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Los eventos feriales como herramienta de promocion y mercadeo




Enviado por dnmorenof




    1. Tipos de
    feria

    2. Promocion En Eventos
    Feriales

    3. Definicion De Objetivos De La
    Exposicion

    4. Publicidad Y
    Promocion

    5. Participacion Efectiva En Ferias Y
    Exposiciones

    1. Tipos de
    feria

    Para la clasificación de las ferias, hay que
    tomar en cuenta las características de su organización:

    Según alcance o cobertura:

    Ferias regionales: las mismas se circunscriben a
    expositores procedentes de un mismo país o
    región.

    Ferias internacionales: son grandes eventos de
    exhibición que se llevan a cabo para facilitar encuentros
    de negocios de
    expositores o empresas de
    distintos países.

    Según tipo de actividad: este tipo de
    clasificación obedece al área de actividad de los
    participantes: comercial, industrial, artesanal, entre
    otras.

    Según el público objetivo: las
    exhibiciones pueden estar dirigidas a productores o
    distribuidores, o a consumidores finales. Esta división
    tiende a desaparecer, ya que actualmente muchas ferias destinadas
    a revendedores invitan a participar al público en
    general.

    Elementos de organización de la feria:

    La organización de una feria presenta una serie
    de retos, en un sin número de aspectos relacionados con su
    planificación y montaje. Existen en la
    actualidad, empresas
    dedicadas específicamente a la realización de
    eventos, y su contratación ofrece a los expositores o
    empresas que deciden participar en una feria o exhibición,
    la oportunidad de una participación más efectiva,
    ya que les permite dedicar su tiempo y recursos a
    desarrollar sus estrategias y
    presupuestos
    particulares, sin tener que preocuparse de los aspectos generales
    de la
    organización del evento. Además la
    mayoría de estas empresas, ofrecen también
    asesoría, lo que resulta muy conveniente para expositores
    nuevos o con poca experiencia de participación en
    exhibiciones.

    Tomando en cuenta que el propósito de nuestro
    trabajo no es solo cubrir el aspecto de la
    organización de la feria, trataremos de resumir los
    factores más importantes que se deben tomar en
    consideración al planificar el evento.

    Elección de la sede:

    Es sin duda el primer factor que se debe tomar en cuenta
    al organizar el evento. El mismo involucra no solo la
    elección del lugar donde se desarrollara el mismo, sino
    también muchos otros aspectos, como su ubicación,
    accesibilidad, estacionamientos, seguridad,
    iluminación natural y artificial,
    decoración, sonido y
    ambientación y principalmente el concepto de
    diseño
    del espacio físico de exhibición.

    La distribución típica de una feria
    consiste en la organización del espacio de
    exhibición en grandes áreas denominadas pabellones,
    las cuales a la vez se dividen en unidades menores denominadas
    stands. Los tamaños de los stands pueden variar de acuerdo
    a las necesidades y presupuesto de
    cada expositor. Para el diseño
    y composición del stand existen una amplia gama de
    sistemas
    divisorios, y se puede contar con empresas que se dedican a su
    diseño y montaje. Estas generalmente proveen
    también otros artículos como mobiliario y
    accesorios, estanterías, vitrinas y
    mostradores.

    Fecha y duración del evento:

    Para escoger la fecha de realización, y el
    período de duración se deben tomar en cuenta
    aspectos como la disponibilidad de la sede elegida y la
    coincidencia con otros eventos similares, que puedan distraer la
    atención del público objetivo.

    La duración esta también
    íntimamente ligada a la planificación de los objetivos de
    la exposición, y a la cantidad de
    público que se estime que pueda asistir a la
    misma.

    Planificacion de tareas:

    La empresa o
    individuo organizador del evento, es responsable de establecer un
    orden y secuencialidad de las tareas que aseguren el éxito
    del mismo. Esto se logra desarrollando un plan que
    contemple todas las actividades, desde las informales como el
    montaje y desmontaje de las exposiciones, hasta las formales como
    la inauguración y atención de invitados.

    Esto incluye también la aplicación de
    controles durante el evento, planificación de imprevistos
    y medidas de seguridad.

    Entre las principales tareas a desarrollar podemos
    enumerar:

    a. Elaboración de un plan de
    actuación, tiempos de ejecución y
    designación de responsables por objetivos.

    b. Selección
    y determinación de servicios y
    productos a
    comercializar en la feria.

    c. Definición de público
    objetivo.

    d. Análisis para la determinación del
    presupuesto.

    e. Contacto y comunicación a expositores
    potenciales.

    f. Determinación de las dimensiones y
    ubicación de los stands en el recinto.

    g. Materiales a
    exponer, montaje y desmontaje, logística y transporte.

    h. Elaboración de la campaña de comunicación y captación de
    visitantes.

