1.4. La percepción
y el Estrés
como parte del conflicto en
las organizaciones
1.4.1. la percepcion
La manera en la que se relaciona el objetivo de la
organización con la percepción es
que aunque la meta u
objetivo central de la
organización pueda parecer muy clara por el hecho de
estar escrita a la vista de todos, debemos decir que cada
persona y/o
grupo dentro
de la organización procede a hacer su propia lectura de
ella. La lectura que
haga cada grupo y/o individio de lo que es el objetivo de la
organización está mediada por el proceso
perceptual.
El efecto del conflicto en la organización es muy
variado, puede establecer una saludable situación de
exigencia por un mejor desempeño para lograr un trato adecuado a
la hora de asignar los recursos; o por
el contrario puede ser una barrera infranqueable para el logro de
las metas.
El conflicto en la organización es inevitable y
no siempre es contraproducente7 , aunque los
administradores procuren erradicar todo tipo de
conflicto.
1.4.2. el estres.
Es un hecho muy estudiado la alta correlación
entre altos niveles de estrés y diversas enfermedades, entre estas
enfermedades podemos mencionar: hipertensión, gripe, enfermedades
cardiovasculares, etc.
La respuesta al estrés es el esfuerzo de
nuestro cuerpo por adaptarse al cambio, o
con más exactitud, el esfuerzo por mantener o recuperar
la homeóstasis o equilibrio.
Luego si no podemos mantener dicho equilibrio personal
experimentaremos estrés. Si no es percibida
alguna amenaza externa, no habrá necesidad de adoptar
una postura de adaptación y no habrá
estrés.
2. Tipos de configuraciones sociales
(GRUPO)
- Concepto de Grupo:
(por COLOMBO) considérase grupo a cualquier
número de personas que interactúan unas con
otras, que son psicológicamente conscientes unas de
otras y que se perciben a sí mismas como un grupo
(aceptar y ser aceptado. (por NEWCOMB) conjunto de dos o
más personas que comparten normas con
respecto a ciertas cosas y cuyos roles sociales están
estrechamente vinculados.
2.2. Clasificación de los
grupos
a. Según el grado de implicación
personal
Grupo Primario: es aquel en que las relaciones
personales son cara a cara con cierta frecuencia y aun nivel
íntimo y afectivo. En estos grupos se
desarrollan normas y roles. La familia,
los grupos de un trabajo, los
amigos, son ejemplos de tales grupos. El grupo primario ejerce un
control informal
sobre sus miembros, un control no institucionalizado pero no por
ello menos eficaz.
Este control es ejercido de manera latente. Cuando un
miembro irrita o molesta a otro, estos pueden mostrar su
desaprobación por medio del ridículo, risa,
critica, o incluso el ostracismo.
Grupo secundario: las relaciones entre sus miembros son
relativamente interdependientes y formalizada. Aquí se
incluyen todos aquellos grupos que no son primarios, tales como
las agrupaciones políticas,
las asociaciones de ayuda, comisiones vecinales, etc.
En estos grupos el individuo no
se interesa por los demás en cuanto a las personas sino
cómo funcionarios que desempeñan un rol. Al
contrario de los grupos primarios, el control que se aplica es
formal es decir hay reglamentaciones que establecen normas y
sanciones.
b. Según la inclusión o no de los
individuos en los grupos
Grupo de pertenencia: es el grupo al que pertenece el
individuo o del cual forma parte. El grupo ejerce sobre sus
miembros una presión a
fin de que tengan comportamientos ajustados a sus
normas.
Grupo de referencia: es el grupo al cual tiende a
pertenecer el individuo. Es el grupo al cual aspiramos y
constituye un ideal para nosotros. Tomamos su comportamiento
como nuestra norma de conducta, como
nivel de aspiración y de
autoapreciación.
Banda o pandilla: es un grupo pequeño de pares o
personas que se reúnen por intereses comunes y que
presenta poca estructura.
Dentro de la banda o pandilla se da un abanico de posibilidades
que van desde la barra de amigos a la patota, de acuerdo a las
normas que comparten y a la dinámica que muestren.
Agrupamiento: conjunto de personas reunidos en función de
determinados objetivos de
relativa permanencia. Ej. Asociación cooperadora,
comisiones vecinales, etc.
Muchedumbre o masa: es un grupo numeroso con muy poca
estructuración y poca definición de roles, que no
tiene clara conciencia de sus
metas y que se reúne detrás de un objetivo en un
momento dado y luego desaparece. Es a esa masa a la que se
dirigen permanentemente los medios y la
publicidad,
intentando volcar su apatía en acción
o consumo.
c. Grupo Operativo:
Podemos definir al grupo operativo como un
número restringido de personas que ligadas por
constantes de espacio y de tiempo y
articulados por la mutua representación interna se
proponen de forma implícita o explícita una tarea
que constituye su finalidad.
2. Dinámica interpersonal y de
grupos
2.1. Naturaleza del
conflicto
El conflicto surge del desacuerdo respecto a las metas
o a los métodos
con que se alcanzan
Una encuesta
revela que el 20% del tiempo de los gerentes lo gastan
resolviendo problemas.
El conflicto interpersonal surge de diversas fuentes, entre
ellos.
- Cambio organizacional.
- Choques de personalidad.
- Distintos conjuntos de
valores. - Amenazas del estatus.
- Percepciones y puntos de vista
contrarios.
2.2. Efectos Del Conflicto
A menudo los participantes en el conflicto lo
consideran como una experiencia destructiva, pero estamos ante
una concepción limitada experiencia destructiva, pero
estamos ante una concepción limitada.
2.3. Ventajas
Una de las ventajas del conflicto consiste en que se
estimula a los individuos a buscar mejores métodos que
les aporten resultados mas satisfactorio. Las impulso a ser
más creativos y probar nuevas ideas.
Los problemas ocultos se traen a la superficie y
entonces pueden afrontarse y resolverse.
2.4. Desventajas:
También existen posibles desventajas, en especial
si el conflicto duro mucho time ese torno demasiado
intenso. En el nivel interpersonal, puede deteriorarse la
cooperación y el trabajo en
equipo.
2.5. Tipos De Conflicto:
2.5.1. Conflicto Interpersonal.
Los conflictos
interpersonales constituyen un serio problema para muchos porque
afecten profundamente a sus emociones.
Es necesario proteger la autoimagen y la autoestima
contra el daño
que puedan ocasionarles los demás. Cuando estos conceptos
de si mismos se ven amenazadas ocurre un serio malestar y la
relación se deteriora.
2.5.2. Conflicto Intergrupal:
Los conflictos entre grupos de diferentes departamentos
también causan problemas. En una sola escala menor, mas
recuerdan a las guerras entre
pandillas juveniles. Cada grupo se propone minar la fuerza del
otro adquirir poder y
mejorar su imagen.
Los conflictos provienen de causas, diversas distintos
puntos de vista.
