Se tiene por un lado las exposiciones de Hiroyuki Hirano y por otro las de Masaaki Imai. Imai expone las 5S considerando en su esencia lo mismo que Hirano, sólo que lo expone de la siguiente manera:

• Seiri. Consistente en diferenciar los elementos necesarios de aquellos otros que no lo son, procediendo a descartar estos últimos.
• Seiton. Se procede a ordenar sistemáticamente todos los elementos calificados de necesarios luego de aplicado el seiri.
• Seiso. Mantenimiento e inspección de las máquinas, herramientas, materiales y entorno de trabajo.
• Seiketsu. Extender hacia el personal los factores de limpieza y seguridad, estandarizando los tres pilares anteriores.
• Shitsuke. Crear hábito y disciplina para el establecimiento y conservación de los elementos necesarios, en el orden y limpieza requeridos.

Las empresas occidentales en su aplicación de las cinco "S" (housekeeping) catalogan los pasos como:

• Sort. Separar todo lo innecesario y proceder a su eliminación.
• Straighten. Poner en orden los elementos necesarios de tal forma de acceder rápida y fácilmente a ellos.
• Scrub. Limpiar todo, removiendo manchas, mugre, desperdicios y erradicando fuentes de suciedad.
• Systematize. Llevar a cabo de manera rutinaria labores de limpieza y organización.
• Standardize. Estandarizar los cuatro pasos anteriores de manera de hacerlos habituales y fuente de mejora continua.

Las empresas que practican el Lean Manufacturing denominan a estos cinco pasos como la Campaña de las Cinco "C".

• Clear out. Determinar que es necesario y que no, procediendo a eliminar estos últimos.
• Configure. Suministrar un lugar conveniente, seguro y ordenado a cada cosa, y mantener cada cosa allí.
• Clean and check. Proceder a la limpieza y verificación (inspección) continúa.
• Conform. Fijar el estándar, entrenar y mantener.
• Custom and practice. Desarrollar la práctica de mantenimientos de rutinas y esforzarse por un nuevo mejoramiento.

En tanto que Hirano determina los pasos a seguir como:

• Organización
• Orden
• Limpieza
• Estandarización (designada también como Limpieza Estandarizada)
• Disciplina

1. Hace posible cambio de herramientas más rápidos, o bien, tiempos de preparación más reducidos debido al buen estado de las herramientas y equipos, el mejor ordenamiento de los elementos e instrumentos, y consecuentemente el menor tiempo de búsqueda (o mejor dicho "cero tiempo") con todo lo que ello implica a la hora de aumentar las posibilidades de producir mayor variedad de partes y productos.
2. El conocimiento y ordenamiento de insumos, materiales y herramientas evita su recompra, el stock excesivo de los mismos y un análisis profundo de las causas y consecuencias que llevaron a dichos despilfarros.
3. Evita y previene tanto las enfermedades como los accidentes laborales.
4. Reduce la posibilidad de accidentes, reduciendo enormemente los riesgos.
5. Permite una mejor inspección de las herramientas, equipos e instalaciones.
6. Mejora el control de los insumos, productos en proceso y productos terminados.
7. Evita la pérdida, extravío, obsolescencia, destrucción y hurto de materiales, mercancías y herramientas.
8. Incrementa el espacio disponible.
9. Sirve a la mejora de la prevención en todos y cada uno de sus aspectos.
10. Mejora tanto el layout como la ergonomía, incrementando en gran forma los niveles de productividad.
11. Reduce, previene y elimina los excesos de stock.
12. Mejora la motivación de los empleados.
13. Logra mejorar la satisfacción de los clientes y la imagen de la empresa.
14. Disminuye las fallas y defectos en los procesos productivos.
15. Facilita el movimiento interno de materiales, insumos y productos terminados.
16. Facilita un más rápido control de los niveles de stock y sus faltantes o excesos.
17. Contribuye tanto a incrementar la productividad como a la reducción de costos.