    Como se puede observar, una presentación ferial
    no es un acto improvisado, se prepara durante meses, se
    desarrolla durante días y se rentabiliza durante
    años.

    Publicidad y promocion:

    Es una de las tareas más importantes del proceso de
    organización, pues la promoción del evento es primordial para
    asegurar su éxito. La elaboración de una campaña
    publicitaria, acompañada de una adecuada estrategia de
    medios es
    esencial para cumplir con los objetivos de comunicación de
    la exhibición hacia el público objetivo previamente
    definido, con miras de captar su atención y promover su
    asistencia.

    Lo más recomendable es contratar los servicios de
    una agencia publicitaria para estos fines, ya que cuentan con
    personal
    especializado, capacitado para elaborar un concepto creativo
    atractivo, y poseen la experiencia para sugerir la mejor estrategia de
    contratación de medios para la
    transmisión del mensaje publicitario como televisión, radio y prensa.
    También ofrecen servicios de diseño y
    elaboración de material promocional como afiches,
    brochures e invitaciones.

    Ventajas de las ferias y exhibiciones:

    Las ferias son uno de los instrumentos de promoción, mercadeo y
    comunicación más importantes y a la vez más
    eficientes. Son un punto de encuentro entre la oferta y la
    demanda que
    facilita los negocios. Para
    los expositores, las ferias son un medio para dar a conocer sus
    productos o
    servicios, observar la competencia,
    probar o lanzar productos, estudiar el mercado, visitar
    y ser visitado por sus clientes,
    encontrar distribuidores y concretar ventas.

    La participación en una feria ofrece las
    siguientes ventajas y oportunidades:

    -Es el cliente quien
    visita a la empresa y no
    al revés: está dispuesto a terminar
    comprando . Es justo el momento de venderle.

    -El cliente
    está disponible: no hay que tomar una cita previa;
    no tiene otra cosa que hacer, está predispuesto a
    comprar.

    -A una feria acuden clientes muy
    difíciles de captar en otro lugar: en ocasiones
    desconocidos para la red de ventas; en
    otros casos , de lugares no cubiertos por la misma.

    -En una feria el producto es el
    rey: tan bien presentado como el expositor sea capaz de hacerlo,
    toda la colección completa, en vivo y en
    directo.

    -El costo por
    contacto de ventas en feria es indiscutiblemente el más
    bajo: en muy pocos días se puede vender mucho a muchos,
    incluidos los clientes más difíciles.

    Entre otras una feria ofrece la oportunidad
    de:

    -Vender
    -Generar nuevos contactos que pueden acabar en ventas.
    -Dar a conocer nuevos productos (sondear la opinión).
    -Potenciar la marca.
    -Reforzar el contacto con los clientes habituales.
    -Observar la competencia.
    -Abrir nuevos mercados.
    -Hacer relaciones
    públicas con los medios de
    comunicación.

    2. Promocion En Eventos
    Feriales

    Promocion En Eventos Feriales

    Una feria o exposición puede ser el mejor
    instrumento de marketing si
    ha sido planificada y bien organizada. En esas condiciones la
    participación en una feria es una inversión a futuro. Si a la feria acuden
    30.000 visitantes y no se concreta ninguna venta, el
    expositor está fallando en algo, igualmente, el
    éxito que se logre es exclusivo de cada empresa.

    Interrogados los compradores sobre los motivos por los
    que deciden acudir a una feria o visitar un stand concreto, se
    puede observar que los factores con mayor peso en su
    decisión dependen del expositor y está en sus manos
    controlarlos: una atractiva presentación del stand y del
    producto, una
    buena campaña de publicidad previa
    a la exposición, las recomendaciones de los representantes
    de ventas, entre otros.

    Hay numerosos factores sobre los que la empresa ejerce
    un control directo.
    Esto es importante porque significa que, si una
    compañía trabaja a fondo todos aquellos aspectos
    controlables en un esfuerzo por ser más competitiva, puede
    incrementar de manera considerable la eficacia de su
    participación en una feria.

    En nuestros tiempos, las comunicaciones
    son cada vez más fáciles, los mercados
    más amplios o más necesarios para la empresa y los
    consumidores o usuarios más exigentes. En este contexto,
    es preciso gestionar la empresa de forma coherente y racional si
    se aspira al éxito frente a la competencia. La
    planificación implica asimismo, en este sentido, lograr un
    cambio en la
    mentalidad de todos los agentes del plan de mercadeo,
    fomentando el realismo, la
    agilidad y la autocrítica con espíritu
    constructivo.

