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Estrategias en el proceso de planificación de los Recursos Humanos (página 2)




Partes: 1, 2


2.- MODOS DE FORMULAR ESTRATEGIAS

El formular una estrategia es un proceso que consiste en responder cuatro preguntas básicas. Estas preguntas son las siguientes:

  1. Cuales son el propósito y los objetivos de la organización?
  2. A donde se dirige actualmente la organización?
  3. En que tipo de ambiente se encuentra la organización?
  4. Que puede hacerse para alcanzar con mayor efectividad los objetivos organizacionales en el futuro?

Al elaborar una estrategia, ya sea mediante un proceso ordenado de planificación o un proceso más intuitivo y empírico, las empresas deben definir cuales van a ser sus ventajas competitivas, es decir, de que manera van a superar a sus competidores en la lucha por un mercado o por un segmento determinado del mercado.

Las principales estrategias entre las que pueden elegir las empresas son:

  1. Costo Bajo.
  2. Diferenciación.
  3. Enfoque o Especialización.

Algunas empresas optan por ofrecer sus productos servicios un precio más bajo que el de sus competidores, lo cual las obliga a ser más eficientes y tener costos más bajos de producción. Otras empresas intentan diferenciarse de sus competidores, creando nuevos productos y servicios. Por ultimo, otras intentan especializarse en un segmento o nicho del mercado, el cual consideren poco explotado o en el que piensen que pueden tener ventajas sobre sus competidores.

La diferenciación es quizás la vía más efectiva para competir con éxito, pues es muy difícil mantenerse por mucho tiempo como el productor de costos mas bajo en un mercado o explotar un nicho de mercados ene. Que no incursionen otros. Por ello cada día cobra más importancia la innovación como fuente de ventaja competitiva para las empresas.

3.- PLANEACIÓN ESTRATÉGICA FRENTE A LA PLANEACION OPERACIONAL

Existen diversos tipos de planificación, pero existen dos tipos que son básicos, y los más utilizados por los gerentes en las organizaciones, ellos son: la planificación Estratégica y la operacional.

PLANEACION ESTRATÉGICA: es la planificación a largo plazo que enfoca a la organización como un todo. Esta diseñada para satisfacer las metas generales de la organización. (Hasta donde se quiere llegar) Son lineamientos generales que se van a seguir sobre la cartera de negocios.

PLANEACION OPERATIVA: consiste en formular planes a corto plazo que pongan de relieve las diversas partes de la organización debe hacer para que logre tener éxito a corto plazo. (Como se va a llegar), como se va actuar sobre la cartera de negocios.

  Los planes estratégicos y operativos están vinculados a la definición de la misión de una organización, la meta general que justifica la existencia de una organización. Los planes estratégicos difieren de los planes operativos en cuanto a su horizonte de tiempo, alcance y grado de detalle

Que

Como

Estrategia

Clara

Oscura

Operaciones

Eficaces

Una estrategia clara y unas operaciones eficaces han sido el motivo del éxito en el pasado y lo serán en el futuro.

Una estrategia obscura pero unas operaciones eficaces equivalían a éxito en el pasado, pero el éxito futuro es dudoso.

Ineficaces

Una estrategia clara pero unas operaciones ineficaces han funcionado bien algunas veces en el pasado, a corto plazo, pero el aumento de la competencia hace que su éxito futuro no este claro.

Una estrategia oscura y unas operaciones ineficaces han sido el motivo del fracaso en el pasado y seguirán siéndolo en el futuro.

Estrategias y Operaciones (una relación entre el que y el como)

La toma de decisiones estratégicas determina lo que la organización quiere ser. Es un marco que guía aquellas alternativas que determinan la naturaleza y dirección de una organización. La toma de decisiones operacionales determina como debería llegar la organización adonde quiere ir. La matriz anterior muestra la relación entre las decisiones estratégicas y las operacionales. Cada una de estas áreas es vital para el éxito de la organización y precisa un proceso separado.

