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Diseño de un manual de normas y procedimientos administrativos (página 2)




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PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La asociación COOPERATIVA DE SERVICIOS MULTIPLES ARAYA R.L., es una cooperativa sin fines de lucro, fundada en 1971, por un grupo de vecinos de la población de Araya, Municipio Autónomo Cruz Salmeron Acosta del estado Sucre, la cual proporciona varios servicios en distintas secciones, los cuales tratan de satisfacer las necesidades de sus asociados y al público en general.

En la actualidad, dicha organización le brinda al público y a sus asociados los servicios de protección social: Salud Integral (Medicina General y Especializada); Servicios Funerarios; además ofrece a sus asociados el servicio de ahorro y crédito sistematizado, fomenta la educación entre los asociados y la comunidad en general, organizando talleres, cursos, convivencias, seminarios, charlas sobre políticas de ahorro y préstamo, a los fines de contribuir integralmente con el desarrollo de la comunidad.

Para llevar a cabo estas actividades ejecutan programas de microfinanciamiento de conformidad con lo establecido en el artículo dos (2) del Decreto de fuerza de Ley de Creación, Estimulo, Promoción y Desarrollo del Sistema Microfinanciero.

Como consecuencia de lo anterior, la prestación del servicio financiero o no financiero, se dirigirá a personas naturales o jurídicas que tengan necesidad de solicitar créditos, asesoría, capacitación, adiestramiento y asistencia tecnológica en materia de constitución, organización y gestión de una actividad productiva, así como todas las herramientas fundamentales para la eficaz ejecución de sus actividades comerciales si fuese el caso, además de la creación de dispositivos de control que hagan factible la recuperación de los recursos económicos para la sustentabilidad del sistema financiero en el tiempo y espacio.

Una de las fallas que se presenta en la actualidad en la Cooperativa de Servicios Múltiples Araya R.L, es la falta de manual de normas y procedimientos, por él cual la institución está trabajando para solventar esta problemática en el más corto plazo posible .

De forma tal que, la administración está buscando la manera de ser más efectiva y dinámica, creando técnicas de especialización en las distintas áreas productivas y plasmando en el tiempo líneas de tendencia que le demuestren lo eficiente que han sido en el cumplimiento de sus objetivos y que les permita la orientación del trabajador en las diferentes funciones que estos desempeñan.

En este orden de ideas se hace necesario analizar las normas y procedimientos administrativos de la Asociación Cooperativa de Servicios Múltiples Araya R.L., debido a que son muchas las actividades que se realizan y los asociados están interesados en tener una visión clara de los pasos que deben seguir para ejecutar alguna actividad y de esa manera poder determinar el nivel de desempeño de la misma y tomar las decisiones pertinentes.

Se puede aseverar que el éxito o el fracaso de cualquier empresa dependen del cumplimiento cabal de sus normas y procedimientos y es por esta razón, que surgen las siguientes interrogantes.

  1. ¿Cuáles son las normas que rigen las actividades de la Cooperativa de Servicios Múltiples Araya R.L.?
  2. ¿Cuáles procedimientos administrativos deberá establecer para que se cumpla cada actividad en forma cabal?
  3. ¿Cómo mejorará el desempeño de cada persona con la aplicación de un manual de normas y procedimientos administrativo?
  4. ¿Para lograr los objetivos establecidos, cuáles son los puntos indispensables que debe cumplir el personal que labora en cada departamento de la Cooperativa de Servicios Múltiples Araya R.L.?
  5. ¿Por que es necesario que los procedimientos se cumplan siguiendo un orden sistemático?
  6. ¿En que se beneficia la Cooperativa de Servicios Múltiples Araya R.L, con la elaboración de un manual de normas y procedimientos administrativos?

OBJETIVOS

 

General:

Diseñar un Manual de Normas y Procedimientos Administrativos para la Asociación Cooperativa de Servicios Múltiples Araya R.L. – estado Sucre.

Específicos:

  1. Describir los aspectos generales de la Asociación Cooperativa de Servicios Múltiples Araya R.L. – estado Sucre.
  2. Identificar los distintos Departamentos que conforman la Asociación Cooperativa de Servicios Múltiples Araya R.L.
  3. Describir las funciones llevadas a cabo en cada departamento de la Cooperativa de Servicios Múltiples Araya R.L.
  4. Describir el marco legal que rige las actividades de la Asociación Cooperativa de Servicios Múltiples Araya R.L.
  5. Describir los distintos procedimientos administrativos llevados a cabo en cada departamento de la Asociación Cooperativa de Servicios Múltiples Araya R.L.
  6. Analizar las normas que dan origen a los procedimientos administrativos de cada departamento.
  7. Diseñar flujogramas de los procedimientos administrativos para cada actividad realizada en los distintos departamentos de la Asociación Cooperativa de Servicios Múltiples Araya R.L.

JUSTIFICACIÓN

El Cooperativismo, es un régimen social basado en la difusión de las sociedades cooperativas, las mismas se presentan como pequeñas organizaciones integradas, las cuales funcionan de manera similar a otras empresas integradas por socios.

La Asociación Cooperativa de Servicios Múltiples Araya R.L. desarrolla una importante labor social dentro de la población del Municipio Autónomo Cruz Salmeron Acosta, ofreciendo los servicios de distribución de productos y bienes de consumo, ofrecen a sus asociados y público en general Servicios Funerarios, Servicios Médicos y el Servicio de Farmacia Cooperativa que satisface las necesidades de todas las poblaciones del municipio. Esta asociación realiza una gran cantidad de actividades administrativas, razón por la cual se hace necesario hacer un estudio sobre las normas y los procedimientos que ejecutan para el logro de sus metas.

