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Manual de Aspel (página 2)



Partes: 1, 2, 3, 4, 5, 6

  1. Industriales

La actividad primordial de éste tipo de empresas es la
producción de bienes o
productos
mediante la transformación y/o extracción de
materias primas. Son de dos tipos:

Primarias

  • Extractivas: explotan los recursos
    naturales, ya sea renovables y no renovables,
    entendiéndose por recursos
    naturales todas las cosas de la naturaleza
    que son indispensables para la subsistencia del hombre.
    Ejemplos de este tipo de empresas son las pesqueras,
    madereras, mineras, petroleras, etc.
  • Ganaderas: explotan la ganadería
  • Agrícolas: explotan la agricultura.

Secundarias

  • Manufactureras: son empresas que transforman las
    materias primas en productos terminados, y pueden ser de dos
    tipos:

A. Empresas que producen bienes de consumo final.
Por ejemplo: productos alimenticios, prendas de vestir, aparatos
y accesorios eléctricos, etc.

B. Empresas que producen bienes de producción.
Estas empresas satisfacen preferentemente la demanda de las
empresas de consumo final. Por ejemplo: productoras de papel,
materiales de
construcción, maquinaria pesada, maquinaria
ligera, productos químicos, etc.

  • Construcción: se dedican a la
    realización de obras públicas y
    privadas.
  1. Comerciales

Son intermediarios entre productor y consumidor; su
función
primordial es la compra – venta de
productos terminados en el lugar y monto adecuado (comerciantes).
Son de tres tipos:

  • Mayoristas: son empresas que efectúan
    ventas en
    gran escala a
    otras empresas (aquellas que venden a mayoristas o
    minoristas), que a su vez distribuyen el producto
    directamente al consumidor.
  • Minoristas o detallistas: las que venden productos
    al menudeo, o en cantidades al consumidor.
  • Comisionistas: se dedican a vender mercancía
    que los productores les dan a consignación,
    percibiendo por ésta función una ganancia o
    comisión.

El minorista puede comprarle directamente al mayorista o
al productor. El comisionista por su parte, puede recibir
mercancía directamente del minorista, del mayorista o bien
del productor.

  1. De
    Servicio

Son aquellas que brindan un servicio a la
comunidad y
que persiguen fines lucrativos.

  • Personas: a este grupo
    pertenecen los técnicos, los que brindan un servicio a
    la comunidad y piden cierta remuneración ya que
    establecen un costo:
    taxistas, electricistas, plomeros, la enseñanza y comunicación, etc.
  • Profesionistas: a este grupo se le asignan los
    despachos de contadores, los asesores, los consultores, y
    demás lugares en los que laboran los profesionistas y
    cobran por sus servicios.
  • Empresas: aquí se incluyen las financieras,
    bancarias, hospitales, caja de bolsa, agencias de publicidad, etc.

Sin importar el tipo de empresa que se
trate, los programas
administrativos, contables y de nómina
se adaptan a cualquiera, sin embargo tenemos que reconocer que el
funcionamiento de cada una de ellas, es diferente y se debe
considerar esas diferencias al trabajar con ellas.

Para hacer más claro estas diferencias, las
cuales se deben reflejar en las actividades empresariales (SAE),
como contables (COI), la siguiente tabla muestra las
principales características especiales.

Tipo de Empresa

Actividades Empresariales

Consideraciones Contables

Industrial

  • Se COMPRA materia prima
  • Se ALMACENA materia prima
  • Se TRANSFORMA la materia prima
  • Se ALMACENA el producto terminado
  • Se VENDE
  • Se gana, existen ingresos
  • Se vuelve a PRODUCIR

Se debe determinar un costo dentro de la
empresa de acuerdo a lo que cuesta la materia
prima directa, a la mano de obra (obreros) y a los
cargos indirectos.

En éste tipo de empresas industriales debe
llevarse además de una Contabilidad General, una Contabilidad
de Costos; esto es el saber cuánto cuesta
producir artículos, y así poder
complementar la contabilidad general.

Por lo que se llevan diferentes tipos de almacenes:
de Materias Primas, de Productos en Proceso
y de Productos Terminados.

Comercial

  • Se COMPRA productos terminados
  • Se ALMACENAN
  • Se VENDEN
  • Se GANA, existen ingresos
  • Se compran nuevamente PRODUCTOS
    TERMINADOS

Se debe determinar un COSTO en base al precio a
que se compran los productos terminados; hay que tener en
cuenta que este precio será diferente al precio en
que se vendan.

