5. Entradas Y Salidas
El diseño
de entradas consiste en desarrollar diversas formas para capturar
información, por lo regular la entrada
clásica es la pantalla, y en consecuencia la salida mas
importante es por la impresora. Se
deben implementar las pantallas de tal forma, que sean
fáciles de entender por el usuario, así como los
formatos de salida.
Codificación
En esta fase el equipo de trabajo debe decidir, el lenguaje
que será utilizado para llevar a cabo el desarrollo del
software.
Prueba, Implantación Y
Mantenimiento
Durante esta fase se deben realizar pruebas de
autenticidad del software, la mayor parte de
los desarrolladores realizan estas pruebas junto
con el usuario, cumpliendo además con la capacitación al personal que
utilizara el software en forma directa o indirecta, al depurar de
todos sus errores al sistema, este se
implantara.
El mantenimiento
es una parte muy importante, ya que esta llega a ocupar hasta un
60% de tiempo y esfuerzo
del total del proyecto, es por
esto que se debe elaborar un plan de trabajo a
un tiempo
determinado, este dependerá del tamaño del proyecto, al
usuario se le puede manejar este mantenimiento
como "Garantía de Software".
De acuerdo a la auditoría
interna aplicada a la empresa "Geo
Hardware and
Software" en su departamento de informática, se obtuvieron lo siguientes
problemas:
- El departamento requiere de información de manera inmediata y
constante acerca del control de
facturas, como puede ser actualización de saldos, el
desglose de la factura,
consultas rápidas, búsqueda de artículos,
etc. - El excesivo uso de papel en
documentación, ocasiona una lenta
consulta acerca de un dato o grupo de
datos y llega a
suceder que estos documentos
pueden ser extraviados, por ejemplo, el formato de
calificaciones que entrega cada instructor al finalizar un
modulo, primero es recibido en la recepción,
posteriormente, pasa a la secretaria para que elabore las
boletas correspondientes, y después pasa a manos de
kardex, para que se registre esa factura.
Finalmente, este formato es devuelto a la secretaria para que
sea archivado en una carpeta correspondiente a la factura o al
cliente.
Durante este largo proceso, es
común que el formato original se extravíe y que
no sea archivado. - Los kardex son unos pequeños formatos, existe uno
por cada alumno registrado en la empresa,
ahí se registra su nombre, numero de factura y el monto
total. Cada semana, se va registrando el numero de folio del
recibo con que cubre su factura, y en el reverso se van
anotando consecutivamente, sus abonos. - Al extraviarse un documento se genera un descontrol en
el proceso de
facturaje. Ya que al querer elaborar un reporte de facturas, se
dirige uno al Kardex, si no se encuentra, hay que indagar que
persona
expidió la factura y posteriormente buscar la carpeta
correspondiente, así como el formato adecuado. Si este
se extravió, no hay forma de completar la factura, y al
no tener saldo, el cliente se
siente defraudado y esto ocasiona problemas. - El mayor problema es la poca disponibilidad de
información, al presentarse un cliente y no tener
rápidamente, y sobre todo actualizada la
información. - Cuando el número de clientes dentro
del departamento se eleva, es un proceso complejo, el
identificar a cada factura y con que saldo se encuentra
actualmente. Con un sistema de
control de
facturas, este proceso es automático.
Ventajas que proporcionara
el sistema de control escolar
automatizado.
- Agilizar las operaciones
administrativas de control de facturas. - Permitir que no solo una persona obtenga
resultados finales, además de evitar que la responsabilidad caiga en manos de la secretaria,
sino en la persona encargada del manejo de la base de
datos. - El empleo de un
equipo de computo, es necesario. - Evitar así el retraso de
información - Disponer de la información en cualquier momento,
por pantalla o papel
(reportes) - Respaldo de información, permitiendo dar mayor
seguridad a
este. - Facilidad en el control y manejo de información,
por medio de un sistema informático. - Mediante las facturas, tener un almacén
actualizado. - Lograr que las auditorias
tengan soporte informático - Satisfacción de
nuestros clientes.
Antecedentes de la empresa
"geo hardware and software", esta
ubicado en Allende # 707-B, en la ciudad de Pachuca Hgo. Dentro
de sus departamentos esta el de informática, que se encarga de prestar sus
servicios a
empresas
particulares que requieren bienes
informáticos o asesorías, además de vender
equipo y consumibles.
