La Organización como proceso gerencial (página 2)

1. 1. ELEMENTOS
      DEL SISTEMA ORGANIZACIONAL

   • DIVISIÓN DE TRABAJO: Es la delimitación y
     agrupación de actividades. Está relacionado
     con la división de grandes tareas en paquetes
     más pequeños de trabajo que se distribuyen
     entre varias personas.
   • DEPARTAMENTALIZACIÓN: Es un
     agrupamiento eficiente y efectivo de los puestos en
     unidades de trabajo significativas para coordinar
     numerosos puestos; todo para facilitar la ráida
     realización de los objetivos de la
     organización.
   • GRADO O TRAMO DE CONTROL: Se refiere al número
     de colaboradores inmediatos que dependen de un gerente.

   5. PRINCIPALES TIPOS DE
      ORGANIZACIÓN

   • ORGANIZACIÓN LINEAL O MILITAR: Es
     una organización simple y de
     conformación piramidal, en la que cada jefe recibe
     y transmite todo lo que sucede en su
     área.

   Se caracteriza porque las decisiones se concentran
   en una sola persona,
   quien tiene la responsabilidad básica del mando, es
   una sola persona quien asigna y distribuye el
   trabajo a los colaboradores. Generalmente da en las
   pequeñas empresas
   y en la milicia.

   • FUNCIONAL:

   Es el tipo de estructura
   organizacional, que aplica el principio funcional o
   principio de la especialización de las funciones
   para cada tarea

   • MATRICIAL:

   La estructura matricial, en ocasiones llamada
   sistema de mando múltiples. Una organización
   con una estructura matricial cuenta con dos tipos de
   estructura al mismo tiempo.
   Los empleados tienen, de hecho, dos jefes; es decir,
   trabajan con dos cadenas de mando. Una cadena de mando es
   la de funciones o divisiones, el tipo que se diagrama
   en forma vertical en las gráficas que anteceden. El segundo es
   una disposición horizontal que combina al personal
   de diversas divisiones o departamentos funcionales para
   formar un equipo de proyecto
   o negocio, encabezado por un gerente de proyecto a un
   grupo,
   que es experto en el campo de especialización
   asignado al equipo.

   Con frecuencia, la estructura matricial es un
   medio eficiente para reunir las diversas habilidades
   especializadas que se requieren para resolver un problema
   complejo. Otra ventaja de la estructura matricial es que
   concede a la organización una gran flexibilidad para
   ahorrar costo.
   Como a cada proyecto sólo se le asigna la cantidad
   exacta de personas que se necesitan, se evita la
   duplicación innecesaria.

   Una desventaja es que no todo el mundo de adapta
   bien al sistema matricial. Los miembros del equipo, para
   ser efectivos, deben contar con buenas habilidades
   interpersonales, ser flexibles y cooperativos.

   • STAFF:

   Es el resultado de la combinación de la
   organización lineal y la funcional para tratar de
   aumentar las ventajas de esos dos tipos de
   organización y reducir sus desventajas formando la
   llamada organización
   jerárquica-consultiva.

   • Criterios Para Diferenciar Línea Y
     Staff

   Relación con los objetivos de la
   organización: Las actividades están
   directas e íntimamente ligadas a los objetivos de la
   organización o el órgano del cual forman
   parte, mientras que las actividades del staff están
   asociadas indiferentes.

   Ejemplo: los órganos de producción y de ventas
   representan las actividades básicas y fundamentales
   de la organización: las actividades metas los
   demás órganos complementarios y secundarios
   representan las actividades medio. Si se produce
   algún cambio
   en los objetivos de la organización, la estructura
   línea-staff también lo
   cambiará.

   Generalmente todos los órganos de
   línea están orientados hacia el exterior de
   la organización donde se sitúan sus
   objetivos, mientras que los órganos de staff
   están orientados hacia dentro para asesorar a los
   demás órganos, sean de línea o de
   staff.

   • COMITÉ:

   El comité es un grupo de personas con
   autoridad de línea y staff, a las
   cuales se les entrega un asunto para su estudio. Esta
   características diferencia el comité de otros
   órganos de la
   administración.

   Existen diferentes clases de comités los
   que hacen funciones
   administrativas, los que realizan funciones técnicas, y los que realizan el
   estudio de problemas y aquellos que proveen
   recomendaciones.

   • FORMAL:

   Mecanismo o estructura que permite a las personas
   laborar conjuntamente en una forma eficiente. Cada miembro
   puede contribuir en forma más eficiente con su
   trabajo, para la conservación del objetivo
   primordial.

   • INFORMAL:

   Es la resultante de las reacciones individuales y
   colectivas de los individuos ante la organización
   formal.

