Comunicación indoor

1.
Comunicación "indoor"
2. Tipología de los receptores
"indoor" (puertas adentro)
3. Reuniones Con
Dirigentes

1. Comunicación "indoor"

Comunicaciones Internas

"Proceso
comunicacional donde se integran los dirigentes (gerentes,
directores, etc.) de una organización con todos los niveles de
empleados de la misma a fin de que se obtenga una buena imagen interna u
"indoor image".

La comunicación interna no debe entenderse
como un proceso en una
sola dirección, sino que debe verse como un
camino de ida y vuelta (feed-back) a fin de conocer y satisfacer
las necesidades y objetivos de
ambas partes. También, funcionará como una llamada
de atención ante posibles conflictos, lo
cual permitirá que éstos se solucionen a tiempo.

Esta comunicación debe hacerse en base a una
mutua "credibilidad" y con un lenguaje en
común, de forma que sea entendible por todas las partes
que la componen, o sea , tanto por el emisor como por el
receptor; y es muy importante evitar los "ruidos" en el proceso
de comunicación.

Con respecto a la credibilidad, pieza fundamental en
cualquier tipo de comunicación, se consigue por medio de
un plan entendible,
coherente y estratégico de comunicaciones
internas.

Uno de los objetivos que
persiguen las comunicaciones
internas es crear un clima cordial y
de confianza donde el empleado se sienta a gusto y vea que sus
objetivos y los de la empresa
están muy relacionados.

¿Por qué implementar un plan de
comunicaciones internas?

Simplemente, porque una buena opinión del
público interno es muy importante para la
organización, ya que ayudará a alcanzar los
objetivos y optimizar las posibilidades de la empresa ú
organización.

Una buena opinión de la opinión
pública interna traerá de la mano un mejor
clima laboral, menos
conflictos,
menos ausentismo del personal; en una
palabra, que todos y cada uno de los que forman parte de la
organización trabajen más a gusto y pongan lo
mejor de sí en todas las tareas que realicen.

Lo que se busca por medio de la
comunicación interna es que todos los niveles de
la empresa se
sientan protagonistas y no sólo espectadores, ya que al
conocer lo que hace y lo que piensa hacer la organización,
se sentirán que forman parte de ella, o sea, lo que
comúnmente se dice: "ponerse la camiseta de la empresa".

Todos los escalones de una organización "deben"
estar interesados en lo que sucede puertas adentro ya que ellos
dependen en gran medida de lo que le suceda a la
empresa.

Justificación De Las Comunicaciones Internas
Acercar a la gente la información que desea y no sabe donde
buscarla.
Ayudar a que desaparezca la indecisión.
Concentrar la atención en los puntos que la
organización considere más importantes.
A fin de formar una opinión o de actuar se necesita la
información, y la
comunicación interna la hace llegar.
Al momento que "todos" entiendan y acepten las políticas
y objetivos de la empresa, será más fácil
actuar.
La comunicación interna generará un clima de
pertenencia y así se trabajará mucho mejor y
más a gusto.
La información es un instrumento muy importante en el
proceso de toma de
decisiones, y la comunicación es la encargada de
difundirla.
La comunicación proporciona señales de alerta ante
conflicto
potenciales de manera que se podrán solucionar más
fácil y rápidamente.

Canales De Comunicación Interna
Las comunicaciones internas llegan por tres canales:
Contacto Personal: es un
canal que no puede controlarse, pero a la vez es altamente
influenciable. Es importante que los niveles jerárquicos
estén capacitados para que el mensaje no se distorsione y
para mejorar las relaciones
interpersonales.
Canales de comunicación controlados: son responsabilidad del o los departamentos que
manejen las comunicaciones internas, como por ejemplo: un house
organ (Recursos
Humanos, Comunicaciones Internas, Relaciones
Públicas, Personal, etc.)
Canales de comunicación masivos: son responsabilidad del departamento que maneja la
imagen
institucional de la empresa.

