Diseño de un Programa de Auditoria Integral para la Actividad Comercial (página 2)
Desarrollo
DISEÑO DE PROGRAMA DE
AUDITORIA
INTEGRAL PARA LA ACTIVIDAD COMERCIAL DE ITH, DIVISION
TERRITORIAL CIENFUEGOS.
Caracterización de la Comercializadora ITH,
S.A.
La Compañía Comercializadora ITH, S.A.
perteneciente al Ministerio del Turismo (en lo adelante
MINTUR), con escritura
notarial de constitución de la compañía
ITH, S.A., No. 2093 de fecha 4 de agosto de 1994, donde como
Objeto Social tiene definido las siguientes
actividades:
- Importar y adquirir en Cuba
productos y
equipos para la comercialización y distribución a las entidades del sector
de turismo, a las vinculadas directamente o indirectamente al
turismo y terceros de conformidad con la legislación
vigente. - Operar almacenes,
medios de
izaje y de transportación de carga, propios y
arrendados, para la recepción, depósito ,
distribución y comercialización de las
mercancías propias o en consignación, que
importan, exportan o adquieren. - Prestar servicio de
almacenamiento, manipulación, izaje y
transportación de cargas a entidades del sector
turístico a las vinculadas directamente o indirectamente
al turismo y a otras, que operan fundamentalmente en moneda
convertible. - Ceder temporalmente en arrendamiento áreas de
almacenamiento, medios de manipulación e izaje de carga
y medios de transporte a
entidades del sector turístico a las vinculadas
directamente o indirectamente al turismo y a otras, que operan
fundamentalmente en moneda convertible. - Establecer, operar y prestar servicios de
centros Comerciales Mayoristas, Centros de Ventas
Mayoristas (al por menos y al por mayor) y Salones de Exposición, propios y arrendados en la
que podrán ceder en arrendamiento espacios y locales
para facilitar y garantizar la realización de
actividades comerciales afines. - Operar y prestar servicios de Corredor
Aduanal. - Prestar servicio de transportación en moneda
nacional a terceros en los viajes de
retorno sin carga. - Realizar ocasionalmente ventas mayoristas de
mercancías en moneda nacional, previa las autorizaciones
correspondientes y de acuerdo a la legislación vigente a
tales fines. - Prestar servicio de asesoramiento técnico
sobre las actividades inherentes a su objeto social a entidades
del sector turístico a las vinculadas directamente o
indirectamente al turismo y a otras.
La Comercializadora desde su inicio ha desarrollado su
Misión y
Visión que se definen así:
Misión.
"Somos la Comercializadora del Sector del Turismo que
trabaja por garantizar productos y servicios oportunos, de
calidad, con
buenos precios, para
alcanzar la satisfacción de sus clientes, a
través del trabajo de un
colectivo laborioso, revolucionario y conocedor de los valores de la
revolución
y de la
organización ".
Visión
"Ser una Comercializadora que se distinga por contar
con la confianza de proveedores y
clientes; convirtiéndonos en el principal proveedor de las
instituciones
e instalaciones turísticas, ofreciéndole servicios
a la medida de sus necesidades y manteniéndonos
comprometidos con los valores revolucionarios
promulgados".
Estructura organizacional
Para la consecución de su objeto social ITH,
S.A., dispone de:
- Almacenes y transporte para asumir la
comercialización y distribución de todas las
mercancías inherentes a su actividad. - Sucursales y filiales tanto en Cuba como en
extranjero para el desarrollo
de la actividad descrita.
Para garantizar el cumplimiento del referido objeto
social la Comercializadora ITH, S.A., mantiene una estructura
nacional compuesta por dos importadoras; la División
Importadora y Distribuidora de Alimentos
(D.I.D.A) y la División Importadora y Distribuidora de
Productos Industriales y Equipos (D.I.D.P.I.E), y diez Divisiones
Territoriales, que garanticen el desarrollo turístico de
provincias, y una Base Nacional de Transporte. Las funciones de las
Divisiones Importadoras difieren del resto de las Divisiones en
cuanto al desempeño de las actividades.
