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Manual de Aspel (página 3)




Partes: 1, 2, 3, 4, 5, 6


Carpeta Generales

Campo

Descripción

Clave

Aquí debes indicar la clave del cliente que estás dando de alta. Si definiste en la configuración del sistema (Configuración/Parámetros Generales/Clientes y Cuentas por Cobrar) que la clave del cliente sería secuencial, entonces el sistema la anota en forma automática y no podrás modificarla.

Datos del cliente

Los datos del cliente son muy útiles al imprimir etiquetas para envíos por correo y en la emisión de facturas, anota los datos de Nombre, Dirección, Colonia, Población, Teléfono, Fax, R.F.C., Código Postal.

Clasificación del cliente

Sirve para agrupar a tus clientes de acuerdo a ciertas características de venta de tu empresa (p.ej. zona geográfica, días de crédito, pudiendo especificar los 5 caracteres disponibles, uno para cada característica). Esto te ayudará posteriormente a realizar consultas y reportes del catálogo de manera más selectiva.

Carpeta Más información

Fecha de última venta

Indica la última fecha en que vendiste un producto o servicio al cliente, la cual se actualiza al elaborar una nueva factura. El formato es día/mes/año (dd/mm/aa); al oprimir el signo ? o con la tecla F2 podrás seleccionar la fecha de un calendario.

Revisión y pago

Registra el día en que tu cliente acepta facturas para su autorización y/o revisión, y el día en que planea pagarlas. Con este dato, en la emisión de reportes de cobranza tendrás la fecha de entrega de documentación y cobro. Si no anotas en este campo, el sistema considerará la revisión y pago para el mismo día de vencimiento del documento. Tienes 4 espacios alfanuméricos: los dos primeros para el día que se revisa el documento y los dos últimos para el día en que se paga. Para los días de la semana utiliza:

Lunes L o Lu

Viernes V o Vi

Martes M o Ma

Sábado S o Sa

Miércoles I o Mi

Domingo D o Do

Jueves J o Ju

P.ej:1515 El cliente revisa los días 15 de mes y paga ese mismo día. Lu15 Revisa documentos el lunes más inmediato a la fecha de vencimiento y paga el día 15 de cada mes.15I4 Revisa el día 15 y lo paga el Miércoles de la cuarta o última semana.

Días de crédito

El número de días de crédito lo utilizará el Módulo de Facturas y Vendedores para calcular la fecha de vencimiento de los documentos que se elaboren. Si manejas cliente "MOSTR" debes ponerle un cero, puesto que el pago se realiza al momento. Cuando realices un movimiento de tipo Factura (1) en Cuentas por cobrar, el sistema considerará los días de crédito para la fecha de vencimiento.

Saldo

Indica el monto total del saldo de los documentos del cliente; si el sistema está configurado para trabajar con Cuentas por Cobrar integrado, el saldo se actualizará automáticamente cuando el cliente realice una compra o un pago desde el módulo de facturas. Si el cliente ya tiene un saldo por cobrar, es recomendable anotar el monto desde la opción: Alta de movimientos de CXC, generando un movimiento bajo el concepto Saldo anterior y, si el cliente tiene un saldo a favor regístralo como un Anticipo. Nota: Si anotas aquí un saldo y después generas los movimientos en CxC, el sistema sumará automáticamente el importe de cada movimiento al saldo anotado, por lo tanto el saldo total estará alterado por este monto.

Límite de crédito

Este dato se utiliza en el Módulo de Facturas y Vendedores y en los movimientos de Cuentas por Cobrar. Si el monto de la venta a crédito sumado al saldo del cliente es mayor al límite de éste, el sistema solicitará autorización para proseguir con el proceso. Si dejas el campo en ceros, se asumirá que el cliente tiene un crédito ilimitado.

% de descuento

Este porcentaje puede ser desde 0.0001% hasta 99.99% para cada cliente y se sugerirá al hacer una factura, pedido o cotización.

Ventas anuales

Se refiere al monto acumulado de ventas al cliente después de aplicar el descuento comercial, sin considerar el descuento financiero, ni el impuesto, es decir: Subtotal – Descuentos comercial. Si no quieres registrar a detalle las facturas que tenías antes de empezar a trabajar con el sistema, deberás capturar el acumulado de ventas a la fecha; al trabajar normalmente se actualiza este valor desde Facturación.

Atención Ventas

Nombre de las personas responsables con las que tu empresa mantiene comunicación directa y constante, para ventas o pedidos.

Atención Cobranza

Nombre de las personas responsables con las que tu empresa mantiene comunicación directa y constante, para pagos o cobros.

Vendedor

Permite tener un control al generar reportes por vendedor y es conveniente si a tus clientes los atiende un vendedor específico. Primero debes tener un catálogo de Vendedores en el módulo de Facturas para obtener un listado de vendedores al oprimir el signo ? (ayuda F2).

Carpeta Observaciones

Observaciones

Cuentas con varias líneas para incluir comentarios importantes con respecto al cliente.

