La auditoria de Recursos Humanos (página 2)

Partes: 1, 2

3) RECABAR
TODOS LOS DATOS

ANALISIS DE LOS DATOS
RECABADOS.

La parte mas importante de la auditoria, se centra en el
análisis de los datos recabados; el
señalamiento de las fallas encontradas sobre el
cumplimiento de los programas y
presupuestos
en materia de
personal;
la
investigación de sus causas la determinación de
si los programas y procedimiento
pueden mejorar, ya sea para obtención de las políticas
fijadas, ya para la modificación supresión,
adicción o cambio de
otros objetivos y
políticas, a las luz de las nuevas
necesidades surgidas, las nuevas técnicas
que vayan apareciendo. Entre otras. También es importante
mencionar las discusión con diversos jefes, para conocer
sus puntos de vista, aclaraciones y adiciones hasta que el, o los
auditores puedan formarse en relación con los objetivos
que en materia de personal sostiene la
empresa.

EL PROCESAMIENTO DE
DATOS:

Manual: Es cuando se efectúa de una manera
manual,
utilizando fichas,
talonarios, mapas, etc.
Con o sin ayuda de maquinas de escribir, de computadoras
o de cualquier otro aparato recolector de información.
Semiautomático: Es cuando presenta
características del procesamiento manual unidas a las
características del proceso
automático, es decir, cuando se utilizan maquinas de
contabilidad
en las cuales el operador introduce fichas, talonarios o
información uno tras otro (lo que constituye el
procesamiento manual) y, después de recibir la ficha y
los datos iniciales, la maquina realiza numerosas operaciones
consecutivas ya programadas, sin la intervención del
operador (lo que constituye el procesamiento
automático).
Automático: Es cuando la maquina esta
programada para que realice determinado conjunto de
operaciones, desarrolla la secuencia sin que haya la necesidad
de intervención humana entre un ciclo y los siguientes.
Por lo general este ciclo es realizado por medio de las
computadoras.

BASE DE DATOS EN RECURSOS
HUMANOS.

Es un sistema de
almacenamiento y
acumulación de datos debidamente clasificados y
disponibles para el procesamiento y la obtención de
información. (Conjunto de archivos
relacionados lógicamente). La eficiencia de la
información es mayor con la ayuda de la base de datos
no sólo por la reducción de la memoria
para archivos, sino también porque los datos
lógicamente relacionados permiten la actualización
y los procesamientos integrados y simultáneos. Es muy
común que las bases de datos
estén relacionadas entre si por un software que ejecuta las
funciones de
crear y actualizar archivos, recuperar y generar informes.

En recursos
humanos, las bases de datos pueden obtener y almacenar datos
de diferentes estratos o niveles de complejidad, a
saber:

Datos personales de cada empleado, que conforma el
registro de
personal.
Datos de los ocupantes de cada cargo, que conforman
un registro de cargos.
Datos de los empleados de cada sección,
departamento o división, que constituye un registro de
secciones.
Datos de los salarios e
incentivos
salariales, que constituye un registro de
remuneración.
Datos de los beneficios y servicios
sociales, que conforman un registro de beneficios.
Datos de candidatos (registro de candidatos), de
cursos y actividades de entrenamiento
(registro de entrenamiento), etc.

Este sistema obtiene datos e información de los
empleados, del ambiente
empresarial, del ambiente externo y del macro-ambiente
experimentando un trabajo de
recolección, procesamiento y utilización. Algunos
se recolectan para evaluar la fuerza de
trabajo, y otros se tabulan y se presentan en forma de encuesta,
análisis y seguimiento para fines de
caracterización. Otros se almacenan para ser recuperados
después, procesarlos y utilizarlos en la descripción.

La elaboración de un sistema de
información debe tener en cuenta el concepto de ciclo
operacional utilizado tradicionalmente en contabilidad, el cual
nos permite identificar precisamente un punto de inicial y un
punto final (ambos externos a la empresa) que se
relacionan entre si por cadenas de eventos. Una vez
especificados, se evita el riesgo de
proyectar un sistema de información solo para un aparte de
los flujos de información, puesto que la dimensión
del proceso decisorio esta perfectamente definida.

Los antiguos sistemas
tradicionales de información constituyen sistemas cerrados
que abarcan casi todos los flujos importantes de
información dentro de una empresa, en
tanto que la
administración por sistemas busca establecer un
conjunto programado de reglas de decisión que sean
aplicadas a un gran volumen de
transacciones de tipo repetitivo. Al ser estas reglas
determinadas, los subordinados podrán administrarlas en
sus actividades diarias, para que así la administración sea capaz de dedicar la
mayor parte de sus esfuerzos al tratamiento del conjunto no
programado de transacciones. La administración por sistemas se basa en la
plantación e implantación de un sistema de
información, el cual puede recolectar información
interna o externa a la empresa, siendo esta dirigida al nivel
institucional o estratégico para que sea referido a
decisiones con seguimiento y control. De
cualquier manera, un sistema integrado de información de
recursos humanos debe agrupar una variedad de información
obtenida de datos provenientes de diversas fuentes.