En el contexto de las Divisiones Territoriales de ITH se
encuentra el objeto de estudio del presente trabajo, la
Comercializadora ITH, División Territorial
Cienfuegos.
La División Territorial Cienfuegos, que se
constituye según Acta de la Junta de Accionistas
Extraordinaria del 24 de julio de 1998, con personalidad
jurídica propia, balance financiero y gestión
económica independiente, situada en el Ave. 58 esquina 31
la Gerencia y
Almacenes y Comercial en Calle 27 esquina 46, ambos en la ciudad
de Cienfuegos. Actualmente cuenta con un total de 45
trabajadores, distribuidos en la Dirección general, y las subdirecciones;
Económica, Comercial, y de Logística. En Anexo F se ilustra el
organigrama
actual que define la estructura de dirección de organización.
La Comercializadora ITH, División Cienfuegos,
posee definidas las Áreas de Resultados Clave para el
logro de su objeto social, cada área tiene trazados su
objetivos y
metas. Objetivos de Trabajo de la organización para el
año 2005 en Anexo G.
La Actividad Comercial en la Comercializadora ITH, S.A.,
División Territorial Cienfuegos
La Subdirección Comercial es el área
fundamental y determinante de la organización, afirmase
que es el eslabón principal de la entidad, ya que las
funciones que comprende genera el mayor por ciento de las
operaciones de
la Organización.
Entiéndase que una organización en marcha
es en sí un flujo permanente de operaciones entrelazadas
que forman un ciclo global, que por ende tiene un punto de
partida, donde se actúa y se vuelve a llegar al mismo
punto inicial.
Se concibe que el flujo de la actividad Comercial, lleve
implícito las funciones u operaciones
siguientes:
Legalización Actividad Comercial –
Contratación
Compras
Reclamaciones Comerciales
Publicidad
Ventas
Devoluciones de clientes
Precios
Inventarios de Productos Perecederos
Inventarios de Productos de Lento
Movimiento
Indicadores Técnico –
Económicos
Calidad Total
Es un área determinante, encargada de garantizar
con su gestión, el cumplimiento de los planes trazados,
satisfacer las necesidades de los clientes hoteleros y
extrahoteleros del turismo en el territorio, por lo que al
atender directamente a proveedores y clientes, trasmite la
imagen de la
corporación, para lo que se requiere de un alto grado de
profesionalidad y de calidad en todas las acciones que
realice.
Para una mejor atención al
cliente se brinda el servicio de exposición y ventas
de sus productos en un salón habilitado para tales
efectos. Los clientes más importantes están dentro
del sector del turismo y algunos terceros que sus ingresos son
representativos para la comercializadora.
Los principales proveedores de la entidad son; la
D.I.D.A y D.I.D.P.I.E., que importan la diversidad de productos
demandados por el turismo, también se mantienen relaciones
con la Industria
Nacional.
Como aspecto significativo en la estructura organizativa
de la entidad; actualmente no cuenta por escrito con los manuales de
procedimientos
de la actividad comercial.
Sistemas informáticos utilizados para el control de los
recursos materiales.
Para el control de la Contabilidad
se utiliza el sistema
automatizado denominado ACOUNTMATE (en lo adelante A.M.), el cual
se complementa con un Sistema de Inventario, (en
lo adelante SINTINVE), uno de Activos Fijos,
uno de Nóminas y
un Sistema de Consolidación y Enlace de todos ellos entre
sí. Significamos que el sistema automatizado A.M. ofrece
entre otras ventajas; la comparación de partidas de un
periodo con relación al inicial y proporciona reportes del
periodo o acumulado que permiten análisis interesantes de los resultados de
la organización.
Independientemente de las ventajas que reporta la
información de los Estados
Financieros, la compañía elabora mensualmente
un Análisis Económico que busca sintetizar los
resultados de esta información a la vez que le permite
revelar aspectos esenciales en función de
los niveles de actividad realmente obtenidos por todas las
divisiones de la compañía.
