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5. Entradas Y Salidas

El diseño de entradas consiste en desarrollar diversas formas para capturar información, por lo regular la entrada clásica es la pantalla, y en consecuencia la salida mas importante es por la impresora. Se deben implementar las pantallas de tal forma, que sean fáciles de entender por el usuario, así como los formatos de salida.

Codificación

En esta fase el equipo de trabajo debe decidir, el lenguaje que será utilizado para llevar a cabo el desarrollo del software.

Prueba, Implantación Y Mantenimiento

Durante esta fase se deben realizar pruebas de autenticidad del software, la mayor parte de los desarrolladores realizan estas pruebas junto con el usuario, cumpliendo además con la capacitación al personal que utilizara el software en forma directa o indirecta, al depurar de todos sus errores al sistema, este se implantara.

El mantenimiento es una parte muy importante, ya que esta llega a ocupar hasta un 60% de tiempo y esfuerzo del total del proyecto, es por esto que se debe elaborar un plan de trabajo a un tiempo determinado, este dependerá del tamaño del proyecto, al usuario se le puede manejar este mantenimiento como "Garantía de Software".

Descripción De Problemas

De acuerdo a la auditoría interna aplicada a la empresa "Geo Hardware and Software" en su departamento de informática, se obtuvieron lo siguientes problemas:

  1. El departamento requiere de información de manera inmediata y constante acerca del control de facturas, como puede ser actualización de saldos, el desglose de la factura, consultas rápidas, búsqueda de artículos, etc.
  2. El excesivo uso de papel en documentación, ocasiona una lenta consulta acerca de un dato o grupo de datos y llega a suceder que estos documentos pueden ser extraviados, por ejemplo, el formato de calificaciones que entrega cada instructor al finalizar un modulo, primero es recibido en la recepción, posteriormente, pasa a la secretaria para que elabore las boletas correspondientes, y después pasa a manos de kardex, para que se registre esa factura. Finalmente, este formato es devuelto a la secretaria para que sea archivado en una carpeta correspondiente a la factura o al cliente. Durante este largo proceso, es común que el formato original se extravíe y que no sea archivado.
  3. Los kardex son unos pequeños formatos, existe uno por cada alumno registrado en la empresa, ahí se registra su nombre, numero de factura y el monto total. Cada semana, se va registrando el numero de folio del recibo con que cubre su factura, y en el reverso se van anotando consecutivamente, sus abonos.
  4. Al extraviarse un documento se genera un descontrol en el proceso de facturaje. Ya que al querer elaborar un reporte de facturas, se dirige uno al Kardex, si no se encuentra, hay que indagar que persona expidió la factura y posteriormente buscar la carpeta correspondiente, así como el formato adecuado. Si este se extravió, no hay forma de completar la factura, y al no tener saldo, el cliente se siente defraudado y esto ocasiona problemas.
  5. El mayor problema es la poca disponibilidad de información, al presentarse un cliente y no tener rápidamente, y sobre todo actualizada la información.
  6. Cuando el número de clientes dentro del departamento se eleva, es un proceso complejo, el identificar a cada factura y con que saldo se encuentra actualmente. Con un sistema de control de facturas, este proceso es automático.

Ventajas que proporcionara el sistema de control escolar automatizado.

  1. Agilizar las operaciones administrativas de control de facturas.
  2. Permitir que no solo una persona obtenga resultados finales, además de evitar que la responsabilidad caiga en manos de la secretaria, sino en la persona encargada del manejo de la base de datos.
  3. El empleo de un equipo de computo, es necesario.
  4. Evitar así el retraso de información
  5. Disponer de la información en cualquier momento, por pantalla o papel (reportes)
  6. Respaldo de información, permitiendo dar mayor seguridad a este.
  7. Facilidad en el control y manejo de información, por medio de un sistema informático.
  8. Mediante las facturas, tener un almacén actualizado.
  9. Lograr que las auditorias tengan soporte informático
  10. Satisfacción de nuestros clientes.

Antecedentes de la empresa

"geo hardware and software", esta ubicado en Allende # 707-B, en la ciudad de Pachuca Hgo. Dentro de sus departamentos esta el de informática, que se encarga de prestar sus servicios a empresas particulares que requieren bienes informáticos o asesorías, además de vender equipo y consumibles.

