Supervisión y adiestramiento (página 2)

Partes: 1, 2

2.- ADIESTRAMIENTO

2.1.- CONCEPTO

Es la educación
profesional que adapta al hombre para un
cargo o función,
así mismo dota al personal de
conocimientos, habilidades y destrezas necesarias para el
cumplimiento de dichas funciones, con un
nivel adecuado de eficiencia.

El adiestramiento se
propone mantener y mejorar el desempeño actual en el trabajo.
Las principales razones para aplicar el adiestramiento,
podría ser: aumento de la producción, mejoras de la calidad del
trabajo, menos
derroche de materiales y
mejor aprovechamiento de la maquinaria entre otras
cosas.

Por lo tanto, el adiestramiento debe estar presente en
todas las fases de la actividad, desde la instrucción mas
elemental que acompaña la mayor parte de las relaciones
mercantiles, laborales y personales hasta la formación que
requiere un alto grado de especificidad.

2.2.-
OBJETIVOS

Los principales objetivos del
adiestramiento son:

Preparar al personal para la ejecución
inmediata de las diversas tareas particulares de la
organización.
Proporcionar oportunidades para el continuo desarrollo
personal, no solo en sus cargos actuales, sino
también para otras funciones para las cuales las
personas pueden ser consideras.
Cambiar la actitud de
las personas con varias finalidades, entre las cuales
están crear un clima mas
satisfactorio entre los empleados, aumentar su motivación y hacerlos mas receptivos a
las técnicas
de supervisión y gerencia.

La finalidad primordial del adiestramiento es obtener un
cambio de
conducta
específica, el cual debe establecer las condiciones
óptimas en las cuales se debe producir, así como
los medios de los
que dispone la empresa para
alcanzarlos.

Cabe destacar que los objetivos van a quedar
establecidos de acuerdo a la problemática que la empresa busca
corregir, dándole prioridad a disminuir hasta eliminar
aquellos problemas que
repercuten de manera directa en la calidad y rentabilidad
de la organización, que se visualizan a
través de la detección de necesidades.

2.3.-
FUNCIÓN

El adiestramiento tiene por objeto ampliar, desarrollar
y perfeccionar al hombre para su crecimiento profesional en
determinado puesto de la organización o para estimular su
eficiencia y productividad.

2.4.-
TIPOS

Entre los tipos de Adiestramiento que se aplican en las
organizaciones
tenemos los siguientes:

2.4.1.- SEGÚN LA FUENTE DE SU ORIGEN

Interno: consiste en el proceso
diseñado, programado y ejecutado con la ayuda del
personal que labora en la empresa.
Externo: son los cursos diseñados,
programados y dictados por entidades didácticas, que
pueden ser públicas o privadas.

2.4.2.- SEGÚN LA FORMALIZACIÓN

Sistemático: Es el adiestramiento programado
por la empresa, a través de la gerencia de recursos
humanos. Se cumplen etapas sucesivas y sistemáticas
que obedecen a una rigurosa planificación.
Asistemático: Es el adiestramiento que el
trabajador recibe cada vez que ejecuta una tarea, es orientado
por el supervisor o algún otro compañero. Se
produce normalmente en el área laboral sin que
responda a una planificación previa.