Como eslabón fundamental en la actividad que
realiza ITH S.A., prevista en el objeto social de la misma,
está la comercialización de productos y con ello
los inventarios de
mercancías para la venta, lo que es
controlado por el SISTINVE, mencionado anteriormente, el cual es
un sistema que integra el control de
Inventarios, Facturación y Gestión Comercial,
compuesto por cuatro módulos fundamentales:
- Módulo de Control de Inventarios (Medios de
Rotación) y Facturación: que está referido
a todos los movimientos que se producen tanto desde un almacén
de compra – venta o desde un almacén de insumos internos
o ambos a la vez. - Módulo de Gestión Comercial, que
comprende desde la confección de solicitud de productos
a Suministradores de forma racional de acuerdo a las
disponibilidades dinámicas, hasta el intercambio de
información Almacén – Comercial (Ordenes de
Despachos o Pedidos Comerciales), pasando por la
confección de las Hojas de Costos de cada
compra, así como calcular Precios de ventas fijos o
calculados. - Módulo Estadístico, con la
obtención de más de 50 elementos
estadísticos, por producto,
familias o agrupaciones de los mismos. - Módulo de Consultas masivas o generador de
listados. - Otros que incluye nomencladores y
descriptores.
La Comercializadora ITH aun no cuenta con un sistema
automatizado integrado, se trabaja con sistemas
informáticos independientes para los controles de los
recursos disponibles.
Estructura del Área Comercial
Dentro de la estructura ocupacional el Dpto. Comercial
de ITH, División Cienfuegos, tiene una plantilla aprobada
y ocupada por el Subdirector Comercial, un Jefe de Departamento
de Ventas, dos Especialistas "B" en Abastecimiento Técnico
Material y tres Técnicos en Gestión Comercial, para
un total de 7.
Objetivos de Trabajo
El área comercial, para el año 2005
trazó los objetivos de trabajo siguientes:
- Obtener mejores niveles de actividad comercial
logrando incrementar el nivel de ventas y a su vez el nivel de
ingresos en un 7% con respecto al 2004. - Aumentar las compras a la
industria nacional en un 2% como vía de
sustitución de las importaciones. - Lograr la elaboración y consolidación
del Plan de
Demanda de
los clientes del Sector del Turismo y establecer niveles de
compromisos superiores en cuanto al cumplimiento del
mismo. - Lograr alcanzar como mínimo 8 veces la
rotación de los inventarios de los productos
almacenados, priorizando los insumos y
ferretería.
2.1.3. Análisis de la
problemática
Los antecedentes para la investigación tienen su origen en el
análisis de los resultados económicos alcanzados
por ITH, División Territorial Cienfuegos en el año
2005, corroborado en la discusión del Balance Anual cuando
se evalúan los objetivos trazados por la
organización, no obstante, en análisis mas profundo
de la situación actual se determinan causas
como:
- Incumplimiento de los objetivos de trabajo trazados
para el año 2005. (Anexo H y Anexo I) - Incumplimiento en los principales indicadores
de eficiencia en
el año 2005, y la necesidad del incremento de la
eficiencia y eficacia de los
resultados de la entidad. Anexo J. - Inexistencia de los manuales de normas y
procedimientos, que rigen la actividad comercial de las
Divisiones Territoriales de la Comercializadora ITH, S.A., los
cuales garantizan la uniformidad de las funciones que la
integran. - Carencia de la mayoría de la
legislación que rige la actividad comercial, e
insuficientes fuentes de
información para recibirla, asociado a ello el
dominio de
los especialistas del área de las políticas trazadas, situación esta
que infiere un trabajo espontáneo, basado en la
experiencia práctica acumulada. - Carencia de Programa de Auditoria que facilite la
comprobación frecuente del control y de desempeño
de la actividad comercial, emitido por los organismos
superiores, es decir; MAC, MFP u otro, al amparo de la
legislación vigente. - No se ejecutan por parte de la Dirección de
Comercio de
la Casa Matriz,
revisiones, inspecciones sistemáticas, que tracen una
línea de trabajo a seguir en el cumplimiento de la
legislación vigente por parte de las Subdirecciones
Comerciales de las Divisiones en los Territorios. - Los análisis sistemáticos de los
resultados de la actividad comercial se basan solo en
análisis operativos de los indicadores
económicos, en ocasiones no oportunos. - No se realizan revisiones o análisis
críticos de la gestión de
comercialización, con el objetivo de
determinar los factores que afectan lo resultados, y con ello
la búsqueda de soluciones
para mejorar o alcanzar altos grados de eficiencia en la
organización como tal. - No funciona un sistema de Calidad que propicie
información acerca de la excelencia de las operaciones
con clientes y proveedores, informaciones fidedignas u
opiniones de clientes acerca de la imagen de la
División, sin validación mediante encuestas
para determinar la calidad de la actividad
comercial.