Catálogo de Artículos

Módulo de Inventarios / Archivos / Inventarios y servicios (por omisión aparece esta el Inventario.)

Para Capturar menú Edición / Agregar.

Para Captura (son 4 carpetas)

Carpeta Datos Generales

Campo

Descripción

Producto / servicio / kit

Indica si el registro a dar de alta es un producto, servicio o un Kit, ya que cada uno recibe un manejo distinto.

Clave del producto

En este campo debes indicar la clave que identifica al producto, la cual es única y puede estar constituida hasta por 16 caracteres alfanuméricos. Si anotas la clave en mayúsculas, el sistema sólo la reconocerá en mayúsculas. Por Ejemplo: no es lo mismo TABL-07-9 que Tabl-07-9 (SAE para Windows los tratará como productos diferentes).

Descripción del producto

En este campo puedes anotar el nombre completo del producto y/o una breve descripción del mismo.

Línea del producto

Indica de la lista desplegable de líneas a la que pertenezca el producto que estás dando de alta. Con esta clasificación de 5 espacios podrás agrupar productos diferentes de acuerdo a características similares. Si la línea de producto que quieres indicar no se encuentra dada de alta en el catálogo correspondiente, al momento de cambiarte de campo el sistema te notificará de este hecho y preguntará si deseas darla de alta; si aceptas, se abrirá una ventana de alta para que la registres.

Unidad de Entrada / Salida

Estos dos campos indican la unidad o medida en la que se registra la entrada o salida del producto y no necesariamente son iguales. Por Ejemplo: si el producto que entra a tu inventario lo compras por toneladas y lo vendes por kilogramos.

Factor entre unidades

Este factor expresa la relación que existe entre la unidad de entrada y la unidad de salida.

Factor= Unidad de Entrada (en términos de unidad de salida)

Unidad de Salida

Por ejemplo: Tú compras tu producto por cajas y cada caja contiene 20 piezas, la salida la manejas por piezas, entonces el factor entre unidades será 20. En el ejemplo anterior: Factor=20/1=20, si por ejemplo se compran piezas y se venden cajas de 20 unidades el factor será igual a: Factor= (1/20)/1=0.05/1=0.05. Recuerda que la unidad en la que se expresa tu existencia y costos en el inventario será igual a la unidad de salida, por ello es importante definir este factor.

Unidad de empaque

Aquí se indica la cantidad de unidades o medidas contenidas en cada paquete o caja. Por Ejemplo: la unidad de medida puede ser Pz (piezas) y la unidad de empaque 20 (lo que significa que cada caja contiene 20 piezas). Cuentas con seis espacios (hasta cinco enteros y dos decimales).

Control de almacén

Aquí puedes registrar la ubicación de un artículo dentro de la bodega, de acuerdo a las claves que utilices en tu empresa. Por ejemplo: Clave de control de almacén "P1M3", que quiere decir "Producto que se encuentra localizado en el pasillo 1, módulo 3". Posteriormente, cuando expidas un reporte, este campo tendrá signos de interrogación que podrás utilizar como comodines. Ejemplo: imprime todos los registros de los productos que se encuentran en el pasillo 1, para lo cual deberás anotar en el campo de Control de almacén como sigue: P1???????? (todos los productos del pasillo 1). Este campo es muy útil si manejas varios almacenes, porque la localización de tus productos puede variar de una bodega a otra. Cuando manejes Multialmacenes podrás definir este dato para cada almacén.

Tiempo de surtido

En este rubro cuentas con 3 espacios para anotar el tiempo (en días) que tardan los proveedores en surtir el producto, lo cual te será útil para estimar la fecha en que debe pedirse el reabastecimiento de un artículo. Dicha estimación será desplegada en el reporte de "Punto de Reorden" dentro del catálogo de Movimientos al inventario.

Números de serie / lotes / pedimentos aduanales

Si el producto que estás registrando maneja Números de serie, o se maneja en lotes, o si proviene del extranjero, deberás marcar la opción correspondiente para que el sistema lleve tu control bajo estos parámetros.

Carpeta Precios y control

Precio al público

Este precio siempre será sugerido como precio unitario del artículo al momento de elaborar una cotización, pedido, remisión o factura.

Otros precios / precio mínimo y precios de lista 2, 3 y 4.

  • Dentro de la ventana "Otros precios", puedes capturar hasta 4 diferentes precios aplicables al producto que estés dando de alta. Dentro de estos precios se incluye el Precio mínimo, el cual funciona como una protección que impedirá que se elabore un documento en Facturas y Vendedores con un precio inferior al definido en este campo.
  • Los Precios de lista 2, 3 y 4 pueden ser utilizados de acuerdo a las necesidades de tu compañía; por ejemplo, el precio de lista 2 puede aplicarse a los clientes extranjeros; el precio de lista 3 podría ser para mayoristas y el 4 para medio-mayoristas. En Facturas y Vendedores el precio al Público será utilizado como precio sugerido y el Precio Mínimo como límite inferior de precio.
  • Tanto el precio público como los de esta carpeta podrán servir como base para la definición de las Políticas de Venta.
  • Es recomendable que el precio mínimo sea menor a cualquiera de estos precios, ya que cuando apliques políticas de descuento se tomará este precio en consideración.
  • Asimismo, cuando en movimientos posteriores los precios Público y de Lista lleguen a ser menores al precio mínimo establecido, el sistema enviará el mensaje: "Precio menor al precio mínimo".