4.- IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

La planificación estratégica es la planificación global que permite la buena administración de un proceso. Además, te saca de las actividades del día a día de tu organización o proyecto y te proporciona un esquema de loa que estas haciendo y donde vas a llegar. La planificación estratégica te da claridad sobre lo que quieres lograr y como lo vas a conseguir.

La planificación estratégica le permite a la empresa conocer lo siguiente:

  1. Que capacidad tiene y que puede hacer?
  2. Que problemas se están tratando?
  3. Que influencia quiere causar?
  4. Donde debe situar la empresa los recursos y cuales son sus prioridades?

La planificación estratégica es de vital importancia porque sin planes los administradores no pueden saber como organizar a la gente y los recursos; puede que no tengan ni siquiera la idea clara de que es lo que necesitan organizar. Sin un plan no pueden dirigir con confianza o esperar que otros los sigan. Y sin un plan los administradores y sus seguidores tienen muy pocas probabilidades de lograr sus metas o de saber cuando y donde estan desviando su camino. El control se convierte en un ejercicio útil. Con frecuencia los planes erróneos afectan la salud de toda la organización.

4.1.- VENTAJAS Y DESVENTAJAS

VENTAJAS

DESVENTAJAS

1.- Plantea en el presente las posibilidades del futuro.

2.- Permite prever problemas y tomar decisiones de manera preventiva, disminuyendo la resolución correctiva.

3.- Detecta las amenazas y oportunidades del entorno y la problemática interna con suficiente antelación.

4.- Establece los objetivos y las rutas institucionales, proyectándolos en el tiempo.

5.- Reduce considerablemente los errores y desviaciones en las metas programadas al definir los posibles cambios y comportamientos, tanto del exterior como del interior de la organización.

1.- Para su diseño se requieren conocimientos profundos sobre planeacion, con los cuales no siempre cuenta la organización.

2.- Sus beneficios no siempre se ven en el corto plazo, en ocasiones tienen que pasar algunos años antes de que puedan apreciarse sus ventajas.

3.- Puede requerir cambios profundos en la estructura organiza y en la plantilla del personal, l oque provoca desajustes y resistencia al cambio.

5.- LOS CUATRO (4) PASOS DE LA PLANIFICACIÓN

1.- DETECCIÓN DE LAS OPORTUNIDADES: aunque precede a la planeacion real y, por lo tanto, no es estrictamente parte del proceso de planeacion, la detección de las oportunidades, tanto en el ambiente externo como dentro de la organización, es ele verdadero punto de partida de la planeacion. Ya que es conveniente realizar un estudio preliminar de las posibles oportunidades de operaciones futuras.

2.- ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS: esto ocurre para toda la empresa y después para cada unidad de trabajo subordinada, lo cual debe realizarse tanto para el largo como para el corto plazo. ya que los objetivos especifican los resultados esperados y señalan los puntos finales de lo que se debe hacer, a que habrá de darse prioridad y que se debe lograr con la red de estrategias, políticas, procedimientos, reglas, presupuestos y programas.

3.- DESARROLLO DE PREMISAS: consiste en establecer, difundir y obtener consenso para utilizar premisas criticas de planeacion tales como los pronósticos, las políticas básicas y los planes ya existentes de la compaña. Estas son suposiciones sobre el ambiente en el que el plan ha de ejecutarse.

4.- DETERMINACIÓN DE CURSOS ALTERNATIVOS DE ACCIÓN: consiste en buscar y examinar cursos alternativos de acción, en particular aquellos que no resultan inmediatamente evidentes. Pocas veces hay un plan para el que no existan alternativas razonables y con bastante frecuencia, una que no es obvia resulta mejor. El problema más común no es encontrar alternativas sino reducir su número para poder analizar la más prometedora. Incluso con técnicas matemáticas y de computación existe un límite al número de alternativas que se pueden examinar con detalle.

