Metodología aplicada para elaborar un Manual de Organización de una Escuela (página 2)

Objetivos del
Manual de
Organización

 La creación de manuales de
organización en nuestras entidades agrupa
los siguientes objetivos:

• Esquematizar los puestos, relaciones y funciones para
  presentar una visión de conjunto de la
  organización, o sea, la organización como un
  sistema.

• Precisar las funciones encomendadas a cada unidad
  organizativa para deslindar responsabilidades, evitar
  duplicaciones y detectar  omisiones.
• Apoyar a la ejecución correcta de las labores
  encomendadas al personal y
  propiciar la uniformidad en el
  trabajo.
• Servir como orientación al personal de nuevo
  ingreso, para facilitar su incorporación a las
  diferentes unidades organizativas.
• Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos
  humanos y materiales
  para ayudar a reducir los costos de
  operaciones
  de la organización.  
• Definir el flujo de información que permita la
  aplicación del sistema de
  información y comunicación.
• Servir de base para la aplicación de los
  sistemas de
  Control Interno, Calidad, etc.,
  permitiendo un ambiente de
  control
  organizacional.
• Permitir realizar la tarea principal de un directivo:
  organizar, delegar, supervisar y motivar al
  personal.

1. Manual de
   Organización de la EHTSC

Teniendo en cuenta las características y
necesidades de la Escuela,
así como las exigencias de los organismos superiores e
instituciones
externas el Manual de
Organización abarca todas las unidades organizativas
de la entidad y tiene por objeto dar una visión integral
de la organización, orientado a propiciar una mayor
coordinación entre el personal de la 
Escuela, ya que facilita la identificación de las
funciones dentro de un contexto general y sirve como instrumento
de consulta al público interesado en conocer la
organización de las unidades organizativas.

Su elaboración:

Para la realización del trabajo se
partió de una revisión bibliográfica que
consideró los enfoques sobre control interno,
estructuración de empresas,
resoluciones. Se tuvo en cuenta la Tesis de
Maestría desarrollada por el autor en la que se hizo un
análisis técnico y detallado de la
estructura de
la Escuela. Además, se entrevistó a todos los
miembros del Consejo de Dirección, jefes de unidades, y al personal
necesario para la obtención de información sobre
las características de cada unidad; misiones, objetivos,
funciones, entre otros elementos indispensables para el desarrollo del
trabajo.

La necesidad de la elaboración del Manual de
Organización surge a partir del diagnóstico que le realizamos la Escuela de
Hotelería
y Turismo de
Santiago de Cuba en
relación a la implementación del Sistema de
Control
Interno. Detectándose deficiencias en la
elaboración del Expediente de Control interno, y la no
conformación del Manual de Organización.

A partir de esta problemática, reelaboramos el
Expediente de Control Interno. Además, confeccionamos el
Manual de Organización de la Escuela para el cual tuvimos
en cuenta los siguientes pasos:

1. Análisis de la estructura de la
   Escuela.
2. Diseño de la estructura del Manual de
   Organización.
3. Revisión de Resoluciones, reglamentos y
   documentos
   necesarios.
4. Reunión de asesoramiento con el
   Comité de Control Interno, Consejo de Dirección y
   Jefes de Áreas.
5. Trabajo con los implicados.
6. Presentación de la primera versión
   del Manual.

Explicación de cada Paso:

Análisis de la estructura de la
Escuela.

En este aspecto se tuvieron en cuenta los resultados de
la Tesis de Maestría desarrollada por el autor que
partieron de los elementos siguientes:

• Análisis de las necesidades globales de la
  Escuela: Objeto Social, Misión,
  Objetivos, Estrategias, El
  Sistema Técnico para desarrollar el trabajo, y los
  recursos con
  que cuenta el Centro en sentido general.
• Análisis histórico de la Escuela, desde
  su fundación hasta el contexto actual en el que se
  desempeña la misma.
• Diagnóstico de la cultura
  vigente en el centro.
• Análisis del comportamiento en la escuela, del concepto de
  Mintzberg sobre estructura, el cual plantea que es la "forma en
  que se divide el trabajo en tareas distintas, siguiendo luego
  la coordinación de las mismas.
• Análisis del funcionamiento de la Escuela,
  partiendo de las cinco partes de la organización
  según Mintzberg y el organigrama
  actual del centro.
• Análisis del comportamiento de los
  parámetros de diseño planteado por Mintzberg,
  además del análisis de
  puestos de trabajo del Centro ( Puestos: Profesor,
  Operario General de Mantenimiento, Asesor
  Jurídico).
• Análisis del comportamiento de los factores de
  contingencia.

Diseño de la estructura del Manual de
Organización.

Los puntos que a continuación se relacionan
integran el Manual de Organización de la
EHTSC. 

