1. IDEF0

IDEF0 es una técnica de modelación concebida para representar de manera estructurada y jerárquica las actividades que conforman un sistema o empresa, y los objetos o datos que soportan la interacción de esas actividades.

Un modelo IDEF0 se compone de una serie jerárquica de diagramas que permiten mediante niveles de detalle, describir las funciones especificadas en el nivel superior. En las vistas superiores del modelo la interacción entre las actividades representadas permite visualizar los procesos fundamentales que sustentan la organización. Los elementos gráficos utilizados para la construcción de los diagramas IDEF0 son cuadros y flechas.

La semántica de utilización de estos elementos gráficos es la siguiente:

Actividad: se representa con un cuadro, indica una función, proceso o transformación.

Entrada: se representa con una flecha entrando por el lado izquierdo de la actividad, indica los materiales o informaciones que se transformarán en la actividad para obtener la salida.

Salida: se representa con una flecha saliendo del lado derecho de la actividad, indica los objetos o informaciones producidos por la ocurrencia de la actividad.

Control: se representa con una flecha entrando por la parte superior, indica las regulaciones que determinan si una actividad se realiza o no. Ej: normas, guías, reglas, políticas, etc.

Sujeto: se representa con una flecha entrando por la parte inferior, indica los recursos que ejecutan una actividad. Ej: personas, maquinarias, etc.

• Permite representar el proceso cronológicamente. Se describe el flujo orientado al cliente final de ese negocio, cruzando todas las actividades de la organización que dan cumplimiento a la solicitud de producto o servicio que realiza el cliente, representando así la "cadena de valor" de la empresa (se modela un proceso por cada tipo de producto o servicio que brinda la empresa).
• Es una notación simple (basada en cuadros y flechas) que cualquier empleado puede usar para describir qué hace en el negocio [2]. Involucrar a los empleados de la organización en la modelación del negocio permite ahorrar tiempo simultaneando el trabajo en varias áreas, así como obtener un modelo más fiel ya que ha sido elaborado por sus protagonistas.
• Permite incorporar en el flujo los datos que entran y salen de las actividades, así como las reglas del negocio y los actores, todo en la misma vista.
• Permite descomponer una actividad como un proceso a su vez.
• Permite descubrir problemas de organización en el negocio que deben ser arreglados, para "no informatizar el caos" sino organizar el negocio y luego informatizarlo.

1. IDEF3

IDEF3 es una técnica de modelación para representar el flujo de trabajo de un proceso, así como sus objetos participantes a partir de la descripción dada por un experto. Permite documentar a nivel de detalle un proceso facilitando su análisis a través de la identificación y captura del conocimiento crítico del mismo [3].

Los componentes fundamentales que emplea IDEF3 en su representación son: unidad de trabajo, ligas, conexiones y referencias.

Unidad de Trabajo: representa una actividad, siempre tiene un identificador único y puede tener una referencia asociada a una actividad IDEF0.

Ligas: representan relaciones restrictivas entre actividades, son unidireccionales, pueden iniciar y terminar en cualquier parte de la actividad ("cuadro"), debe estar etiquetada.

Existen tres tipos de ligas:

El proceso origen debe concluir antes de que el proceso destino pueda comenzar.

Enfatiza la participación de un objeto entre dos procesos, indicando precedencia temporal, el proceso origen debe concluir antes de que el proceso destino pueda terminar.

Existencia de una relación entre los procesos ligados. El proceso origen comenzará antes que el proceso destino termine.

Conexiones: sirven para representar:

• Los puntos en los que un proceso se ramifica en múltiples subprocesos.

• Los puntos en los cuales múltiples procesos convergen en un solo proceso.

• La temporalidad (sincronía/asincronía) en el flujo de actividades de un proceso.

Tipos de ramificaciones:

• Divergencia (Fan-out): Distribuye el flujo del proceso, la terminación de una actividad causa la activación de múltiples actividades.

• Convergencia (Fan-in): La terminación de múltiples actividades consolida el inicio de una actividad.

Referencias: representan símbolos especiales para dirigir la atención del lector a otras partes importantes del modelo.

Algunos de los diferentes tipos de referencias que existen son:

• Object: Describe la participación de un objeto importante en una actividad.
• GOTO: Construye ciclos (repetir secuencia de actividades).
• UOB (UnitOfBehavior): Incluye una actividad ya descrita sin implicar un ciclo.
• Note: Documenta cualquier información general importante de alguna gráfica (actividad, conexión).
• ELAB (Elaboration): Documenta de manera detallada alguna gráfica.

• Permite documentar procesos para estandarización o como guías para nuevos integrantes del proceso y así reducir la curva de aprendizaje.
• Provee un mecanismo para capturar la secuencia temporal de un proceso y la lógica de decisión que lo afecta.
• Sirve como una herramienta para analizar procesos existentes.
• Permite diseñar y probar nuevos procesos antes de iniciar cambios reales que pueden ser muy costosos.

Una simple comparación entre ambas técnicas permite ilustrar como se complementan, incidiendo de manera diferente sobre los mismos aspectos, lo que permite abordarlos en toda su amplitud.

