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Administración del Conocimiento (Knowledge Management) (página 2)




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En detalle refiere a las herramientas y a las técnicas diseñadas para preservar la disponibilidad de la información llevada a cabo por los individuos dominantes y para facilitar la toma de decisión y la reducción de riesgo. Es un mercado del software y un área en la práctica de la consulta, relacionada a las disciplinas tales como inteligencia competitiva. Un tema particular de la administración del conocimiento es que el conocimiento no se puede codificar fácilmente en forma digital, tal como la intuición de los individuos dominantes que viene con años de la experiencia y de poder reconocer los diversos patrones del comportamiento que alguien con menos experiencia no puede reconocer.

El proceso de la Administración del Conocimiento, también conocido en sus fases de desarrollo como "aprendizaje corporativo", tiene principalmente los siguientes objetivos:

  • Identificar, recoger y organizar el conocimiento existente.
  • Facilitar la creación del nuevo conocimiento.
  • Iniciar la innovación a través de la reutilización y apoyo de la habilidad de la gente a través de organizaciones para producir un realzado funcionamiento de negocio.

La transferencia del conocimiento (un aspecto da la Administración del Conocimiento) ha existido siempre como proceso, informal como las discusiones, sesiones, reuniones de reflexión, etc. o formalmente con aprendizaje, entrenamiento profesional y programas de capacitación. Como práctica emergente de negocio, la administración del conocimiento ha considerado la introducción del principal oficial del conocimiento, y el establecimiento de Intranets corporativo, de wikis, y de otras prácticas de la tecnología del conocimiento y de información.

Origen y desarrollo de la Administración del conocimiento

Al descubrir que dentro de la estructura de las empresas se dispone de experiencia, conocimientos y relaciones, cuyo valor es incalculable, se comenzó a estudiar la forma de "capturarlo". Esta necesidad dio paso a una nueva disciplina conocida con el nombre de Administración del Conocimiento o Knowledge Management (KM).

A partir de 1987 se maneja la idea de que la génesis y propiedad verdaderas de ideas y conocimientos técnicos no son corporativas, ni personales, pertenecen a algo que se comenzó a conocer como comunidad de la práctica. Con esta idea nueva surgió dentro de las organizaciones e instituciones la aceptación de que el conocimiento generado dentro de ellas es colectivo.  El término comunidad de la práctica se comenzó a usar más a menudo después que el Instituto para la Investigación del Aprendizaje de Palo Alto, tuvo como hallazgo fundamental de su trabajo que el aprendizaje es social: No obstante  la imagen romántica del  erudito doblado en su escritorio inmerso en un haz de luz de la lámpara, el aprendizaje sucede en grupos

Es la variación de servicios no profesionales a los generados a través de  información y conocimientos los que han provocado esta evolución al reconocimiento de capitales intelectuales y activos intangibles. Los intangibles aunque no se pueden tocar, si se pueden identificar y clasificar adecuadamente. 

Administración del Conocimiento profesional

Los profesionales de la Administración del Conocimiento pueden utilizar un léxico específico para explicar la dinámica de la transferencia del conocimiento. Por ejemplo en los diez años pasados, Internet ha visto a grupos establecer discusiones sobre el uso del capital intelectual como valor métrico; el significado tácito contra conocimiento explícito o más.

Práctica

La administración del Conocimiento intenta poner de relieve la ventaja competitiva que se da con el mejoramiento o el aprendizaje más rápido y crear nuevo conocimiento. El interés en la Administración del conocimiento se está conduciendo en parte por:

Velocidad de la conectividad

  • Contenido creciente del conocimiento en productos y servicios.
  • Ciclos de desarrollo más cortos de producto nuevo.
  • La sobrecarga de la información como generación del conocimiento prolífera.
  • Peticiones por parte de individuos para apoyarse en la experiencia de las personas a través de la organización.