Geo Hardware and Software surge en Noviembre de 1994 y en Enero de 1995 el departamento de informática inicia a vender computadoras de la marca IBM, mantenimiento de equipo de computo y también empieza a proporcionar el servicio de capacitación informática a la empresa. Su primer grupo, el cual tenia 8 alumnos, este grupo inicio el 22 del mismo mes, al siguiente año, surge el segundo grupo de 22 alumnos y así fue creciendo. En 1995 existían 2 laboratorios con 4 computadoras en cada uno, existía un grupo en el turno matutino y un grupo en el vespertino.

Para cada uno de estos servicios se expide factura.

El primer socio fundador y actual dirigente es el Ing. Rafael Flores Espejel, en ese entonces solo se contaba con dos Lic. en informática y una secretaria, los cuales a parte de dar clases se encargaba de dar mantenimiento a las computadoras y tener en orden los laboratorios.

Esta empresa tiene en total 100 egresados con el diplomado de Operador de Microcomputadoras, actualmente tiene alrededor de 450 alumnos, impartiendo las siguientes materias para la Especialidad Operador de Microcomputadoras:

Windows 95
Microsoft Word
Microsoft Excel
Microsoft Power Point
Microsoft Publisher
Aspel Coi
Aspel Noi
Aspel Sae
Técnicas de Programación
Microsoft Visual Basic
Introducción a las Bases de Datos
Visual Fox Pro

Análisis y Diseño de Sistemas.

Además de la especialidad, se imparten diplomados en Informática Básica, Diseño Gráfico, etc. Ya que la empresa ha ido creciendo, tienen un laboratorio con 25 maquinas. Próximamente estarán estos equipos colocados en Red, para implantar el servicio de Internet.

Para la empresa es de gran importancia optimizar recursos y mantener un buen nivel académico elevando su prestigio. Es por eso que se pretende mejorar la enseñanza educativa, las ventas y compras de equipo utilizando la tecnología actual.

6. Análisis Del Sistema

Durante el desarrollo de un sistema de información, la fase más importante de una minuciosa investigación es la del análisis.

En esta fase se debe de determinar cuales son los problemas (por lo regular un problema origina otros mas), que tiene el instituto con el objeto de determinar cuales son los requerimientos y necesidades (sin llegar a lujos) de la misma.

  1. Se podrá dar de alta a clientes y artículos, para de esta forma tener una base de datos que se pueda consulta y de hay realizar con mas facilidad una factura.
  2. Cuando una factura se da de alta, llena un formato con los datos mas importantes, como la clave de la factura, su nombre completo, dirección, RFC, descripción de la factura, Importe total, saldo, teléfono, la fecha en que se esta realizando la factura y la fecha de vencimiento de la factura. Estos datos son importantes porque cuando una factura es dada de baja, generalmente se le realiza una inspección para determinar si fue un cliente cumplido o un cliente moroso y de eso dependerá si se le otorga nuevo crédito.
  3. Automáticamente se le abre un expediente a ese cliente.
  4. Los empleados de la empresa se identifican también con una clave o número, y se requiere tener la información de estos, tal como nombre completo, dirección, teléfono, escolaridad, experiencia laboral (observaciones), edad, horario de trabajo y la fecha en que inicia sus labores en la empresa.
  5. Para un mejor control, se asigna una clave a cada articulo. Los artículos, para tener un mejor control en el inventario.
  6. Siempre a existido la necesidad de consultar las facturas de forma casi inmediata para presentar al cliente su saldo, o bien hacer una aclaración o devolución. Las consultas se realizan por:
  • Fecha de vencimiento.
  • Cliente
  • Resumen de flujo

Se debe registrar una factura durante la venta o prestación del servicio al cliente. Cuando se termine de registrar su factura se registra el abono y el saldo.

