Manual de Aspel (página 5)

1. En este momento el período quedo instalado y
   nos aparecerá la ventana de catálogo de
   cuentas
   del mes creado.

   

   Si minimizamos el catálogo de cuentas veremos
   la pantalla principal de COI.

   Vemos en la ventana en la parte superior el nombre
   de la misma (cambiara de acuerdo a la ventana que estemos
   utilizando), la barra de menú y abajo los botones de
   herramientas (que hacen la función de algunas opciones del
   menú).

   

   Los parámetros que acabamos de configurar al
   instalar la empresa,
   se pueden modificar con la opción Configuración
   Parámetros del Sistema,
   por el momento no cambiaremos nada. Pero puedes revisar las
   diversas opciones que presenta.

2. Pantalla de trabajo de
   COI

3. Es importante que queda bien instalado el
   período, que cuando entres estés seguro que es
   el directorio adecuado y que recuerdes que a diferencia de
   otros programas que
   has manejado, en estos programas no necesitas estar grabando
   los datos que
   teclear ya que automáticamente se irán bajando
   a las bases, sólo las opciones de las pólizas
   tienen una opción de guardar (contabilizar) para
   asegurarse que has terminado la captura del mismo.

   Si el período no queda bien instalado cada
   vez que tratemos de hacer un proceso en
   COI, nos marcara un error.

4. Importancia de la
   Configuración y Recomendaciones

   OPERACIÓN DEL SISTEMA DE
   CONTABLE

   1. Podemos distinguir los tres principales tipos de
      pólizas son: de diario, de egresos y de ingresos, pero COI permite el uso si la
      empresa así lo requiere de otros
      tipos de pólizas.

      En la práctica se usaran estos tres tipos
      de pólizas.

   2. Tipo de
      Pólizas

      El catálogo de cuentas que
      utilizaremos tiene la estructura 4-3-3, o sea 0000-000-000
      dentro de los primeros 4 dígitos, el primero
      representará la clase
      (Activo, Pasivo, Capital, Ingresos, Costo
      de Venta,
      Gastos
      etc…), el segundo digito representa el grupo
      (Circulante, Fijo, etc…), el tercero y cuarto
      representa la cuenta (Caja, Bancos, Terrenos, etc…).

      En la segunda parte de la estructura representa
      la Subcuenta (clientes a crédito, clientes a
      contado).

      Y la última parte de la estructura una
      posible Sub-subcuenta (Santacruz CON S.S, Grijalva
      Materiales, etc…)

      Un ejemplo para la cuenta de clientes
      sería 1150-000-000

      1 Indica Activo

      1 Indica Circulante

      50 Indica Clientes

      La subcuenta Clientes a Crédito
      sería 1150-001-000, que representa la primera
      subcuenta de la cuenta de clientes.

      La Sub-subcuenta Santacruz CON S.S sería
      1150-001-001.

      En nuestra práctica nos quedaremos a
      nivel de subcuenta, por lo que la tercera parte de la
      estructura siempre será 000.

      Esta explicación se da por el tratamiento
      que da COI a la cuenta y a la subcuenta, a la cuentas les
      denomina Acumulativas y a las subcuentas de Detalle, la
      importancia de esto es que en las pólizas
      sólo podemos usar cuentas de detalle, si queremos
      aplicar una cuenta Acumulativa COI marcará un
      error.

      En caso de que en el Catálogo
      Estándar no exista la cuenta de detalle la
      tendrá que capturar.

      1. Rutas de acceso:

         Menú Archivos, opción
         Catálogo de cuentas / Edición – Agregar

         Este proceso te permite agregar una cuenta a
         tu catálogo de cuentas.

         También podrás agregar el
         saldo inicial de la cuenta que estés dando de
         alta.

         

         Campos de la ventana de agregar
         cuentas

         Campo	Tipo	Longitud	Observaciones
         No. de Cuenta	Texto	De acuerdo a la estructura de cuenta escogida.
         Descripción	Texto	40	Es el nombre de la cuenta
         Tipo de cuenta	Selección	Elige si la cuenta a dar de alta es Acumulativa o de Detalle.
         Departamental	Selección	Activando esta casilla definirás que la cuenta tendrá manejo departamental, por lo que se te permite ingresar al botón de Saldo inicial del departamento. (no manejamos cuentas por departamento)
         Saldo inicial	Numérico	14	Define el Saldo inicial de esta cuenta. Los saldos acreedores debes introducirlos como números negativos (recuerda que la captura manual del saldo inicial también debe aplicarse a las cuentas acumulativas). Pero es más recomendable dar de alta el Saldo inicial de tus cuentas a través de una Póliza de inicio (puedes activar o desactivar el acceso a este campo en los parámetros del sistema).
         Saldo final	Numérico	14	Este campo es informativo, se actualiza automáticamente por los movimientos registrados en el sistema, por lo que no está permitido el acceso para la captura.
         Presupuesto mensual	Numérico	14	COI te permite asignar un presupuesto mensual cuyo monto se podrá comparar con los saldos mensuales que va arrojando el sistema. Anota aquí el monto al que asciende el presupuesto mensual de la cuenta para el período de trabajo.
         Presupuesto anual	Numérico	14	Anota la cantidad a la que asciende el presupuesto de la cuenta en el año.
         Presupuesto acumulado	Numérico	14	El sistema acumulará el presupuesto de cada período en este campo, el cual se reinicializa cuando se llega al mes de ajuste.