Una vez concluido el análisis de la
situación problémica, se dio paso a evaluar los
recursos disponibles con que cuenta la organización, para
investigar las causas que originaron estos resultados
contradictorios y que demandan explicaciones lógicas para
alcanzar los objetivos de desarrollo de la entidad, de lo que se
llega al consenso por los doce (12) miembros del Consejo de
Dirección, y basados en la importancia de la auditoria
interna, la actualidad del tema; que una acción
de autocontrol realizada con calidad, que abarque el
análisis de la actividad comercial íntegramente,
presupone dar respuesta a los resultados alcanzados,
tomándolo primeramente como una acción correctiva,
y posterior para prevenir efectos similares en el futuro.
Diseño del Programa de Auditoria Integral para la
Actividad Comercial de ITH, División
Cienfuegos.
Un Programa de Auditoria constituye un instrumento de
trabajo regular, cuyo contenido debe ser preciso y estar
estructurado con el mayor grado de detalle posible para el tema
comercial, toda vez que es considerable el número de
comprobaciones, verificaciones, e investigaciones
propias para esta actividad en la organización objeto de
análisis.
De ahí que como la auditoria integral es un tema
novedoso, se requirió que las técnicas y
métodos de
investigación utilizadas fueran: observación de la realidad, revisión
de documentos,
entrevistas,
sesiones de trabajo en grupo con
auditores de experiencia, tormentas de ideas, técnicas de
consenso, utilizadas para dar solución al problema
concreto.
Técnicas utilizadas para la
elaboración del Programa
Las técnicas utilizadas para la
elaboración del programa, se describen a
continuación:
- Confección del flujo de operaciones de la
actividad comercial ITH División Territorial: Detalle de
las operaciones implícitas en el proceso de
comercialización y relacionarlas como los temas de mayor
relevancia a auditar. - Búsqueda y recopilación de la
legislación relacionada con la comercialización
mayorista: En este punto se recopila toda la legislación
vigente, emitida por los organismos rectores, y se identifica
en correspondencia con cada una de las operaciones, descritas
en este capitulo. - Estudio de la legislación: En esta parte
permite definir los asuntos que se van a tratar. - Elaboración de las preguntas que
deberán ser incluidas en el Programa: En este paso se
redactan en forma clara y sencilla las preguntas que respondan
a las cuestiones establecidas en la
legislación.
Objetivos generales del Programa
En este documento se propone, como principal objetivo
comprobar el grado de cumplimiento de los principios de
control
interno relacionados con la Política Comercial de
las Divisiones Territoriales de ITH, dedicadas al comercio
mayorista; la correcta aplicación de las políticas
trazadas por la Compañía; la adecuada observancia
de las regulaciones y la legislación vigente en el
país, para al final poder hacer
valoraciones parciales del grado de eficiencia, economía y eficacia
en la planificación, control y uso de los
recursos, y del desempeño de la
administración en el logro de los objetivos del
área en cuestión.