Diccionario De Datos

Realizar un diccionario de datos en la etapa del análisis, ayuda al usuario y al equipo de desarrollo del sistema informático a comprender cada uno de los procesos y datos que se encuentran involucrados, definiendo y registrando cada uno de estos elementos. El diccionario de datos que corresponde a nuestro proceso se muestra en el cuadro siguiente:

Modulo De Clientes

Este modulo cuenta con las opciones de inclusión, bajas, consulta y modificar. Los campos que maneja son los siguientes:

  • Código
  • Nombre
  • Dirección
  • Ciudad
  • Estado
  • Código Postal
  • Ultima compra
  • Situación
  • Teléfono y clave lada
  • RFC

Modulo De Artículos

Este modulo cuenta con las opciones de inclusión, bajas, consulta y modificar. Los campos que maneja son los siguientes:

  • Clave
  • Descripción
  • Precio

Modulo De Facturas

Este modulo cuenta con las opciones de inclusión, bajas, consulta, modificar y abonos. Los campos que maneja son los siguientes:

  • Factura
  • Código de cliente
  • Nombre
  • Articulo
  • Descripción
  • Fecha de vencimiento
  • Valor de la factura

Modulo De Consultas

En este modulo se pueden consultar las facturas constando de las opciones de consulta por cliente, por fecha de vencimiento y la opción de un resumen de flujo. Los campos que maneja son:

  • Fecha inicial del reporte
  • Fecha final del reporte
  • Código de cliente.

Modulo De Servicios

Todo buen sistema debe tener un modulo que ofrezca servicios al mismo, este no es la excepción y cuenta con los servicios de:

  • Reindexar bases de datos
  • Compactar datos
  • Realiza copia de seguridad
  • Restaurar la copia de seguridad
  • Eliminar facturas

El agrupar la información por medio del modelo relacional, es el siguiente paso en el análisis estructurado, siendo importante para detallar el flujo y almacenamiento de datos, además de que ayuda al analista en la detección de redundancia de los mismos.

Las relaciones están formadas con campos de los registros de datos llamándoles dominios. El proceso de normalización de una base de datos es evitar redundancia o repetición de grupos.

7. Diseño De Entradas Y Salidas
Entradas

El diseño de entradas consiste en realizar formatos que permitan al usuario introducir datos; en este caso las entradas de información serán llevadas a computadora, por lo tanto se dice que el dispositivo de entrada será el teclado. Los formatos serán pantallas que simularan que en estas se escribe la información.

Salidas

El diseño de salidas en si, es diseñar los formatos de salidas comúnmente estas pueden ser reportes de resultados; estos reportes pueden aparecer por papel o en pantalla, según el usuario del sistema así lo requiera.

Desarrollo

La fase de desarrollo, consiste en realizar la programación del sistema, es decir, trasladar el diseño de código de un lenguaje seleccionado por el equipo de desarrollo, cada modulo con su respectivo grupo de pantallas (entradas) y reportes (salidas), así como la ayuda.

El lenguaje que se selecciono cumple con los requisitos tales como fácil de manejar y es conocido por el equipo de trabajo, las características de las bases de datos como en el caso del actual sistema informático, y se cuenta con documentación y bibliografía suficiente para nuestro equipo de trabajo.

La técnica de programación, se aplica al lenguaje seleccionado, que es Visual Basic, estas técnicas ayudan al equipo a una mejor comprensión del código fuente por parte del mismo equipo y por otras personas ajenas al equipo que se interesan o desean conocer puntos de vista. Además que facilita la modificación, depuración y puesta a punto del código fuente, así como facilitar el mantenimiento.

Cada código debe ser explicado, junto con la persona que lo realizo, esto con el propósito de conocer quien fue el responsable y cual es el mas indicado para realizar modificaciones en caso de ser necesarias, así como anotar la fecha en que fue concluida su codificación.

Para el sistema informático que se presenta, se tuvo que seleccionar un lenguaje que permitiera trabajar bajo ambiente Windows, esto con el propósito de que el manejo de este fuera mas sencillo, además de que lo mas común, seria de que la persona que se encargaría de trabajar con el sistema (usuario), esté familiarizado a trabajar bajo ambiente Windows que en cualquier otro tipo de sistema.

A continuación se muestran la mayoría de las pantallas que se utilizan en el sistema.

El código fuente se encuentra en el anexo.