   Este tipo de organización se puede observar
   en cinco niveles diferentes:

   • Organización Informal Total, considerada
     como un sistema de grupos
     relacionados entre sí.
   • Constituida en grupos mayores de opinión
     o de presión sobre algún aspecto
     particular de la política de la empresa
   • Grupos informales fundados en la similitud de
     labores y relacionados más o menos
     íntimamente.
   • Grupos pequeños de tres y cuatro
     personas relacionados íntimamente.
   • Individuos aislados que raramente participan en
     actividades sociales.
   • LINEO-FUNCIONAL:

   Es una combinación de Organización
   Lineal y Funcional

   • LINEAL: La responsabilidad y autoridad
     se transmite a través de un sólo jefe para
     cada función especial.
2. FUNCIONAL: La especialización de cada
   actividad en una función, es mas aplicable en las
   empresas.

   Es una forma de consulta ideada para proveer
   asesoramiento sobre como dividir las actividades, agrupar
   las tareas, disponer procedimientos y como llevar trabajos
   administrativos con la mayor economía de esfuerzo y con el
   máximo de eficacia
   en los resultados. Como departamento es el conjunto de
   funcionarios especializados en la aplicación de
   técnicas de organización.

3. ORGANIZACIÓN Y
   MÉTODOS

   Se hace necesario para estudiar los problemas de
   estructura y funcionamiento de la Administración, cumpliendo como
   función aconsejar a los funcionarios interesados en
   mejorar la organización y métodos empleados por los servicios que dirigen. La necesidad
   principal se cubre en el momento de asegurar el
   máximo de eficiencia y mediante la aplicación
   adecuada de métodos científicos de
   organización.

4. NECESIDAD DE ORGANIZACIÓN Y
   MÉTODOS
5. VENTAJAS DE ORGANIZACIÓN Y
   MÉTODOS
6. Su responsabilidad es estudiar los problemas
   administrativos y puede tomarse el tiempo para pensar e
   indagar sin tener que preocuparse de abandonar otras
   responsabilidades.
   9. DESVANTAJAS O LIMITACIONES
7. Desarrolla las facultades críticas, es
   decir, interrogar lo que se hace y porque se
   hace.

• La carencia de un programa de
  Organización y Métodos en las
  dependencias públicas y muchas veces en las privadas,
  no permite el desarrollo
  de las actividades con la máxima
  eficiencia.
• Hay una gran escasez de
  personal calificado para trabajar en el departamento de
  Organización y Métodos.
• La resistencia al
  cambio del personal que labora en las organizaciones.

9. CARACTERÍSTICAS

• Tiene tiempo para estudiar los problemas y buscar
  las soluciones
  sin ninguna presión.
• Es independiente de la unidad que está
  capacitado para hacer apreciaciones objetivas.
• Tiene suficiente adiestramiento en técnicas
  especializadas que son complementadas con la experiencia de
  sus funcionarios.

9. OBJETIVOS DE ORGANIZACIÓN Y
   MÉTODOS

• Conceptuar la organización como la
  función que se sustenta en buscar los medios
  prácticos para distribuir las funciones en las
  distintas unidades orgánicas del servicio
  administrativo respectivo.
• Determinar el grado de eficiencia y rentabilidad de cada área
  funcional.
• Conceptuar al método como el proceso de
  reflexión que permite enfocar y abordar el problema de
  la organización.
• Servir de vinculación entre el órgano
  central de administración y las dependencias en la
  ejecución de prioridades del mejoramiento.
• Analizar los problemas originados en la estructura
  de la organización y los problemas que de ellos se
  derivan.
• Cambiar la actitud y
  comportamiento de las personas en el marco de
  la modernización administrativa.

9. FUNCIONES DE ORGANIZACIÓN Y
   MÉTODOS

• Estudiar y analizar de manera permanente ka
  estructura y el funcionamiento de la
  organización.
• Adecuar la organización y las funciones de
  acuerdo con el departamento en el que se trabaje.
• Asesorar a los departamentos que los soliciten en
  cuanto a la interpretación y aplicación de
  técnicas administrativas.
• Dictaminar el asesoramiento de los trabajos que
  debe realizar la organización en cada uno de los
  departamentos.
• Estudiar, proponer e implantar sistemas y
  procedimientos que permitan desarrollar con mayor eficiencia
  y productividad
  las actividades de todo el recurso humano.

9. UBICACIÓN DE ORGANIZACIÓN Y
   MÉTODOS DENTRO DE LA EMPRESA

• Según la función de asesoría
  debe ubicarse en el máximo nivel
  jerárquico.
• Según la función de apoyo
  administrativo, se puede ubicar a nivel lineal.
• Según la función de los proyectos se
  puede ubicar en cualquier nivel
  jerárquico.

