidades de empleados
      desaprovechadas.
    2. La falta de enfoque y posicionamiento
    3. Tiempo
    4. Información
    5. Oportunidades del entorno
    6. Fortalezas de la empresa
    7. Clientes / Consumidores
  1. Según el tratamiento de los
    costos:

Partes: 1, 2, 3
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