1. Integrales, porque permiten controlar los diferentes procesos de la compañía entendiendo que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre sí, es decir, que el resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente
2. Modulares. Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos que se encuentran interrelacionados por la información que comparten y que se genera a partir de sus procesos. Una ventaja de los ERP, tanto económica como técnicamente es que la funcionalidad se encuentra dividida en módulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo con los requerimientos del cliente. Ejemplo: Ventas, Materiales, Finanzas, Control de Almacén, etc.
3. Adaptables. Los ERP están creados para adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa. Esto se logra por medio de la configuración o parametrización de los procesos de acuerdo con las salidas que se necesiten de cada uno. 

 Los ERP basan su funcionamiento en base de datos centralizada, los componentes del ERP interactúan entre sí consolidando todas las operaciones, en un sistema ERP los datos se ingresan sólo una vez y deben ser consistentes, completos y comunes, las empresas que lo implanten deben modificar alguno de sus procesos para alinearlos con los del sistema ERP, un sistema ERP incluye un conjunto de aplicaciones ERP o módulos, suele haber un software para cada unidad funcional, la tendencia actual es a ofrecer aplicaciones especializadas para determinadas industrias.

Entre los principales beneficios de un ERP, está proveer acceso en tiempo real a operaciones y datos financieros, modernizar las estructuras administrativas, centralizar el control sobre la información, estandarizar los procesos, Reducción en los costos y tiempos en los procesos claves del negocio, transacciones de la información más rápidas, mejor administración financiera, establecer las bases para el comercio electrónico, hacer el conocimiento de los procesos explícito. Davenport (1998)

Cuando ERP trabaja en forma excelente se pueden acelerar los procesos del negocio, reducir los costos, incrementar las oportunidades de ventas, mejorar la calidad y la satisfacción a los clientes, medir los resultados continuamente, se automatizan los procesos que se manejen bajo reglas o políticas preestablecidas, evitando así la intervención humana siempre propensa a errores, las compañías mejoran y actualizan los paquetes que usan para administrar recursos corporativos y ganan control de aquellos procesos que son críticos para el negocio, los ejecutivos pueden hacer decisiones bien informadas debido a que los datos con que cuentan son los mismos que usan los empleados de línea en ese preciso momento (información real en tiempo real) y a su vez los empleados evitan retrabajos por compartir la misma base de datos, por su parte los departamentos de TI pueden dar mantenimiento más fácilmente al sistema ERP que a los sistemas tradicionales que requerían conocimiento de distintos lenguajes de programación y bases de datos, mientras que el ERP está basado en tecnología estándar

Recursos Humanos incluye todas las capacidades y habilidades incluidas en el conjunto de empleados de una empresa.

Integrar los procesos para Recursos Humanos con los procesos generales del negocio y por tanto a un ERP facilita la planeación estratégica y táctica de la utilización del capital humano, logrando obtener más de cada empleado, un mayor nivel de eficiencia y productividad así como garantizar el cumplimiento de las aspiraciones de capacitación y desarrollo del personal empleado, logrando retención y aumento del capital intelectual correspondiente

Otra ventaja de esta integración es la facilidad para llevar de forma automatizada el gasto por concepto de pagos a los empleados, por gastos de viajes, capacitación, etc, así como la planificación de presupuestos de todas las actividades del área, incluidas vacaciones, estímulos a empleados y cualquier otra considerada por la dirección del negocio.

O sea, esta integración permite el acceso en tiempo real para todos los usuarios de una información confiable y segura, donde los procesos de recursos humanos participan en todas las funciones operativas, tácticas y estratégicas del negocio de la empresa

Las funciones realizadas por los departamentos de Recursos Humanos son todavía en muchas organizaciones administrativas, ya las empresas más comprometidas y serias han comenzado la formalización de la selección, evaluación, y capacitación del personal, dando la verdadera importancia al control y retención del capital humano como parte integrante del capital del negocio, por lo que las funciones de rastrear datos personales, habilidades profesionales, experiencia, necesidades de capacitación, intereses por cada uno de los empleados se están volviendo cada vez más complejas.

El proceso de realización de las Nóminas en una empresa es aquel mediante el cual se procesan las incidencias laborales de un período, siendo plasmadas las relaciones monetarias entre la empresa que contrata y los trabajadores contratados por ella, quedando explícitamente escrito la dependencia entre ellos debido a este proceso de compra venta de fuerza laboral, incluyendo además el cumplimiento de cualquier compromiso financiero contraído entre ambas partes,

Todas estas aplicaciones, formando parte de un ERP, son soluciones actuales y válidas para el proceso de las nóminas en las diferentes empresas, siendo bastante adaptables a las exigencias de cada una en particular pero nuestras empresas no pueden acceder a ellas debido al coste de instalación y mantenimiento que no está al alcance de nuestro país en este momento. Por lo que debemos lograr entonces un software hecho a nuestra medida, con soluciones propias y que resuelvan los problemas que en este sentido afronta la empresa cubana actual.