Otros puntos importantes para mantener la
comunicación interna son:
Informar acerca de lo tratado o decidido en reuniones donde las
decisiones tomadas afecten a más de un sector de la
organización;
Redacción de un house organ;
La atención de una línea directa;
Recorrer la empresa y contactarse con la gente de los diferentes
sectores.
Todo esto facilitará el camino para la recolección
de datos.

Para Tener Un Plan Eficiente

El programa de
comunicación interna debe ponerse en marcha de a poco para
que "todos" estén preparados a recibir la etapa siguiente
del proceso.

Se debe tener en cuenta:

La definición de los programas que se
utilizarán (ej.: buzón de sugerencias, cartelaras,
etc.)
Que el pasaje de un tema a otro se haga en forma gradual
No dejar las acciones y los
planes por la mitad
Hacer notar los logros
Asumir y/o calcular los riesgos
Ordenar, optimizar y coordinar los mensajes
Generar ámbitos de comunicación hacia las
jerarquías más altas
Optimizar los canales comunicativos con que ya se cuenta
Evaluar los hechos producidos después de la emisión
de los mensajes

Las fuentes de
información pueden ser: periódicos zonales,
nacionales, revistas especializadas, el mismo personal de la
empresa, etc.

Es muy importante que el sector o departamento que
coordina las comunicaciones esté informado verazmente de
todo lo que sucede en la organización.

Dirección Y Sentido

Las comunicaciones se clasifican según su
dirección o sentido en:
Comunicaciones descendentes
Está destinada hacia los sectores subordinados a los que
el jefe señala lo que se espera de ellos (ej.:
órdenes, castigos, límites,
premios, etc.)

Comunicaciones ascendentes

Está destinada hacia los sectores gerenciales.
Los subordinados tienen la posibilidad de expresar como ven el
desarrollo de
las tareas de sus superiores y, aunque esto crea un clima de
tensión y algunas dificultades, sirve para mejorar las
acciones.

Comunicaciones horizontales

Es la comunicación entre pares y les permite
comparar cómo se sienten, qué piensan, puntos de
vista, etc.

Comunicaciones oblicuas o transversales

Se da no sólo entre los niveles
jerárquicos, sino también con las distintas
áreas de la organización, las cuales comparten
funciones. Son
muy comunes en las organizaciones
que tienen estrategias
globales y de alta participación de los diferentes
sectores.

2. Tipología de los
receptores "indoor" (puertas adentro)

Tipos de receptores:

Por medio de una investigación previa se puede identificar
los tipos de receptores y llegar a ellos con mensajes más
claros, lo que hará aún más positiva la
estrategia
comunicacional.

Acciones "indoor"

Son las tácticas de comunicación
institucional para los grupos de
interés
internos y semi-internos. Se realizan en coordinación con el Área de Recursos Humanos
o el departamento de Personal.

Inducción

Se llama así al proceso de ambientación de
un nuevo miembro a la organización.
Generalmente se lleva a cabo en un plazo corto: 30 días
(con dos semanas de entrenamiento)

En base a:
Entrevistas
Cursos
Visitas
Lectura
Reuniones grupales

Se entrega material comunicacional (dossier):
Manual de
comunicaciones/ del empleado/ de seguridad
Videos institucionales
Reglamentos
Organigramas
Manual De
Comunicaciones

Manual que contiene y explica:
Normativa de la organización, papelería:
Membretes
Tarjetas
personales
Tarjetas
comerciales
Sobres personales
Publicaciones
Sistema de
señalización interna y externa.