Moneda

Este campo muestra la moneda en la que se expresan lo precios de los productos, aunque las operaciones de compras y ventas las podrás efectuar en la moneda que desees aún siendo diferente de lo definido en este campo.

Impuesto IEPS / IVA

  • Aquí se definen las tasas de impuesto con las que se afectará al producto. El porcentaje más elevado que se acepta en cada campo es 99.999%.
  • Las leyendas de los impuestos pueden modificarse desde los parámetros del sistema de inventarios; cuentas con 6 caracteres para cada impuesto.
  • Los porcentajes de impuesto serán sugeridos al elaborar un documento en Facturas y Vendedores (aún cuando no se haya definido la integración con este módulo), y podrás modificarlos en caso de que así lo requieras.

Existencia

Aquí se muestra la cantidad total de unidades de un producto en el inventario. Cuando hay integración con Facturas y Vendedores, este campo es actualizado automáticamente (todos los movimientos de entrada o salida por compras o facturas, repercuten en las existencias). Existen varias razones por las cuales este campo puede estar inhibido:

  1. Porque se está dando de alta un servicio o kit y no un producto.
  2. Porque está desactivado el parámetro de Cambio a Existencias en Parámetros del sistema / Inventarios (normalmente funciona así por seguridad, ya que modificar las existencias por error podría alterar los resultados de tu empresa). Ver: Parámetros / Inventarios
  3. Porque trabajas con la opción multialmacenes; en este caso las existencias podrán modificarse desde el catálogo de Multialmacén.

Modificar las existencias manualmente desde este campo puede originar descuadres debido a que no existe algún documento asociado al movimiento. Es importante mencionar que, en caso de que manejes multialmacenes, la cantidad que aparece en el campo de Existencias corresponde a la suma de existencias del producto en los distintos almacenes.

Stock mínimo

En este campo debe indicarse la cantidad mínima de existencias que debe haber en el inventario, con la finalidad de satisfacer la demanda de tus clientes. Es un indicador para conocer cuándo debe hacerse un pedido de mercancía. Puedes definir números enteros hasta con 5 decimales, según lo haya especificado en la Ventana Principal, menú Configuración / Parámetros del Sistema / Inventarios. Los reportes de Stock Mínimo elaboran un cálculo que da como resultado una sugerencia sobre la cantidad que debe comprarse de un artículo y el costo que puedes tener. Reporte de Punto de Reorden

Stock máximo

Aquí debes anotar la cantidad máxima de un artículo que se debe tener en almacén, tal que sea suficiente para tener cubierta la demanda, pero cuidando que tu volumen no eleve demasiado el costo por mantener dichas existencias en bodega. Cuando se elabora un reporte de Stock Máximo, se conoce la cantidad excedente de un producto y el costo promedio que implica mantenerlo en los depósitos. Si el número anotado es inferior al Stock Mínimo, no podrás continuar con la captura.

Apartados

Este campo es informativo y muestra la cantidad de productos que no pueden ser vendidos debido a que se "apartaron" desde el alta de pedidos. Esta cantidad se resta del total en existencia para definir la cantidad de la cual se puede disponer en los documentos de venta.

Costeo

En esta parte puedes elegir el método con el que va a ser determinado el costo del producto al salir del inventario. Este dato será utilizado en movimientos al inventario y en el Módulo de Facturas y Vendedores, al momento de realizar una operación de salida de mercancía. El sistema maneja cuatro métodos de costeo:

U.E.P.S.: Últimas entradas, Primeras salidas (el costo al que se realizan las salidas del producto corresponde al costo de las últimas entradas realizadas).

P.E.P.S.: Primeras entradas, Primeras salidas (el costo al que se realizan las salidas del producto corresponde al de las primeras entradas).

Promedio: Costeo Promedio (se obtiene por un promedio de los costos dependiendo de la existencia de los productos).

Estándar: Costo invariable (definido por el usuario).Métodos de costeo / Movimientos al inventario

Almacenes

Al modificar la información del producto, podrás revisar con este botón las existencias del mismo en cada uno de los almacenes de tu empresa (esto, si manejas la opción Multialmacén), y conocer asimismo el stock mínimo y máximo permitidos, y la cantidad pendiente por recibir del artículo. Al elegir Aceptar en el Alta de productos, el sistema te pregunta si deseas distribuir las existencias del producto en alguno de los almacenes de tu empresa (esto si tienes permitido el manejo de Multialmacén en los parámetros de Inventarios).