    De lo anteriormente expuesto se deduce que la empresa
    deberá planificar racional y estratégicamente la
    gestión
    de ventas, lo cual implica:

    a. Estudiar en su totalidad la problemática
    comercial derivada de la participación en la
    feria.

    b. Definir un objetivo.

    c. Elaborar un plan
    estratégico de acción.

    d. Controlar los resultados alcanzados y, en función de
    éstos, corregir y reconstruir el plan (proceso de
    retroalimentación).

    Campos de análisis:

    Antes de decidir participar y promocionar en una feria,
    el expositor debe procurar conocer, por todos los medios a su
    alcance, todos y cada uno de los factores que inciden de forma
    directa en el éxito o fracaso de la
    participación:

    El mercado:Importancia cuantitativa y cualitativa del
    mismo. Localización, identificación y
    valoración. Estudio de su perfil y evolución.

    Los productos:Características, utilidad,
    adaptación y mejoras susceptibles a llevarse a cabo,
    costos, comercialización y distribución de los productos. Presencia de
    los productos de la competencia en el mercado objetivo. Producción disponible para el mercado en
    cuestión. Capacidad de la empresa para ampliar su oferta de los
    productos. Plazos de fabricación, de entrega y condiciones
    de venta de los
    mismos.

    Los compradores: Cómo seleccionan sus compras,
    cuáles son sus exigencias. Análisis de su
    situación financiera, capacidad de compra, forma y
    método
    de trabajar, motivaciones personales y objetivos.

    Los prescriptores de opinión: Estos resultan cada
    vez más importantes en el momento de dar a conocer los
    productos o servicios de la empresa expositora. Para los
    prescriptores, una feria brinda la oportunidad de conocer,
    analizar, comparar, mejorar su trabajo, etc. Todo ello afecta o
    puede afectar a la venta de los productos ofrecidos por la
    empresa, por lo que resulta imprescindible incluir a los
    prescriptores en el análisis global de la feria. Es
    preciso localizar e identificar a todos los grupos de
    prescriptores que, pudiendo influir positivamente en la buena
    marcha comercial de los productos ofrecidos, hayan sido o puedan
    ser visitantes de la feria. Entre los principales se encuentran
    los distribuidores, revendedores y cámaras o asociaciones
    empresariales.

    Los usuarios: Análisis de sus motivaciones,
    necesidades reales y costumbres. Caracterización de
    actitudes
    frente a los productos de la empresa. Determinación de sus
    limitaciones económicas, culturales y de otros
    tipos.

    La competencia: Análisis de la estrategia
    comercial de la competencia, en particular de cara a la feria
    objeto de estudio.

    Incidencia: Determinación de la importancia de la
    feria en el sector de actividades de que se trate y de la
    densidad
    cuantitativa y cualitativa que alcanza. Este punto es
    especialmente problemático, pues las únicas
    fuentes de
    información suelen ser "fuentes
    interesadas": los organizadores de la feria.

    Objetivos:

    Los objetivos constituyen las metas concretas, definidos
    en términos cuantitativos y cualitativos, que la empresa
    pretende alcanzar participando en la feria. Dichos objetivos,
    establecidos por un responsable adecuado y aceptados libremente
    por las personas encargadas de su logro, han de alcanzarse en
    plazos determinados, y en función de los medios ya
    disponibles o de aquellos de que se dispondrá en el
    momento de la feria. Al fijar los objetivos de
    participación de una feria, el expositor deberá
    precisar con toda claridad el área funcional de los
    mismos, así como decidir si opta por mantener sus
    beneficios en una escala lógica
    o mantener su nivel de actividad.

    Los objetivos son la base fundamental del marketing de
    alta densidad o
    marketing ferial. Su definición precisa, es de suma
    trascendencia y debe precederse a ella un análisis
    exhaustivo de toda la información relacionada con el problema de
    marketing que la feria en cuestión plantea. No hay que
    perder de vista nunca que la participación en una feria
    puede aportar beneficios económicos, pero también
    en términos de tiempo.

    Para acudir a una feria con plena garantía, la
    empresa debe fijar objetivos que respondan a las siguientes
    características:

    a. Ser concretos

    b. Ser objetivos

    c. Tener plazo de consecución y
    realización.

    d. Ser establecidos por la persona
    idónea.

    e. No ser impuesto sino
    aceptados (no deben ser órdenes).

    f. Estar dotados con los recursos
    necesarios para su consecución.

    g. Ser analíticos

    h. Ser fijos.

    El hecho de no demarcar objetivos como por ejemplo, la
    decisión de participar en ferias internacionales o
    nacionales, indica que la empresa no sabe qué quiere
    vender en el evento, ni tal vez donde venderlo.

