Forma de representación
En esta oportunidad y para este trabajo en
especial, se la representará en forma:
VERTICAL
ya que es la de interpretación más simple, a la vez
que presenta las mayores posibilidades en cuanto a la información a exponer.
Se utilizan dos elementos básicos:
RECTÁNGULOS Y
LÍNEAS
Los RECTÁNGULOS se utilizan para
representar cargos, funciones, etc. y
las LÍNEAS indicaran la relación de autoridad
existente entre ellos, siendo la línea de trazo completo
aquella que refleje relaciones de autoridad jerárquica; y
las líneas de trazo partido reflejarán las
relaciones de tipo asesoras.
LOS MANUALES DE
PROCEDIMIENTO
Tienen por objetivo,
decirle a cada SECRETARIO (en el caso de Asociación), por
escrito:
- La designación formal de su cargo
- La descripción de las tareas
habituales - Las características de su trabajo y los
distintos tipos de vinculaciones dentro y fuera de la
asociación. - La información que recibe, la que procesa y la
que emite.
Los manuales se distribuyen completos entre todos los
Secretarios y que así servirá de comunicación entre todos ellos.
El manual, como
documento escrito , obliga a una revisión periódica
ya que cada Secretario vuelca en el REGLAMENTO adjunto al mismo
su aporte de experiencia…
A pesar de que, en la mayoría de los casos, el
manual duerme en algún cajón. Cuando se produce
algún conflicto o
renovación de personas se recurre a sus especificaciones
reglamentarias.
- El exceso de trabajo sobre la Alta
Dirección (Ejemplo en
Asociación)
El progreso alcanzado por esta asociación exige
un sistema de
cooperación extremadamente complicado. es por ello que,
depende cada vez menos de los esfuerzos individuales y cada vez
más del PLAN GENERAL, y
coordinación de dichos
esfuerzos.
El incremento de trabajo de quienes ocupan la alta
dirección es justamente debido al aumento
de tareas que no pueden delegarse. La acción
social presiona por los problemas de
las relaciones
laborales, debido a ello hay que actuar muy rápido
ante asuntos críticos y de trascendencia
pública.
La preponderancia de la Asociación, Sindicato,
etc. está dada en el clima
político-social en que se apoyan con dedicación de
la dirección superior a las relaciones
públicas.
Pero algunas tareas deben delegarse y existen para ello
los diversos sectores internos de la asociación. El mero
hecho de que el Secretario o Presidente determine el aspecto de
cada decisión complica la tarea de coordinación
antes mencionada, puesto que dicha persona
habrá de estar al tanto de todos los adelantos
técnicos de la compleja administración moderna.
Es por ello, la
investigación, a priori, es tarea de los especialistas
de los sectores internos (diversas Secretarías) que
brindan una pre-selección
de INFORMACION que reducirá el tiempo de toma
de decisión fina.
Esto es inevitable, la especialización da
eficiencia.
Pero también enfrenta al Secretario o Presidente con
problemas de organización y coordinación que son
nuevos para su carácter. Dirigir a un grupo de
personas entrenadas para realizar una tarea común es una
cosa; pero dirigir a un grupo de especialistas y establecer un
criterio para aclarar las divergencias de sus puntos de vista, es
totalmente distinto.
Lo primero sería, simplemente, convertir a once
jugadores de futball en un equipo. Lo segundo sería tomar
a jugadores de distintos deportes y preparar un equipo de
futball y conseguir la victoria.
Entonces el problema radica en los seres humanos y sus
actividades específicas. El intentar descargar sobre las
espaldas de otras funciones que sean privativas de la
dirección del establecimineto y haciendo un analisis
cuidadoso de las funciones a delegar.
QUE PUEDE HACERSE PARA REDUCIR LAS TAREAS DEL
SECRETARIO o PRESIDENTE, etc. ?
El método
más claro y generalizado es la DELEGACION DE AUTORIDAD en
forma completa. Pero como existe la posibilidad de ser reacio a
delegar ciertos trabajos por un lado, y de aceptar algo que no
está bien definido por el otro; se pueden formar
comisiones, como herramientas
alternativas.
Las comisiones no pueden ser sustitutos de las
Secretarías individuales, sino un instrumento organizativo
que hace posible el desarrollo de
una política y
que proporciona recursos
administrativos superiores.
El grupo de Asesores (político-gremial,
jurídicos, administr.) se ocupa de los problemas que
molestan a los distintos Secretarios.
