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Línea institucional de conciliación en Colombia del Ministerio del Interior y de Justicia (página 2)




Enviado por Harbey Peña Sandoval



Partes: 1, 2, 3

 

Por otra parte, el parágrafo del Artículo
7 de la Ley 640 de 2001
establece que La inscripción ante los centros de
conciliación se renovará cada dos años. Al
respecto el Ministerio de Interior y de Justicia en
concepto No.
5511 del 30 de abril de 2004 dijo:

"La vigencia de la inscripción de un
conciliador en la lista oficial de conciliadores de un centro de
conciliación no puede ser inferior a dos (02)
años.

Los dos (02) años de vigencia de la
inscripción de los conciliadores en la lista oficial se
debe contar a partir del día siguiente en el cual el
organismo estatutario del centro de conciliación que tiene
la competencia para
decidir sobre la inclusión de los candidatos a
conciliadores tome la decisión y ésta sea
comunicada al interesado, es decir, al día siguiente a la
notificación de la decisión afirmativa de integrar
la lista de conciliadores.

La vigencia de los dos (02) años en la lista
oficial de conciliadores es una calidad o estatus
que adquiere el conciliador para ejercer los derechos y cumplir las
obligaciones
que la Ley y el reglamento interno del centro (o sus estatutos)
establezcan.

El parágrafo del artículo 7 de la Ley
640 de 2001 hace referencia a la inscripción de los
conciliadores en el centro de conciliación y no en las
listas de dichos centros, por tal motivo los términos a
los que la Ley se refiere son personales y no institucionales.
Otra cosa es que la pluralidad de inscripciones que conforman una
lista lleve a que dichas inscripciones sean renovadas en bloque
cada dos (02) años en los términos de la Ley
establece."

Este concepto del Ministerio del Interior y de Justicia
busca que los centros de conciliación realicen las
renovaciones de las inscripciones de los conciliadores una vez
hayan pasado como mínimo los dos años de vigencia
de la respectiva inscripción. La situación que
sucedía era por ejemplo: hoy se aceptaba un conciliador en
la lista oficial y a los seis meses se le decía que
debía renovar su inscripción porque era la
renovación de la lista, cuando la inscripción
había durado seis meses. Algunos centros realizaban las
renovaciones grupalmente a todos los conciliadores y con ello el
centro unificaba los términos de los dos años. De
acuerdo con el concepto del Ministerio esto viola la ley ya que
el término es personal del
conciliador.

Lo que deben hacer los centros es tener presente las
fechas de ingreso y vencimiento de
la inscripción de cada conciliador por separado para
contar el término de los dos años.

Otro concepto sobre la renovación de la
inscripción de los conciliadores es No. 6766 del 5 de
julio de 2005 donde el Ministerio del Interior y de Justicia
dijo:

"En los estatutos del centro de conciliación
se establece el procedimiento a
seguir para la renovación de la inscripción de los
conciliadores una vez vencido el término de
duración de la vigencia.

Si el reglamento interno del centro de
conciliación no establece las condiciones a seguir por los
conciliadores, verbigracia, solicitar por escrito la
renovación, aprobar la evaluación
de gestión
y participación, entre otros requisitos, se entiende que
la renovación de la inscripción es
automática.

En este orden de ideas, el centro de
conciliación no puede excluir a los conciliadores de sus
listas por la no renovación de su inscripción, si
previamente no se ha establecido el procedimiento reglamentado en
sus estatutos.

Otro aspecto importante a tener en cuenta es la
facultad discrecional que tienen los centros de
conciliación de aceptar o rechazar una solicitud de
inscripción o renovación de un conciliador. En
concepto de este Ministerio, los centros tienen dicha facultad
siempre y cuando esté expresa en los estatutos y
éstos se encuentren aprobados por el Ministerio del
Interior y de Justicia. Es decir, un centro además de los
requisitos legales para ser conciliador extrajudicial en derecho
puede exigir determinadas condiciones especiales a los abogados
interesados en inscribirse como conciliadores y su
decisión puede ser discrecional solamente si su reglamento
interno así lo contempla, de lo contrario, será
obligación incluir a un conciliador que cumpla con las
condiciones reglamentadas."

Este concepto del Ministerio es muy importante para el
equilibrio del
Sistema Nacional
de Conciliación, toda vez que se autoriza a los centros de
conciliación a decidir discrecionalmente si aceptan o
rechazan la solicitud que les hace un abogado para ser
conciliador en el centro. Este aspecto puede ser polémico
y algunos consideran que viola la igualdad entre
los abogados capacitados en conciliación; sin embargo, es
importante tener en cuenta que el SNC está basado en la
libertad de
oferta y
demanda de servicios de
conciliación entre centros y ciudadanos. Es por ello que
un conciliador no tiene per sé el derecho de
ingresar a la lista de conciliadores de todos los centros de
conciliación del país porque uno de los aspectos
que diferencia a unos centros de los otros son los conciliadores
y los centros compiten entre sí por la demanda del
servicio.

Esto puede sonar extraño si de lo que hablamos es
de administración de justicia, pero la
realidad es que el sistema que tenemos en Colombia se basa
en el ofrecimiento de los servicios de los centros a los
ciudadanos que seleccionan el centro o conciliador que consideran
mejor para la solución del conflicto y en
este orden de ideas los centros se convierten en instituciones
que se rigen por la ley de la oferta y
demanda.

En este mismo concepto el Ministerio del Interior y de
Justicia estableció que los centros de conciliación
deben establecer en su reglamento interno las reglas aplicables
en los casos de renovación del registro de los
conciliadores. En la práctica, si un centro de
conciliación quiere aplicar determinados criterios para
decidir si a un conciliador se le renueva o no el registro, una
vez vencidos los dos años, dichos criterios deben estar
consagrados previamente en el reglamento interno del centro. Por
ejemplo, algunos centros exigen como requisitos para la
renovación del registro de sus conciliadores: aprobar
evaluaciones, tener indicadores de
gestión aceptables, asistir a un porcentaje
determinado de capacitaciones, etc, tales criterios deben estar
debidamente claros en el reglamento interno del centro y ser
previamente conocidos por los conciliadores a los cuales se les
aplicará.

Siguiendo la línea institucional de
conciliadores, el Ministerio del Interior y de Justicia
también se pronunció sobre el cobro que hacen los
centros de conciliación a los conciliadores por la
renovación de la inscripción en el concepto No.
24131 del 4 de noviembre de 2003 dijo:

"En relación con la facultad de los centros de
conciliación de cobrar por la renovación de la
inscripción de los conciliadores en concepto de este
Ministerio no existe prohibición para dicho cobro. Sin
embargo es importante establecer los criterios y las tarifas de
renovación en un documento que sea conocido por los
conciliadores."

Ahora bien, el Ministerio del Interior y de Justicia
permite a los centros de conciliación la facultad
discrecional de inscribir o no a un conciliador en su lista
oficial de conciliadores; por el contrario, el Ministerio
prohíbe la exclusión discrecional de la lista.
Así lo estableció en el concepto No. 16719 del 29
de julio de 2003:

"Los centros de conciliación y/o arbitraje no
pueden excluir a un conciliador o árbitro de su lista
oficial con fundamento en su discrecionalidad, por el contrario,
están sometidos a cumplir su reglamento el cual
deberá consagrar unas sanciones, causales de
exclusión y un procedimiento para tal efecto respetando el
debido proceso y
derecho de defensa.

En concepto de este Ministerio la causal de
exclusión de conciliadores y árbitros cuando se
encuentren incursos en procesos
disciplinarios o penales, mientras dure la
investigación, salvo por delitos
culposos, no tiene fundamento legal toda vez que contraría
la interpretación constitucional que hace la
Corte de los artículos 29 y 248 de la Carta Política en el
siguiente sentido: "la sola sindicación y
vinculación de un sujeto no los constituye per sé y
significaría no solo el desconocimiento de la norma
citada, la cual ha sido reproducida como principio rector en el
artículo 12 del C.P.P., sino del derecho en virtud del
cual "toda persona se
presume inocente mientras no se le haya declarado judicialmente
culpable". (art. 29 inc. 4 C.N.)" Sentencia T-023 de
1993."