Geo Hardware and Software surge en Noviembre de 1994 y en
Enero de 1995 el departamento de informática inicia a
vender computadoras
de la marca IBM,
mantenimiento de equipo de computo y también empieza a
proporcionar el servicio de
capacitación informática a la empresa. Su
primer grupo, el cual
tenia 8 alumnos, este grupo inicio el 22 del mismo mes, al
siguiente año, surge el segundo grupo de 22 alumnos y
así fue creciendo. En 1995 existían 2 laboratorios
con 4 computadoras
en cada uno, existía un grupo en el turno matutino y un
grupo en el vespertino.
Para cada uno de estos servicios se
expide factura.
El primer socio fundador y actual dirigente es el Ing.
Rafael Flores Espejel, en ese entonces solo se contaba con dos
Lic. en informática y una secretaria, los cuales a parte
de dar clases se encargaba de dar mantenimiento a las
computadoras y tener en orden los laboratorios.
Esta empresa tiene en
total 100 egresados con el diplomado de Operador de
Microcomputadoras, actualmente tiene alrededor de 450 alumnos,
impartiendo las siguientes materias para la Especialidad Operador
de Microcomputadoras:
Windows 95
Microsoft
Word
Microsoft
Excel
Microsoft Power Point
Microsoft Publisher
Aspel Coi
Aspel Noi
Aspel Sae
Técnicas de Programación
Microsoft Visual Basic
Introducción a las Bases de Datos
Visual Fox Pro
Análisis y Diseño de
Sistemas.
Además de la especialidad, se imparten diplomados en
Informática Básica, Diseño
Gráfico, etc. Ya que la empresa ha ido creciendo,
tienen un laboratorio
con 25 maquinas.
Próximamente estarán estos equipos colocados en
Red, para
implantar el servicio de
Internet.
Para la empresa es de gran importancia optimizar recursos y
mantener un buen nivel académico elevando su prestigio. Es
por eso que se pretende mejorar la enseñanza educativa, las ventas y
compras de equipo
utilizando la tecnología
actual.
Durante el desarrollo de
un sistema de
información, la fase más importante de una
minuciosa investigación es la del análisis.
En esta fase se debe de determinar cuales son los problemas
(por lo regular un problema origina otros mas), que tiene el
instituto con el objeto de determinar cuales son los
requerimientos y necesidades (sin llegar a lujos) de la
misma.
- Se podrá dar de alta a clientes y artículos,
para de esta forma tener una base de datos
que se pueda consulta y de hay realizar con mas facilidad una
factura. - Cuando una factura se da de alta, llena un formato con los
datos mas
importantes, como la clave de la factura, su nombre completo,
dirección, RFC, descripción de la factura, Importe total,
saldo, teléfono, la fecha en que se esta
realizando la factura y la fecha de vencimiento de la factura.
Estos datos son importantes porque cuando una factura es dada
de baja, generalmente se le realiza una inspección para
determinar si fue un cliente cumplido o un cliente moroso y de
eso dependerá si se le otorga nuevo crédito. - Automáticamente se le abre un expediente a ese
cliente. - Los empleados de la empresa se identifican también
con una clave o número, y se requiere tener la
información de estos, tal como nombre completo, dirección, teléfono, escolaridad,
experiencia laboral
(observaciones), edad, horario de trabajo y la fecha en que
inicia sus labores en la empresa. - Para un mejor control, se asigna una clave a cada articulo.
Los artículos, para tener un mejor control en el
inventario. - Siempre a existido la necesidad de consultar las facturas
de forma casi inmediata para presentar al cliente su saldo, o
bien hacer una aclaración o devolución. Las
consultas se realizan por:
- Fecha de vencimiento.
- Cliente
- Resumen de flujo
Se debe registrar una factura durante la venta o
prestación del servicio al
cliente. Cuando se termine de registrar su factura se registra el abono y el saldo.