Características:
Colores
Tipografías
Formatos para su comunicación
Uniformización en la apariencia:
Vestimentas
Maquinaria
Vehículos
Confección de cartelería

Filosofía y políticas
comunicacionales:
Visual
Sonora
Audiovisual
Temas de manejo diario y/o interno
Manual Del Empleado

Manual que contiene un resumen de:
Normativas
Filosofia
organizacional
Objetivos básicos de la organización
Historia de la
organización
Organigrama
Derechos y
deberes
Horarios
Remuneraciones
Seguridad
Comunicaciones
Beneficios
Capacitación
Acción social

El conocimiento
de este manual por parte de "toda" la organización
beneficia:
Proceso de inducción
Espíritu de equipo
Sentimiento de pertenencia
Carteleras

Arma o herramienta, de rápido acceso al
público interno y diario. Deben ser:
De fácil lectura
Brevedad en los mensajes
Tipografía
Gráficos
Colores
adecuados

La confección de las carteleras debe hacerse en
base a:
Diseño
atrayente
Elección de colores adecuados
La gestall de fondo y de forma
La línea
El encuadre

Los mensajes en las carteleras no deben exponerse
más de una semana, con mantenimiento,
renovación y buena visibilidad.
Hay que tener en cuenta las nuevas
tecnologías de diseño
ya que producen mejores carteleras.

House Organ O Revista
Interna

Es la revista de la
empresa hecha por y para su personal, que comunica conceptos de
la entidad.

Objetivo:
Sentido de comunicación institucional
Notifica o reafirma conductas positivas
Es importante:
Crear un equipo de personal voluntario (de distintos sectores)
que en momentos libres de su horario aporten:
Inquietudes
Sugerencias
Noticias

Características de su estructura:
Area editorial nota de tapa
Area tarea, seguridad,
producto/servicio,
capacitación
Area especifica de la función
organizacional
Lugar para repuestas (casamientos, nacimientos y fallecimientos
del mes).
Muestra parte
de la organización a la comunidad zonal,
y a otras instituciones.
Su contenido: filosofías, políticas, estrategias y
tácticas; asegurando su credibilidad.
Tamaño y diseño varían (segun
organización/periocidad).
Distribución personalizada, a domicilio,
altos costos
justificados.

Funciones:
Establecer una relación entre los distintos niveles
Despertar sentimiento de pertenencia
Explicar normas reglas y
objetivos
Fomentar la participación
Informar politicas, mercados,
producto/servicios y
procesos
Destacar los exitos del personal
Combatir rumores
Fomentar la capacitación
Servir como canal de comunicación
Publicaciones Segmentadas

Para mantener comunicados al personal de diferentes
áreas de la organización también puede
utilizarse las cartillas, boletines informativos y/o manuales de
bolsillo; éstos se pueden enviar mensual o quincenalmente,
pero siempre deben estar personakizados.

Estas publicaciones contendrán temas como:
Estrategias de comunicación
Tareas a realizar o que se están realizando
Liderazgos
Temas específicos de la organización,
etc.

Se les puede poner un título o nombre espcial y
ser o no un anexo del house organ.
Cartas
Se utilizan para comunicar temas especiales y muy importantes, y
deben estar firmadas por el máximo responsable de la
organización.
Tienen la ventaja de ser personalizadas (lo cual brindará
un sentimiento de pertenencia y protagonismo).
Es un medio comunicacional económico, directo,
rápido e íntimo.
Circulares, Memos
Son notas internas y no tienen por qué estar coordinadas
por el departamento de Comunicaciones Internas.

Correo Electrónico

Es un medio de comunicación muy rápido,
aunque su uso no está todavía muy desarrollado en
nuestro país. Se utilizan para enviar información
detallada y específica. Es una comunicación muy
económica t beneficiosa.

Intranet

(Internet pero interna) Tiene
como ventaja que es un medio muy rápido e
instantáneo y pueden comunicarse todos aquellos que tengan
su computadora
conectada a la red de la
organización. Se envían y reciben mensajes
on-line.

Línea Abierta O Línea Directa

Es una línea telefónica donde todos pueden
llamar y dejar sus preguntas, sugerencias, temores, etc. en un
contestador. Pueden utilizarlo todos los integrantes de la
organización y es obligatorio que, junto a su mensaje,
dejen su nombre, apellido y sector.

Los mensajes serán revisados por el departamento
de comunicaciones internas y a los pocos días se deben
contestar los mensajes (esto es muy importante).