Normalmente se lleva un solo
Almacén

Servicio

  • Dan Servicios y reciben un INGRESO
  • Determinan un COSTO
  • Determinan una GANANCIA

EL Costo se determina en base a las necesidades de
la empresa. En caso de que no exista factura:
el INGRESO – COSTO = GANANCIA.

En este caso el costo se determina por materiales
como papelería que son utilizados, sin embargo la
mayoría de los gastos
indirectos son incluidos es sus precios
por servicio, por lo que se determina que sus ingresos
son igual a sus ganancias.

Por la característica perecibilidad de los
servicios no se pueden almacenar, por lo que no se usa en
esta empresa almacén alguno.

Como podemos ver, en todos los tipos de
empresas se compra y se vende, y en la mayoría se
requiere de por lo menos un almacén, por lo que es
prescindible llevar un control de
inventarios.

Para una mejor fórmula del curso y por la
imposibilidad del tiempo de
llevar los tres tipos de empresas a la práctica,
manejaremos en los ejercicios de SAE una empresa
comercial y para COI una de servicios (para NOI no afecta el tipo
de empresa que sea), esto debido a la complejidad de llevar una
empresa Industrial por necesitar como antecedente la materia de
contabilidad gerencial o contabilidad de costos.

    1. Basándonos en la empresa comercial, el
      proceso de compra es donde se adquieren los diferentes
      productos que la empresa va a comercializar, en este
      sentido es importante distinguir lo que es costo y
      precio para esta etapa.

      El costo es el precio que se paga por el
      producto que se está comprando y el precio es el
      valor que nuestra empresa dará a
      esta producto al venderlo, es obvio, que el precio debe
      ser mayor que el costo, pues esa diferencia es el
      margen de utilidad que se va a obtener, un precio
      igual o abajo del costo no dará utilidad o
      generará una pérdida que evitará
      que la empresa siga trabajando.

      A la empresa o al particular a la cual se le
      compran los productos que posteriormente se
      venderán se les denomina
      proveedores.

    2. Compra
    3. Venta

    Es el proceso por el cual la empresa coloca en el
    mercado
    sus productos para que sean adquiridos por un particular u
    otra empresa a la que se le denomina Cliente,
    recordando que al valor del producto vendido se le llama
    precio.

  1. Actividades generales de
    la empresa.

    Este punto es esencial, porque esos documentos son la materia de trabajo
    de SAE, a través de esos diversos documentos
    (formatos) es que se da la entrada de datos en
    el sistema.

    Los documentos usados en la compra, pueden variar
    de una empresa a otra y de acuerdo al trato comercial que
    se tenga con el proveedor algunos pueden incluso omitirse,
    pero es importante que por lo menos uno de ellos se
    utilice, porque de no ser así la compra NO
    quedará registrada, a continuación se
    mencionarán los documentos que usa SAE para su
    proceso de compra con algunas características
    importantes que se tienen que tomar en cuenta:

    Documento

    Descripción

    Contenido

    Observaciones

    Orden de Compra

    Este documento se utiliza, cuando queremos
    solicitar productos al proveedor, en ocasiones cuando
    existe buena relación con el proveedor, esta
    solicitud se puede hacer verbalmente, pudiendo omitir
    el documento

    Un listado de los productos que estamos
    solicitando al proveedor, normalmente el formato
    viene con los datos del proveedor al que le estamos
    haciendo la solicitud (el cual ya debemos tener en un
    catálogo de proveedores. Se verá en la
    Unidad 3).

    Este documento NO afecta al Inventario, ya que sólo estamos
    solicitando la compra, pero el proveedor no ha
    surtido ningún producto.

    Recepción

    Una vez que el Proveedor surte los productos
    solicitados, se realiza este formato, el cual NO se
    puede omitir.

    Listado de los productos que el proveedor
    entrega. (SAE tiene una ventaja para no repetir los
    datos de este formato, si se elaboró la orden
    de compra, puede ENLAZAR, este documento con la orden
    la cual puede ser igual o en caso de existir algunos
    pequeños cambios se pueden realizar en este
    documento, se verá en la Unidad 3).

    Este documento afecta el inventario, como
    una entrada al almacén (si no se elabora NO se
    registra la entrada)

    Devolución sobre compra.

    Si después de recibido los productos,
    existen algunos de ellos que no cumplen con las
    especificaciones requeridas, este formato sirve para
    devolver dichos productos. (si los productos son
    revisados y devueltos antes de entrar al
    almacén, no será necesario elaborarlo,
    pues se aplicara en el documento de Recepción,
    con los productos aceptados nada
    más)

    Listado de los productos
    devueltos.