1 Portada del manual

Aparece el logotipo de la Escuela, nombre de la misma,
una fotografía
del edificio donde se encuentra ubicada,

2 Hoja de identificación de
firmas

Contiene el nombre, cargo y firma de las personas
responsables de validar la información contenida en cada
hoja del manual, comenzando con la Directora Nacional, el
Director de la Escuela y los Subdirectores

3 Índice

 Este se estructura por la relación de
capítulos o partes que conforman el manual

4 Introducción

Se define organización y se plasma el concepto de
Manual de organización. Además quedan especificados
los objetivos del Manual y la forma como fue confeccionado el
mismo

5 Antecedentes Históricos

Se describe la evolución orgánica-funcional de la
Escuela, partiendo desde los orígenes de la misma. Se
incluye la información sobresaliente de su desarrollo
histórico.

6 Marco Jurídico Administrativo

Se plasma el Objeto Social en el que aparecen las
atribuciones que sustenta el funcionamiento de la
entidad.

7 Elementos Estructurales

Se clasifica el tipo de estructura que tiene la
Escuela.

Se especifica la plantilla general del
Centro.

Se definen los componentes físicos de la
estructura.

7.1 Funcionamiento General de la
Escuela.

Se describe el funcionamiento de la misma según
las partes componentes de una organización.

Se definen los Mecanismos de coordinación,
partiendo de tres elementos de la estructura: el Núcleo
de Operaciones del área docente, el Staff de Apoyo
(área administrativa) y el Núcleo de
Operaciones del Hotel Escuela.

2. Estructura Orgánica.

Se identifica la posición que tiene cada unidad
organizativa y la autoridad del
dirigente, en orden descendente según el organigrama
general.

Se especifican los objetivos de cada unidad y el nivel
de subordinación.

Se definen los mecanismos de coordinación del
trabajo entre las unidades.

7.3 Atribuciones.

Se describen en forma textual las atribuciones
conferidas a las unidades organizativas por las disposiciones
jurídicas que dan base a sus actividades

7.4 Organigrama General

Representa los órganos principales de la entidad
y sus interrelaciones básicas. (Organigrama aprobado).
Además, con el estudio realizado quedó definido el
organigrama funcional, a través del cual se realizan los
diferentes flujos que atraviesan la Escuela y que se debe tener
en cuenta para la realización de los posibles cambios
estructurales.

7.5 Organigramas Específicos.

Representa la estructura interna de cada unidad de la
Escuela. Nivel de autoridad, subordinación y responsabilidad.

7.5.1 Flujo de trabajo Restauración. Hotel
Escuela

Aparece el flujo de trabajo del área de
restauración incluyendo las entradas (insumos, recursos,
información, etc.), subprocesos y las salidas (los
servicios que
se prestan, los productos que
se brindan). Representa la cadena Proveedor – cliente –
Proveedor – Cliente, especificado en: Proveedores
– Área de Abastecimiento – Área
Elaboración – Puntos de Ventas –
Clientes

7.5.2 Flujo de trabajo Alojamiento. Hotel
Escuela

Aparece el flujo de trabajo del área de
alojamiento incluyendo las entradas (insumos, recursos,
información, etc.), subprocesos y las salidas (los
servicios que se prestan, los insumos que se brindan). Representa
la cadena Proveedor – cliente – Proveedor –
Cliente, especificado en: Proveedores – Área de
Abastecimiento – Área de Alojamiento –
Clientes.

7.6 Estructura Funcional.

Se describen las actividades inherentes a cada uno de
los cargos de las unidades administrativas contenidos en la
estructura orgánica, que permiten cumplir con sus
responsabilidades y deberes. En ella aparecen:

• Ocupación
• Categoría ocupacional
• Nivel de Subordinación
• Grupo escala
• Funciones

7.7 Sistema Informativo.

Se describe el Cuadro de Origen y Destino de la
Información de cada unidad inherente al Sistema de
Información del Centro, atendiendo a la estrategia y
programa de
operaciones de la Escuela, dando cumplimiento de esa forma, entre
otros, al Decreto Ley No. 221 de
los Archivos de la
Republica de Cuba, al quedar establecido que cada unidad debe
crear sus tipos de archivos (de Gestión, Auxiliares). En el Cuadro aparecen
los elementos siguientes:

• Información
• Responsable de la Información
• Tema que trata
• Periodicidad
• Destino

8 Conclusiones

Se relacionan los elementos relevantes contemplados en
el Manual de Organización de la Escuela.

9 Bibliografía Utilizada.

Para desarrollar el punto relacionado con las funciones
y contenidos de trabajos de los diferentes cargos se
consultó una variada bibliografía entre las cuales
tenemos:

• Balancista distribuidor.doc
• Chofer D [1].doc.
• Contenido de Sucar.doc
• Contenido de trabajo (Dpete[1].
  Almacn).doc
• Contenido de trabajo chofer comprador.doc
• Contenido de trabajo.doc
• Contenido trabajo chofer distribuidor estibador
  Mecnico.doc
• Contenido trabajo chofer distribuidor
  estibador.doc
• Especialista en MTT e inversiones.doc
• Operario de mantenimiento general.doc
• Resolución 108 calificador común
  técnico.pdf
• Resolución 112 calificador
  turismo.pdf
• Resolución 15 2003.pdf
• Resolución No [1]. 165-2006 Encargado de
  Almacén.pdf
• Subdirector Administrativo 06.doc
• Técnico en Abastecimiento
  Ramal.doc
• Unión de Empresas Estatales
  Gaceta.pdf
• Funciones y Facultades.doc
• Resolución 1 2003.pdf
• Calificador MINED cargos 17 08 05
  _4_.pdf.