      2. Captura de cuentas
         en el catálogo
      3. Cambiar una cuenta
         del catálogo

      Rutas de acceso:

      Menú Archivos, opción
      Catálogo de Cuentas (colocarse en el registro a cambiar) / Edición
      – Modificar o

      Menú Archivos, opción
      Catálogo de Cuentas, hacer doble clic sobre el
      registro ó Enter, o

      En el catálogo de cuentas, al
      posicionarse sobre el registro, oprimir doble
      clic.

      Este proceso te permitirá realizar
      modificaciones de alguna cuenta y, además, conocer
      el detalle de cada una de las cuentas de tu
      catálogo.

      

      Campo	Tipo	Observaciones
      Número de cuenta	Alfanumérico	No se puede modificar este campo, debido a que se perdería el registro de la cuenta. Para cambiar algún número de cuenta deberás dar de baja la cuenta que tiene el número equivocado o que deseas eliminar. Posteriormente, deberás de dar nuevamente de alta la cuenta con el número correcto.
      Tipo de cuenta	Selección	Si deseas cambiar el tipo de cuenta Acumulativa a de Detalle, deberás verificar que dicha cuenta no tenga cuentas de niveles inferiores que dependan de ella, ni un saldo diferente de cero, pues si ocurre alguna de las dos circunstancias el sistema no permitirá que se efectúe dicho cambio.
      Saldo Final	Numérico	No se puede modificar este campo, porque el sistema lo actualiza automáticamente.

   3. Uso del
      catálogo de cuentas

   4. Como cualquier sistema contable, COI puede
      trabajar con una
      empresa que inicia sus operaciones, pero también puede
      trabajar con una empresa que ya tiene tiempo
      laborando, que puede ser lo más
      común.

      Si esto ocurriera se recomienda que se realice
      una póliza de apertura. (aunque como vimos, en el
      apartado anterior, se pueden capturar directamente los
      saldos en la cuenta, siempre será importante que
      tengamos un documento [Póliza Apertura], que
      respalde el registro).

      Para ello, será necesario conocer el
      Balance
      General del mes anterior al que se inicia la
      operación de COI.

      Capturando las cuentas deudores como DEBE y las
      acreedoras como HABER.

      Veremos un pequeño ejemplo más
      adelante.

      1. Trabajo con
         pólizas
   5. Inicio de las
      operaciones
5. UNIDAD 7

Vamos a iniciar con el trabajo con
pólizas, con la captura, mostramos en la figura siguiente
la pantalla de captura de pólizas y daremos una
explicación detallada de lo que tenemos que capturar en
cada campo, mostrando su nombre, tipo de dato y longitud del
mismo, así como algunas observaciones
pertinentes.

Menú Archivos, opción Pólizas /
Menú Edición / Agregar

Como acabamos de instalar COI y es la primera vez que
entramos a la opción de pólizas, nos presenta los
tres tipos de pólizas mencionadas y la opción para
que capturemos en que número de póliza va la
empresa, con el fin de cuadrar COI con la empresa, en nuestro
caso dejaremos el 1 en todas para que inicie la secuencia.
(aparecerá de nuevo en otro período siguiendo la
secuencia)

Menú Archivos, opción Pólizas /
Menú Edición / Agregar

Modificar una póliza

Menú Archivos, opción Pólizas
(posicionarse en la póliza a cambiar) / Menú
Edición / Modificar, o

Desde la consulta de Pólizas / hacer doble clic
sobre la póliza a cambiar, o

Por medio de esta función se realizarán
cambios a las pólizas ya capturadas, y
automáticamente afectarán las correcciones a los
auxiliares de las cuentas con movimientos modificados.

El proceso que debes llevar a cabo es el
siguiente:

1. Abre el catálogo que se indica y ejecuta el
proceso de modificar.

2. Anota la información que quieras cambiar.

3. Graba la póliza con la tecla F3 ó con
el botón contabilizar:

Campos específicos de este proceso

Si modificas pólizas de meses anteriores al de
trabajo, será necesario efectuar el proceso de Traspaso de
saldos, ya que este proceso tiene por objeto actualizar los
saldos iniciales de los meses subsecuentes a aquél donde
se efectúa el cambio.

