Manual de procedimiento de una Asociacion Civil, etc

Partes: 1, 2

1. Adopción de modelos
2. Usos del diagrama de estructura (limitaciones, formas)
4. Grupo de asesores
5. Las funciones de las Secretarías
6. Modelo de Resolución RR.HH.

Diagrama de estructura

(Primera Parte)

ADOPCIÓN DE MODELOS

TODA ORGANIZACIÓN, ya sea entidad comercial, civil, etc., adopta una determinada estructura para su funcionamiento.

En una organización explícita la mejor manera de "mostrarla" es mediante un ORGANIGRAMA.

Adviértase la importancia de tener una estructura clara y explícita ya que ello permite:

1. Saber que áreas o SECRETARIAS existen.
2. Cuales son sus metas
3. Que funciones desarrollan
4. Cual es la forma de relación entre ellas.
5. Cuales son los niveles jerárquicos.
6. Cuales son los niveles subordinados.

Entonces, la no existencia del ORGANIGRAMA conspira contra la claridad que debe primar en el conocimiento de la estructura de toda ORGANIZACION.

DEFINAMOS EL ORGANIGRAMA

Es un gráfico que representa, bajo la forma de un documento de conjunto, la estrucura de una ORGANIZACION. Debe brindar cierto tipo de información, tal como:

1. Las áreas o SECRETARIAS en que quedará sectorizada la organización.
2. Los niveles jerárquicos de cada una de ellas.
3. Las dependencias jerárquicas, quien es el superior y quien el subordinado de cada área.

4. Líneas formales de comunicación expresadas en las lineas de mando.

Resulta esencial confeccionar ORGANIGRAMAS que puedan ser interpretados sin ninguna duda. El prescindirndel uso del mismo es perder un poderoso nivel de síntesis también claridad en la organización.

USO DE LOS DIAGRAMAS DE ESTRUCTURA

El uso de los diagramas atiende básicamente a dos aspectos importantes de la estructura de la organización:

Comunicación y Análisis

Como herramienta de COMUNICACION el diagrama de estructura puede ser ventajoso en:

1. Informar a cada Secretario su posición relativa y la relación con los demás.
2. Proveer un cuadro global de la asociacion.
3. Facilitar a la persona ingresante de cada Secretaría la toma de contacto con su posición relativa en la misma.
4. Informar a terceros interesados como se encuentra estructurada la Asociación. Entre ellos bancos, afiliados, asesores, etc.

Se podrán detectar:

1. Fallas de control interno, caso de un cargo de Secretaría que tiene asignadas funciones incompatibles.
2. Falta de unidad de mando, caso de más de un Secretario supervisando a un mismo cargo.
3. Superposición de funciones que se presenta cuando dos o más Secretarías tienen asignada una responsabilidad por el cumplimiento de una misma función.
4. Relación de dependencia confusa: cuando no está claramente definida la relación entre Secretarías o cuando cuando un subordinado no tiene claro de quien depende.
5. Confusión sobre el tipo de autoridad que se le ha asignado al cargo: lineal, asesora, funcional.
6. Estructura desequilibrada: cuando una Secretaría tiene exceso de personas con respecto a otra. Y por ende fallas en la supervisión.
7. Designación confusa de las funciones.

Limitaciones del diagrama

Debe, sin lugar a dudas, estar siempre acompañado de un manual de procedimiento y reglamento de Secretarías, ya que sino la información es muy simple e incompleta. El diagrama parcializa a la estructura formal de la organización por razones de conveniencia gráfica e imposibilidad física de extenderse en información complementaria.

Además, otra limitación, sería la de mantenerlo permanentemente actualizado. Si así no se hiciera, se corre el riesgo de convertirlo en una herramienta de resultados negativos.

Cualquier cambio en la estructura real de la organización o cambio de los reglamentos de las Secretarías lo torna obsoleto. Por ende hará una comunicación distorsionada, dando lugar a conflictos en los miembros de la asociación.