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Análisis de Sistemas Basado en el modelo de Datos

Enviado por paca74



Partes: 1, 2

Indice
1. Justificación
2. Planeación De Sistemas
3. Análisis De Sistemas
4. Desarrollo De Sistemas
5. Implantación
6. Conclusiones
7. Bibliografía

1. Justificación

Los métodos para la creación de sistemas de procesamiento de datos están cambiando rápidamente. En la actualidad existen dos tendencias metodológicas; la primera orientada al estudio de los procesos soportada por la ingeniería de software y la segunda orientada al estudio de los datos y procesos, soportada por la Ingeniería de Información.

El término Ingeniería es usado en la descripción de metodologías modernas para explicar que se usan disciplinas formadas con técnicas precisas y bien pensadas, antes que inventadas sobre la marcha.

El concepto de Ingeniería de Software se refiere al conjunto de disciplinas usadas para la especificación, diseño e implantación de Software para computadoras, siendo su enfoque primario la lógica utilizada en los procesos computarizados. La metodología de Ingeniería de Software se llega a formalizar a finales de los 70´s e involucra técnicas para desarrollo de Software tales como la programación estructurada, análisis y diseño estructurado y herramientas para soportarlas.

La Ingeniería de Información se refiere al conjunto de disciplinas interrelacionadas necesarias para construir una empresa computarizada basada en sistemas de datos. El enfoque primario de Ingeniería de Información son los datos que se almacenan y se mantienen en una computadora y la información que se produce de esos datos.

La primera premisa de la Ingeniería de Información es que los datos se encuentran en los centros de procesamiento de datos y, una segunda premisa es que los tipos de datos de una empresa no cambian con mucha frecuencia. Los tipos de entidades no cambian, excepto para la adición de nuevas entidades. Los tipos de atributos que se almacenan acerca de esas entidades cambian con poca frecuencia pero, los valores de los datos cambian constantemente.

Objetivos

Objetivo general
Contribuir en el área académica de Informática, en la carrera Ingeniería en Sistemas Computacionales así como Licenciatura en Informática, dentro de las materias de Análisis y Diseño de Sistemas e Ingeniería de Software, con el establecimiento de una metodología para el desarrollo de Sistemas de Información basada en la estructura de los datos.

Objetivos Particulares

2. Planeación De Sistemas
Reseña De Análisis De Sistemas
Los métodos de desarrollo de sistemas orientados a la estructura de los datos tienen un enfoque y una notación distintos, todos tienen algunas características comunes :

Todos ayudan a los analistas en la identificación de los objetos de información clave (también llamados entidades o elementos) y de las operaciones (llamadas acciones o procesos)
Todos asumen que la estructura de la información es jerárquica.
Todos requieren que se represente la estructura de los datos usando las construcciones secuencia, selección y repetición.
Todos proporcionan un conjunto de pasos para transformar una estructura jerárquica de los datos en una estructura de programa.

El desarrollo de sistemas estructurados en datos (DSED, ó DSSD, por sus siglas en inglés), también denominado metodología de Warnier-Orr, ha evolucionado del innovador trabajo sobre el análisis del campo de información realizado por J. D. Warnier.

Warnier desarrolló una notación para representar la jerarquía de la información usando 3 construcciones de secuencia, selección y repetición, y demostró que la estructura del Software puede derivarse directamente de la estructura de los datos.

Ken Oir amplío el trabajo de Warnier para abarcar una visión algo más amplia del campo de información, evolucionando el desarrollo de sistemas estructurado de datos. El DSED considera el flujo de la información y las características funcionales, así como la jerarquía de los datos.

Método de Warnier

El diagrama de Warnier permite al analista representar la jerarquía de información de una manera compacta. Se analiza el campo de la información y se representa la naturaleza jerárquica de la salida. Para ilustrar esto, consideremos un sistema de composición automática semestral en un plantel para representar los horarios del personal docente. La organización general de los horarios del personal docente tiene la siguiente forma :

Maestros y materias (por grupo)

Distribución de Horas

  • HORARIO DE MAESTROS

Carga Docente (horas frente a grupo y horas comisionadas)

Grupos

Aulas

  • HORARIO DE AULAS

Grupos (turno vespertino y matutino)

Docentes Asignados

Este perfil de los horarios es una jerarquía de información. Se puede usar el diagrama de Warnier para representar la jerarquía a cualquier nivel de detalle se representa la jerarquía de información del periódico usando la notación de Warnier. Se usa la llave ({) para diferenciar niveles de la jerarquía de información. Todos los nombre contenidos dentro de una llave representan una secuencia de elementos de información (cada elemento puede estar compuesto de otros elementos o de un único elemento). La notación que acompaña a algunos nombres representa la repetición, es decir, el número de veces que aparece cada elemento particular en la jerarquía.