Repercusiones

Si tus pólizas son contabilizadas en el momento
de registrarse, al hacer cualquier corrección, el saldo de
las cuentas afectadas será actualizado.

Problemas / Soluciones

2. Eliminar una póliza

Menú Archivos, opción pólizas
(elegir la póliza a borrar) / Menú Edición,
opción eliminar.

Este proceso permite dar de baja pólizas
capturadas anteriormente esto afectará cuentas que
integraron la póliza.

Dentro de este proceso deberás seleccionar la
póliza que quieres dar de baja en el catálogo de
pólizas y aparecerá un mensaje que dirá:
¿Estás seguro que deseas eliminar la póliza
(tipo y número)? con las opciones Si, No o Cancelar. Si
decides afirmativamente, la póliza se borrará
inmediatamente.

Repercusiones

Al eliminar la póliza, no se afectará la
numeración subsecuente de las demás
pólizas.

Si el parámetro de Contabilización
está activado, los saldos de las cuentas afectadas
serán ajustados automáticamente.

Nota: Si eliminas pólizas de meses anteriores,
será necesario efectuar el proceso de Traspaso de saldos,
que actualizará los saldos de los meses subsecuentes a
aquellas cuentas donde se efectúo el cambio.

Ejemplo

Tenemos el siguiente Balance General

La empresa adquirió el COI en abril del 2004, por
lo que captura la póliza inicial de marzo del
2004.

Tenemos:

1. instalar COI
2. Crear el período
3. Revisar si las cuentas del catálogo
   estándar son suficientes o tendremos que crear una
   cuenta (sobre todo ver las cuentas a capturar son de
   detalle).
4. Capturar la póliza inicial
5. Ver el reporte del Balance General de COI, para
   asegurarnos de haber hecho bien el registro.
6. Crear el siguiente período.

Vemos como debe quedar la captura de nuestra
póliza, considerando lo siguiente:

Al capturar al cuenta de Edificios nos mostró un
mensaje Sobre la alta de Activos fijos en
el catálogo, aceptamos el mensaje (calcularemos los
ajustes manual)

La depreciación acumulada de edificios es una
cuenta de activo, pero que se abona, porque representa una
disminución a la cuenta de Edificios.

La cuenta de Intereses por Pagar no existe por lo que la
tuvimos que crear, si no se hizo el análisis antes de entrar a capturar la
póliza, para haber dado de alta la cuenta, no importa,
desde la póliza la podemos crear, sólo capturamos
el número de cuenta, por el Balance sabemos que es de
Pasivo Circulante, debe de iniciar con 21 y vemos que el
número de la cuenta que no existe en el catálogo es
el 40 (si tomamos un número de cuenta que si existe en el
catálogo, esa será la que registremos, si vemos en
catálogo, el 40 no existe) por lo que la cuenta de
Intereses por Pagar quedó como 2140-000-000, no usamos la
subcuenta, por ser la única que tenemos. Al teclear ese
número COI me dice que la cuenta no existe, que si deseo
crearla, al contestar afirmativamente sólo capturamos el
nombre de la cuenta "Intereses por Pagar" y clic en
Aceptar.

En el caso de Préstamos Bancarios, podemos usar
la cuenta de Créditos Hipotecarios, pero esta cuenta es
Acumulativa y como sabemos en la póliza no podemos usar
este tipo de cuentas, por lo que hay que crear una cuenta de
detalle, como Créditos Hipotecarios es 2220-000-000,
creamos la cuenta de detalle 2220-0001-000 y la denominamos
Préstamos Bancarios.

Nota: No considerar que la suma de la póliza debe
ser igual a la del Balance, como vemos la póliza marca una suma de
DEBE y HABER de 79,850, la cual no es la misma del Balance que es
79,350, eso es normal, recuerda que capturamos del lado del HABER
una cuenta de Activo (Dep. acum. de Ed.).

Nota: Así como en SAE al terminar de capturar el
último registro, hay que presionar tabulador para pasarse
al siguiente si no, ese último registro no queda incluido.
(ver la imagen)

Impresión del Reporte de
Balance.

El Balance General es un reporte que se manda a la
impresora
solamente, como nosotros lo queremos ver en pantalla, hay que
realizar el proceso de edición de formatos que vimos en el
capítulo 4, con los reportes de SAE, para cambiar el
texto de
Impresor por el de Pantalla, en el formato, grabamos el cambio en
el Bloc de Notas y nos salimos de él.

Para ir al reporte de Balance General

Menú Reportes / Balance General

Una vez modificado el formato, Aceptamos y nos pide una
fecha del Balance.