4) PAPELES DE
TRABAJO

Para ordenar, agilizar e imprimir coherencia a su
trabajo, el auditor debe hacerlo en lo que se denomina papeles de
trabajo; son los registros en
donde describe las técnicas y procedimientos
aplicados, las pruebas
realizadas, la información obtenida y las conclusiones
alcanzadas.

Estos papeles le proporcionan el soporte principal, que
en su momento, el auditor habrá de incorporar en su
informe, ya que
incluye observaciones, hechos y argumentos para respaldarlo;
ademas, apoyan la ejecución y supervisión del trabajo. Deben de
formularse con claridad y exactitud, considerando los datos
referentes al análisis, comprobación,
opinión y conclusiones sobre los hechos, transacciones o
situaciones detectadas. También se indicaran las
desviaciones que presentan respecto a los criterios, nomas o
previsiones de presupuesto, en
la medida que esta información soporte la evidencia; la
cual valida las observaciones, conclusiones y recomendaciones
contenidas en el informe de auditoria.

El auditor debe preparar y conservar los papeles de
trabajo, cuya forma y contenido depende de las condiciones de
aplicación de la auditoria, ya que son el testimonio del
trabajo efectuado y el respaldo de los juicios y
conclusiones.

Los papeles de trabajo tiene que elaborarse sin perder
de vista que su contenido debe incluir:

Identificación de la auditoria
El proyecto de
auditoria
Indices, cuestionarios, cedulas y resúmenes
del trabajo realizado
Indicaciones de las observaciones recibidas durante
la aplicación de la auditoria
Observaciones acerca del desarrollo
de su trabajo
Anotaciones sobre información
relevante
Ajustes realizados durante su
ejecución
Lineamientos recibidos por área o face de la
aplicación
Reporte de posibles irregularidades para homogeneizar
su presentación e información, y facilitar el
acceso a su consulta, los papeles no deben sobrecargarse con
referencias muy operativas sino consignar los tópicos
relevantes, estar redactados en forma clara y ordenada, y ser
lo mas suficiente sólidos en sus argumentos para que
cualquier persona que los
revise pueda seguir secuencia del trabajo. Asimismo, son un
elemento probatorio de que la evidencia obtenida, los
procedimientos y técnicas empleados son suficientes y
competentes.

5)
INFORME FINAL

ELABORACION Y ENTREGA DEL INFORME:

Describir las prácticas de RR.HH. de la
empresa
Valorar las prácticas: indicar cuales son las
correctas y cuales son las incorrectas
Proponer sugerencia y recomendaciones con el fin de
cubrir las deficiencias detectadas.

ESTRUCUTURA DEL INFORME:

Objetivos y alcance de la auditoria.
Procedimientos de auditoria y aspectos
metodológicos generales aplicados.
Presentación de resultado.
Resumen de las conclusiones.
Informe del auditor.
Recomendaciones del auditor.
Anexo (soporte de los resultados
aportados)

EL INFORME DEBE CUMPLIR UNA SERIE DE
REQUISITOS:

Claridad: comprensible y de fácil lectura.
Atractivo: presencia de tablas, gráficas, formato muy cuidado, entre
otros.
Riguroso: sin errores de calculo, centrado en hechos
constatados mas que en opiniones.
Relevancia: centrado en los aspectos importante, mas
estratégicos.
Constructivo: presenta recomendaciones y sugiere
acciones de
mejora.

5.1) DEFINICION: Constituye una descripción
general de las actividades de personal he incluye tanta
recomendaciones como el reconocimiento formal de las practicas
que están logrando su objetivo.

5.2) PROPOSITO

Aplicar las técnicas de análisis
procedentes para lograr los fines propuestos con la oportunidad,
extensión y profundidad que requiere el universo
sujeto a examen, y las circunstancias especificas del trabajo, a
fin de reunir elementos de decisión
óptimos.

Una vez que el informe ha quedado debidamente
estructurado, el responsable de la auditoria convocara al
grupo de
auditor para efectuar una revisión de contenido; en caso
de detectar algún aspecto susceptible de enriquecer o
clarificar, realizara los ajustes necesario para
depurarlo.