El programa propuesto tiene como objetivos, los
siguientes:
- Integrar en un programa único los aspectos a
verificar relacionados con la gestión, la administración, y el control interno,
específicos de la comercialización, de forma tal
que se pueda evaluar frecuentemente el desempeño de la
Actividad Comercial, como área determinante de la
organización. - Elaborar una herramienta de trabajo que facilite a
los auditores internos de ITH, la conducción de la
auditoria de una forma sistemática, metódica,
organizada y eficiente, y con ello la emisión de un
informe que
le facilita a la alta gerencia la toma de
decisiones que conduzcan a la mejora de la
organización. - Examinar y valorar la calidad de la administración del área -enfoque
novedoso-, de los procesos
mediante los cuales opera la organización, y los
factores que inciden en casos de ineficiencias en los
resultados generales de la organización. - Recopilar y organizar toda la legislación
vigente, emitida en materia de
comercialización, inherente a la actividad que
desempeñan las Divisiones Territoriales de la
Comercializadora ITH, S.A., para reemplazar la carencia de los
Manuales de Normas y Procedimientos de la actividad, y con ello
estimular y asegurar el cumplimiento de las políticas y
directrices emitidas. - Estimular el correcto desempeño administrativo
y su función de control, ejerciendo un autocontrol
sistemático de la actividad comercial. - Identificar de las funciones que conforman la
actividad comercial, la que no cumple con el grado de control
existente reportando ineficiencia, y que el resultado del
análisis sirva a la administración para la
identificación de los riesgos, es
decir; minimizar en lo posible el llamado riesgo
inherente y riesgo de detección. - Proporcionar a la alta gerencia, mediante el
resultado final (Informe) una herramienta eficaz para la toma
de decisiones que conlleven a la mejora de la actividad
comercial y con ello de la organización en
general. - Mejorar la utilización del fondo de tiempo del
auditor y facilitar la distribución racional del trabajo
entre los auditores actuantes.
Con lo anterior se cumple con las consideraciones de la
Resolución No. 100/04, sobre las Normas de Auditoria
Interna, donde se requiere que el auditor interno en la planeamiento de
su trabajo; debe tener en cuenta aspectos como: los objetivos de
la actividad objeto de revisión, los riesgos
significativos de la actividad, recursos y operaciones, la
adecuación y eficacia de los sistemas de gestión de
riesgos en el Control Interno de la actividad; y las
oportunidades de introducir mejoras significativas a estos
sistemas.
Estructura del Programa
Está compuesto por:
Contiene el nombre de la empresa u
organización, así como titulo del Programa, y
enumera y define la función u operación dentro
de la actividad comercial objeto de auditoria, da idea clara
y precisa del contenido que se auditara.- Encabezamiento:
- Descripción de cada uno de los aspectos a
verificar, relacionados con la legislación, con la
gestión, o el control interno, algunos de los
aspectos contienen procedimientos para las
comprobaciones. - Apéndices como complementos a las
técnicas de auditoria para aquellos aspectos del
programa que lo ameriten, especialmente los cuestionarios
relacionados con el desempeño administrativo y la
calidad, donde su verificación es meramente
cualitativa.
- Descripción de cada uno de los aspectos a
- Cuerpo:
Al final del manual se
incluye:- Legislación implícita en el
Programa a consultar.
Elaboración y validación del
ProgramaPara la validación del Programa de Auditoria
Integral para la Actividad Comercial, se emplean los métodos de; expertos, encuestas y
entrevistas (no estructuradas), diferenciando los
métodos de acuerdo con los criterios de medida que se
persiguen.- Se emplea del método de expertos, para evaluar la
correspondencia entre el Programa, las operaciones
comprendidas como propias de la comercialización y
sus elementos. Para la selección de los expertos se analiza
de acuerdo con los conocimientos sobre la temática,
experiencia, habilidades mostradas en el comercio.
Así se determina y se somete al criterio de la
Vicepresidencia y de la Dirección de Comercio de la
Casa Matriz de ITH, S.A. y los Especialistas que lo
integran, a continuación se muestran los resultados
de este grupo, y los criterios recibidos:
- Los expertos evalúan el total de las
operaciones de la Actividad Comercial de las Divisiones
Territoriales, su aplicación da la posibilidad de
identificar con exactitud los aspectos que afectan
negativamente la actividad comercial y el reto a la
Dirección de ;la entidad de una toma de decisiones
para contrarrestar las deficiencias
detectadas. - Proponen que se realice una valoración
de los aspectos previstos en los cuestionarios en
correspondencia con la identificación de los
riesgos, lo que reportaría una evaluación sólida y con
fundamento relacionada con el desempeño de la
actividad comercial. - Recomiendan que la Dirección de
Auditoria y Control (en lo adelante D.A.C.) trabaje de
conjunto con la Dirección de Comercio para el
perfeccionamiento del Programa, así como su
extensión a las Divisiones Importadoras, y que su
instrumentación se generalice a
través del Manual de Auditoria de la
Compañía, puesto en vigor mediante
Resolución No. I-01/2004 de la
Presidencia.