Por otra parte, los centros de conciliación
pueden inscribir conciliadores en sus listas dependiendo del tipo
de centro. Los centros de conciliación de personas
jurídicas sin ánimo de lucro y de entidades
públicas sólo pueden admitir a abogados
conciliadores y los centros de conciliación de
consultorios jurídicos de facultades de derecho pueden
inscribir abogados conciliadores, estudiantes conciliadores y
judicantes conciliadores. Sobre este aspecto el Ministerio del
Interior y de Justicia en concepto No. 6946 del 27 de mayo de
2004 dijo:

"De conformidad con el artículo 11 de la Ley
640 de 2001 los consultorios jurídicos de las facultades
de derecho organizarán su propio centro de
conciliación, los conciliadores de dichos centros son de
diferentes características así:

  • Estudiantes de la Facultad de Derecho los cuales
    para realizar las conciliaciones deberán cumplir con una
    carga mínima en mecanismos alternativos de
    solución de conflictos.
    Con anterioridad a la misma deberán haber cursado y
    aprobado la capacitación respectiva, de conformidad
    con los parámetros de capacitación avalados por
    el Ministerio de Justicia y del Derecho a que se refiere el
    artículo 91 de la Ley 446 de 1998. Además,
    podrán actuar como conciliadores solo en los asuntos que
    por cuantía sean competencia de los consultorios
    jurídicos.
  • Los egresados de las facultades de derecho que
    obtengan licencia provisional para el ejercicio de la
    profesión, podrán realizar su judicatura como
    abogados conciliadores en los centros de conciliación de
    los consultorios jurídicos. Dichos conciliadores
    también están limitados por la cuantía a
    la que se refiere el punto anterior.
  • Director del centro de conciliación o del
    asesor del área siempre y cuando sean abogados con el
    título de conciliadores. En este caso no están
    limitados por la cuantía de los
    estudiantes.
  • Abogados conciliadores. Para ello deben cumplir
    los requisitos consagrados en el Artículo 7 de la Ley
    640 de 2001. Tampoco están limitados por la
    cuantía."

Este concepto del Ministerio del Interior y de Justicia
aclara a los directores y asesores de área de los centros
de conciliación de los consultorios jurídicos de
las facultades de derecho que para que puedan ejercer como
conciliadores deberán cumplir los requisitos que la ley
exige para los abogados conciliadores, es decir, que su calidad
de conciliador no es en virtud de la ley como es el caso algunos
servidores
públicos y notarios que son conciliadores sin ser abogados
o estar previamente capacitados en MASC por una entidad
avalada.

En relación con la posibilidad de que los
estudiantes de derecho hagan su judicatura como conciliadores en
los centros de conciliación diferentes al consultorio
jurídico de la facultad de derecho, el Ministerio del
Interior y de Justicia mediante concepto No. 15161 del 12 de
noviembre de 2004 estableció lo siguiente:

"El parágrafo 1 del Artículo 11 de la
Ley 640 de 2001 establece que los egresados de las facultades de
derecho que obtengan licencia provisional para el ejercicio de la
profesión, podrán realizar su judicatura como
abogados conciliadores en los centros de conciliación de
los consultorios jurídicos.

De acuerdo con lo anterior, no es posible admitir que
las funciones que
cumplen las personas vinculadas a los centros de
conciliación puedan ser avaladas como judicatura, toda vez
que la Ley 640 de 2001 solamente permite que la judicatura se
realice en centros de conciliación de consultorios
jurídicos como conciliadores."

En otras palabras, si un estudiante de derecho quiere
realizar su judicatura como conciliador, solamente lo
podrá hacer en el centro de conciliación del
consultorio jurídico de la facultad de derecho en la cual
cursa sus estudios, no en otros centros de conciliación
que pertenecen a las personas jurídicas sin ánimo
de lucro o a las entidades públicas.

Por otra parte, sobre la posibilidad de expedir
carnés de identificación a los conciliadores por el
Ministerio del Interior y de Justicia, en el concepto No. 1010
del 25 de enero de 2005 se estableció:

"De conformidad con la Ley 640 de 2001 son
conciliadores extrajudiciales en derecho: 1. Los abogados
capacitados en conciliación por una entidad avalada por
este Ministerio y que se inscriban en un centro de
conciliación. 2. Determinados servidores públicos
que en virtud de su cargo son conciliadores por ley, ejemplo de
ello tenemos en materia
laboral a los
inspectores de trabajo. 3.
Los notarios quienes también son conciliadores en virtud
de su cargo por ley. 4. Estudiantes de derecho que hagan sus
prácticas en los centros de conciliación
autorizados a las universidades y que reciban una
capacitación en conciliación. 5. Los estudiantes de
las facultades de derecho que realicen su judicatura en centros
de conciliación autorizados a las
universidades.

El Ministerio del Interior y de Justicia en ninguno
de los casos anteriores inscribe en un registro, asigna
códigos, ni entrega tarjetas a los
conciliadores, toda vez que los casos de los conciliadores de los
centros de conciliación, son éstos quienes los
inscriben y asignan códigos"

En Colombia la certificación e
identificación de una persona como conciliador en derecho
se puede hacer de tres maneras: primera, los conciliadores que
pertenecen a los centros de conciliación (abogados,
estudiantes y judicantes) son únicamente certificados por
el centro en el cual están inscritos, mediante documento
expedido por el director. Segunda, en el caso de los servidores
públicos se hace mediante certificación del jefe de
recursos
humanos de la entidad pública en la cual laboran y
tercera, para el caso de los notarios, por medio de la
certificación que expide la Superintendencia de Notariado
y Registro. En ninguno de los casos anteriores es el Ministerio
del Interior y de Justicia o el Consejo Superior de la Judicatura
quienes certifican la calidad de conciliadores.

La codificación de los conciliadores de los
centros de conciliación y los funcionarios conciliadores
está reglamentada en la Resolución 2722 de 2005. La
asignación de los códigos de identificación
de los conciliadores que se inscriben en los centros de
conciliación se hace en el Sistema de
Información de la Conciliación del Ministerio
del Interior y de Justicia. Este sistema de información consolida los datos de los
conciliadores, no es un registro oficial de
conciliadores.

1.2
Funcionarios públicos como conciliadores de centros de
conciliación.

Un aspecto complejo es que los abogados que sean
servidores públicos puedan ser conciliadores en los
centros de conciliación. Al respecto el Ministerio del
Interior y de Justicia expidió un concepto unificado No.
7538 del 21 de marzo de 2006, donde recoge las posturas del
Consejo Superior de la Judicatura, la Procuraduría General
de la Nación,
el Departamento Administrativo de la Función
Pública y el mismo Ministerio con las siguientes
conclusiones:

"Los servidores públicos que cumplan con los
requisitos para ser conciliador de los centros de
conciliación establecidos en el Artículo 7 de la
Ley 640 de 2001, podrán inscribirse y ejercer como
conciliador extrajudicial en derecho en el centro de
conciliación de la entidad pública a la cual
pertenecen.

Una entidad pública con centro de
conciliación autorizado por el Ministerio del Interior y
de Justicia puede asignar la función de conciliador,
previo cumplimiento de los requisitos legales para ello, a sus
funcionarios públicos siempre que esta función
guarde relación con las funciones propias del empleo o que
correspondan a la naturaleza de
la dependencia donde se desempeña. Previamente se
deberá verificar que el funcionario no esté
inhabilitado. Para lo anterior deberá incluir en el
manual de
funciones la función de conciliador extrajudicial en
derecho.

Las plantas de
personal de las entidades públicas se fundamentan en las
necesidades del servicio de manera que la entidad debe considerar
si la constitución del centro de
conciliación y el trabajo que
se le asigna a éste requiere de funcionarios de
dedicación exclusiva, de tal manera que demande la
creación de empleos para que atiendan los requerimientos
del mismo.

Un servidor
público que cumpla con los requisitos para ser conciliador
extrajudicial en derecho de los centros de conciliación
podrá pertenecer a la lista de conciliadores de un centro
de conciliación de otra entidad pública siempre que
se den las siguientes condiciones: que el servicio que
allí preste no sea remunerado, que con ello no se vulneren
los deberes de los servidores públicos, por ejemplo, el
cumplimiento de la jornada de trabajo ni las funciones de su
cargo, así como tampoco podrá tratar asuntos que
son propios del ejercicio de un empleo
público.

Un servidor público que cumpla con los
requisitos para ser conciliador extrajudicial en derecho de los
centros de conciliación podrá pertenecer a las
listas de conciliadores de los centros de conciliación
(personas jurídicas sin ánimo de lucro, entidades
públicas y consultorios jurídicos de facultades de
derecho) siempre y cuando no ejerza como conciliador, toda vez
que no puede ostentar dos cargos simultáneamente ni
percibir dos remuneraciones.

Los funcionarios conciliadores como los comisarios de
familia,
defensores de familia, inspectores de trabajo, fiscales,
notarios, procuradores judiciales administrativos, laborales,
civiles y de familia, delegados regionales y seccionales de la
Defensoría del Pueblo, personeros y jueces civiles o
promiscuos municipales pueden inscribirse como conciliadores
extrajudiciales en derecho en los centros de conciliación
cuando cumplan los requisitos a los que se refiere el
Artículo 7 de la Ley 640 de 2001 siempre y cuando no
ejerzan como tales, en todo caso, no podrán ejercer en
dichos centros en virtud de su calidad de autoridades que cumplen
funciones conciliatorias.