2.6. Cómo elegir una determinada
técnica grupal
En primer lugar, debemos considerar que
no existe una técnica mejor que otra, sino que
éstas deben ser elegidas en función de la
particularidad de cada situación teniendo en cuenta las
características de los que participarán y los
objetivos que queremos alcanzar.
a. El moderador
El moderador deberá conocer la
técnica en profundidad a fin de poder llevar adelante su
tarea, esto es, orientar a los participantes a lograr los
objetivos propuestos por las consignas de trabajo. El moderador
sabrá así marcar los tiempos, orientar a los
participantes para que puedan resolver los problemas que se van
presentando, favorecer el intercambio y la reflexión y
fijar los límites y
alcances de la propuesta.
b. Tema
La temática debe guardar
estrecha relación con los contenidos sobre los que se
requiera trabajar. Y por lo tanto, deben los tópicos
deben ser factibles de ser abordados por el grupo de acuerdo a
sus características.
- c. Objetivo
Es necesario definir precisamente
cuáles son los logros esperables para la dinámica
grupal a fin de no perder de vista el motivo por el cual se
consigna la tarea.
En cualquier caso, es necesario que la
metodología propuesta prevea la
relación entre práctica y la teoría
de modo tal que permita regresar a la práctica para
transformarla y optimizarla.
- d. Momento y clima
Es necesario identificar las
características particulares del momento en que una
técnica será aplicada. Por ejemplo, hay momento en
que predomina el conflicto, que puede actuar como un
obstáculo, o por el contrario, como un instrumento
facilitador. Por otra parte, dentro del contexto educativo, hay
momentos destinados a diagnosticar, a planificar, a ejercitar, o
incluso a evaluar. Los participantes tendrán diferentes
disposiciones y reconocer la situación es vital para
escoger la técnica más adecuada.
El clima afectivo o
emocional del grupo, también resulta relevante ya que en
cualquier caso, influirá en la dinámica del trabajo
y en la interacción entre los miembros del
grupo.
- e. El tiempo
Cuánto tiempo se dispone para la
llevar adelante la actividad es muy importante para determinar si
la aplicación de una técnica es o no posible. Nada
tan contraproducente como proponer un trabajo que no puede
llevarse a cabo.
Los participantes
Es importante conocer el grupo al que se
le propondrá la dinámica. Debemos considerar sus
intereses, motivaciones y por supuesto, sus
capacidades.
- 2.7. Técnicas
para resolver conflictos Inter personal
2.7.1. Comportamiento asertivo
Afrontar el conflicto no es fácil para algunas
personas. Cuando se ven en la necesidad de los negocios con
otros, algunos directores o gerentes pueden sentirse inferiores o
cohibidos ante el poder del otro.
En tales circunstancias tienden a reprimir sus
sentimientos o a dejarse llevar por el enojo. Ninguna de esas
respuestas es realmente productiva.
Formas De Cómo El Comportamiento Asertivo Es
Más Eficaz
El comportamiento asertivo casi siempre es más
eficaz cuando integra varios componentes verbales y no verbales.
El contacto ocular es un medio de expresar sinceridad, en tanto
que una postura erguida y una posición directa del cuerpo
puede intensificar, el impacto del mensaje. Pueden utilizarse
gestos apropiados, son indispensables las expresiones faciales
congruentes y se consiguen efectos convincentes con un tono y
volumen
fuertes pero modulados de la voz. Quizá lo más
importante es la expresión Espontánea y decidida de
una reacción honesta, como "Me molesta mucho, Antonio, que
siempre entregues el informe a la hora
de salir".
2.7.2. Análisis transaccional
Cuando la gente interactúa en formas asertivas y
no asertivas, se dan una transacción en que una persona
responde a otra. El estudio de esas transacciones recibe el
nombre de análisis transaccional (AT). El objetivo del
análisis transaccional es lograr una mejor
comprensión de cómo las personas se relacionan
entre sí, de modo que mejoren la
comunicación y las relaciones
humanas.
- a. Tipos De Transacciones
Transacciones No Complementarias:
*Llamadas también transacciones cruzadas, se
producen cuando las líneas del estimulo y respuesta no son
paralelas.
*Entonces el supervisor trata al empleado mediante una
transacción de adulto con adulto.
Transacciones Complementarias:
*Son cuando los estados del ego del emisor y receptor
durante la transacción inicial simplemente se invierten en
la respuesta.
*También podemos decir que cuando el
patrón entre los estados se describe en forma
gráfica las líneas son paralelas, en el cual el
supervisor habla el empleado como lo hace un padre con su
hijo.
b. Beneficios Del Análisis
Transaccional:
Las organizaciones
que lo han usado señalan que les a dado resultado de un
éxito
moderado.
El adiestramiento en
el análisis transaccional proporciona a los empleados
ideas nuevas sobre su propia personalidad, además les
ayuda a entender por que otros responden algunas veces en
determinada forma.
Una de las grandes ventajas o beneficios es el
mejoramiento de la comunicación interpersonal.
2.7.3. Las Dinámicas de grupos
La dinámica de grupos tuvo su origen en
Estados Unidos
a finales de 1930, por la preocupación de la mejora en los
resultados obtenidos en el campo político,
económico, social y militar del país; la
convergencia de ellas, así como la teoría de la
Gestalt,
contribuyeron a fundamentar la teoría de la
dinámica de grupos.
El psicólogo norteamericano de origen aleman Kurt
Lewin fue el pionero en el estudio de los grupos. Su
teoría del campo del comportamiento fundamentó no
solo el estudio del comportamiento individual, sino
también permitió la interpretación de fenómenos grupales
y sociales.
El término "dinámica de grupos", tiene
diversas acepciones:
+ Se refiere a todo conjunto de conocimientos
teóricos que, fruto de numerosas investigaciones,
ha legado a definir, delimitar y dar carta de
naturaleza científica a los fenómenos grupales,
definiendo con claridad los grupos, su clases, sus procesos y
todas las demás circunstancias y matices que lo
caracterizan.
a. Factores que deben considerarse:
Tamaño: Tiende a afectar la forma en que
funciona.
Composición: Solucionan problemas a los grupos de
trabajo y a menudo tienen la oportunidad de solucionar a sus
integrantes.
Agendas (orden del día): Las juntas
trabajen simultáneamente en dos niveles uno es tarea
oficial del grupo (llamada agenda superficial) y la otra es la
que mantienen ocultos bajo la mesa de conferencias (llamada
agendas ocultas adquiere vida y vienen a complicar la
situación).
b. Métodos estructurados en la dinámica
de grupos
Los métodos que dan buenos resultados es el caso
de objetivos son los siguientes:
Lluvia de Ideas: Método
común de estimular el pensamiento
creativo.
La finalidad de este método es atentar a la gente
a que exprese ideas originales sin pensar en lo que piensen los
demás. Estas sesiones duran de 10 minutos a una hora, solo
se requiere el
conocimiento general del tema.
Las ventajas que nos ofrece éste método
son el entusiasmo, participación mas amplia, el hecho de
inspirarse en el intercambio de ideas.
Grupos Nominales: A los individuos se les
presenta un problema y cada uno llega a una solución de
manera independiente, luego las sugerencias se intercambian y sus
sugerencias se discuten. Después todos escogen por medio
de voto secreto, las mejores ideas.