En la siguiente hoja se muestra el
reporte de Balance General.

La primera figura es el reporte de los Activos.

Cambiamos a la siguiente página y la siguiente
figura nos nuestra el Pasivo y el Capital Contable.

Al revisar con el balance original vemos que los
registros en
las cuentas son correctos.

A final se presenta la suma y vemos que cuadra y es el
importe exacto.

Creación del Siguiente
Período

Para que los datos de COI se pasen al período
correcto (Abr 04), o cada vez que cerramos un período,
tenemos que realizar este proceso, para que los saldos del mes
que cerramos se pasen al siguiente mes.

Como vemos al abrir el catálogo de cuentas de
nuestro ejercicio estamos en el mes de marzo. (y nuestras cuentas
ya tienen saldos)

Ahora vamos a iniciar el proceso de creación del
siguiente período. Para ello nos vamos a:

Menú Procesos /
Creación del Siguiente Período

NOTA: Para que esta opción este activa tenemos
que cerrar todas las ventanas (catálogo de cuentas), si
no, la opción aparecerá activa (por lo que hay que
cerrarla no minimizarla).

Escogemos la opción.

Nos muestra el destino que puede ser el mismo directorio
donde tenemos el mes de marzo, el período actual Mar/04 y
el siguiente período Abr/04, clic en Aceptar.

Clic, en Aceptar y ha hecho la creación del
siguiente período (Abr/04), ahora nos pregunta si deseamos
cambiarnos de período (o sea al que acabamos de
crear).

Clic en aceptar, y si revisamos el catálogo de
cuentas (Menú Archivos / Catálogo de Cuenta),
veremos que ya estamos en el mes de abril.

Nuestro ejercicio de creación de la poliza de
inicio ha quedado concluido satisfactoriamente, ahora solo a
nivel de ejemplo, vamos a realizar una captura de poliza normal,
con operaciones del mes de abril.

1. REPORTES DEL SISTEMA DE
   CONTABLE

   1. COI tiene una serie de reportes que puedes usar,
      vamos a ver los principales:

      Para entrar a reportes:

      Menú Reportes

      

      1. Balanza de
         Comprobación
   2. Rerportes
2. UNIDAD 8

Puedes emitir el listado de tu balanza de
comprobación, para un rango determinado de cuentas, para
un departamento y/o mostrando distintos niveles, con la
elección de tener en el reporte todas las cuentas del
catálogo o sólo aquellas que tienen movimientos. El
reporte presenta:

• Encabezado (nombre de la empresa, dirección, RFC, cédula de
  empadronamiento, título del reporte)
• Número y descripción del departamento (si emites
  la balanza para un solo departamento).
• Número y descripción de la
  cuenta.
• Saldo anterior.
• Total de cargos y abonos
• Saldo actual (saldo anterior + total de Cargos –
  total de abonos)
• Totales de las columnas saldo anterior, debe, haber
  y saldo actual.

2. 

   Sólo para impresora (editar formato, para
   cambiar a Pantalla)

   

3. Balance
   General
4. Estado de
   Resultados

Esta opción permite generar el Estado
financiero llamado Estado de
resultados, el cual refleja el importe de la utilidad neta
obtenida por la empresa en un determinado período de
tiempo.

Agrupa las cuentas del catálogo llamadas de
resultados, de la siguiente manera:

VENTAS

Menos COSTO DE VENTAS

Igual UTILIDAD BRUTA

Menos GASTOS DE OPERACIÓN (Gastos de venta y
gastos de administración)

igual UTILIDAD EN OPERACIÓN

más PRODUCTOS
FINANCIEROS

menos GASTOS FINANCIEROS

igual a UTILIDAD NETA

Este reporte emite los siguientes registros:

• Nombres de las cuentas de resultado
• Movimientos del mes
• Porcentajes sobre las ventas del
  mes
• Movimientos acumulados del mes
• Porcentajes sobre las ventas acumuladas

Puedes modificar el formato de impresión y el
contenido de este listado, al editar el archivo EDOREW.FTO. Para
hacerlo, debes referirte a la explicación del Editor de
formatos.

Sólo para impresora (editar formato, para cambiar
a Pantalla).

1. Diario
   General

Este listado permite obtener el detalle de todas las
pólizas solicitadas, agrupándolas por tipos de
póliza.

Datos especiales en el encabezado

• Nombre y dirección de la empresa
• R.F.C. y No. de registro de la cédula de
  empadronamiento
• Fecha del reporte y folio de cada hoja.

Datos en el reporte

• Tipo y número de la
  póliza
• Fecha de emisión y concepto
• De las partidas:
• 1. Número de la cuenta
  2. Departamento
  3. Descripción de la cuenta
  4. Concepto del movimiento
  5. Monto del cargo (Debe)
  6. Monto del abono (Haber)
  7. Total de la póliza
  8. Total del reporte (suma los totales de las
     pólizas que se están
     reportando)

Puedes generar un reporte similar al de este listado,
al elaborar un formato de impresión con ayuda del Editor
de formatos.