A
continuación seguimos con el desarrollo de los pasos para
la confección del Manual.

Revisión de Resoluciones, reglamentos y
documentos necesarios.

Para el trabajo con las funciones de los cargos y su
actualización se analizaron una serie de resoluciones,
calificadores de cargos y documentos que permitieron completar
estos elementos del manual.

Reunión de asesoramiento con el Comité
de Control Interno, Consejo de Dirección y Jefes de
Áreas.

A todos los miembros del Comité de Control
Interno, Consejo de Dirección y Jefes de Áreas se
les dio asesoramiento sobre el trabajo que se estaba realizando
en relación a la elaboración del Manual de
Organización, teniendo en cuenta las informaciones y
elementos que cada cual debía aportar en el momento
determinado. Además, se elaboraron y distribuyeron
cronogramas de trabajo, planes de acción
que permitieron una mejor organización del trabajo y los
cuales exponemos continuación:

FORMATUR. SANTIAGO DE
CUBA.

Control Interno. Cronograma de
trabajo

Mes: Octubre/07

Semana: del 1 – 5

Además:

Nota1: Tener elaborados los objetivos
de trabajo de cada unidad

Nota2: Entregar las funciones de cada
puesto de trabajo por individual.

Nota3: Traer elaborados los
organigramas específicos según modelo
entregado.

Elaborado por: MSc. Pedro Manuel Pérez
Solórzano. Aprobado por: MSc. Ramón
Simón Ricardo.

Profesor Director.

CONTROL INTERNO EHTSC.

Plan de acción para culminar el
Manual de Organización.

Nota: Dar
participación a los colaboradores de las áreas
(unidades, departamentos), para el cumplimiento de las
tareas.

Fecha de elaboración: Martes, 18 de
septiembre de 2007. Elaborado por: MSc. Pedro
Manuel Pérez Solórzano. Profesor

Aprobado por: MSC. Ramón
Simón Ricardo. Director.

EHTSC.

CONTROL INTERNO.

Relación de tareas que faltan para culminar el
Manual de Organización de la Escuela, y las unidades que
deben accionar para cumplir con las mismas.

Elaborado por: MSc. Pedro Manuel Pérez
Solórzano. Aprobado por: MSc. Ramón Simón
Ricardo.

Profesor Director.

Trabajo con los implicados.

El autor desarrolló despachos con todos los
implicados en la elaboración del Manual de
Organización. Comenzando con el Director de la Escuela,
Los Subdirectores, Jefes de Departamentos y unidades. Todos
fueron aportando las informaciones y elementos necesarios que
enriquecieron el trabajo. La parte más laboriosa fue con
la representante del área de Recursos Humanos por la
cantidad de información que se tuvo manejar.

Presentación de la primera versión del
Manual.

Luego de culminada la primera versión del Manual
de Organización se realizó una impresión de
la misma para su validación por la Dirección de la
Escuela.

Es bueno destacar que ésta versión ya fue
sometida a diferentes visitas de inspección con buenos
resultados. La primera fue de los Directores de las Escuelas
FORMATUR y luego por una Inspección Gubernamental. Para su
segunda versión el Manual quedará enriquecido con
nuevos elementos estructurales.

Conclusiones.

El Sistema Organizativo es un elemento indispensable a
tener en cuenta en el trabajo administrativo y puede quedar
representado a través del Manual de
Organización.

Los seis pasos desarrollados para la elaboración
del Manual de organización de la Escuela podrían
constituir una guía para desarrollar esta importante tarea
en las organizaciones.

Recomendaciones.

1. Desarrollar Procesos de Consultoría a las instalaciones del
   Sector del Turismo que lo necesiten y soliciten, a partir de la
   metodología desarrollada.

Bibliografía.

• Análisis de la estructura de la Escuela de
  Hotelería y Turismo "Orlando Fernández Montes de
  Oca" de Santiago de Cuba. Tesis en opción del
  título de Máster en Dirección. Lic. Pedro
  Manuel Pérez Solórzano. 2005
• Manual de Organización de la Escuela de
  Hotelería y Turismo "Orlando Fernández Montes de
  Oca" de Santiago de Cuba. Primera Versión. MSc. Pedro
  Manuel Pérez Solórzano. 2007
• Metodología de cómo hacer el Manual de
  Organización. Monografías.com
• Resolución No.297 – 2003 del Ministerio
  de Finanzas y
  Precios.
• Cooper&Librand S.A. (1992), Informe
  COSO, Instituto de Auditores Internos de España.

Datos del Autor Actualizados.

Autor

MSc. Pedo Manuel Pérez
Solórzano

Profesor Departo – Gestión y Turismo

Escuela de Hotelería y Turismo "Orlando
Fernández Montes de Oca" – Santiago de Cuba –
Año 2007