Finanzas básicas para organizaciones sociales (página 2)

Enviado por Manuel Antonio Botero Borda

Partes: 1, 2

Esquema
conceptual

El contenido del módulo se enmarca dentro del
esquema que se encuentra a continuación, y lo relaciona
con el macroambiente ( Político, Legal,
sociodemográfico y Tecnológico ) y con el
micromabiente ( Beneficiarios y comportamiento
, competencia y sus
actores.

La organización social como empresa

¿Qué es una
empresa?

Es la suma de los siguientes elementos :

Unas personas que se asocian, llamadas "socios" o
"accionistas" o " asociados"
Un dinero
– recurso financiero – que aportan, dinero que se
complementa con otro que si es necesario se pide prestado a
otros y se invierte en la adquisición de recursos
físicos, humanos y de conocimiento
Con el fin de lograr un propósito,
Haciendo el uso mas eficiente o productivo posible de
los recursos.

¿Qué tipos de
empresa existen?

En función de
su propósito se distinguen dos tipos diferentes de
empresas:

Aquellas cuyo propósito es el beneficio
personal
económico representado en utilidades – ojalá las
máximas posibles – para los asociados o "socios" que han
aportado el dinero
para establecerla y operarla, que pueden llamarse empresas " de
acumulación de capital" y
que cuando solamente generan lo suficiente para que se
sostengan quienes han invertido el dinero, se llaman " de
subsistencia"
Aquellas para cuyo establecimiento y operación
unos asociados han colocado o aportado un dinero y cuyo
propósito es el beneficio de una muy amplia cantidad de
gente, de pocos recursos, generalmente con necesidades
básicas insatisfechas, bien hayan o no aportado dinero.
Estas ultimas son las "organizaciones
sociales". Las organizaciones solidarias o cooperativas, son "organizaciones
sociales".

Una "organización social" tiene todos los
elementos propios de una empresa, es una empresa, luego en
el manejo de ella se aplican todas las políticas y herramientas que la
ciencia de la Administración de empresas y sus
componentes de Planeación Estratégica,
Mercados, Operaciones
y Producción, Organización y
Financiación ha ido estableciendo para que se logre
el propósito buscado.
En la "empresa de acumulación de capital"
los recursos que ponen los creadores para que esta
funcione, se llama CAPITAL
En la "organización social" o empresa sin
ánimo de lucro, se llama FONDO SOCIAL
La organización social es una
empresa
Ambos tipos de
empresas necesitan UTILIDADES. Deben lograr utilidades.
Su uso sin embargo es diferente
Las "Empresas de acumulación de capital",
las utilizan parte para entregarlas o "repartirlas" como
una especie de "reconocimiento" a los asociados que
pusieron el dinero original o capital para establecer y
operar la
empresa y parte para reinvertirlas en equipos y otros
recursos que le permiten su crecimiento. Esa
búsqueda de utilidades, pero especialmente la
posibilidad de repartirlas entre sus asociados que
aportaron el capital, las define frente a la Ley como
EMPRESAS CON ANIMO DE LUCRO
En ellas las utilidades se reparten en
proporción a lo que cada uno puso o aportó :
El que mas capital aporto, mas utilidades
recibe.
Por lo contrario, en Las
"organizaciones sociales" aunque necesitan utilidades, la
búsqueda de ellas no es su objetivo
fundamental y los que aportaron el dinero
para crearlas no esperan que se las entreguen. Las utilizan
únicamente para reinvertirlas en adquirir recursos
que les permitan prestar mas servicios a sus beneficiarios. Esas
empresas, que no reparten o entregan las utilidades que
obtienen, se llaman SIN ANIMO DE LUCRO.
Las utilidades y su destino
En un gravísimo error pensar que las
organizaciones sociales no deben obtener utilidades. Es
lícito que las obtengan. Es Legal. Está
permitido. Las necesitan como se dijo, para invertir en los
recursos físicos y humanos que les van a hacer
posible prestar mas servicios, o entregar mas bienes,
o cubrir mas beneficiarios o para cubrir los aumentos
naturales que se producen periódicamente en los
costos
como producto
de la inflación.
Si no es de las utilidades, ¿de
dónde van a sacar ese dinero?. Ciertamente es
posible que de donaciones, de fondos que le asignen
diferentes Entidades del Estado
para desarrollar ciertas actividades, pero siempre
será conveniente tener excedentes, por ejemplo, para
sostenerse mientras se consiguen las donaciones y los
proyectos.
Cosa diferente es que si esas organizaciones
quieren ser clasificadas legalmente como EMPRESAS SIN ANIMO
DE LUCRO y gozar de muchos privilegios fiscales (
Exención de algunos impuestos)
así como de tener posibilidad de recibir fondos de
cooperación Internacional y Nacional, privada y
oficial, no pueden repartirle utilidades a los "asociados"
o "socios" que las establecieron, como sí ocurre en
las empresas de acumulación de capital.
El mito de
las utilidades en las organizaciones sociales
Es la diferencia que queda entre lo que se recibe
por lo que se hace y se entrega a los "clientes" ( en el caso de las empresas de
acumulación ) o "beneficiarios" ( en el caso de las
organizaciones sociales ) o sea los INGRESOS, y
todo lo que cuesta hacerlo o sea los COSTOS.
Como se dijo, en el caso de las "empresas de
acumulación de capital " la diferencia se llama
UTILIDAD mientras que en el caso de las "organizaciones
sociales" u "Instituciones sin animo de lucro", se llama
EXCEDENTE.
¿Qué es la "utilidad" o el "excedente"?
Es un índice o proporción que
resulta de establecer la relación entre las
UTILIDADES de una empresa de acumulación y el dinero
que los asociados o "socios" tienen invertido en ella o
INVERSION es decir, el que colocaron originalmente mas las
utilidades que no les entregaron y se quedaron dentro de la
empresa.
Ejemplo:
Supongamos que un "asociado" o " socio" puso $
50.000.000 para establecer la empres, es decir, esa fue la
INVERSION y que al final del año la empresa tuvo
UTILIDADES , después de pagar los impuestos, de $
10.000.000 que resultaron de unos INGRESOS de $ 120.000.000
y unos COSTOS de $ 110.000.000
Entonces la RENTABILIDAD es
UTILIDADES $ 120.000.000 – $
110.000.000 $ 10.000.000
RENTABILIDAD = —————- =
———————————— = ————— =
0.2
INVERSION $ 50.000.000 $
50.000.000
Que es lo mismo que el 20%
Esa rentabilidad es buena o mala? Para saber eso,
hay que compararla con la de otro negocio que pudiera hacer
el socio o asociado.
Cual? Por ejemplo invertir esa misma plata en un
CDT en un banco
Si el socio invierte, es decir, entrega al
Banco
los mismos $ 50.000.000 y le dan $ 15.000.000 de intereses
( INGRESOS ), que se asimilan a la utilidad porque para
conseguir esos Ingresos no tuvo COSTOS, la RENTABILIDAD de
esa Inversión
será
UTILIDADES $ 15.000.000 – $ 0 $
15.000.000
RENTABILIDAD = —————— =
———————— = ————— =
0.30
INVERSION $ 50.000.000 $
50.000.000
Que es lo mismo que el 30%
Obviamente el socio preferirá vender su
participación en la empresa, que le den sus $
50.000.000 e ir y meterlos en el Banco.
Si todos los negocios
están arrojando en promedio una rentabilidad del 30%
un negocio que de el 20% de rentabilidad, no es
rentable.
Pero eso de la Rentabilidad se aplica en las
"empresas de acumulación" porque ese es su objetivo
:Que el socio obtenga unas utilidades y
comparándolas con su inversión, una
rentabilidad que sea mayor que la que consigue en otro
negocio, para que mantenga la plata en la
Empresa.
Es el caso de las empresas que le venden insumos a
las organizaciones sociales, para que estas desarrollen su
objeto social
Pero que ocurre en las "organizaciones sociales"
cuyo objetivo no es buscar utilidades o rentabilidad y en
las que los "socios" o "asociados" no esperan recibir
utilidades?
En ellas se utiliza otro concepto
económico que es el de la SOSTENIBILIDAD
¿Qué es la rentabilidad y cómo se
calcula?
La Sostenibilidad – propósito
fundamental de las organizaciones sociales