Desde su adopción por parte de la comunidad de negocios y de la población, el Internet ha conducido a un aumento en la colaboración creativa, el aprendizaje e investigación, comercio electrónico, e información inmediata. Con las tecnologías mejoradas, se han ido los días de estantes polvorientos, de mensajes imperfectos o deformados y del mail lento. En numerosos aspectos, la práctica de la Administración del conocimiento continuará desarrollándose con el crecimiento de los usos de la colaboración disponibles por Tecnologías de Información y a través del Internet. El aprendizaje electrónico (E-learning), las discusiones en línea, y el software de colaboración son ejemplos de los usos de la administración del conocimiento que apoyan su proceso. Cada uso puede ampliar el nivel de la investigación disponible para un empleado, mientras que proporciona una plataforma para alcanzar metas o acciones específicas.

Minería de datos

La minería de datos (también llamada extracción de datos), es la práctica (por medios automáticos o semiautomáticos) de buscar y explorar en grandes almacenes de datos dando por resultado el descubrimiento de patrones significativos y reglas. Para hacer esto, la minería de datos utiliza técnicas de cómputo de la estadística, de automatización de conocimientos y del reconocimiento de patrones (ver sistemas de datos de una sola fuente, information resources Inc.)

Definiciones relacionadas

  • Capital intelectual: los activos intangibles de una compañía que contribuyen a su valuación.
  • Principal oficial del conocimiento: ejecutivo responsable de maximizar el potencial del conocimiento de una organización.
  • Administración del conocimiento del personal: la organización de los pensamientos y de la creencia de un individuo.
  • La administración del conocimiento de la empresa: la estrategia, el proceso o las tecnologías usados para adquirir, compartir y reutilizar el conocimiento y entendimiento de una empresa.

Memoria Corporativa

La memoria corporativa (Corporate Memory) se puede definir como el cuerpo total de los datos, de la información y de los conocimientos requeridos para dar a conocer los objetivos estratégicos de una organización. Una memoria corporativa es la combinación de un depósito (el espacio donde se almacenan los objetos y los artefactos), y la comunidad (la gente que interactúa con esos objetos para aprender, tomar decisiones, y entender el contexto).

La memoria corporativa se puede subdividir en los siguientes tipos:

  • Profesional (material de referencia, documentación, herramientas, metodologías).
  • Compañía (estructura de organización, actividades, productos, participantes).
  • Individual (estado, capacidades, conocimientos técnicos, actividades).
  • Proyecto (definición, actividades, historias, resultados).

Las decisiones clave a tomar cuando exploramos la Memoria Corporativa son:

  • ¿Qué representación del conocimiento se utilizará? (historias, patrones, casos, reglas, lógica del predicado...)
  • ¿Quiénes serán los usuarios? ¿cuál es su información y necesidades de aprendizaje?
  • ¿Cómo cerciorar seguridad y a quién le será concedido el acceso?
  • ¿Cómo integrarla de la mejor manera posible con fuentes existentes, almacenes y sistemas?
  • ¿Qué asegura que su contenido actual es correcto, aplicable, oportuno y escardado?
  • ¿Cómo motivar a los expertos a que contribuyan?
  • ¿Qué a hacer sobre vivezas efímeras? ¿cómo capturar escritos informales, por ejemplo E-mail y mensajes instantáneos?

Los términos alternativos y relacionados son: memoria de organización, memoria del grupo, base de conocimiento, depósito del conocimiento.

La mayoría de los esfuerzos comerciales de la administración del conocimiento han incluido la construcción de una cierta forma de memoria corporativa para capturar destreza, para apresurar el aprendizaje, para ayudar a la organización a recordar, para registrar el análisis razonado de la decisión, logros del documento o para aprender de las últimas fallas.

Valor de la administración del conocimiento para las empresas

Un ejemplo de administración del conocimiento, es el hecho de que por primera ocasión en alguna parte de un esquema labora, se elabore una investigación que resulte ser muy productiva, y de la cual posteriormente varias partes puedan dar uso de ella, con el mínimo re trabajo.