6.- CARACTERÍSTICAS DE UNA BUENA PLANIFICACIÓN

Una buena planificación contiene los siguientes aspectos:

  1. Debe tener objetivos definibles y cuantificables en plazos definidos para ejecutar las acciones que se planifican. Envuelve, además, tomar previsiones del futuro en lo referente a la utilización de los recursos y del tiempo que depende de las actividades a realizar y de la categoría de estas.
  2. Debe poseer la instrumentación adecuada. Una organización eficiente, no solo para la preparación del plan si no también para su ejecución. Esto implica la utilización de elementos de racionalidad y una dirección sobre bases científicas.
  3. Establecer un orden de prioridades, en caso de la existencia de objetivos no complementarios sino competitivos.
  4. Poder distinguir entre instrumentos y objetivos y establecer un sistema de relaciones entre ellos, pues muchas veces se confunden; a veces un objetivo se transforma en instrumento o viceversa.
  5. Poseer un sistema de control y evaluación eficaz.
  6. Los fines y objetivos deben tener el consenso y aceptación mayoritarios.
  7. La planificación debe ser flexible y adaptables. esto significa que deben tomarse las previsiones necesarias con el fin de dotarlos de mecanismos de ajuste a los cambios que se operen.
  8. Inherencia o inmanencia. La planificación es necesaria en cualquier tipo de organización. Es necesario que toda administración ya sea pública o privada, planifique para alcanzar sus fines, objetivos o metas. Si no se planifica no se esta preparado para los cambios sociales, y la conducción empírica de toda empresa tiene resultados negativos.

7.- FORMULACIÓN DE PLANES ESTRATÉGICOS DE RECURSOS HUMANOS

La planificación estratégica es un proceso que se realiza mediante la ejecución de un conjunto de procesos, coherentes y relacionados:

Dichos procesos son:

  1. Formulación.
  2. Discusión y aprobación.
  3. Ejecución
  4. Control y valoración.

A. Formulación. Este proceso comprende la preparación del plan, que se inicia con el diagnostico y el pronostico. En la formulación de la planificación estratégica se deben utilizar técnicas diversas y adecuadas. Para cada tipo de programa existe una técnica determinada. No obstante, casi todas ellas se inspiran en una metodología casi común, donde solamente varía el contenido de la materia.

En esta etapa se hace necesario formular objetivos y metas concretas, es la etapa de las proyecciones, se destinan los recursos, se aplican los coeficientes de rendimiento, se evalúan las alternativas aplicando el proceso de las aproximaciones sucesivas. Debe procurarse la combinación óptima de recursos, a fin de maximizar su uso, facilitar el cumplimiento de las metas y procurarlas con el mayor rendimiento posible. Esta etapa de preparación corresponde a los organismos y unidades o de estado mayor, como se les denomina dentro de la técnica de organización. Esto no implica que en esta etapa no participen las llamadas unidades de línea o de ejecución (partes integrantes del cuadro estructural de l organización) todo lo contrario, su aporte debe ser decidido y entusiasta, pues ellas estan en capacidad de suministrar un cúmulo de informaciones, indispensables para la preparación de un plan. Por lo demas, son ellas las que van a ejecutar ese plan, en consecuencia, se hace necesaria su participación en la elaboración. Solamente que no juegan el papel mas activo en esta primera etapa.

B. Discusión y aprobación. En esta etapa deben participar las unidades de dirección superiores, medidas y auxiliares, las propias de asesoramiento, así como algunos sectores externos que de una u otra manera estan ligados a los intereses de la organización.

Debe agotarse la discusión en torno a un plan, con el fin de despreciarlo y lograr la anuencia y aceptación mayoritaria, base primaria del éxito en todo plan. En parte, estos sectores que participan en su discusión, dan su aprobación al mismo, pero corresponde a la alta gerencia su aprobación final. No sin antes tomar en cuenta las recomendaciones y criticas, producto de la discusión.