Ser sostenible una organización social, en
términos económicos, es tener el dinero suficiente
para

Pagar los gastos
corrientes de su actividad y
Pagar los que necesita para incrementar su cobertura
en el sentido de beneficios y beneficiarios

PARA REFLEXIONAR:

EL PROPÓSITO FUNDAMENTAL DE UNA
ORGANIZACIÓN SOCIAL DESDE EL PUNTO DE VISTA ECONOMICO,
DEBE SER : LOGRAR LA SOSTENIBILIDAD PARA QUE LE SEA POSIBLE
CUMPLIR SU OBJETO SOCIAL Y LOGRAR LOS RESULTADOS BUSCADOS PARA
SUS BENEFICIARIOS

Bien distinto es el propósito de una empresa de
acumulación que es el de buscar la máxima
rentabilidad posible para quienes han puesto la plata para que la
empresa funcione, que generalmente no son personas de escasos
recursos.

" TALLER "

Discuta con su grupo los
siguientes temas

Asi con todas las preguntas

Cuales son los elementos fundamentales de una
empresa?
Porque una organización social es una
empresa?
Cual es la diferencia entre una "empresa de
acumulación de capital" y una "organización
social"?
Como se establecen o calculan las utilidades de una
organización?
Como se llama a las Utilidades en las organizaciones
sociales?
Porque una organización social necesita tener
excedentes?
Cual debe ser el objetivo económico
fundamental de una organización social?

Que quiere decir ser "sin ánimo de
lucro"?

Resultados
económicos y dinero disponible: dos cosas diferentes
pero relacionadas, causación y caja

Las organizaciones sociales tienen, de acuerdo a lo
visto anteriormente, dos necesidades:

Una fundamental : Tener suficiente dinero disponible
para pagar los gastos actuales . Es decir TENER DINERO
FÍSICO EN LA CAJA O EL BANCO Y TENER PREVISTO
CUANTOS FONDOS Y CUANTO TENDRÁ PARA PAGAR LOS GASTOS
FUTUROS QUE LE PERMITAN DESARROLLAR SU OBJETIVO SOCIAL, es
decir, SER SOSTENIBLE ECONOMICAMENTE

Una importante, licita, pero no fundamental :Tener
utilidades, que en su caso se llaman EXCEDENTES, no para
entregárselos a quienes le colocaron la plata para que
se organizara y funcionara, sino para invertirlos, todos, en
adquirir recursos que le permitan ampliar su beneficio e
impacto y sostenerse mientras obtiene esos recursos. Tener
utilidades o excedentes equivale a tener RESULTADOS
ECONÓMICOS POSITIVOS

Porque no es fundamental? Porque una
organización social podría llegar a ser
sostenible si es tan de buenas que de manera permanente
consigue cubrir TODOS sus gastos, con dinero que reciba por los
trabajos que hace o las cosas que vende.

Se pueden lograr en un determinado período de
tiempo
Resultados económicos positivos, es decir, utilidades o
excedentes, pero no tener dinero disponible en la caja o en la
cuenta.

Al contrario, en un cierto momento se puede tener
suficiente dinero en la caja, pero los resultados
económicos pueden ser malos, puede haber
pérdida.

Que es mas importante?

Definitivamente tener el dinero disponible en la caja
para pagar los gastos que haya que pagar.

EJEMPLO 1 :

Una organización social pueden ser uno de los
comedores comunitarios de Bogotá que compra alimentos, muy
baratos, para prepararlos y vender almuerzos al mas bajo costo posible a
la mayor cantidad de personas de bajos recursos.

Digamos que los alimentos que compra para hacer 100
almuerzos diarios le valen $ 100.000. Es decir, el costo de los
alimentos es de $ 1.000 por almuerzo. El comedor vende los
almuerzos a $ 700.

Al final de la primera semana ( 7 dias ) la
organización tendrá :

Resultados económicos

INGRESOS POR VENTAS –
COSTOS = RESULTADOS ECONOMICOS

INGRESOS POR VENTAS = 700 almuerzos X $700 = $ 490.000
Y

COSTOS = 700 almuerzos X $1.000 = 700.000 Y

490.000 – 700.000 = – 210.000 o sea una
pérdida de 210.000

Dinero disponible en caja

Pero que pasa al final de la semana, al 7º dia de
haber empezado cuando ha vendido 700 almuerzos a 700 que le pagan
de contado y los alimentos para prepararlos le han costado
700.000 pero todavía no tiene que pagarlos porque el que
se los vendió le dio plazo para que se los pagara a los 8
días?

Al hacer las cuentas se
verá que la organización tiene dinero disponible (
490.000 en la caja ) pero el negocio está dando
pérdida de 210.000 al fin de la semana.

El dinero disponible en esa semana se calcula como
:

DINERO QUE HA RECIBIDO – DINERO QUE HA PAGADO =
DINERO DISPONIBLE

Es decir 490.000 – 0 = 490.000

En este caso TIENE DINERO DISPONIBLE pero RESULTADOS
ECONOMICOS NEGATIVOS, O SEA PERDIDA

EJEMPLO 2 :

Supongamos ahora que la organización vende el
mismo número de almuerzos por dia (100), los alimentos
para preparar cada uno le cuestan lo mismo ( $1.000 ) y vende los
almuerzos a $1. 200 pero tiene que pagar los alimentos que compra
al fin de la semana y le da plazo a los comensales para que le
paguen los almuerzos de toda la semana, el 1er día de la
siguiente

Entonces al final de la semana la organización
tendrá :

Resultados económicos

INGRESOS POR VENTAS – COSTOS = RESULTADOS
ECONOMICOS

700 almuerzos x $1.200 – 700 almuerzos x $1.000 =
$840.000 – $700.000 = $140.000

O sea una UTILIDAD O EXCEDENTE DE $ 140.000

Dinero disponible en caja

DINERO QUE HA RECIBIDO – DINERO QUE HA PAGADO =
DINERO DISPONIBLE

0 – 700 almuerzos x $ 1.000 = 0 – 700.000 = –
$700.000

Es decir, tiene un faltante de $ 700.000 que seguramente
tendrá que pedir prestados para pagar a su
proveedor.