Sin embargo, una de las razones de esta investigación es poner en práctica los conocimientos adquiridos durante la preparación académica, por esa razón se escogió como objeto de estudio la Asociación Cooperativa de Servicios Múltiples Araya R.L. por ser una organización con características particulares tanto en su aspecto administrativo, y de esa manera sistematizar normas y procedimientos en orden de importancia para cumplir con las metas establecidas.

A través de esta investigación se puede lograr resultados favorables donde no solo el investigador obtenga práctica profesional; sino incluso le sirva como aporte en el momento de la elaboración de un nuevo manual de normas y procedimientos administrativos en la Asociación Cooperativa de Servicios Múltiples Araya R.L.

Esta investigación también da lugar a otros procedimientos que podrían evaluarse a medida que el proceso avanza y constituirse en un antecedente para otras investigaciones relacionadas con el tema.

Cabe destacar que el propósito de este trabajo es la creación de un manual de normas y procedimientos administrativos, el cual le servirá de esquema práctico para que las personas que hagan uso del mismo, puedan mejorar y perfeccionar cada vez más las funciones que allí desempeñan y que la presentación del trabajo que estás realicen sea el más adecuado, conforme a lo establecido en las disposiciones legales del organismo y, por ende, lograr los objetivos y metas fijadas por la administración.

ALCANCE DE LA INVESTIGACIÓN.

 

SEGÚN EL OBJETO:

Esta investigación comprende el Diseño de un Manual de Normas y Procedimientos Administrativos, que regirá las actividades que se llevan a cabo en cada uno de los departamentos de la cooperativa. Con este manual se busca mejorar la gestión de la asociación Cooperativa de Servicios Múltiples Araya R.L.

 

SEGÚN EL ESPACIO:

Este estudio se lleva a cabo en la Asociación Cooperativa de Servicios Múltiples Araya R.L, ubicada en el Municipio Autónomo Cruz Salmerón Acosta en Araya calle principal S/N. estado Sucre.

 

MARCO METODOLOGICO

  1. Para realizar esta investigación se hace necesario poner en práctica herramientas emanadas en la investigación de campo, con apoyo en la investigación documental, con observación directa y la entrevista con el personal que labora en los diferentes departamentos.

    Investigación de Campo: Porque los datos de interés se recogerán en forma directa de la realidad, a fin de garantizar un mayor nivel de confianza en la obtención de la información para el desarrollo del tema. Según Arias, F (2004)

    "La investigación de campo consiste en la recolección de datos directamente de los sujetos investigados o de la realidad donde ocurren los hechos (datos primarios), sin manipular o controlar variable alguna".

    Investigación Documental: porque la información se obtendrá de materiales bibliográficos; leyes, textos, y cualquier otro documento relacionado con el tema.

    Según El Manual de Trabajo de Grado de Especialización y Maestría y Tesis Doctorales (2005) (Pág.-15)

    "Se entiende por investigación documental, el estudio de problema con el propósito de ampliar y profundizar el conocimiento de su naturaleza, con apoyo principalmente, en trabajos previos, información y datos divulgados por medios impresos, audiovisuales o electrónico".

    La relevancia de esta actividad investigativa está dada porque representa la base de todo trabajo escrito y la génesis de la conceptualización teórica de toda investigación.

  2. Tipo De Estudio.

    El nivel de investigación que se aplicará es descriptivo ya que trata de informar acerca del problema objeto de estudio, haciendo en primer lugar una descripción y posteriormente el análisis del mismo. En este caso, se resaltarán las normas y procedimientos administrativos de la Cooperativa de Servicios Múltiples Araya R.L, en un manual. Según Arias, F (2004) (Pág.-22)

    "La investigación descriptiva consiste en la caracterización de un hecho, fenómeno o grupo con el fin de reestablecer su estructura o comportamiento".

    La investigación descriptiva trabaja sobre realidades y sus características fundamentales es la de prestar una interpretación correcta.

  3. Nivel de Investigación.

    Las fuentes que se utilizarán para la recopilación de la información es la siguiente:

    Las Fuentes primarias: las obtiene el investigador de las pruebas suministradas por:

    • Testimonios de testigos (personal que labora en la cooperativa).
    • Observación directa y
    • Objetos reales que se usaron en el pasado y que pueden ser examinados ahora.
  4. Fuente de Información.

Esta fuente constituye elementos básicos de la investigación.

Las fuentes secundarias: se obtienen de la información que encontramos en:

  • Enciclopedias
  • Diarios
  • Leyes y
  • Documentos relacionados con el tema.
  1. La técnica para recolección de datos es la observación directa y el análisis documental, porque a través de ellos se puede percibir activamente la realidad del objeto de estudio, con el propósito de obtener los datos, los cuales sirvieron de punto de partida y referencia inicial para el desarrollo del tema.

  2. Técnica de Recolección de datos.
  3. Instrumento de Recolección de datos

El instrumento utilizado para lar colección de datos es la entrevista no estructurada, la cual permitió un contacto más directo con el personal que labora en la Asociación Cooperativa de Servicios Múltiples Araya R.L, facilitando el intercambio de información entre el investigador y el entrevistado

Capitulo I

MARCO TEORICO

  1. Antecedentes de la Investigación

En la Asociación Cooperativa de Servicios Múltiples Araya R.L, no se han realizado investigaciones alusivas al tema objeto de estudio. No obstante, se localizaron trabajos de grado en la Universidad de Oriente, los cuales se detallan seguidamente:

Rivera; Josmarys y Zerpa, Emirze (2005). En su informe de tesis cuyo objetivo central es "Diseñar un Manual de Normas y Procedimientos contables para el registro de las operaciones del Hospital Dr. Julio Rodríguez del Estado Sucre", dicho estudio arrojó como conclusión lo siguiente:

Toda empresa o institución debe contar con documentos que contengan en forma ordenada y sistemática información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y procedimientos que consideren necesario para la ejecución del trabajo.

