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Manual de Aspel (página 2)




Partes: 1, 2, 3, 4, 5, 6


  1. Industriales

La actividad primordial de éste tipo de empresas es la producción de bienes o productos mediante la transformación y/o extracción de materias primas. Son de dos tipos:

Primarias

  • Extractivas: explotan los recursos naturales, ya sea renovables y no renovables, entendiéndose por recursos naturales todas las cosas de la naturaleza que son indispensables para la subsistencia del hombre. Ejemplos de este tipo de empresas son las pesqueras, madereras, mineras, petroleras, etc.
  • Ganaderas: explotan la ganadería
  • Agrícolas: explotan la agricultura.

Secundarias

  • Manufactureras: son empresas que transforman las materias primas en productos terminados, y pueden ser de dos tipos:

A. Empresas que producen bienes de consumo final. Por ejemplo: productos alimenticios, prendas de vestir, aparatos y accesorios eléctricos, etc.

B. Empresas que producen bienes de producción. Estas empresas satisfacen preferentemente la demanda de las empresas de consumo final. Por ejemplo: productoras de papel, materiales de construcción, maquinaria pesada, maquinaria ligera, productos químicos, etc.

  • Construcción: se dedican a la realización de obras públicas y privadas.
  1. Comerciales

Son intermediarios entre productor y consumidor; su función primordial es la compra – venta de productos terminados en el lugar y monto adecuado (comerciantes). Son de tres tipos:

  • Mayoristas: son empresas que efectúan ventas en gran escala a otras empresas (aquellas que venden a mayoristas o minoristas), que a su vez distribuyen el producto directamente al consumidor.
  • Minoristas o detallistas: las que venden productos al menudeo, o en cantidades al consumidor.
  • Comisionistas: se dedican a vender mercancía que los productores les dan a consignación, percibiendo por ésta función una ganancia o comisión.

El minorista puede comprarle directamente al mayorista o al productor. El comisionista por su parte, puede recibir mercancía directamente del minorista, del mayorista o bien del productor.

  1. De Servicio

Son aquellas que brindan un servicio a la comunidad y que persiguen fines lucrativos.

  • Personas: a este grupo pertenecen los técnicos, los que brindan un servicio a la comunidad y piden cierta remuneración ya que establecen un costo: taxistas, electricistas, plomeros, la enseñanza y comunicación, etc.
  • Profesionistas: a este grupo se le asignan los despachos de contadores, los asesores, los consultores, y demás lugares en los que laboran los profesionistas y cobran por sus servicios.
  • Empresas: aquí se incluyen las financieras, bancarias, hospitales, caja de bolsa, agencias de publicidad, etc.

Sin importar el tipo de empresa que se trate, los programas administrativos, contables y de nómina se adaptan a cualquiera, sin embargo tenemos que reconocer que el funcionamiento de cada una de ellas, es diferente y se debe considerar esas diferencias al trabajar con ellas.

Para hacer más claro estas diferencias, las cuales se deben reflejar en las actividades empresariales (SAE), como contables (COI), la siguiente tabla muestra las principales características especiales.

Tipo de Empresa

Actividades Empresariales

Consideraciones Contables

Industrial

  • Se COMPRA materia prima
  • Se ALMACENA materia prima
  • Se TRANSFORMA la materia prima
  • Se ALMACENA el producto terminado
  • Se VENDE
  • Se gana, existen ingresos
  • Se vuelve a PRODUCIR

Se debe determinar un costo dentro de la empresa de acuerdo a lo que cuesta la materia prima directa, a la mano de obra (obreros) y a los cargos indirectos.

En éste tipo de empresas industriales debe llevarse además de una Contabilidad General, una Contabilidad de Costos; esto es el saber cuánto cuesta producir artículos, y así poder complementar la contabilidad general.

Por lo que se llevan diferentes tipos de almacenes: de Materias Primas, de Productos en Proceso y de Productos Terminados.

Comercial

  • Se COMPRA productos terminados
  • Se ALMACENAN
  • Se VENDEN
  • Se GANA, existen ingresos
  • Se compran nuevamente PRODUCTOS TERMINADOS

Se debe determinar un COSTO en base al precio a que se compran los productos terminados; hay que tener en cuenta que este precio será diferente al precio en que se vendan.