2.4.3.- SEGÚN A QUIEN VA DIRIGIDO

A nivel de obreros: Es el adiestramiento impartido
para un puesto especifico.
A nivel de empleados: Es el orientado a la
preparación para los diferentes puestos de trabajo que
pueda desempeñar un empleado competente.
A nivel de Supervisor: Está dirigido a mejorar
la ejecución del supervisor en su puesto actual y a
prepararlo para ascensos a los rangos inmediatos, mediante el
desarrollo
de sus conocimientos.
A todos los niveles: Está orientado a grupos de
personas que integran los diferentes niveles, incluyen desde la
preparación previa al empleo hasta
cursos previos al retiro, ofreciendo oportunidades de
adiestramiento a los no especializados que buscan convertirse
en semiespecializados, a los administradores intermedios en
camino a convertirse en ejecutivos, y preparación
exclusiva para gerentes generales y funcionarios ejecutivos de
alto nivel.
A nivel Gerencial: Se efectúa el
adiestramiento para preparar a los gerentes para futuros
ascensos, mantenerlos al día con los avances
tecnológicos, fortalecer el espíritu de trabajo
de los gerentes de los niveles inferiores, y para contribuir al
mejoramiento de las relaciones interpersonales.
Adiestramiento Correctivo: Es el que se realiza
cuando las destrezas y conocimientos no se han usado o se
aprendieron mal desde el principio, por tanto tiene que
refrescarse a través de cursos teóricos-
prácticos, pues con el correr del tiempo un
empleado puede olvidar procedimientos
que aprendió durante su iniciación, o adquirir
hábitos de descuido que le exigen menos energía y
esfuerzo intelectual, o la misma administración puede introducir nuevos
procedimientos y equipos que alteran los procesos, de
manera que el adiestramiento no es un proceso de un solo paso
sino una responsabilidad continua de la
gerencia.
Adiestramiento para mejorar: Está orientado a
los individuos que van a ser promocionados o ascendidos de
puesto, de tal manera que puedan aprender algunas de las
destrezas y conocimientos de las posiciones superiores, el
punto clave de estos programas es la
oportunidad que se les da a los individuos de motivarlos para
llegar a posiciones de mayor responsabilidad y mejor
remunerados.
Adiestramiento en el Cargo: Es el que se realiza en
el mismo puesto de trabajo, al participante se le
corregirán sus errores sobre la marcha y
aprenderá en forma objetiva las habilidades,
conocimientos y destrezas que exige el buen desempeño de
su cargo. Por otra parte, facilita las relaciones
interpersonales entre el supervisor y el supervisado,
también proporciona una sana fuente de motivación para el trabajador. El
adiestramiento en el trabajo lo puede hacer el supervisor, o
algún antiguo trabajador de gran experiencia en el
cargo. Este tipo de adiestramiento se emplea con frecuencia en
los nuevos trabajadores, y se hará necesario cada vez
que se produzcan cambios en la tecnología.
Adiestramiento por Inducción: Se conoce como un programa que
consiste en instalar adecuadamente cada nuevo empleado en su
puesto. No sólo le dan a conocer a fondo las labores que
se espera que lleve a cabo, sino también le informan
acerca de las reglas y de las políticas del personal de la
compañía, le presentan a sus compañeros de
trabajo y le dan una idea de cómo su labor encaja en el
funcionamiento general de la organización. Un programa
de inducción ayuda a que el nuevo empleado se
identifique con la organización y sus procedimientos.
Igualmente le da cierto sentido a la importancia de la labor
que habrá de ejecutar.
Adiestramiento Polivalente: Es un proceso de
formación sistemático y continuo que busca
preparar al individuo
para ejercer varias funciones interrelacionadas entre
sí. El objetivo es
contar con personal multihabilidoso capaz de enfrentar y
resolver contingencias y vacantes que en un momento determinado
viva la organización.

2.5.-
PROGRAMAS

El programa de adiestramiento es un proceso a
corto plazo aplicado de manera sistemática y organizada,
mediante el cual las personas obtienen conocimientos, aptitudes,
y habilidades en función de objetivos
definidos.

Los empleados nuevos vienen equipados con la mayor parte
de los conocimientos, aptitudes y habilidades necesarios para
empezar a trabajar. Otros empleados pueden requerir de un
adiestramiento extensivo antes de estar preparados para hacer un
gran aporte a la empresa. Sin embargo, la mayoría
requerirá algún tipo de adiestramiento en
algún momento, para mantener un nivel efectivo de
desempeño en el trabajo.

El propósito primordial de un programa de
adiestramiento es ayudar a la organización a alcanzar sus
objetivos generales. Al mismo tiempo, un programa efectivo de
adiestramiento debe ayudar a los empleados a satisfacer sus
objetivos personales.

Un programa de adiestramiento se describe como un
esquema donde se establecen la secuencia de actividades
especificas que habrán de realizarse para alcanzar los
objetivos y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus
partes y todos aquellos eventos
involucrados en su consecución.