    Este formato tiene que ENLAZARSE
    forzosamente con una Recepción, ya que no se
    puede devolver algo que no ha entrado al
    Almacén, se verá en la Unidad
    3)

    Este documento afecta el inventario con una
    salida de almacén.

    Los documentos usados en la venta, pueden variar
    de una empresa a otra y de acuerdo al trato comercial que
    se tenga con el cliente
    algunos pueden incluso omitirse, pero es importante que por
    lo menos uno de ellos se utilice, de no ser así la
    venta NO quedará, a continuación se
    mencionarán los documentos que usa SAE para su
    proceso de venta con algunas características
    importantes que se tienen que mencionar:

    Documento

    Descripción

    Contenido

    Observaciones

    Cotización

    Este documento se utiliza, cuando un cliente
    nos solicita precios de productos que vende la
    empresa. Se puede omitir

    Un listado de los productos que nos
    solicitan los clientes, normalmente el formato viene
    con los datos del cliente que nos está
    haciendo la solicitud (el cual ya debemos tener en un
    catálogo de clientes. Se verá en la
    Unidad 3)

    Este documento NO afecta al Inventario, ya
    que sólo estamos enviando una lista de
    precios, pero no se ha vendido ningún
    producto.

    Pedido

    Una vez que el cliente elabora una orden de
    compra la empresa llena este formato, con los datos
    de la orden del cliente, este formato se puede
    omitir, la mayoría de las empresas medianas y
    pequeñas lo omiten, pasando directamente a la
    Remisión o Factura.

    Listado de los productos que el cliente
    solicita. (SAE tiene una ventaja para no repetir los
    datos de este formato, si se elaboró la
    cotización, puede ENLAZAR, este documento con
    el pedido la cual puede ser igual o en caso de
    existir algunos pequeños cambios se pueden
    realizar en este documento, se verá en la
    Unidad 3)

    Este documento NO afecta al Inventario, ya
    que sólo estamos llenando un formato con los
    productos solicitados, pero no se ha entregado
    ningún producto.

    Remisión.

    Después de entregada la
    mercancía se llena este formato, la
    característica principal que tiene, es que se
    usa cuando la venta es a crédito, o sea no han sido
    pagados los productos vendidos, en caso de que la
    venta sea pagada en el momento no se usa este
    formato, si no el de factura, en algunas empresas en
    vez de un formato se Remisión se usa una copia
    de la factura. Se puede omitir si se hace la factura
    directa.

    Listado de los productos
    vendidos.

    (SAE tiene una ventaja para no repetir los
    datos de este formato, si se elaboró la
    cotización o el pedido, puede ENLAZAR, este
    documento con la remisión la cual puede ser
    igual o en caso de existir algunos pequeños
    cambios se pueden realizar en este documento, se
    verá en la Unidad 3)

    Este documento afecta el inventario con una
    salida de almacén.

    Factura

    Al momento que el cliente paga los productos
    comprados, se llena este formato. No se puede omitir,
    ya que es el documento que registra como pagado o no
    para el control de cuentas por cobrar.

    Listado de los productos
    vendidos.

    (SAE tiene una ventaja para no repetir los
    datos de este formato, si se elaboró la
    cotización, el pedido o la Remisión
    puede ENLAZAR, este documento con la factura la cual
    puede ser igual o en caso de existir algunos
    pequeños cambios se pueden realizar en este
    documento, se verá en la Unidad 3)

    Este documento afecta el inventario con una
    salida de almacén. (Si la salida fue
    registrada por la Remisión ya no se repite esa
    salida) OJO, si la factura no es enlazada con
    la Remisión correspondiente y se elabora
    directa, Si se duplica la salida de Almacén.
    (Se verá en el Cap. 3)

    Devolución sobre venta

    Si después de entregado los
    productos, existen algunos de ellos que no cumplen
    con las especificaciones requeridas por el cliente,
    este formato sirve para registrar la devoción
    de dichos productos. (Si los productos son revisados
    y devueltos antes de salir al almacén, no
    será necesario elaborarlo, pues se aplicara en
    el documento de remisión o factura, con los
    productos aceptados nada más.)

    Listado de los productos
    devueltos.

    Este formato tiene que ENLAZARSE
    forzosamente con una remisión o factura, ya
    que no se puede devolver algo que no ha salido del
    Almacén, se verá en la Unidad
    3)

    Este documento afecta el inventario con una
    entrada de almacén.