Normalmente se lleva un solo Almacén

Servicio

  • Dan Servicios y reciben un INGRESO
  • Determinan un COSTO
  • Determinan una GANANCIA

EL Costo se determina en base a las necesidades de la empresa. En caso de que no exista factura: el INGRESO – COSTO = GANANCIA.

En este caso el costo se determina por materiales como papelería que son utilizados, sin embargo la mayoría de los gastos indirectos son incluidos es sus precios por servicio, por lo que se determina que sus ingresos son igual a sus ganancias.

Por la característica perecibilidad de los servicios no se pueden almacenar, por lo que no se usa en esta empresa almacén alguno.

Como podemos ver, en todos los tipos de empresas se compra y se vende, y en la mayoría se requiere de por lo menos un almacén, por lo que es prescindible llevar un control de inventarios.

Para una mejor fórmula del curso y por la imposibilidad del tiempo de llevar los tres tipos de empresas a la práctica, manejaremos en los ejercicios de SAE una empresa comercial y para COI una de servicios (para NOI no afecta el tipo de empresa que sea), esto debido a la complejidad de llevar una empresa Industrial por necesitar como antecedente la materia de contabilidad gerencial o contabilidad de costos.

    1. Basándonos en la empresa comercial, el proceso de compra es donde se adquieren los diferentes productos que la empresa va a comercializar, en este sentido es importante distinguir lo que es costo y precio para esta etapa.

      El costo es el precio que se paga por el producto que se está comprando y el precio es el valor que nuestra empresa dará a esta producto al venderlo, es obvio, que el precio debe ser mayor que el costo, pues esa diferencia es el margen de utilidad que se va a obtener, un precio igual o abajo del costo no dará utilidad o generará una pérdida que evitará que la empresa siga trabajando.

      A la empresa o al particular a la cual se le compran los productos que posteriormente se venderán se les denomina proveedores.

    2. Compra
    3. Venta

    Es el proceso por el cual la empresa coloca en el mercado sus productos para que sean adquiridos por un particular u otra empresa a la que se le denomina Cliente, recordando que al valor del producto vendido se le llama precio.

  1. Actividades generales de la empresa.

    Este punto es esencial, porque esos documentos son la materia de trabajo de SAE, a través de esos diversos documentos (formatos) es que se da la entrada de datos en el sistema.

    Los documentos usados en la compra, pueden variar de una empresa a otra y de acuerdo al trato comercial que se tenga con el proveedor algunos pueden incluso omitirse, pero es importante que por lo menos uno de ellos se utilice, porque de no ser así la compra NO quedará registrada, a continuación se mencionarán los documentos que usa SAE para su proceso de compra con algunas características importantes que se tienen que tomar en cuenta:

    Documento

    Descripción

    Contenido

    Observaciones

    Orden de Compra

    Este documento se utiliza, cuando queremos solicitar productos al proveedor, en ocasiones cuando existe buena relación con el proveedor, esta solicitud se puede hacer verbalmente, pudiendo omitir el documento

    Un listado de los productos que estamos solicitando al proveedor, normalmente el formato viene con los datos del proveedor al que le estamos haciendo la solicitud (el cual ya debemos tener en un catálogo de proveedores. Se verá en la Unidad 3).

    Este documento NO afecta al Inventario, ya que sólo estamos solicitando la compra, pero el proveedor no ha surtido ningún producto.

    Recepción

    Una vez que el Proveedor surte los productos solicitados, se realiza este formato, el cual NO se puede omitir.

    Listado de los productos que el proveedor entrega. (SAE tiene una ventaja para no repetir los datos de este formato, si se elaboró la orden de compra, puede ENLAZAR, este documento con la orden la cual puede ser igual o en caso de existir algunos pequeños cambios se pueden realizar en este documento, se verá en la Unidad 3).

    Este documento afecta el inventario, como una entrada al almacén (si no se elabora NO se registra la entrada)

    Devolución sobre compra.

    Si después de recibido los productos, existen algunos de ellos que no cumplen con las especificaciones requeridas, este formato sirve para devolver dichos productos. (si los productos son revisados y devueltos antes de entrar al almacén, no será necesario elaborarlo, pues se aplicara en el documento de Recepción, con los productos aceptados nada más)

    Listado de los productos devueltos.