Con cualidades básicas de:
Competencia
Técnica
Discreción
Alta capacidad analítica y habilidad para
presentar sus
planes e informes
objetivos de
los problemas.
Entonces habrá que:
- Reducir la carga de trabajo, dejando más
tiempo para reflexiones tranquilas - Mejoras en la planificación y el control
Las funciones del Asesor son:
Aconsejar sobre un problema a las distintas
Secretarías con responsabilidad sobre el cumplimiento de los
objetivos auxiliares que ayudan a la realización de
objetivos principales.
Un asesor determinará necesidades y
formulará planes. revisará proyectos con su
opinion autorizada, manteniendo informada a las
Secretarías de los acontecimientos importantes, si el
asesor sirve de apoyo es por que proporciona servicios de
asesoramiento y consejo pero con mando solo sobre su servicio y sin
autoridad para actuar por cuenta propia.
El grupo de asesores político-gremial puede estar
integrado o no por miembros de Comisión Directiva en
cumplimiento de objetivos de objetivos auxiliares de :
A. Funcionamiento de cada Secretaría.
B. Seleccionar y desarrollar los programas
encaminados a obtener mayores afiliados, y en su caso,
votantes.
C. Preparar el presupuesto de
campañas.
D.Coordinar esfuerzos con otras Asociaciones
participativas del sector, etc.
3. LAS FUNCIONES
DE LAS SECRETARÍAS
Son aquellas basadas en:
Autoridad y responsabilidad sobre las acciones
directamente relacionadas con el cumplimiento de los objetivos
más importantes de la asociación. Tienen la
misión
de presentar el plan de trabajo completo al Secretario o
Presidente, que este aprobará o no.
El escudarse tras una afirmación tal como:
"dígame que es lo que desea usted exactamente y yo le
daré la forma" demuestra claramente una INCAPACIDAD
absoluta para dirigir. Por eso la razón de la existencia
de las distintas Secretarias es la de ayudar, recomendar procedimientos y
deshacer ideas equivocadas.
La prueba final de un trabajo de Secretaría bien
terminado es la siguiente pregunta: ¿Si usted fuera el
Secretario o Presidente querría firmar el documento que ha
preparado y fundamentaría su propio prestigio de
Secretario en lo que en él se dice?.
CUALIDADES DEL TITULAR DE CADA
SECRETARIA
- Cultura general, conocimiento
bastante extenso del servicio a brindar al
afiliado. - Facultad de adaptarse a ritmos de trabajo variados,
buena resistencia
física y
nerviosa. - Datos de comprensión, intuición,
apreciación justa de la importancia y urgencia de
ciertos asuntos. - Receptividad, interés
y celo en el trabajo,
disciplina,
iniciativa, decisión y humor estable.
A su vez, habré que mostrarle y facilitarle el
trabajo a los colaboradores y dependientes administrativos,
informarle de todo lo que debe saber habituándolo a pensar
en su propio trabajo con lealtad, estima y confianza
mutuas.
Reprender a un colaborador o dependiente administrativo
constituye , muchas veces, un deber. lo que significa que en un
futuro no deberá repetirse el error, para no ser pasible
de una sanción mayor.
SECRETARIA o PRESIDENCIA
COMISIÓN REVISORA de
Cuentas
SECRETARÍA DE PRENSA
Y DIFUSIÓN
SECRETARIA
DE
PREVISIÓN
SOCIAL
SECRETARIA
DE ACTAS
SECRETARIA
ADMINISTRATIVA
SECRETARIA
DE FINANZAS
SECRETARIA DE
ACCION
SOCIAL, CULTURA Y
DEPORTES
SECRETARIA
o PRESIDENCIA
MODELO DE
RESOLUCIÓN
Logo Asoc., Empresa, etc-.
Córdoba, 18 de junio de 1988.-
RESOLUCIÓN
Nº:
VISTA la necesidad de implementar normas de
aplicación al personal de esta
Asociación,
LA COMISIÓN DIRECTIVA DE LA
ASOCIACIÓN . . . . .
RESUELVE:
Artículo 1.- Fijar las normas que a
continuación se detallan de aplicación a los
empleados de esta Asociación, en los conceptos que en cada
caso se mencionan:
- HORARIO:
1.1 – El personal, sin excepción,
deberá cumplir un horario semanal de 36,30 horas
(treinta y seis horas y treinta minutos).-
1.2 – El señor Secretario Administrativo,
fijará a cada agente su horario dentro de la pauta
establecida.
1.3 – El horario se determinará sobre la
base de las necesidades del servicio y ajustándose a las
leyes y
convenios que rigen la actividad.