    Estrategias:

    La estrategia es el plan lógico que nace a partir
    de la decisión de instalar un stand en la feria; se basa
    en la ordenación concreta y adecuada de los recursos
    disponibles para la consecución de los objetivos
    prefijados.

    Una estrategia bien elaborada debe ser coherente. El
    entorno ferial es cambiante y multiforme; con lo que ello implica
    términos de incertidumbre. Así pues, el que los
    objetivos se alcancen o no dependerá también, en
    última instancia, de las estrategias
    alternativas que sea planteadas. Lo ideal sería disponer
    de una estrategia específica para cada acción
    posible de la competencia.

    Toda buena estrategia debe definir a quienes se vende y
    como hay que hacerlo para alcanzar los objetivos previstos. Ha de
    ser, por tanto:

    a. Integral: Cualquier acontecimiento que se produzca en
    el transcurso de la feria debe estar contemplado en el plan
    estratégico.

    b. Valorada: Toda realización conlleva incurrir
    en gastos y la
    participación en la feria debe resultar rentable.
    Sólo valorando la rentabilidad
    puede decidirse acerca de una inversión; en última instancia,
    deben aplicarse criterios financieros adecuados para decidir que
    estrategias adoptar.

    c. Idónea y adecuada: Al objetivo que se pretenda
    alcanzar.

    ch. Ajustada: Al perfil de los representantes de venta
    de la empresa que se encontraran en el stand.

    Control:

    Participar en una feria constituye una experiencia
    única que requiere saber adaptarse a los cambios, al
    entorno y a toda evolución (e incluso revolución) que se puede producir en un
    espacio de tiempo muy breve.

    Como promedio, las ferias tienen una duración de
    cuatro o catorce días. El expositor puede verse obligado a
    confrontar problemas y
    dificultades que no había previsto, los planteamientos de
    partida pueden resultar erróneos, puede surgir una gran
    resistencia por
    parte de la competencia o del propio mercado, entre otros
    factores. En este contexto conviene examinar de cerca la
    estrategia adoptada, con el fin de refinarla, adecuándola
    a la nueva situación.

    Las normas de
    control que
    pueden ser establecidas son las siguientes: estadísticas de ventas, estadísticas de contactos, encuestas,
    sondeos, y reuniones con el personal a cargo
    del stand. Por otra parte, un control adecuado habrá de
    constituir:

    -Un medio de comprobar y verificar, así como un
    instrumento de gestión
    que permita interpretar lo que sucede y adaptarse al cambio con
    éxito

    -Un proceso sistemático, que permita registrar
    los resultados y comprobarlos con las previsiones

    -Una medición concreta y concisa: toda presencia
    en la feria debe poder
    concretarse, en su manifestación más primaria, en
    un incremento del número de contactos con clientes, en
    comparación con el ritmo habitual de la empresa en ese
    campo.

    3. Definicion De Objetivos
    De La Exposicion

    En lo que a la definición de este tipo de
    objetivos se refiere, se recomienda tener presente los siguientes
    tres principios:

    a. No dedicarse a un mercado potencial, siempre
    aleatorio por prometedor que sea, en detrimento de uno ya
    adquirido. Los competidores están al acecho de las
    ocasiones propicias para introducirse en nuestro propio
    mercado.

    b. Preferir los mercados que crecen y evolucionan
    normalmente a los mercados ocasionales, por muy atractivos que
    resulten. Es preferible la rentabilidad a
    largo plazo que a corto plazo.

    c. Procurar diversificar y limitar globalmente los
    riesgos,
    introduciéndose en mercados diferentes. Actuar siguiendo
    criterios de diversificación progresiva.

    Un experto en ventas que quiere tener éxito en
    una exposición vincula los objetivos de su empresa con los
    de los asistentes, a fin de lograr metas mensurables. Cuando se
    establecen los objetivos se debe asegurar que sean
    cuantificables, formulando preguntas como
    ¿quiénes?, ¿cuántos? y ¿hasta
    qué grado?.

    La estimación de las ventas durante la
    exposición puede realizarse atendiendo a muy distintos
    parámetros: las ventas totales efectuadas en la
    exposición, las ventas promedio por cliente, las que hacen
    los compradores habituales de la marca, las
    realizadas por nuevos clientes y las logradas en el
    período posterior a la exposición gracias a los
    contactos realizados en la feria.

