Proyecto Agro Frutícola Fresh Fruit S.R.L (página 5)

Costos agropecuarios

Toda empresa
agropecuaria necesita el recurso financiero para adquirir los
insumos y medios de
producción, tales como semillas,
herbicidas, fertilizantes, insecticidas, animales y el
alimento de éstos, maquinaria y equipo, instalaciones y
construcciones, mano de obra contratada, etc.

Los costos de las
empresas
agropecuarias se pueden agrupar de acuerdo a su naturaleza
en:

A) Relaciones con la tierra

Costo por agotamiento o arrendamiento
(cuando no se es dueño); la carga financiera; el costo de
oportunidad, cuando se ha invertido capital
propio

B) Por remuneraciones al trabajo

Jornales de obreros permanentes o temporales, valor de la
mano de obra brindada por éstos y su familia.

C) Medios de producción
duraderos

Maquinaria y equipo de trabajo

Instalaciones y construcciones

D) Medios de producción
consumidos

Semillas, herbicidas, fertilizantes, insecticidas y
fungicidas.

E) Servicios
contratados externamente

Molida y mezcla de granos

Transporte de granos y animales

Servicios mecanizados

D) Gastos de
operación

Electricidad y comunicaciones
(teléfono, radio,
localizador).

Combustible y lubricantes

Materiales (reacondicionamiento de caminos)

Es de suma importancia distinguir o hacer una
separación de lo que son gastos y costos. Los costos son
los recursos
utilizados directamente en el proceso de
producción, mientras que los gastos son desembolsos que
pueden aplicarse a uno o más períodos de
producción y aún pueden darse, no habiendo
producción.

Por ejemplo un costo puede ilustrarse en el siguiente
caso:

Un finquero que invierte en la compra de maquinaria y
equipo de trabajo e
instalaciones, está invirtiendo a largo plazo y por lo
tanto, se involucra a varios períodos de operación.
Hay salida de dinero al
adquirir esos bienes en el
período de compra, y en los demás períodos
que se utilizan, no hay más desembolsos, sin embargo en
cada período de operación debe asignarse una parte
del valor del bien con base en la vida útil de
éste, para determinar de una forma razonable, cuales han
sido las ganancias o pérdidas en el proceso de
producción.

En la mayoría de los casos y
específicamente en la explotación agrícola
de pequeños agricultores no se tiene establecido el pago
de salarios a los
miembros de sus familias, que colaboran en el trabajo de
las fincas, ni tampoco cobran su salario. Si la
finca no contara con esa mano de obra, tendría que pagar
jornales o peones para llevar a cabo dichas labores, por lo tanto
el finquero ante esta realidad y, para tener un costo real de la
producción, debería considerar esos salarios no
remunerados, de lo contrarío, el resultado del costo de la
explotación sería engañoso.

6.1.5 Clasificación de
los costos

Para tener un conocimiento
razonable de la rentabilidad
de una empresa, es
indispensable identificar y conocer el comportamiento de cada uno de los costos
involucrados en sus actividades.

Los costos, de acuerdo a su naturaleza contable los
podemos clasificar como:

Costos fijos y variables

Costos directos e indirectos

Costos totales y unitarios

Costos fijos y variables

Costos fijos:

Son aquellos que no varían en relación con
el volumen de la
producción.

Ejemplo: Depreciación

Costos variables:

Son aquellos que están directamente relacionados
con los volúmenes de producción, significa que
aumentan en la medida en que aumenta la
producción.

Ejemplo: Combustibles, Fertilizantes y Mano de
Obra

Costos directos e indirectos

Costos directos:

Es cuando el costo está directamente relacionado
con la producción de un producto
determinado, por ejemplo el valor de la semilla, del
fertilizante, éste está directamente relacionado
con la producción.

Costos indirectos:

Son los que no tienen ninguna relación con la
producción en un producto determinado, son necesarios para
la producción pero no se pueden identificar con un costo
específico de algún producto, por ejemplo los
costos de la electricidad, no
necesarios para la empresa pero
se hace difícil saber cuánto corresponde a cada uno
de los productos.

Los costos directos o indirectos pueden ser fijos o
variables, así mismo éstos pueden ser directos o
indirectos.