2.1 – La bonificación por puntualidad y
asistencia perfecta se abonará a los agentes de
conformidad con lo establecido en el Art. 61 del Convenio
Colectivo de Trabajo nº 160/197 . ..-2.2 – El personal registrará su
asistencia en el reloj existente en la Institución,
debiendo efectuar su marcación en forma personal. Se
considerará falta grave el incumplimiento de los
dispuesto y dará lugar a la aplicación de la
sanción correspondiente al infractor.2.3 – Ningún empleado podrá
retirare del lugar de trabajo sin la previa
autorizació del Secretario Administrativo, del
Secretario o del Presidente, en ese orden.Las Autorizaciones serán concedidas ante
pedidos fundados en razones debidamente justificadas, para lo
cual el interesado retirará el formulario
correspondiente en Mesa de Entradas, el que será
devuelto a la citada oficina una
vez finalizado el trámite para el que fue
requerido.2.4 – En los casos del punto 2.3 las horas
utilizadas serán devueltas a la
Institucióncuando la Comisión Directiva lo considere
conveniente por razones de servicio.2.5 – Las inasistencias deberán ser
comunicadas dentro de las dos primeras horas de trabajo. en
caso contrario la falta se considerará injustificada y
determinará el descuento pertinente sin perjuicio de
la sanción disciplinaria que
correspondiere.2.6 – Los empleados deberán justificar
sus inasistencias dentro del primer día inmediato
siguiente a su reintegro, acompañando a su pedido la
documentación pertinente.-- FUNCIONALIDAD Y ASISTENCIA
3.1 – Prestar personal y eficientemente el
servicio en las condiciones de tiempo establecidas, forma,
lugar y modalidad que se determinen.3.2 – Observar en el empleo una
conducta
correcta, digna y decorosa, acorde con su tarea y/o función.3.3 – Obedecer toda orden emanada de los
miembros de la Comisión Directiva en ausencia del
señor Secretario Administrativo, Secretario y/o
Presidente, en ese orden, que son normalmente los superiores
directos de los empleados.3.4 – Llevar a conocimiento de sus superiores
todo acto o procedimiento
que pudiere causar perjuicio a la asociación o
configurar delito.3.5 – Excusarse de intervenir en todo aquello
en que su actuación pudiera originar interpretaciones
de parcialidad.3.6 – Capacitarse para y en el
servicio.3.7 – Velar por la conservación de los
útiles, objetos y demás bienes que
integren el patrimonio
de la asociación.3.8 – Usar la indumentaria de trabajo que se
establezca o la que para tales efectos se le haya
suministrado.3.9 – Mantener actualizado su domicilio
real.3.10 – Realizar con motivo o en ocasión
del ejercicio de sus tareas y/o funciones, propaganda, proselitismo, coacción
ideológica o de otra naturaleza.3.11 – Recibir dádivas, obsequios u
otras ventajas con motivo u ocasióndel desempeño de sus funciones.
3.12 – Utilizar con fines particulares, los
elementos de transporte
y útiles de trabajo destinados al servicio de la
asociación.3.13 – Declarar la nómina de familiares a su cargo y
comunicar dentro del plazo de treinta días de
producido, el cambio de
estado
civil o variantes de carácter familiar,
acompañando la documentación
correspondiente.3.14 – Guardar la discreción
correspondiente, con respecto a todos los hechos e
informaciones de los cuales tengan conocimiento en el
ejercicio de sus tareas, independientemente de lo que
establezcan las disposiciones vigentes en materia de
secreto o reserva administrativa, excepto cuando sea liberado
de esa obligación por la Comisión
Directiva.3.15 – Someterse a las pruebas de
competencia que se determinen. - DEBERES Y PROHIBICIONES
- REGIMEN DISCIPLINARIO
4.1 – El personal podrá ser objeto de las
siguientes medidas disciplinarias:
a) Apercibimiento
b) Suspensión de hasta treinta
días
c) Cesantía
d) Exoneración
Estas sanciones se aplicarán sin perjuicio de
las responsabilidades civiles y penales que fijen las leyes
vigentes.
Las suspensiones se harán efectivas sin
prestación de servicios, ni percepción de haberes en la forma y
términos de esta Reglamentación.
Las suspensiones se harán efectivas en
días corridos a partir del primer día siguiente
al de su notificación en que corresponda prestar
servicios al agente.
El descuento de haberes por sanciones disciplinarias
de suspensión deberá efectuarse sobre la
remuneración total regular y permanente efectivamente
asignada al empleado al momento de cumplirse la
sanción.