    Se debe ser realista acerca de las proyecciones. Las
    cifras no se obtienen de la nada. Si se proyecta obtener pedidos
    de clientes actuales, se debe identificar a quienes se espera ver
    en la exposición y, atendiendo a sus cifras de compra del
    pasado año, establecer una cantidad promedio por pedido.
    Multiplicando esa cifra por el número de compradores que
    se espera podrá establecer un primer objetivo de
    ventas.

    Según los expertos, los principales objetivos de
    participación en una feria pueden resumirse en el
    establecimiento de nuevos negocios, análisis de la
    competencia, cultivar la notoriedad e imagen y el
    sondeo del producto o nuevos modelos del
    producto. A continuación el análisis individual de
    cada uno:

    Nuevos negocios: Identificar futuros clientes. El
    crecimiento corporativo exige la obtención de nuevos
    clientes y las ferias y exposiciones son una de las mejores y
    más eficaces fórmulas para entrar en contacto con
    ellos.

    Aprovechar la feria para comprobar el grado de posicionamiento
    del producto y la eficacia de la
    red de ventas.
    Todos los vendedores creen que conocen su zona mejor que
    cualquier otro; tal vez sea cierto, pero ¿conocen a todos
    los posibles clientes?, ¿conocen a todos los compradores
    de todas las compañías?. Una de las mayores
    ventajas de las ferias es que los compradores se acercan a la
    empresa.

    Calcular el promedio de contactos que cada vendedor de
    la empresa puede realizar en una hora y el número de horas
    que éste permanecerá en el stand. Hay que tener en
    cuenta que en esa cifra de contactos – vendedor – hora
    están ya incluidos los actuales clientes.

    Análisis de la competencia: Conocer el
    producto de los competidores. En el mundo de los negocios actual
    no basta con conocer el propio producto y comprender las
    necesidades del cliente, también es necesario poseer un
    conocimiento
    profundo de lo que hace la competencia. Las ferias son
    únicas, no sólo porque el comprador se acerca a la
    empresa, sino porque la competencia se encuentra al otro lado del
    pasillo.

    Informarse acerca de las novedades que hay en el
    mercado, qué es lo más reciente, y cuál es
    el producto del que se habla más en la exposición.
    En una feria se debe aprender algo más de los competidores
    y de las tendencias del mercado. Alguien de la empresa debe
    tomarse el tiempo necesario para recorrer la exposición y
    estudiarla a fondo de manera concienzuda, tratando de captar el
    ambiente
    general de la exposición, buscando nuevas ideas para el
    diseño del stand, evaluando las diferencias entre la
    propia compañía y los competidores.

    Notoriedad e imagen: Lo que se
    sepa de la empresa, no debe ser por lo que la competencia pueda
    contar. Hay que aprovechar la presencia en la feria para poner de
    relieve la
    imagen de la compañía.

    Realzar el prestigio frente a los competidores tomando
    en cuenta que las ferias permiten competir con empresas
    más importantes. Una empresa
    pequeña ocupa una posición igual y a veces mejor
    que una gran compañía en una feria o
    exposición si sabe planificar bien sus acciones de
    publicidad y
    promoción.

    Sondeo de nuevos modelos y
    productos: En las exposiciones los compradores van buscando ideas
    nuevas, y la mejor fórmula para causar sensación
    con un nuevo producto es presentarlo a gran escala en una
    feria.

    Las presentaciones en feria ofrecen, igualmente, una
    lectura
    inmediata del potencial de venta de nuevos productos, ¿le
    gusta realmente al comprador? ¿su precio es
    excesivamente alto?.

    Se puede obtener un veredicto cualificado sobre el
    producto. Los mejores compradores están muy bien
    informados y saben si un producto tendrá éxito o
    no. Si el artículo satisface plenamente a los compradores
    que visitan una exposición, se puede apostar que
    ocupará un lugar preponderante en el mercado.

    Presupuesto En Base A Objetivos

    La cantidad de dinero que se
    destina a una feria va en función de los objetivos que se
    pretenden alcanzar y de su vinculación a los resultados
    potenciales de la exposición. Una vez que se ha decidido
    participar, el siguiente paso consiste en establecer un
    presupuesto. Esta es una parte sencilla pero necesaria de la
    planificación de una exposición.

    Se debe contemplar en el presupuesto las distintas
    partidas: alquiler del espacio, stand, trasporte y almacenaje,
    servicios de la feria, personal, publicidad y promoción,
    viajes,
    alojamiento, atenciones sociales. Los mismos se deben analizar y
    contabilizar donde corresponda.

    Al decidir qué superficie se va a alquilar se
    debe reflexionar sobre la cantidad de metros necesarios, de
    acuerdo a las necesidades de exhibición, aunque finalmente
    se opte por alquilar una superficie menor.