En este sentido, dicho manual provee el manejo desde el más mínimo balance de comprobación hasta el aporte de los más valiosos datos para el análisis financiero de las operaciones del Hospital Dr. Julio Rodríguez.

Escalona, A. (2006) en su informe titulado "Diseño de un Manual de Normas y Procedimientos en el Departamento de ahorro y préstamo de IPSPUDO del estado Sucre, afirma que:

La carencia de un manual de normas y procedimientos limita y retrasa la inducción y orientación hacia nuevos empleados contratados para el Departamento de Ahorro y Préstamo.

León. C. (2004), realizo una investigación titulada "Diseño de un Manual de Normas y Procedimientos para los Fondos de Anticipo Vacacionales y Fondos en Anticipo para eventos otorgados a los Funcionarios de la Universidad de Oriente. En dicho estudio jurídico se demostró que en la administración Pública Venezolana a la cual pertenece la Universidad de Oriente, se debe elaborar obligatoriamente las normas y los manuales de procedimientos necesarios para el correcto funcionamiento y control de las actividades que se efectúan en la institución, de conformidad con lo establecido en los artículos 37 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la Republica y del Sistema Nacional de Control Fiscal y el 134 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Publico.

Rodríguez, A (2005) en su informe de tesis, cuyo objetivo general es "Diseñar un Manual de Normas y Procedimientos Contables para la Caja de Ahorro de los trabajadores jubilados y pensionados de la Contraloría General del estado Sucre", en la investigación realizada por el autor se encontró que: la C.A.T.C.E.S, no cuenta con un manual de normas y procedimientos, lo cual conlleva a que los empleados realicen sus actividades de acuerdo a sus criterios, haciéndose indispensables en el desempeño del cargo.

Grau, P. (2004) en su informe de tesis, titulado "Diseño de un Manual de Normas y Procedimientos para la adquisición de bienes y servicios para la división de compras y suministros de la Gobernación del estado Sucre", cuyo objetivo central es dotar a la División de Compras y Suministros de la Gobernación del estado Sucre un Manual que le permita conocer las Normas y los Procedimientos imprescindibles para lograr el desempeño eficiente de las funciones administrativas de dicha dependencia. En esta División se pudo observar y llegar a la conclusión que en la referida institución la división de compras y suministros no cuenta con normas ni procedimientos escritos que le permita al jefe de la división y al personal a su cargo guiarse en las distintas actividades de compra que a diario se realiza en la misma.

Los aportes que proporcionan estos trabajos de investigación se concluye que en todas las instituciones deben contar con manuales que permitan encaminar la operatividad de la misma en forma eficiente. Este instrumento resulta vital para las empresas, puesto que además de permitir realizar las actividades de una manera más efectiva y sistemática, ayuda a los gerentes a la hora de tomar una decisión cuando se presente una situación de incertidumbre.

Los trabajos investigativos citados, estructurarán las bases que sirvieron de orientación, en la exposición y desarrollo del tema tratado en este estudio, en este sentido, contribuyeron a afianzar los pasos orientados a despejar el camino de la investigación. A partir de la consulta de estos antecedentes, se pudo precisar cómo fue tratado este tema en otros estudios, qué tipo de información fue recolectada, qué diseño se emplearon y además permitir central el estudio evitando las desviaciones y proveer un marco de referencia para interpretar los resultados del trabajo objeto de estudio.

  1. ANTECEDENTES DE LAS COOPERATIVAS.

La historia de las cooperativas se remota a la práctica de actividades de asociación tradicional que se daban fundamentalmente en las áreas rurales en actividades de carácter agropecuario, esta manifestación tradicional de las cooperativas aun está vigente en muchos países del mundo, este sistema de cooperativismo en tiempos pasados se caracterizaba por la autoayuda, solidaridad y cooperación entre sus integrantes en el desarrollo de las mismas. La corriente religiosa tuvo una notable influencia en el desarrollo de las cooperativas, ya que estas buscaron mecanismos cooperativos para dar solución a los distintos problemas que afectaban a gran parte de la población.

El punto exacto donde se originaron las cooperativas fue en el pueblo de ROCHDALE en Inglaterra en el año 1844. En Latinoamérica se inicio en la década de los 50 y 60 a través del programa Alianza para el Progreso. El Movimiento Cooperativo en Venezuela surge a partir de 1830 con agrupaciones dedicadas al ahorro. Para el año 1896, se desarrolla en Venezuela el primer congreso de trabajadores, donde se plantea la necesidad establecer cooperativas en el país.

En este sentido para el año 1903 en Venezuela se constituye la primera cooperativa dedicada al ahorro y la construcción de Porlamar, la cual constituye la primera cooperativa de Venezuela.

Durante el año 1910, el 27 de junio, se aprueba la primera Ley de Sociedades Cooperativas en Venezuela. Unos de los hechos trascendentales que influyeron la creación de las cooperativas en Venezuela fue el gobierno de López Contreras en el año 1937, el cual ordenó a los gobernadores de los estados la promoción y desarrollo del cooperativismo.

Para el año 1939 se fundan en Venezuela 35 cooperativas de diversos tipos, un año después es promulgada la tercera (3era) Ley de Cooperativas en Venezuela y en 1944 el presidente Medina Angarita promulga una nueva Ley de Cooperativas donde se estableció la obligación que tiene el estado en defender u promover este tipo de organización.