• Hacer más grato el lugar o espacio de trabajo.
• Lograr mayor satisfacción en el trabajo.
• Erradicar obstáculos y frustraciones.
• Mejorar las comunicaciones.
• Hacer menos riesgosa su estadía en la planta o lugar de trabajo.
• Volver más sanos y confortables los espacios.
• Crear las bases para una mayor motivación.
• Sentirse respetado por la empresa y sus directivos.

No es raro, y por lo tanto resulta bastante habitual escuchar manifestaciones como:

• "¿Qué hay de bueno en la Organización y el Orden?"
• "¿Porqué limpiar si todo vuelve a ensuciarse?"
• "La implantación de la Organización y el Orden no aumentará la producción"
• "Ya hemos implantado anteriormente la Organización y el Orden"
• "Estamos demasiados atareados para ocuparnos ahora de ello"
• "¿Qué necesidad hay de implantar las 5S"

Dar a conocer los beneficios, no sólo los que generan para la empresa sino también los que resultan para los trabajadores, y la necesidad de proceder de manera inmediata a su implantación para poder competir con posibilidades en los actuales mercados es una asignación a cargo del máximo líder de la empresa. Motivar y gestionar el cambio es justamente la obligación fundamental en estos nuevos tiempos que corren de parte del líder.

Negarse al cambio es igual a resignarse a desfallecer en la lucha por la competitividad. Una empresa que pretenda subsistir y crecer para ser más competitiva debe comenzar por la base y esa base está dada por los Cinco Pilares.

La Organización puede definirse como la actividad de retirar de los diferentes sectores o procesos todos aquellos elementos que no son necesarios para las operaciones, se trate éstas de las labores productivas o de oficina.

La actividad de organizar no implica deshacerse solamente de los elementos que está seguro no va a necesitar nunca. Ni tampoco significa simplemente ordenar las cosas, la organización significa dejar sólo lo estrictamente necesario. De tal forma si tiene dudas sobre alguna cosa, debe procederse a descartarla. Este principio es una parte clave de la Organización dentro del sistema de los Cinco Pilares.

Este primer pilar genera un entorno de trabajo en el que el espacio, tiempo, dinero, energía y otros recursos pueden gestionarse y usarse de una manera altamente efectiva. Si éste primer pilar esta bien implantado, se reducen notablemente los problemas e inconvenientes en el flujo de trabajo, se mejora la comunicación entre los empleados, se incrementa la calidad de los productos y servicios, elevándose la productividad.

Cuando este no se aplica o está mal implantado surgen inconvenientes tales como:

1. La fábrica tiende a estar crecientemente desordenada dificultando el trabajo.
2. Estantes, cajones y armarios para almacenaje de cosas innecesarias constituyen un verdadero obstáculo entre los empleados, impidiendo una buena comunicación entre ellos.
3. Se desperdicia tiempo buscando materiales, piezas y herramientas.
4. Resulta sumamente costoso mantener excesos de stock sean estos insumos o productos terminados.
5. Los equipos y elementos innecesarios dificultan la mejora del flujo productivo.

La estrategia de las Tarjetas Rojas constituye el paso fundamental para hacer posible la Organización. Con dicha estrategia se procede a identificar los elementos potencialmente innecesarios en la fábrica, almacenes, salón de ventas y oficinas, de aquellos que no lo son. Procediendo a evaluar su utilidad y tratándolos apropiadamente.

El método consiste en adherir o colocar tarjetas rojas sobre aquellos elementos que tienen que evaluarse para ver si son necesarios realmente o no. Las tarjetas rojas contribuyen a atraer la atención de las personas porque el rojo es un color llamativo o que destaca. Un objeto con tarjeta roja está pidiendo que se de respuesta a estas tres preguntas:

1. ¿Es necesario este elemento?
2. ¿De ser necesario, lo es en esta cantidad?
3. ¿De ser necesario y en esta cantidad, es necesario que esté en esta ubicación?