Toma de Decisiones con la Técnica Delphi: Se
les da cuestionarios a los participantes.
A los miembros se les escoge por su experiencia; se les
pide expresar su evaluación
de un problema o predecir una situación futura y las
respuestas se resumen y se comunican a los miembros para que las
analicen.
c. Las técnicas de dinámica
grupal
c.1. Técnicas en las que interviene un
experto
c.1.1. Mesa Redonda
Se efectúa cuando se desea conocer el punto de
vista de distintas personas sobre un tema determinado. En esta
técnica grupal se siguen una serie de pasos , que permiten
el mejor desempeño de la misma , entre las cuales tenemos
:
Se debe motivar y determinar con precisión el
tema que se desea tratar en la mesa redondaUn miembro o dirigente del equipo puede encargarse
de invitar a las personas que expondrán en la mesa
redonda.Preparar el local con afiches, carteleras, recortes
de revistas o periódicos, relacionados con el tema a
discutir.Efectuar una reunión previa con el
coordinador y los expositores para estudiar el desarrollo
de la mesa
redonda, establecer el orden de exposición, el tema y subtemas que
serian interesante tratar.Desarrollo:
En esta , el coordinador inicia la mesa redonda en
la cual presenta :Hace una breve introducción del tema que se va a
tratar.Explica el desarrollo de la mesa redonda.
Presenta a los expositores.
Explica el orden de intervención de los
expositores.Comunica al auditorio que, una vez concluida las
intervenciones de cada expositor, pueden formular
preguntas.Luego sede la palabra al primer
expositor.Los Expositores:
En esta cada expositor habla durante el tiempo
estipulado, en la cual el coordinador avisara prudentemente
al expositor cuando su tiempo se prolongue. Al concluir las
exposiciones de todos los participantes, el coordinador hace
un resumen de las ideas formuladas por cada expositor y
destaca las diferencias.Luego los expositores pueden aclarar, ampliar,
defender sus puntos de vistas, durante unos minutos,
después el coordinador emite un resumen final y
concluidas las intervenciones, el auditorio puede formular
sus preguntas a la mesa redonda , pero no se permitirá
discusión alguna.Sugerencias:
En esta parte la mesa redonda no debe prolongarse
mas de dos horas , en la cual establecerán sus
sugerencias sobre el tema ya discutido , también en
esta parte el coordinador debe ser imparcial y objetivo en
cada una de sus conclusiones.c.1.2. El Panel
Se diferencia de la mes redonda porque no se
debate un
tema , sino que cada uno de los expositores presenta un punto
o aspecto del mismo , completando o ampliando , si es
necesario el punto de vista de los otros.En el panel los integrantes pueden varían de
4 a 6 personas , cada una especializada o capacitada en el
punto que le corresponde y existe también un
coordinador que se encarga de dirigir el panel. Para el
establecimiento de esta técnica se sigue una serie de
procedimientos entre los cuales tenemos
:La Preparación
El equipo elige el tema que quiere tratar. Se
selecciona a los participantes del panel y el
coordinador.Hacen una reunión con los expositores y el
coordinador para:Explicar el tema que quiere sea
desarrollado.Explica el tema que le corresponde a cada uno de los
expositores.En esta también se acondiciona el local con
laminas, recortes de periódicos, afiches
etc.Desarrollo:
En esta el coordinador inicia el panel, presentando
a los miembros y formula la primera pregunta sobre el tema a
desarrollar. Después que cada uno de los miembros del
panel ha intervenido, el coordinador hace nuevas preguntas
que puedan ayudar a tocar puntos que aun no se han
mencionado. Luego al finalizar el tiempo de exposiciones el
coordinador pedirá a los expositores que hagan un
resumen de sus ideas y posteriormente el coordinador
dará sus conclusiones finales y dará paso al
grupo de preguntas del los miembros del auditorio para los
integrantes del panel .Observaciones:
En este caso es conveniente tener un grabador a la
mano , permitiendo con esto que al momento de realizar un
observación, la misma este mejor
formulada.c.1.3. Seminario
El seminario
tiene por objetivo la investigación o estudio intensivo de un
tema en reuniones de trabajo debidamente planificada. Puede
decirse que constituye un verdadero grupo de aprendizaje
activo, pues los miembros no reciben la información ya elaborada, sino que la
indagan por su propios medios en un clima de
colaboración reciproca .El grupo de seminario esta
integrado por no menos de 5 ni mas de 12 miembros. Los grupos
grandes, por ejemplo , una clase ,
que deseen trabajar en forma de seminario , se subdividen en
grupos pequeños para realizar la tarea .Características:
Los miembros tienen intereses comunes en cuanto al
tema , y un nivel semejante de información acerca del
mismo.El tema o material exige la investigación o
búsqueda especifica en diversas fuentes. Un tema ya
elaborado o expuesto en un libro no
justifica el trabajo de seminario.El desarrollo de las tareas, así como los
temas y subtemas por tratarse son planificados por todos los
miembros en la primera sesión de grupo. Los resultados
o conclusiones son responsabilidad de todo el grupo. Todo
seminario concluye con una sesión de resumen y
evaluación del trabajo realizado. El seminario puede
trabajar durante varios días hasta dar por terminada
su labor . Las sesiones suelen durar dos o tres
horas.Preparación:
Tratándose del ambiente
del educacional, los seminarios serán organizados y
supervisados por profesores, los cuales actúan
generalmente como asesores , podría darse el caso que
la iniciativa partiera de los propios alumnos, lo cual seria
muy auspicioso, y que ellos se manejaran con bastante
autonomía, requiriendo una limitada ayuda de los
profesores en calidad de
asesoramiento en cualquiera de los casos habrá un
organizador encargado de reunir a los grupos, seleccionar los
temas o áreas de interés en que se desea
trabajar.Desarrollo:
En la primera sesión estarán presente
todos los participantes que se dividirán luego en
subgrupos de seminario. El organizador, después de las
palabras iniciales, formulara a titulo de sugerencia la
agenda previa que ha preparado , lo cual será
discutida por todo el grupo. Modificada o no esta agenda por
el acuerdo del grupo, queda definida por agenda definitiva
sobre la cual han de trabajar los distintos subgrupos . Luego
el subgrupo grande se subdivide en grupos de seminarios de 5
a 12 miembros, a volunta de los mismos. Estos pequeños
grupos se instalan en los locales previos, preferentemente
tranquilos y con los elementos de trabajo necesarios, por
siguiente cada grupo designa su director para coordinar las
tareas y después de terminadas las reuniones deben de
haberse logrado en mayor o menor medida el objetivo buscado y
finalmente se lleva a cabo la evaluación de la tarea
realizada, mediante las técnicas las técnicas
que el grupo considere mas apropiada , ya sea mediante
planillas, opiniones orales o escritas , formularios
entre otras.c.2. Técnicas en las que interviene el
grupoc.2.1. El foro
Es aquella en la cual varias personas discuten un
tema determinado, ante un auditorio. Esta técnica es
una de las mas utilizadas debido a que trae numerosas
ventajas , de las cuales se pueden nombrar:Permite la discusión y
participación.Permite la libre exposición de ideas y
opiniones de los miembros del grupo ; y esto es posible de
una manera informal y con pocas limitaciones.Da oportunidad de conocer las opiniones del grupo
sobre el tema tratado.El auditorio puede reflexionar también sobre
tema tratado.En esta , existe una serie de integrantes que juegan
un papel de gran importancia ,entre ellos se
encuentran:- Preparación:
Este es el encargado de la buena marcha del foro, entre sus funciones
básicas se encuentran :Dirige la participación de los
expositores.Determina el tiempo disponible para cada
uno.Señala el orden de las intervenciones y da el
derecho de palabra.Anima y trata de que se mantenga el interés
sobre el tema.Presenta , al final , un resume de lo expuesto , las
conclusiones y los puntos coincidentes o
discordante.El coordinador no emite su opinión sobre el
tema discutido , mientras se desarrolla el foro. - El Coordinador
Son todas aquellas personas que se preparan para
discutir sobre el tema, estos tratan de que su