Realizar un diccionario de
datos en la etapa del análisis, ayuda al usuario y al
equipo de desarrollo del sistema informático a comprender
cada uno de los procesos y
datos que se encuentran involucrados, definiendo y registrando
cada uno de estos elementos. El diccionario de
datos que corresponde a nuestro proceso se muestra en el
cuadro siguiente:
Modulo De Clientes
Este modulo cuenta con las opciones de inclusión,
bajas, consulta y modificar. Los campos que maneja son los
siguientes:
- Código
- Nombre
- Dirección
- Ciudad
- Estado
- Código Postal
- Ultima compra
- Situación
- Teléfono y clave lada
- RFC
Modulo De Artículos
Este modulo cuenta con las opciones de inclusión,
bajas, consulta y modificar. Los campos que maneja son los
siguientes:
- Clave
- Descripción
- Precio
Modulo De Facturas
Este modulo cuenta con las opciones de inclusión,
bajas, consulta, modificar y abonos. Los campos que maneja son
los siguientes:
- Factura
- Código de cliente
- Nombre
- Articulo
- Descripción
- Fecha de vencimiento
- Valor de la factura
Modulo De Consultas
En este modulo se pueden consultar las facturas constando de
las opciones de consulta por cliente, por fecha de vencimiento y
la opción de un resumen de flujo. Los campos que maneja
son:
Todo buen sistema debe tener un modulo que ofrezca servicios
al mismo, este no es la excepción y cuenta con los
servicios de:
- Reindexar bases de
datos - Compactar datos
- Realiza copia de seguridad
- Restaurar la copia de seguridad
- Eliminar facturas
El agrupar la información por medio del modelo
relacional, es el siguiente paso en el análisis
estructurado, siendo importante para detallar el flujo y almacenamiento de
datos, además de que ayuda al analista en la
detección de redundancia de los mismos.
Las relaciones están formadas con campos de los
registros de
datos llamándoles dominios. El proceso de normalización de una base de datos es
evitar redundancia o repetición de grupos.
7.
Diseño
De Entradas Y Salidas
Entradas
El diseño de entradas consiste en realizar formatos que
permitan al usuario introducir datos; en este caso las entradas
de información serán llevadas a computadora,
por lo tanto se dice que el dispositivo de entrada será el
teclado. Los
formatos serán pantallas que simularan que en estas se
escribe la información.
El diseño de salidas en si, es diseñar los
formatos de salidas comúnmente estas pueden ser reportes
de resultados; estos reportes pueden aparecer por papel o en
pantalla, según el usuario del sistema así lo
requiera.
La fase de desarrollo, consiste en realizar la programación del sistema, es decir,
trasladar el diseño de código
de un lenguaje
seleccionado por el equipo de desarrollo, cada modulo con su
respectivo grupo de pantallas (entradas) y reportes (salidas),
así como la ayuda.
El lenguaje que
se selecciono cumple con los requisitos tales como fácil
de manejar y es conocido por el equipo de trabajo, las características de las bases de datos
como en el caso del actual sistema informático, y se
cuenta con documentación y bibliografía suficiente
para nuestro equipo de trabajo.
La técnica de programación, se aplica al lenguaje
seleccionado, que es Visual Basic,
estas técnicas ayudan al equipo a una mejor
comprensión del código fuente por parte del mismo
equipo y por otras personas ajenas al equipo que se interesan o
desean conocer puntos de vista. Además que facilita la
modificación, depuración y puesta a punto del
código fuente, así como facilitar el
mantenimiento.
Cada código debe ser explicado, junto con la persona
que lo realizo, esto con el propósito de conocer quien fue
el responsable y cual es el mas indicado para realizar
modificaciones en caso de ser necesarias, así como anotar
la fecha en que fue concluida su codificación.
Para el sistema informático que se presenta, se tuvo
que seleccionar un lenguaje que permitiera trabajar bajo ambiente
Windows, esto
con el propósito de que el manejo de este fuera mas
sencillo, además de que lo mas común, seria de que
la persona que se encargaría de trabajar con el sistema
(usuario), esté familiarizado a trabajar bajo ambiente
Windows que en
cualquier otro tipo de sistema.
A continuación se muestran la mayoría de las
pantallas que se utilizan en el sistema.
El código fuente se encuentra en el anexo.