Los servidores públicos podrán ejercer
como conciliadores estudiantes o judicantes en los centros de
conciliación de los consultorios jurídicos de las
facultades de derecho para lo cual deberá mediar
autorización de la entidad pública a la cual
pertenece si se realiza en horario laboral o realizarse en
horarios no laborales, no ser remunerado, no infringir sus
deberes como funcionario público ni tampoco podrá
tratar asuntos que son propios del ejercicio de un empleo
público."

Las entidades públicas que cuentan con centro de
conciliación o las que están interesadas en crearlo
deben tener muy presente el anterior concepto. En este caso el
Ministerio del Interior y de Justicia consultó al Consejo
Superior de la Judicatura, la Procuraduría General de la
Nación
y el Departamento Administrativo de la Función
Pública su posición jurídica a fin de
establecer como sector una línea institucional unificada,
toda vez que cada institución tiene competencia para
pronunciarse sobre la manera en la que los particulares que son
servidores públicos pueden o no ejercer como conciliadores
en derecho.

Se resalta la flexibilidad de configuración en
las entidades públicas para definir la manera en la cual
un servidor público puede ser conciliador. En el sector
público se parte muchas veces de la insuficiencia de
personal y la
administración debe ser recursiva a la hora de
organizarse para cumplir con sus funciones en los términos
que establece la ley.

Las entidades públicas cada vez manifiestan en
mayor cantidad su interés de
contar con un centro de conciliación, pero son concientes
de su limitación de personal. Para ello primero pueden
buscar si en la planta de personal existe un abogado que cumpla
los requisitos para ser conciliador y de conformidad con las
necesidades del servicio y las cargas de trabajo, podrían
establecer que este funcionario sea conciliador tiempo
completo o en algún horario definido en el centro de
conciliación. En este sentido la entidad debe incluir en
el manual del
servidor público la función de realizar
conciliaciones en derecho y a su vez el funcionario debe
inhabilitarse como conciliador en los casos donde exista un
conflicto de intereses en relación con su cargo u otras
funciones asignadas por la administración.

1.3 Conciliadores
a prevención.

El origen de la conciliación a prevención
fue aclarado por el Ministerio del Interior y de Justicia
mediante concepto No. 15798 del 24 de noviembre de 2004 en los
siguientes términos:

"De acuerdo con el literal b) del Artículo 16
de la Ley 640 de 2001, una de las formas de selección
de los conciliadores es a prevención, cuando se acuda
directamente a un abogado conciliador inscrito ante los centros
de conciliación.

(…)

si se consulta la voluntad de nuestro legislador al
expedir la Ley 640 de 2001, expresamente quiso ampliar la oferta
de los operadores de la conciliación en Colombia porque
eran insuficientes, como quedó consignado en la ponencia
para primer debate al
Proyecto de
Ley 148 de 1999 Senado, 304 de 2000 Cámara de la siguiente
manera:

"además de los funcionarios conciliadores, se
promoverá un giro estructural en el manejo de los
conflictos a través de la posibilidad de que los abogados
en ejercicio puedan actuar como conciliadores desde sus oficinas,
previa capacitación sobre los mecanismos alternativos de
solución de conflictos que los habilite para el ejercicio
de tan importante misión y
bajo la égida de los centros de conciliación que,
en adelante, cambiarán su actual concepción para
convertirse en la célula
de un sistema más amplio de solución de conflictos
a través del mecanismo conciliatorio."

Así las cosas, para este Ministerio, es
suficiente aplicar un criterio de interpretación
histórico del Artículo 16 de la Ley 640 de 2001 y
concluir que es permitido y jurídicamente autorizado
realizar audiencias de conciliación por fuera de las
instalaciones de los centros de conciliación por parte de
los abogados conciliadores cuando las partes lo
habilitan.

La actual estructura de
conciliación extrajudicial en derecho
permite que las conciliaciones puedan ser adelantadas ante un
conciliador de centro de conciliación, que debe cumplir
los requisitos de los Artículos 5 y 7 de la Ley 640 de
2001. Dichos conciliadores pueden realizar la audiencia en las
instalaciones de los centros de conciliación, en el evento
que hayan sido designado por el centro, o pueden llevarlas a cabo
en sus oficinas si las partes así lo
habilitan.

(…)

En los casos en los cuales se invita a una
conciliación por un conciliador a prevención
nombrado por una de las partes, el convocado debe habilitar a
dicho conciliador para que pueda llevar a cabo la audiencia, de
lo contrario basta con la manifestación de la voluntad de
no querer hacerlo en tal escenario. En este caso, el conciliador
procede a elaborar la constancia de no acuerdo con la
anotación clara del motivo. Son las partes las que en
virtud de su autonomía deciden la modalidad y operador
más adecuado para encontrarse en un ambiente de
neutralidad, para que por medio del diálogo
puedan lograr un acuerdo que solucione integralmente su
conflicto".

Lamentablemente el manejo poco ético de algunos
conciliadores estaba ocasionando que algunas grandes empresas tomaran
la decisión de no aceptar conciliaciones en los casos en
los cuales eran citadas por un conciliador a prevención.
Sin embargo, es claro que la Ley 640 de 2001 faculta a los
conciliadores de los centros de conciliación a realizar
las conciliaciones fuera de las instalaciones del centro,
actividad que antes no era permitido por la legislación
colombiana.

Sobre la aplicación de la conciliación por
conciliadores a prevención el Ministerio del Interior y de
Justicia en concepto No. 2807 del 19 de agosto de 2003
dijo:

"Los centros de conciliación en sus estatutos
pueden reglamentar la forma como se brindará la
conciliación con las limitaciones que establecen las
normas que
regulan la materia que sean de orden público. En virtud de
dicha facultad los centros pueden regular cómo será
la relación que exista con sus funcionarios a fin de
garantizar la eficiencia y
eficacia del
servicio.

Si existe un inadecuado manejo de la
conciliación por parte del conciliador que lo hace en una
oficina
particular se hace necesario que el centro en desarrollo del
control que debe
hacer a sus funcionarios establezca los parámetros sobre
los cuales se prestará el servicio teniendo en cuenta los
recursos
logísticos y físicos mínimos para ello. En
este orden de ideas consideramos pertinente que los centros
realicen un seguimiento y control más allá de la
verificación de los requisitos legales de los documentos que
registra toda vez que los conciliadores externos también
se rigen por los estatutos del centro.

Es importante aclarar que la reglamentación
del tema en estudio no puede incluir la exigencia que todas las
conciliaciones se realicen en las instalaciones del centro de
conciliación ya que dicha medida violaría la
finalidad de la Ley de permitir la ampliación del servicio
de conciliación".

Debido a las malas prácticas de algunos
conciliadores externos o a prevención y para evitar la
falta de credibilidad de los ciudadanos en la
conciliación, algunos centros de conciliación
estudiaron la posibilidad de prohibir a sus conciliadores la
posibilidad de realizar las audiencias fuera de las instalaciones
del centro. La anterior situación sería ilegal de
acuerdo a la posición sumida por el Ministerio del
Interior y de Justicia, pero se exhorta a los centros a ejercer
un mayor control a sus conciliadores, estableciendo para ello un
régimen disciplinario claro, severo y justo.

Es muy poco el control que hacen los centros a sus
conciliadores a prevención por las limitantes de
infraestructura y personal con el que cuentan, pero un buen
sistema de seguimiento a los casos podría detectar las
fallas que se puedan estar presentando. Por otra parte, los
reglamentos internos de los centros de conciliación muchas
veces carecen de causales claras y concretas para sancionar las
prácticas contrarias a la conciliación.

1.4
Conciliadores en penal militar y funcionarios
conciliadores.

Sobre las conciliaciones en materia penal militar, el
Ministerio del Interior y de Justicia en concepto No. 2317 del 25
de enero de 2007 dijo que en los casos expresamente reglamentados
en el Artículo 1 de la Ley 1058 de 2006, solamente se
pueden adelantar ante el Juez de Instrucción Penal Militar
o Juez de Instancia y no ante otros operadores de la
conciliación en derecho o equidad.

Sobre la conciliación realizada por los
personeros y otros funcionarios conciliadores, el Ministerio del
Interior y de Justicia estableció en el concepto No. 19657
del 06 de diciembre de 2006 lo siguiente:

"Los personeros solamente podrán ser
conciliadores en los asuntos que las personas les soliciten para
la solución de una controversia siempre y cuando en el
respectivo municipio donde ostentan su calidad de personeros no
existan otros conciliadores en el área de su
competencia.

En otras palabras, en materia civil, si en un
municipio no existe un conciliador de un centro de
conciliación, un delegado regional o seccional de la
Defensoría del Pueblo, un procurador judicial civil o un
notario. Solamente bajo este supuesto el personero podrá
ser conciliador.