exposición se de en forma sencilla y ordenada .Los
expositores no se deben desviar del tema tratado y tratar de
seguir las normas del coordinador.Estos deben evitar, durante la presentación
del tema, las referencias personales - Los Ponentes O Expositores
Este tiene entre sus funciones:
Mantener el orden y la disciplina
durante el foro.Toma nota sobre lo tratado y de puntos
resaltantes.Si el grupo es pequeño el secretario no es
indispensable.Consiste en reunir un grupo de personas capacitadas
sobre un tema, especialistas o expertos, las cuales exponen
al auditorio sus ideas o conocimientos en forma sucesiva ,
integrado así un panorama los mas completo posible
acerca de la cuestión de que se trate. Es una
técnica bastante formal que tiene muchos puntos de
contacto con la mesa redonda y el panel . La diferencia esta
en que la mesa redonda los expositores mantiene un punto de
vista divergente u opuesto y hay lugar para un breve debate
entre ellos; y en el panel los integrantes conversan o debate
libremente entre si . En el simposio,
en cambio los integrantes del panel individualmente y en
forma sucesiva durante unos 15 o 20 minutos; sus ideas pueden
ser coincidentes o no serlo, y lo importante es que cada uno
de ellos ofrezca un aspecto particular del tema, de modo de
que al finalizar este desarrollado en forma relativamente
integral y con la mayor profundidad posible.Preparación
Elegido el tema o cuestión que se desea tratar , el
organizador selecciona a los expositores mas apropiado – que
pueden de 3 a 6 – teniendo en cuenta que cada uno de ellos
debe enfocar un aspecto particular que responda a su
especialización .
Es conveniente realizar una reunión previa con los
miembros del simposio, para intercambiar ideas , evitar
reiteraciones en las exposiciones , delimitar los enfoques
parciales, establecer el mejor orden d la
participación , calcular el tiempo de cada expositor ,
etc.A demás de esta reunión previa de
planificación , los integrantes del
simposio y el organizador, se reunirán unos momentos
antes de dar comienzo para cerciorarse de que todo esta en
orden y ultimar en todo coso los últimos
detalles.Desarrollo:
El coordinador inicia el acto, expone claramente el
tema que se a de tratar , así como los aspecto en que
se a dividido , explica brevemente el procedimiento
por seguir , y hace la presentación de los expositores
al auditorio . Hecho esto sede la palabra al primer expositor
, de acuerdo con el orden establecido en la reunión de
preparación .Una vez terminada cada exposición el
coordinador sede la palabra sucesivamente a los restantes
miembros del simposio . Si la presentación hecha al
comienzo a sido muy superficial , pueden en cada caso
referirse a la
personalidad del disertante cuando llega el momento de su
participación . Las exposiciones no excederán
los 15 minutos , tiempo que variara según el numero de
participantes, de modo que total no se invierta mucho mas de
una hora .Finalizada las exposiciones de los miembros del
simposio, el coordinador puede hacer un breve resumen o
síntesis de las principales idas
expuestas . O bien , si el tiempo y las circunstancias los
permiten, puede evitar a los expositores a intervenir
nuevamente para hacer aclaraciones , agregados , comentarios,
o para hacer alguna pregunta entre si. También puede
sugerir que el auditorio haga pregunta a los miembros del
simposio, sin dar lugar a discusión ; o que el
auditorio mismo discuta.c.2.2. Debate
Es una discusión entre dos o mas personas
sobre un tema determinado , este tiene como objetivo conocer
todos los aspectos de un tema o asunto , a través de
la exposición de las opiniones que sobre el tema
tienen todos los integrantes de un grupo. Para que tenga
éxito, en el grupo debe haber:– Cooperación, en donde los miembros deben
manifestar mutuo respeto.– Orden, los participantes aguardan el uso de la
palabra para permitir la participación de
todos.– Compromiso, se debe actuar con sinceridad y
responsabilidad.El debate esta integrado por:
Un director o coordinador encargado de declarar
abierta la sesión , presenta el tema, conoce el tema y
concluye el tema.Un secretario que anota a las personas que van
participando y el tiempo de intervención de cada una ,
esto con la finalidad de darle la oportunidad de participar a
todos los integrantes.Los participantes encargados de hablar del tema
objeto de debate.Un moderador representante de cada grupo y quien:
prepara el tema y quien concede la palabra a los
participantes; procura que se traten los puntos importantes
sin salirse del tema; aclara dudas ; finaliza la actividad
con el resumen de las diferentes opiniones y saca las
conclusiones obtenidas en la discusión con ayuda de
los demás.c.2.3. El Phillips 66
Consiste en dividir el salón en 6 grupos de 6
personas , las cuales discuten durante 6 minutos un tema o
problema (previsto o bien que haya surgido como tema durante
el desarrollo de la reunión ) . Seguidamente una
persona del grupo s reúne con los otros con los otros
5 representantes y vuelve a formar un grupo de 6 , que por
seis minutos mas, discutirán el mismo asunto, hasta
que se llegue a una conclusión general . Esta
técnica permite que desarrolles tu capacidad de
síntesis; contribuye a que superes el temor para
hablar ante tus compañeros ; fomenta tu sentido de
responsabilidad y estimula la participación de todos
los miembros del grupo . Pero para ello, se debe tener en
cuenta el siguiente procedimiento:El director ( alumno o el docente ) formulara la
pregunta o el tema que se va a discutir e invitara al resto
de los alumnos para que formen grupos de seis
personas.Cada grupo nombrara un coordinador y un
secretario.Hecho esto, el director tomara el tiempo para contar
los seis minutos que durara la actividad . Cuando falte un
minuto notificara a cada grupo para que realice el
resumen.El coordinador de cada uno de los equipos controlara
igualmente el tiempo y permitirá que cada integrante
manifieste su punto de vista durante un minuto, mientras que
el secretario toma nota sobre las conclusiones.Al finalizar el lapso de discusión en los
grupos, el director solicitara a los secretarios la lectura
de las conclusiones obtenidas en cada equipo y las
escribirá en el pizarrón.c.2.4. Cuchicheo
En esta , los miembros dialogan
simultáneamente de a dos para discutir un tema o
problema del momento. Cuchichear significa hablar en voz baja
a una persona de modo que otros no se enteren , esta consiste
en dividir a un grupo en parejas que tratan en voz baja (
para no molestar a los demás ) un tema o
cuestión del momento grupo trabaja
simultáneamente sobre un mismo tema y en pocos minutos
pueden obtener una opinión compartida sobre una
pregunta formulada al conjunto . E sta técnica se
asemeja al PHILLIPS 66 , puede decirse una forma resumida de
el , con la diferencia de que en lugar de 6 personas son 2 ,
los miembros del grupo y el tiempo se reduce a dos o tres
minutos.Como Se Realiza
Esta técnica no requiere de
preparación , cuando sea preciso conocer la
opinión del grupo sobre el tema, problema o
cuestión precisa o del momento, el director o
coordinador del grupo invita a discutir sobre el mismo , en
lo posible reducido a una pregunta muy concisa . Cada miembro
puede dialogar con su compañero mas cercano , el que
este a su lado, sin necesidad de levantarse . El dialogo
simultaneo, de dos o tres minutos , se hará en voz
baja intercambiando ideas para llegar a una respuesta o
proposición que será luego informada al
coordinador por uno de los miembros de cada pareja . De las
respuestas u opiniones dadas por todos los subgrupo se
extraerá luego la conclusión general o se
tomaran las decisiones del caso.c.3. Técnicas
participativasEstas técnicas tienen por objeto promover la
participación de todos los miembros del
grupo.c.3.1. Presentación por
ParejasEl objetivo es promover la presentación de
los integrantes de un grupo. Se forman parejas cuyos miembros
no se conocen que deben compartir información
personal. Luego, en reunión plenaria, cada
participante presenta a su compañero.c.3.2.Nombres escritos
Es también una dinámica de
presentación. Los participantes se reunen en
círculo y cada miembro se coloca una tarjeta con su
nombre en el pecho. Se da un tiempo para que cada
participante pueda memorizar el nombre de los demás.