Con la dictadura de 1948, el movimiento cooperativo en Venezuela sufre casi una desaparición total, sin embargo, a partir de 1960 se inicia una nueva etapa para el cooperativismo venezolano, seis (6) años más tarde se aprueba una nueva Ley General de Asociaciones Cooperativas y posteriormente se crea la Superintendencia Nacional de Cooperativas (SUNACOOP), como organismo de supervisión, control y unión de las políticas del Estado en esta materia.

El 18 de septiembre de 2001, entra en vigencia la nueva Ley Especial de Asociaciones Cooperativas en la cual se facilitan las legalizaciones de las cooperativas, basta con realizar el trámite ante el registro de su localidad. Esta ley define el carácter social de las cooperativas así como las regulaciones aplicables y la vinculación con los sistemas de seguridad social de la nación.

En términos generales, con esta nueva ley, el Estado procura adaptar las cooperativas a la realidad nacional y que, de esta manera, dichas organizaciones sean un ente generador de empleo y promotor de la participación de la sociedad en las actividades propias del estado.

En el estado Sucre el movimiento cooperativo dio sus primeros pasos en la década de los 60, cuando los organismos internacionales ponen en práctica programas dirigidos a los sectores populares de la ciudad de Cumaná, Cumanacoa, Península de Araya y una parte de la Península de Paria.

En esa época de auge de las cooperativas en el estado Sucre, fueron muchas las sociedades, de este tipo que se crearon, así como también se constituyeron muchas cooperativas de ahorro, de servicios múltiples, crédito y de consumo también se establecieron cooperativas de vivienda, transporte y las dedicadas a las actividades mixtas.

1.2.1 RESEÑA HISTORICA DE LA ASOCIACION COOPERATIVA DE SERVICIOS MULTIPLES ARAYA. R.L.

Para finales del año 1970 (noviembre) en Araya, José Maria Delgado da inicio a la construcción de organizaciones popular, con la finalidad de incentivar el ahorro entre los pobladores peninsulares, la cual adquiere la fuerza entre los vecinos que llegaron a la conclusión de fundar una cooperativa.

El 12 de junio de 1971 en la población de Araya, se reunieron un grupo de 50 vecinos y decidieron establecer una Asociación Cooperativa de Ahorro y Crédito de conformidad con lo establecido en la Ley General de Cooperativas. Se presento un proyecto de estatutos en la Asamblea General, aprobándose esta por unanimidad, recayendo la responsabilidad en el Consejo de Administración conformada de la manera siguiente: Presidente: José Delgado, Tesorero: Arquímedes Sulbaran; Vicepresidente: Linorys Salazar, Vocal: Arturo Salazar, y Secretaria: Mary Cova. Por el Consejo de Vigilancia: Presidente: Angel Marjal, Vicepresidente: Carlos Izaba y Secretario: Zoilo Campos.

La Asociación Cooperativa de Ahorro y Crédito "Araya" R.L, fue inscrita en la Superintendencia Nacional de Cooperativa (SUNACOOP) bajo el numero ACAC-149, según resolución Nº 4545 y publicada en Gaceta Oficial Nº 29586 con fecha 17/08/1971, a partir del año 1975 presta los servicios funerarios de la Central Cooperativa de Sucre (CECOSUC), y es a partir del año 1990 que la Cooperativa Araya se independiza de la Central Cooperativa de Sucre, en lo referente a los servicios funerarios y para esa fecha ya venia incursionando en el servicio de librería y comercialización de artículos electrodomésticos.

El 8 de marzo de 1998 se presenta un nuevo proyecto de reforma de los estatutos donde se le cambia la denominación de ésta, adoptando el nombre de Asociación Cooperativa de Servicios Múltiples Araya R.L, probándose esto en Asamblea y presentando todos los recaudos ante SUNACOOP quedando registrada con el NºACSM-313. Mediante resolución 021, según Gaceta Oficial Nº36440 de fecha 24/03/1998, hoy en día la Asociación Cooperativa de Servicios Múltiples Araya R.L, presta los siguientes servicios:

  • Ahorro y Crédito, (únicamente asociados) contemplan ahorros mínimos de Quinientos Bolívares (Bs. 500,00) semanal, y para los préstamos se estipula una tasa de 6% anual de interés variable sobre saldos deudor previo estudio del Comité de Ahorro y Préstamo.
  • Servicios Funerario, éste contempla un contrato para ocho (8) personas y un asociado, con una cuota semanal de Mil Doscientos Bolívares (Bs. 1.200,00) y el servicio que se presta es una urna modelo yersy, capilla móvil, sillas, cuñas radiales y Cientos Cincuenta Mil Bolívares (Bs. 150.000,00) por seguro Montepío.
  • Servicios de Salud, este contrato se presta para ocho (8) personas y un asociado, con una cuota semanal de Setecientos Bolívares( Bs.700,00) entre los servicios que ofrece la cooperativa a sus asociados y beneficiarios se encuentra el de Medicina General completamente gratuita para estas personas y de Seis Mil Bolívares ( Bs. 6000,00) para aquellas personas que no formen parte de la cooperativa, además cuentan con los servicios de odontología, laboratorio y medicina especializada para sus asociados u beneficiarios. Por ejemplo las consultas especializadas para los socios y beneficiarios son de Veinte Mil Bolívares( Bs. 20.000,00)

Dentro del servicio especializado se puede mencionar los siguientes:

  • Medicina Interna.
  • Pediatría.
  • Cardiología.
  • Cirugía General.
  • Cirugía Pediatría
  • Ginecología.
  • Oftalmología.
  • Fisiatría.
  • Neumología.
  • Otorrinolaringología.
  • Traumatología.
  • Ecosonograma.

En la actualidad existen entre asociados y beneficiarios más de 22.000 personas que gozan de este servicio de salud.

1.2.2 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA INSTITUCION.