    Este formato tiene que ENLAZARSE forzosamente con una Recepción, ya que no se puede devolver algo que no ha entrado al Almacén, se verá en la Unidad 3)

    Este documento afecta el inventario con una salida de almacén.

    Los documentos usados en la venta, pueden variar de una empresa a otra y de acuerdo al trato comercial que se tenga con el cliente algunos pueden incluso omitirse, pero es importante que por lo menos uno de ellos se utilice, de no ser así la venta NO quedará, a continuación se mencionarán los documentos que usa SAE para su proceso de venta con algunas características importantes que se tienen que mencionar:

    Documento

    Descripción

    Contenido

    Observaciones

    Cotización

    Este documento se utiliza, cuando un cliente nos solicita precios de productos que vende la empresa. Se puede omitir

    Un listado de los productos que nos solicitan los clientes, normalmente el formato viene con los datos del cliente que nos está haciendo la solicitud (el cual ya debemos tener en un catálogo de clientes. Se verá en la Unidad 3)

    Este documento NO afecta al Inventario, ya que sólo estamos enviando una lista de precios, pero no se ha vendido ningún producto.

    Pedido

    Una vez que el cliente elabora una orden de compra la empresa llena este formato, con los datos de la orden del cliente, este formato se puede omitir, la mayoría de las empresas medianas y pequeñas lo omiten, pasando directamente a la Remisión o Factura.

    Listado de los productos que el cliente solicita. (SAE tiene una ventaja para no repetir los datos de este formato, si se elaboró la cotización, puede ENLAZAR, este documento con el pedido la cual puede ser igual o en caso de existir algunos pequeños cambios se pueden realizar en este documento, se verá en la Unidad 3)

    Este documento NO afecta al Inventario, ya que sólo estamos llenando un formato con los productos solicitados, pero no se ha entregado ningún producto.

    Remisión.

    Después de entregada la mercancía se llena este formato, la característica principal que tiene, es que se usa cuando la venta es a crédito, o sea no han sido pagados los productos vendidos, en caso de que la venta sea pagada en el momento no se usa este formato, si no el de factura, en algunas empresas en vez de un formato se Remisión se usa una copia de la factura. Se puede omitir si se hace la factura directa.

    Listado de los productos vendidos.

    (SAE tiene una ventaja para no repetir los datos de este formato, si se elaboró la cotización o el pedido, puede ENLAZAR, este documento con la remisión la cual puede ser igual o en caso de existir algunos pequeños cambios se pueden realizar en este documento, se verá en la Unidad 3)

    Este documento afecta el inventario con una salida de almacén.

    Factura

    Al momento que el cliente paga los productos comprados, se llena este formato. No se puede omitir, ya que es el documento que registra como pagado o no para el control de cuentas por cobrar.

    Listado de los productos vendidos.

    (SAE tiene una ventaja para no repetir los datos de este formato, si se elaboró la cotización, el pedido o la Remisión puede ENLAZAR, este documento con la factura la cual puede ser igual o en caso de existir algunos pequeños cambios se pueden realizar en este documento, se verá en la Unidad 3)

    Este documento afecta el inventario con una salida de almacén. (Si la salida fue registrada por la Remisión ya no se repite esa salida) OJO, si la factura no es enlazada con la Remisión correspondiente y se elabora directa, Si se duplica la salida de Almacén. (Se verá en el Cap. 3)

    Devolución sobre venta

    Si después de entregado los productos, existen algunos de ellos que no cumplen con las especificaciones requeridas por el cliente, este formato sirve para registrar la devoción de dichos productos. (Si los productos son revisados y devueltos antes de salir al almacén, no será necesario elaborarlo, pues se aplicara en el documento de remisión o factura, con los productos aceptados nada más.)

    Listado de los productos devueltos.

    Este formato tiene que ENLAZARSE forzosamente con una remisión o factura, ya que no se puede devolver algo que no ha salido del Almacén, se verá en la Unidad 3)

    Este documento afecta el inventario con una entrada de almacén.