     

    Algo que es importante mencionar y que se
    ampliará en el capítulo 3, es la
    cuestión del ENLACE de documentos; los documentos
    que se elaboran pueden ser DIRECTOS o ENLAZADOS, pero en
    algunos casos sólo pueden DIRECTOS como en el caso
    de los primeros documentos de Compra y Venta (Ordenes y
    Cotizaciones) o como en el caso de las Devoluciones sobre
    Compra o Venta, los cuales forzosamente tienen que
    enlazarse con otros documentos anteriores.

    Sin embargo los demás documentos pueden ser
    directos o en enlazados, por ejemplo se puede dar el caso
    que no se realice una Orden de Compra, si no que se haga la
    solicitud al proveedor de manera personal, sin formato alguno y sólo
    se realiza la recepción al momento que lleguen los
    productos.

    Así mismo, se puede realizar el Pedido
    directo, sin que exista una Cotización anterior, si
    el cliente ya conoce el precio de nuestros productos nos
    puede enviar su orden sin que necesite una
    cotización.

    Por otro lado si la empresa no maneja el formato
    de pedido, puede realizar una Remisión directa, con
    la Orden de Compra del Cliente si la venta es a
    Crédito.

    Y finalmente si el cliente hace la compra y la
    paga o es una venta en mostrador se puede realizar la
    factura directamente.

    Al analizar los formatos y los usos de
    éstos, nos podemos dar cuenta que en el proceso de
    compra-venta se genera un ciclo, en el cual nuestra empresa
    es cliente y proveedor, cliente cuando compramos y
    proveedor cuando vendemos.

    En el siguiente esquema se verá ese proceso
    de una manera más clara. Identificando a nuestra
    empresa, la que usara el sistema SAE, como "Empresa
    Invalida", nombre que le da SAE, por ser para uso
    educativo.

    Proceso de
    Compra-Venta

    Como vemos los documentos en negritas, son los que
    vamos a realizar en SAE, también podemos notar que
    los procesos
    son iguales cuando la empresa es cliente, con las de su
    cliente y cuando la empresa es proveedor, con la de su
    proveedor. (Se omitió en el esquema el documento de
    pedido, así mismo en la práctica no se va a
    usar).

  2. Documentos utilizados en
    el proceso de compra-venta.

    Antes de iniciar y ver la instalación del
    programa,
    quiero mostrar la forma como se trabajará en SAE, ya
    que éste, tiene un trato especial en cuanto a la
    cantidad de ventanas que usa, lo cual no sucede con COI y
    NOI, que tienen un manejo de ventanas más
    fáciles y directas.

    SAE trabaja por módulos, cada uno de ellos
    abre una ventana diferente, vamos a explicar
    rápidamente la función y las opciones que
    tiene cada modulo:

    1. Módulos
  3. Modo de
    Operación de SAE

Clientes y Cuentas por
cobrar.

Se maneja en este modulo el catálogo de clientes
y conceptos de cuentas por cobrar, así como los reportes
de cada uno de estos conceptos. (al entrar automáticamente
abre la subventana de Clientes)

Facturas y Vendedores.

Documentos de Facturas, Remisiones, Pedidos,
Cotizaciones, Devoluciones sobre Venta y Catálogo de
Vendedores, así como los reportes de cada uno de estos
conceptos. (al entrar automáticamente abre la subventana
de Facturas)

Inventarios y Servicios.

Catálogo de Inventarios y
movimientos de inventarios, así como todos los reportes de
estos conceptos. (al entrar automáticamente abre la
subventana de Inventarios y Servicios)

Proveedores y Cuentas por Pagar.

Se maneja en este modulo el catálogo de
proveedores y conceptos de cuentas por pagar, así como los
reportes de cada uno de estos conceptos. (al entrar
automáticamente abre la subventana de
Proveedores)

Compras.

Se manejan los documentos Recepciones, Órdenes y
Devoluciones sobre Compra, así como los reportes de cada
uno de los estos conceptos. (al entrar automáticamente
abre la subventana de Recepciones)

Estadísticas.

Diferentes reportes de estadísticas y gráficos generales y la opción de
generar las estadísticas que la empresa desee o
requiera.

Otras opciones

Una de las ventajas del manejo de los diferentes
ventanas que se usan en SAE es que en todos los módulos se
tienen una opción de Edición, la cual se maneja igual en
cualquier modulo, ya que tiene la opción de Agregar,
Modificar y Eliminar que tienen el mismo funcionamiento de
acuerdo al modulo donde se apliquen.