En materia laboral, si en un municipio no existe un
inspector de trabajo, un delegado regional o seccional de la
Defensoría del Pueblo o un procurador judicial laboral.
Solamente bajo esta hipótesis el personero podrá ser
conciliador.

En materia de familia, si en un municipio no existe
un conciliador de un centro de conciliación, un delegado
regional o seccional de la Defensoría del Pueblo, un
procurador judicial de familia, un notario, comisario de familia
o un defensor de familia. Solamente bajo este supuesto el
personero podrá ser conciliador.

La habilitación que otorga la Ley 640 de 2001
para que determinados funcionarios fueran conciliadores es de
carácter personal, indelegable e
intransferible. La potestad para ser conciliador no recae en la
notaría, la comisaría, el I.C.B.F., la
Procuraduría, la Personería, la Defensoría
del Pueblo, la inspección de trabajo, etc, por el
contrario, es el servidor público o notario en calidad de
su cargo a quien la Ley autoriza para ser
conciliador".

El anterior pronunciamiento sobre la competencia de los
conciliadores es muy importante ya que algunos personeros en
determinadas ciudades atienden las conciliaciones cuando en el
mismo municipio existe otro conciliador y la Ley les asigna una
competencia residual.

En el mismo sentido, en algunas entidades
públicas, quienes atienden y realizan las audiencias de
conciliación no son los funcionarios expresamente
autorizados por la Ley, sino otras personas que no tienen dicha
competencia y la función como conciliadores no es
delegable, ni ha sido asignada a cualquier persona en la
entidad.

En las entidades públicas y notarias se debe
tener mucho cuidado a la hora de realizar las audiencias de
conciliación por los servidores públicos y notarios
que han sido facultados por la ley para ser conciliadores en
derecho. A manera de ejemplo, en la Defensoría del Pueblo,
nadie diferente a un funcionario con el cargo de delegado
regional o seccional puede atender las conciliaciones solicitadas
por los ciudadanos, otro caso es el de las notarías,
solamente el notario es la persona autorizada para adelantar la
conciliación y no es posible que otra persona ayude con el
inicio o desarrollo de la audiencia de conciliación y
finalmente el servidor público o notario al final las
avalen.

1.5 Los
inspectores de policía no son conciliadores
extrajudiciales en derecho.

Una situación que es muy común en Colombia
es que los inspectores de policía consideren que pueden
realizar conciliaciones en derecho. Al respecto el Ministerio del
Interior y de Justicia en concepto No. 12087 del 06 de septiembre
de 2004 dijo:

"La ley 640 de 2001 reglamenta en los
artículos 23, 27, 28, 31 y 33 quienes son conciliadores en
los asuntos administrativos, civiles, laborales, familia y de
competencia y consumo.

En relación con los inspectores de
policía, el Decreto 1355 de 1970, Decreto 522 de 1971,
Decreto 1333 de 1986 y la Ley 23 de 1991 no los facultan para ser
conciliadores extrajudiciales en derecho.

En este mismo sentido, el Decreto 800 de 1991 "Por el
cual se reglamenta la Ley 23 de 1991, sobre Descongestión
de Despachos Judiciales" establecía en el artículo
5 la facultad de conciliar a los inspectores de policía
(…)

Sin embargo, el Decreto 800 de 1991 fue derogado
tácitamente por el artículo 422 de la Ley 228 de
1995, publicada en el Diario Oficial No. 42.161, de 22 diciembre
de 1995, "Por la cual se determina el régimen aplicable a
las contravenciones especiales y se dictan otras disposiciones"
según lo considera el Consejo de Estado en
Sentencia de 2002/02/14, Expediente 70103, Dra. Olga Inés
Navarrete Barrero.

Por su parte, el Artículo 2 de la
Resolución 3114 de 1993, del Instituto Nacional del
Transporte por
la cual se implanta a nivel nacional los formatos acta de
conciliación DSV-03 y DSV-04 establece: "Artículo
2. El formato acta de conciliación DSV-03 será
diligenciado en los organismos de tránsito competentes o
en su defecto por los alcaldes municipales e inspectores de
policía, cuando exista la posibilidad de
conciliación en accidentes de
tránsito."

En concepto del Ministerio del Interior y de Justicia
los inspectores de policía y los inspectores de
tránsito no son conciliadores extrajudiciales en derecho,
toda vez que el Artículo 143 de la Ley 769 de 2002
establece claramente que las conciliaciones en conflictos
derivados de los accidentes de tránsito son competencia de
los conciliadores autorizados por la ley para conciliar, es
decir, por ser su naturaleza jurídica civil, serán
los conciliadores que ordena el artículo 27 de la Ley 640
de 2001. En este sentido, la Resolución 3114 de 1993, del
Instituto Nacional del Transporte sobre el formato de acta de
conciliación carece de validez ya que el artículo
19 de la Ley 23 de 1991 que modifica el artículo 251 del
Código
Nacional de Tránsito, Decreto 1344 de 1970, fue derogado
por el Artículo 170 de la Ley 769 de 2002."

Uno de los ejemplos de normas que violan la
Constitución y la Ley sobre conciliación es el
Código de Policía de Bogotá, Acuerdo 79 de
2003 del Concejo de Bogotá D.C., que en el artículo
214 dice:

"Las autoridades de policía deberán
promover la conciliación de las partes sin necesidad de
diligencia especial para dicho efecto.

PARÁGRAFO PRIMERO. En cualquier momento del
proceso y antes de proferirse el fallo, podrán las partes
conciliar sus intereses, presentando ante el funcionario de
policía el acuerdo al respecto
".

De acuerdo con el artículo 116 de la
Constitución Nacional los particulares pueden ser
investidos de la calidad de administradores de justicia de manera
transitoria como conciliadores en los casos que determine la ley.
Ninguna norma diferente a la ley como acuerdos de consejos
municipales o asambleas departamentales o decretos y resoluciones
expedidas por alcaldes distritales o municipales pueden otorgar
la función de ser conciliadores a determinados servidores
públicos.

Por las anteriores razones el Código de
Policía de Bogotá D.C. es contrario a la
Constitución y la ley ya que el Consejo de Bogotá
D.C. no puede facultar a las autoridades de policía como
conciliadores. Los acuerdos que realizan los inspectores de
policía en Bogotá D.C. son mediaciones y no
conciliaciones.

2. Aval para formar
conciliadores y formación de
conciliadores.

2.1 Entidades avaladas para formar
conciliadores:

El Ministerio del Interior y de Justicia
estableció en el concepto No. 2986 del 28 de febrero de
2005 que el aval que autoriza para formar conciliadores se otorga
a una persona jurídica y que ésta no requiera
varios avales para sus diferentes sedes en los siguientes
términos:

"El Ministerio del Interior y de Justicia expide
autorización para impartir cursos de capacitación a
través de una resolución a nombre de la persona
jurídica solicitante.

Teniendo en cuenta lo anterior, y debido a que la
Universidad
(…) ha recibido autorización para capacitar
conciliadores (…), las demás sedes de esta
universidad no tendrán que solicitar nueva
autorización para desarrollar sus programas de
capacitación, siempre y cuando, cumplan con el pensum
aprobado (…).

En el mismo sentido la universidad avalada es
autónoma de escoger la modalidad en que desea ofrecer los
cursos de capacitación para obtener el titulo de
conciliador ya sea por medio de un postgrado, diplomado o curso;
siempre que mantenga o garantice la aplicación de la
propuesta presentada y avalada por este
Ministerio.

Sin perjuicio del artículo 7 de la
Resolución 1399 de 2003 sobre la revocatoria
del aval, en concepto de este Ministerio, independientemente del
lugar en el que se desarrolle el proceso de capacitación o
la modalidad en que este se presente, se deberá observar
el plan de estudios,
la intensidad horaria y el sistema de evaluación aprobados
y cumplir los parámetros vigentes establecidos por parte
del Ministerio del Interior y de Justicia y el Consejo Superior
de la Judicatura."

Las reglas para obtener el aval que autoriza a formar
conciliadores están establecidas en el Decreto 3756 de
2007. Las normas que reglamentaban el aval a partir de la Ley 640
de 2001 eran la Resolución 477 de 2001, la
Resolución 019 de 2003, la Resolución 1399 de 2003
y el Acuerdo 1851 de 2003. En todas las normas anteriores y en la
actualidad las entidades a las cuales se les otorga el aval que
las autoriza para formar conciliadores permiten que se ofrezcan
los cursos a nivel nacional y que puedan ser ofrecidos en
diferentes modalidades.

Un ejemplo de lo anterior son las universidades que
ofrecen una especialización en Mecanismos Alternativos de
Solución de Conflictos a los profesionales y además
están avaladas para formar conciliadores por el Ministerio
del Interior y de Justicia. Las universidades pueden otorgar dos
diplomas: el titulo de especialista en M.A.S.C. y el certificado
de capacitación en conciliación que habilita a los
abogados para que se inscriban en un centro de
conciliación. Para que las universidades avaladas puedan
entregar el certificado de la capacitación en
conciliación es requisito que ofrezcan la formación
con el cumplimiento de las condiciones establecidos en el Decreto
3756 de 2007.