Carpeta Registro y acumulados

Proveedores 1 y 2 (F2)

Aquí podrás anotar las claves de identificación de aquellos proveedores que surten el producto que estás dando de alta, con lo que tendrás una referencia cuando sea necesario reabastecer el almacén. La tecla de ayuda F2 (equivalente a hacer clic en el signo de interrogación) despliega una lista con la clave, el nombre y la clasificación de los proveedores registrados, de la que podrás elegir el proveedor que desees.

Fecha de última compra

En este rubro anota la fecha en que realizaste la última compra del artículo, con el formato día/mes/año, correspondiendo dos dígitos para cada aspecto. Debido a que el módulo de Inventarios trabaja de manera integrada con el de Compras, esta fecha será actualizada automáticamente cuando elabores un documento de recepción de mercancía, por lo que el campo puedes dejarse en blanco.

Fecha de última venta

Aquí se almacena la fecha de la última vez que se vendió el producto (día/mes/año). Al igual que con la Fecha de Última Compra, este campo puede ser actualizado automáticamente si trabajas con Facturas y Vendedores integrado, pues las ventas realizadas en este módulo son las que actualizan la fecha.

Costo promedio

Campo informativo que refleja el historial de los costos del producto, actualizándose automáticamente con base en los movimientos de entrada y salida del producto; esta actualización dependerá del tipo de costeo que se haya definido para el producto, por lo anterior, no es recomendable que lo modifiques manualmente, pues originaría datos incorrectos. El costo promedio siempre estará referido a las compras, ventas u operaciones de entrada y salida; por lo tanto, será modificado en el catálogo de Movimientos al Inventario o por los módulos de Facturas y Vendedores y Compras, excepto cuando se ha definido un tipo de costeo Estándar. SAE utiliza la siguiente fórmula para calcular el costo promedio de una entrada:

(Exist. * Cost. prom. actual) + (Cant. que entra * Cost. Unit. de entrada)

Existencias + Cantidad que entra

Cuando se maneja Costeo Promedio, el Costo promedio se actualizará al efectuarse operaciones de entrada solamente.

Por ejemplo: Si se tienen 30 botes a un costo de $10,000 el costo promedio es igual a (83 x $10,000)/30 = $10,000, al realizar una nueva compra de 65 botes a un costo de $12,000, el costo promedio se verá afectado ya que:

(30 x $10,000) + (65 x $12,000) = 11.36

95

Aplicando la fórmula se dice que el costo promedio es igual a el costo total entre las existencias que seria 1,080 / 95 = 11.36, es decir se tienen un total de 95 existencias las cuales se integran de las existencias que se tenían y las entrantes; el costo total se integra por el importe de total de ambas existencias, realizando la operación se obtiene un costo promedio de $11.36. Si vas a capturar todos los movimientos de compra realizados antes de la instalación de SAE para Windows, es conveniente dejar el campo en blanco y actualizarlo a través del catálogo de Movimientos al Inventario. Si no vas a incluir dichas operaciones, entonces es necesario investigar el último costo promedio del producto. Cuando se trata de un tipo de costeo estándar, es indispensable especificar este costo, ya que este parámetro será tomado en cuenta al momento de realizar cualquier operación. El dato de último costo es sugerido como costo unitario en el momento de elaborar un documento de recepción de mercancía, dentro del módulo de Compras.

Último costo

Este campo expresa el último costo unitario al que se compró o entró al almacén el producto. Se recomienda no capturar información en este rubro si das de alta las operaciones de compra por medio del módulo de Compras o por el catálogo de movimientos al Inventario, pues por estas formas se actualiza de manera automática. Si estos no son los casos, debes anotar manualmente el costo unitario de entrada del producto.

Compras por recibir

Esta cifra representa la cantidad total de un determinado producto que se ha pedido al proveedor, pero que no ha sido surtido. Siempre que elabores una Orden de compra (en Compras), automáticamente se registrará en este campo la cantidad pedida, incrementándose o decrementándose si se elabora otra Orden de compra o si se recibe alguna mercancía respectivamente.

Pendientes por surtir

Anota la cantidad de existencias de un producto que deben ser surtidas a uno o varios clientes. El campo se actualiza automáticamente cuando está integrado Inventarios con Facturas y Vendedores. Cada pedido incrementará este rubro y cada factura o remisión lo reducirá.

Acumulados de ventas anuales en cantidad y monto

Estos campos se refieren a las ventas anuales del producto, los cuales sólo pueden ser actualizados por el módulo de Facturas y Vendedores cuando está integrado con Inventarios. Los documentos que se vayan dando de alta a través de este módulo se acumularán hasta que efectúes el corte anual. Te indica el monto acumulado de las ventas anuales del producto, en cantidad y monto. Este campo se actualiza por el módulo de Facturas y Vendedores, cuando éste trabaja de manera integrada con Inventarios. Los documentos que vayas dando de alta se acumularán hasta que efectúes el corte anual (ver referencia del campo anterior).