ORGANIZACIÓN DE LA ASOCIACION COOPERATIVA DE SERVICIOS MULTIPLES ARAYA, R.L.

FIGURA Nº 1

Fuente: Rengel, Elys.

La figura Nº 1

Organizacionalmente, la Asociación Cooperativa de Servicios Múltiples Araya R.L, es un conglomerado que agrupa a tres entes (Financiamiento, Protección y Salud y Comercialización) ecomonicamente independientes entre sí, pero relacionado por la figura común de pertenecer a la Asociación Cooperativa de Servicios Múltiples Araya R.L.

Cada comité en la organización exige alto nivel de responsabilidad de tal manera, que la selección del personal para ocupar tales cargos no debe ser materia de simpatía, popularidad o carisma, por el contrario, la selección para estos cargos deben tener como requisito mínimo una adecuada preparación académica o adquiridas, por su experiencia en trabajos similares para ejercer el cargo de manera eficiente.

1.2.2.1. Asambleas de Asociados:

Es la autoridad suprema de la Cooperativa y sus acuerdos obligan a todos los asociados, presentes o ausentes conforme a la Ley Especial de Asociaciones Cooperativas, Estatutos y Reglamentos Internos.

Dentro de la Asociación Cooperativa de Servicios Múltiples Araya R.L, las decisiones que se acuerden dentro de la Asamblea General de Asociados serán de estricto cumplimiento entre sus asociados.

La Asociación Cooperativa de Servicios Múltiples Araya R.L, presenta dos (2) tipos de modalidades en sus asambleas:

1.2.2.1.1. La Asamblea Ordinaria:

Una Asamblea Ordinaria que se realizara una vez al año, según exigencias de la Superintendencia Nacional de Cooperativas (SUNACOOP) dentro del primer trimestre de cada año, los puntos a tratar en cada Asamblea Ordinaria, entre otros, son: los balance, informes o memorias que los Consejos de Administración, Vigilancia y demás comités deban presentar, así como el Plan Anual de Actividades de la Cooperativa, y su respectivo Presupuesto y elección de nuevos directivos, en sustitución de aquellos directivos cuyo período haya vencido.

1.2.2.1.2. Las Asambleas Extraordinarias:

Se celebran cuando se presenta una actividad o gestión que no esté contemplada en el Plan Anual de Trabajo, y que por su cuantía comprometen la estabilidad económica de la cooperativa, o cuando se presente cualquier circunstancia sobre la cual deba pronunciarse la asamblea. De cada Asamblea se levantará un acta que será asentada en el libro respectivo dentro de los diez (10) días siguientes a su celebración.

La convocatoria para la Asamblea de Asociados, sean éstas ordinarias o extraordinarias, se harán con siete (7) días de anticipación, por lo menos. Se podrá hacer por medio de un aviso escrito dirigido a todos los asociados; por un diario de circulación local, circulares, perifoneo, cuñas radiales o por cualquier otro medio de comunicación.

La Asamblea se considera constituida cuando asistan a ésta el cincuenta por ciento más uno de sus asociados. De no existir el quórum debido se suspenderá y se convocará para su realización en los próximos siete (7) y (15) días siguientes a su primera celebración; de persistir esta circunstancia (no existir quórum) se realizará con la cantidad de asociados presentes en ese momento. Si en la realización de la segunda asamblea por cualquier motivo se rompiera el quórum todos los puntos tratados hasta el momento serán validos y se deberá reanudar en las siguientes veinticuatro (24) horas con la cantidad de personas que se encuentre en el momento pautado para su celebración.

Los acuerdos que se obtuvieran por la realización de la Asamblea (con el quórum o sin el), deberán hacerse por escrito, por cualquier medio impreso de circulación regional, por avisos colocados en la sede de la Cooperativa o por cualquier medio de información que les hiciera saber a los asociados los acuerdos logrados; estos acuerdos deberán notificarlos en un plazo no mayor a quince (15) días hábiles siguientes a su realización.

En caso de que algún asociado decidiera impugnar la Asamblea, tendrá un plazo no mayor a treinta (30) días desde el momento de la publicación de las propuestas aprobadas en la Asamblea, dicha impugnación sería objeto de revisión siempre y cuando el asociado estuviese presente en el momento de celebrarse la Asamblea.

La Asociación Cooperativa de Servicios Múltiples Araya, R.L, por ser una cooperativa que cuenta con veintidós mil (22.000) asociados activos se ve en la necesidad de realizar sus asambleas por delegados distritales, ya que convocarla por asociados resulta prácticamente imposible; dichos delegados serán representantes de sus pueblos en la cooperativa y a su vez servirán de portavoz de los acuerdos alcanzados en las asambleas.

Son decisiones privadas de la Asamblea las siguientes:

  • Aprobar y modificar el estatuto y los reglamentos que le corresponda.
  • Fijar las políticas generales y aprobar los planes y presupuestos.
  • Decidir sobre cuales integrantes de las instancias deberán elegirse y removerse por la reunión general de asociados o Asamblea, de conformidad con el estatuto.
  • Analizar y tomar decisiones que correspondan con relación a los balances económicos y sociales.
  • Decidir sobre los excedentes.
  • Decidir sobre las afiliaciones o desafiliaciones a organismos de integración.
  • Decidir sobre las políticas para la asociación con personas jurídicas de carácter asociativo y sobre las políticas para la contratación con personas jurídicas, públicas o privadas.
  • Resolver sobre fusión, incorporación, escisión, segregación, transformación o disolución.
  • Decidir sobre la exclusión de asociados, de conformidad con la Ley y el estatuto correspondiente.
  • Las demás que establezca la Ley, o los estatutos de la Cooperativa.

