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DESARROLLO:
Una condición de supervivencia para la empresa contemporánea es establecer sistemas de gestión empresarial dirigidos a lograr excelencia, satisfacción y mejoras continuas, a la par de potenciar necesarios mecanismos de control. Esta máxima está permeada por los valores éticos de la sociedad en que se desarrolla la gestión empresarial, observándose, ante un mismo fenómeno, enfoques diametralmente opuestos entre la empresa capitalista y la socialista
La importancia de tener un buen sistema de control interno en las organizaciones, se ha incrementado en los últimos años, esto debido a lo práctico que resulta al medir la eficiencia y la productividad al momento de implantarlos; en especial si se centra en las actividades básicas que ellas realizan, pues de ello dependen para mantenerse en el mercado. Es bueno resaltar, que la empresa que aplique controles internos en sus operaciones, conducirá a conocer la situación real de las mismas, es por eso, la importancia de tener una planificación que sea capaz de verificar que los controles se cumplan para darle una mejor visión sobre su gestión.
En la perspectiva que aquí adoptamos, podemos afirmar que un departamento que no aplique controles internos adecuados, puede correr el riesgo de tener desviaciones en sus operaciones, y por supuesto las decisiones tomadas no serán las más adecuadas para su gestión e incluso podría llevar al mismo a una crisis operativa, por lo que, se debe asumir una serie de consecuencias que perjudican los resultados de sus actividades.
Es importante señalar que, para que un control interno rinda su cometido, debe ser: oportuno, claro, sencillo, ágil, flexible, adaptable, eficaz, objetivo y realista. Todo esto tomando en cuenta que la clasificación del mismo puede ser preventiva o de detección para que sea originaria
1.1 Sistema de control interno:
El sistema de control interno es el conjunto de todos los elementos en donde lo principal son las personas, los sistemas de información, la supervisión y los procedimientos. Este es de vital importancia, ya que promueve la eficiencia, asegura la efectividad, previene que se violen las normas y los principios contables de general aceptación.
Por consiguiente, el control interno comprende el plan de organización en todos los procedimientos coordinados de manera coherente a las necesidades del negocio, para proteger y resguardar sus activos, verificar su exactitud y confiabilidad de los datos contables, así como también llevar la eficiencia, productividad y custodia en las operaciones para estimular la adhesión a las exigencias ordenadas por la gerencia. De lo anterior se desprende, que todos los departamentos que conforman una empresa son importantes, pero, existen dependencias que siempre van a estar en constantes cambios, con la finalidad de afinar su funcionabilidad dentro de la organización.
Sea cual sea la aplicación del control que se quiere implementar para la mejora organizativa, existe la posibilidad del surgimiento de situaciones inesperadas. Para esto es necesario aplicar un control preventivo, siendo estos los que se encargaran de ejecutar los controles antes del inicio de un proceso o gestión administrativa. Adicionalmente, se cuentan con controles de detección de los cuales se ejecutan durante o después de un proceso, la eficacia de este tipo de control dependerá principalmente del intervalo de tiempo transcurrido entre la ejecución del proceso y la ejecución del control. Para evaluar la eficiencia de cualquier serie de procedimiento de control, es necesario definir los objetivos a cumplir.
El control interno en una entidad está orientado a prevenir o detectar errores e irregularidades, las diferencias entre estos dos es la intencionalidad del hecho; el término error se refiere a omisiones no intencionales, y el término irregular se refiere a errores intencionales. Lo cierto es que los controles internos deben brindar una confianza razonable de que los estados financieros han sido elaborados bajo un esquema de controles que disminuyan la probabilidad de tener errores sustanciales en los mismos.
Unido a esto, (Poch, 1992:17), expresa "el control aplicado de la gestión tiene por meta la mejora de los resultados ligados a los objetivos."
Esto deduce la importancia que tienen los controles y en tal sentido, (Leonard, 1990:33), asegura "los controles es en realidad una tarea de comprobación para estar seguro que todo se encuentra en orden.". Es bueno resaltar que si los controles se aplican de una forma ordenada y organizada, entonces existirá una interrelación positiva entre ellos, la cual vendría a constituir un sistema de control sumamente más efectivo. Cabe destacar que el sistema de control tiende a dar seguridad a las funciones que cumplan de acuerdo con las expectativas planeadas. Igualmente señala las fallas que pudiesen existir con el fin de tomar medidas y así su reiteración.
Una vez que el sistema está operando, se requiere de una previsión sobre una base de pruebas para ver si los controles previstos están operando como se planeó. Por esto el control interno no puede funcionar paralelamente al sistema, por estar estos íntimamente relacionados, es decir, funcionan como un todo, para lograr el objetivo establecido por la organización.
Tomando en cuenta los distintos conceptos de control interno pueden dividirse en dos grandes grupos: Administrativos y Contables. En cuanto al administrativo, es el plan de organización, y todos los métodos que facilitan la planeación y control de la empresa (planes y presupuestos). Con relación al contable, se puede decir que comprende los métodos y procedimientos relacionados con la autorización de transacciones, tal es el caso de los registros financieros y contables.