Luego, las personas se quitan la tarjeta y las hacen circular
en un sentido. Cuando el coordinador lo dispone, cada
participante debe intentar ubicar al dueño de la
tarjeta que le tocó en suerte. La dinámica se
repite varias veces hasta que los miembros del grupo se
familiaricen entre sí.c.3.3. El ovillo
El objetivo es la presentación. Los
participantes se disponen en círculo. Se toma un
ovillo de lana y se lo arroja hacia un miembro del grupo al
azar que se presenta a sí mismo, cuando concluye, lo
arroja a otro miembro reteniendo la punta del ovillo y
así, hasta llegar al último. Se construye
una red que
une a todos los miembros. Luego, se inicia el proceso inverso
siguiendo el camino que trazó el ovillo. Cuando cada
participante recibe nuevamente la madeja, expresa sus
expectativas respecto del grupo, la reunión o el tema
mientras ovilla la lana que le han entregado. De esta forma,
concluye la presentación cuando la red fue desarmada y el
ovillo reconstruido.c.3.4. Refranes
Se reparten trajetas con fragmentos de refranes
populares (la primera parte en una tarjeta, la segunda en
otra) se reparten y el coordinador pide que encuentren a la
persona que tiene la segunda parte del refran. La
técnica tiene la función de formar parejas al
azar.c.3.5. Rompecabezas
Se reparten piezas de rompecabezas al azar entre los
participantes, que deberán armar la figura completa
ubicando a los otros miembros que tengan las piezas
necesarias. La técnica tiene por objetivo formar
grupos al azar.c.3.6. Recuerdos
Cada miembro del gurpo recuerdo alguna cosa en voz
alta el resto manifiesta qué cosa éso le hace
recordar.c.3.7. Torbellino de ideas
Brainstorming, significa en ingles tormenta cerebral
, y a esta técnica se le denomina en español torbellino de ideas . Su
objetivo consiste en desarrollar y ejercitar la
imaginación creador, la cual se entiende por la
capacidd de establecer nuevas relaciones entre hechos , o
integrarlo de una manera distinta.Esta es una técnica de grupo que parte del
supuesto básico de que si se deja las personas actuar
en un clima totalmente informal y con absoluta libertad
para expresar lo que se les ocurre existe la posibilidad de
que, entre el fragmento de cosas imposibles o descabelladas ,
aparezca una idea brillante que justifique todo lo
demás. El torbellino de ideas tiene como
función, precisamente, crear ese clima informal,
permisivo al máximo, despreocupando, sin criticas y
estimular el libre vuelo de la imaginación, hasta
cierto punto .Preparación:
El grupo debe conocer el tema o área de
interés sobre el cual se va a trabajar, con cierta
anticipación con el fin de informarse y pensar sobre
el.Desarrollo
El director del grupo precisa el problema por
tratarse, explica el procedimiento y las normas
mínimas que han de seguirse dentro del clima informal
básico. Puede designar a un secretario para registrar
las ideas que se expongan. Será útil la
utilización del grabador.Las ideas que se expongan no deben ser censuradas ni
criticadas directa o indirectamente; no se discuten la
factibilidad
de las sugerencias; debe evitarse todo tipo de
manifestaciones que coarten o puedan inhibir la espontaneidad
; los miembros deben centrar su atención en el problema y no en las
personas.Los miembros exponen su punto de vista sin
restricciones, y el director solo interviene si hay que
distribuir la palabra entre varios que desean hablar a la vez
, o bien sin las intervenciones se apartan demasiado del tema
central. A veces estimula a los remisos, y siembre se
esfuerzan por mantener una atmósfera propicia para la
participación espontánea.Terminado el plazo previsto para la ¨
Creación ¨ de ideas, se pasa a considerar – ahora
con sentido critico y en un plano de realidad – la
viabilidad o practicidad de las propuestas mas valiosas. Se
analizan las ideas en un plano de posibilidades practicas ,
de eficiencia,
de acción concreta.El director del grupo hace un resumen y junto con
los miembros extrae las conclusiones.2.8. Ventajas de la dinámicas de
grupoApoyo a las decisiones: El resultado secundario mas
importante de las juntas es que los que participan en la toma
de una decisión se sientan motivadas para aceptar y
ponerla en práctica.Calidad de las Decisiones: Los grupos, además
de apoyar las decisiones son un medio muy eficaz para
resolver problemas. Tienen mas información que
cualquier individuo.Otro aspecto consenso: Es cuando todos los nombres
ponen en prácticas decisiones que respaldaron en
conjunto. Cuando una votación es dividida hay
desacuerdos.Pregunta: ¿ Qué ventajas nos ofrece el
método de Lluvia de Ideas?.Nos da las ventajas que todos van a participar en
las tomas de decisiones, con mucho entusiasmo y el hecho de
que todos pueden intercambiar ideas entre ellos,
además nos ayuda a estimular el pensamiento
creativo.2.9. Desventajas de la dinámicas de
grupoLentitud y Costo:
Las juntas de todo tipo son una forma lenta y cara de hacer
las cosas. En ocasiones la lentitud es algo favorables, es
decir hay más tiempos para reflexionar para hacer un
análisis objetivo de una idea y proponer
alternativas.El Efecto Nivelador: Es una tendencia de un
gripo a somete el pensamiento individual a la calidad
promedio del pensamiento colectivo o "pensamiento de
grupo".Polarización: Es un comportamiento
alterno. En ella los individuos traen al grupo sus
predisposiciones respecto a un tema o asunto.Intensificación del compromiso: Con el
problema del pensamiento de grupo se relaciona estrechamente
la idea de que los miembros de el pueden seguir defendiendo
una línea de acción pese la evidencia que
conducirá al fracaso.Responsabilidad dividida: Constituye un
problema siempre que se adopten decisiones en
grupo.Sin duda las decisiones de grupo diluyen la
responsabilidad. Además brinda a los individuos la
oportunidad de evadir su responsabilidad.3. La Comunicación en la
organizaciónPara empezar a tratar este tema, es importante
señalar el concepto de
comunicación, y según el autor Helbert Simon,
la comunicación es "un acto de transmisión de
premisas decisorias". Scott y Mitchel agregan que la
transmisión es también de ideas, sentimientos o
valores, entre individuos, grupos o máquinas. Siempre que hay
comunicación, hay información.