Una vez identificados estos elementos, los mismos deben ser evaluados y tratados apropiadamente. Las acciones que pueden y deben llevarse a cabo son:

• Tenerlos en un área de mantenimiento especial para elementos con tarjetas rojas, durante un período de tiempo a la espera de ver si son necesarios o no.
• Desecharlos.
• Cambiarlos de localización.
• Dejarlos donde están.

Para implantar con efectividad la estrategia de tarjetas rojas, debe crearse un área de mantenimiento para los elementos que tengan adicionadas dichas tarjetas a los efectos de llevar a cabo una evaluación adicional.

El proceso de tarjetas rojas en un departamento, área o proceso de trabajo puede descomponerse en siete pasos a saber:

1. Lanzamiento del proyecto de tarjetas rojas.
2. Identificación de las metas de las tarjetas rojas.
3. Criterios para asignar las tarjetas rojas.
4. Diseñar las tarjetas rojas.
5. Adherir tarjetas rojas.
6. Evaluar los elementos con tarjeta roja.
7. Documentar los resultados de las tarjetas rojas.

Es conveniente que el diseño de las tarjetas tenga lugares asignados especialmente para consignar la categoría del elemento (materiales, herramientas, productos en proceso, etcétera), nombre del elemento y cantidad.

Posteriormente deben transcribirse por área o proceso las tarjetas a una planilla, en la cual se procederá a colocar los valores unitarios y del conjunto, como así también el total.

• Productos defectuosos o cantidades en exceso de pequeñas piezas y otros stocks.
• Plantillas y troqueles rotos o fuera de uso.
• Brocas desgastadas.
• Herramientas e instrumentos de inspección rotos o fuera de uso.
• Medios de limpieza viejos.
• Papelería anticuada.
• Diarios, revistas y otras publicaciones.

• En salas o áreas no designadas para ningún propósito particular.
• En esquinas próximas a entradas o salidas.
• En cajas de herramientas no clasificadas claramente.
• En la parte superior de estantes y debajo de aleros de almacenes.
• Debajo de mesas y estantes y en armarios y cajones.
• Cerca del fondo de pilas altas de materiales.

El Orden implica proceder a asignar un lugar para cada cosa y colocar cada cosa en su lugar. La organización y el orden funcionan mejor cuando se ponen en práctica de manera conjunta.

El Orden es de suma importancia porque permite eliminar muchos y variados tipos de despilfarros en las actividades de producción, ventas y oficinas. El despilfarro del tiempo invertido en la búsqueda de elementos se da con frecuencia tanto en fábrica como en oficinas e incluso en lugares de ventas y almacenes. Así pues no es inusual que una rutina de cambio de útiles incluya hasta 30 minutos invertidos en las actividades improductivas de búsqueda.

Con la implantación del Orden se logran evitar tales como:

• Despilfarros de movimientos.
• Despilfarros de búsquedas.
• Despilfarro de energía de personas.
• Despilfarros de exceso de stocks.
• Despilfarro de productos defectuosos.
• Despilfarro por condiciones inseguras.

La estandarización implica diseñar una manera consistente para la realización de tareas y procedimientos. Cuando de estandarizar se trata, debe pensarse en términos de "cualquiera". Ello implica que cualquiera pueda operar las máquinas cuyo operatoria haya sido estandarizada, de igual manera estandarizar lugares para la colocación de elementos, la forma de limpiar y acumular materiales, implica que cualquiera estará en condiciones de poder cumplir con los requisitos establecidos. El orden es la esencia de la estandarización. Esto es consecuencia de que las estaciones de trabajo deben estar y permanecer ordenadas antes de poder implantar efectivamente cualquier tipo de estandarización.