Esto funciona cuando se dan las siguientes condiciones:

  • Existe un esquema taxonómico que nos permite encontrar las cosas en una extensísima base de conocimientos.
  • Contamos con una persona con quien hablar, que contestará las preguntas y que ayudará a orientar la investigación.
  • Hay una plataforma tecnológica que permite desplazar el material a través de la empresa y llevarlo al mundo entero.

La clave del éxito para triunfar en el siglo XXI: la administración del conocimiento

El mayor valor de las empresas del Siglo XXI ya no viene de activos físicos como edificios, terrenos ó maquinaria. Es el conocimiento sistematizado acerca de sus procesos, servicios y productos lo que cada día se convierte en el activo más importante.

El éxito de las organizaciones en un mundo globalizado depende cada vez más de:

  • Su capacidad de sistematizar el conocimiento.
  • Entrar en un entorno de mejora continua.
  • Competir en un mundo globalizado.

No basta con:

  • Tener información y datos.
  • Tener procesos certificados.
  • Más allá de la certificación de procesos

Una organización de la era industrial generalmente se rige por procesos que idealmente han sido certificados. Ello implica que la organización controla sus procesos para que los productos y servicios siempre se hagan de la misma forma.

Este tipo de organizaciones corren el riesgo de quedarse estancadas con la globalización mundial al ser superada por la competencia, pues no hay una estrategia de mejora continua donde se sistematice el aprendizaje y se aprenda constantemente de los errores y desviaciones.

80 % de capacidad intelectual, 20% de tecnología de la información.

La tecnología constituye una parte decisiva del acceso externo, pero no por ello deja de ser una parte pequeña, sin embargo lo más importante es la capacidad intelectual. Recabar información, sintetizarla, reflexionar sobre ella, discutirla, eso es lo esencial e la administración del conocimiento; la tecnología tiene que apoyar los cuatro tipos de actividad. El conocimiento jamás será definitivo. Se incuba y crece sin cesar.

Beneficios de administrar el conocimiento.

Son tres fundamentalmente:

  • Primero, tiempos más rápidos de ciclo, sobre todo en la obtención del conocimiento práctico.

Un proceso de tres partes.

Consta de 3 partes: La administración del conocimiento empieza a crearlo, a organizarlo y aplicarlo.

  • La más importante es la creativa, ya que no valdría la pena organizarlo si no tenemos un conocimiento de alta calidad. Comenzamos interactuando con los clientes, aprendiendo en el trabajo, identificando las lagunas de conocimiento, efectuando investigaciones y análisis para llenarlas.
  • Organizar el conocimiento significa introducirlo en una base, compuesta principalmente por personal operativo y por ejecutivos.
  • Su aplicación consiste en poner muy rápidamente los procedimientos prácticos al servicio del personal bancario, de los clientes y socios externos.

"El conocimiento tácito" no es una expresión idónea, se necesita substituirla por "el conocimiento presente en la cabeza de la gente"

La administración del conocimiento implica:

  1. Tener un proceso tradicional
  2. Controlar el proceso (medir desviaciones), en un proceso certificado se busca únicamente que estas desviaciones no sean mayores a cierto valor)
  3. Analizar los errores y desviaciones (ellos son la fuente más valiosa de aprendizaje y mejora continua), entendiendo el por qué. No importa si la desviación sea buena ó mala, se puede aprender en ambos casos.
  4. Documentar el cómo y entender el por qué. Aquí es cuando el conocimiento tácito se vuelve explícito, al entender cómo y por qué un producto ó servicio se hizo de mejor forma que otro.
  5. Acción, no basta con entender la fuente de una desviación, hay que actuar en consecuencia mejorando el proceso con adecuaciones y capacitación acerca del nuevo conocimiento explícito.
  6. Iteración, el nuevo proceso mejorado debe nuevamente de someterse al ciclo completo.