• Implicados: Clientes y Equipo de Desarrollo.
• Objetivo: Identificar los procesos de negocio de la organización, sus objetivos, recursos implicados, etc.
• Técnica: IDEF0.
• Descripción: En esta actividad se identifican los procesos de negocio de la organización por medio de encuentros con los directivos y trabajadores implicados. Se le explica a todos los directivos y trabajadores implicados los elementos gráficos que componen la técnica IDEF0 y se elabora de manera conjunta el Modelo de Procesos correspondiente al AS – IS de esta técnica. El AS – IS no es más que la modelación del cómo ocurren de manera global los procesos de la organización en su situación actual.

• Implicados: Equipo de Desarrollo.
• Objetivo: Identificar las actividades superfluas que puedan existir en los procesos de la organización.
• Técnica: Análisis.
• Descripción: En esta actividad se analiza el Modelo de Procesos realizado de la organización, para identificar las actividades que puedan considerarse superfluas. Una actividad superflua es aquella de la que se puede prescindir sin afectar el resultado final del proceso modelado, ya sea porque no genera resultado alguno o porque el resultado obtenido puede formar parte de otra actividad eliminándose así un sujeto del proceso.

• Implicados: Equipo de Desarrollo.
• Objetivo: Actualizar el Modelo de Procesos con las mejoras identificadas.
• Técnica: IDEF0.
• Descripción: En esta actividad se actualiza el Modelo de Procesos realizado de la organización, eliminando las actividades superfluas identificadas. Se añade al modelo una breve descripción del como se realiza cada actividad. En este punto se realizan en el modelo los cambios que impliquen una propuesta de mejora en los procesos. Estos cambios deberían basarse en el estudio del arte realizado previamente a la etapa de modelamiento del negocio, por parte del equipo de desarrollo sobre procesos de negocio similares a nivel nacional e internacional. Este nuevo modelo se corresponde con el Modelo de Procesos TO – BE de IDEF0.

• Implicados: Clientes y Equipo de Desarrollo.
• Objetivo: Establecer un acuerdo entre los clientes y el equipo de desarrollo acerca de cómo deberían ser los procesos de la organización, antes de pasar a su informatización.
• Técnica: Reunión.
• Descripción: En esta actividad el equipo de desarrollo presenta el Modelo de Procesos Globales Mejorados al cliente, para que este indique su conformidad con la propuesta o realice los señalamientos pertinentes.

• Implicados: Equipo de Desarrollo.
• Objetivo: Modelar en detalle las actividades de mayor complejidad, necesarias para la automatización de la organización.
• Técnica: IDEF3.
• Descripción: En esta actividad se actualiza el Modelo de Procesos realizado de la organización, eliminando las actividades superfluas identificadas. En este punto se pueden realizar en el modelo otros cambios que impliquen una propuesta de mejora en los procesos del cliente. Estas propuestas de mejoras adicionales deberían basarse en el estudio del arte realizado por el equipo de desarrollo sobre procesos similares a nivel nacional e internacional, previo a la etapa de modelamiento del negocio.

• Implicados: Clientes y Equipo de Desarrollo.
• Objetivo: Establecer un acuerdo entre los clientes y el equipo de desarrollo acerca de cómo se realizan en detalle las actividades complejas de la organización que se deberán automatizar.
• Técnica: Reunión.
• Descripción: En esta actividad el equipo de desarrollo presenta la descripción detallada de las actividades complejas seleccionadas al cliente, para que este indique su conformidad con la propuesta o realice los señalamientos pertinentes.

• Implicados: Clientes y Equipo de Desarrollo.
• Objetivo: Establecer un acuerdo entre los clientes y el equipo de desarrollo acerca de cuáles procesos de la organización se informatizarán.
• Técnica: Reunión.
• Descripción: En esta actividad se define por medio de un debate entre los clientes y el equipo de desarrollo cuales serán los procesos a informatizar. Para esto se toma como base el Modelo de Procesos Globales Mejorados.

Ingeniero Informático graduado en el año 2004 en el Instituto Superior Politécnico José Antonio Echeverría (CUJAE). Se ha desempeñado como profesora en la Universidad de Ciencias Informáticas (UCI) de las asignaturas Ingeniería de Software I e Ingeniería de Software II desde su graduación en Julio del 2004. Alcanzó la categoría de profesor instructor en Octubre del 2005.

Ingeniero Informático graduado en el año 2004 en el Instituto Superior Politécnico José Antonio Echeverría (CUJAE). Se ha desempeñado durante los cuatro años de trabajo como profesor en la Universidad de Ciencias Informáticas (UCI) de las asignaturas de Ingeniería de Software I e Ingeniería de Software II.

Ingeniero Informático graduado en el año 2003 por el Instituto Superior Politécnico José Antonio Echeverría (CUJAE). Durante los cuatro años de vida laboral que han transcurrido, se ha desempeñado como profesor de programación en la Universidad de las Ciencias Informáticas (UCI), vinculado siempre a la producción, primero como especialista de la Dirección de Informatización de la Universidad, donde trabajo en diversos proyectos para la informatización del campus universitario y luego como especialista de la Dirección General de Producción de la Infraestructura Productiva (IP).

Autores

Universidad de las Ciencias Informáticas

Ciudad de la Habana, Cuba. 14 de febrero de 2008.