     

    Algo que es importante mencionar y que se ampliará en el capítulo 3, es la cuestión del ENLACE de documentos; los documentos que se elaboran pueden ser DIRECTOS o ENLAZADOS, pero en algunos casos sólo pueden DIRECTOS como en el caso de los primeros documentos de Compra y Venta (Ordenes y Cotizaciones) o como en el caso de las Devoluciones sobre Compra o Venta, los cuales forzosamente tienen que enlazarse con otros documentos anteriores.

    Sin embargo los demás documentos pueden ser directos o en enlazados, por ejemplo se puede dar el caso que no se realice una Orden de Compra, si no que se haga la solicitud al proveedor de manera personal, sin formato alguno y sólo se realiza la recepción al momento que lleguen los productos.

    Así mismo, se puede realizar el Pedido directo, sin que exista una Cotización anterior, si el cliente ya conoce el precio de nuestros productos nos puede enviar su orden sin que necesite una cotización.

    Por otro lado si la empresa no maneja el formato de pedido, puede realizar una Remisión directa, con la Orden de Compra del Cliente si la venta es a Crédito.

    Y finalmente si el cliente hace la compra y la paga o es una venta en mostrador se puede realizar la factura directamente.

    Al analizar los formatos y los usos de éstos, nos podemos dar cuenta que en el proceso de compra-venta se genera un ciclo, en el cual nuestra empresa es cliente y proveedor, cliente cuando compramos y proveedor cuando vendemos.

    En el siguiente esquema se verá ese proceso de una manera más clara. Identificando a nuestra empresa, la que usara el sistema SAE, como "Empresa Invalida", nombre que le da SAE, por ser para uso educativo.

    Proceso de Compra-Venta

    Como vemos los documentos en negritas, son los que vamos a realizar en SAE, también podemos notar que los procesos son iguales cuando la empresa es cliente, con las de su cliente y cuando la empresa es proveedor, con la de su proveedor. (Se omitió en el esquema el documento de pedido, así mismo en la práctica no se va a usar).

  2. Documentos utilizados en el proceso de compra-venta.

    Antes de iniciar y ver la instalación del programa, quiero mostrar la forma como se trabajará en SAE, ya que éste, tiene un trato especial en cuanto a la cantidad de ventanas que usa, lo cual no sucede con COI y NOI, que tienen un manejo de ventanas más fáciles y directas.

    SAE trabaja por módulos, cada uno de ellos abre una ventana diferente, vamos a explicar rápidamente la función y las opciones que tiene cada modulo:

    1. Módulos
  3. Modo de Operación de SAE

Clientes y Cuentas por cobrar.

Se maneja en este modulo el catálogo de clientes y conceptos de cuentas por cobrar, así como los reportes de cada uno de estos conceptos. (al entrar automáticamente abre la subventana de Clientes)

Facturas y Vendedores.

Documentos de Facturas, Remisiones, Pedidos, Cotizaciones, Devoluciones sobre Venta y Catálogo de Vendedores, así como los reportes de cada uno de estos conceptos. (al entrar automáticamente abre la subventana de Facturas)

Inventarios y Servicios.

Catálogo de Inventarios y movimientos de inventarios, así como todos los reportes de estos conceptos. (al entrar automáticamente abre la subventana de Inventarios y Servicios)

Proveedores y Cuentas por Pagar.

Se maneja en este modulo el catálogo de proveedores y conceptos de cuentas por pagar, así como los reportes de cada uno de estos conceptos. (al entrar automáticamente abre la subventana de Proveedores)

Compras.

Se manejan los documentos Recepciones, Órdenes y Devoluciones sobre Compra, así como los reportes de cada uno de los estos conceptos. (al entrar automáticamente abre la subventana de Recepciones)

Estadísticas.

Diferentes reportes de estadísticas y gráficos generales y la opción de generar las estadísticas que la empresa desee o requiera.

Otras opciones

Una de las ventajas del manejo de los diferentes ventanas que se usan en SAE es que en todos los módulos se tienen una opción de Edición, la cual se maneja igual en cualquier modulo, ya que tiene la opción de Agregar, Modificar y Eliminar que tienen el mismo funcionamiento de acuerdo al modulo donde se apliquen.