Una organización con administración del conocimiento ya no sólo puede vender sus productos y servicios, que día a día mejoran, también puede vender el conocimiento y/o replicarlo en cualquier otra organización en el mundo.

Siete cosas ligeramente inteligentes:

Una cosa que puede ser más controvertida en la comunidad donde se administra el conocimiento consiste en definir y en integrar al sistema lo que se requiere, lo cual se puede definir en 7 categorías:

  1. Recopilación de una amplia base de conocimientos.
  2. El escritorio de ayuda.
  3. Un directorio de expertos.
  4. Datos relativos al desarrollo.
  5. Información enlace.
  6. Espacio para el diálogo.
  7. Acceso externo.

Problemas en la Administración del Conocimiento

Tres problemas básicos que enfrenta la administración del conocimiento tienen relación con situaciones relacionadas con la cultura de trabajo existente en las personas y en las formas de relación de la organización. Se presentan cuando se pretende implantar  un proyecto o iniciativa de administración del conocimiento:

  • A la gente no le gusta compartir sus mejores ideas. 
  • A las personas no les gusta usar las ideas de otras personas por que las consideran de poca valía. 
  • Las personas a menudo se consideran a sí mismas como expertos y prefieren no colaborar con otros. 

Cuatro cosas desafortunadas:

  1. Convencer a los directivos del nivel medio alto.
  2. Todo se realiza en un ambiente de reestructuración
  3. Luchar con los accionistas escépticos
  4. Información actual en los sistemas es un caos.

Tres errores fatales.

  1. Dejar la administración del conocimiento en el departamento de cómputo.
  2. Contar con un gran presupuesto descentralizado.
  3. El trabajo muestra excesiva discontinuidad.

4 problemas más serios.

  1. Lograr que funcionen las comunidades de práctica
  2. Lograr el cambio de la cultura organizacional.
  3. Lograr la práctica óptima.
  4. Acceso externo.

El éxito en la administración del conocimiento requiere: 

  • Habilidades plenas del personal para aceptar el cambio.
  • Procesos de realización bien establecidos. 
  • Tecnologías de Información. 

El principal problema que afrontan las empresas de conocimiento intensivo no es sólo cómo capturarlo sino la forma de retenerlo. Se hace demasiado esfuerzo en la adquisición, no en la interpretación de la información. Seguramente se entenderá la diferencia entre el placer de conocer y la necesidad de conocer. Para esto último dedicamos gran parte de tiempo y esfuerzo (Cipher). 

Otros problemas tienen que ver con el impacto que la administración del conocimiento tiene en las organizaciones: en la Estrategia demanda-oferta de servicios y KM, en la relación organizaciones aprendientes y aprendizaje organizacional, en la forma de lograr la Administración del capital intelectual, en la integración del CKO (Chief Knowledge Officer), en la administración de los Knowledge Workers y en la gestión de la Tecnología de Información de la Comunicación (TIC).

DISEÑO DE LA ESTRATEGIA DE NEGOCIOS EN LA ERA DEL CONOCIMIENTO

La diferencia entre el conocimiento tácito y la información: el primero es conocimiento referente a algo. Pero estamos hablando de información cuando tratamos de expresar con palabras lo que sabemos. Una cosa que resulta difícil en extremo.

Cuando alguna vez, hacemos alguna actividad usando las mismas herramientas y de la misma forma que siempre, perdemos la oportunidad de haber experimentado alguna otra experiencia muy especial. Dentro del contexto del conocimiento y de la información, estamos habituados a suponer que se parecen en cierto modo. Pero cuando estamos administrando o diseñando estrategias para el conocimiento, conviene considerarlos distintos.

El averiguar lo que une la plusvalía en una empresa y cómo administrarla representa varios activas intangibles, pero podemos definirlos en 3:

  1. Competencia individual
  2. Estructura externa
  3. Estructura interna

El conocimiento crece siempre que lo compartimos; el capital se agota cuando lo compartimos. El conocimiento crece al ser compartido y usado. Es algo totalmente distinto al capital.