En este caso TIENE RESULTADOS ECONOMICOS POSITIVOS, ES
DECIR, EXCEDENTES PERO NO TIENE DINERO DISPONIBLE

PORQUE OCURRE ESO

Porque los RESULTADOS ECONOMICOS se calculan en
función o dependiendo de lo que valen las cosas y del
compromiso que se tiene de pagarlas o de recibir el dinero, es
decir, de lo que se llama la CAUSACION de LOS INGRESOS Y GASTOS.
El informe en que se
hacen esas cuentas se llama ESTADO DE
RESULTADOS

Por lo contrario el DINERO DISPONIBLE se calcula en
función del momento en que la plata física se recibe o se
entrega. El informe en que se hacen esos cálculos se llama
FLUJO DE CAJA

Y el momento del movimiento
físico de dinero, es decir cuando se mueve LA CAJA puede
ser diferente del del compromiso de pagar o recibir, es decir, de
la CAUSACION

Preguntas de evaluación de
comprensión

¿Porque en un momento del tiempo puede haber en
una organización social plata en la caja y la cuenta
bancaria pero estar perdiendo plata en las actividades que
desarrolla?

El flujo de
caja ¿cómo se construye y cómo se
usa?

El FLUJO DE CAJA es un cuadro que contiene el
registro
organizado de cuando y cuanto entra (recibe ) y cuando y cuanto
sale físicamente (entrega) plata de la
organización, en razón de las actividades u
operaciones que realiza

Hacer un FLUJO DE CAJA es algo similar a lo que se
llama " llevar la chequera" porque en la
chequera se anota cada vez que entra o sale plata, es decir, cada
vez que se mueve la caja, y se actualiza el saldo para saber
cuento se
tiene.

No importa para cuando se haya adquirido el compromiso
de pagar lo que se ha adquirido, es decir, de pagar el Costo, ni
cuando le hayan hecho a uno el compromiso de pagarle lo que
vendió, la cifra se anota en el Flujo de caja y se
establece el saldo. Es decir, se anotan los movimientos de caja,
de dinero físico. Lo que INGRESA y lo EGRESA
físicamente de plata

Sin embargo la chequera, como se maneja por hojas que
corresponden cada una a un movimiento que se realiza, no permite,
dado su tamaño y diseño,
apreciar el comportamiento o movimiento del dinero y el saldo la
caja en dos aspectos vitales para un negocio :

El momento cronológico en que la plata
entró o salio, y
A que tipo de costo o a que tipo de Ingreso, de los
muchos que puede tener una empresa
correspondió.

Tampoco permite hacer otra cosa importantísima
para una organización : PRESUPUESTAR como
será el movimiento de su dinero físico, es
decir

Cuando y cuanto le entrará dinero

Cuando y cuanto tendrá que entregar
dinero

Eso si se puede apreciar en un Flujo de caja, dado su
diseño.

El cuadro FLUJO DE CAJA sirve entonces para anotar
los movimientos, entradas y salidas de dinero, en valor ( $ ) y
cuando se produjo y como quedó el saldo, o para
presupuestar cuando se producirán, y ver entonces que
saldo se tendrá en el futuro.

¿Cómo se construye el FLUJO DE
CAJA?

Para construir el FLUJO DE CAJA se dibuja un cuadro como
el que aparece a continuación, cuadro No. 1 en el que cada
columna se usa para anotar los Ingresos de plata a las cuentas o
a la caja, y las salidas de plata física de la caja o
giros, en un periodo que puede ser una semana o un mes.
Habrá tantas columnas como periodos ( semanas o meses )
para los que se quieran hacer las cuentas.

En las filas del cuadro se colocan los distintos tipos
de INGRESOS y de EGRESOS que la organización puede hacer,
clasificados en los 6 tipos anteriores.

Una empresa , y recuérdese que la
organización social es una empresa, realiza operaciones de
dinero, ( Recibe y Entrega dinero ) generalmente :

Con "clientes" o "contratantes" a los cuales entrega
productos o
servicios, bien sean tangibles (elementos físicos,
consultas médica, etc, ) o intangibles ( Documentos y
asesorías o servicios en oficina y campo
) y le pagan por ellos. Es decir, por
ACTIVIDADES DE VENTAS O DE PRESTACION DE
SERVICIOS
Con proveedores,
empleados o contratistas, relacionadas con compras de
materia
prima y/o insumos y servicios técnicos y
profesionales necesarios para el desarrollo
de sus actividades "técnicas" o propias del cumplimiento de
su objetivo. Es decir, por ACTIVIDADES DE
PRODUCCIÓN DE SERVICIOS O BIENES, ES DECIR DE
OPERACIONES.
Con proveedores de servicios administrativos de
apoyo, ( Servicios
públicos, vigilancia, insumos de oficina, etc ), con
los empleados administrativos. ( no con los del área
técnica) . Es decir, por ACTIVIDADES DE
ADMINISTRACION
Con el Estado y
sus organizaciones, para efectos de pago de impuestos (timbre)
y publicación de contratos, etc
, es decir ACTIVIDADES CON EL
ESTADO
Con patrocinadores , de los que recibe aportes de
dinero o donaciones para realizar su trabajo. Es
decir, por ACTIVIDADES CON
PATROCINADORES
Con Instituciones financiadoras, es decir, con
Bancos y otras
Entidades financieras a las que puede pedir prestado dinero, de
quien lo reciben y a quien deben devolvérselo, junto con
los intereses. Es decir, por ACTIVIDADES DE
FINANCIACION

Para que el cuadro no resulte muy grande, se puede
dividir en dos : El FLUJO DE CAJA OPERACIONAL que aparece en el
cuadro No.1 y contiene los ingresos y egresos de dinero por los
primeros 4 tipos y el FLUJO DE CAJA FINANCIERO que contiene los
ingresos y egresos de los dos últimos tipos : Los
realizados con Patrocinadores y con financiadores.

Cuando se unen los dos cuadros en uno se dice que se
esta haciendo el FLUJO DE CAJA INTEGRAL

Cuadro No. 1 – FLUJO DE CAJA
OPERACIONAL

El RESULTADO en cada semana permite apreciar si esa
semana falta o sobra plata y el RESULTADO ACUMULADO permite ver
lo mismo a medida que transcurre el tiempo para varias semanas o
períodos.