  1. INSTALACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL DE COMPRA-VENTA E INVENTARIO

    1. Instalación
    2. Se introduce el CD de SAE en la unidad y se debe de ejecutar automáticamente mostrando la siguiente pantalla:

      Como es la primera vez, daremos un clic en Instalar.

      La siguiente pantalla indica los derechos de autor y la protección legal contra reproducciones, al ser utilizado por razones educativas, no se registrará, ni se debe de usar para fines diferentes al educativo. Ni generar copias ilegales del mismo.

      Clic en siguiente.

      Acuerdo de la licencia, clic en Sí

      Instalar la versión completa, Clic en siguiente

      Se pedirá un No. de Serie y un numero de Disco (este se incluye en el CD). Clic en siguiente.

      La pantalla donde se indica la carpeta donde se instalará (se puede dejar como está, la cual es: en el disco duro normalmente C: Archivos de programas\ASPEL\SAE 2.6. Clic en siguiente.

      +

      Tipos de Instalación se seleccionará Automática y clic en siguiente.

      Grupo de programas (dejar en el grupo de ASPEL©) clic en siguiente.

      Se inicia la instalación, la cual puede tratar de 1 a 2 minutos.

    1.  

      Registro, no se debe registrar clic en No.

      Fin de la instalación, quitar la selección para no iniciar en este momento SAE

      En el menú de Inicio SAE se presentará en programas, ASPEL, Sae 2.6, ASPEL- SAE 2.6.

      En caso de que al introducir el CD de SAE no se ejecute automáticamente, se puede abrir el CD y ejecutarlo directo.

      Cada vez que entremos a SAE aparecerá la siguiente pantalla donde nos solicitará una clave de acceso es de SUMA importancia que no le tecleen ninguna, porque de hacerlo será la clave que siempre nos pida al iniciar y si por alguna razón la olvidamos, no podremos ya entrar al programa, por lo que se tendrá que desinstalar y volver a instalar.

      Por ello usaremos la clave general siempre la cual es la tecla F8, del teclado de funciones, al usar esa no tendremos problemas al entrar.

    2. Inicio de SAE

      Como es la primera vez que entramos, no se tiene instalada ninguna empresa por lo que se solicitará que instalemos la base de datos de la empresa.

      (SAE como COI y NOI, son programas que trabajan con diferentes bases de datos, el proceso de instalar la empresa, genera esos archivos de bases de datos en blanco, que los programas requieren para ir guardando información, son en promedio 76 bases diferentes que el usuario normal no necesita ver, porque son para uso de los programas, lo que sí es importante conocer es la ubicación de esas bases [carpeta] para saber dónde va a abrir el programa sus bases de trabajo)

      Damos clic en Sí (recordar que este mensaje sólo aparecerá cuando se inicie por primera vez SAE, las demás ocasiones que iniciemos no, lo volverá a preguntar, si ya quedó instalada una vez la empresa).

      En adelante nos pedirá algunos parámetros generales para el uso de SAE, es importante que sigan las instrucciones que aquí se mencionan para mejor uso del programa.

      Parámetros de la Instalación.

      Aquí es trascendental recalcar dos cosas por un lado el directorio (carpeta), donde se están instalando las bases, eso quiere decir que en esa ubicación quedaran las bases de datos, cada vez que entremos tenemos que asegurarnos que estamos en ese mismo directorio (el directorio de datos es correcto, no debemos modificarlo). De no ser así puede que no encontremos los datos de catálogos y procesos que ya hayamos capturado.

      Lo siguiente es desactivar con un clic la opción de multialmacenes, ya que la práctica es de una empresa comercial, sólo requeriremos uno. Dar clic en el cuadro para desactivar, la opción de No. secuenciales de factura es correcta (automáticamente pondrá el número de factura conforme vayamos capturando) y clic en Aceptar.

      La siguiente ventana nos pedirá los paramentos de la facturación, SAE no es un programa educativo, si no real, si una empresa lo adquiere puede que ya tenga un tiempo funcionando y sus folios de documentos de venta, no inicien en 1, aquí nos aseguramos de cuadrar con la realidad de la empresa.

      Nuestro caso es de práctica por lo que iniciaremos el conteo de nuestros folios, por lo que debemos dejar los parámetros como están.