La rápida comprensión de donde están las cosas o cómo se hacen nos lleva al concepto de control visual. Un control visual es cualquier medio de comunicación usado en el entorno de trabajo que nos informa de una ojeada cómo debe hacerse el trabajo. Los controles visuales se usan como forma de comunicar informaciones tales como:

• Dónde deben estar los elementos o materiales.
• Cuántas cosas deben estar allí.
• Cuál es el procedimiento estándar para hacer algo.
• El estatus del trabajo en curso.
• La forma de llegar más rápidamente a un sitio de la fábrica o de los almacenes.

La cuestión clave es que implantando la estandarización de forma que todos los estándares se identifiquen mediante controles visuales sólo hay un sitio para cada cosa y podemos decir de manera inmediata si una operación en particular está procediendo de forma normal o no.

Consiste en la práctica de dos pasos:

• Paso 1: Decidir la localización más apropiada tomando en consideración: a) la manera más rápida de encontrarlas y utilizarlas, b) reducir al mínimo el traslado interno de materiales (layout), c) reducción de espacios, d) evitar movimientos innecesarios, y sobre todo perjudiciales (ergonomía), y e) asegurarse de que no generan riesgos o peligros en función a su ubicación y cercanía a otros elementos o componentes (ejemplo: no colocar elementos venenosos o de fumigación cerca o en cercano contacto con alimentos o vajillas).
• Paso 2: Determinar con claridad y precisión las localizaciones. Una vez se hayan determinado las mejores localizaciones, es esencial proceder a la identificación de las mismas a los efectos de que todos puedan encontrar con facilidad y prontitud los objetos y/o espacios, además de saber con rapidez cuantas cosas hay en cada sitio, si están donde corresponde (control visual).

Dicha estrategia hace uso de tarjetas o etiquetas para identificar qué, dónde, y cuánto debe haber de cada insumo o componente. Los tres tipos principales de indicadores son:

1. Los de localización, utilizados para señalar dónde tienen que estar y están los elementos.
2. Los de elementos, que muestran los elementos específicos que se colocan en cada lugar.
3. De cantidad, que señalan cuántos elementos tiene que haber en cada punto.

Esta estrategia es una metodología para identificar localizaciones en suelos y pasillos. Se denomina como "estrategia de pintura" porque la pintura es el material que generalmente se utiliza.

La estrategia de pintura se utiliza para crear líneas divisorias que señalen la división entre áreas de paso, áreas de almacenamiento y áreas de trabajo.

Sus usos más frecuentes están destinados a:

• Localizaciones de almacenaje de carros.
• Dirección de pasillo.
• Alcance de puertas, para mostrar el área barrida al abrir una puerta.
• Colocación de marcas para situar mesas de trabajo.
• Marcas "tigre", para mostrar áreas en las que no deben localizarse piezas o equipo, o señalar áreas peligrosas.

La misma es utilizada para señalar claramente las piezas, herramientas, plantillas y útiles que deben ser usados para cada propósito. Por ejemplo, si para fabricar un producto particular tienen que usarse ciertas piezas, pueden codificarse todas ellas con el mismo color e incluso almacenarse en un área codificada con ese color. De igual forma, si deben usarse diferentes lubricantes en diferentes partes de una máquina, los contenedores de suministros, lubricadores y partes de la máquina pueden codificarse en colores que indiquen el lubricante que se utilizará en cada parte de la máquina o equipo.

El dibujo de contornos es un buen medio para indicar los sitios de colocación para almacenaje de plantillas y herramientas. Se trata simplemente de dibujar los contornos de plantillas y herramientas en las posiciones de almacenaje apropiadas. De tal forma cuando hay que devolver una herramienta a su sitio, el dibujo de su contorno facilita una indicación adicional de dónde hay que colocarla.

Dicha combinación permite ingresar a un software de almacenes o stock y saber primero en que ubicación física están los materiales o elementos, y en segundo término mediante señales especiales impresas o por monitor determinar el exceso o faltante de materiales.