Pantalla principal
Pantalla General De Los Modulos
Pantalla Del Modulo De
Clientes
Pantalla Del Modulo De
Artículos
Pantalla Del Modulo De Facturas
Pantalla Del Modulo De Facturas /
Abonos
Pantalla Del Modulo Consultas /
Reportes
Pantalla Del Modulo De Servicios
Pantalla Del Modulo De Servicios / Eliminar
Facturas
Pantalla De Salida Del Sistema
Al realizar el anterior trabajo se investigo acerca
de todos los elementos que componen la empresa "Geo Hardware and
Software", tanto materiales
como humanos, con lo anterior, se puede dar uno cuenta que
organizar, administrar y auditar una empresa no es
nada fácil, ya que si falla un elemento del que se
compone, trae consigo un efecto domino, que hace que los
demás elementos bajen su rendimiento, o en el peor de los
casos sean causantes del fracaso de la emrpesa.
Es mentira que lo mas importante para una empresa sea
el equipo informático con el que se trabaja. El factor
humano es lo mas importante, ya que si se cuenta con tecnología de punta,
pero con personal no
calificado o en desacuerdo con el desarrollo del Centro de Computo
optara por renunciar, o bien por seguir rezagando al mismo
Asimismo la capacitación es importantisima, ya que si no
hay capacitación permanente, el personal técnico de
la empresa decide abandonarla para buscar nuevos horizontes y
mayor oportunidad, aun sacrificando el aspecto
económico.
El aspecto organizativo también debe estar
perfectamente estructurado, y las líneas de mando deben
estar bien definidas, evitando de esta manera la rotación
innecesaria de personal, la duplicidad de funciones, las
líneas alternas de mando, etc. y que conllevan al
desquiciamiento de la estructura
organizacional.
Hablando de seguridad, es indispensable el
aseguramiento del equipo y de las instalaciones, así como
de la información, el control de los accesos
también es punto fundamental para evitar las fugas de
información o manipulación indebida de
esta.
El Departamento de informática es la parte
medular de la empresa, es en donde los datos se convierten en
información útil a las diferentes áreas, es
donde se guarda esta información y por consecuencia, donde
en la mayoría de los casos se toman las decisiones
importantes para la empresa.
En el desarrollo de software es necesario cumplir con
metodologías que permitan la creación de sistemas
informáticos de alta calidad y
confiabilidad. El Sistemas de
facturas que se pretende implantar en el Departamento de
Informática de "Geo Hardware and Software", para que
cumpla con el objetivo que
se planteo en un principio, y ayudar con el proceso
administrativo de control de facturación en la
empresa. Estas mejoras serán mas notorias, cuando se
reduzcan los tiempos en que tarda la información en estar
disponible, lo que se traduce en un mejor servicio al
cliente (clientes y empresas
afiliadas).
Además al realizar la presente auditoria nos
damos cuenta que dentro del ambiente empresarial es de vital
importancia contar con la información lo más
valiosa que sea, a tiempo, de forma oportuna, clara, precisa y
con cero errores para que se constituya en una herramienta
poderosa para la toma de
decisiones, viéndose reflejada en la obtención
de resultados benéficos a los fines de la
organización y justificar el existir de toda la
organización o empresa.
Lo anterior encaminado a justificar el uso de la
auditoria informática dentro de la
organización así mismo como controlar el manejo
de los recursos de la
organización en beneficio y en
dirección paralela a los objetivos de
dicha organización.
F. Zubizarreta, Armando,
La Aventura del Trabajo Intelectual
Addison-Wesley Iberoamericana, 1986.
Fairley, Richard,
Ingeniería de Software
Mc Graw Hill, Inc., U.S.A. , 1985
Kendall, E., Kenneth
Kendall, E., Julie
Análisis y Diseño de Sistemas
Prentice-Hall, Hispanoamericana, S.A. 1991
Ceballos, Fco., Javier
Visual Basic
Aplicaciones para Windows
Addison-Wesley, Iberoamericana., 1993.
Cornell, Gary.
Visual BASIC 5
para Windows
Osborne, Mc Graw-Hill, 1994.
Halvorson, Mike
El libro de
Visual BASIC para
Windows
Microsoft press, 1994.
Programer´s Journal
Visual BASIC, Magazine
A Fawcette Technical Publication, March 1995, Vol. 5.
S., Pressman, Roger
Ingeniería del Software, un enfoque
práctico
Mc Graw hill, Tercera Edición, 1992.
A., Senn, James
Análisis y
Diseño de Sistemas de Información
Mc Graw-hill, Segunda Edición, 1992.
Autor:
Carlos Enrique George Reyes
Pachuca, Hgo., México
Universidad
Autónoma del Estado de
Hidalgo
Instituto de Ciencias
Exactas
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