1. Auxiliares

Esta opción te permite obtener un reporte de
los auxiliares de las cuentas del catálogo en un
período determinado. Este reporte te ofrece los
siguientes registros:

• Número de la cuenta y el nombre de la
  misma.
• Saldo inicial y final de la cuenta.
• Total de cargos y abonos.
• Número de póliza que generó el
  movimiento.
• Tipo de póliza.
• Fecha de la póliza y concepto del
  movimiento.
• Importe del movimiento.

Además, este reporte permite opciones de corte
de página por cuenta, subcuenta, auxiliar o sin
corte*.

Nota de todos los reportes: Si en las opciones de no
captura nada, se imprimen todas las opciones.

UNIDAD 9

INTRODUCCIÓN AL SISTEMA DE
NÓMINA

1. Entre otras cosas es el control sobre las percepciones (ingresos)
   y deducciones (egresos) que el trabajador de una empresa
   recibe por la labor realizada dentro de la
   misma.

2. ¿Que es una
   nómina?

   Un sistema de nómina es de mucha utilidad
   ya que los cálculos para obtener tanto
   percepciones como deducciones son comeplejos y en la
   mayoría de las veces repetitivos, por lo que
   llevar el control aunque sea de pocos trabajadores se
   vuelve una labor ardua, por lo que si el número de
   trabajadores es mayor, casi es imposible poder
   llevar un registro manual de los mismos.

   Un sistema de nómina vuelve esa tarea
   algo más rápido y facil de llevar, anexando
   procesos que permiten llevar una adecuada
   adminsitración sobre los sueldos otrogados por la
   empresa.

   De esta manera obtenemos rapidez, oprtunidad y
   confiabilidad en los procesos del control de
   nómina.

   Entre las grandes ventajas que propociona un
   sistema de nómina, es el apoyo en el cálculo de los impuestos y aportaciones al IMSS,
   asi como los demás procesos fiscales que una
   empresa debe de cumplir por Ley.

   Para ello NOI trabaja con una serie de tablas
   que le permite a la empresa estar vigente en lo
   establecido en la legislación fiscal, con la simple actualización
   de las mismas.

3. ¿Por
   qué Utilizar un sistema de
   nómina?
4. Objetivo de un
   sistema de nómina

Podemos mecionar algunos de los objetivos
más importantes que se podrán manejar en NOI, el
cual es un programa de
cómputo que facilita y agiliza las operaciones de los
cálculos de la nómina, calcula los impuestos de
los trabajadores y de la empresa, genera reportes y recibos,
realiza enlaces con bancos, calcula automáticamente las
aportaciones al SAR y el reporte de utilidades, entre muchas
otras operaciones.

Los siguientes son algunos de los beneficios que
obtendrás con el manejo electrónico de tu
nómina:

• Permite el manejo de la información de
  FONACOT.
• Aumenta la capacidad de almacenar
  información referente a los
  Trabajadores.
• Realiza operaciones de Finiquitos.
• Busca los trabajadores por nombre.
• Te facilita el Control de la información
  de tu nómina y de tus trabajadores (este programa es
  óptimo para empresas
  mexicanas pequeñas y medianas).
• Cuentas con siete catálogos principales:
  Trabajadores, Percepciones y Deducciones, Departamentos,
  Puestos, Tablas del sistema, Calendarios y Tipos de
  Faltas;
  en ellos se distribuye y administra la información
  principal de los movimientos de la nómina de la
  empresa.
• Te facilita la captura de información,
  procesamiento de la misma y la obtención de una gama
  muy amplia de reportes: Nómina, Desglose de moneda,
  Movimientos por trabajador, Movimientos por Percepción / Deducción, Movimientos por
  departamento, Destajos, Depósitos de pago de
  nómina, Aportaciones al SAR, Acumulados por
  Percepción / Deducción, Horas Extra, Faltas,
  Vacaciones, Reportes del IMSS, Factor de Riesgo,
  Avisos al IMSS (Alta. Baja y Modificación), Recibos
  de nómina, Impuesto
  mensual, Impuesto anual, Lista de Raya, Pensiones y
  otros.
• Puedes elaborar Consultas personalizadas para
  ordenar información de diversos catálogos en
  el orden que requieras, para imprimir esta
  información o copiarla a otra aplicación de
  Windows
  de tu preferencia.
• Puedes localizar rápidamente un registro
  en particular o seleccionar información de un mismo
  tipo, gracias a los procesos de Búsqueda y
  Filtrado.
• Puedes incluir la foto del trabajador en el
  catálogo de trabajadores para conocer a la persona
  y además imprimir Credenciales para tus
  empleados.
• Puedes modificar tus reportes en el Editor de
  formatos y emitirlos, con la función de Reportes del
  usuario.
• La Exportación de tus datos, se puede
  actualizar automáticamente cada vez que ingreses a
  programas como ASCII
  Delimitado, Lotus 123®, Paradox®, Excel®, HTM, y Dbase® gracias al
  Intercambio dinámico de datos.
• Puedes establecer un Enlace electrónico
  con los bancos más importantes del país, de
  manera que éstos emitan el pago correspondiente a la
  nómina de tus trabajadores.

