Manual de procedimiento de una Asociacion Civil, etc

1. Adopción de
   modelos
2. Usos del diagrama de estructura
   (limitaciones, formas)
4. Grupo
   de asesores
5. Las
   funciones de las Secretarías
6. 
   Modelo de Resolución RR.HH.

Diagrama de estructura

(Primera Parte)

ADOPCIÓN DE
MODELOS

TODA ORGANIZACIÓN, ya sea entidad comercial,
civil, etc., adopta una determinada estructura
para su funcionamiento.

En una organización explícita la mejor
manera de "mostrarla" es
mediante un ORGANIGRAMA.

Adviértase la importancia de tener una estructura
clara y explícita ya que ello permite:

1. Saber que áreas o SECRETARIAS
   existen.
2. Cuales son sus metas
3. Que funciones
   desarrollan
4. Cual es la forma de relación entre
   ellas.
5. Cuales son los niveles
   jerárquicos.
6. Cuales son los niveles subordinados.

Entonces, la no existencia del ORGANIGRAMA conspira
contra la claridad que debe primar en el
conocimiento de la estructura de toda
ORGANIZACION.

DEFINAMOS EL ORGANIGRAMA

Es un gráfico que representa, bajo la forma de un
documento de conjunto, la estrucura de una ORGANIZACION. Debe
brindar cierto tipo de información, tal como:

1. Las áreas o SECRETARIAS en que quedará
   sectorizada la
   organización.
2. Los niveles jerárquicos de cada una de
   ellas.
3. Las dependencias jerárquicas, quien es el
   superior y quien el subordinado de cada
   área.

4. Líneas formales de comunicación expresadas en las lineas de
   mando.

Resulta esencial confeccionar ORGANIGRAMAS que
puedan ser interpretados sin ninguna duda. El prescindirndel uso
del mismo es perder un poderoso nivel de síntesis
también claridad en la organización.

USO DE LOS DIAGRAMAS DE
ESTRUCTURA

El uso de los diagramas atiende básicamente a dos
aspectos importantes de la estructura de la
organización:

Comunicación y Análisis

Como herramienta de COMUNICACION el diagrama de
estructura puede ser ventajoso en:

1. Informar a cada Secretario su posición
   relativa y la relación con los
   demás.
2. Proveer un cuadro global de la
   asociacion.
3. Facilitar a la persona
   ingresante de cada Secretaría la toma de contacto con
   su posición relativa en la misma.
4. Informar a terceros interesados como se encuentra
   estructurada la Asociación. Entre ellos bancos,
   afiliados, asesores, etc.

Se podrán detectar:

1. Fallas de control
   interno, caso de un cargo de Secretaría que tiene
   asignadas funciones incompatibles.
2. Falta de unidad de mando, caso de más de un
   Secretario supervisando a un mismo cargo.
3. Superposición de funciones que se presenta
   cuando dos o más Secretarías tienen asignada una
   responsabilidad por el cumplimiento de una misma
   función.
4. Relación de dependencia confusa: cuando no
   está claramente definida la relación entre
   Secretarías o cuando cuando un subordinado no tiene
   claro de quien depende.
5. Confusión sobre el tipo de autoridad
   que se le ha asignado al cargo: lineal, asesora,
   funcional.
6. Estructura desequilibrada: cuando una
   Secretaría tiene exceso de personas con respecto a otra.
   Y por ende fallas en la supervisión.
7. Designación confusa de las
   funciones.

Limitaciones del diagrama

Debe, sin lugar a dudas, estar siempre acompañado
de un manual de
procedimiento
y reglamento de Secretarías, ya que sino la
información es muy simple e incompleta. El diagrama
parcializa a la estructura formal de la organización por
razones de conveniencia gráfica e imposibilidad física de extenderse
en información complementaria.

Además, otra limitación, sería la
de mantenerlo permanentemente actualizado. Si así
no se hiciera, se corre el riesgo de
convertirlo en una herramienta de resultados
negativos.

Cualquier cambio en la
estructura real de la organización o cambio de los
reglamentos de las Secretarías lo torna obsoleto. Por ende
hará una comunicación distorsionada, dando lugar a
conflictos en
los miembros de la asociación.