El Ministerio del Interior y de Justicia
reglamentó el contenido de los certificados que deben
expedir las entidades avaladas para formar conciliadores mediante
la Circular 008 de 2007.

Sobre las calidades de los docentes de
las entidades avaladas para formar conciliadores el Ministerio
del Interior y de Justicia en concepto No. 9500 del 26 de mayo de
2003 dijo:

"es válido que la planta de profesores de las
entidades avaladas por el Ministerio del Interior y de Justicia
para formar conciliadores esté conformada por personas que
no tengan experiencia en la materia. Sí es legalmente
permitido, toda vez que la conciliación es una
función que para su capacitación necesita de la
colaboración de profesionales de diferentes áreas
como el derecho, la psicología, el
trabajo social,
la administración de empresas, la comunicación
social, la psicopedagogía, entre otras. La integración de la planta de personal de las
entidades que capacitan conciliadores avaladas por el Ministerio
del Interior y de Justicia es autónoma, sin embargo la
experiencia en Mecanismos Alternativos de Solución de
Conflictos del facilitador puede ser un elemento a tener en
cuenta, no necesariamente un requisito."

El anterior concepto de línea institucional
está vigente parcialmente ya que el Decreto 3756 de 2007
no reglamenta los requisitos de los docentes en general a
excepción de los que dirigirán el módulo de
pasantía que deben acreditar como mínimo un
año de experiencia en la realización de
conciliaciones. Por otra parte, al director del curso
también se le exige contar con una experiencia
mínima de dos años en la formación de
conciliadores.

2.2 Requisitos en capacitación en
conciliación para los conciliadores
estudiantes.

Toda vez que las normas en materia de
capacitación en conciliación cambiaron en 2007,
presentaremos primero el concepto de línea institucional
sobre la capacitación que debían tomar los
estudiantes para poder ser
conciliadores en los centros de conciliación de los
consultorios jurídicos de las facultades de derecho y
posteriormente revisaremos el cambio
introducido por el Decreto 3756 de 2007.

Concepto No. 10540 del 26 de agosto de 2005:

"Este Ministerio interpreta que los estudiantes de
los consultorios jurídicos de las facultades de derecho de
las universidades para realizar su práctica como
conciliadores en los centros de conciliación de
consultorios jurídicos deberán recibir
capacitación en conciliación y mecanismos
alternativos de solución de conflictos
M.A.S.C.

La capacitación en conciliación a la
cual se refiere el parágrafo 2 del Artículo 11 de
la Ley 640 de 2001 está reglamentada por el Acuerdo No.
1851 de 2003 del Consejo Superior de la Judicatura, por medio del
cual se establecen los parámetros que deben cumplir las
entidades avaladas para capacitar conciliadores extrajudiciales
en derecho tales como: tres módulos (conceptual,
experimental y pasantía), una intensidad horaria
mínima de 85 horas en los dos primeros módulos, una
asistencia mínima del 80% a las sesiones, cada
módulo de capacitación será prerrequisito
del otro, etc. En este sentido, las universidades deberán
ofrecer a los estudiantes interesados en ser conciliadores de los
centros de conciliación de consultorios jurídicos
una capacitación que cumpla con los requisitos
reglamentados en el Acuerdo en mención.

Es importante aclarar que en el caso anterior, las
universidades no requerirán del aval para capacitar
conciliadores al cual se refiere la Resolución No. 1399 de
2003 del Ministerio del Interior y de Justicia, sin perjuicio que
una vez cumpla con los requisitos allí establecidos pueda
solicitar el aval y así certificar a los estudiantes de la
carrera de derecho como capacitados en
conciliación.

La capacitación en mecanismos alternativos de
solución de conflictos M.A.S.C. a que se refiere el
parágrafo 2 del Artículo 11 de la Ley 640 de 2001
es la cátedra, seminario o
materia que cada universidad ofrece a los estudiantes en el plan
académico de la carrera de derecho. Es decir, las
universidades son autónomas en diseñar el
contenido, duración y requisitos de dicha
capacitación. Además, como lo establece la ley, la
capacitación en conciliación es previa a la que se
haga en M.A.S.C.

Por otro lado, los estudiantes de las facultades de
derecho que reciban los cursos en conciliación o
mecanismos alternativos de solución de conflictos M.A.S.C.
no están habilitados para ser posteriormente conciliadores
de centros de conciliación, salvo que la Universidad que
los haya capacitado se encuentre avalada por el Ministerio del
Interior y de Justicia. Lo anterior no excluye que si
posteriormente la Universidad recibe el aval pueda adelantar un
proceso de homologación con los alumnos que recibieron la
misma capacitación.

Para finalizar, es importante aclarar que las
entidades avaladas para capacitar conciliadores pueden admitir en
sus cursos estudiantes de la carrera de derecho y terminada la
formación entregarles el certificado de asistencia y
aprobación, toda vez que no es necesario primero ser
abogado para posteriormente capacitarse como conciliador. El
estudiante que se capacite en conciliación, una vez
obtenga el título de abogado podrá solicitar la
inscripción en un centro de conciliación, previo
cumplimiento de los requisitos especiales exigidos en el centro
seleccionado."

En resumen hasta la entrada en vigencia del Decreto 3756
de 2007, las universidades que contaban con centro de
conciliación del consultorio jurídico de la
facultad de derecho debían haber capacitado a los
estudiantes para que pudieran hacer su práctica como
conciliadores con dos cursos: uno en conciliación con el
cumplimiento de los requisitos establecidos en el Acuerdo 1851 de
2003 y un segundo curso sobre M.A.S.C. de libre
configuración por la universidad.

La anterior situación cambió con el
Decreto 3756 de 2007 que reglamenta en el artículo 3,
numeral 5.2 el plan de estudios que los estudiantes o judicantes
deben cursar. La formación mínima que deben recibir
los estudiantes y judicantes para hacer su práctica como
conciliadores de los centros de conciliación de los
consultorios jurídicos de las facultades de derecho
está dividida en tres módulos con una intensidad
mínima de 50 horas más la pasantía en
conciliación.

Otro aspecto importante es que todas las universidades
que cuenten con centro de conciliación del consultorio
jurídico de la facultad de derecho deberá solicitar
al Ministerio del Interior y de Justicia el aval para formar
conciliadores, ya que deberá capacitar como mínimo
a sus estudiantes y judicantes para hacer su práctica y
para expedir los certificados a los que se refiere la Circular
008 de 2007 deberá estar avalada. Las universidades
podrán solicitar el aval ya que no se les exige contar con
un centro de conciliación con una existencia mínima
de dos años y la prueba que realizan conciliaciones
permanentemente como lo hacía la Resolución 1399 de
2003.

2.3 Certificados de capacitación en
conciliación y mediación en el
extranjero.

El Ministerio del Interior y de Justicia en concepto No.
24957 del 06 de septiembre de 2007 se pronunció sobre la
validez de los certificados de capacitación para
conciliadores y árbitros expedidos en el extranjero en el
siguiente sentido:

"La capacitación en Mecanismos Alternativos de
Solución de Conflictos a la cual se refiere la Ley 640 de
2001 no es un título profesional, ni hace parte de
la
educación formal de instituciones de educación
superior. La formación de los conciliadores es una
capacitación especializada reglamentada por el Acuerdo
1851 de 2003 del Consejo Superior de la Judicatura y el aval de
las entidades interesadas en formar conciliadores por la
Resolución 1399 de 2003 del Ministerio del Interior y de
Justicia.

(…)

En concepto del Ministerio del Interior y de
Justicia, los certificados de capacitaciones en Mecanismos
Alternativos de Solución de Conflictos en el extranjero no
pueden ser tenidos como válidos para cumplir el requisito
al cual se refiere la Ley 640 de 2001 para la conciliación
extrajudicial en derecho.

En materia de capacitación en
conciliación el legislador exigió una
formación especial y la condicionó a los requisitos
que estableciera el Gobierno Nacional
(artículo 91 de la Ley 446 de 1998).

(…)

Si bien es cierto que dichos certificados de
capacitación en Mecanismos Alternativos de Solución
de Conflictos otorgados en el extranjero no suplen el requisito
para ser conciliador en derecho en Colombia, dicha
formación sí les permite a las personas acreditar
experiencia o formación adicional sobre la materia, para
lo cual deberán estar apostillados o legalizados
según el caso.

Sin perjuicio de lo anterior para los conciliadores,
las personas que tengan capacitación en mediación
en el extranjero sí pueden prestar sus servicios como
mediadores, siempre y cuando sus certificados estén
apostillados o legalizados según el caso. Lo anterior es
posible ya que no existen normas en Colombia que reglamenten o
limiten el ejercicio de la mediación".