Buzón De Comunicaciones

Permiten que todos los integrantes de la
organización se expresen con libertad y
puedan dirigirse hacia los niveles superiores. Se pueden dejar
mensajes, pero no esperar ningún premio por eso. No deben
tenerse en cuenta los mensajes anónimos.

Sistema de iniciativas

Todos los de la empresa tienen la posibilidad de sugerir
sus ideas por escrito. Deben tenerse muy en cuenta ya que aportan
eficiencia,
creatividad y
calidad, y
debe ser una comunicación conocida por todo el personal de
la empresa.

En este sistema se debe
premiar a quienes hayan hecho sus aportes (tanto moral como
económicamente) de forma proporcional al aporte que hayan
brindado a la organización.

3. Reuniones Con
Dirigentes

Son reuniones donde se da la posibilidad de que los
empleados hablen face-to-face con sus dirigentes y puedan
expresarse. Esto también les dará un sentimiento de
protagonismo. Este tipo de reuniones no son muy utilizadas en
Argentina.

Se pueden realizar semanal, quincenal o mensualmente en
fecha y horario pre-fijados.
Este sistema de comunicación oral tiene la ventaja de que
cada uno podrá darle su tono especial y personal, la
rapidez, es económico y tiene una respuesta al
instante.
Los integrantes deben inscribirse y tienen la libertad de
participar o no, también pueden ser elegidos al azar.
Son muy interesantes ya que el dirigente tiene la posibilidad de
aprender de sus subordinados por medio de las inquietudes,
propuestas o pensamientos que éstos le transmiten.
Los temas a tratar serán abiertos, pero no se
permitirá tratar temas que conlleven un beneficio
personal.
Puede hacerse un resumen de lo tratado en la reunión y
editarse luego en el house organ.
Los grupos reunidos
no deben ser de más de 10 personas.
Debe llevarse un registro de lo
hablado y de las soluciones que
se implementaron luego de plantear los problemas.
Habrá un orden de inscripción y para volver a
participar habrá que volver a inscribirse y esperar la
fecha pre-fijada.
Puede ser que estas charlas sean un poco conflictivas al
principio, pero luego se le irá dando valor al
diálogo
sincero.
Para los empleados es una gran oportunidad para ser escuchados y
escuchar la información de boca de sus jefes.
Para jefes y empleados es la oportunidad de encontrarse y
replantear determinados temas, afirmar el objetivo de la
organización y trabajar juntos para lograrlo.
Estas situaciones de comunicación es un entrenamiento
para interactuar e intercambiar opiniones.

Evaluación

Los niveles jerárquicos más altos van
bajando la información hacia sus subordinados con respecto
a su actuación.

Es positivo en el sentido que genera un diálogo
sincero y personal. Es fructífero ya que el subordinado
puede corregir sus errores rápidamente porque su jefe se
los ha hecho conocer.

Si la evaluación
es bien manejada, es un factor enriquecedor para la
organización.

Auditoría De Imagen Interna

Se hace por medio de encuestas y
sondeos de opinión del público interno. Los
datos se
analizarán y darán lugar a acciones futuras. Si no
se toman en cuenta estos datos o, simplemente, no se
averigüan será muy díficil mantener una
estructura de
comunicación institucional.

Encuestas Y Sondeos De Opinión

Se utilizan para actualizar permanentemente los datos
que se obtuvieron a partir de la auditoría de imagen. Se utilizan los
medios de
comunicación controlados y son de muy bajo costo.

Organización de eventos
internos:
Aniversarios e inaguraciones
Convenciones
Eventos
culturales
Conmemoraciones
Fiestas de Fin de año, etc.

Son buenos ocasiones para que el personal tome conocimiento
de las políticas y filosofías de la
organización y para conocer las respuestas que se tienen
por parte de los empleados.

También, pueden entregarse regalos (que sean de
utilidad),
beneficios especiales, ofertas comerciales, premios etc., pero
cualquier acción que se lleve a cabo debe estar comunicada
a todo el personal a fin de evitar malos entendidos o crear
conflictos.