- Para la validar el grado de importancia del
Programa para la Dirección, y la información
que suministra para la toma de decisiones, fue realizada
una encuesta, en anexo se muestran el resultado
de la aplicación del software
SPSS para Windows
12,0, donde se hace uso de la estadística descriptiva para hacer
las pruebas
de la utilidad
de este instrumento (Anexo K) a los doce (12) miembros del
Consejo de Dirección de la División
Cienfuegos, cuyos resultados se muestran a
continuación:
- El 67,5% afirma que el programa tiene
importancia ALTA. - El 29,2% le da una importancia
MEDIA. - El 3,3% Importancia BAJA.
- Para aprobar el nivel de utilidad del Programa
para los auditores, se hace uso de la técnica de
entrevistas no estructuradas, realizadas a los auditores de
la D.A.C. de la Compañía, el cual estuvo
integrado por el Director (1) un Supervisor, y (4) dos
Auditores Adjuntos, para un total de seis (6), lo que
constituyen el total de los especialistas de la
Dirección, los que concuerdan en que;
- Proporciona una herramienta de trabajo que
facilita la labor a los auditores de la
Compañía, y la ejecución de una
auditoria con calidad. - Permite la confección de un informe que
refleje por temas, vinculando las deficiencias con los
objetivos de revisión e identificación de
las normas y regulaciones que se incumplen. - Permite evaluar los riesgos en casos de
incumplimientos significativos de las leyes
y demás disposiciones legales, teniendo en cuenta
los cuestionarios del Programa. - La aplicación del Programa reporta a la
Organización, por su objetividad un significativo
ahorro
de auditores días, con una auditoria de resultados
altamente beneficiosa.
Teniendo en cuenta los resultados del impacto
producido para los administrativos, y los criterios acerca
del Programa de Auditoria, fue aprobado por la
Dirección de Auditoria y Control de la
Comercializadora ITH, S.A. e incluido en los programas del
Manual de Auditoria de la Compañía.Conclusiones
Del presente trabajo se definen las siguientes
conclusiones:- La Auditoria Integral ejercida por profesionales
y técnicos, que desarrollan su trabajo como
instrumento de la propia administración (auditor
interno), que trabajen en función de agregar
valor y
mejorar las operaciones de su organización, mediante
un Programa de Auditoria con objetivos bien estructurados,
resulta ser – por su desarrollo- una alternativa que
garantiza a la Administración la detección de
errores y la toma de decisiones oportuna para indicar
mejoras. - El Programa de Auditoria Integral para la
Actividad Comercial, constituye una herramienta de control,
que aplicado con frecuencia en las Divisiones
Territoriales, ayudan a la administración en la
medición de los resultados y al
cumplimiento de los objetivos y metas de la
Organización.
- La aplicación de un Programa de Auditoria
Integral para la Actividad Comercial, suministra a la
Administración de la Comercializadora ITH, S.A.,
División Territorial Cienfuegos, a través del
informe, información suficiente para la toma de
decisiones encaminadas a la mejora continua en el grado de
eficiencia, eficacia, control Interno y administrativo en
un área que determina los resultados de la
organización en general.
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diciembre del 2005. 12 p.
Autor:
MSc. Leidisara Martinez
CalderínUniversidad de Cienfuegos.
Facultad de Ciencias
económicas y empresarialesMSc. Ocilia Rosa Santana
VillafañaCorporación CIMEX S.A
- Legislación implícita en el
- Relación de la
Legislación:
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