Costos totales y unitarios

Los costos totales de producción de por
ejemplo una hectárea de maíz no
son suficientes para evaluar la eficiencia de la
producción mientras no se tome en cuenta el rendimiento
por hectárea. Los costos totales por kilos de maíz
producidos se consideran tanto los costos como el rendimiento, lo
que resulta en un mejor dato para la comparación de la
eficiencia de la producción.

A eso lo llamamos costo unitario, que es la suma de los
costos por unidad de un producto determinado.

El costo unitario tiene suma importancia como base para
distintos análisis o comparaciones, según se
indica a continuación:

• Fijar el precio de
  venta
• Para comparar el costo anual con el de
  períodos anteriores
• Comparar nuestro rendimiento contra otras empresas
  agropecuarias que tienen el mismo tipo de
  explotación.

Cálculo de los costos

La metodología para el cálculo de
los costos de
producción en las empresas agrícolas o
ganaderas difiere una de la otra, dependiendo de la clase de
producto de que se trate.

Para efectos de ese cálculo, se pueden agrupar
las diferentes actividades agropecuarias en cuatro grandes
grupos:

1. Cultivos anuales

2. Cultivos permanentes

3. Ganadería

4. Otras actividades pecuarias

Cultivos anuales

Son los que se siembran y se cosechan dentro de un mismo
año. Los cultivos anuales se clasifican en costos
monetarios y costos imputados.

Los monetarios representan gastos en efectivo del
agricultor y pueden ser:

Semillas

Fertilizantes

Insecticidas

Mano de obra (asalariada)

Dirección Técnica

Intereses (en el caso de capital ajeno)

Renta de la Tierra (en
el caso de arrendamiento)

Los costos imputados no representan desembolsos en
efectivo y que pueden ser costos diferidos (depreciaciones de
capital fijo) o costos estimados, de acuerdo a cálculos
matemáticos. Estos costos pueden ser
depreciación de activo fijo y mano de
obra (en el caso de trabajo familiar)

Cultivos permanentes

Son cultivos que no agotan su vida productiva en el
primer año de cosecha, sino que duran por varios
años.

Una característica importante de estos cultivos
es que antes de recoger su primera cosecha, habrá
transcurrido un período significativo en el cual es
necesario que el empresario
realice una gran inversión, sin percibir ingreso
alguno.

En esta actividad, las diferentes etapas por la que pasa
son: adquisición o producción de semilla,
preparación del área de siembra del
almácigo, deshierbar, abonamientos, y previsión o
control de
plagas hasta que el almácigo sea
transplantado.

Una vez efectuado el transplante y hasta su desarrollo
normal para iniciar el ciclo de producción debe
dársele un mantenimiento
semejante al indicado para el almácigo, en un lapso que va
de uno a cuatro años; según el tipo de cultivo de
que se trate. Algunos ejemplos de cultivos permanentes son:
café,
caña de azúcar,
banano, cacao, palma africana, cardamomo, macadamia, nuez,
moscada, cítricos y otros frutales como papaya, mango,
guanábana, durazno, etc.

Cultivos permanentes:

Son todos aquellos cultivos arbóreos cuyo ciclo
vegetativo puede dividirse en cuatro fases.

1. Establecimiento

2. Incremento

3. Madurez

4. Decremento

Cálculo de los costos relacionados con los
cultivos permanentes:

Establecimiento

Esta fase comienza en el año en que se
siembra la plantación y termina en el año en el que
el valor de la producción obtenida supera los costos
anuales de explotación. En los últimos años
esta fase se obtiene las primeras producciones, pero el valor de
ellas no alcanza a cubrir los costos anuales de producción
y normalmente los ingresos
percibidos por esa producción se descuentan de los costos
para establecer el costo neto de cada uno de los
años.

El período de duración de esta fase oscila
entre los tres años como mínimo y un máximo
de siete años, dependiendo del cultivo de que se trate o
de las condiciones climáticas en que se
desarrolle.

Se calculan por separado y posteriormente deben ser
distribuidos entre todo el período de producción de
la plantación, sumándoselos a los costos de
explotación anual.

Estos costos se pueden agrupar en:

Semillas o plantulas, dependiendo del sistema de
siembra, si dividimos el costo total de vivero más
acarreos entre el número de plantulas producidas obtenemos
el costo de cada una.

El tiempo que
permanece la plantula en el vivero no se cuenta para efectos de
la fase de establecimiento.

Cuando la siembra es directa solo se cargará el
valor de la semilla.