Es el flujo de caja, presupuestado, que se
construye enseguida del operacional y que contiene los
movimientos de plata, diferentes de los generados por las
operaciones, es decir, los que se generan con los Bancos o
los patrocinadores cuando se necesita acudir a ellos porque
la plata de los Ingresos de las operaciones no alcanza para
pagar los gastos.
El cuadro No. 2 lo muestra
Cuadro No. 2 – FLUJO DE
CAJA FINANCIERO
Estas cuentas ya tienen en cuenta lo que se va a
recibir de los patrocinadores o de los bancos o entidades
financieras si se acude a ellas y lo que hay que pagarles,
para saber el SALDO FINAL EN LA CAJA que es el NUEVO
RESULTADO ACUMULADO
PARA RECORDAR
El FLUJO DE CAJA es el elemento
mas importante de la
administración y presupuestación
económica de una organización
social
El flujo de caja financiero
Documentos para registrar y controlar la entrada
y salida de dinero

Cualquier empresa, y dentro de ellas la
organización social, debe mantener un registro muy
estricto, en documentos, de todos los dineros que recibe y que
entrega, para responder por ellos a quienes le han dado la
responsabilidad de manejarlos.

Esos documentos son dos

EL RECIBO DE CAJA para registrar, es decir, anotar,
cualquier dinero que se reciba, de cualquier fuente y por
cualquier razón
EL COMPROBANTE DE EGRESO para registrar, es decir,
anotar, cualquier dinero que se entregue, a quienquiera que sea
y por cualquier razón

Los documentos deben tener numeración continua y
no deben tener ningún borrón, enmendadura o
tachadura.

La organización los puede mandar imprimir, o
puede usar los que venden preimpresos.

Esos documentos son los que se entregan al contador para
que con base en ellos realice la contabilidad y
la declaración de renta, y por Ley, deben ser
guardados

para ser mostrados a la DIAN ( Dirección Nacional de Impuestos y Aduanas ) cuando
esta los solicite, o para ser presentados como pruebas en
procesos
jurídicos en que la organización se vea
envuelta.

Aunque el dinero se le entregue a alguien
transfiriéndoselo electrónicamente a su cuenta
bancaria, hay que hacer el comprobante de egreso.

Igualmente, si a la organización le consignan un
dinero en su cuenta, hay que hacer el recibo de caja.

En estas dos ultimas ocasiones, el comprobante contable
puede reemplazar al recibo de caja y al comprobante de
egreso

Generalmente la organización social realiza
varios tipos diferentes de "actividades" o " proyectos" a
los que dedica recursos económicos, humanos y
físicos.
Cuando ello ocurre, es importante saber para los
miembros de la organización, cuanta plata
está ingresando y cuanta se está pagando por
cada actividad o proyecto.
Es cuando se realiza el cuadro No. 3 que permite
esa apreciación
Cuadro No. 3 – FLUJO DE
CAJA INTEGRAL PRESUPUESTADO POR PROYECTOS O
ACTIVIDADES
Flujo de caja proyectado, por proyectos o
actividades
Preguntas de evaluación de
comprensión

Con que grupos de
Entidades o personas puede tener movimientos de plata una
organización social?
Para que sirve hacer un FLUJO DE CAJA?
Como se construye el cuadro de FLUJO DE CAJA? Que
contienen sus filas y sus columnas?
Cual es la diferencia entre la chequera y el FLUJO DE
CAJA?
Cómo se llama el documento que se usa para
anotar cada vez que se recibe un dinero?
Como se llama el documentos que se usa para anotar
cada vez que se entrega un dinero?
Porque hay que elaborar y guardar organizadamente el
COMPROBANTE DE EGRESO y el RECIBO DE CAJA?

El estado de
resultados o estado de Pérdidas y
Ganancias

Que registra el estado de resultados. Diferencia con lo
que registra el flujo de caja

En la Unidad 2, pagina 7 mencionamos los RESULTADOS
ECONOMICOS y explicamos que se calculan así :

INGRESOS POR VENTAS – COSTOS =
RESULTADOS ECONOMICOS

En la misma página mencionamos el DINERO
DISPONIBLE y explicamos que se calcula así:

DINERO QUE HA RECIBIDO – DINERO QUE
HA PAGADO = DINERO DISPONIBLE

La Unidad 3 explicar en detalle como se establece el
DINERO DISPONIBLE por medio del FLUJO DE CAJA que registra los
ingresos o egresos de dinero ( lo que entra a la caja y bancos o
sale de ella ) independientemente de cuando se haya adquirido el
compromiso de pagar el gasto al que corresponda el ingreso o de
cuando nuestro cliente o
contratista nos haya prometido pagar lo que se le ha
entregado.

El FLUJO DE CAJA no nos permite ver si ha habido o no
utilidades o pérdidas, es decir, excedentes positivos o
negativos.

PARA RECORDAR

Es en el ESTADO DE RESULTADOS o ESTADO
DE PERDIDAS Y GANANCIAS en el que apreciamos si ha habido
UTILIDAD / EXCEDENTE POSITIVO o PERDIDA / EXCENDENTE
NEGATIVO

Cómo se construye el Estado de Resultados o de
Pérdidas y ganancias

El cuadro No. 4 que se encuentra en la página
siguiente, muestra un ESTADO
DE RESULTADOS

Es idéntico en estructura al
FLUJO DE CAJA. Eso no debe llevar a confusión

Cual es la diferencia entonces entre el Estado de
pérdidas y ganancias y el Flujo de Caja?

La diferencia radical, muy importante, entre el
FLUJO DE CAJA y el ESTADO DE RESULTADOS es que en el flujo de
caja se registran los movimientos

de dinero cuando se produce el movimiento
físico de plata y en el Estado de resultados cuando se
generan los compromisos de pago o el gasto.

Cuadro No. 4

Estado de Resultados

	Semana 1	Semana 2	Semana 3	Semana 4
INGRESOS
Ventas o servicios
SUBTOTAL
EGRESOS
Por producción u operaciones
Personal
Contratistas
Servicios Públicos
Mantenimiento
Materias primas
Insumos
Por ventas o promoción
Personal
Comisiones
Viajes
Envíos a clientes
Publicidad
Por Administración
Personal administrativo
Insumos de oficina
Servicios Públicos
Comunicaciones
SUBTOTAL
SALDO
SALDO ACUMULADO

EN EL FLUJO DE CAJA se registran los
MOVIMIENTOS FISICOS DE DINERO
EN EL ESTADO DE RESULTADOS se registran los
COMPROMISOS EN EL PERIODO EN QUE OCURREN AUNQUE EN ESE PERIODO
NO HAYA MOVIMIENTO FISICO DE PLATA

Ejemplo 1 :

La organización social le vende a un cliente en
Enero ( Periodo 1 ) una mercancía que han producido
artesanas madres cabeza de hogar, que se la han entregado. Por
ejemplo $ 2.000.000, y le da 90 dias de plazo para que se la
pague.

Al venderla, y el cliente aceptar comprarla, la
organización vendedora emite una FACTURA por $
2.000.000 y registra ese valor, $ 2.000.000 en el "Estado de
resultados" en el periodo 1 pero no registra nada en el Flujo de
caja.