Cuadro No. 01 : Elementos de
la comunicación.3.1. Concepto
La comunicación cuando se aplica en las
organizaciones es denominada comunicación organizacional.La comunicación organizacional se entiende
también como un conjunto de técnicas y
actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de
mensajes que se dan entre los miembros de la
organización, o entre la organización y su
medio; o bien, a influir en las opiniones, actitudes
y conductas de los públicos internos y externos de la
organización, todo ello con el fin de que esta
última cumpla mejor y más rápidamente
con sus objetivos. Estas técnicas y actividades deben
partir idealmente de la investigación, ya que a
través de ella se conocerán los problemas,
necesidades y áreas de oportunidad en materia de
comunicación, (Fernández, 1999).3.2. Importancia de la comunicación
organizacional:Es importante porque se encuentra presente en toda
actividad empresarial y por ser además el proceso que
involucra permanentemente a todos los empleados. Para los
dirigentes es fundamental una comunicación eficaz
porque las funciones de planificación,
organización y control sólo cobran cuerpo
mediante la comunicación organizacional.La comunicación organizacional es esencial
para la integración de las funciones
administrativas. Por ejemplo, los objetivos establecidos
en la planeación se comunican para que se
pueda desarrollar la estructura
organizacional apropiada. La comunicación
organizacional es también esencial en la selección, evaluación y capacitación de los gerentes para que
desempeñen sus funciones en esta
estructura.3.3. División de la comunicación
organizacionalSegun Fernández (1999) puede dividirse
en:3.3.1. Comunicación Interna: cuando
los programas
están dirigidos al personal de la organización
(directivos, gerencia
media, empleados y obreros). Se define como el conjunto de
actividades efectuadas por cualquier organización para
la creación y mantenimiento de buenas relaciones con y entre
sus miembros, a través del uso de diferentes medios de
comunicación que los mantenga informados,
integrados y motivados para contribuir con su trabajo al
logro de los objetivos organizacionales.3.3.2. Comunicación Externa: cuando se
dirigen a los diferentes públicos externos de la
organización (accionistas, proveedores, clientes,
distribuidores, autoridades gubernamentales, medios de
comunicación, etc.). Se define como el conjunto de
mensajes emitidos por cualquier organización hacia sus
diferentes públicos externos, encaminados a mantener o
mejorar sus relaciones con ellos, a proyectar una imagen
favorable o a promover sus productos
y servicios.3.4. Funciones de la comunicación
organizacionalEn cualquier organización o grupo, la
comunicación tiene cuatro funciones centrales:
controlar, motivar, expresar emociones e informar (Robbins,
2004).La comunicación controla la conducta de los
miembros de varias maneras. Las organizaciones tienen
jerarquías de autoridad
y lineamientos formales que deben seguir los empleados. Por
ejemplo, la comunicación desempeña una
función de control cuando se pide a los empleados que
primero comuniquen las quejas laborales a su jefe inmediato,
que se limiten a la descripción de sus puestos o que
cumplan con las políticas de la
empresa.La comunicación alienta la
motivación porque les aclara a los empleados
qué deben hacer, cómo lo están haciendo
y qué pueden hacer para mejorar un rendimiento
deficiente. La definición de metas concretas, la
retroalimentación sobre el avance
logrado hacia las metas y el reforzamiento de la conducta
deseada, estimulan la motivación y requieren que exista
comunicación.En el caso de un gran número de empleados, el
grupo de trabajo es su fuente primaria de interacción
social. La comunicación que ocurre en el grupo es un
mecanismo fundamental que permite a sus miembros manifestar
sus frustraciones y sentimientos de satisfacción. Por
consiguiente, la comunicación se convierte en una
puerta de expresión emocional de sentimientos y de
realización de las necesidades sociales.La última función de la
comunicación se refiere al papel que desempeña
cuando facilita decisiones. Ya que, mediante la
transmisión de datos para
identificar y evaluar las posibles opciones, proporciona la
información que necesitan las personas y los grupos
para tomar decisiones.3.5. Tipos de
comunicación en el ámbito
laboralLa comunicación en el ámbito laboral se
clasifica según los aspectos que se quieran destacar,
entre ellos:3.5.1. Según la dirección del mensaje,
Denominados también caminos de la
comunicación organizacional:a. Comunicación vertical:
La comunicación vertical, a su vez, puede ser
descendente o ascendente.a.1. Comunicación vertical
DescendenteEs la comunicación que fluye desde los
niveles más altos de una organización hasta los
más bajos. Estas comunicaciones que van del superior al
subordinado son básicamente de cinco tipos:
instrucciones de trabajo, explicación razonada del
trabajo, información sobre procedimientos y
prácticas organizacionales, retroalimentación
al subordinado respecto a la ejecución,
información de carácter ideológico para iniciar
la noción de una misión
por cumplirEn la comunicación vertical
descendente fluye la información que permite la
regulación y control de la conducta de los
subordinados, tal como:*instrucciones sobre la tarea
*comprensión de la tarea y su relación
con otras tareas: justificación del trabajo* información sobre procedimientos y
prácticas*información al empleado, sobre su
rendimiento y ejecución*información ideológica para inculcar
un sentido de misiónAntes de enviar ningún mensaje
descendente, los emisores deben saber que audiencia quieren
tener y cómo llegar hasta ella. Por ello deben saber
elegir el canal de comunicación más apropiado.
Los canales de comunicación más utilizados en
la comunicación descendente son: cartas,
reuniones, teléfono, manuales, y
guías.Las reuniones permiten un contacto
interpersonal cara a cara, junto con el teléfono
constituyen los llamados canales orales. Estos medios son
más eficaces cuando el tiempo en la
comunicación es un factor crucial.La comunicación escrita, como las
cartas, es conveniente cuando la tarea por la que se requiere
la comunicación es compleja y debe realizarse de una
forma determinada. La palabra escrita no está a prueba
de distorsiones, pero se distorsiona menos que la palabra
hablada, es menos susceptible de malentendidos y rumores.