Incremento

Esta fase se caracteriza en que la
producción aumenta en función de
la edad de la planta en forma ininterrumpida. El ultimo
año de esta fase es aquel en que la producción cesa
de crecer y se vuelve constante; su tiempo de duración
oscila entre los cuatro y seis años.

Madurez

La característica de esta fase es que la
producción se vuelve constante en función de la
edad de la planta y solo varía en función del
clima o de las
condiciones naturales. Hay algunos productos como el café,
que su producción varia en esta fase por condiciones
particulares de este cultivo, la cual es que solo produce en
madera nueva,
es decir, que ni produce dos veces en la misma rama y por lo
tanto necesita ciertas labores de poda, lo cual hace variar su
producción en ciclos bianuales.

Esta fase termina en el año en que la
producción entra en una franca declinación. La
duración de la fase de madurez varia entre los diez y
veinte años.

Decremento

En esta fase, la producción decrece en
función directa de la edad de la planta, su
duración se mide en función puramente
económica y llega el año en que los costos de
producción superan a los ingresos.

La plantación puede seguir produciendo por muchos
años más, pero para el productor rentable
establecer una nueva plantación, que seguir explotando
esta con producciones deficitarias.

Costos de la fase de establecimiento

Estos costos se clasifican por separado, ya que
después deben ser distribuidos entre todo el
período de producción de la plantación,
sumados a los costos de explotación anual. Dichos costos
se pueden agrupar en semillas o plantas, insumos,
mano de obra, administración y dirección técnica, depreciaciones,
otros gastos, alquileres, seguros,
mantenimiento de activo, electricidad, combustible y lubricantes,
intereses y transporte
interno.

Insumos

Se refieren a los gastos de insecticidas, fertilizantes,
fungicidas que se aplican a los cultivos. El costo se le carga a
la explotación.

Mano de Obra

Incluye los trabajos en la preparación del
terreno, siembra, recolección y corta de cosechas. Deben
diferenciarse los jornales estimados para mano de obra familiar,
cuyo costo no representa desembolsos de dinero.

Administración y Dirección
Técnica

Los cálculos se hacen basándose en
estimaciones de cifras absolutas y de acuerdo con la experiencia
o sobre el costo total.

Depreciaciones

El cálculo se hace con base en la vida
útil estimada de cada activo.

Otros gastos

En este rubro se agrupan aquellos gastos cuyo valor es
tan reducido que no vale la pena detallarlo, como por ejemplo
compra de ciertos utensilios o materiales
para la cosecha como sacos redes, cestas, canastas,
bolsas, etc.

Alquileres

Si la empresa no es propietaria de la maquinaria otros
medios de tracción debe cargar a este rubro las sumas
anuales que pagara por su arrendamiento.

Seguros

Este rubro se refiere a las primas anuales por
concepto de
seguro sobre
algunos activos como
maquinaria, agrícola, instalaciones, etc. y estos activos
son utilizados en diferentes cultivos, deberá estimarse la
parte proporcional que se cargaría a cada uno de acuerdo
que se le indique al bien o al uso que deben tener.

Mantenimiento de activos

En este rubro se incluyen aquellos gastos por
reparación y mantenimiento de instalaciones, estructuras,
maquinaria, equipo etc. para mantenerlos en buenas condiciones de
uso. Normalmente estos costos se calculan a base de un porcentaje
sobre su valor inicial, o de acuerdo a la experiencia que se
tenga de ellos.

Electricidad, combustible y
lubricantes

Los gastos por esos conceptos deberán ser
cargados al precio que les resulte puestos a la finca. En lo
referente a combustible y lubricante, se cargara lo utilizado del
ejercicio que se trate.

Intereses

Los únicos interese que deben ser
considerados en los costos de producción son los que se
pagan sobre créditos obtenidos para financiar el
proyecto. Al
capital aportado por el agricultor no se le deberá pagar
intereses para ser incluidos en los costos, pues estos formaran
parte de la rentabilidad de su inversión si se incluyeran
estos intereses dentro de los costos, (lo mismo que la renta
imputada a la tierra
propia), entonces la rentabilidad resultante del proyecto
estaría disminuida en esa proporción y no
representaría una base de comparación entre
diferentes tipos de inversión.