El cliente le debe pagar a la organización la
mercancía asi : $ 1.000.000 en Abril (Periodo 4 ) y $
1.000.000 en Mayo (periodo 5 ). Entonces en el Flujo de caja se
registra un ingreso de $ 1.000.000 en el periodo 4 ( Abril ) y
otro de $ 1.000.000 en el periodo 5 ( Mayo ).

De todos modos en ambos informes se
registró un Ingreso de $ 2.000.000 pero en cada uno se
hizo en diferentes cantidades y en diferentes
periodos.

En el Estado de resultados se registró cuando se
emitió la factura y el
cliente quedo comprometido a pagarla.

En el FLUJO DE CAJA se presupuesta, se anota cuando se
espera que el dinero entre físicamente

Ejemplo 2

El anterior ejemplo se refirió a los Ingresos que
la organización tiene a raiz de lo que entrega.

Miremos ahora que pasa con los gastos de la
organización.

También en el ESTADO DE RESULTADOS se anotan en
el periodo en que le llegan la FACTURAS a la organización,
por ejemplo, la factura de un servicio que
contrató en Enero. Como lo contrató en Enero y en
ese momento aceptó pagarlo, lo anota en el ESTADO DE
RESULTADOS de Enero.

Pero si piensa pagar ese servicio en Marzo, lo anota
también en el FLUJO DE CAJA pero ya no en Enero, sino en
Marzo.

En las empresas se presentan ciertos "costos" que
no hay necesidad de pagarle a nadie, cuyos valores
no se deben girar o entregar a nadie, pero al fin y al
cabo, son costos.
Entonces, como son costos se anotan en el ESTADO
DE RESULTADOS pero como no se le gira dinero a nadie, no se
anotan en el FLUJO DE CAJA.
Uno de estos costos el de la
DEPRECIACION
Es un costo muy importante si la
organización tiene una cantidad importante de
Edificios y equipos propios y corresponde a la
valorización del "desgaste" que sufren en cada
periodo esos edificios y equipos por el uso al que son
sometidos. Es calculada por el contador.
En este caso, lo que si se anota en el FLUJO DE
CAJA es el valor en dinero que se le giró al
vendedor de los equipos o edificios cuando se le
giró o entregó
Otras diferencias – La depreciación y la compra de
activos
Generalmente el FLUJO DE CAJA se hace cada mes,
mes por mes, para los 12 meses siguientes. Es un informe de
presupuestación.
Es decir, por ejemplo en Diciembre del 2007 se
hace para cada mes del año siguiente. En Enero de
2008 año se vuelve a hacer, mes por mes, para el
año que va de Febrero de 2008 a Enero de 2009 y
así sucesivamente.
Periodicidad del flujo de caja
El ESTADO DE RESULTADOS generalmente se hace una
sola vez con todo lo que ocurrió en los meses
anteriores desde que empezó el año, cada vez
que termina un mes de este.
También se hace, como elemento de
presupuestacion, para saber si se van a tener o no
excedentes, al principio de cada año para lo que se
espera que pase ese año.
Se presupuesta cuanto es lo que se puede vender o
facturar, y cuanto es lo que cuesta lo que se necesita para
hacer esa producción o proyectos, sin importar
cuando va a entrar el dinero
Periodicidad del estado de
resultados
Preguntas de evaluación de
comprensión

Cual es la diferencia fundamental entre el FLUJO DE
CAJA y el ESTADO DE RESULTADOS?
Que es la FACTURA y para que sirve?
Como se agrupan los distintos tipos de costos o
gastos en que incurre una organización
social?

La fijación del precio a
cobrar por los productos o los servicios
entregados

El PRECIO que una organización cobre por los
servicios que preste, los proyectos que realice o los productos
que venda, debe cumplir dos características :

Debe ser por lo menos igual, nunca menor, que la suma
de todo lo que le cuesta generar lo que hace, vende o
entrega.
Debe ser tal, que le sirva a su contratante. Que
él esté dispuesto a pagarlo porque le parezca
apropiado lo que le están cobrando por lo que le
entregan. Entre otras cosas, porque no encuentre otra
organización, COMPETENCIA, que le haga lo mismo o
le dé lo mismo, a menor precio.

Aunque no haya nadie haciendo lo mismo o en la misma
forma, ninguna organización debe confiarse en que a ello
siempre será asi.

Siempre existe la posibilidad de que aparezca alguien
que lo hace mejor que uno a los ojos del usuario, inclusive
aunque lo haga a mayor precio, pero el usuario puede
preferirlo.

Esa es una máxima de obligatorio cumplimiento
para las empresas de acumulación, pero también para
las organizaciones sociales

Para fijar el precio de lo que se va a hacer hay
que seguir los siguientes pasos :

Paso 1 : Identificar y sumar TODOS los
costos propios de cada tipo de actividad o proyecto,
clasificándolos por los tipos de costo mostrados en
el cuadro No. 4, pag 17, es decir:

A. Costos por producción u operaciones
de realización del servicio o proyecto
– Son todos los costos en que incurre para
realizar el proyecto o para prestar el servicio con el que
busca beneficiar comunidades o personas.

Personal ( Costo laboral
total de empleados con contrato de
trabajo que prestan el servicio o producen bienes que se
entregan o venden )

Contratistas ( Profesionales, Asesores,
trabajadores de campo contratados por prestación de
servicios )

Servicios Públicos y generales ( Agua,
energía y se gasta especialmente para la
producción )

Mantenimiento de los equipos e instalaciones donde
se producen las cosas

Materias primas si se producen bienes

Insumos, por ejemplo, materiales educativos

Transportes para desplazamiento para prestar el
servicio o transporte

Arriendos de espacios o equipos destinados
exclusivamente a la realización de los proyectos, a
la generación de los servicios o a la
producción de las cosas que se venden

B. Costos por ventas o promoción de la organización o
de los productos o servicios que vende o
genera

Personal ( Costo laboral total de empleados con
contrato de trabajo que promocionan a la
organización para conseguirle contratos )

Publicidad ( folletos de la organización,
etc, )

C. Costos de Administración de la
organización ( de lo dedicado a la administración
general,)

Personal ( Costo laboral total de empleados como
el administrador o gerente,
la contabilidad, los de sistemas, la vigilancia )

Proveedores de Insumos de oficina como
papelería

Intereses que paga a quienes le prestan plata
cuando necesita que se la presten

Paso 2 : Calcular el excedente que se quiera
obtener

Este excedente generalmente se calcula como una
proporción del costo total, que se le suma a
este.