Los programas de adiestramiento consisten en realizar un
listado de cursos en función de las necesidades de la
organización.

En otras palabras, un programa de adiestramiento es un
esquema donde se describen actividades bien coordinadas a
realizar en el orden en el que deben efectuarse, quien las va a
realizar, y cuando deben terminar, es decir, va a indicar los
pasos a seguir para la ejecución de una actividad de
adiestramiento.

3.- SUPERVISOR

El supervisor es un elemento clave dentro de cualquier
organización. De él depende la calidad del trabajo,
el rendimiento, la moral y el
desarrollo de buenas actitudes por
parte de los trabajadores.

3.1.-
CONCEPTO

Es la persona
responsable de dirigir el trabajo de un equipo de personas que
estarán bajo su cargo.

El termino supervisor se aplica en todos los niveles de
la administración a quienes dirigen las
actividades de otros. Pero se ha vuelto costumbre aplicarlo
sólo a las personas de los niveles inferiores de la
jerarquía administrativa.

El supervisor moderno ha dejado de ser operador y el
líder
nato del grupo para
convertirse en un especialista del comportamiento
humano, en lo que concierne a la práctica de la
habilidad administrativa y de los aspectos técnicos de su
cargo.

La labor del supervisor es conseguir que se lleve a
efecto el trabajo por parte de los demás. El supervisor no
puede realizarlo por si mismo y, por consiguiente se ve obligado
a delegarlo y a producir apoyándose en los esfuerzos de
otras personas. El supervisor es el jefe, y ningún jefe
puede salir adelante sin un amplio conocimiento y
comprensión de las personas que trabajan junto a el.
Prácticamente todo lo que un supervisor hace o
debería hacer se encuentra influido directamente por lo
que sabe acerca de sus subordinados. Estudia su comportamiento, el cual es la expresión
dinámica de sus personalidades, de modo que
pueda trabajar con ellos y ellos con él.

3.2.-
FUNCIONES

Se puede decir que todo supervisor tiene cuatro (4)
grandes funciones:

Proyectar: Se debe programar o planificar el
trabajo del día, establecer la prioridad y el orden,
tomando en cuenta los recursos y
el tiempo para hacerlo, de igual forma el grado de
efectividad de sus colaboradores, así como la forma de
desarrollar dicho trabajo dentro de su departamento.
Proyectar en el corto, mediano y largo plazo es uno de los
pilares fundamentales para el éxito de cualquier
supervisor.
Dirigir: Esta función comprende la
delegación de autoridad
y la toma de
decisiones, lo que implica que el supervisor debe empezar
por las buenas relaciones
humanas, procurando que sus instrucciones sean claras,
específicas, concisas y completas, sin olvidar el
nivel general de habilidad de sus colaboradores.
Desarrollar: Esta función le impone al
supervisor la responsabilidad de mejorar constantemente a su
personal, desarrollando sus aptitudes en el trabajo,
estudiando y analizando métodos de trabajo y elaborando planes
de adiestramiento para el personal nuevo y antiguo,
así elevará los niveles de eficiencia de sus
colaboradores, motivará hacia el trabajo,
aumentará la satisfacción laboral y se lograra un
trabajo de alta calidad y productividad.
Controlar: Significa crear conciencia
en sus colaboradores para que sea cada uno de ellos los
propios controladores de su gestión, actuando luego el supervisor
como conciliador de todos los objetivos planteados.
Supervisar implica controlar. El supervisor debe evaluar
constantemente para detectar en que grado los planes se
están obteniendo por él o por la dirección de la empresa.