Transporte interno

Los gastos relativos al acarreo dentro de la
plantación, deberán agruparse en este rubro ya sea
que se utilicen medios propios o alquilados. En el caso de este
acarreo sea hecho por personas sin utilizar ningún
vehículo de tracción mecánica o animal, esta labor deberá
ser detallada en el rubro de la mano de obra.

Costos de las fases de incremento, madurez y
decremento

A los costos de estas tres fases se les llaman
comúnmente costos de explotación y pueden
calcularse en un solo cuadro ya que incluyen los mismos rubros
excepto la fase de incremento que debe detallarse año por
año, ya que cambian todos los años con o sin los
costos variables (mano de obra) combustibles y lubricantes,
electricidad, intereses, etc.

Costos de producción

Se incluyen aquí tanto las inversiones
iniciales de la fase de establecimiento, como los costos de
explotación incurridos. Para determinar el costo de
producción anual se suma al costo de
explotación una cuota anual de recargo por las inversiones
iniciales.

Para establecer el costo de producción anual, se
le suma al costo de producción anual de recargo por las
inversiones iniciales. El caso de los cultivos permanentes todos
los costos en los que se incurren en la fase de establecimiento
se consideran como partes integrantes de las inversiones
iniciales debido a que esta fase en que se forma la estructura
productiva de esta plantación. Consecuentemente, estos
costo deben ser distribuidos en todos los años de las
fases de producción.

Para calcular la cuota anual de recargo por las
inversiones iniciales, se debe proceder de la siguiente manera:
acumulando todos los costos de la fase establecimiento menos la
producción obtenida en esos años, y
dividiéndolos entre el número de años de la
producción.

Propósitos

Financiamiento
Bancario

Para el cultivo en particular representa los rubros
variables máximos sujetos a financiamiento, los que no
necesariamente representan la totalidad de los costos de
producción porque excluye costos o gastos de administración, financieros, costos fijos
propios de cada finca como amortización de mejoras riesgo, drenajes,
nivelaciones, destronque, depreciaciones, etc.

Instrumento de comparación

O estándar para el agrónomo o
técnico de la empresa o perito bancario para el
seguimiento del crédito otorgado o recibido.

Flexibilidad

No son inflexibles se pueden variar y en caso de
circunstancias especiales y a juicio del técnico bancario
se pueden incluir otras actividades como:

• Uso de otro tipo de semilla (o variedad) no
  contemplada originalmente.
• Ciertas labores no generalizadas o muy
  específicas del cultivo o zona del mismo.
• Otras actividades a financiar mediante operaciones
  especiales como: destronque, nivelación, obras de riego,
  drenaje, construcción y mantenimiento de
  caminos.
• Financiamiento de la prima de seguro de cosechas
  según cálculos del INS.
• Financiamiento de asistencia técnica para el
  combate de plagas y enfermedades.

Cobertura del crédito (Mediano plazo 5
años)

1. Ajustado lo más posible a las necesidades del
   cultivo (financiación por hectárea).
2. Para establecer o renovar
   plantación.
3. Erogaciones a efectuar durante la vida
   económica del cultivo (período
   vegetativo).

1. Se da asistencia para cortar la cosecha y pagar con
   el producto de la

6.2 Registros
contables en la agricultura

6.2.1 Objetivos de
los registros contables

Quien tiene la responsabilidad del manejo administrativo de una
empresa agropecuaria se enfrenta día a día,
año tras año, a la toma de
decisiones. Y el éxito
o fracaso de sus decisiones de pende, en gran parte, de la
cantidad y calidad de las
informaciones que tenga a su alcance en el momento oportuno,
porque el hecho de posponer una decisión hasta tanto se
reúnan los datos
necesarios, implica tomar una decisión. Se hace entonces
indispensable contar con esos elementos en forma actualizada. Y
la principal información para tal fin se logra
através de los registros contables.

Significa lo anterior que el objetivo
más importante de los registros contables es obtener los
datos necesarios para desarrollar una eficaz
administración de la empresa.

Aparte del objetivo antes señalado, los
registros contables sirven para, entre otros, los siguientes
fines:

a. Ayudar a obtener crédito (sea en el
sistema bancario nacional como en otras fuentes de
financiación)

b. Cumplir con las disposiciones tributarias
vigentes. sobre declaración de renta

c. Permitir la comparación de los resultados
de la empresa de período con otro

d. Medir los logros alcanzados en un período
determinado.