Ejemplo. :

Si la organización es contratada por la
Secretaría de Salud para
realizar una campaña de prevención en salud y
vacunación durante dos meses en un barrio de la
ciudad, en ese lapso de tiempo se tiene :

COSTO	VALOR
A. Producción u operaciones de realización del servicio
Honorarios y costo laboral de las enfermeras promotoras	$ 2.000.000
Costo del transporte de las enfermeras a los sitios	$ 400.000
Honorarios del coordinador de la campaña de vacunación	$ 3.000.000
Costo de las jeringas, algodón y otros insumos necesarios	$ 400.000
B. Costos por ventas o promoción del servicio
Costo del perifoneo para invitar a la vacunación	$ 600.000
Costo de los volantes repartidos	$ 500.000
Costo del muñequito entregado a los niños vacunados	$ 800.000
C. Costos de la administración
Costo laboral del director y la secretaria de la organización	$ 3.600.000
Costo de la papelería y servicios de la organización	$ 600.000
COSTO TOTAL	$ 11.900.000

El costo total de la campaña en esos dos
meses es de $ 11.900.000

Si el excedente que quiero dejar para la
organización es, digamos un 10% del costo, son
entonces $ 1.190.000 ( Es el 10% de $ 11.900.000
)

Paso 3 : Sumar las cifras obtenidas en los
pasos 1 y 2

PRECIO DE VENTA =
COSTO + EXCEDENTE

PRECIO DE VENTA = $ 11.900.000 + $
1.190.000

PRECIO DE VENTA O VALOR DEL CONTRATO = $
13.090.000

Ese es el valor que la organización le debe
cobrar a la Secretaría de salud.

Pasos para la fijación del
precio
Es tan importante como el valor que se cobre por
lo que se hace.
Porque? Porqué una cosa es que el
contratante le pague a la organización todo lo que
vale lo que hace, mas el excedente que pide pero otra cosa
es cuando se lo paga pues puede que la organización
no tenga plata en su caja, de excedentes de proyectos o
contratos anteriores para empezar el nuevo
trabajo.
Hay que calcular entonces cuando, en que
oportunidad y en que monto es que la organización
tiene que entregar dinero, pagar, las cosas que adquiera,
los servicios, el personal, los insumos, etc, para ver
cuanto y en que oportunidades le pide a la
Secretaría de salud que le pague los $
12.650.000
La organización no puede aceptar, aunque
ese sea el dinero que quiera cobrar, que la
Secretaría de Educación le pague todo cuando
termine la campaña porque esta dura dos meses y
antes ha tenido que pagar cosas como los servicios
públicos, los sueldos y honorarios.
Que hacer entonces : Realizar un FLUJO DE CAJA
PROYECTADO como se indica en la Unidad 3, cuadro No.1,
pagina 12.
Del resultado de él se definirá
cuando se le pide el pago al contratante, de cuanto, que
generalmente lo hace en 3 pagos hasta completar el total,
dejando el último para cuando haya recibido el
servicio completo a satisfacción
PARA RECORDAR
ES MUY IMPORTANTE CONOCER EL
COSTO DETALLADO DE TODO LO QUE ES NECESARIO HACER,
CONTRATAR, Y COMPRAR POR PARTE DE LA ORGANIZACIÓN
SOCIAL, PARA REALIZAR TODAS LAS ACTIVIDADES QUE SE
REQUIEREN ADELANTAR PARA EJECUTAR UN PROYECTO Y OPERAR LA
ADMINISTRACIÓN.
Es posible, por ejemplo en el caso de la
vacunación, que los insumos, es decir, las jeringas,
sean entregadas por la Secretaría de salud, caso en
el que entonces no deben sumarse dentro de los costos para
la organización, pero si es un costo de la
campaña.
La forma de pago
Preguntas de evaluación de
comprensión

20. Como se calcula el costo de un proyecto, actividad,
o de toda la organización que lo realiza?

21. Como se calcula el excedente o utilidades que se
quiere para obtener en un determinado periodo o proyecto o
actividad

22. Como se calcula el Precio o valor a cobrar por los
servicios que se presten?

23. Porque puede no ser conveniente que cuando contratan
a una organización, le paguen todo el valor del servicio
cuando lo termine?

La
determinación del precio cuando hay varios proyectos o
actividades diferentes

No toda empresa, y entre ellas la organización
social, desarrolla siempre un solo tipo de actividad, sino
varios tipos de actividad.

Para el director de la organización y los
miembros que participan en su dirección resulta muy
importante establecer, en cada periodo, como contribuye cada
actividad o proyecto, después de que con los ingresos
recibidos ha pagado sus propios costos, a pagar los gastos
generales de la organización y a generar el excedente
que se necesita y espera para dedicar a invertir en recursos
físicos y humanos en ampliar la capacidad de
cobertura.

Igual a como se hizo con el FLUJO DE CAJA (
página 12 ) el ESTADO DE RESULTADOS también se
puede hacer por proyecto o actividad, para cumplir el
propósito mencionado

Para realizar ese análisis de contribución de cada
proyecto o actividad al resultado de la organización hay
que :

Paso 1 : Identificar las actividades o proyectos de
diferente tipo que realiza la organización

Paso 2 : Identificar los Ingresos propios de cada tipo
de actividad o proyecto

Paso 3 : Identificar los costos propios de cada tipo
de actividad o proyecto.

Paso 4 : Establecer para cada tipo de Actividad o
proyecto la diferencia entre los Ingresos y la totalidad de sus
costos propios . Esta diferencia, en el lenguaje
de negocios se llama MARGEN DE CONTRIBUCIÓN A LOS COSTOS
FIJOS Y AL EXCEDENTE

Paso 5 : Establecer cuales son los costos generales de
Administración

Con estos datos se
construye un cuadro como el No. 5 que aparece en la
página siguiente.

Veamos como se hace, a través de un EJEMPLO
:

Paso 1 : Los 2 proyectos que está desarrollando
la organización durante un año son :

Proyecto No. 1 : Cursos de capacitación para el trabajo y
el desarrollo
humano a 100 desplazados por los que le pagan $ 400.000.000
a la organización

Proyecto No. 2 : Establecimiento de línea de
base en un proyecto de concientización de una comunidad en
resolución de conflictos vecinales y
convivencia. Es el presupuesto de
la licitación que han sacado para ese
propósito.

Cuadro No. 5 – FIJACION DEL
PRECIO O INGRESO CUANDO HAY VARIOS PROYECTOS O
ACTIVIDADES

Cifras en millones

Organizada la información, apreciamos que el MARGEN DE
CONTRIBUCIÓN de los proyectos, es decir, el valor con el
que cada uno contribuye a pagar los costos generales, fijos, de
la organización, después de haber pagado sus
propios costos, es :

Proyecto No. 1 $ 195.0 millones

Proyecto No. 2 $ – 35.0 millones

Se observa que el proyecto No. 2, con los Ingresos que
tiene, $ 700.000.000 no alcanza ni siquiera a cubrir sus
propios costos y entonces no puede contribuir con nada a pagar
los $ 150.0 millones que valen los costos fijos
generales.