    Para realizar el número de contactos demarcados
    como objetivo de la exposición, se necesita contar con un
    número determinado de vendedores y éstos, a su vez,
    necesitan un mínimo espacio para trabajar. Aunque estos
    cálculos previos reflejen situaciones ideales, que no
    necesariamente serán las reales, proporcionan un sistema de
    verificación y balance adecuados.

    El diseño y construcción del stand es pieza clave para
    la consecución de los objetivos. A efectos del presupuesto
    en este aspecto deben considerarse las siguientes
    partidas:

    a. Diseño y construcción del stand.
    b. Montaje y desmontaje.
    ch. Elementos gráficos.
    d. Mantenimiento adecuado.
    e. Elementos de decoración que acompañan a los
    productos.

    Es también importante el aspecto del transporte y
    almacenaje. Para transportar la mercancía se puede
    utilizar transporte propio o contratar el transporte a una
    compañía. Es necesario asegurarse de tener resuelto
    el problema de almacenaje de la mercancía si la propia
    gerencia de la
    feria no lo ofrece.

    Otro aspecto primodial es el costo de personal
    valorando el tiempo del personal propio y estudiando la
    contratación de la ayuda externa que se
    necesite.

    Identificacion Del Publico Objetivo

    Las empresas operan en un mercado amplio, y
    generalmente, no pueden atender a todos los clientes que son
    demasiado numerosos, dispersos y variados en sus requisitos.
    Además, ciertos competidores se hallarán en mejor
    condición para atender a grupos concretos
    de clientes de ese mercado. La practica moderna del marketing
    requiere dividir el mercado en segmentos, valorarlos y
    seleccionar aquel o aquellos que puedan ser atendidos en las
    mejores condiciones. La segmentación del mercado y la
    identificación del público objetivo es doblemente
    importante en una feria donde se cuenta con recursos de tiempo
    limitados y una gran afluencia de compradores.

    No existe un producto universal para el cual todos y
    cada uno de los asistentes sean compradores. Es necesario definir
    a los compradores de cada producto de manera que puedan ser
    fácilmente identificados.

    Siempre existe cierto porcentaje de asistentes que se
    acerquen al stand y no correspondan con la definición del
    mercado objetivo, no son compradores calificados, puede ser un
    comprador con una necesidad que el producto no satisface, o
    simples curiosos

    Es necesario clasificar a los visitantes buscando el
    grado de ajustamiento con lo que se ha definido como cliente
    objetivo. Hay tres razones para calificar a un cliente durante su
    presencia en el stand: por economía (cada
    contacto que se hace cuesta dinero y al
    calificar a los clientes se economiza), por ahorro de
    tiempo y por oportunidad (al calificar durante la
    exposición se mantiene una delantera,
    eliminando un paso innecesario en el proceso de ventas posterior
    a la exposición).

    Después de un par de minutos con un visitante
    puede ser útil hacerse esta pregunta: ¿el tiempo
    que estoy empleando ahora me acerca a los objetivos que me he
    marcado para la exposición?. Si la respuesta es negativa,
    es mejor desviar la atención hacia otros
    clientes.

    Es importante deshacerse de los compradores no
    calificados tan pronto como sea posible a fin de evitar
    pérdidas de tiempo. Se debe recordar que en una feria
    sólo se dispone de cierto número de minutos y que
    deben ser aprovechados.

    Una buena estrategia es valorar qué porcentaje de
    los asistentes al stand se ajusta a la definición del
    mercado objetivo y cuál ha sido el porcentaje de
    visitantes no adecuados. Expertos en mercadotecnia
    de ferias establecen en un 25% el porcentaje de visitantes que se
    aproximan a un stand sin ajustarse a la definición de
    público objetivo de la empresa.

    4. Publicidad Y
    Promocion

    Si los clientes no saben que cierta empresa participara
    en una feria, es difícil esperar que busquen su stand
    durante su asistencia. Los pocos días que permanece
    abierta una feria representan solo una tercera parte del proceso
    total de ventas en las exposición. Las otras dos
    están constituidas por la planificación previa y el
    seguimiento posterior. La publicidad y la promoción son
    partes integrales de
    este proceso y su utilización antes y durante la
    exposición suele determinar el éxito o fracaso en
    la participación.

    Como parte del proceso de planificación de la
    participación de la empresa en la feria, la publicidad y
    promoción están íntimamente ligados a los
    objetivos previamente definidos. Los esfuerzos promocionales son
    un factor importante en lo que respecta a la definición
    del presupuesto, si se toma en cuenta que generalmente suman uno
    de los porcentajes más altos en lo que al rubro de
    gastos se
    refiere.