3.3.-
CARACTERÍSTICAS

Conocimiento del trabajo: Esto implica que debe
conocer la tecnología de la función que
supervisa, las características de los materiales, la
calidad deseada, los costos
esperados, los procesos necesarios, etc.
Conocimiento de sus responsabilidades: Esta
característica es de gran importancia, ya que ella
implica que el supervisor debe conocer las políticas,
reglamentos y normas de la
empresa, su grado de autoridad, sus relaciones con otros
departamentos, las normas de higiene y
seguridad industrial, producción, calidad,
etc.
Habilidad para adiestrar: El supervisor necesita
adiestrar a su personal para poder
obtener resultados óptimos. Las informaciones, al
igual que las instrucciones que imparte a sus colaboradores,
deben ser claras y precisas.
Habilidad para mejorar métodos: El
supervisor debe aprovechar de la mejor forma posible los
recursos humanos, materiales, técnicos y todos los que
la empresa facilite, siendo crítico en toda su
gestión para que de esta manera se realice de la mejor
forma posible, es decir, mejorando continuamente todos los
procesos del trabajo.
Habilidad para dirigir: El supervisor debe
liderizar a su personal, dirigiéndolo con la confianza
y convicción necesaria para lograr credibilidad y
colaboración de sus trabajadores.

4.- PROCESOS
ADMINISTRATIVOS

4.1.-
CONCEPTO

Es el conjunto de fases o etapas sucesivas a
través de las cuales se efectúa la
administración, mismas que se interrelaciona y forman
un proceso integral.

4.2.-
ETAPAS

La planeación para determinar los
objetivos en los cursos de acción que van a seguirse.

La organización para distribuir el trabajo
entre los miembros del grupo y para establecer y reconocer
las relaciones necesarias.
La ejecución por los miembros del grupo para
que lleven a cabo las tareas prescritas con voluntad y
entusiasmo.
El control de
las actividades para que se conformen con los
planes.

5.- DEFINICIÓN DE
TÉRMINOS

5.1.-
DIRECTIVAS

Son el grupo de personas o empresarios encargados de
dirigir, guiar, conducir y orientar al recurso humano de la
organización para lograr los objetivos y metas trazadas
por la misma.

5.2.
POLÍTICAS

Son los estatutos o reglas que deben seguirse dentro de
una organización con la finalidad de tener un orden y un
control de las actividades que ejecutan y que todo el personal
debe cumplir.

5.3.-
PLANES

Son esquemas elaborados para el cumplimiento de metas u
objetivos como resultado de un proceso de planificación.
Son la suma de varios programas que incluyen todas las metas a
alcanzar y de largo, mediano y corto plazo.

5.4.-
OBJETIVOS

Son los grandes logros que la empresa debe alcanzar para
asegurar su continuidad y supervivencia. La definición de
los objetivos de las empresas incluye
establecer en cuales mercados o
sectores de la actividad económica va a realizar su
actividad, cuales zonas geográficas se abarcaran y cuales
productos o
servicios se
van a ofrecer.

5.5.-
METAS

Son objetivos concretos, medibles, que deben ser
alcanzados en un periodo determinado a fin de que la empresa
alcance sus objetivos generales. Las metas bien formuladas
permiten establecer prioridades, evaluar el grado de efectividad
y la eficacia de la
organización.

5.6.-
PROCESOS

Es un conjunto de pasos o etapas necesarios para llevar
a cabo una actividad.

5.7.-
PROCEDIMIENTOS

Es un conjunto de pasos que permite establecer el orden
cronológico y la secuencia de las actividades que deben
seguirse en la relación de un trabajo
respectivo.

5.8.-
MÉTODOS

Es un conjunto de operaciones
ordenadas que detalla la forma exacta de cómo ejecutar una
actividad previamente establecida.

Los métodos son mas detallados que los
procedimientos y se establecen en las actividades rutinarias y
respectivas.

5.9.-
DIAGNÓSTICO

Consiste en realizar un inventario de
necesidades de adiestramiento que deben satisfacer estas
necesidades, las cuales pueden ser pasadas, presentes y
futuras.

5.10.-
PRONÓSTICO

Consiste en llevar la investigación realizada hacia el futuro, es
decir, prever que es lo que se va a realizar y los resultados que
se obtendrán.

5.11.-
PLANIFICACIÓN

Es la escogencia de la alternativa más racional e
inteligente para solucionar un problema, es decir, plantear
distintas alternativas para la solución de un problema y
escoger la más racional.