Dentro de esta perspectiva (Catácora, 1996:238), señala que: "un sistema de control interno se establece bajo la premisa del concepto de costo/beneficio. El postulado principal al establecer el control interno diseña pautas de control cuyo beneficio supere el costo para implementar los mismos". Es notorio manifestar, que el control interno tiene como misión ayudar en la consecución de los objetivos generales trazados por la empresa, y esto a su vez a las metas específicas planteadas que sin duda alguna mejorará la conducción de la organización, con el fin de optimizar la gestión administrativa.
Según (Meigs, W; Larsen, G. 1994:49), el propósito del control interno es: "Promover la operación, utilizar dicho control en la manera de impulsarse hacia la eficaz y eficiencia de la organización". Esto se puede interpretar que el cumplimiento de los objetivos de la empresa, los cuales se pueden ver perturbados por errores y omisiones, presentándose en cada una de las actividades cotidianas de la empresa, viéndose afectado por el cumplimiento de los objetivos establecidos por la gerencia.
Las deficiencias o debilidades del sistema de control interno detectadas a través de los diferentes procedimientos de supervisión deben ser comunicadas a efectos de que se adopten las medidas de ajuste correspondientes. Según el impacto de las deficiencias, los destinatarios de la información pueden ser tanto las personas responsables de la función o actividad implicada como las autoridades superiores. La autoridad superior del organismo debe procurar suscitar, difundir, internalizar y vigilar la observancia de valores éticos aceptados, que constituyan un sólido fundamento moral para su conducción y operación. Tales valores deben enmarcar la conducta de funcionarios y empleados, orientando su integridad y compromiso personal.
En el año 2003 el Ministerio de Auditoria y Control emite la Resolución 13, donde se establecen las formas en que se elaboran los planes de medidas contra la corrupción, las ilegalidades y las indisciplinas y la Resolución 20 que define los mecanismos de control para esos planes. En el propio año el Ministerio de Finanzas y Precios dicta la Resolución 297, cuerpo legal que ofrece un enfoque más integral y abarcador del control interno. En el año 2004 el CECM dicta la Carta Circular 21 que establece mecanismos de análisis e información sobre el tema, seguida de la Carta Circular 18 del propio CECM, la cual establece la necesidad de realizar análisis del estado de la ética y la prevención. El Ministerio de Auditoria y Control, en el año 2006 dicta la Resolución 13 donde se aprueban las indicaciones para la elaboración y sistemático control del plan de medidas para la prevención de indisciplinas, ilegalidades y manifestaciones de corrupción.
1.2 Elementos establecidos en nuestro sistema de control interno:
1.2 Procedimientos que hemos utilizado para mantener un buen control interno en la entidad:
1.3 Algunos acciones de control interno instituidos en nuestra División:
Existen otras acciones de control interno que hemos aplicado en la empresa, las cuales nos dan la posibilidad de monitorear el funcionamiento de nuestro Sistema de Gestión, al cual se ha integrado, de manera inevitable, todo el Sistema de Control Interno.
1.4 Limitaciones de la efectividad de un sistema de control interno:
Podemos plantear que a pesar del esfuerzo realizado por todo el colectivo, en materia de control interno, persisten algunas limitaciones, sobre las que nos mantenemos trabajando de manera sistemática, en tanto el principal logro alcanzado con nuestro Sistema de Gestión Integrado, es que nos ha permitido detectar posibles fallas o desviaciones en el momento oportuno y con una gran inmediatez, lo que nos ha dado la posibilidad de accionar de manera rápida y efectiva sobre esas fallas, con vistas a evitar problemas de mayor magnitud. Cumplimos de esa forma el presupuesto de que es mucho más importante y menos costoso, en el plano material e incluso humano, prevenir que tener que corregir actitudes o prácticas no ajustadas a nuestros intereses y objetivos.
No podemos ver el Sistema de Gestión Integrado como algo estático e infalible, en tanto su movilidad y constante cambio nos exigen darle un permanente seguimiento, nos obligan además
En el presente trabajo, hemos señalado que la supervisión y monitoreo puede ser concebida en un sentido específico como los servicios de inspección, evaluación, control, asesoría y apoyo para el mejoramiento de los procesos declarados en la empresa, que gestiona la alta dirección de la entidad por medio del Grupo Gestor, y que apuntan como fin al mejoramiento de la calidad en la gestión empresarial. No obstante, una definición más comprensiva del término, visualiza la supervisión y monitoreo como todo proceso o sistema, ejecutado por agentes que forman parte de la empresa o del entorno, y que está dirigido a evaluar, monitorear, tomar decisiones, e implementar intervenciones destinadas a mejorar la calidad en las prestaciones que brinda la entidad.