Este concepto de línea institucional está
vigente ya que el Decreto 3756 de 2007 no se pronuncia al
respecto y continúa con la tendencia de exigir
formación especifica a los conciliadores en
Colombia.

3. Centros de
conciliación.

3.1 Naturaleza de los centros de conciliación,
reserva documentos para la autorización de centros,
prohibición de sedes de centros de conciliación en
otras ciudades y elementos esenciales de los centros de
conciliación.

La naturaleza de los centros de conciliación ha
sido definida por el Ministerio del Interior y de Justicia en el
concepto No. 15161 del 12 de noviembre de 2004 donde
dijo:

Los centros de conciliación y/o arbitraje tienen
una "naturaleza operativa y administrativa (…) en
procura de prestar todo su apoyo logístico, físico
y técnico a las partes, conciliadores y árbitros
para el adecuado desarrollo de la conciliación y el
arbitraje. Los centros no tienen ninguna función que
implique administración de justicia, sino que quienes
administran justicia son los conciliadores y árbitros. Lo
anterior ha sido reiterado por la Corte Constitucional en
Sentencias como: SU-600 de 1999, C-893 de 2001, C-917 de
2002.

Sin perjuicio de lo anterior, es importante tener en
cuenta que por la importancia de las funciones que desarrollan
los centros de conciliación y/o arbitraje, su actividad
implica el ejercicio de una función pública
diferente a la facultad de administración de justicia
reservada a los conciliadores y árbitros habilitados por
las partes."

La naturaleza jurídica de los centros de
conciliación es un tema poco abordado en la línea
institucional de conciliación del Ministerio del Interior
y de Justicia que es la autoridad
administrativa del Estado de autorizar su creación. Para
muchos los centros de conciliación son entidades privadas
a las cuales no se les pueden aplicar las reglas de derecho
público, sin embargo, su actividad está
directamente vinculada con la administración de
justicia.

Los funcionarios de los centros de conciliación
no toman decisiones en relación con los casos de
conciliación que les solicitan ya que están
reservadas a los conciliadores. En la práctica muchos
directores de centros de conciliación son los que deciden
si un caso es atendido o si el asunto es conciliable. Sin
embargo, ninguna de estas funciones están autorizadas en
la ley. Solamente los conciliadores son los que pueden tomar
decisiones que impliquen administración de justicia como
en los ejemplos mencionados. Por el contrario, son las partes en
conflicto quienes deciden si acuerdan o no la solución a
su controversia y habilitan al conciliador para que les ayude a
encontrar una solución.

En Colombia se ha llegado a utilizar la acción
de tutela como
mecanismo para obligar a los centros de conciliación a
realizar funciones en los casos en los cuales se han negado. Esta
es una de las situaciones que hace confusa la naturaleza
jurídica de los centros de conciliación pues son
sujetos de acciones de
tutela y los ciudadanos les presentan derechos de petición
como si se tratasen de entidades públicas.

Hasta tanto la legislación no aclare la
naturaleza jurídica de los centros de conciliación,
continuarán con una naturaleza mixta, son entidades
privadas que ejercen funciones públicas delegadas por
el Estado como
es coadyuvar con la administración de justicia.

Los requisitos y procedimiento para la
autorización de la creación de los centros de
conciliación están reglamentados en la
Resolución 1342 de 2004 del Ministerio del Interior y de
Justicia, sobre la naturaleza pública o reservada de la
metodología de factibilidad que
presentan las entidades interesadas en que se les autorice el
centro el Ministerio del Interior y de Justicia en concepto No.
3365 del 4 de marzo de 2005 dijo:

"La reserva de la metodología de factibilidad
de los centros de conciliación se fundamenta en que
contiene información importante y sensible de la
estructura y funcionamiento del centro y en caso de ser
pública afectaría seriamente el equilibrio de la
libre y sana competencia entre los diferentes operadores de la
conciliación, regulada y garantizada por el Ministerio del
Interior y de Justicia.

Además, teniendo en cuenta que los centros de
conciliación compiten libremente por los usuarios,
éstos constantemente realizan evaluación de sus
procesos y procedimientos,
diseñan y desarrollan estrategias de
mercadeo,
divulgación, suscriben convenios, establecen criterios de
selección de conciliadores y árbitros, regulan
tarifas especiales, desarrollan proyectos de
investigación, hacen seguimiento a los casos
atendidos, entre otros aspectos que integran su know how, es
decir, la entidad promotora de un centro de conciliación
debe atender a ciertos factores técnicos que le
permitirán tener éxito
como centro frente a su competencia y esto debe se protegido
jurídicamente en razón a que pertenece al patrimonio de
la entidad a la cual se le autoriza la creación de centro,
para lo cual se hace necesario que el Ministerio del Interior y
de Justicia garantice la confidencialidad de la
información que ellos presentan como parte del control,
inspección y vigilancia que se les realiza.

El Ministerio del Interior y de Justicia
entregará copia de los documentos que integran la
metodología de factibilidad a la entidad promotora de un
centro de conciliación ya que es ésta su titular y
quien puede disponer de ellos, o a una autoridad judicial
solicitando el manejo riguroso de
confidencialidad".

Un aspecto que ha sido ampliamente debatido es la
prohibición que tienen los centros de abrir sedes o puntos
de atención en ciudades diferentes a la
autorizada por el Ministerio del Interior y de Justicia que
está ligado con el concepto de elementos esenciales de los
centros de conciliación. Al respecto el concepto No. 3550
del 8 de abril de 2005 dice:

"La Resolución No. 1342 de 2004 del Ministerio
del Interior y de Justicia establece la presentación de
una metodología de factibilidad que consiste en un estudio
coherente y razonable que cumpla con criterios de conveniencia y
oportunidad donde se incluya la ubicación del centro,
tipología del conflicto, estimación de la demanda
del servicio, organización administrativa del centro,
estrategia de
divulgación, sistema de evaluación y seguimiento,
programa de
educación
continuada, recursos físicos, logísticos y
financieros, reglamento interno, listas de conciliadores y/o
árbitros, entre otros.

Cada uno de los requisitos anteriores se relacionan
con la población objeto a la cual se busca
atender, es decir, si examinamos a qué se refiere la
ubicación del centro, tenemos que es "el
conocimiento que la persona solicitante debe tener sobre las
condiciones sociales, económicas, políticas,
culturales, entre otras, de la población ubicada en el
área de influencia del futuro centro, que le
permitirá establecer la conveniencia y oportunidad para la
creación del mismo, el cual deberá responder a unas
necesidades especiales en materia de resolución
de conflictos dirigido a una población objeto
determinada", dicho de otra manera para cumplir este requisito la
entidad interesada debe presentar un estudio donde describe la
comunidad a la
cual van dirigidos sus servicios para determinar si requiere de
los servicios de un centro. De igual manera, la tipología
del conflicto y la demanda del servicio están vinculadas
con la misma población o comunidad objeto de la
metodología de factibilidad.

Con base en la ubicación del centro, la
tipología del conflicto y la demanda del servicio, se
estructuran los otros requisitos, que son la
organización administrativa del centro, estrategia de
divulgación, sistema de evaluación y seguimiento,
programa de educación continuada, recursos físicos,
logísticos y financieros, reglamento interno, listas de
conciliadores y/o árbitros, entre otros.

En conclusión, la creación de un centro
de conciliación y/o arbitraje obedece a una
metodología de factibilidad basada en una investigación de una población
ubicada en una ciudad determinada. En este orden de ideas, cada
estudio de autorización de centro es diferente a los otros
toda vez que las condiciones de cada ciudad son
únicas.

Es importante reiterar que los centros de
conciliación y/o arbitraje no tienen competencia nacional
para abrir oficinas, sedes, sucursales, o cualquiera que sea su
denominación, ya que su autorización se restringe a
una ciudad determinada con base en su metodología de
factibilidad de autorización, es decir, les está
prohibido ofrecer sus servicios en una ciudad diferente a la
mencionada en la Resolución del Ministerio del Interior y
de Justicia que autoriza su creación. Un asunto diferente
es que los conciliadores puedan a prevención llevar a cabo
conciliaciones en lugares diferentes a las instalaciones del
centro, siempre y cuando cumplan con los plazos de registro de
actas y control de constancias.

Así las cosas, si el Ministerio del Interior y
de Justicia autoriza la creación de los centros de
conciliación y/o arbitraje, de acuerdo con el
Artículo 18 de la Ley 640 de 2001 ejerce el control,
inspección y vigilancia de los mismos, por ello debe
garantizar que las condiciones en las cuales se presta el
servicio cumpla con lo establecido en la normatividad vigente y
esto implica que si un centro que ha sido autorizado cambia sus
elementos esenciales deberá presentarlos al Ministerio
para su aprobación.