  1. INSTALACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL DE
    COMPRA-VENTA E INVENTARIO

    1. Instalación
    2. Se introduce el CD de
      SAE en la unidad y se debe de ejecutar
      automáticamente mostrando la siguiente
      pantalla:

      Como es la primera vez, daremos un clic en
      Instalar.

      La siguiente pantalla indica los derechos
      de autor y la protección legal contra
      reproducciones, al ser utilizado por razones educativas,
      no se registrará, ni se debe de usar para fines
      diferentes al educativo. Ni generar copias ilegales del
      mismo.

      Clic en siguiente.

      Acuerdo de la licencia, clic en

      Instalar la versión completa, Clic en
      siguiente

      Se pedirá un No. de Serie y un numero de
      Disco (este se incluye en el CD). Clic en
      siguiente.

      La pantalla donde se indica la carpeta donde se
      instalará (se puede dejar como está, la
      cual es: en el disco
      duro normalmente C: Archivos de programasASPELSAE 2.6. Clic
      en siguiente.

      +

      Tipos de Instalación se
      seleccionará Automática y clic en
      siguiente.

      Grupo de programas (dejar en el grupo de
      ASPEL©) clic en siguiente.

      Se inicia la instalación, la cual puede
      tratar de 1 a 2 minutos.

    1.  

      Registro, no se debe registrar clic en
      No.

      Fin de la instalación, quitar la selección para no iniciar en este
      momento SAE

      En el menú de Inicio SAE se
      presentará en programas, ASPEL, Sae 2.6, ASPEL-
      SAE 2.6.

      En caso de que al introducir el CD de SAE no se
      ejecute automáticamente, se puede abrir el CD y
      ejecutarlo directo.

      Cada vez que entremos a SAE aparecerá la
      siguiente pantalla donde nos solicitará una clave
      de acceso es de SUMA importancia que no le tecleen
      ninguna, porque de hacerlo será la clave que
      siempre nos pida al iniciar y si por alguna razón
      la olvidamos, no podremos ya entrar al programa, por lo
      que se tendrá que desinstalar y volver a
      instalar.

      Por ello usaremos la clave general siempre la
      cual es la tecla F8, del teclado de funciones, al usar esa no tendremos
      problemas al entrar.

    2. Inicio de
      SAE

      Como es la primera vez que entramos, no se tiene
      instalada ninguna empresa por lo que se solicitará
      que instalemos la base de
      datos de la empresa.

      (SAE como COI y NOI, son programas que trabajan
      con diferentes bases de
      datos, el proceso de instalar la empresa, genera esos
      archivos de bases de datos en blanco, que los programas
      requieren para ir guardando información, son en promedio 76
      bases diferentes que el usuario normal no necesita ver,
      porque son para uso de los programas, lo que sí es
      importante conocer es la ubicación de esas bases
      [carpeta] para saber dónde va a abrir el programa
      sus bases de trabajo)

      Damos clic en Sí (recordar que este
      mensaje sólo aparecerá cuando se inicie por
      primera vez SAE, las demás ocasiones que iniciemos
      no, lo volverá a preguntar, si ya quedó
      instalada una vez la empresa).

      En adelante nos pedirá algunos
      parámetros generales para el uso de SAE, es
      importante que sigan las instrucciones que aquí se
      mencionan para mejor uso del programa.

      Parámetros de la
      Instalación
      .

      Aquí es trascendental recalcar dos cosas
      por un lado el directorio (carpeta), donde se
      están instalando las bases, eso quiere decir que
      en esa ubicación quedaran las bases de datos, cada
      vez que entremos tenemos que asegurarnos que estamos en
      ese mismo directorio (el directorio de datos es correcto,
      no debemos modificarlo). De no ser así puede que
      no encontremos los datos de catálogos y procesos
      que ya hayamos capturado.

      Lo siguiente es desactivar con un clic la
      opción de multialmacenes, ya que la
      práctica es de una empresa comercial, sólo
      requeriremos uno. Dar clic en el cuadro para desactivar,
      la opción de No. secuenciales de factura es
      correcta (automáticamente pondrá el
      número de factura conforme vayamos capturando) y
      clic en Aceptar.

      La siguiente ventana nos pedirá los
      paramentos de la facturación, SAE no es un
      programa educativo, si no real, si una empresa lo
      adquiere puede que ya tenga un tiempo funcionando y sus
      folios de documentos de venta, no inicien en 1,
      aquí nos aseguramos de cuadrar con la realidad de
      la empresa.

      Nuestro caso es de práctica por lo que
      iniciaremos el conteo de nuestros folios, por lo que
      debemos dejar los parámetros como
      están.