Al terminar el proceso de Agregar, quedará registrado en tu inventario el producto con las características que señalaste.

Si tienes algún error en la captura, en cualquiera de los catálogos pueden utilizar la opción de Modificar del menú de Edición, o la opción de Eliminar si lo que quieres es borrar todo un registro.

  1. Elaboración de Documentos de Compra y Venta.

Documentos de Compra

Recordando los documentos utilizados en la compra son las órdenes, recepciones y devoluciones sobre compra, son los documentos a través de los cuales se llevaran a cabo los procesos de la empresa y son los que van actualizando el inventario.

Órdenes de Compra, Recepciones y Devoluciones sobre Compra.

Menú Módulos / Compras / Archivos / Ordenes|Recepcione|Devoluciones

Listado de las órdenes elaboradas.

Encabezado

Información

Documento

El número de la orden de compra

Proveedor

A que proveedor se le envió dicha orden.

Elaborado

Fecha en la que se elaboró

Su referencia

En el caso de las órdenes esta opción no aplica, se verá en la recepción.

Status

Es el estado de la orden Original, si no ha sido recibida y Recibida si ya se elaboro de esa orden una Recepción.

Siguiente

Número de la recepción en caso de que ya haya sido elaborada.

Importe

Costo total de la Orden.

Listado de las recepciones elaboradas.

Encabezado

Información

Documento

El número de la Recepción

Proveedor

A que proveedor se le envió dicha orden.

Elaborado

Fecha en la que se elaboró

Su referencia

Es la documento de referencia del Proveedor puede ser su no. de Remisión o de Factura.

Status

Es el estado de la Recepción la cual solo es Original, ya que no hay otro documento posterior a él. O también Devuelta si existe

Anterior

Número de la Orden de Compra de la que proviene, en caso de que la recepción fuese enlazada.

Importe

Costo total de la Recepción.

Listado de las devoluciones elaboradas.

Encabezado

Información

Documento

El número de la devolución

Proveedor

A que proveedor se le hizo dicha devolución.

Elaborado

Fecha en la que se elaboró

Su referencia

Es la documento de referencia del Proveedor puede ser su no. de Remisión o de Factura.

Status

Es el estado de la devolución sólo son Original, ya que no hay otro documento posterior a él.

Anterior

Número de la Recepción de la que proviene.

Importe

Costo total de la Devolución.

Como los tres documentos tienen los mismos campos y solo varían un poco de un documento a otro, pondremos primero las imágenes de captura de los tres documentos y luego en forma conjunta, la explicación de los campos de todos ellos.

De esta forma veremos cuál de los campos aplica o no al documento en cuestión.

Desde el menú de Compras

Para elaborar la Orden Archivo / Ordenes / Edición / Agregar

Para elaborar la Recepción Archivo / Recepción / Edición / Agregar

Para elaborar la Devolución Archivo / Devolución / Edición / Agregar

Campo

Descripción

Orden / Recepción / Devolución sobre Compra.

Tipo de Documento y enlace, como se mencionó anteriormente la orden de compra no se puede enlazar con ningún otro documento por ser el primero en el proceso de compra, siempre será Directa.

Pero si se trata de una orden Al oprimir la lista desplegable podrás indicar si el documento a realizar lo elaboras directamente, o bien, si lo enlazas con un documento anterior (por ejemplo, una Recepción de mercancía se puede enlazar con una orden de compra). De no haber elegido la elaboración del documento directo, al pasar con el tabulador de este campo al siguiente, el sistema presentará la ventana de Enlace de documento, con la que podrás indicar el documento antecedente a fin de que el proceso de compra se lleve a cabo de manera automática. Por otro lado recordar que la devolución sobre compra forzosamente tiene que enlazarse con la recepción, Mas adelante veremos cómo se realiza el Enlace de documentos.

 

 

Número de Orden / Recepción / Devolución Sobre Compra

Aquí cuentas con siete espacios para anotar el número o clave del documento a elaborar. Si tienes inactivo el parámetro de Folio secuencial en tus Parámetros del sistema, entonces podrás cambiar el número sugerido, ya que de tenerlo activado el sistema lo pondrá de manera automática y no podrás modificarlo. Cuentas con la tecla de ayuda F2 para conocer todos los documentos elaborados anteriormente. Revisa el tema: Parámetros del sistema / Compras

NOTA: El sistema no permite números de documento repetidos.

 

Fecha de elaboración

El sistema sugiere como fecha de elaboración del documento la del día de trabajo que indica el sistema. Sin embargo, puede ser modificada. Observa que si el sistema te envía el mensaje "La fecha es menor a la del último documento registrado", significa que existe otro documento, anterior a éste, cuya fecha es posterior a la que actualmente se indica, por lo que posiblemente se está cometiendo un error de captura. Esto no te impide continuar con la elaboración normal del documento.