Sin embargo, entre los dos proyectos la
contribución marginal es de $ 160.0 millones, que no
solo cubre los $ 150.0 millones de gastos generales, sino que
deja un excedente de $ 10.0 millones

Como en las organizaciones sociales se mide primero
que todo el impacto social y en segundo lugar el resultado
económico, lo que debe analizar la organización
del

ejemplo es si los $ 10.0 millones de excedentes le son
apropiados y suficientes o no, aunque en un proyecto haga
pérdida y en otros le quede excedente
positivo.

Si considera que los $ 10.0 millones de excedente
positivo le son apropiados y el proyecto No, 2 en que da
pérdida le permite un alto impacto social, está
bien que lo realice aunque con los $ 700.0 millones no cubra
sus costos propios ni contribuya a pagar los generales porque
es lícito gerencialmente que un proyecto o un producto
muy importante para la organización pueda dar
pérdida que sea subsidiada o compensada por los
excedentes de otros proyectos o actividades.

Lo grave sería que la organización como
un todo diera pérdida, es decir, que no cubriera sus
costos totales.

Preguntas de evaluación de
comprensión

24. Cuando es aceptable económicamente que una
organización realice un proyecto o actividad aunque esta
no alcance a cubrir con el Ingreso sus propios
costos?

El
Balance

Lo que representa

El Balance es una representación, con cifras, de
lo que en un momento específico:

Tiene una empresa como elementos o medios para
desarrollar su actividad y generar ingreso
De quien es la propiedad de
esos elementos o medios.

La estructura de los balances que se publican en los
periódicos e informes de empresas siempre es la siguiente
:

BALANCE

El significado o lo que representa la información
que está a cada lado es lo siguiente:

BALANCE

Pues bien, según lo anterior entonces
:

EL ACTIVO es todo lo que tiene la empresa como elementos
o medios para desarrollar su actividad y que puede convertir en
dinero.

EL PASIVO es la parte del ACTIVO que pertenece a
terceros diferentes de los dueños porque ha sido adquirida
con plata de esos terceros, es decir, con plata que le han
prestado a los dueños

EL PATRIMONIO es
la parte del ACTIVO que pertenece a los dueños, a quienes
han creado y establecido la empresa. En el caso de las
organizaciones sociales, a quienes son los
patrocinadores.

Todo lo que hay en la empresa u organización, es
decir el ACTIVO, o es de los dueños, es decir es
PATRIMONIO, o es adquirido con plata prestada o
PASIVO.

En las organizaciones sociales al PATRIMONIO se le llama
FONDO SOCIAL está constituido por la plata que pusieron
originalmente los patrocinadores + los excedentes positivos o
utilidades de la organización social o – los
excedentes negativos si así han resultado.

El valor monetario ($) de cualquier
operación que realice una empresa, se debe registrar
en el sistema
contable o contabilidad, que tiene lo que los contadores
llaman " cuentas" cuyos nombres aparecen en el P.U.C que ya
se mencionó .
Todos los movimientos de una empresa aparecen
registrados en el BALANCE, en alguna de sus "cuentas" y
siempre el valor que se registra a la izquierda del
balance, se debe registrar a la derecha del mismo, para
mantener la igualdad, o el BALANCE. De ahí viene el
nombre del informe. El "balance" consiste en que lo que se
tiene, el ACTIVO, siempre, en su total, pertenece solo a
una de dos fuentes
: o a quien ha prestado el dinero, relacionados en el
PASIVO, o a los patrocinadores relacionados en el
PATRIMONIO.
La igualdad
contable
Las cuentas del Balance

Al examinar los balances de diferentes empresas y
organizaciones se aprecian en todos, las cuentas que aparecen en
el Cuadro No. 6 de la pagina siguiente, aunque se las puede
denominar algo diferente.

Los nombres de estas cuentas son bastante claros para
indicar a que corresponden los valores
que se encuentran al frente de ellas.

Esos valores son el saldo de esas cuentas al momento de
realizar el balance.

Lo que está a la izquierda, en los activos,
corresponde a lo que la organización tiene como resultado
de sus operaciones.

Lo que está a la derecha en los pasivos es lo que
la empresa debe

Lo que está a la derecha en el Fondo social, es
la plata de los asociados o patrocinadores, es decir, lo que
tienen menos lo que deben.

CUADRO NO. 6 – ESTRUCTURA Y CUENTAS
TÍPICAS DE UN BALANCE

Los índices financieros

Las Entidades oficiales que sacan a licitación
proyectos para que las organizaciones sociales se postulen para
desarrollarlos, o liciten, generalmente solicitan que la
organización social

Envíe su Balance del ultimo año
y
Con base en las cifras de éste, calcule unos
"Índices financieros" que tienen que tener unos valores
mínimos para que se pueda presentar la oferta.

Esos índices financieros son

El resultado de esta división tiene que ser
generalmente mayor a 1, es decir, debe ser mas lo que se
tiene ( Activo corriente ) que lo que se debe (Pasivo
corriente )
El "índice de liquidez" que consiste en
dividir el valor del Activo Corriente por el valor del Pasivo
Corriente.
El "Índice de endeudamiento" que consiste en
dividir el valor del Pasivo corriente por el Valor del Activo
total.

El valor de esa división generalmente debe ser
menos de 0.5, es decir, lo que se debe ( Pasivo corriente ) no
debe ser mas de la mitad de lo que se tiene ( Activo Total
)

Observando los nombres de las
cuentas del Balance, se aprecia que hay dos de ellas que
coinciden con informes que se han explicado en las
páginas anteriores :
La de caja, tema en relación al cual se ha
explicado extensamente como se elabora un Flujo de
Caja.
La de utilidades o excedentes, tema en
relación al cual se ha explicado en detalle como se
elabora un Estado de Resultados, que permite apreciar los
excedentes o utilidades.
En todo momento en que se calcule, el saldo que
esté mostrando el FLUJO DE CAJA debe ser igual al
valor que aparece en la cuenta CAJA del Balance.
En todo momento el saldo que muestre el ESTADO DE
RESULTADOS al elaborarlo, debe ser igual al valor que
aparece en la cuenta UTILIDADES/EXCEDENTES del
Balance.
El balance se realiza siguiendo una mecánica contable que es propia de la
profesión de los contadores que la
dominan.
Para nosotros en este punto es suficiente con
entender como se relacionan estos tres informes, lo que se
muestra claramente en el esquema que aparece
enseguida.
Cuadro No.
7
La relación BALANCE – ESTADO DE
RESULTADOS – FLUJO DE CAJA
Preguntas de evaluación de
comprensión

¿ Que representa desde el punto de vista
económico un balance?
¿ Como se llama lo que la organización
posee para poder
desarrollar su labor?
¿ Como se llama al dinero que los Fundadores o
patrocinadores ponen para empezar una organización
social?
¿ Como se calcula y que muestra el
índice de liquidez de una
organización?
¿ Como se calcula y que muestra el
índice de endeudamiento de una
organización?
¿ A que corresponde la resta de lo que una
organización debe a otros, de lo que tiene para poder
desarrollar su labor

El control de
las cuentas por
cobrar, las cuentas por pagar y los
inventarios

Como se vio anteriormente, la organización
invierte dinero en pagar los recursos que necesita para
realizar las actividades que le periten cumplir su objeto
social o los compromisos que haya adquirido.