El tercer pilar es la limpieza, la cual se define como mantener todo en un total y perfecto estado de pulcritud.

• La limpieza permite un mejor mantenimiento e inspección de las máquinas, equipos e instalaciones.
• Evita la ocurrencia de accidentes.
• Previene la posibilidad de explosiones, incendios y cortocircuitos.
• Evita que se puedan echar a perder insumos y materiales.
• Evita la propagación de plagas, bacterias y microbios.
• Impide o reduce las contaminaciones.
• Reduce la posibilidad de transmisión de enfermedades.
• Mejora el estado de ánimo del personal.
• Presenta a los clientes y usuarios una mejor imagen de la empresa.

La limpieza implica inspección. De allí una de las funciones clave de la misma.

1. El primer paso consiste en determinar las metas de la limpieza, o sea que áreas, elementos y equipos serán objeto de actividad por cada grupo designado al efecto.
2. En el segundo paso se designa quien se hará carga de la limpieza.
3. La determinación de los métodos de limpieza es el tercer paso a efectuar.
4. El cuarto paso consiste en preparar convenientemente las herramientas y demás elementos o insumos a utilizar para la limpieza.
5. Proceder a ejecutar la limpieza es el quinto y último paso.

Como una forma de lograr conservar de manera permanente un estado de limpieza total es menester incorporar sistemáticamente la inspección a la limpieza.

Es el estado existente cuando los tres primeros pilares se conservan adecuadamente. La misma evita que se vuelva a las anteriores condiciones o estado de cosas.

El objetivo supremo de este pilar es evitar que una vez cumplidos los tres primeros pilares puedan llegar a retrocederse en el estado de situación, volviendo a un estado de desorden, suciedad, excesos y estado de confusión.

Para llegar a ello es menester dar tres pasos consistentes en:

• Paso 1: Decidir quién es responsable de qué actividades respecto a las condiciones de los tres primeros pilares.
• Paso 2: Evitar que tengan lugar retrocesos integrando la conservación y mejoramiento de los tres pilares dentro de las actividades diarias.
• Paso 3: Proceder a verificar el nivel de calidad del mantenimiento de los tres pilares.

El concepto de 5S Visuales consiste en hacer obvio de una simple ojeada el nivel de las condiciones de los cinco pilares. Esto es particularmente útil en fábricas que manejan una gran variedad y número de materiales.

Los tres principales puntos a tener en consideración sobre las 5S Visuales son:

• cualquiera debe ser capaz.
• de distinguir entre condiciones normales y anormales
• de una sola ojeada

Cuando los problemas luego de solucionados vuelven a generarse o repetirse, es menester elevar el nivel de estandarización al grado de prevención. La mejor forma de prevenir la recurrencia es preguntándose acerca de las causas fundamentales que las originan. Llegaremos de tal modo a poder crear un estado de Organización-Orden y Limpieza Irrompibles.

Entre las diversas formas de prevención tenemos:

• Suspensión. Técnica consistente en suspender la herramienta por encima del operario mediante el uso de soportes. De tal forma cuando el operario termina de emplear la herramienta, meramente la suelta y automáticamente retorna a su posición de almacenaje en altura. Mediante esta técnica se logra el Orden irrompible.
• Incorporación. Implica crear un flujo de artículos u operaciones en un proceso en el que: (1) plantillas, herramientas e instrumentos de medida se integran fluidamente en el proceso, y (2) tales medios se almacenan dónde se usan, y, por tanto, no tienen que devolverse después de usados.
• Eliminación de uso. Existen tres formas de lograrlo. El primero implica la unificación de herramientas consistente en combinar las funciones de dos o más herramientas en una sola. La segunda forma implica sustituir herramientas lo cual implica usar un medio que sirva la función de herramienta, eliminándola. Un claro y sencillo ejemplo de ello lo constituye el reemplazo de la llave para apretar pernos, por pernos con orejas, lo cual facilita el apriete a mano. El tercer método consiste directamente en el cambio de método. Así en lugar de apretar con orejas a mano, hacemos uso de abrazaderas y pinzas entre otros.