Proveedor

Anota o busca la clave del proveedor con las teclas de ayuda F2 y F7 para el que se elaborará la compra (F7 sólo se activa cuando estás en la ayuda de campo F2). Al escribir una clave valida, automáticamente se visualizaran los datos del proveedor.

NOTA: Si el proveedor se encuentra suspendido, el sistema impedirá la elaboración de un documento de compra. El único documento que podrás elaborar para un proveedor suspendido es una Devolución de compra.

Entregar a

Cuentas con 25 caracteres para anotar el lugar o persona donde se debe entregar la mercancía amparada por el documento.

 

Referencia del proveedor

Puedes anotar el número del documento (puede ser la recepción o la factura) que el proveedor presenta al momento de entregar la mercancía; por ello sólo aparece en Recepción de mercancía y Devolución de compra, contando con un espacio de hasta 7 caracteres para que anotes dicha referencia. El código que aquí anotes será registrado en el módulo de Proveedores y Cuentas x Pagar como número de recepción, si trabajas en forma integrada.

 

Impuesto

Deberás especificar en los Parámetros del sistema / Compras, el número de impuestos a manejar, especificando el número 2 para que considere esta columna y se habilite. Este impuesto se considerará como parte del costo total del producto, siempre y cuando lo hayas especificado en los Parámetros del sistema / compras / carpeta por partida / Campo considerar impuesto 1 en el costo, y donde posteriormente lo podrás verificar desde el módulo de inventarios / movimiento al inventario, al consultar un documento de tipo compra, se observará que la suma del campo costo corresponde a la suma del impuesto 1 y el precio total del producto. Observación: El sistema sugiere el porcentaje definido en parámetros del sistema, pero podrás modificarlo según corresponda. Ver: Movimientos al inventario / Detalle

 

 

Descuento

El valor de este campo proviene del descuento anotado dentro del catálogo de proveedores. A su vez, el descuento aquí anotado se sugerirá en la captura de cada partida y disminuirá el costo del producto.

 

 

Descuento financiero

Se otorga en circunstancias particulares (p.ej, pronto pago o por adquirir grandes volúmenes de mercancía). Este descuento se calcula después del descuento comercial, tomando como base antes de aplicar el impuesto lo que resta del monto total del documento.

 

Fecha de recepción / Fecha de devolución

La fecha de recepción aparece en los documentos de Orden de compra y de Recepción de mercancía. En la orden de compra corresponde a la fecha en la que el proveedor indica que enviará la mercancía o una fecha tentativa. En la recepción de mercancía corresponde al día en que los artículos fueron recibidos. Si esta fecha es menor a la fecha de elaboración del documento, el sistema enviará un mensaje de advertencia pero te permitirá seguir capturando. Dentro de la devolución indica la fecha en la que fue devuelta la mercancía, en caso de que la fecha sea menor a la de elaboración el sistema enviará un mensaje de notificación, pero te permitirá seguir capturando.

Partidas

Cantidad

Indica la cantidad de elementos que adquirirás de determinado producto. El campo puede contener hasta 11 caracteres numéricos y hasta 5 decimales, dependiendo de lo que hayas especificado dentro de los parámetros de configuración del sistema.

Producto

Captura la clave del producto a comprar, tal y como fue dada de alta (en mayúsculas o minúsculas, etc.). Puedes ayudarte de la tecla de ayuda F2 para localizarla rápidamente o también puedes anotar parte de la clave de un producto y pulsar F2 con lo que se listará el catálogo de Inventarios a partir de la clave que contenga la aproximación escrita. Si en lugar de utilizar F2 oprimes las teclas Shift + F2, se mostrará el catálogo de Inventarios, señalando las existencias totales. Cuando el artículo no se encuentre registrado en Inventarios el sistema no te dejara saltar al siguiente campo de la partida, para este caso podrás hacer uso de la opción Alta de productos (este botón se encuentra en la cabeza del documento) para darlo de alta sin salir del documento. Agregar Productos

Unidad

Indica la unidad en la que se realiza la operación y también la unidad de entrada definida para el producto en el módulo de inventarios, la cual se puede cambiar por la unidad de salida definida para el producto. El costo unitario sugerido por el sistema será en términos de la unidad elegida. Al hacer con una devolución o Cancelación del documento, las existencias del producto serán afectadas en términos de la unidad registrada en el documento a afectar.

Nota: Si el producto capturado en la partida maneja una unidad de entrada diferente a la de salida, al pasar por del campo de Unidad a Descuento, el sistema arroja una ventana solicitando el Factor entre unidades, el cual refleja la relación entre la unidad de entrada y la de salida.

Descuento

Se refiere al descuento a aplicar al costo del producto de la partida. En este campo el sistema propondrá el mismo dato anotado en la cabecera del documento, pero es posible indicar un valor diferente al momento de capturar la partida.

Impuesto de la partida

Indica el porcentaje de impuesto a aplicar el costo del producto de la partida, sugiriendo el indicado en el encabezado del documento, pero es posible anotar un valor diferente en ese momento para la partida.