1.2.2.2. Consejo de Administración.

El Consejo de Administración es el órgano ejecutivo de la Asamblea, que tendrá a su cargo la administración y dirección de las actividades socioeconómicas de la Cooperativa, así como la ejecución de los planes acordados en la Asamblea, ajustándose a las normas que ésta les haya fijado, también este Consejo será la representación de la Cooperativa de conformidad con lo establecido en la Ley Especial de Asociaciones Cooperativas.

El Consejo de Administración tendrá aparte de lo dispuesto en la Ley y lo establecido en el párrafo anterior las siguientes atribuciones:

  • Llevar sistemas adecuados de contabilidad y control interno.
  • Realizar la elaboración trimestral de los estados financieros; requisito obligatorio para ser consignado ante la Superintendencia Nacional de Cooperativas ((SUNACOOP), según artículo Nº 2 de la resolución Nº 002, emitida por esta el 11 de Julio del 2.002.
  • Efectuar anualmente un estudio financiero de la Cooperativa y recomendar a la Asamblea la mejor forma de distribuir los excedentes.
  • Presentar a la Asamblea los balances, informes o memorias, el Plan Anual de Actividades y su respectivo presupuesto, así como los proyectos de reforma estatutarias.
  • Convocar a la Asamblea cuando se presente una actividad que no este contemplada en el Pan Anual de Trabajo y que por su cuantía comprometa la estabilidad económica de la Cooperativa.
  • Previa aprobación de la Asamblea, adquirir, enajenar y gravar bienes inmuebles, y celebrar toda clase de contratos sobre los mismos.
  • En general, desarrollar las actividades que consideren convenientes a la mejor dirección y administración de la Cooperativa.

El Consejo de Administración de la Asociación Cooperativa Araya R.L, está integrado por siete (7) miembros principales con sus respectivos suplentes. Los requisitos para ser miembro del Consejo de Administración de esta Cooperativa son los siguientes:

  • Ser mayor de edad.
  • Ser asociado de la cooperativa.
  • Estar activo un año como mínimo dentro de la cooperativa.

La elección del Consejo de Administración se realizará en Asamblea Ordinaria y tendrá una duración en sus cargos directivos, de la siguiente manera: un Presidentes, tres (3) años, el Subcomisionados, dos (2) años y el Secretarios y Suplentes dos (2) años. Todos los cargos podrán ser reelectos por un periodo, siempre y cuando puedan demostrar en su gestión la estabilidad y buen desarrollo de la Cooperativa.

Los miembros principales son denominados directivos y los cargos que posee el Consejo de Administración son los siguientes:

  • Presidente.
  • Secretario.
  • Tesorero.
  • Comisionado de Educación, Cultura y Deporte.
  • Comisionado de Protección Social.
  • Comisionado de Comercialización.
  • Comisionado de Ahorro y Crédito.

1.2.2.2.1. Facultades y Obligaciones del Presidente del Consejo de Administración:

  • Presidir las sesiones de la Asamblea.
  • Firmar junto con el secretario, las actas de las Asambleas y de las sesiones del consejo.
  • Representar legalmente a la Cooperativa.
  • Otorgar las diferentes contrataciones (laborales, y de negociación)
  • Cualquier otra facultad que le otorgue la Asamblea o el Consejo de Administración.

1.2.2.2.2. Facultades y Obligaciones del Secretario del Consejo de Administración:

  • Asentar las actas de las reuniones del Consejo de Administración y de las Asambleas en los libros respectivos, y firmarlos conjuntamente con el Presidente.
  • Convocar a las reuniones del Consejo de Administración, así como también a la Asamblea cuando lo acuerde dicho Consejo
  • Llevar el libro de registro de asociados.
  • Tramitar la correspondencia y expedir certificaciones.
  • Cualquier otra que señale el Consejo de Administración o la Asamblea.

1.2.2.2.3. Facultades y obligaciones del Tesorero del Consejo de Administración:

  • Supervisar y hacer guardar bajo custodia en la sede de la Cooperativa, toda la documentación relacionada con los ingresos, depósitos, valores y uso de los fondos.
  • Informar al Consejo de Administración de cualquier irregularidad que se presente por parte de los asociados en el pago de sus certificados, préstamos o cualquiera otra obligación que tenga con la Cooperativa.
  • Entregar bajo inventario todos los libros, documentos, registros, y demás pertenencias de la Cooperativa, tan pronto se nombre su sucesor.
  • Cualquier otra que señale el Consejo de Administración o la Asamblea.

1.2.2.2.4. Facultades y obligaciones del Comisionado de Educación, Cultura y Deporte:

  • Coordinar todas las actividades educativas de la Cooperativa.
  • Velar por la buena capacitación de todos los asociados de la Cooperativa, coordinando cursos, charlas, talleres, etc.
  • Impulsar y coordinar el desarrollo de las relaciones sociales de la Cooperativa.
  • Coordinar las actividades referentes al fomento cultural y deportivo de las Cooperativas.
  • Cualquier otra que señale el Consejo de Administración o la Asamblea.

1.2.2.2.5. Facultades y obligaciones del Comisionado de Ahorro y Crédito:

  • Se encargara de dirigir y controlar todo lo concerniente con los servicios de ahorro y crédito prestados en la cooperativa.
  • Contribuir con el desarrollo y mejoramiento del sistema financiero en la Cooperativa.
  • Cualquier otra que señale el Consejo de Administración o la Asamblea.

1.2.2.2.6. Facultades y obligaciones del Comisionado de Protección Social.

  • Velar por la coordinación, buena marcha y desarrollo del servicio funerario prestado por la Cooperativa, así como también de todo lo relacionado con el servicio de salud.
  • Cualquier otra que señale el Consejo de Administración o la Asamblea.