Todo evento que la organización haga debe hacerlo
convencido de que su capital
más importante es su gente.

Programa De Becas

Consiste en premiar el esfuerzo educativo del personal.
Se aplica como beneficio y debe ser comunicadas a fin que el
personal sienta el interés
que la organización tiene por ellos.

Pueden ser:
Primarios: Ej.: Utiles escolares
Secundarios: Ej.: Libros
Universitarios: Ej.: Dinero o pagos
de aranceles
Posgrado: Ej.: Pago de educación
superior
Especialización: Ej.: Una carrera especial del empleado y
que sea del interés de la organización.
Radio Y Tv
Local

Se puede hacer auspicios o participaciones en programas de
la radio o TV
local (sobre todo en el interior del país) que
darán buenos resultados a la comunicación con los
públicos internos y semi-internos.

Radio de circuito cerrado.

Se puede emitir música funcional,
mensajes sociales y de actualización diaria, o mensajes de
rápida llegada durante la jornada laboral.

Video De Circuito Cerrado

Los videos pueden usarse para reforzar temas
importantes, lo ideal es que el gerente o
director explique lo que espera de sus empleados y los objetivos
de la organización.

Es aconsejable que estos mensajes no excedan los 30
minutos y que sean una charla y no un discurso.
Pueden utilizarse recursos visuales
y/o gráficos.

Apoyo de capacitación:

La Capacitación al personal es otro punto
importante para optimizar las comunicaciones.

Se pueden dar cursos de
comunicación , que son los que dependen del departamento o
el encargado de Relaciones
Públicas, que estarán destinados a los jefes a
fin de que tengan un mejor rol como comunicador y sepan manejar
las relaciones
interpersonales.

La función de Relaciones Públicas es de
apoyo y asesoramiento sobre técnicas y
motivaciones, colaborar en la realización de los videos,
etc.

Implacement

Se trata de reubicar a los empledos en otros sectores de
la empresa, de esto se encargará el departamento de
Recursos
Humanos, pero las Relaciones Públicas se
encargarán de comunicar las ventajas que esto trae para
los empleados.

Se realiza una evaluación
del empleado y se lo ubica donde mejor pueda desarrollarse en pos
de los planes y objetivos de la organización.

Estos movimientos de personal generan una imagen interna
favorable puesto que la organización se preocupa por el
bienestar laboral y por su plan de carrera.

Comunicación informal: son rumores.

El rumor "son noticias no controladas, que se suelen
propagar oralmente. Consiste en la repetición a distintas
personas de algo realmente sucedido o no" (R. Knapp)

El rumor es más atractivo que las comunicaciones
formales u oficiales; es de difícil control y sus
efectos pueden ser contraproducentes, tanto que muchas veces son
más creíbles las informaciones de "radio pasillo"
que las comunicaciones de la estructura formal.

Sólo si se cuenta con una fuerte e importante
estrategia
comunicacional, se podrá luchar contra los rumores aunque
nunca no se los podrá hacer desaparecer por
completo.

Radio Pasillo

Es otro nombre que se le da al rumor, el cual se
transmite mas rápidamente cuanto mayor sea el
interés del receptor sobre el tema en cuestión o
por la falta de información sobre un tema que es esperado
por un grupo
receptor.

A través del curso del rumor éste se va
modificando según las interpretaciones (Pierde datos, se
le agregan datos, etc.).

R. Knapp los clasifica de la siguiente manera:
Negro o Agresivo: Va en contra de una persona o
grupo . Es
técnico porque ocasiona malestar y enojo.
Gris o Amenaza: Genera miedo, temor ante acontecimientos
futuro.
Rosa o Ensueño: Son ilusiones y esperanzas que
actúan como incentivo.

La mejor Comunicación Interna consiste en:
"Decir la mejor verdad, de la mejor manera posible y en el mejor
momento"

Autor:

Jesica Croci