Otra ventaja de los medios escritos es que aseguran un
registro
permanente de la información, lo que con frecuencia
resulta necesario, por otra parte con los medios escritos se
llega a un auditorio más amplio en menos tiempo que
con los medios orales. La carta es
el medio escrito más utilizado, pero otros medios
escritos tienen particular importancia para la gestión y motivación de los
trabajadores.los manuales de la empresa son
un medio de comunicación descendente. Un manual es un
libro de instrucciones sobre como hacer el trabajo. Los
manuales tienen un gran nivel de autoridad y son muy
formales. En su mayor parte, tratan del reglamento de la
empresa, de las normas de la organización. Por lo
general, los manuales adoptan la forma de un cuaderno de
páginas sueltas, por lo que resultan fáciles de
revisar. Puesto que los manuales son técnicos y
complejos, a los empleados se les suele entrenar en el manejo
de los mismos.Las guías son libros de
referencias. Suelen ser menos autoritarias, menos formales,
con un control no muy rígido y generalmente son
aplicables a los niveles inferiores de la
organización. Son más pequeñas que los
manuales. Su cometido generalmente, es indicar las obligaciones y los derechos de
cada trabajador. Adoptan un enfoque personal y sencillo,
siendo la forma pedagógica de comunicar las normas y
procedimientos más habituales que aparecen en el
manual. De hecho la guía sirve para simplificar el
material del manual. Sin embargo, las guías se suelen
hacer antiguas antes que los manuales y su información
es menos completa.La comunicación tiene sus problemas.
Entre los más importantes esta la dificultad de
seleccionar la información a la que hay que atender
entre toda la que llega por los diferentes canales.
Diferentes estudios han mostrado que la comunicación
cara a cara se considera la más eficaz, sin embargo un
exceso de comunicación puede generar ansiedad por
exceso de comunicación. Otro aspecto que produce
efectos negativos en la salud laboral es la
sobrecarga de comunicación, que ocurre cuando la
persona recibe más información de la que puede
procesar.La información puede sufrir errores
cuando fluye por la vía vertical descendente, errores
que distorsiones la comunicación. La principal
distorsión se produce al reducirse la extensión
del mensaje, conforme baja por la línea
jerárquica. Esta reducción implica un resumen
del contenido del mensaje, cuya eficacia y
orientación dependerá de las habilidades e
intereses de transmisión de la información del
supervisor con respecto a sus subordinados. Otra
distorsión importante se refiere a la dificultad de
comprensión de los mensajes, como consecuencia de que
el supervisor posee una comprensión más global
del objetivo de la información (ej. Una
instrucción), que le es difícil transmitir a un
subordinado. El subordinado solo recibe una parte
específica de un mensaje que posee un objetivo
más global que afecta a un mayor conjunto de personas.
Se corre el peligro de definir los mensajes en claves
diferentes, entre la definición que hace el supervisor
y la que hace el subordinado, dando lugar a errores y
malentendidos, si el supervisor no es capaz de transmitir
adecuadamente el mensaje en toda su complejidad, o controla
el uso que haga del mensaje el subordinado.* Limites de la comunicación vertical
descendente1. Que no disminuya su autoridad.
2. Ignorancia sobre las necesidades del subordinado.
Interrelación estructura – comunicación
1. Canales formales de comunicación. Si hay muchos
niveles, produce que la comunicación no sea tan
fluida.
2. Estructura de la autoridad. Pueden existir barreras. La
relación entre dos personas de un mismo nivel es
diferente a que si fuesen de dos niveles diferentes.
3. Especialización del trabajo. Causa un lenguaje
diferente entre distintas áreas.
4. Propiedad
de la información. Las áreas que manejan
información de tipo confidencial se sentirán
más "importantes" que las demás.a.2. Comunicación vertical
AscendenteFluye desde los niveles más bajos de la
organización hasta los más altos. Incluye
buzones de sugerencias, reuniones de grupo y procedimientos
de presentación de quejas.En la comunicación vertical ascendente
fluye la información que permite comprobar la
comprensión de la comunicación y actualizar la
información.Los medios o canales de comunicación
más comunes para comunicarse por la vía
ascendente son: los sistemas
de sugerencias, reivindicaciones y cuestionarios de
actitudes.Un sistema de
sugerencias es un procedimiento por el que los empleados
pueden exponer sus ideas o sugerencias para mejorar la
eficacia de la empresa. Las sugerencias son evaluadas
después, y se llevarán a cabo las más
valiosas. Las recompensas al trabajador que ha dado una
sugerencia utilizada por la empresa son variadas, pero las
más utilizadas consisten en premios económicos.
El motivo del uso de sistemas de sugerencias, es que los
empleados están en la mejor posición para
aportar ideas que aumenten la eficacia de su
trabajo.Las reivindicaciones son quejas formales
escritas que exponen los empleados. Generalmente hay varios
pasos en las reivindicaciones. En primer lugar la
reivindicación es revisada por el supervisor inmediato
del empleado. Si no se puede resolver, el siguiente paso
puede ser el apelar al siguiente nivel jerárquico, y
así sucesivamente. El sistema de reivindicaciones
está establecido para permitir que los empleados
expresen sus quejas. Los receptores de estos mensajes suelen
ser personas responsables que tienen poder para hacer las
correcciones precisas. Son algo más que un desahogo,
son un medio para que los empleados comuniquen sus
sentimientos de injusticia en su lugar de trabajo.Los cuestionarios de actitudes son utilizados
para conocer cuáles son los sentimientos y actitudes
de los empleados respecto a diferentes temas laborales.
Generalmente los suele aplicar un consultor externo. La
empresa actúa tras el análisis de los
cuestionarios, según la información que recibe
de estos. Son siempre anónimos. Es necesario que la
empresa responda de alguna forma al resultado de la encuesta.
Una forma de responder es ofrecer los resultados en el
boletín oficial de la empresa, y otra es dar
solución a las insatisfacciones reflejadas en el
cuestionario.Las distorsiones más habituales
sufridas en este camino de comunicación son las
siguientes. Por un lado se tiende a restringir y filtrar la
información que circula hacia arriba, transmitiendo
aquella que probablemente despertará una
reacción favorable, y ocultando la que pudiera tener
efectos nocivos para la propia persona que la transmite.