Formatos de pantalla

Pantalla principal

Pantalla General De Los Modulos

Pantalla Del Modulo De Clientes

Pantalla Del Modulo De Artículos

Pantalla Del Modulo De Facturas

Pantalla Del Modulo De Facturas / Abonos

Pantalla Del Modulo Consultas / Reportes

Pantalla Del Modulo De Servicios

Pantalla Del Modulo De Servicios / Eliminar Facturas

Pantalla De Salida Del Sistema

8. Conclusiones.

Al realizar el anterior trabajo se investigo acerca de todos los elementos que componen la empresa "Geo Hardware and Software", tanto materiales como humanos, con lo anterior, se puede dar uno cuenta que organizar, administrar y auditar una empresa no es nada fácil, ya que si falla un elemento del que se compone, trae consigo un efecto domino, que hace que los demás elementos bajen su rendimiento, o en el peor de los casos sean causantes del fracaso de la emrpesa.

Es mentira que lo mas importante para una empresa sea el equipo informático con el que se trabaja. El factor humano es lo mas importante, ya que si se cuenta con tecnología de punta, pero con personal no calificado o en desacuerdo con el desarrollo del Centro de Computo optara por renunciar, o bien por seguir rezagando al mismo Asimismo la capacitación es importantisima, ya que si no hay capacitación permanente, el personal técnico de la empresa decide abandonarla para buscar nuevos horizontes y mayor oportunidad, aun sacrificando el aspecto económico.

El aspecto organizativo también debe estar perfectamente estructurado, y las líneas de mando deben estar bien definidas, evitando de esta manera la rotación innecesaria de personal, la duplicidad de funciones, las líneas alternas de mando, etc. y que conllevan al desquiciamiento de la estructura organizacional.

Hablando de seguridad, es indispensable el aseguramiento del equipo y de las instalaciones, así como de la información, el control de los accesos también es punto fundamental para evitar las fugas de información o manipulación indebida de esta.

El Departamento de informática es la parte medular de la empresa, es en donde los datos se convierten en información útil a las diferentes áreas, es donde se guarda esta información y por consecuencia, donde en la mayoría de los casos se toman las decisiones importantes para la empresa.

En el desarrollo de software es necesario cumplir con metodologías que permitan la creación de sistemas informáticos de alta calidad y confiabilidad. El Sistemas de facturas que se pretende implantar en el Departamento de Informática de "Geo Hardware and Software", para que cumpla con el objetivo que se planteo en un principio, y ayudar con el proceso administrativo de control de facturación en la empresa. Estas mejoras serán mas notorias, cuando se reduzcan los tiempos en que tarda la información en estar disponible, lo que se traduce en un mejor servicio al cliente (clientes y empresas afiliadas).

Además al realizar la presente auditoria nos damos cuenta que dentro del ambiente empresarial es de vital importancia contar con la información lo más valiosa que sea, a tiempo, de forma oportuna, clara, precisa y con cero errores para que se constituya en una herramienta poderosa para la toma de decisiones, viéndose reflejada en la obtención de resultados benéficos a los fines de la organización y justificar el existir de toda la organización o empresa.

Lo anterior encaminado a justificar el uso de la auditoria informática dentro de la organización así mismo como controlar el manejo de los recursos de la organización en beneficio y en dirección paralela a los objetivos de dicha organización.

9. Bibliografía.

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La Aventura del Trabajo Intelectual
Addison-Wesley Iberoamericana, 1986.

Fairley, Richard,
Ingeniería de Software
Mc Graw Hill, Inc., U.S.A. , 1985
Kendall, E., Kenneth
Kendall, E., Julie

Análisis y Diseño de Sistemas
Prentice-Hall, Hispanoamericana, S.A. 1991
Ceballos, Fco., Javier
Visual Basic Aplicaciones para Windows

Addison-Wesley, Iberoamericana., 1993.
Cornell, Gary.
Visual BASIC 5 para Windows

Osborne, Mc Graw-Hill, 1994.
Halvorson, Mike
El libro de Visual BASIC para Windows
Microsoft press, 1994.

Programer´s Journal
Visual BASIC, Magazine
A Fawcette Technical Publication, March 1995, Vol. 5.
S., Pressman, Roger
Ingeniería del Software, un enfoque práctico

Mc Graw hill, Tercera Edición, 1992.
A., Senn, James
Análisis y Diseño de Sistemas de Información
Mc Graw-hill, Segunda Edición, 1992.

 

 

Autor:


Carlos Enrique George Reyes
Pachuca, Hgo., México
Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo
Instituto de Ciencias Exactas

Partes: 1, 2


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