 

1.2.2.2.7. Facultades y obligaciones del Comisionado de Comercialización.

  • Dirigir y controlar las actividades concernientes con servicios de librería, fotocopiado, computación, electrodomésticos, abastecimiento y turismo prestado por la Cooperativa y cualquier de licita circulación.
  • Informar al Consejo de Administración de los servicios antes mencionados.
  • Cualquier otra que señale el Consejo de Administración o la Asamblea.

El Consejo de Administración tiene a su cargo una instancia de trabajadores la cual se encarga de poner en marcha toda la actividad operativa o funcional de la Cooperativa, la cual esta conformada por:

  • Tres (3) cajeros.
  • Una (1) Secretaria.
  • Una (1) Aseadora.
  • Un (1) Chofer.
  • Un (1) Vigilante.
  • Seis (6) Asistentes medico.

En general el Consejo de Administración tiene las atribuciones de desarrollar las actividades que considere conveniente a la mejor dirección y administración de la Cooperativa.

1.2.2.3. Consejo De Vigilancia.

El Consejo de Vigilancia es el organismo Contralor de la Cooperativa, esta integrado por tres (3) miembros principales y sus suplentes, todas las personas que integran este consejo al igual que las otras instancias que integran la Cooperativa son elegidos democráticamente en la Asamblea de asociados; dentro de los requisitos mínimos que deben tener los representantes del Consejo de Vigilancia están el de ser mayor de edad y asociado de la Cooperativa.

El Consejo de Vigilancia de la Asociación Cooperativa Araya R.L, está integrado por: Un Presidente o Contralor, el Vicepresidente o Subcontralor y un Secretario; además el resto del consejo lo conforman un grupo de suplentes de los cargos antes señalados.

Dentro de las atribuciones de este Consejo encontramos las siguientes:

  • Vigilar que se cumplan los deberes y obligaciones por parte de los directivos, trabajadores y socios.
  • Vigilar que la contabilidad sea llevada con puntualidad en los libros autorizados.
  • Vigilar que lo acordado en las Asambleas se cumpla a cabalidad.
  • Emitir un informe anual sobre la memoria y cuenta del Consejo de Administración y demás Comités.
  • Escoger al personal y la institución que se encargara de la auditoria.

1.2.2.4. Comité de Educación, Cultura y Deporte.

El Comité de Educación, Cultura y Deporte, al igual que el Consejo de Administración y el Consejo de Vigilancia son las tres (3) instancias que según la Ley Especial de Asociaciones Cooperativas deben tener cualquier cooperativa.

Este Comité es el encargado de coordinar, impulsar, desarrollar e impartir la educación, cultura y deporte cooperativista, así como la capacitación técnica requerida para la consecución de los objetivos de la cooperativa. Este comité al igual que las otras instancias con las que cuenta la cooperativa se rige por un reglamento interno que elabora el Consejo de Administración y aprueba la asamblea.

En la Asamblea se elegirá los representantes de este comité con excepción del secretario que es designado por el Consejo de Administración; este comité esta conformado por un Comisionado el cual es el enlace entre el Consejo de Administración y este comité, un Subcomisionado y un secretario.

El Comisionado de este comité durará en sus funciones tres (3) años, dos (2) años el Subcomisionado y un (1) año el secretario pudiendo ser reelegidos por un periodo más.

La Ley Especial de Asociaciones Cooperativas estipula un porcentaje o apartado como mínimo de los resultados obtenidos en el ejercicio económico culminado, para las funciones operativas del Departamento Educación, Cultura y Deporte.

.

1.2.2.5. Comité de Financiamiento, Protección Social y Producción y Comercialización.

Comité de Financiamiento, Protección Social y Producción y Comercialización, son los responsables de la administración de las secciones que representan convirtiéndose en los gerentes de cada departamento. Esos departamentos funcionan en forma económicamente independientes una de la otra, cada una genera sus propios ingresos y cubre sus egresos, cada uno toma decisiones en cuanto a sus actividades administrativas previa autorización del Consejo de Administración.

Cada sección, realiza sus propios asientos contables para lo cual utilizan un código de cuenta diferente una de la otra y presentan Estados de Ganancias y Perdida por departamento y un Consolidado, en cada estado se refleja los bienes, obligaciones y patrimonio. Este último a través de los certificados de aportación de cada departamento. Cada departamento tiene sus propios pasivos y se prestan entre sí para cubrir egresos por falta de liquidez de uno de los departamento creándose cuentas por pagar y por cobrar respectivamente entre cada sección.

 

1.2.2.6. Comité de Ahorro y Crédito.

El Comité de Ahorro y Crédito de la Asociación Cooperativa de Servicios Múltiple Araya,

R.L, es el encargado de controlar, gestionar y dirigir todo lo relacionado con el servicio relacionado con las actividades de crédito y financiamiento de la cooperativa; esta instancia, se rige por un reglamento interno elaborado por el Consejo de Administración y aprobado por la Asamblea de Asociados.

La directiva de este comité cuenta con un Comisionado elegido en asamblea de socios, un Subcomisionado y un Secretario que es designado por el Consejo de Administración; este Comisionado servirá de enlace entre el Consejo de Administración y el Comité de Ahorro y Crédito.

Los Comisionados de este comité tendrán una duración en su cargo de tres (3) años, pudiendo ser reelectos por un periodo más; el Subcomisionado tendrá una duración de dos (2) años y el Secretario tendrá una duración en su cargo de un (1) año, ambos cargos podrán ser reelectos en sus cargos por un periodo más.

1.2.2.7. Comité de Protección Social.

El Comité de Protección Social de la Asociación Cooperativa de Servicios Múltiple Araya, R.L, es el encargado de coordinar, controlar, prestar y dirigir todo lo referente al servicio relacionado con el servicio de funeraria y salud integral de la cooperativa; esta instancia, se rige por un reglamento interno elaborado por el Consejo de Administración y aprobado por la Asamblea de Asociados.