Cuando se produce la descentralización ésta se
detiene allí donde la información puede
acumularse con más facilidad. O'reilly y roberts
(1974) identifican tipos de modificaciones que se pueden dar
en la transmisión de mensajes ascendentes:
gatekeepering (no pasa toda la información;
reducción/síntesis (cambios de énfasis
en distintas partes del mensaje); ocultación (no pasar
información relevante o útil) y finalmente,
distorsiones generales (cambio activo de la naturaleza de la
información que se va a transmitir).Con respecto a estas distorsiones, se pueden
considerar en la comunicación ascendente cuatro
principios
para predecir estas disfunciones:- el poder del superior: las personas situadas
en el nivel inferior de la jerarquía no transmiten
información ascendente que las puede
perjudicar.- influencia del superior: los subordinados
pasan información más favorable a los
superiores que tienen más influencia.- confianza del subordinado en su superior: se
transmite más información distorsionada cuando
no se confía en el superior. En situaciones donde hay
confianza, la transmisión de la información es
más exacta.- aspiraciones de ascenso del subordinado: no
se transmite información que se supone pueda
perjudicar el desarrollo de su carrera
profesional.Limites de la comunicación vertical
ascendente1. Inocuidad para el emisor
2. El superior igual lo sabrá.
3. El subordinado quedara desairado ante su
jefe.b. Comunicación Horizontal
Es la comunicación que fluye entre funciones,
necesaria para coordinar e integrar los distintos trabajos en
una organización.-Fluye entre departamentos o empleados del mismo
nivel jerárquicoPretende:
-Coordinar las actividades efectuadas por los
distintos empleados o departamentos de la empresa-Resolver los problemas que surgen dentro de un
departamento-Tomar decisiones en las que deben intervenir los
empleados o departamentosNos Comunicamos:
-Realizando reuniones de trabajo
-Notas de departamento
-Comunicados internos
-Trabajo en equipo
-Debates
c. Comunicación Diagonal
Es la que cruza distintas funciones y niveles de una
organización y es importante cuando los miembros de la
misma no pueden comunicarse por medio de los demás
canales de comunicación.3.5.2. Según estructura de la
comunicaciónLa naturaleza de las relaciones que estructuran la
comunicación en la organización es de dos
tipos: una comunicación formal, y una
comunicación informal.a. Comunicación
formal.Es la comunicación que la
organización, como totalidad, ha regulado. La
comunicación formal define las reglas de
comunicación estables en la organización. Por
lo tanto la comunicación formal define el modo en que
cada miembro de la organización ha de comportarse para
confirmar el tipo de relación que han de mantener los
miembros de la organización entre
sí.Podemos establecer que la comunicación formal
cumple dos principales funciones en la organización:
permitir la toma de
decisiones y motivar.Para garantizar la toma de decisiones y lograr
niveles adecuados de motivación en los miembros,, las
organizaciones conforman estructuras que faciliten la
transmisión de la información. Para que la
información sea adecuadamente transmitida es necesario
que exista un flujo de comunicación que lo permita.
Este flujo de comunicación debe cumplir los siguientes
objetivos de información: transmitir la
información útil para la toma de decisiones,
transmitir la información con exactitud, transmitir la
información con rapidez, y transmitir la
información sin errores.Ejemplo:
Una directora comercial de una empresa
quiere comunicar la próxima semana a los delegados
comerciales los objetivos de venta para
el 2 semestre y duda entra la forma oral o escrita, analiza
las ventajas e inconvenientes y plantea una
solución.-Oral porque es más directa y todas las dudas
se pueden aclarar.Pero la forma escrita para dejar antecedentes sobre
objetivo de la venta programada.a.1. Canales formales
Se han elaborado canales formales para que la
organización este funcionando.1. Comunicación verbal (tramo corto) –
Filtros formales Los filtros formales son por ejemplo una
secretaria, en el caso que un subordinado quiera hablar con
su jefe.
2. Comunicación escrita: Memorandums y cartas. Los
memorandums se utilizan para transmitir información
breve y concisa. Se aclara quien es el receptor y el emisor.
Son de circulación interna. Generalmente en una
organización grande se utilizan para enviar mensajes
entre dos diferentes áreas. Las cartas en cambio, se
utilizan para la relación entre la organización
y el medio
ambiente. Es decir, su uso se extiende de la frontera
de la misma.
3. Actas e informes.
Formalidades. Los informes contienen información
estandarizada y pre establecida. Las actas se escriben en
reuniones, entre directivos, en un consejo, etc. Se
transcribe el resultado de la reunión. Generalmente se
firman por los participantes al finalizar la misma.
4. Manuales. Estos establecen los procedimientos a llevar en
la organización ante una determinada situación.
Son muy útiles cuando ingresa personal nuevo a la
organización.
5. Curso de documentos.
Se lo conoce también como expediente. Es un documento
que se le va adicionando información acerca de un tema
determinado, del cual se necesita el consentimiento u
opinión de todas las áreas. Cada una de estas
emite su informe para que luego se pueda tomar una
decisión final.b. Comunicación informal
Se forma en torno a las relaciones sociales de los
miembros, y surge siempre que un miembro siente la necesidad
de comunicarse con otro sin que exista ningún canal
formal para ello, o si los que existen son inadecuados. Son
las interacciones que conforman relaciones no reguladas por
la comunicación formal. Este tipo de
comunicación aparece donde la comunicación
formal es insuficiente para las necesidades emocionales y de
información de los miembros de la
organización.Estas redes ayudan a mantener
relaciones sociales ajenas a las relaciones estipuladas en
las normas, generan sistemas políticos y de inteligencia a través de los que se
toman decisiones.El principal medio de comunicación empleado
en la comunicación informal es el cara a cara, la
relación interpersonal directa. Sin embargo algunas
organizaciones son conscientes de la importancia de este tipo
de comunicación para conectar con el empleado, y
utilizan un medio de comunicación que les permite
llegar a todos ellos, y que utilizan con un carácter
informal, son los boletines o revistas de la
empresa.Los boletines pueden contener historias sobre
empleados citados por su buen servicio o
por un rendimiento laboral sobresaliente, anuncios sobre las
funciones sociales de la empresa, preguntas y respuestas
acerca de temas laborales, información sobre
actividades informales de los empleados etc. Se utilizan como
inyecciones de moral,
ayudan a que los empleados de ciertos puntos sientan que
forman parte del todo.De acuerdo con Gibson y Donelly (1999) se estima que
las organizaciones estadounidenses generan 33 millones de
rumores al año. En ese sentido, estos autores
presentan la siguiente tipología:i. Castillos en el aire: Rumores
anticipatorios a una situación de la
empresa.ii. Conductores de cuña: Son los más
dañinos y suelen difundir rumores tales
como:"Mary logro el ascenso, porque se acosto con el
jefe", "Antonio tiene SIDA". Este
tipo de rumores son muy dañinos y destruyen
lealtades.iii. De recta final. Suelen anticiparse a una
situación final. Por ejemplo: la empresa se
fusionará, habrá cambios de jefe, María
cambiará de empleo,
etc.La comunicación informal suele expresarse en
su forma más común a manera de rumor, de
acuerdo con Dalton (1970; citado por Goldhaber) los rumores
suelen tener en promedio más del 70 % de sus datos
como veraces. Entonces, cabría
preguntarnos:¿Por qué la comunicación
informal genera tantos problemas?Sin duda, porque los rumores generan desestabilizad
en la organización y conflictos entre los actores
organizacionales. Ante esa situación es importante
detectar a tiempo la naturaleza y el blanco del rumor, a fin
de aclararlo en una relación cara a cara. La
comunicación verbal, utilizando la palabra como signo
lingüístico, es de gran importancia en la
organización; sin embargo, es complementada con la
comunicación no verbal, la cual es
analizada posteriormente para completar un proceso de
comunicación. - El Secretario
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