Cuando se cuente con el informe final, se
procederá a su entrega y presentación a:

Titular de la organización
Órgano de gobierno
Niveles directivos
Mandos medios y
nivel operativo
Grupo(s) de filiación, corporativo(s) o
sectorial(es)
Dependencia globalizadora (en caso de instituciones publicas)

Atendiendo a las normas de
funcionamiento, convenios de coordinación, convención sectorial,
estrategia y
relaciones con el entorno, el informe se puede hacer extensivo a
las instituciones con las que interactúa la
organización, con el objetivo de fortalecer o
reconsiderar los criterios para el desarrollo del trabajo en
conjunto.

La presentación del informe puede realizarse con
el apoyo de equipos de computo, laminas o material
audiovisual.

5.3) CONTENIDO

El resultado final debe contener los siguientes puntos,
para lograr que sea precisa, técnica y concisa:

La indicación de aquellas fallas o los
programas y procedimientos que se hayan encontrado, con la
indicación de los daños que se estima ha causado
o pudieron causar.
La adecuación o inadecuación de los
programas, en relación con los objetivos y
políticas señalados en materia de
personal.
La recomendación de aquellos casos en los que
convenga elevar, reducir, modificar, cambiar, o suprimir
determinados objetivos y políticas, por considerarse
inalcanzables, inadecuados, obsoletos, entre otros. Indicando
la razón y demostraciones objetivas en que se funde lo
anterior.
La información de que no pudo auditarse, y las
razones que lo impidieron.

Esto con el propósito que el informe sea lo mas
viable posible y verdadero ya que es información muy y
sobre todo útil para las empresas ya que
de esto depende las mejoras que se implante.

Es importante señalar que siempre se vallan a
realizar las auditorias,
las cuales realmente sean benéficas para las organizaciones,
nunca deben de ser recibidas:

De manera sorpresiva: ya que esto da pie a
fallas
Se debe de dar aviso: para que exista por lo menos un
orden en los archivos
No contar con información obsoleta: ya que
continuamente se tiene que estas haciendo revisión de lo
que sirve y de los que es necesario conservar.
Tratar al auditor como nos gusta ser tratados:
ver al auditor como persona la cual esta realizando un trabajo
de gran beneficio tanto para la empresa como para los
trabajadores de esta.
No dar información de mas: es importante que
solamente se hable de lo necesario.
Dar únicamente la información
solicitada: esta relacionada con la anterior, ya que no se debe
dar información que no se pida.
No ocultar problemas:
decir siempre todo lo bueno que para en el área que se
esta auditando esto con el fin de mejorar y que se puedan
obtener mejores resultados.
Realizar de manera conjunta con el auditor un
muestreo o
chequeo evaluando cada área, ademas de verificar si las
políticas están bien establecida

Una auditoria puede ser llevada a cabo en toda la
organización, es decir en cada una de las
áreas de esta, y por citar o mencionar algunas
puede:

Objetivos y políticas: para saber si se
están cumpliendo y si están bien definidos dentro
de la empresa.
Funciones de los departamentos: para ver si existe
jerarquía, una estructura
organizacional.
Conocimiento de datos de los trabajadores: para
conocer con mayor profundidad el récord de
estos.
Conocer cual es el proceso de reclutamiento y selección: esto con el fin de conocer
cual es la dinámica de las convocatorias para el
reclutamiento si es el mas adecuado y para ver si funciona de
la mejor manera.
Revisar el proceso de capacitación y adiestramiento que se da a
los empleados: esto con el fin de contar con una capacitación especializada para cada
área y no con cursos que no sean
útiles.
Ver los tabuladores de sueldos y
salarios: para verificar si se esta dentro de los
estándares de la competencia.
Que tanta rotación de personal existe: esto
con el fin de detener y saber que es el que mueve a los
empleados a dejar su trabajo.
Moral de l personal: para ver que tanta motivación tienen.
Higiene y seguridad:
para conocer si están cumpliendo con el reglamento de
esta área para chequear y saber el porque de los
accidentes
ocurridos, entre otros.

5.4) PREPARACION:

Recabas la información preliminar, se debe
proceder a seleccionar la necesaria para instrumentar la
auditoria, la cual incluye dos apartados: la propuesta
técnica y el programa de
trabajo:

Propuesta técnica: Tipo de auditoria que se
pretende realizar.

Alcance: Área(s) de aplicación.

Objetivos: Logros que se pretenden alcanzar.

Estrategia. Ruta fundamental para oriental el curso de
acción
y asignación de recursos.

Justificación: Demostración de la
necesidad de instrumentarla.

Acción: Iniciativas o actividades necesarias para
su ejecución.

Recursos: Requerimientos humanos, materiales y
tecnológicos.

Costos: Estimación global y especifica de
recursos financieros necesarios.

Resultados: Beneficios que se espera obtener.

Información complementaria: Material e investigación que pueden servir como
elementos de apoyo.

Identificación: Nombre del estudio.

Responsable(s): Auditor a cargo de su
implementación.