La Implementación dentro de las etapas de Análisis de Sistemas Administrativos

1. Implementación
2. Conversión de Archivos

4. Operación del nuevo sistema
5. Evaluación y ajuste
6. Informe Final

1. Implementación

Finalidad

Poner en marcha el Sistema desarrollado y someterlo a un proceso de evaluación.

Durante la puesta en marcha y evaluación, el Equipo de Proyecto debe acompañar al Usuario.

Finalmente, hacer entrega al Usuario para que comience su Operación.

2. Conversión de Archivos

Al comenzar la operación del nuevo sistema pueden ya estar incorporados los datos históricos, pero también existe la posibilidad de hacerlo en forma gradual y a partir de la puesta en marcha.

Esto elimina los costos de conversión.

3. Documentación

Guía de Instalación (Del Sistema o Subsistemas)

• Debe estar el detalle de los pasos a seguir para instalar el nuevo sistema. Nivel Técnico.

Especificaciones de la Aplicación

• Detalle de cada una de las Aplicaciones (Subsistemas o Módulos). Nivel Técnico.

Notas de Liberación

• Detalle de errores detectados con posterioridad a la finalización de la Guía de Instalación (Es un complemento de la misma, tiene un semejante a la Fe de Erratas de un Libro), sus correcciones y metodos de implementación. Nivel Técnico.

Manual de Procedimientos

• Detalle de procedimientos. Nivel Usuario operador.

Manual de Administración del Sistema

• Detalle completo de la administración del Sistema. Nivel Usuario supervisor.

4. Operación del nuevo sistema

El objetivo de este paso es empezar a operar el nuevo sistema con transacciones reales, a fin de efectuar los ajustes que sean necesarios antes de dar por entregado el sistema al usuario.

Los operadores deberían haber recibido y comprobado el equipo, además de estar capacitados.

Las áreas usuarias deben analizar las salidas del nuevo sistema y formular todas aquellas observaciones que pudieran surgir.

El traspaso de sistema actual a nuevo sistema puede realizarse según alguno de estos métodos:

Proceso encadenado

• En este caso, el sistema actual sigue funcionando y produciendo la información establecida, el nuevo sistema toma las transacciones ya procesadas por el sistema actual y produce sus propios resultados en un período de tiempo más tarde.
• La información producida por el sistema actual se la distribuye al usuario y la producida por el nuevo sistema queda en poder del Equipo de Proyecto para su evaluación.
• Este método se usa cuando el nuevo sistema es muy complejo o vulnerable y se le exige un alto grado de confiabilidad.
• Permite la comparación con los resultados del sistema actual y facilita el análisis de los resultados del nuevo sistema fuera de línea.

Proceso directo

• En este caso se inactiva al sistema actual y las transacciones se procesan en el nuevo sistema.
• Este método se usa cuando el sistema de información no es complejo y si las dificultades iniciales esperadas se estiman inferiores a las consecuencias de no comenzar en tiempo el nuevo sistema.
• Además, cuando resulte difícil la simultaneidad de las tareas de los sistemas vigente y nuevo.

Proceso en paralelo

• Las transacciones se procesan en el sistema actual y en el nuevo sistema simultáneamente.
• Por razones de costo, se puede inactivar el sistema actual tan pronto como los resultados del nuevo sistema de información sean confiables.
• Este método se usa cuando la Gerencia (Máximo Nivel) exige una alta confiabilidad del nuevo sistema o cuando los sistemas son muy diferentes (No habrá duplicaciones en procesos y salidas)
• Tiene la ventaja de minimizar el riesgo de comenzar con un sistema defectuoso.

Proceso por subsistemas

• El sistema actual continúa procesando una parte de las transacciones y el nuevo sistema el resto.
• La secuencia en la que los subsistemas comenzarán su operación debe ser cuidadosamente planificada.
• Reduce costos y riesgos.

5. Evaluación y ajuste

Concepto

El objetivo de este paso es evaluar los resultados de la operación del nuevo sistema, antes de la entrega final.

Se analizarán los errores detectados en la puesta en marcha.

Dichos errores pueden ser de Diseño y/o Desarrollo, como así también, salidas previstas que a pesar de no tener errores, no satisfacen a los usuarios.

Importante

1. Los errores o insatisfacciones deben ser corregidos sin excepción.
2. Si el error/los errores es/son crítico/s convendrá suspender la operación del nuevo sistema, reactivar el anterior y reajustar el nuevo según corresponda.
3. Si el error/los errores no es/son crítico/s conviene seguir la operación del nuevo sistema y solucionar el problema en el momento que sea más conveniente.

6. Informe Final

El objetivo de este paso es informar a la Gerencia (Máximo Nivel) sobre el estado del nuevo sistema y su condición de entrega final.

Es un informe por escrito en el que se incluye lo actuado en esta etapa, las observaciones de los usuarios, errores, correcciones y aprobación. Se debe exponer a la Gerencia en presencia de los responsables de las áreas involucradas.

Modelo de Informe Final.

1. Introducción

2. Se hace referencia a los pasos anteriores y sobre todo a decisiones pendientes.

   Se hace referencia a la operación del nuevo sistema, los errores detectados y las soluciones implementadas.

3. Puesta en Marcha
4. Carpeta del Sistema

Debe contener:

• Plan e informe del Reconocimiento.
• Plan e informe del Relevamiento.
• Estudio de Factibilidad
• Técnica
• Operativa
• Económico/Financiera
• Informe sobre la situación del Diseño
• Informe sobre la situación del Desarrollo
• Documentación de:
• Sistema
• Subsistemas
• Operación del Sistema

1. Consideraciones finales

• Conclusiones
• Cronograma de tareas
• Proposiciones para la entrega del nuevo sistema a los usuarios
• Decisiones necesarias

Aprobación

Se requiere aprobación del Informe Final y de lo actuado para seguir adelante con el Mantenimiento o finalizar el Ciclo del Sistema.

Operación

El objetivo de este paso es que el usuario se haga cargo de la operación del nuevo sistema.

Para ello debe tener toda la Documentación del Sistema de Información.

Entrega

La entrega será tan prolongada y rigurosa como haya sido la prueba del sistema nuevo, la evaluación, el ajuste necesario y la participación del usuario.

El Equipo de Proyecto debe asegurarse que:

El nuevo sistema cumple con los resultados esperados.

Las Areas tienen toda la Documentación a usar.

Se ha concluido con la Capacitación.

Recepción

Si el Proyecto del nuevo sistema fue encarado por un Equipo de Proyecto ajeno a la organización, el usuario receptor es todo el organismo, incluyendo el Area de Sistemas.

Si el Proyecto fue hecho por el Area de Sistemas, el usuario receptor es el personal de las Areas involucradas.

Mantenimiento

El objetivo de este paso es mantener el sistema puesto en marcha y evaluarlo periódicamente.

Un buen mantenimiento asegura una operación permanente.

Pueden surgir nuevas correcciones/modificaciones motivadas por la evaluación del Area de Sistemas o nuevos requerimientos de usuarios. Algunos ejemplos son: nuevas salidas, extensión a otras áreas, corrección de errores, detección de desviaciones, verificación de normas impuestas.

Si los cambios son muy profundos, tal vez justifiquen un nuevo Proyecto de Sistemas.

 

 

Autor:

Eduardo Horacio Quinn