Administración de la estructura interna

Esta estructura contiene cosas muy explícitas como patentes, copyright, marcas registradas, etc. Pero también cosas más refinadas como sistemas, procesos, software y, naturalmente, la cultura. En la estructura interna encontramos elementos tácitos y explícitos. Y tiene un origen: la competencia del personal.

Para realizar un trabajo en equipo es preciso contar con una cultura de colaboración, probablemente una de las características esenciales de cualquier sistema de administración del conocimiento.

Se ha demostrado que para mejorar la transmisión de conocimientos en una oficina en donde algunos saben más que otros o al menos cosas diferentes, un espacio común propicia a esta transferencia del conocimiento tácito, sin necesidad de implantar una tecnología. Lo único que se requiere es invertir en un espacio que facilite la transferencia.

Administración de la estructura externa

A fin de crecer administrando la estructura externa, nos concentramos en los clientes de gran imagen, convencidos de que su imagen se desvanecería en nosotros.

Algunos aspectos que los clientes nos aportan al acercarnos a ellos, son no solo el dinero, sino mucho más, como una gran cantidad de intangibles; aprendizaje, ideas de productos nuevos, inteligencia competitiva, proyectos de investigación y desarrollo, apoyo a nuestras soluciones.

El hecho de estimular relaciones estrechas con algunos clientes, lo que podrían aportar ingresos intangibles, significa que los empleados estaban aprendiendo mientras trabajaban, Aumentaban sus activos al mismo tiempo que los explotaban.

El futuro de la Administración del conocimiento

Cuando pensamos en cómo el conocimiento será manejado dentro de 10 años, toda clase de imágenes futuristas vienen a nuestra mente. Como conectores de Ethernet súper rápidos en el cuello de los trabajadores permitiendo transferencias directas del conocimiento. Nuestras cabezas se hincharan para contener el conocimiento creciente del nuevo milenio. Agentes cruzarán la InterInterNet, buscando pedacitos jugosos de conocimiento dondequiera que se oculten. PC´s de bolsillo estarán conectadas a redes inalámbricas de conocimiento y lo exhibirán permanentemente y a pedido en nuestros anteojos.

La equivocación más común incurrida por los futuristas es exagerar el progreso de la tecnología. Los cambios de la tecnología serán incrementales, y seguramente ya hemos escuchado aunque sea rumores de la mayoría de las tecnologías que estarán disponibles en el 2015.

Los buenos aunque viejos programas algorítmicos de lógica serán los caballos de fuerza de la gerencia del conocimiento. Los programas individuales se especializarán en las funciones específicas del conocimiento, tales como, diagnósticos, configuraciones o predicciones. Pero las mejoras más dramáticas de la capacidad de la gerencia del conocimiento durante los próximos 10 años serán humanas y directivas.

La gente es el recurso más importante de la gerencia eficaz del conocimiento. En el futuro cercano (esto ya ha comenzado), las firmas que sobresaldrán en la gerencia del conocimiento arrinconarán el mercado para encontrar gente que sea experta en crear y usar conocimiento. Se evaluará y recompensará esta gente por sus actividades relacionadas con el conocimiento Los gerentes serán evaluados no solo por lo exitoso de su gestión y lo acertado de sus decisiones sin también por el uso del conocimiento.

El mejor lugar donde ocurre la creación de conocimiento probablemente hoy sean las universidades. No importa si el campo son los negocios o la biología, los mejores creadores del conocimiento son académicos. Por lo tanto, quienes intentan dominar este proceso deberán formar sociedades innovadoras con las universidades en las cuales la creación del conocimiento aplicado estará tercerizado. Por supuesto, esto requerirá enormes cambios en la manera que el académico realiza su trabajo. Un elemento que ayudará a este cambio es que los gobiernos están cada vez más desinteresados en el financiamiento de la investigación académica.