15. EL
    PERSONAL DE ORGANIZACIÓN Y
    MÉTODOS

Se les conoce como analistas, ellos se encargan de
recopilar y analizar información con el fin de presentar
soluciones alternativas a problemas, así como asesorar
en la implantación de las modificaciones que proponga.
El analista puede ser un técnico o profesional que
requiere conocimientos tanto teóricos como
técnicos. El analista debe tener la capacidad de
analizar, expresarse con claridad, saber redactar y presentar
informes,
ser observadores y poder
trabajar en equipo.

• REGULACIÓN

1. Es establecer racionalmente los cargos y tareas
   para ser ejecutadas por las personas en su trabajo dentro de
   la organización. La tarea constituye la menor unidad
   posible dentro de la división del trabajo, en la cual
   cada una de ellas tiene uno o más ocupantes (personas)
   que ejecutan determinadas tareas específicas para
   realizar un conjunto de cargos en una misma
   sección.
2. En ellas se especifica su contenido (tareas), los
   métodos de ejecutarlas y las relaciones con los
   demás cargos existentes, para de esa manera proyectar
   y combinarlas con otras labores para la ejecución de
   tareas mayores.

• INTEGRACIÓN

1. Es obtener y articular los elementos materiales
   y humanos que la organización y el planteamiento
   señalan como necesarios para el funcionamiento
   eficiente de una empresa.
   Si el planteamiento nos ha dicho "que" debe hacerse, y
   "cuando", mientras que la organización nos ha
   señalado "quienes, donde y como" deben realizarse,
   falta todavía obtener elementos materiales y humanos
   que hagan posible lo previsto en la planificación y organización.
   Esto es lo que hace la integración.

• ESPECIALIZACIÓN

2. Es elevar la productividad mediante la
   subdivisión de tareas limitándose solo a la
   ejecución de una única y simple tarea
   predominante. Con esto, cada obrero pasa a ser especializado
   en la ejecución de una única tarea o de tareas
   simples y elementales, para ajustarse a los estándares
   descritos y a las normas de
   desempeño establecidas por el
   método. La limitación de cada obrero a una
   única operación o tarea, de manera continua y
   repetitiva, encontró en la línea de
   producción (o línea de montaje) su principal
   base de aplicación.

• SATISFACCIÓN LABORAL

1. Es la actitud del trabajador frente a su propio
   trabajo, dicha actitud está basada en las creencias y
   valores
   que el trabajador desarrolla de su propio trabajo. Las
   actitudes
   son determinadas conjuntamente por las características
   actuales del puesto como por las percepciones que tiene el
   trabajador de lo que "debería ser". Generalmente las
   tres clases de características del empleado que
   afectan las percepciones del "debería ser" (lo que
   desea un empleado de su puesto) son:

• Las necesidades.
• Los valores.
• Rasgos personales.
• PRODUCTIVIDAD

1. La productividad es un factor determinante de la
   competitividad internacional de un país
   y debe entenderse como el mejoramiento de la capacidad
   productiva, y del entorno general, buscando la eficiencia en
   el sentido de Pareto, es decir, mejorando el producto,
   la eficacia, los salarios,
   etc., sin desmejorar algún otro indicador.

• ENRIQUECIMIENTO DEL PUESTO

2. Es un enfoque para el rediseño de puestos
   para incrementar la
   motivación intrínseca y la
   satisfacción en el empleo. La
   motivación intrínseca es un
   término utilizado para describir el esfuerzo gastado
   en el puesto de un empleado para cumplir necesidades de
   crecimiento tales como realización, competencia y actualización. Su
   función no es incrementar el trabajo, sino asignar
   tareas para cuyo desempeño sea necesaria una mayor
   capacitación.
3. La delegación de trabajos con mayor
   jerarquía es una forma de formar y de motivar al
   empleado, ésta busca proporcionar en cada empleado una
   unidad natural de trabajo, permitir a los empleados una mayor
   responsabilidad en el control de
   calidad y la autodeterminación de los
   procedimientos de trabajo, permitir a los empleados trato
   directo con los clientes,
   proporcionar canales de retroalimentación para que un empleado
   pueda controlar y autocorregir su conducta
   en el trabajo.

• DIVISIÓN DEL TRABAJO

Es la separación y delimitación de las
actividades, con el fin de realizar una función con la
mayor precisión, eficiencia y el mínimo de
esfuerzo, dando lugar a la especialización y
perfeccionamiento en el trabajo. Ayuda a ahorrar capital,
tiempo y simplifica las funciones de cada persona.

• IMPORTANCIA
• Elimina los movimientos inútiles
  sustituyéndolos por otros más
  eficaces.
• Vuelve más racional la selección y entrenamiento del personal.
• Mejora la eficiencia del obrero y, en
  consecuencia, el rendimiento de la
  producción.
• Distribuye uniformemente el trabajo para que no
  haya periodos de falta o de exceso de trabajo.
• Tiene una base uniforme de salarios equitativos
  por aumento de producción.
• Calcula con más precisión el costo
  unitario y el precio
  de venta de
  los productos.

José Ramírez

2006