Los elementos esenciales del centro son los mismos
requisitos que establece la Resolución No. 1342 de 2004
del Ministerio del Interior y de Justicia para su
creación, verbigracia, si el centro cambia su reglamento
interno, el Ministerio debe aprobar dichas modificaciones, so
pena de revocar su autorización (Artículo 4,
Resolución 1342 de 2004) y además, dichos estatutos
no entran en vigencia hasta tanto sean aprobados por el
Ministerio."

Las instituciones a las cuales se les ha autorizado la
creación de un centro de conciliación deben ser
cuidadosas y ofrecer sus servicios solamente en la ciudad para la
cual fueron autorizados. De conformidad con la línea
institucional del Ministerio del Interior y de Justicia no les
está permitido extender sus servicios a otras
ciudades.

Si una entidad por su naturaleza tiene operación
en diferentes ciudades del país y está interesada
en ofrecer los servicios del centro de conciliación en
todas ellas, deberá tramitar ante el Ministerio del
Interior y de Justicia la autorización de la
creación del centro de conciliación para cada
ciudad por separado. Diferente es la situación de las
sedes que puede tener un centro de conciliación en la
ciudad en la cual le fue autorizada la creación. Los
centros pueden abrir todas las oficinas que considere necesarias
para garantizar la adecuada prestación de sus servicios
dentro de una ciudad, para ello debe reportar la
información de las sedes en el Sistema de
Información de la Conciliación.

3.2 Delegación de funciones de registro,
función de registro y control de documentos, tablas de
retención documentales, destrucción de documentos y
directores de centros.

El Decreto 30 de 2002 establece que los directores de
los centros de conciliación son los encargados de realizar
el registro de las actas y control de constancias; sin embargo
mediante concepto No. 6485 del 30 de junio de 2005 el Ministerio
del Interior y de Justicia permitió su delegación
en los siguientes términos:

"para el registro de las actas de conciliación
de los conciliadores de centros de conciliación el
director del centro ante el cual se solicite el registro
deberá dejar una constancia en el original y copias del
acta de conciliación del nombre y código del
centro; código del conciliador si se trata de un
conciliador inscrito en la lista de un centro de
conciliación, o el número del documento de
identificación, si se trata de un estudiante en
práctica o de un egresado realizando su judicatura; fecha
y número del registro y libro en el
que este se hizo. Posteriormente el director deberá dejar
constancia en las copias de las actas de conciliación de
si se trata de las copias que prestan mérito ejecutivo
para proceder a entregarlas a las partes
interesadas.

Teniendo en cuenta lo anterior y considerando la
naturaleza de los centros de conciliación como
instituciones que prestan a los ciudadanos y conciliadores los
recursos logísticos, físicos y técnicos
necesarios para el buen desarrollo de la conciliación,
además, en aplicación de los principios de
celeridad, flexibilidad y economía, el Ministerio del Interior y de
Justicia autoriza que los directores de los centros de
conciliación deleguen en otro funcionario del mismo las
funciones reglamentadas en los numerales 3 y 4 del
Artículo 4 del Decreto 30 de 2002 para el registro de las
actas de conciliación.

Para el cumplimiento de lo anterior, es
obligación de los centros enviar al Ministerio del
Interior y de Justicia el acto mediante el cual se realiza la
delegación, con la indicación de la persona que
adelantará dichas funciones en nombre del director. A
falta de lo anterior, solamente el director del centro de
conciliación podrá efectuar el registro de las
actas de conciliación.

Sin perjuicio de lo anterior, es importante resaltar
que los centros de conciliación pueden abrir sedes
diferentes a las autorizadas en su metodología de
factibilidad, siempre y cuando informen al Ministerio del
Interior y de Justicia las condiciones en las cuales
prestarán sus servicios; toda vez que dichos requisitos
son elementos esenciales del centro, los cuales deben ser
aprobados por el Ministerio como máxima autoridad
administrativa que ejerce el control, inspección y
vigilancia de los mismos."

En los casos en los cuales un centro de
conciliación crece y por consiguiente es ineficiente que
el director realice las funciones de registro de actas y control
de constancias a las que se refiere el Decreto 30 de 2002, el
director puede delegar dichas funciones en otro u otros
funcionarios del centro de conciliación. El Ministerio del
Interior y de Justicia exige que se le comunique dicha
delegación para impartir su aprobación.

En el mismo sentido, en concepto No. 7766 del 10 de
junio de 2004 el Ministerio del Interior y de Justicia
aprobó la apertura y manejo de varios libros de
registro de actas y control de constancia en los siguientes
términos:

"sobre la autorización para que el Centro de
Conciliación pueda manejar dos libros de registro y
archivo de
actas y constancias de conciliación por contar con varias
sedes en la ciudad de Bogotá, teniendo en cuenta que uno
de los objetivos del
Decreto 30 de 2002 es definir las reglas que orienten y faciliten
el control de los trámites conciliatorios ante centros, en
concepto de este Ministerio los centros de conciliación
pueden tener uno o más libros de registro y archivo de
actas y constancias de conciliación siempre y cuando se
cumplan los requisitos exigidos en dicha normas para su
manejo.

Además, el concepto anterior tiene apoyo en el
principio de flexibilidad, por medio del cual el manejo
administrativo de los centros de conciliación debe tener
como fin la eficiencia y eficacia de sus actuaciones, facilitar
los elementos necesarios para garantizar el buen desempeño de los conciliadores y la
satisfacción de las partes en el servicio
ofrecido."

El concepto de línea institucional anterior busca
dar respuesta a la necesidad de los centros de
conciliación de dinamizar sus reglamentos para el manejo
administrativo cuando cuentan con varias sedes en una ciudad.
Sería muy difícil e ineficaz que el director del
centro de conciliación este de gira por cada una de las
sedes para realizar la labor de registro de actas y control de
constancias de conciliación y para ello se cargue los
libros respectivos.

Uno de los casos en los cuales la Ley no establece
qué hacer es cuando un conciliador se equivoca al elaborar
un acta de conciliación o una constancia. Al respecto el
Ministerio del Interior y de Justicia en concepto no. 16096 del
20 de junio de 2007 dijo:

"Aplicando el principio de la autonomía de la
voluntad de las partes, el Ministerio del Interior y de Justicia
considera que en los casos de las actas de conciliación
cualquier modificación debe ser previa consulta y acuerdo
de las partes que en su momento intervinieron en el acuerdo
conciliatorio.

Los conciliadores no pueden aplicar las normas del
Código de Procedimiento Civil ya que en materia de
conciliación extrajudicial en derecho las normas no
remiten al Código en los casos de vacíos legales y
no se puede considerar que su función de administrar
justicia les faculta para asimilar las funciones que la ley
expresamente habilita únicamente a los jueces de la
República.

Para el caso de las constancias, ya que ésta
es una obligación del conciliador, consideramos que puede
ser el mismo conciliador quien corrija los errores a que haya
lugar indicando de manera clara los motivos de la
modificación. En este caso el conciliador deberá
entregar a las partes la nueva constancia y anular la
primera.

El centro de conciliación en ningún
caso puede modificar ni anular un acta de conciliación o
constancia y con los nuevos documentos procederá a su
registro en los casos de las actas o control si es una
constancia."

En el mismo concepto, sobre la revisión de las
constancias que presentan los conciliadores para control del
centro de conciliación el Ministerio del Interior y de
Justicia dijo:

"El centro de conciliación sí puede
verificar el contenido de las constancias ya que esto hace parte
del control y vigilancia que hace el centro a sus conciliadores
(artículo 7 de la Ley 640 de 2001) y si encuentra errores
deberá ponerlo en conocimiento
del conciliador ya que éste es el que las expide.
Igualmente, si el conciliador insiste en el control en el libro,
el centro procederá a hacerlo."

El Ministerio del Interior y de Justicia ha venido
insistiendo en su línea institucional en el control que
deben hacer los centros de conciliación a sus
conciliadores. Una de las quejas más recurrentes de los
directores de los centros de conciliación es la precaria
elaboración de los documentos de conciliación por
algunos conciliadores y los riesgos
jurídicos que ello implica para los centros. A esto, el
Ministerio ha tratado de suplir los vacíos de la ley con
una interpretación que exhorta a los centros a verificar
con cuidado el contenido de los mismos para hacer las
observaciones a que haya lugar y advertir de esto a los
conciliadores y las partes.

Es una tarea enorme el verificar el trabajo que hacen
muchos conciliadores por los centros de conciliación que
cuentan con escaso personal, sin embargo, en los casos donde se
presentan problemas las
partes afectadas llaman a responder no solo a los conciliadores,
sino también a los centros.

El Ministerio del Interior y de Justicia también
advierte que las actas y constancias no pueden ser modificadas o
anuladas por los centros de conciliación, en cada caso se
advertirá al conciliador y las partes para que se hagan
las correcciones pertinentes.