4.2 – Son causas para imponer apercibimiento o
suspensión hasta treinta días:
a) Incumplimiento reiterado al horario
establecido;
b) inasistencias injustificadas que no excedan de diez
días discontinuos en el lapso de doce meses inmediatos
anteriores y siempre que no configuren abandono de
servicio;
c) Falta de respeto a
los superiores, iguales, subordinados, afiliados y
público;
d) Negligencia en el cumplimiento de sus funciones;
y
e) Incumplimiento de los deberes determinados o
quebrantamiento de las prohibiciones establecidas
precedentemente, salvo que por su magnitud y gravedad, deban
ser encuadradas en las causales de cesantía o
exoneración.
4.3 – El personal que sin causa justificada
incurriere en incumplimiento del horario, se hará
pasible de las siguientes sanciones, en la medida en que
excedan los diez minutos mensuales; sin perjuicio del descuento
pertinente, proporcional a la demora:
1º al 5º incumplimiento: sin
sanción;
6º al 7º incumplimiento: primer
apercibimiento
8º incumplimiento: segundo
apercibimiento
9º incumplimiento: tercer
apercibimiento
10º incumplimiento: un día de
suspensión
11º incumplimiento: dos días de
suspensión
Cuando se excedan los límites
fijados en doce meses inmediatos anteriores, deberán
elevarse los antecedentes respectivos a la superioridad a fin
de que imponga en mérito a los mismos, la sanción
disciplinaria que estime corresponder.
4.4 – El personal que sin causa justificada
incurra en inasistencias, se hará pasible de las
siguientes sanciones:
1º inasistencia: Apercibimiento;
2º inasistencia: un día de
suspensión
3º inasistencia: dos días de
suspensión
4º inasistencia: tres días de
suspensión
5º inasistencia. cinco días de
suspensión
6º inasistencia: cinco días de
suspensión
7º inasistencia: cinco días de
suspensión
8º inasistencia: cinco días de
suspensión
9º inasistencia: seis días de
suspensión
10º inasistencia: seis días de
suspensión
El cómputo de las sanciones se hará por
cada transgresión, en forma independiente y acumulativa,
pudiendo ser aplicadas en un solo acto.
Las suspensiones son sin perjuicio del descuento de
haberes correspondientes a las inasistencias
incurridas.
4.5 – Son causa para imponer
cesantías:
a) Inasistencias injustificadas que excedan de diez
días discontinuos en los doce meses inmediatos
anteriores;
b) Abandono del servicio, el cual se
considerará consumado cuando el empleado registre
más de cinco inasistencias continuas sin causas que lo
justificaren;
c) Infracciones reiteradas en el cumplimiento de sus
tareas o falta grave hacia los superiores, iguales,
subordinados o el público;
d) Infracciones que sean causal de suspensión,
cuando haya totalizado en los doce meses anteriores inmediatos,
treinta días de suspensión;
e) Incumplimiento de los deberes y obligaciones
determinadas en el punto respectivo, cuando por su magnitud y
gravedad así correspondiere.
f) Delito que no se refiera a la Entidad, cuando sea
doloso y por sus circunstancias afecte al decoro o al prestigio
de las tareas o del empleado.
g) Perdida de la cuidadania, conforme a las normas que
reglan la materia.
Respecto a la comprobación del abandono de
servicio una vez cumplidas dos inasistencas consecutivas, sin
aviso de justificación, se intimará al empleado a
la presentación a sus tareas.
Dicha intimación se hará mediante
telegrama colacionado o carta documento
dirigido al último domicilio registrado en la
Entidad.
Cumplido el plazo de cinco días continuos de
inasistencias sin que medie presentación, quedará
comprendido en la causal.
El empleado comprendido, una vez intimado, deberá
presentar por si o por terceros autorizados, los elementos de
juicio pertinentes para poder
encuadrar su cado en alguna de las causales de
justificación.
4.6 – Son causas para imponer la
exoneración:
a) Falta grave que perjudicare material o moralmente a
la Entidad.
b) Delito contra la Entidad.
c) Incumplimiento intencional de
órdenes.
d) Indignidad moral
e) Las previstas en las leyes generales o
especiales.
f) Pérdida de la nacionalidad
conforme las leyes que reglan la materia.
g) Otras que importen violación de los deberes
del personal en forma dolosa.
Articulo 2º Notifiquese al personal de la
Entidad.
Autor:
Alberto Rolando Fertonani
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