    El papel de la
    publicidad previa y durante la exposición esta relacionado
    principalmente al aspecto de la imagen y notoriedad tanto de la
    empresa como el producto o servicio que
    exhibe. Involucra todas las tareas de producción y procesamiento de elementos
    gráficos y audiovisuales que formaran parte del mensaje
    creativo definido para cumplir con los objetivos de
    comunicación hacia el público objetivo: afiches,
    carteles, correo directo y piezas para radio y televisión. Esto incluye también los
    elementos utilizados en el diseño y montaje del stand y
    que acompañan y realzan el posicionamiento
    del producto.

    Tomando en cuenta que el stand, además de servir
    como lugar de exhibición, constituye el principal punto de
    venta durante el evento, la promoción
    de ventas tiene sus propios medios para lograr sus objetivos
    y funciones: los
    elementos promocionales, y entre los más utilizados
    están:

    -Demostraciones: del producto o servicio, por
    parte del promotor de ventas.
    -Muestras gratuitas
    -Regalos: artículos promocionales, lápices,
    encendedores, calcomanías.
    -Concursos y promociones: descuentos, ofertas, premios sujetos a
    compras o
    rifas.
    -Cupones: que pueden ser utilizados posteriormente a la feria por
    el comprador como compensación por su asistencia.
    -Exhibiciones de mostrador y punto de venta.

    Siempre que los elementos promocionales y publicitarios
    utilizados por los expositores generalmente son similares, su
    impacto en el público estriba en la innovación del diseño y
    presentación de los mismos.

    5. Participacion Efectiva En
    Ferias Y Exposiciones

    Las Ferias y Exposiciones permiten establecer contacto
    con un gran número de clientes actuales o potenciales en
    un período de tiempo y espacio muy corto. Es por esto que
    muchas de las empresas deciden participar en estos eventos,
    confiando en que por el solo hecho de estar ahí, van a
    acaparar todo el mercado, pero… ¿es así
    realmente?

    Generalmente, la empresa trata una feria o
    exposición como un evento que dura dos o cinco
    días, y se centra, casi exclusivamente, en lograr que ese
    lapso de tiempo sea lo más productivo posible. Con este
    enfoque emplea sólo una tercera parte del potencial de
    ventas que tiene una exposición. Una feria consta de tres
    etapas bien definidas: antes, durante y después, y cada
    uno de ellos posee puntos fuertes unidos a la mercadotecnia.
    Por esto es necesario elaborar un cronograma de acciones que
    contemple los tres momentos claves de una adecuada
    planificación.

    Antes de la feria:

    10 – 12 meses antes de la Feria:

    a. Comunicar la decisión de asistir al equipo
    comercial.
    b. Celebrar una reunión con el personal involucrado y
    definir los objetivos de participación.
    c. Hacer una primera selección de los productos a
    exponer.
    d. Prever la presentación de novedades en la feria.
    e. Estimar el espacio que se necesitará.
    f. Estudiar la documentación de ferias anteriores, si se
    ha asistido.
    g. Contactar con la organización de la feria para informar
    sobre el interés
    por participar y solicitar la pre-inscripción del espacio,
    precios,
    etc.
    h. Revisar la normativa de la feria.
    i. Visitar, si es posible, el terreno de la feria antes de
    reservar el espacio.
    j. Llenar y enviar la pre-inscripción y solicitar
    información sobre los planes de
    promoción.

    Acciones a realizar, después de reservado el
    espacio.

    8 – 10 meses antes de la Feria:
    a. Celebrar una reunión de seguimiento con el personal
    involucrado.
    b. Revisar el cumplimiento de las acciones de la lista
    anterior.
    c. Hacer un plan y un presupuesto para las acciones promocionales
    previas a la feria.
    d. Hacer un plan y un presupuesto para las acciones promocionales
    a realizar durante la feria.
    e. Presupuestar acciones promocionales post-feria.
    f. Decidir el material informativo y de ventas necesario.
    g. Estudiar si existen necesidades de otro material y, en su
    caso, definirlo y desarrollarlo.
    h. Contactar con los proveedores y
    establecer calendario.

    6-8 meses antes de la feria:
    a. Celebrar una
    reunión de seguimiento con el personal involucrado.
    b. Revisar el cumplimiento de las acciones de la lista
    anterior.
    c. Diseñar la campaña de publicidad de apoyo:
    objetivos y calendario.
    d. Iniciar la campaña de información a clientes
    e. Encargar los materiales de
    promoción que se darán en la feria.
    f. Prever y organizar las tareas de logística y transporte.
    g. Definir la decoración, ambientación e
    identificación del stand.
    h. Revisar el presupuesto.