5.12.-
COORDINACIÓN

Es un proceso que consiste en integrar las actividades
de departamentos independientes a efectos de perseguir las metas
de la organización con eficacia. Sin coordinación, la gente perdería de
vista sus papeles dentro de la organización y
enfrentaría la tentación de perseguir los intereses
de su departamento, a expensas de las metas de la
organización.

5.13.- CONTROL –
VALORACIÓN

Se define como la fase del proceso
administrativo que tiene la actividad organizacional dentro
de límites
tolerables, al compararlas con las expectativas. Estas
expectativas se pueden establecer implícitas o
explícitamente en función de objetivos, planes,
procedimientos o reglas y reglamentos que se aplican en un
ambiente
dinámico, bajo circunstancias cambiantes, por lo que
pueden variar de manera esencial.

5.14.-
COMUNICACIÓN

Es el proceso a través del cual se transmite y
recibe información para guiar las actividades de
los miembros de la organización en direcciones
apropiadas.

Puesto que la
comunicación es una herramienta administrativa de uso
común que a menudo se cita como la habilidad responsable
del éxito de un administrador, es
extremadamente importante que los candidatos a administradores
estén familiarizados con la forma en que se comunican los
administradores.

La comunicación en una empresa
comprende múltiples interacciones que abarcan desde las
conversaciones telefónicas informales hasta los sistemas de
información mas complicados.

CONCLUSIÓN

La supervisión es parte del proceso
administrativo, y busca el logro de los objetivos de una empresa.
La mayor parte de las organizaciones están sobre
administradas y sublidereadas. Una persona quizás sea un
gerente eficaz
(buen planificador, supervisor y administrador) justo y
organizado, pero carente de las habilidades del supervisor para
motivar. El supervisor de este nuevo siglo, se anticipa a los
cambios y acepta de forma positiva cada cambio que se le
presenta. Visualiza y percibe cada cambio como una oportunidad y
un reto. En síntesis,
liderazgo y la
supervisón son dos formas de acción diferentes y
complementarias. Ambas son necesarias para el éxito en un
entorno empresarial cada vez más complejo y cambiante. Y
ambos ejes deben ser desarrollados por las personas que desean
"gobernar" las organizaciones y participar de manera decidida y
activa en su futuro.

El supervisor debe ayudar a sus subordinados a progresar
y a desarrollarse, manteniendo a tal fin un clima
apropiado.

No hay labor más importante, difícil y
exigente que la supervisión del trabajo ajeno. Una buena
supervisión reclama más conocimientos, habilidad,
sentido común y previsión que casi cualquier otra
clase de
trabajo. El éxito del supervisor en el desempeño de
sus deberes determina el éxito o el fracaso de los
programas y objetivos del departamento.

El individuo sólo puede llegar a ser buen
supervisor a. través de una gran dedicación a tan
difícil trabajo y de una experiencia ilustrativa y
satisfactoria adquirida por medio de programas formales de
adiestramiento y de la práctica informal del
trabajo.

Cuando un individuo se le llama para desarrollar
actividades supervisorias, ese solo talento no es suficiente para
asegurar el éxito como supervisor. Este también
debe poseer habilidad para fijar y lograr objetivos, establecer
prioridades y planes de acción, tomar decisiones,
organizar las tareas, motivar a sus colaboradores, controlar el
curso de las acciones y
retroalimentar a su personal. En otras palabras, debe saber
manejar los recursos con que se dispone para lograr los objetivos
y metas establecidas.

Podemos estimular y ayudar, pero no podemos obligar a un
trabajador a que cambie a menos que este sea su deseo, "podemos
llevar a un caballo hasta el agua, pero
no obligarlo a beber", cualquier supervisor que desee adiestrar
se reenfrentado a dos factores básicos en el proceso de
aprendizaje.
En primer lugar, la capacidad o habilidad del trabajador para
aprender y, en segundo lugar, el deseo o motivación de
dicho trabajador para ello. Deben hallarse presentes unos niveles
suficientes de ambos si no queremos que la labor de
adiestramiento fracase antes de comenzar.