Es posible que haya determinado correctamente el
Precio que debe cobrar por los servicios, para cubrir todos los
costos y dejar un excedente razonable, ya que su objeto no es
hacer uno desproporcionadamente grande o el máximo
posible.

Sin embargo, lo importante es que tenga oportunamente
plata en la caja, para hacer los pagos que necesite.

Las cuentas por pagar y por
cobrar

Piénsese por EJEMPLO en una
organización social que vende almuerzos a muy bajo
precio:

Primero que todo, los debe vender a un precio tal que
con el producido pueda pagar todos los gastos. Si no, si el
precio al que vende, considerando los almuerzos que vende, le
genera un ingreso menor que lo que gasta – todos los gastos en
que incurre para producir los almuerzos, no solo los materiales,
– alguien tiene que donarle la plata o entregársela sin
que tenga que devolverla para que pueda cubrir la
diferencia.

Suponiendo que ha hecho los cálculos y vende los
almuerzos a un precio tal que con todos los que vende en el
día cubre todos los costos, respecto de la plata en la
caja, tendrá la siguiente situación:

Si se compran las materias primas ( alimentos ) y hay
que pagarlas antes de que se haya recibido la plata de quien
compra los almuerzos, se necesita que alguien le preste plata
mientras le llega el pago de los comensales. Y entonces tiene
que pagar intereses por el préstamo y el costo del
almuerzo se le sube. Y entre mas tiempo pase, necesitará
que le presten mas plata, tendrá que pagar mas intereses
y el costo del almuerzo le subirá.

En este caso, le han dado menos plazo a la
organización para pagar, que el plazo que ella le ha
dado a sus clientes para que le paguen.

Lo que la organización debe pagar, las
Facturas que debe pagar de lo que compra y queda debiendo, se
llaman CUENTAS POR PAGAR

Lo que los clientes le quedan debiendo a la
organización cuando esta les entrega cosas, los
almuerzos, y ellos no los pagan inmediatamente, se llaman
CUENTAS POR PAGAR.

Por lo contrario, si compra y recibe las materias
primas ( alimentos ) las tiene que pagar después de que
los clientes le han pagado los almuerzos, no tiene problema. Se
dice que se ha financiado con los clientes.

Por la gran influencia que tienen sobre la cantidad de
plata física de la que puede disponer una
organización en una fecha determinada, es muy importante
CONTROLAR las Cuentas por pagar y por cobrar y lo que se controla
es CUANTO VALEN Y QUE TANTO ATRAZO PRESENTAN

Decir QUE ATRAZO presentan, en negocios se llama decir
QUE EDAD TIENEN, es decir que tan viejas o atrasadas
están, respecto a lo que debían estar.

Ese control se lleva en un cuadro en que se registran
todas y cada una de las deudas que tienen con la
organización sus clientes, clasificándolas por el
tiempo de antigüedad, y es el CONTROL DE CUENTAS POR
COBRAR. – Cuadro No. 8 página
siguiente

El otro cuadro similar, se registran todas y cada una de
las deudas que tiene la organización con sus proveedores,
clasificándolas por el tiempo de antigüedad, y es el
CONTROL DE CUENTAS POR PAGAR – Cuadro No. 9,
página siguiente.

Cuando se trata de una organización social
que produce cosas para vender un tiempo después de
producidas, hay que cuidar mucho que no se gaste dinero que
hay que pagar, en producir cosas que van a durar mucho tiempo
guardas antes de que se le despachen a los
clientes.
Si duran mucho tiempo guardadas antes de que el
cliente las reciba y si ademas se le da plazo para que las
pague, se necesita bastante tiempo para que la plata entre, y
mientras tanto es posible que haya habido que pagarle a los
empleados o contratistas y a los proveedores y entonces entre
mas se guarde por mas tiempo, se necesitará tener mas
plata y posiblemente acudir a préstamos por los que
hay que pagar intereses que aumentan los costos.
PARA RECORDAR
Controlar cuanto tenemos guardado y cuanto vale, se
llama hacer CONTROL DE INVENTARIOS y
se hace en un formato, No 10 que aparece en la pagina
siguiente, que se llama HOJA DE KARDEX en la que se anota,
para cada
producto o material prima, CUANDO Y CUANTO ENTRA,
( Entradas ) CUANDO Y CUANTO SALE, ( Salidas ) y CUANTO
QUEDA
Cuadro No. 8 – CONTROL DE
CUENTAS POR COBRAR
Cuadro No. 9 – CONTROL DE
CUENTAS POR PAGAR
Nota: El diseño es idéntico al del
cuadro anterior. Solamente se cambia el nombre y se coloca
CUENTAS POR PAGAR en vez de CUENTAS POR COBRAR
Cuadro No. 10 – TARJETA DE
KARDEX PARA CONTROL DE INVENTARIOS
Los inventarios
Preguntas de evaluación de
comprensión

¿Que son las CUENTAS POR PAGAR?
¿Que son las CUENTAS POR COBRAR?
¿Que ocurre cuando se le da mas plazo a los
clientes para pagar lo que se les entrega, que el plazo que le
dan los proveedores a la organización?
¿Porque es importante que lo que se produce no
dure guardado mucho tiempo en inventario
antes de que se le entregue a los clientes y estos se
comprometan a pagarlo y lo paguen?

TALLER ( en 8 pasos )

Con el objeto de involucrar a cada miembro participante
en la aplicación de los conceptos y herramientas
estudiados y profundizar y explicar los tres conceptos
(MARGEN DE CONTRIBUCIÓN A LOS COSTOS FIJOS Y EL
EXCEDENTE) herramientas fundamentales para la
administración financiera de las organizaciones sociales,
proceder a desarrollar los siguientes pasos:

1. Analice las actividades de su organización, y
clasifíquelas por tipos / objetivos, y
dentro de ellos, por proyectos.

2. En cada proyecto de su organización,
identifique y relacione las actividades que están
totalmente ligadas con cada uno, es decir, que se realizan solo
por causa o para un proyecto específico

3. Valorice monetariamente cada una de esas
actividades por periodo ( Meses o Año )

4. Identifique las actividades de su organización
que no se pueden asociar directamente con un proyecto, es decir,
que se realizan para apoyarlos a todos, y que no
desaparecerían si el proyecto no existiera porque se
necesitan para los demás.

5. Valorice monetariamente esas actividades ( establezca
su costo ) para el mismo periodo ( Meses o año
)

6. Determine que Ingresos en dinero necesita para cubrir
todos los costos del periodo que haya seleccionado

7. Establezca un % de excedente ( utilidad ) que
considere adecuado para su organización en el mismo
periodo.

8. Establezca cual es el ingreso en dinero necesita por
cada proyecto, en el periodo, para que la organización
obtenga el excedente que considera adecuado.