Costo unitario

Anota el costo, sin descuentos, al que ingresa la mercancía. El sistema sugiere la cantidad anotada como Último Costo, dentro del catálogo de Inventarios. El costo estará expresado en la moneda que definiste arriba en la cabeza del documento. Aunque el registro en movimientos al inventario se almacenará en términos de la moneda base.

Observaciones de la partida

Después de haber indicado el importe, el sistema presentará una ventana semejante a la indicada en Facturas y vendedores, que permitirá capturar observaciones del artículo. Si oprimes la tecla F2 dentro de la ventana, automáticamente se integran a la partida las observaciones que fueron anotadas en el registro del producto dentro del módulo de Inventarios. Si no deseas anotar nada, sólo oprime Aceptar y regresarás a la ventana de Agregar para poder dar de alta otra partida.

Números de serie

Si el producto indicado maneja números de serie, después de capturar el campo de Observaciones o al presionar la tecla Shift + F3, se desplegará una pequeña ventana que muestra en la parte superior la clave del artículo al que se le asignarán los Números de serie; en la parte inferior se presenta una columna de números como la cantidad de artículos a adquirir. El sistema solicita entonces el primer número de serie a asignar, pudiendo utilizar tanto letras como números. Si tienes indicada la numeración secuencial de Números de serie, el sistema empezará la asignación de números a partir del indicado como primer número, siendo entonces necesario que los últimos caracteres anotados sean numéricos. Si no definiste una numeración secuencial, deberás asignar a cada artículo el número de serie que le corresponda. Cuando tecleas un número y éste no se encuentra registrado dentro del Inventario general o del almacén, se desplegará el status de "No registrado". Por otra parte, si oprimes ? o F2 se mostrará el listado de todos los números asociados a un producto, así como el status que guardan: Disponible, Vendido, Defectuoso, etc., ya sea del inventario general o del almacén anotado en la cabecera, si trabajas con multialmacenes. La asignación de los números de serie también se ve afectada por el parámetro de Números de serie repetidos. Si definiste que sería posible repetir números, podrás anotar en un documento de compra folios que ya han sido empleados en otra operación. Al grabar la compra, los números de serie indicados se almacenan con el status de "Disponible". Cuando has activado la opción de multialmacenes, la asignación de números de serie se realiza de manera independiente para cada una de las bodegas; por tanto, podrán existir números de serie repetidos de uno a otro almacén, pero no así en un mismo almacén. No es conveniente desactivar la opción de multialmacenes si ya capturaste números de serie, ya que sólo podrás recuperar aquellos que pertenezcan al almacén 1.Parámetros / Inventarios Números de serie

Lotes y/o Pedimentos

Si dentro del módulo de Inventarios indicaste que el producto en la actual partida maneja Lotes y Pedimentos, después de capturar el campo de Observaciones y el de Número de serie (si maneja el producto) el sistema desplegará una ventana para capturar los datos del Lote y/o Pedimento de este producto. En la parte superior de las pestañas de la ventana aparecen los campos Clave y Cantidad deshabilitados, mostrando los datos capturados previamente en la partida que se está afectando. Para conocer más acerca de los campos de esta ventana consulta: Lotes y/o Pedimentos La captura de lotes y pedimentos para los productos que lo manejan, se efectuará por partida en el documento de compra, y esta captura de información se registrará directamente en el catálogo de Lotes y Pedimentos dentro del Módulo de Inventarios, aun cuando se tenga deshabilitado la Integración de Compras a Inventarios en Parámetros de Inventarios. Si el producto maneja Lotes y Pedimentos, es necesario se capturen ambos, porque si no el sistema no permitirá seguir avanzando si falta alguno. Cuando se efectúa una devolución o cancelación, automáticamente el sistema actualiza la información del catálogo de Lotes y Pedimentos.

Columnas de detalle

Columnas Observaciones, Lotes y números de Serie

Estas columnas se mostrarán solo si se marcaron sus casillas de verificación en Parámetros de Compras, pestaña "Por partida". Las columnas muestran si la partida tiene información de detalle a consultar. Los símbolos que se pueden presentar en estas columnas son los siguientes:(O) Columna de Observaciones: Si en la partida se anotaron observaciones se visualizará un símbolo de hoja.(L) Columna de Lotes y Pedimentos: Si la partida contiene un producto con Lote o Pedimento se visualizará un símbolo de un coche.(S) Columna de Números de Serie: Si la partida contiene un producto con número de serie se visualizará un símbolo de número (#).(T) Indica el tipo de producto involucrado en la partida; I = Normal inventariable), S= Servicio, K= Kits, P= Componente de un Kit (inventariable).

Totales

Total por partida

Esta cifra aparece al final de la ventana de captura. Corresponde al monto neto de los productos de la partida, sin incluir impuestos ni descuentos.

Descripción

Muestra la descripción del artículo que estás capturando en la partida.