      Los mismos con los documentos de
      compra

      Después nos dará una serie de
      observaciones sobre los almacenes y los procesos de venta
      y compra a todos ellos les daremos clic en
      aceptar.

      Con esto queda concluido el proceso de
      instalación de la empresa, podremos iniciar
      el
      trabajo con SAE.

      La pantalla siguiente será la pantalla
      que siempre nos aparecerá después de
      teclear la clave de acceso o abrir una
      empresa.

      Como podemos ver siempre nos solicitara el
      directorio de datos (donde están las bases de
      datos), nos dará como primera opción la que
      escogimos al instalar la empresa, si la cambiamos ya no
      encontraremos la base de datos.

      Así mismo solicita la fecha, la cual es
      importante para los documentos a capturar, toma la fecha
      actual (la del sistema) y la podemos cambiar
      escribiéndola en el formato DDMMAA o sea si
      queremos poner el 25 de abril del 2008, sería
      250408 o seleccionarla del calendario que tiene el cual
      aparecerá si le damos clic en el signo de
      interrogación (?)

    3. Instalación de
      la empresa

      Presentamos la pantalla principal de
      SAE.

      Vemos en la ventana en la parte superior el
      nombre de la misma (cambiara de acuerdo a la ventana que
      estemos utilizando), la barra de menú y abajo los
      botones de herramientas (que hacen la función
      de algunas opciones del menú).

      Los parámetros que acabamos de configurar
      al instalar la empresa, se pueden modificar con la
      opción Configuración Parámetros
      del Sistema, que se presenta a continuación, por
      el momento no cambiaremos nada. Pero puedes revisar las
      diversas opciones que presenta.

    4. Pantalla de trabajo
      de SAE
    5. Importancia de la Configuración y
      Recomendaciones

    Es elemental que queda bien instalada la empresa,
    que cuando entres estés seguro que es
    el directorio adecuado y que recuerdes que a diferencia de
    otros programas que has manejado, en estos programas no
    necesitas estar grabando los datos que tecleas ya que
    automáticamente se irán bajando a las bases,
    sólo las opciones de los diversos documentos tienen
    una opción de guardar para asegurarse que has
    terminado la captura del mismo, pero en cuanto los
    catálogos cada que vas aceptando lo capturado se
    graban los datos.

    Así mismo recuerda que SAE maneja muchas
    ventanas pero el uso de las mismas son bastante
    lógicas, asegúrate al estar trabajando ver el
    nombre de la ventana dónde estás.

  2. UNIDAD 2

    OPERACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL DE
    COMPRA-VENTA E INVENTARIO

    Por cuestiones de tiempo, se verán
    sólo las opciones más importantes del programa,
    ya que el uso completo de SAE sería muy
    extenso.

    Pero con los principios
    que aquí se manejan, el usuario podrá ir
    investigando, las demás opciones y aplicarlas,
    además de que cada programa cuenta con un
    índice de ayuda en todo momento.

    1. Esta es la forma como se respaldarán y se
      recuperaran las prácticas para enviarlas, por lo
      que es elemental su aprendizaje.

      Iniciaremos con el respaldo el cual está
      en el menú de Utilerías / Respaldo de
      Archivos / Creación del Respaldo

      Esta opción sirve para copiar tus
      archivos de trabajo a otros dispositivos, como un
      disquete en la unidad A: o B: de tu computadora, o al mismo disco duro, en
      otro directorio. (El proceso es igual tanto para COI
      como para NOI)

      Esta operación te permite contar con un
      antecedente de todos los movimientos que se efectuaron
      para que, en caso de que algún archivo se dañe definitivamente,
      puedas restablecerlo en tu disco de trabajo.

      El sistema genera un archivo de respaldo, el
      cual contendrá Todos las bases o sólo
      aquellas que requieras conservar.

      El procedimiento es muy sencillo:

      1. Indica la ruta del Directorio destino y
      Directorio fuente, así como también el
      nombre que dará a tu respaldo en los campos
      respectivos que se encuentran en la parte superior de la
      ventana. (maneja un nombre de respaldo con el que se te
      pueda identificar fácilmente)

      2. Adiciona aquellas bases que deseas respaldar,
      pasándolos al lado derecho con el botón
      Agregar. (de preferencia todas)

      3. Oprime el botón Respaldo para que tu
      información quede grabada.

      Opciones

      Campo

      Descripción

      Directorio fuente

      Este campo informativo Indica la ruta y
      subdirectorio donde se encuentra la
      información a respaldar. Este campo lo
      proporciona el sistema y corresponde al
      subdirectorio de trabajo indicado en el diálogo de cambio de fecha y no puedes
      modificarlo.

