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Importancia y manejo de gestión y organización de archivos y documentación en la empresa




Partes: 1, 2

  1. El archivo físico
  2. Sistemas de información
  3. Tipologías de archivos
  4. La organización de archivos
  5. El archivo desde el punto de vista legal
  6. El archivo y la gestión documental

Empresa que se va a consultar: Sonora Electricidad S.A. de C.V.

Necesidad de la empresa: Esta requiere ser evaluada por un especialista, para determinar un método específico para el control de registros. La compañía ha perdido varios clientes, además se han extraviado algunos documentos que son de suma importancia para la empresa.

Objetivo de la consultoría: Poder determinar los motivos por los cuales una determinada área de la empresa esta teniendo problemas, buscar una solución óptima al problema y hacérselo saber al responsable en el momento adecuado para que se tomen medidas correctivas o preventivas dependiendo de la magnitud del problema.

Determinación del área a revisar: Administrativa

Alcance de la auditoria: Control de registros.

  • Clasificación y registro de documentos.
  • Descripción y ordenación de documentos.
  • Instalación de documentos.
  • Manual de archivo.

Procedimientos a realizar: Se pretende dar las bases al responsable para solucionar el problema, sugiriendo algún sistema contable en el cual se pueda llevar un almacenamiento virtual de información primaria de la empresa, así como determinar áreas donde se deberá guardar de forma ordenada la información física con la que cuente la empresa.

Contenido del Curso

El objetivo de este curso es la inducción de los empleados, hacia la importancia y manejo de gestión y organización de archivos y documentación en la empresa.

El curso tendrá una duración de 40 hrs., en un periodo de cuatro semanas de lunes a sábado dos horas diarias, en las cuales se abordara cada punto del contenido teórico, que a continuación se presenta:

TEMARIO

1. El archivo.
1.1. El archivo y el documento.
1.2. Soportes documentales.
1.3. Funciones del archivo.
2. El archivo físico.
2.1. El archivo físico. El edificio de archivo.
2.2. Mobiliario de archivo.
2.3. Condiciones ambientales y de seguridad.
3. Sistemas de información.
3.1. Tipos de sistemas de archivo.
3.2. Aplicación de los sistemas de archivo.
4. Tipologías de archivos.
4.1. El archivo tradicional.
4.2. Las nuevas tecnologías de archivo.
4.3. Otros tipos de archivo.
5. La organización de archivos.
5.1. Clasificación y registro de documentos.
5.2. Descripción y ordenación de documentos.
5.3. Instalación de documentos.
5.4. Manual de archivo.
6. El archivo desde el punto de vista legal.
6.1. Los archivos en la empresa.
6.2. Custodia legal de documentos.
6.3. Normativa aplicable.
7. El archivo y la gestión documental.
7.1. Fases y tratamiento del documento.
7.2. Las transferencias de documentos.
7.3. La conservación y el expurgo

A continuación se presenta los módulos a desarrollar en este curso, con el respectivo material a utilizar, consta de una presentación de "power point" para cada modulo, con sus respectivas dinámicas y evaluaciones correspondientes para el curso que se desea impartir para la empresa.

 


Partes: 1, 2

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