1. Bases para el
   trabajo en NOI

2. Una de las principales bases de NOI es como ya
   se mencionó el mantener vigente las tablas del
   sistema, por lo que deben de actualizar las tablas del
   impuesto, subsidios, credito al salario y revisar que las bases para el
   cálculo las aportaciones del IMSS, están
   correctas.

3. Trabajo en
   NOI

Así como hicimos con SAE, NOI necesita del
llenado de una serie de catálogos para iniciar su
trabajo, estos son catálogo de:

1. Trabajadores
2. Departamentos
3. Puestos

Algunos otros catálogos que necesita NOI, ya
contienen información (Ver. Proceso de
Instalación), en ese caso sólo se
necesitaría, de ser necesario actualizarlos, estos
catálogos son:

1. Percepciones y Deducciones
2. Tablas del Sistema
3. Calendarios
4. Tipo de Faltas

Una vez que se que los catálogos estan
completos y actualizados, debemos de iniciar con los
movimientos de la nómina, esto es la captura individual
o general de todas las percepciones y deducciones que la
empresa hace a sus trabajadores, como son: vacaciones, faltas,
horas extras etc.

Algunas de las percepciones y deducciones que se
encuentran en el catálogo están consideradas en
él, como generales y continuas, por lo que se
aplicarán automáticamente, algunas otras, se
tiene que capturar por trabajador, además se pueden
anexar otras percepciones y deducciones que sean manejadas por
la empresa.

Asi mismo, se puede ir generando las nóminas
de los períodos de pago siguientes
automáticamente con la opción de Creación
del siguiente período.

También vamos a ver una serie de reportes que
el sistema permite imprimir y modifcar, como los recibos de
nómina.

1. INSTALACIÓN DEL SISTEMA DE
   NÓMINA

   1. Se introduce el CD
      de NOI en la unidad y se debe de ejecutar
      automáticamente mostrando la siguiente
      pantalla:

      

      Como es la primera vez, daremos un clic en
      Instalar.

      

      La siguiente pantalla indica los derechos
      de autor y la protección legal contra
      reproducciones, al ser utilizado por razones
      educativas, no se registrará, ni se debe de usar
      para fines diferentes al educativo. Ni generar copias
      ilegales del mismo.

      Clic en siguiente.

      

      Acuerdo de la licencia, clic en
      Sí

      

      Instalar versión completa, clic en
      Siguiente

      

      Se pedirá un No. de Serie y un
      número de Disco (este se incluye en el CD). Clic
      en siguiente.

      

      La pantalla donde se indica la carpeta donde
      se instalara (se puede dejar como está, la cual
      es: en el disco
      duro normalmente C: Archivos de programasASPELNOI
      3.2. Clic en siguiente.

      +

      Tipos de Instalación se
      seleccionará Automática y clic en
      siguiente.

      

      Grupo de programas (dejar en el grupo de
      ASPEL©) clic en siguiente.

      

      Se inicia la instalación, la cual puede
      tratar de 1 a 2 minutos.

      

      Registro, no se debe registrar clic en
      No.

      

      Fin de la instalación, quitar la
      selección para no iniciar en este
      momento COI

      

      En el menú de Inicio SAE se
      presentará en programas, ASPEL, COI 3.5, ASPEL-
      COI 3.5.

      En caso de que al introducir el CD de SAE no
      se ejecute automáticamente, se puede abrir el CD
      y ejecutarlo directo.

      

   2. Instalación

      Cada vez que entremos a NOI aparecerá
      la siguiente pantalla donde nos solicitará una
      clave de acceso es de SUMA importancia que no le
      tecleen ninguna, porque de hacerlo será la clave
      que siempre nos pida al iniciar y si por alguna
      razón la olvidamos, no podremos ya entrar al
      programa, por lo que se tendrá que desinstalar y
      volver a instalar.

      Por ello usaremos la clave general siempre la
      cual es la tecla F8, del teclado de funciones, al usar esa no tendremos
      problemas al entrar.

      

   3. Inicio de
      NOI

      Como es la primera vez que entramos, no se
      tiene instala ningún período por lo que
      se solicitara que instalemos la base de
      datos de un período.