      Directorio destino

      Anota la ruta del dispositivo y lugar
      donde se depositará el archivo de respaldo.
      Por razones de seguridad NO podrás guardar
      el respaldo en el mismo lugar en el que
      están tus datos originales.

      Nombre del archivo

      Anota el nombre que llevará el
      respaldo. Te recomendamos que utilices las
      terminaciones para indicar el número de la
      empresa registrada en tu sistema, por ejemplo:
      R-150899.E01, donde puedes indicar que es un
      respaldo del 15 de agosto al 99, de la empresa 01
      (tienes un máximo 8 caracteres y 3 de
      extensión).

      Kb ocupados

      Este campo informativo, te dice el total
      de bytes ocupados en el dispositivo indicado en el
      subdirectorio destino.

      Kb disponibles

      Este campo informativo te indica el
      espacio que queda libre en la unidad donde se van a
      respaldar los datos (en Kilo Bytes). Si los
      archivos seleccionados ocupan un espacio mayor a
      los Kb disponibles en tu disco A: o en tu
      subdirectorio, el sistema solicitará que
      inserte otro disco para continuar con el
      respaldo.

      Kb de archivos seleccionados

      Este campo informativo te indica el
      tamaño de los archivos que deseas respaldar
      y que moviste al apartado de la derecha.

      Botón Agregar

      Selecciona los archivos de Datos y de
      Índice que serán respaldados. Oprime
      este botón para desplazarlos a la lista que
      señalan las flechas.

      Botón Quitar

      Si elegiste un archivo que no deseabas
      respaldar; lo puedes regresar con este
      botón.

      Botón Agregar todo

      Este botón te permite agregar todos
      los archivos.

      Botón Respaldo

      Para iniciar este proceso, oprime el
      botón Respaldo. Si sales de esta ventana sin
      haberlo oprimido, el respaldo no se llevará
      a cabo.

      Reinstalación de un
      Respaldo

      Ventana principal, Menú Utilerías,
      opción Respaldo de archivos / Reinstalación
      del respaldo.

      Con esta opción podrás reinstalar
      el respaldo que realizaste anteriormente en otro
      directorio o en discos.

      Opciones

      Campo

      Descripción

      Directorio fuente

      Indica la ruta donde se encuentra
      localizado el respaldo de tu base de datos, puedes
      ayudarte a encontrarlo mediante la tecla F2.Nota:
      Después de indicar la ruta donde se
      encuentra el respaldado y pasar al siguiente campo,
      aparecerá el archivo de tu respaldo, si es
      que existe.

      Kb requeridos

      Este campo informativo y muestra el
      espacio que se requiere para reinstalar el
      respaldo.

      Directorio destino

      Indica la ruta del directorio en el cual
      se realizará la instalación del
      respaldo de tu base de datos.

      Kb disponibles

      Este campo informativo y muestra la
      cantidad de espacio disponible en la unidad donde
      se va instalar el respaldar los datos (cantidad en
      Kb).

      Botón Recua. Resp.

      Para que puedas finalizar el proceso
      deberás presionar este botón y el
      sistema reinstalará la información
      proveniente del respaldo.

      O J O

      Ten cuidado con este proceso, ya que el sistema
      escribe los archivos respaldados y si en el directorio
      destino hay archivos con el mismo nombre, se
      sobrescribirá.

    2. Respaldos y
      recuperación de Información del Sistema
      Administrativo

      Veremos primero la captura de catálogos y
      después la captura de los documentos de compra y
      venta.

      1. Catálogos
    3. Captura de
      Movimientos para el Sistema
      Administrativo.
  3. UNIDAD 3

Los catálogos son los diferentes datos con los
que trabajaremos, sean vendedores, proveedores, clientes y
artículos.

Catálogo de Vendedores

Es un catálogo con el cual puedes capturar y/o
consultar a los vendedores de tu empresa.

Dentro de este catálogo podrás capturar
y/o consultar la clave del vendedor, su nombre, status,
comisión y zona.

Menú Módulos / Facturas y Vendedores /
Archivos / Vendedores.

Aparecerá el catálogo de
vendedores.

Edición / Agregar para capturarlos

Como ves la clave es secuencial, la clave de todos los
catálogos (excepto el de Inventario) es secuencial, eso se
define en Parámetros de Sistema y es la opción por
omisión.

Catálogo de Proveedores

Es un proceso que te sirve para dar de alta a nuevos
proveedores dentro del respectivo catálogo.