Las aplicaciones que se utilizan en la mayoría de nuestras empresas hoy en día son soluciones "caseras" o "artesanales" que en su momento resolvieron el problema crítico del proceso matemático del cálculo de las nóminas en las empresas, sin posibilidad alguna de parametrización, aplicando la fórmula de una aplicación por empresa, con salarios y pagos fijos, la mayoría de ellas sin aplicar deducciones o descuentos, aplicaciones que solucionaron en su momento las tareas mecánicas y repetitivas pero no permiten parametrizar para ajustarse a cambios en los requerimientos.

En otras empresas un poco más actualizadas utilizan aplicaciones que permiten cierto grado de parametrización, como el Nombre de la empresa o el responsable de Nóminas, pero no llegan más allá.

Es por ello que pretendemos obtener un sistema de Procesamiento de Nóminas adecuado a nuestras necesidades, la primera de ellas la economía dada por la necesidad de utilizar el software libre para evitar el alto costo de las licencias de otros tipos de software, y que cumpla con los requisitos de parametrización y adaptabilidad que precisan nuestras empresas al día de hoy. Entre estos requerimientos están:

-Implementarlo en una plataforma actual y no excesivamente cara.

-Garantizar la disponibilidad e integralidad de la información.

-Garantizar la adaptabilidad del software a cambios de estructura en la pirámide de pagos que se realiza actualmente.

-Permitir definir pagos que benefician a todos los trabajadores de una entidad, a sólo un grupo de ellos o a un trabajador en particular.

-Permitir definir si algún o algunos trabajadores estarán exentos de los beneficios de un pago dado o de la aplicación de una deducción determinada.

-Permitir el pago o no de estimulaciones por porcientos por encima de lo devengado, como sistema de estímulo.

- Permitir o no la aplicación de deducciones por incumplimientos de determinadas condiciones estipuladas en el Convenio de Trabajo.

-Obtener listados con la información referente a cada trabajador en el momento deseado.

-Permitir acceder a la información de períodos anteriores procesados.

-Generar automáticamente el Comprobante Contable de los pagos y deducciones realizados en la nómina así como el pago de las obligaciones de la empresa a este respecto.

La importancia de la información como valor agregado del negocio es cada vez más reconocida pero muchas veces esa información no se conoce porque no se utilizan las herramientas tecnológicas para agruparlas y analizarlas. Para las soluciones estándares que tenemos implementadas hoy en día en la mayoría de nuestras empresas el desarrollo de nuevas funcionalidades se reduce a ajustar los cálculos cuando hay cambios en los salarios aplicar. La importancia de la nómina en la empresa es a veces subvalorada, a pesar de ser la responsable de llevar todo el proceso de la relación monetaria empresa – empleado, o sea, pagos, descuentos, ajustes que conlleven liquidar la deuda entre ellos en cada periodo de tiempo pactados por las partes, generalmente de forma mensual o quincenal. Este proceso pudiera parecer sencillo mirado de lejos pero es sumamente complicado si consideramos que incluye todos los aspectos relacionados con el pago de uso de fuerza de trabajo, seguridad social, vacaciones, préstamos, salario y otra serie de compromisos legales particulares para cada empleado, si añadimos a esto que pueden llegar a ser cientos y en ocasiones miles de empleados comenzamos a tener idea del volumen de información a procesar.

Esta información es valiosa y puede ser llevada de una manera sencilla a un modelo de inteligencia de negocios para que los gerentes puedan conocer y analizar el comportamiento laboral de una manera más profunda, y tomar decisiones sobre ello. Entre la información poco aprovechada está la del ausentismo, la calidad del trabajo, la especialización y la capacitación de los técnicos y profesionales.

Bibliografía

Autora:

Marina Cabezas Rojas

Datos de la Autora:

Ha sido confeccionado por Marina Cabezas Rojas, y se refiere a un estudio realizado con el propósito de optar por el título de Master en Informática Aplicada en la Universidad de Matanzas, Cuba.

Confeccionado en la Ciudad de Cárdenas, Matanzas, Cuba a los 26 días del mes de Mayo del 2008