En relación a lo anterior, en la literatura sobre el tema se suele distinguir entre la supervisión interna, ejecutada en la propia empresa por parte de los distintos agentes involucrados (auditores internos, asesores, consultores etc), de la supervisión externa, ejercida por agentes no pertenecientes al centro, pero que actúan en su entorno relevante: Organismos Certificadores, Auditores y Asesores de la Casa Matriz, Auditores del Ministerio de Auditoría y Control o de otros organismos etc.
En nuestro caso vemos que, entre sus diversas funciones, la supervisión ejerce un rol de intervención para el mejoramiento a nivel de empresa (División). Ello, a través de la asesoría, realización de capacitaciones, transferencia de metodologías y contenidos en el marco de la ejecución de programas, asistencia en la formulación de proyectos, etc.
La recomendación que surge, es la necesidad de evaluar la separación de los sistemas y actividades de supervisión de la calidad de aquellos destinados a la implementación de programas de mejoramiento y asistencia técnica. No menos importante, el punto supone perfeccionar y mejor, definir las políticas, sistemas y programas de mejoramiento continúo con que cuenta el Sistema de Gestión Empresarial Integrado implantado en nuestra División.
3.1 Muestreo estadístico
En el proceso de evaluación del control interno un auditor debe revisar altos volúmenes de documentos, es por esto que el auditor se ve obligado a programar pruebas de carácter selectivo para hacer inferencias sobre la confiabilidad de sus operaciones.
Para dar certeza sobre la objetividad de una prueba selectiva y sobre su representatividad, el auditor tiene el recurso del muestreo estadístico, para lo cual se deben tener en cuenta los siguientes aspectos primordiales:
3.2. Método de cuestionario
Consiste en la evaluación con base en preguntas, las cuales deben ser contestadas por parte de los responsables de las distintas áreas bajo examen. Por medio de las respuestas dadas, el auditor obtendrá evidencia que deberá constatar con procedimientos alternativos los cuales ayudarán a determinar si los controles operan tal como fueron diseñados.
La aplicación de cuestionarios ayudará a determinar las áreas críticas de una manera uniforme y confiable.
3.3. Método narrativo
Consiste en la descripción detallada de los procedimientos más importantes y las características del sistema de control interno para las distintas áreas, mencionando los registros y formularios que intervienen en el sistema.
3.4. Método gráfico
También llamado de flujogramas, consiste en revelar o describir la estructura orgánica de las áreas en examen y de los procedimientos utilizando símbolos convencionales y explicaciones que dan una idea completa de los procedimientos de la entidad.
Tiene como ventajas que:
3.5 Técnicas de Evaluación
1. Técnicas de verificación ocular
Entre estas se encuentran:
2. Técnicas de verificación verbal
3. Técnicas de verificación escrita
4. Técnicas de verificación documental
5. Técnicas de verificación física
3.6
FICHA DE EVALUACIÓN
La ficha de evaluación grafica y cuantifica el nivel de desempeño de la empresa, y está fundamentada en:
La División Villa Clara, desde el año 1997 comenzó a implementar modelos de gestión empresarial, avalados por normas internacionales y cubanas, que permitieron dominar e implementar con éxito la Resolución 297/03 del MFP.
La División Villa Clara ha demostrado que más que un proceso normativo y de control, la aplicación de la Resolución 297/03, constituye una eficaz herramienta de dirección, un sistema de trabajo que puede llegar a constituir un fenómeno de masas, posible de realizar y donde fructifican los resultados.
Un sistema de control, calidad y prevención no es una simple campaña, si así fuera, sus efectos terminarían por perderse antes o después.
Comprensión y motivación del personal hacia los objetivos de la organización; confianza de las partes interesadas en su eficacia; la posibilidad de obtener beneficios financieros, sociales, de desempeño y reputación; fidelidad del cliente, respuestas rápidas y flexibles a las oportunidades, así como el control de los riesgos y de las áreas de resultados claves, son algunos de los beneficios que trae consigo un Sistema de Gestión Empresarial basado en las normas ISO.
Al comparar el Sistema de Gestión con los componentes de control de la Resolución 297/03, observamos coincidencias, que resultaron vitales para su implementación.
El Sistema de Gestión cumplimenta los 5 componentes del control: el ambiente de control; la evaluación de los riesgos por procesos; la existencia de mecanismos de regulación y organización de la actividad de control ; un sistema de información y comunicación que trasmitimos a través de los niveles declarados en el Manual de Calidad, y supervisamos y monitoreamos el funcionamiento del sistema, a nivel de áreas, a partir de los propios procesos declarados.
4.1 Acciones de mejora adoptadas a partir de la aplicación del Sistema de Gestión Empresarial Integrado.
4.2 Metas alcanzadas a partir de la aplicación del Sistema de Gestión Empresarial Integrado.
El complemento entre la Norma ISO y la legislación cubana sobre Ética y Prevención han posibilitado:
Autor:
Antonio Rodríguez Pérez
Olga Lidia León Burguera
Datos de los Autores del trabajo:
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