Módulo de Proveedores y CxP, / Archivos (como
mencionamos la opción de proveedores aparece seleccionada,
por lo que se presenta el catálogo)

Para capturar Edición / Agregar

Nota: lo que habíamos mencionado antes, en este
proceso existen tres ventanas abierta (ver nombres) La Ventana
Principal de SAE, la Ventana de Proveedores y Cuentas por Pagar y
la Ventana de Proveedores.

Para capturar. (son tres Carpetas)

 

Carpeta Datos Generales

Campo

Descripción

Clave

Si tienes definida la clave como "secuencial" en
los Parámetros, el sistema la genera
automática, por lo que no podrás teclear en
este campo, ni podrás usar la ayuda de campo. En el
catálogo se presentan ordenadas las claves de la
siguiente forma: numérica, con letras
mayúsculas y por último las
minúsculas. Si no la tienes definida como secuencial
en los Parámetros, tienes 5 caracteres para
definirla. El sistema NO acepta claves repetidas. Ver:
Parámetros / Proveedores

Datos del proveedor (nombre, teléfono, dirección, etc.)

Debes anotar toda la información referente
al proveedor que vas a dar de alta. Los datos del proveedor
son muy útiles al imprimir etiquetas para
envíos por correo.

Clasificación

Sirve para agrupar a tus proveedores de acuerdo a
las características de compra de tu empresa, lo cual
te ayudara a filtrar, consultar y emitir reportes del
catálogo de manera más selectiva. (P.ej. zona
geográfica, días de crédito, pudiendo
especificar los 5 caracteres disponibles, uno para cada
característica).

Carpeta Más
información

Fecha de última compra

Indica la última fecha en que compraste un
producto o servicio al proveedor, la cual se actualiza al
elaborar una nota de recepción de mercancía.
El formato es día/mes/año (dd/mm/aa); al
oprimir el signo ? podrás seleccionar la fecha de un
calendario.

Días de crédito

Cuentas con 3 caracteres para definir este campo,
siendo el número máximo que acepta el sistema
el 732. El número de días de crédito
lo utilizará el módulo de Compras
para calcular la fecha de vencimiento de los documentos que
se elaboren. Cuando realices un movimiento en Cuentas por pagar de tipo
Compra (No. 1), el sistema considerará los
días de crédito para la fecha de
vencimiento.

Saldo

Indica el monto total del saldo de los documentos
emitidos en favor de un proveedor; si el sistema
está configurado para trabajar con Cuentas por pagar
integrado, el saldo se actualizará
automáticamente por los movimientos realizados desde
el módulo de compras. Si ya tienes un saldo por
pagar, es recomendable anotar el monto desde el
catálogo de CxP generando un movimiento bajo el
concepto
"Saldo anterior" y, si tienes un saldo a favor
regístralo como "Anticipo", de tal forma que el
campo de Saldo se actualiza correctamente.

Límite de crédito

Este dato se utiliza en el catálogo de
Compras y en los movimientos de Cuentas por pagar. Si el
monto de la compra a crédito sumado al saldo del
proveedor es mayor a tu límite de crédito, el
sistema solicitará autorización para
proseguir con el proceso. Si dejas el campo en ceros, se
asumirá que tienes con el proveedor un
crédito ilimitado.

% de descuento

Es el porcentaje que el proveedor otorga a tu
empresa y puede ser desde 0.0001% hasta 99.99%. Este dato
lo sugiere el sistema al registrar una orden o una
recepción en el módulo de Compras, sin
embargo podrás modificarlo.

Compras anuales

Se refiere al monto acumulado de compras al
proveedor después de aplicar el descuento comercial,
sin considerar el descuento financiero y el impuesto,
es decir Subtotal – Descuento comercial + Total
indirectos. Si no quieres registrar a detalle las compras a
favor de un proveedor que tenías antes de empezar a
trabajar con este sistema, deberás capturar el
acumulado de compras a la fecha; posteriormente se
actualizará este valor por los movimientos de
Compras.

Atención Compras / Atención pagos

Nombre de las personas responsables con las que tu
empresa mantiene comunicación directa y constante,
tanto para compras como para pagos.

Observaciones

Cuentas con varias líneas para incluir
comentarios importantes con respecto al
proveedor.

Catálogo de Clientes

Módulo de Clientes y CXC, / Archivos, / Clientes
(de entrada presenta el catálogo de clientes.)

Capturar menú Edición /
Agregar.

Captura (tres carpetas)

Partes: 1, 2, 3, 4, 5, 6
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