C. Ejecución. Una vez que se aprueba un plan, corresponde a las unidades ejecutivas (las llamadas unidades de línea o de mando) la ejecución de sus programas y sus subprogramas. No obstante, las unidades de asesoramiento participan en al supervisión y control. En esta etapa participa toda la organización. Se requiere contar con una organización adecuada y con una buena dirección, implica esto que esa empresa debe estar organizada científicamente, sobre la base de un conjunto de principios, normas y leyes de la administración científica.

Se requiere una gran coordinación, buenas comunicaciones, buena administración de personal, efectividad y eficiencia en las decisiones, control efectivo, niveles de autoridad y responsabilidad perfectamente definidos, unidad de dirección y de mando, disciplina, buenas relaciones humanas, división racional del trabajo, orientación en la unidad de criterio y acción. Todas estas acciones y medidas que hemos mencionado corresponden a la llamada implementación o instrumentación de los planes, comprendiendo este proceso medidas de otra naturaleza; pero lo referente a la organización y preparación de los medios para la ejecución de un plan es de primera importancia. Por esta razón, los administradores o ejecutores de un plan deben participar en su discusión y preparación, a fin de enterarse de las técnicas usadas y moderar y precisar las necesidades organizativas.

D. Control y valoración. Estos procesos serán vistos, posteriormente, en detalles. Tales procesos no solo son necesarios en la actividad planificada de una empresa, sino también en todas las actividades que esta realiza. La esencia de estos procesos es controlar el cumplimiento de las metas y como se van cumpliendo estas en los distintos programas. Se requiere, entre otros, a las estadísticas como instrumento por excelencia para mostrar los resultados. Las metas deben ser evaluadas en forma permanente. La aplicación oportuna y sistemática de estos procesos permite introducir correctivos a tiempo, que facilitan el cambio de rumbo, de objetivos o metas.

Todo plan se descompone en una serie de programas y estos en subprogramas. Dichos programas y subprogramas se caracterizan porque comprenden los mismos procesos que forman parte de la planificación, pero tienen algunos elementos nuevos que consideramos necesario señalar. Los programas contienen, además, la fijación de metas, la asignación de recursos y la implementación del programa. Solo los mencionaremos, sin entrar en explicaciones acerca de su contenido y significación. Los cuales, por los demás, son evidentes. Lo que importaría destacar, en lo referente a la fijación de metas y asignaciones de recursos, son las técnicas que en tal sentido se utilizan, pero ello escapa de los marcos específicos de este trabajo.

CONCLUSIÓN

La planificación estratégica no es ningún remedio para las dificultades de la empresa, si bien puede ser útil si se implementa debidamente. No obstante, en determinadas circunstancias, casi nunca llega a mantenerse fiel a las expectativas de los altos ejecutivos. Cuando se produce esta situación, sobrevienen frustraciones y ansiedad por parte de la organización. Entonces nos preguntamos el porque puede llegar a fracasar una planeacion estratégica y encontramos la existencia de diversos motivos como la falta reempeño por parte de la gerencia, falta de coordinación, cuando una estrategia es demasiado compleja y difícil de comprender también acarrea problemas, cuando existe una comunicación deficiente y unos de los motivos mas importantes es la incapacidad para mantenerse flexibles a la hora de hacer frente a imprevistos fortuitos y la incapacidad para especificar los resultados esperados.

BIBLIOGRAFÍA

  • Enciclopedia del MANAGEMENT.
  • Sistemas y procedimientos Administrativos. Gómez Rondon. Ediciones FRAGOR
  • Gestión de la Calidad Total. Paúl James. PRENTICE HALL.

 

Elaborado por:

Maritza Marín

Barrios Vanessa

Barrios Andy

Chivico Gustavo

Guapuriche Maria José

Morales Yubisay

Rojas Jaidimar

Escandry Subero

 

Republica Bolivariana de Venezuela.

Ministerio de Educación Superior.

Instituto Universitario de Tecnología

"José Antonio Anzoátegui"

Extensión-Anaco.

Unidad Curricular: Normas y Procedimientos

Julio, 18 del 2007


Partes: 1, 2


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