Al igual que el Comité de Ahorro y Crédito, este cuenta con un Comisionado que sirve de enlace entre el Consejo de Administración y el Comité de Protección Social, que es designado por la asamblea de socios y el cual tendrá una duración en el cargo de tres (3) años pudiendo ser reelegido por un periodo mas; además cuenta con un Subcomisionado y un Secretario que son designados por el Consejo de Administración y que tendrán una duración en sus cargos de dos (2) y un (1) año respectivamente.

1.2.2.8. Comité de Producción y Comercialización.

Este comité tiene por finalidad coordinar, prestar, dirigir y controlar todo lo relacionado con el servicio de: abasto, librería, ventas de artefactos electrodomésticos, fotocopiado, computación y bienes de servicios, al igual que los otros comités que posee la cooperativa, ésta cuenta con su propio reglamento interno elaborado por el Consejo de Administración y aprobado por la Asamblea.

El Comité de Producción y Comercialización cuenta con una directiva formada por un (1) Comisionado que es elegido por la Asamblea y el cual durará en sus funciones tres (3) años de servicio pudiendo ser reelecto por un período más, este comité también cuenta con un Subcomisionado y un Secretario ambos cargos son designado por el Consejo de Administración y tienen una duración en sus funciones de dos (2) y un (1) año respectivamente.

1.2.2.9. Forma de Designación, Atribuciones y Garantías.

La designación de los cargos o trabajos que oferte la cooperativa serán potestad única del Consejo de Administración, previa presentación de los currículos por parte de los interesados, las elecciones del personal seleccionado se hará sujeto a la reglamentación interna que posee la cooperativa.

En ningún caso los directivos de los Consejos de Administración y de Vigilancias podrán ostentar cargos como personal fijo de la Institución, es decir, ninguno de los directivos de estos consejos podrán ejecutar cargos de gerentes, administradores, contadores, secretarios, médicos, bioanalistas, etc.

El gerente o administrador de la asociación cooperativa tiene que tener los conocimientos técnicos de la especialidad para la cual es contratada, pero además tiene que tener conocimientos básicos sobre los principios por los que se rigen las cooperativas.

 

1.2.2.10. Responsabilidad de los Asociados

Los estatutos de la Asociación Cooperativa de Servicios Múltiples Araya R.L, contempla en el Artículo Nº 26 que el trabajo en las cooperativas es responsabilidad de todos los asociados sin esperar percibir compensación económica alguna por su colaboración prestada sea a tiempo completo o a tiempo parcial, con derecho a participación en los excedentes que se produzcan en la cooperativa.

En la actualidad, la cooperativa se ha visto en la necesidad de incentivar económicamente a los asociados que presten sus servicios a esta, con una remuneración denominada anticipos societarios, cuantía según la labor que desempeña el trabajador asociado en la institución.

1.2.2.11. Características.

Las características del trabajo cooperativo que posee la asociación están contempladas en el Artículo Nº 32 de la Ley Especial de Asociaciones Cooperativas, dicho artículo reza de la siguiente manera:

El trabajo cooperativo es asociado, cualquiera sea su objeto, y bajo cualquier modalidad, se desarrollará en equipo, con igualdad, disciplina colectiva y autogestión, de tal modo que se estimule la creatividad y el emprendimiento, la participación permanente, la creatividad de bienestar integral, la solidaridad y el sentido de identidad y pertenencia. Estas características están enmarcadas en los principios cooperativos por los cuales se rigen todas las cooperativas.

1.2.2.12. Participación de los Asociados Trabajadores.

Las formas de coordinación y compensación del trabajo se establecerán bajo principios de equidad y amplia participación.

El trabajo cooperativo debe organizarse de manera tal que se garantice la más amplia participación de los asociados y que sean estos los que ejecuten dichas labores, tomando en cuenta las políticas, planes y modalidades del mismo trabajo.

Las instancias de coordinación de los procesos administrativos, evaluación y educación deben garantizar igualmente su participación en este proceso.

1.2.2.13. Regulaciones.

El trabajador cooperativo está sujeto a disposiciones establecidas en la Ley Especial de Asociaciones Cooperativas, es decir, los trabajador cooperativos no tienen ningún vinculo de dependencia laboral con la institución, ya que estos son sometidos a un régimen de cancelación por servicios prestados denominada anticipos societarios.

Estos anticipos son deducibles al final del ejercicio contable de la partida de los excedentes, por lo tanto, las personas que cobran por este rubro no tienen derecho en la repartición de los excedentes, siempre y cuando estos estén por encima del monto recibido en todo el periodo contable a relacionar, de estar por debajo la porción recibida en dicho periodo contable tendrá derecho el socio trabajador a recibir la porción restante para la compensación de lo que debe percibir cada socio por reparto de dichos excedentes.

Los asociados que aportan su trabajo en la cooperativa no tienen vínculo de dependencia con la cooperativa ya que los anticipos societarios no tienen condición de salario. En consecuencia, no estarán sujetos a las legislaciones laborables aplicables a los trabajadores dependientes y las diferencias que surjan, se someterán a procedimientos previstos en la Ley Especial de Asociaciones Cooperativas y otras leyes que consideren la relación de trabajo asociado.

1.2.2.14. Anticipos Societarios.

Todos los asociados que aporten su trabajo tienen derecho a percibir, periódicamente, según sea su participación en la cooperativa, previa normativa establecida en los estatutos y reglamentos internos, anticipos societarios a cuenta de los excedentes de la cooperativa.


Partes: 1, 2, 3, 4


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