Total

Presenta el monto total de las partidas elaboradas hasta el momento. Indica el precio neto antes de aplicarle impuestos y descuentos.

Una vez capturadas todas las partidas del documento oprime el botón para grabar el documento de compra y en seguida el sistema efectuará los siguientes pasos en forma automática para finalizar el alta del documento de compra:

Total de Indirectos

Se muestra la ventana de Indirectos para que registres el total de tus gastos indirectos que quieres incluir en el documento de compra. La casilla de verificación de Acumular Indirectos a Cuentas por Pagar estará habilitada siempre y cuando hayas definido en Parámetros de Compra un manejo manual de este parámetro. Los indirectos deben capturarse en la moneda que se definió en la cabeza del documento. Puedes encontrar más información acerca de Indirectos en: Parámetros de Compra / Indirectos

Observaciones del documento

Anota las observaciones generales del documento en la ventana que se presenta.

La fecha de pago se calcula con base en los días de crédito otorgados por el proveedor (que están definidos en el catálogo de proveedores) a partir de la fecha en la que se elabora el documento de compra. Si estás trabajando en forma integrada con CxP, se generará automáticamente el cargo y la cuenta por pagar. La fecha de pago es modificable. El cálculo se realiza sobre días naturales y no puede dejarse en blanco.

Compras a Plazos

Al oprimir el botón aparecerá la ventana de compra a plazos en el cual podrás definir la forma en que será liquidada la compra:

FORMA DE PAGO A PLAZOS

Tipo de pago:

Puedes escoger entre 5 diferentes tipos de plazo: Un solo pago, a los 30-60 y 90 días, pagos mensuales a 12 meses, a X número de pagos, o por un monto específico. En los primeros casos, el monto se obtendrá de manera automática al determinar el número de pagos en los que se divide el cargo.

Plazos:

Se pueden definir plazos periódicos de 1 a 30 días, en los cuales se dividirán los cargos, con lo que también se generará de inmediato el monto a pagar al ser dividido el cargo entre estos plazos de tiempo. Este parámetro sólo se activa cuando se maneja número de pagos y montos.

Fecha del primer pago:

Indica la fecha de arranque de los pagos al proveedor sobre el cargo correspondiente. El sistema automáticamente genera la última fecha de pago.

GENERACIÓN DE PAGOS:

Monto de compra:

Este valor es inmodificable desde esta ventana, y señala la cantidad total que se adeuda al proveedor.

Enganche:

Se puede anotar un enganche, mismo que se restará del monto de compra al momento de generar los pagos restantes.

Tasa de interés:

Permite aplicar intereses a cada uno de los pagos, excepto al enganche. El cálculo del interés es con base al cálculo del interés simple.

Valores informativos:

Estos 4 campos restantes indican: el número de pagos a los que se va a ampliar el plazo, el monto de los pagos, el monto del último pago y la fecha que resulta ser la del último abono al proveedor. Para una explicación más detallada consulta: Facturas/ Venta a Plazos

Después de que se muestre la ventana de observaciones, verás los siguientes datos: el subtotal de documento, el total del descuento del proveedor, el descuento financiero y el impuesto, así como el total del documento (una vez aplicado el impuesto y ambos descuentos). En su caso, después de revisar los datos podrás oprimir el botón Grabar o Aceptar. Los totales son mostrados en la moneda que se definió en la cabeza del documento.

A continuación el sistema preguntará si deseas o no imprimir el documento. Esta opción también se ejecuta al oprimir el botón de Emisión de documentos del menú Reportes. Esta ventana te permite obtener una copia o varias del documento que acabas de elaborar. El sistema utiliza el formato de impresión RCOMPRA.FTO, pero puedes modificarlo o crear otros en el Editor de formatos. Con esta última opción se da por terminada el alta de una recepción de mercancía.

Algunas cuestiones como los números de serie y las compras a plazos, se exponen aquí pero en la práctica no serán usados.

Lo referente a la Emisión de Documentos se ampliara en el capitulo siguiente, por lo que la opción que aparece al finalizar cada documento, debemos darle cancelar, de lo contrario intentará imprimir el documento y si no tenemos un impresora puede bloquear el sistema.

Enlaces de Documentos de Compra

Para llevar a cabo el ciclo completo de compra, los documentos pueden enlazarse, evitando la captura de la misma información en cada documento.

La tabla siguiente indica cómo se pueden enlazar los documentos del módulo de Compras:

Documento base

Se enlaza con:

Orden de compra

Ningún documento, sólo puede ser directa.

Recepción de mercancía

Órdenes de compra

Devolución

Recepciones de mercancía (automáticamente)

Como vimos en el llenado de campos al momento de elaborar un documento, tenemos la opción de escoger si éste será directo o se enlazará con otro. Si seleccionamos la opción del documento enlazado antes de pasar al siguiente campo mostrará la ventana de enlace.


Partes: 1, 2, 3, 4, 5, 6


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