La administración del conocimiento en el futuro implicará más que la distribución y el acceso. La transferencia del conocimiento significará asegurarse de que alguien reciba y utilice el conocimiento en cuestión. La transferencia acertada no implicará ni las computadoras ni los documentos, sino las interacciones entre las personas.

CONCLUSIÓN

Al llegar al final de nuestro trabajo vemos que la administración del conocimiento representa una de las principales herramientas que se tienen en la actualidad para que las organizaciones logren un desarrollo estratégico en el que puedan aprovechar y maximizar la utilización de los conocimientos que se tienen y muchas veces no pueden reutilizar.

Es indiscutible que las organizaciones tienen que alinear la tecnología de información a la estrategia del negocio, por lo que es importante que herramientas como la de la administración del conocimiento alcancen un desarrollo y madurez a corto plazo.

Esta herramienta apoyada comúnmente en el uso de la tecnología de información (aunque a lo largo del desarrollo dejamos en claro que no es necesario hacer una gran inversión para comenzar a ver los beneficios que otorga la AC) está en su época de auge y podemos apreciar que varias organizaciones están convencidas del beneficio que representa aprovechar conocimientos que ya se tienen y que realmente se pierden y lo más dramático es que en varias ocasiones son investigaciones o procesos que se llevan a cabo varias veces y que se tienen que comenzar de cero porque no se cuenta con la documentación apropiada que sirva de referencia.

Las ventajas que ofrece la AC son:

  • Reducir costos, a través de la reutilización del conocimiento ya adquirido, logrando de esta manera que de los empleados no pierdan el tiempo en realizar de nuevo lo que otra persona ya hizo.
  • Que todos los individuos de la organización tengan acceso al conocimiento generado por la misma.
  • Mejora continua, ya que el tiempo que se gana se puede utilizar para mejorar los procesos de la organización.
  • Beneficios operativos y de negocios que a lo largo son muchos y en conclusión provoca que el negocio se torne más efectivo y eficiente, ya que se pueden ahorrar muchas horas de trabajo.

El mantener información a tu disposición proporciona una ventaja competitiva, ya que se tienen conocimientos al alcance y se puede reaccionar de una manera efectiva en el entorno global que hoy en día vivimos.

Igualmente es importante no dejar de mencionar que el proceso para implantar este tipo de sistemas de información y conocimiento no es nada fácil, ya que presenta un esfuerzo, en el que todas las áreas de la organización, así como el compromiso de los integrantes para documentar toda la información que pueda llegar a ser compartida en la base de datos, porque el éxito depende en que la información está documentada en forma adecuada, y pueda utilizarse en el futuro.

Estamos convencidos que el éxito que se logre con la gestión del conocimiento abrirá el camino para que el resto de los componentes del Capital Intelectual (incluye otros aspectos además del conocimiento) sean reconocidos y tengan su lugar en los registros y en los estados contables. De esta forma, la brecha entre el valor contable y el valor de mercado de los patrimonios se irá cerrando de manera firme y sostenida, permitiendo unificar bajo un mismo sistema y una misma base de datos toda la información necesaria para, en lo interno, tener el control integral de las organizaciones y de estas hacia afuera, mostrar una situación patrimonial mucho más completa y cercana a su valor de mercado.

BIBLIOGRAFÍA

http://es.wikipedia.org/wiki/Administraci%C3%B3n_del_Conocimiento

http://iteso.mx/~carlosc/administracion_conocimiento/admico_elementos.htm

http://html.rincondelvago.com/ventajas-de-la-administracion-del-conocimiento.html

http://www.gestiopolis.com/recursos4/docs/ger/admiconoci.htm

 

 

 

Autor:

Radhames García Cuevas

Elida del Carmen Guerrero Núñez

Wilmer R. Lora Pérez

Julio C. Mieses Ramírez

Yoneidi A. Santana Rosario

Santo Domingo, República Dominicana

12 de abril del 2008


Partes: 1, 2


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