      Los mismos con los documentos de compra

      Después nos dará una serie de observaciones sobre los almacenes y los procesos de venta y compra a todos ellos les daremos clic en aceptar.

      Con esto queda concluido el proceso de instalación de la empresa, podremos iniciar el trabajo con SAE.

      La pantalla siguiente será la pantalla que siempre nos aparecerá después de teclear la clave de acceso o abrir una empresa.

      Como podemos ver siempre nos solicitara el directorio de datos (donde están las bases de datos), nos dará como primera opción la que escogimos al instalar la empresa, si la cambiamos ya no encontraremos la base de datos.

      Así mismo solicita la fecha, la cual es importante para los documentos a capturar, toma la fecha actual (la del sistema) y la podemos cambiar escribiéndola en el formato DDMMAA o sea si queremos poner el 25 de abril del 2008, sería 250408 o seleccionarla del calendario que tiene el cual aparecerá si le damos clic en el signo de interrogación (?)

    3. Instalación de la empresa

      Presentamos la pantalla principal de SAE.

      Vemos en la ventana en la parte superior el nombre de la misma (cambiara de acuerdo a la ventana que estemos utilizando), la barra de menú y abajo los botones de herramientas (que hacen la función de algunas opciones del menú).

      Los parámetros que acabamos de configurar al instalar la empresa, se pueden modificar con la opción Configuración \ Parámetros del Sistema, que se presenta a continuación, por el momento no cambiaremos nada. Pero puedes revisar las diversas opciones que presenta.

    4. Pantalla de trabajo de SAE
    5. Importancia de la Configuración y Recomendaciones

    Es elemental que queda bien instalada la empresa, que cuando entres estés seguro que es el directorio adecuado y que recuerdes que a diferencia de otros programas que has manejado, en estos programas no necesitas estar grabando los datos que tecleas ya que automáticamente se irán bajando a las bases, sólo las opciones de los diversos documentos tienen una opción de guardar para asegurarse que has terminado la captura del mismo, pero en cuanto los catálogos cada que vas aceptando lo capturado se graban los datos.

    Así mismo recuerda que SAE maneja muchas ventanas pero el uso de las mismas son bastante lógicas, asegúrate al estar trabajando ver el nombre de la ventana dónde estás.

  2. UNIDAD 2

    OPERACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL DE COMPRA-VENTA E INVENTARIO

    Por cuestiones de tiempo, se verán sólo las opciones más importantes del programa, ya que el uso completo de SAE sería muy extenso.

    Pero con los principios que aquí se manejan, el usuario podrá ir investigando, las demás opciones y aplicarlas, además de que cada programa cuenta con un índice de ayuda en todo momento.

    1. Esta es la forma como se respaldarán y se recuperaran las prácticas para enviarlas, por lo que es elemental su aprendizaje.

      Iniciaremos con el respaldo el cual está en el menú de Utilerías / Respaldo de Archivos / Creación del Respaldo

      Esta opción sirve para copiar tus archivos de trabajo a otros dispositivos, como un disquete en la unidad A: o B: de tu computadora, o al mismo disco duro, en otro directorio. (El proceso es igual tanto para COI como para NOI)

      Esta operación te permite contar con un antecedente de todos los movimientos que se efectuaron para que, en caso de que algún archivo se dañe definitivamente, puedas restablecerlo en tu disco de trabajo.

      El sistema genera un archivo de respaldo, el cual contendrá Todos las bases o sólo aquellas que requieras conservar.

      El procedimiento es muy sencillo:

      1. Indica la ruta del Directorio destino y Directorio fuente, así como también el nombre que dará a tu respaldo en los campos respectivos que se encuentran en la parte superior de la ventana. (maneja un nombre de respaldo con el que se te pueda identificar fácilmente)

      2. Adiciona aquellas bases que deseas respaldar, pasándolos al lado derecho con el botón Agregar. (de preferencia todas)

      3. Oprime el botón Respaldo para que tu información quede grabada.

      Opciones

      Campo

      Descripción

      Directorio fuente

      Este campo informativo Indica la ruta y subdirectorio donde se encuentra la información a respaldar. Este campo lo proporciona el sistema y corresponde al subdirectorio de trabajo indicado en el diálogo de cambio de fecha y no puedes modificarlo.