Antes que limpiar debemos evitar que la suciedad se produzca. Con la objetivo de eliminar la faena de limpieza en todo lo que sea factible, la clave es tratar en la fuente los problemas de contaminación. Para ello es fundamental hacer uso método de los "Cinco Porqué y un Cómo". Un ejemplo ha de servir a tales efectos. De existir charcos de aceite lo conveniente es investigar de dónde se fuga el mismo y darle la correspondiente solución.

De tal forma cuanto más podamos acercarnos a la fuente de contaminación, más capacidad hemos de tener para implantar la Limpieza Estandarizada.

En el contexto de los cinco pilares, la Disciplina posee un significado diferente. Significa tener el hábito de mantener correctamente los procedimientos apropiados.

La importancia de la Disciplina radica en que sin ella, la implantación de los cuatro primeros pilares rápidamente se deterioraría.

Tanto la dirección de la empresa como los empleados, han de cumplir un papel fundamental a la hora de generar un elevado grado de disciplina. Entre las herramientas para lograr dicha disciplina tenemos:

1. La capacitación y entrenamiento continuos.
2. El uso de pósters y eslóganes.
3. La impresión de boletines internos.
4. Las competencias entre departamentos, sectores o procesos.
5. La visita a otras empresas que practiquen la 5S y/o a otras sucursales de la misma empresa.

La organización, el orden y la limpieza suele ser por desgracia una de las mayores deficiencias en las empresas occidentales. El problema fundamentalmente estriba en que tanto la dirección como los trabajadores no encuentran una relación directa entre ellas y la productividad, la calidad y los costes.

Cuando los cinco pilares están eficazmente implementados es factible lograr un control rápido del lugar de trabajo, constatándose:

• Que no hay nada extra o innecesario.
• Hay claramente un sitio para cada cosa y todo está en su sitio.
• Se puede apreciar una total limpieza.
• De un solo vistazo se accede a la información.
• El papeleo se ha reducido a su mínima expresión.
• El despilfarro o lo anormal se aprecia rápidamente.
• Los métodos están estandarizados y son fáciles de comprender y aplicar.

El Seiri y el Seiton son para Monden los pasos iniciales que llevan al Kaizen, quedando con ello claramente fijada su importancia crítica para el mejoramiento de los procesos en la empresa.

Las 5S no implica limitarse a pintar contornos de herramientas, ni a proceder a un barrido y limpieza continuos, como tampoco a quitar del lugar las cosas de las cuales no se hace uso. La puesta en marcha de los cinco pilares implica la comprensión y puesta en práctica de una filosofía y espíritu de trabajo por un lado, y por otro la ejecución clara y precisa de una serie de pasos y métodos conducentes a la mejora global del lugar de trabajo.

Mejorando el sitio de trabajo se logra mejorar al mismo tiempo la autoestima de los trabajadores, mejorar la imagen de la empresa, generar productos de mayor calidad, aumentar la productividad y reducir los costes, hacer del lugar de trabajo un sitio más pleno y motivante, que aumenta la satisfacción de los empleados y crea las bases para la excelencia.

De todo lo dicho anteriormente queda clara la importancia que las 5S tienen dentro de la puesta en práctica de la mejora continua (kaizen), como así también su capacidad como herramienta para la mejora en materia de mantenimiento.

TPM para una fábrica eficiente – Ken’ichi Sekine y Keisuki Arai – Editorial TGP Hoshin – 2006

El Just in Time hoy en Toyota – Y. Monden – Editorial Deusto – 2005

Autor:
Mauricio Lefcovich

mlefcovich[arroba]hotmail.com

Consultor en Administración de Operaciones

Trabajo terminado el 15 de Abril de 2008