      (NOI como SAE y COI, son programas que
      trabajan con diferentes bases de
      datos, el proceso de instalar la empresa, genera
      esos archivos de bases de datos en blanco, que los
      programas requieren para ir guardando
      información, son en promedio 76 bases diferentes
      que el usuario normal no necesita ver, porque son para
      uso de los programas, lo que sí es importante
      conocer es la ubicación de esas bases [carpeta]
      para saber dónde va a abrir el programa sus
      bases de trabajo)

      La fecha es muy importante NOI nos la pide de
      forma DDMMAA, lo que representará un
      período de pago (de acuerdo a la empresa puede
      ser una quincena, una semana, un mes etc.), para tener
      un mejor control de los períodos pagados, se
      recomienda que se use como fecha, el día de
      pago; si es por quincena del mes de abril; se utilice
      150406 y 300406, ya que por cada período nuevo
      de pago que abramos, se generará otra vez todo
      el conjunto de bases de datos.

      Al instalar ya tenemos como ejemplo datos de
      un empresa (tenemos varios períodos de pago,
      desde el 15 de enero del 2000 al 20 de mayo 2001 (los
      pueden abrir para revisarlos, pero nosotros vamos a
      trabajar con datos nuevos).

      La pantalla siguiente será la pantalla
      que siempre nos aparecerá después de
      teclear la clave de acceso o abrir una
      empresa.

      

      Como podemos ver siempre nos solicitara el
      directorio de datos (donde están las bases de
      datos), nos dará como primera opción la
      que escogimos al instalar la empresa, si la cambiamos
      ya no encontraremos la base de datos.

      Así mismo solicita la fecha, la cual es
      importante para los documentos a capturar, ya que de
      acuerdo a esa fecha es el período de pago en el
      que trabajaremos y la podemos cambiar
      escribiéndola en el formato DDMMAA o sea si
      queremos poner el 15 de abril del 2008, sería
      150408 o seleccionarla de la lista de períodos
      que ya hemos instalado, los cuales aparecerán si
      le damos clic en el signo de interrogación
      (?).

      Como para ese período no tenemos bases
      de datos nos aparecerá el siguiente
      mensaje.

      

      Damos clic en Sí (recordar que este
      mensaje sólo aparecerá cada vez que
      capturemos un período de pago del cual no
      tengamos datos, si escogemos un período
      existente, abrirla los datos del mismo).

      En adelante nos pedirá algunos
      parámetros generales para el uso de NOI, es
      importante que sigan las instrucciones que aquí
      se mencionan para mejor uso del programa.

       

      Parámetros de la
      Instalación.

      

      NOI, ya tiene un catálogo
      estándar de Percepciones y Deducciones, podemos
      usarlo dando clic en Sí.

      

      NOI maneja diversas Tablas, para el
      cálculo del ISR, IMSS, Vacaciones etc., podemos
      manejar ese archivo estándar (aunque hay que
      estarlo actualizando de acuerdo a la legislación
      fiscal vigente) clic en Sí.

      

      Se ha instalado correctamente le
      período de pago 15 de abril del 2008.

   4. Instalación
      de la empresa

   5. Veremos la pantalla principal de
      NOI.

      Vemos en la ventana en la parte superior el
      nombre de la misma, la barra de menú y abajo los
      botones de herramientas (que hacen la función de
      algunas opciones del menú).

      

      Los parámetros que acabamos de
      configurar al instalar la empresa, se pueden modificar
      con la opción Configuración
      Parámetros del Sistema, por el momento no
      cambiaremos nada. Pero puedes revisar las diversas
      opciones que presenta.

   6. Pantalla de
      trabajo de NOI
   7. Importancia de la
      Configuración y
      Recomendaciones

   Es importante que queda bien instalado el
   período de pago, que cuando entres estés
   seguro que es el directorio adecuado y que recuerdes que a
   diferencia de otros programas que has manejado, en estos
   programas no necesitas estar grabando los datos que teclear
   ya que automáticamente se irán bajando a las
   bases, sólo las algunos procesos tienen una
   opción de guardar para asegurarse que has terminado
   la captura del mismo.

   Si el período no queda bien instalado cada
   vez que tratemos de hacer un proceso en NOI, nos marcara un
   error.

2. UNIDAD 10

   OPERACIÓN DEL SISTEMA DE
   NÓMINA

   1. Las tablas del sistema son las
      siguientes:

      

      Menú Archivos / Tablas del
      Sistema

      Para cambiarlas doble clic sobre el nombre de
      la tabla o seleccionas la tabla a modificar y con ENTER
      o Menú / Edición / Modificar.

      Vemos la tabla de I.S.P.T. Mes.