      Directorio destino

      Anota la ruta del dispositivo y lugar donde se depositará el archivo de respaldo. Por razones de seguridad NO podrás guardar el respaldo en el mismo lugar en el que están tus datos originales.

      Nombre del archivo

      Anota el nombre que llevará el respaldo. Te recomendamos que utilices las terminaciones para indicar el número de la empresa registrada en tu sistema, por ejemplo: R-150899.E01, donde puedes indicar que es un respaldo del 15 de agosto al 99, de la empresa 01 (tienes un máximo 8 caracteres y 3 de extensión).

      Kb ocupados

      Este campo informativo, te dice el total de bytes ocupados en el dispositivo indicado en el subdirectorio destino.

      Kb disponibles

      Este campo informativo te indica el espacio que queda libre en la unidad donde se van a respaldar los datos (en Kilo Bytes). Si los archivos seleccionados ocupan un espacio mayor a los Kb disponibles en tu disco A: o en tu subdirectorio, el sistema solicitará que inserte otro disco para continuar con el respaldo.

      Kb de archivos seleccionados

      Este campo informativo te indica el tamaño de los archivos que deseas respaldar y que moviste al apartado de la derecha.

      Botón Agregar

      Selecciona los archivos de Datos y de Índice que serán respaldados. Oprime este botón para desplazarlos a la lista que señalan las flechas.

      Botón Quitar

      Si elegiste un archivo que no deseabas respaldar; lo puedes regresar con este botón.

      Botón Agregar todo

      Este botón te permite agregar todos los archivos.

      Botón Respaldo

      Para iniciar este proceso, oprime el botón Respaldo. Si sales de esta ventana sin haberlo oprimido, el respaldo no se llevará a cabo.

      Reinstalación de un Respaldo

      Ventana principal, Menú Utilerías, opción Respaldo de archivos / Reinstalación del respaldo.

      Con esta opción podrás reinstalar el respaldo que realizaste anteriormente en otro directorio o en discos.

      Opciones

      Campo

      Descripción

      Directorio fuente

      Indica la ruta donde se encuentra localizado el respaldo de tu base de datos, puedes ayudarte a encontrarlo mediante la tecla F2.Nota: Después de indicar la ruta donde se encuentra el respaldado y pasar al siguiente campo, aparecerá el archivo de tu respaldo, si es que existe.

      Kb requeridos

      Este campo informativo y muestra el espacio que se requiere para reinstalar el respaldo.

      Directorio destino

      Indica la ruta del directorio en el cual se realizará la instalación del respaldo de tu base de datos.

      Kb disponibles

      Este campo informativo y muestra la cantidad de espacio disponible en la unidad donde se va instalar el respaldar los datos (cantidad en Kb).

      Botón Recua. Resp.

      Para que puedas finalizar el proceso deberás presionar este botón y el sistema reinstalará la información proveniente del respaldo.

      O J O

      Ten cuidado con este proceso, ya que el sistema escribe los archivos respaldados y si en el directorio destino hay archivos con el mismo nombre, se sobrescribirá.

    2. Respaldos y recuperación de Información del Sistema Administrativo

      Veremos primero la captura de catálogos y después la captura de los documentos de compra y venta.

      1. Catálogos
    3. Captura de Movimientos para el Sistema Administrativo.
  3. UNIDAD 3

Los catálogos son los diferentes datos con los que trabajaremos, sean vendedores, proveedores, clientes y artículos.

Catálogo de Vendedores

Es un catálogo con el cual puedes capturar y/o consultar a los vendedores de tu empresa.

Dentro de este catálogo podrás capturar y/o consultar la clave del vendedor, su nombre, status, comisión y zona.

Menú Módulos / Facturas y Vendedores / Archivos / Vendedores.

Aparecerá el catálogo de vendedores.

Edición / Agregar para capturarlos

Como ves la clave es secuencial, la clave de todos los catálogos (excepto el de Inventario) es secuencial, eso se define en Parámetros de Sistema y es la opción por omisión.

Catálogo de Proveedores

Es un proceso que te sirve para dar de alta a nuevos proveedores dentro del respectivo catálogo.