    4-6 meses antes de la feria:
    a. Celebrar una
    reunión de seguimiento con el personal involucrado.
    b. Revisar el cumplimiento de las acciones de la lista
    anterior.
    c. Revisar los planes y acciones previstas desde el
    principio.
    d. Coordinar las acciones previstas con los planes y normativa
    ferial.
    e. Construcción del stand.
    f. Material publicitario.
    g. Material promocional.
    h. Acciones diversas. Localizar nuevos clientes potenciales y
    enviarle información.
    i. Contratar servicios: Servicios de la organización
    ferial, servicios externos, seguros.
    j. Planificar los incentivos para
    atraer a visitantes al stand.
    k. Revisar todo el presupuesto.

    2-4 meses antes de la feria:
    a. Celebrar una reunión de seguimiento con el personal
    involucrado.
    b. Revisar el cumplimiento de las acciones de la lista
    anterior.
    c. Intensificar las acciones de marketing para captar
    visitantes.
    d. Seleccionar y atribuir funciones al
    personal que estará en el stand y decidir si es
    necesario.
    e. Formar al personal de atención-ventas.
    f. Formar al personal de atención-imagen.
    g. Realizar prácticas con
    producto-argumentación.
    h. Preparar al personal externo.
    i. Recurrir a personal que hable idiomas extranjeros.
    j. Nombrar a un responsable del stand.
    k. Enviar datos e
    información para el catálogo de la feria.
    l. Revisar el presupuesto.

    ll. Comprobar el cumplimiento del pago de los plazos a
    la organización ferial.

    Acciones a realizar los dos últimos meses antes
    de la feria.

    a. Celebrar una reunión de seguimiento con el
    personal involucrado.
    b. Revisar el cumplimiento de las acciones de la lista
    anterior.
    c. Revisar los presupuestos y
    controlar las desviaciones.
    d. Determinar el material que deberá llevarse a la feria:
    Material de oficina, material
    de ventas, obsequios.
    e. Estimar el número de teléfonos necesarios para
    el stand.
    f. Hacer una provisión de fondos en metálico para
    imprevistos.
    g. Redactar un manual de
    funciones y objetivos del personal del stand.
    h. Establecer los horarios del personal del stand.
    i. Enviar pases e invitaciones a clientes, etc.
    j. Obtener información sobre misiones comerciales,
    visitantes confirmados, autoridades que se prevé que
    acudirán, etc.

    Durante la feria:

    a. Montar el stand lo antes posible (el primer
    día que lo permita la organización).
    b. Comprobar, lista en mano, que no falta ninguno de los
    elementos, materiales o servicios encargados para el stand.
    c. Respetar los horarios de entrada y salida establecidos.
    d. Seguir las señales de la feria.
    e. El día antes de la inauguración, visitar el
    stand con todo el personal que estará en la feria y
    repasar los objetivos y responsabilidades de cada uno.
    f. Localizar la ubicación de las oficinas y servicios de
    la organización ferial.
    g. Supervisar diariamente (el responsable del stand):
    h. Limpieza del stand.
    i. Estado de
    materiales y otros elementos. Administración y control de
    existencias.
    j. Coordinación de demostraciones y
    actividades.
    k. Funcionamiento de servicios y suministros.
    l. Ensayar, diariamente, demostraciones del producto.
    ll. Designar una persona
    responsable de las cuestiones de seguridad.
    m. Llevar a cabo, todos los días, una reunión con
    el personal para comentar incidencias, intercambiar
    información, etc.
    n. Obtener información de los competidores, tomar notas y
    comparar los aspectos correspondientes de la propia empresa.
    ñ. Prever el pago de servicios y consumos a la
    organización ferial.
    o. No abandonar la feria antes de la hora de cierre. Recuerde que
    los clientes permanecen todavía en la feria.

    Despues de la feria:

    a. No desmontar antes de la clausura. La imagen de la
    empresa puede verse perjudicada.
    b. Supervisar el desmontaje del stand y el embalaje de los
    materiales y equipos.
    c. Organizar el transporte de materiales, equipos y
    productos.
    d. Celebrar una reunión con todo el personal involucrado
    para analizar los resultados (en la primera semana después
    de la feria).
    e. Pedir informes por
    escrito a todo el personal que haya participado evaluando:
    aspectos posivitivos, aspectos negativos, impresión
    general y posibles mejoras.
    f. Acciones de seguimiento a realizar (prensa, clientes,
    nuevos compradores, nuevos agentes, autoridades, etc.).
    h. Iniciar acciones de seguimiento de los contactos
    realizados.
    i. Cerrar el presupuesto y hacer el balance final

     

     

    Autor:

    Darío Moreno

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