      

      Se busca la nueva tabla según la ley
      fiscal vigente y se modifican los datos.

   2. Tablas del
      Sistema

      1. 

         Alta de Departamentos

         Menú Archivos / Departamentos /
         Menú Edición / Agregar

         Puedes ingresar los datos para dar de alta
         un nuevo departamento, para lo cual deberás
         determinar los campos de este proceso.

         Campo	Tipo	Long	Observaciones
         Clave	Alfanumérico	5	El sistema cuenta con dos opciones: 1. Si tienes activado el manejo de clave secuencial de departamentos el sistema le asignará un número consecutivo a cada departamento que des de alta. 2. Si no tienes activada la opción de manejo de clave secuencial de departamentos, puedes anotar la clave que desees.
         Descripción	Alfanumérico	40	Anota el nombre del departamento con el cual vas a trabajar.
         Cuenta COI	Alfanumérico	30	Especifica alguna cuenta contable para realizar pólizas por departamento, en caso de utilizar el sistema ASPEL©-COI. El número de cuenta que se especifique debe coincidir con una existente en el Catálogo de Cuentas de ASPEL©-COI.

          

         Modificación de
         Departamentos

         

         Menú Archivos / Departamentos /
         Menú Edición / Modificar

         Esta opción te permite realizar
         modificaciones a los departamentos existentes.
         Podrás modificar el nombre del departamento,
         pero no el número del mismo.

         Campo	Tipo	Long	Observaciones
         Clave	Alfanumérico	5	Este campo sólo será informativo.
         Descripción	Alfanumérico	40	Puedes cambiar el nombre del departamento con el cual trabajarás.
         Cuenta COI	Alfanumérico	30	Puedes cambiar alguna cuenta contable para realizar pólizas por departamento, en caso de utilizar el sistema ASPEL©-COI. El número de cuenta que especifiques debe coincidir con una existente en el Catálogo de Cuentas de ASPEL©-COI.

         Problemas y soluciones

         PROBLEMAS	SOLUCIONES
         Está inhibido el campo de Clave de departamento.	La clave del departamento lo informa el sistema y no podrás cambiarla. El camino es que lo des de baja y da de alta otro departamento con la nueva clave.

      2. Departamentos

      1. 

         Alta de Puestos

         Menú Archivos / Puestos /
         Menú Edición / Agregar

         Campo	Tipo	Long	Observaciones
         Clave	Alfanumérico	5	El sistema cuenta con dos opciones: 1. Si tienes activado el manejo de clave secuencial de puestos el sistema le asignará un número consecutivo a cada puesto que des de alta. 2. Si no tienes activada la opción de manejo de clave secuencial de puestos, puedes anotar la clave que desees.
         Descripción	Alfanumérico	40	Anota el nombre del Puesto con el cual vas a trabajar.
         Salario diario	Numérico	8	Especifica el salario diario que se aplicará al puesto que estás creando.
         Salario Máximo	Numérico	8	Especifica el salario máximo diario que se aplicará al puesto que estás creando.

          

         Modificación de
         Puestos

         Selecciona el puesto a modificar, oprime
         <<Enter>> o haz doble clic sobre el
         registro.

         

         Menú Archivos / Puestos /
         Menú Edición / Modificar

         Con esta función puedes modificar
         todos los datos de tu catálogo de puestos,
         excepto la clave del mismo.

         Campo	Tipo	Long	Observaciones
         Clave	Alfanumérico	–	Este campo sólo es informativo.
         Descripción	Alfanumérico	40	Puedes cambiar el nombre del Puesto con el cual vas a trabajar.
         Salario diario	Numérico	8	Puedes cambiar el salario diario que se aplicará al puesto.
         Salario Máximo	Numérico	8	Puedes cambiar el salario máximo diario que se aplicará al puesto.

         Problemas y soluciones

         PROBLEMAS	SOLUCIONES
         Está inhibido el campo de clave del puesto.	La clave del puesto lo informa el sistema y no podrás cambiarla, El camino es que lo des de baja y da de alta otro puesto con la nueva clave.
         El sistema te envía el mensaje: "Introduzca un valor mayor o igual al Salario Diario."	Debes capturar en la ventana de Modificación de Puestos el monto del Salario Diario Máximo. Una vez que ya tengas capturados el Salario Diario y el Salario Máximo no saldrá el mensaje

      2. Puestos
      3. Trabajadores
   3. Catálogos
3. UNIDAD 11

Menú Archivos / Trabajadores / Catálogo
de trabajadores / Menú Edición /
Agregar

Esta opción te permite dar de alta a un
trabajador dentro del catálogo, ya que de este se
tomarán datos para el cálculo de la
nómina.

Alta de Trabajadores

Se usan cuatro carpetas

Datos Generales