En concepto 3494 del 2 de junio de 2005 el Ministerio
del Interior y de Justicia estableció las tablas de
retención documental y requisitos para la
destrucción de los documentos de los centros de
conciliación como complemento del Decreto 30 de 2002 en
los siguientes términos:

"el centro de conciliación debe conservar los
antecedentes del trámite conciliatorio y el original del
acta de conciliación, los que no pueden ser devueltos a
las partes. La excepción son los antecedentes del
trámite conciliatorio que el centro conservará en
copias simples en el caso que las partes interesadas reclamen
originales.

En relación con el tiempo de
conservación de los documentos que hacen parte del
trámite conciliatorio incluyendo el acta de
conciliación por el centro, toda vez que este tema no se
encuentra reglamentado en la ley de conciliación, es
necesario remitirse a la Ley 594 de 2000 por medio de la cual se
dicta la Ley General de Archivos,
reglamentada mediante el Acuerdo 037 de 2002 del Consejo
Directivo del Archivo General de la
Nación."

Las tablas de retención documental establecen
para la conservación y manejo de los documentos lo
siguiente:

  • Trámites de conciliación en los cuales
    el resultado es acta de conciliación: archivo centro 1
    año, archivo central 9 años. Una vez cumplido el
    tiempo de retención, solamente se conservará el
    acta de conciliación la cual se debe reproducir. Los
    demás documentos serán eliminados.
  • Trámites de conciliación que terminen
    con constancia: archivo centro 1 año, archivo central 5
    años. Una vez cumplido el tiempo de retención,
    solamente se conservarán las constancias las cuales se
    deben reproducir. Los demás documentos serán
    devueltos a los interesados.
  • Libro radicador de actas de conciliación:
    archivo centro 10 años. Se conservan totalmente en el
    archivo del centro.
  • Libro de control de constancias: archivo centro 10
    años. Se conservan totalmente en el archivo del
    centro.

Continúa el concepto diciendo:

"Sin perjuicio de lo establecido en la tabla de
retención documental de los centros de conciliación
y/o arbitraje, es importante tener en cuenta el concepto 5511 del
30 de abril de 2004 del Ministerio del Interior y de Justicia que
dice:

"En relación con la destrucción de los
documentos físicos que integran los expedientes de
arbitraje y conciliación de los centros de arbitraje y
conciliación, en concepto de este Ministerio se deben
tener en cuenta los siguientes aspectos:

De conformidad con el artículo 228 de la
Constitución Nacional y el artículo 1 de la Ley 270
de 1996 la administración de justicia es una
función pública. Al respecto la Corte
Constitucional en la Sentencia C-1038 de 2002, que cita a la
Sentencia SU-600 de 1999, menciona que por la importancia de las
funciones que desarrollan los centros de conciliación y
arbitraje su actividad implica el ejercicio de una función
pública.

En el mismo sentido, de acuerdo con el
artículo 116 de la Constitución Nacional los
particulares pueden ser investidos transitoriamente de la
función de administrar justicia en la condición de
conciliadores o árbitros y considerando que dichas
personas deben estar inscritas en un centro de
conciliación y arbitraje, la función pública
tanto de conciliadores y árbitros, como de los centros se
desarrolla en los términos que determina la
Ley.

Por su parte la Ley 527 de 1999 por medio de la cual
se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos,
del comercio
electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las
entidades de certificación consagra en sus
artículos 6, 8, 10 y 11 lo siguiente:

"Artículo 6°. Escrito. Cuando cualquier
norma requiera que la información conste por escrito, ese
requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si
la información que éste contiene es accesible para
su posterior consulta.

Lo dispuesto en este artículo se
aplicará tanto si el requisito establecido en cualquier
norma constituye una obligación, como si las normas
prevén consecuencias en el caso de que la
información no conste por escrito.

Artículo 8°. Original. Cuando cualquier
norma requiera que la información sea presentada y
conservada en su forma original, ese requisito quedará
satisfecho con un mensaje de datos, si:

a) Existe alguna garantía confiable de que se
ha conservado la integridad de la información, a partir
del momento en que se generó por primera vez en su forma
definitiva, como mensaje de datos o en alguna otra forma;
(…).

Artículo 10. Admisibilidad y fuerza
probatoria de los mensajes de datos. Los mensajes de datos
serán admisibles como medios de
prueba y su fuerza probatoria es la otorgada en las disposiciones
del Capítulo VIII del Título XIII, Sección
Tercera, Libro Segundo del Código de Procedimiento
Civil.

En toda actuación administrativa o judicial,
no se negará eficacia, validez o fuerza obligatoria y
probatoria a todo tipo de información en forma de un
mensaje de datos, por el sólo hecho que se trate de un
mensaje de datos o en razón de no haber sido presentado en
su forma original.".

De acuerdo con lo anterior los centros de
conciliación y arbitraje pueden emitir hacia el futuro los
mensajes de datos correspondientes a las conciliaciones y
arbitrajes que cumplan con los requisitos que la Ley 527 de 1999
establece, toda vez que dicha Ley le otorga plena validez y
efectos jurídicos a los mismos.

En relación con la destrucción de los
archivos físicos de las conciliaciones y arbitraje hay que
tener en cuenta el literal b del artículo 8 y el
artículo 11 de la Ley 527 de 1999 que
establecen:

Artículo 8°. Original. Cuando cualquier
norma requiera que la información sea presentada y
conservada en su forma original, ese requisito quedará
satisfecho con un mensaje de datos, si: (…)

b) De requerirse que la información sea
presentada, si dicha información puede ser mostrada a la
persona que se deba presentar.

Lo dispuesto en este artículo se
aplicará tanto si el requisito establecido en cualquier
norma constituye una obligación, como si las normas
simplemente prevén consecuencias en el caso de que la
información no sea presentada o conservada en su forma
original.

Artículo 11. Criterio para valorar
probatoriamente un mensaje de datos. Para la valoración de
la fuerza probatoria de los mensajes de datos a que se refiere
esta ley, se tendrán en cuenta las reglas de la sana
crítica
y demás criterios reconocidos legalmente para la
apreciación de las pruebas. Por
consiguiente habrán de tenerse en cuenta: la confiabilidad
en la forma en la que se haya generado, archivado o comunicado el
mensaje, la confiabilidad en la forma en que se haya conservado
la integridad de la información, la forma en la que se
identifique a su iniciador y cualquier otro factor
pertinente".

Sobre el particular, cabe anotar que se hace
referencia insistentemente en la Ley a la emisión de
originales en forma de mensajes de datos y a su fuerza y valor
probatorio, pero en relación con la conservación de
originales emitidos en forma distinta a la de mensaje de datos,
se debe ser cuidadoso en observar que su reproducción debe garantizar lo previsto en
el literal b del artículo octavo de la Ley 527 de 1999 y
permitir la aplicación de lo dispuesto en el
artículo 11 de la misma.

Siendo una función pública relacionada
con la administración de justicia la que cumplen los
árbitros, conciliadores y los centros de
conciliación, su deber de cuidado en la custodia de los
documentos de los que se desprenden derechos u obligaciones es
mayor. No se trata de la conservación de los libros y
papeles del comerciante a que se refiere el artículo 12 de
la Ley 527 de 1999, la cual expresamente es permitida mientras se
garantice su reproducción exacta; sino que se trata de
documentos emitidos originalmente en papel o similares que pueden
llegar a ser presentados ante autoridades para la efectividad de
lo consignado en ellos, razón por la cual no será
recomendable la destrucción de los documentos mientras no
exista la certeza de que su reproducción es exacta y que
las autoridades judiciales o administrativas aceptarán esa
reproducción en mensaje de datos, teniendo en cuenta que
el original no fue emitido con esas
características."

Con el fin de armonizar el concepto anteriormente
citado y el presente, los cuales hacen parte integral de la
línea institucional del Ministerio del Interior y de
Justicia, es obligación de los centros de
conciliación y/o arbitraje acatar lo consignado en la
tabla de retención documental y posteriormente para
efectos de la destrucción y reproducción digital de
los documentos que deben cumplir con esta condición, es
necesario tener en cuenta lo establecido en la Ley 527 de 1999,
la Ley 594 de 2000 y el Acuerdo 037 de 2002 del Consejo Directivo
del Archivo General de la Nación."

En resumen, los centros de conciliación deben
proteger y archivar los documentos que hagan parte del
procedimiento conciliatorio. En los casos que terminan en
conciliación se pueden destruir los documentos a
excepción del acta de conciliación después
de 9 años y en los casos que terminan en constancia
después de 5 años. La conservación o
reproducción de las actas y constancias debe sujetarse a
las normas legales vigentes sobre el Archivo General de la
Nación.

 

Partes: 1, 2, 3
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