Módulo de Proveedores y CxP, / Archivos (como mencionamos la opción de proveedores aparece seleccionada, por lo que se presenta el catálogo)

Para capturar Edición / Agregar

Nota: lo que habíamos mencionado antes, en este proceso existen tres ventanas abierta (ver nombres) La Ventana Principal de SAE, la Ventana de Proveedores y Cuentas por Pagar y la Ventana de Proveedores.

Para capturar. (son tres Carpetas)

 

Carpeta Datos Generales

Campo

Descripción

Clave

Si tienes definida la clave como "secuencial" en los Parámetros, el sistema la genera automática, por lo que no podrás teclear en este campo, ni podrás usar la ayuda de campo. En el catálogo se presentan ordenadas las claves de la siguiente forma: numérica, con letras mayúsculas y por último las minúsculas. Si no la tienes definida como secuencial en los Parámetros, tienes 5 caracteres para definirla. El sistema NO acepta claves repetidas. Ver: Parámetros / Proveedores

Datos del proveedor (nombre, teléfono, dirección, etc.)

Debes anotar toda la información referente al proveedor que vas a dar de alta. Los datos del proveedor son muy útiles al imprimir etiquetas para envíos por correo.

Clasificación

Sirve para agrupar a tus proveedores de acuerdo a las características de compra de tu empresa, lo cual te ayudara a filtrar, consultar y emitir reportes del catálogo de manera más selectiva. (P.ej. zona geográfica, días de crédito, pudiendo especificar los 5 caracteres disponibles, uno para cada característica).

Carpeta Más información

Fecha de última compra

Indica la última fecha en que compraste un producto o servicio al proveedor, la cual se actualiza al elaborar una nota de recepción de mercancía. El formato es día/mes/año (dd/mm/aa); al oprimir el signo ? podrás seleccionar la fecha de un calendario.

Días de crédito

Cuentas con 3 caracteres para definir este campo, siendo el número máximo que acepta el sistema el 732. El número de días de crédito lo utilizará el módulo de Compras para calcular la fecha de vencimiento de los documentos que se elaboren. Cuando realices un movimiento en Cuentas por pagar de tipo Compra (No. 1), el sistema considerará los días de crédito para la fecha de vencimiento.

Saldo

Indica el monto total del saldo de los documentos emitidos en favor de un proveedor; si el sistema está configurado para trabajar con Cuentas por pagar integrado, el saldo se actualizará automáticamente por los movimientos realizados desde el módulo de compras. Si ya tienes un saldo por pagar, es recomendable anotar el monto desde el catálogo de CxP generando un movimiento bajo el concepto "Saldo anterior" y, si tienes un saldo a favor regístralo como "Anticipo", de tal forma que el campo de Saldo se actualiza correctamente.

Límite de crédito

Este dato se utiliza en el catálogo de Compras y en los movimientos de Cuentas por pagar. Si el monto de la compra a crédito sumado al saldo del proveedor es mayor a tu límite de crédito, el sistema solicitará autorización para proseguir con el proceso. Si dejas el campo en ceros, se asumirá que tienes con el proveedor un crédito ilimitado.

% de descuento

Es el porcentaje que el proveedor otorga a tu empresa y puede ser desde 0.0001% hasta 99.99%. Este dato lo sugiere el sistema al registrar una orden o una recepción en el módulo de Compras, sin embargo podrás modificarlo.

Compras anuales

Se refiere al monto acumulado de compras al proveedor después de aplicar el descuento comercial, sin considerar el descuento financiero y el impuesto, es decir Subtotal – Descuento comercial + Total indirectos. Si no quieres registrar a detalle las compras a favor de un proveedor que tenías antes de empezar a trabajar con este sistema, deberás capturar el acumulado de compras a la fecha; posteriormente se actualizará este valor por los movimientos de Compras.

Atención Compras / Atención pagos

Nombre de las personas responsables con las que tu empresa mantiene comunicación directa y constante, tanto para compras como para pagos.

Observaciones

Cuentas con varias líneas para incluir comentarios importantes con respecto al proveedor.

Catálogo de Clientes

Módulo de Clientes y CXC, / Archivos, / Clientes (de entrada presenta el catálogo de clientes.)

Capturar menú Edición / Agregar.

Captura (tres carpetas)


Partes: 1, 2, 3, 4, 5, 6


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