6.2.2 Características de
los registros

Independiente del mayor o menor numero de registros
contables que decidamos llevar, todos ellos deben tener las
siguientes características:

a) Deben ser exactos. Los registros contables no
pueden contener errores u omisiones. Si ellos suceden, dentro
del sistema tiene que existir el mecanismo que permita
fácilmente de localizarlos y corregirlos.

b) Deben ser sencillos y estar de acuerdo con los
objetivos que se quieren alcanzar. Los registros deben ser
planeados de forma tal que sean entendibles y puedan ser
llevados fácilmente por quien tiene esa
responsabilidad y además deben poderse interpretar
rápidamente. Si el sistema es complicado, en vez de
facilitar la obtención de datos complicará las
cosas en forma tal que exigirá un tiempo y esfuerzo
que no se justifica.

c) Deben ser completos y brindar la
información que se pretende. Si omitimos contabilizar
algún dato necesario, los registros
prácticamente pierden valor, ya que la
información que proporcionan no será de
utilidad
para la toma de decisiones, o pueden inducirnos a errar la
conducción de la empresa.

d) Deben planearse anticipadamente. Previo a su
puesta en uso, deben planificarse, para evitar la
duplicación de la información y facilitar su
agrupación total y también probarse, para estar
seguros de que se alcanzarán los fines que se
persiguen.

6.2.3 Factores que intervienen
en su elaboración

La contabilidad
para empresas agropecuarias, sea ella simplificada o elaborada
(dicho en otros términos, sea por partida simple o por
partida doble) siempre se compone de un conjunto de libros o
registros contables.

Después de lo expuesto, resulta evidente que
para obtener los datos necesarios para el buen manejo
administrativo de una empresa es indispensable contar con
registros contables adecuados.

Para elaborar dichos registros contables dependemos
fundamentalmente de una serie de factores, todos ellos
importantísimos, de los que vale la pena
destacar:

– Nivel de instrucci6n de los responsables del aspecto
administrativo de las empresas.

– Interés
de los propietarios de las fincas en información
útil y confiable para la toma de decisiones.

– Tamaño de la finca y organización que se ha previsto para
ella.

– En funci6n de los puntos anteriores, determinaci6n del
tipo de información, que es necesaria para la
conducción de la finca.

Evidentemente, dependiendo de la respuesta que demos a
las interrogantes planteadas líneas arriba, los tipos de
registro a
utilizar van a ir desde los más sencillos (contabilidad
por partida simple) a los más complejos (contabilidad por
partida doble).

6.2.4. Clasificación de
los registros

Sin perjuicio de la sencillez o complejidad que demos
a los registros contables en. función de los factores
anteriormente señalados, hay una serie de operaciones
que siempre deben realizarse en cada período
contable:

– Inventarios al
comienzo y al final de cada período

– Anotación de las operaciones realizadas durante
el período

– Preparación de los estados
financieros (Balance
General y Estado de
Resultados).

Evidentemente, los registros contables que llevemos
pueden ser clasificados en concordancia con las operaciones que
anotemos en cada uno de ellos.

A simple título de ilustración seguidamente damos la
clasificación de los registros mínimos que de
acuerdo con la actividad a que se dedique la empresa, creemos son
necesarios para una adecuada información para control y toma de
decisiones.

Cultivos. En esta actividad se distinguen los cultivos
anuales y cultivos denominados permanentes. Sin embargo, en
términos generales, las necesidades mininas de
registro

son:

1) Movimientos de cultivos: identificación
del cultivo, hectáreas dedicadas al mismo, costo de
semillas, valor de los jornales, valor de las horas de la
maquinaria utilizada, cantidad y costo de fertilizantes,
hierbicidas y fungicidas utilizados, producción
obtenida (en kilos y en valor).

2) Registro de cultivos: detalle de labores
realizadas, fecha en que se realiza, materiales utilizados
(indicando clase, cantidad y valor).

6.3 Plan de Cuentas:

Es el detalle de las cuentas que integran el activo,
pasivo y patrimonio
neto, con sus respectivas categorías.

Finalidades del plan de cuentas:

1. Posibilitar la obtención de los objetivos
   contable de los registros.
2. Permitir la correcta imputación contable de
   los registros.

d) Codificación del plan de
cuentas

La codificación del plan de
cuentas consiste en el empleo de
símbolos para representar las cuentas, que
pueden ser letras, números, o una combinación de
ambos, incluidos en el plan de cuentas.