El método DSED

En lugar de comenzar el análisis examinando la jerarquía de la información, el método DSED examina primero el contexto de la aplicación, es decir, cómo se mueven los datos entre productores y consumidores de la información, desde la perspectiva de uno de los productores o de uno de los consumidores de la información. A continuación, se establecen las funciones de aplicación con representación similar a la de Warnier que describe los elementos de la información y el procesamiento que debe realizarse sobre ellos (esto es similar al concepto de diagramas de flujos de datos). Finalmente, se modelizan los resultados de la aplicación usando el diagrama de Warnier. Usando este método, DSED engloba todos los atributos del ámbito de la información : Flujo, contenido y estructura.

Contexto de la aplicación

Para determinar el contexto de la aplicación en DSED, debe caracterizarse el problema de la forma que nos permita responder a 3 preguntas :

¿Cuáles son los elementos de información que han de procesarse?
¿Quién/qué son los productores y los consumidores de la información?
¿Cómo ve la información cada productor/consumidor en el contexto de los demás grupos?

En el método DSED propone un diagrama de entidades como mecanismo para responder a las preguntas. El diagrama de entidades utiliza una notación que es, lamentablemente muy parecida al diagrama de flujo de datos. Sin embargo símbolos similares tiene propósitos diferentes. El círculo en un diagrama de entidades corresponde a un productor o a un consumidor de información (una persona, una máquina, otro sistema).

Desarrollo de sistemas Jackson

El Desarrollo de Sistemas Jackson (DSJ) evolucionó a partir del trabajo de M.A. Jackson sobre análisis del campo de la información y sus relaciones con el diseño de programas y de sistemas. Similar, de alguna forma al enfoque de Warnier y el DSED, el DSJ se centra en modelos del ámbito de información del "mundo real". En palabras de Jackson "El desarrollador del software comienza creando un modelo de la realidad concerniente al sistema, la realidad que comprende su materia base ..."

Para llevar a cabo un DSJ, el analista sigue los siguientes pasos:

  • Paso de Entidad Acción. Usando un enfoque muy similar a la técnica de análisis orientada a los objetos, se identifican las entidades (personas, objetos u organizaciones que necesita el sistema para producir o usar información) y las acciones (los sucesos que ocurren en el mundo real que afectan las entidades).
  • Paso de estructura de Entidad . Se ordenan en el mismo tiempo las acciones que afectan a cada entidad y se representan mediante diagramas de jackson (una notación en forma de árbol).
  • Paso del Modelo Inicial. Se crea un modelo de procesamiento que representa las entidades y las acciones; se definen las conexiones entre el modelo y el mundo real.
  • Paso de las funciones. Se especifican las funciones que corresponden a las acciones definidas.
  • Paso de temporalización del sistema. Se establecen y especifican los aspectos de planificación del proceso.
  • Paso de implementación. Se especifica el Hardware y el software como un diseño.

Los últimos tres pasos del DSJ están muy relacionados con el diseño de sistemas o de software.

SADT

SADT (Structured Analysis and Design Techinique) es una técnica de análisis y diseño de sistemas que ha sido ampliamente utilizada para la definición de sistemas, el análisis de requisitos de software y el diseño de sistemas/software consiste en un conjunto de procedimientos que permiten al analista descomponer las funciones del software (o del sistema); una notación gráfica, los actigramas y datagramas, que comunican las relaciones de la información (datos y control) y de las funciones con el software; directrices para aplicar la metodología al control del proyecto. Usando SADT, el analista desarrolla un modelo compuesto por muchos actigramas y datagramas definidos de forma jerárquica.

La metodología SADT engloba un conjunto de herramientas automáticas de soporte para los procedimientos de análisis y un método organizativo bien definido mediante el que se aplican las herramientas. Quedan especificadas revisiones y puntos de referencia que permiten una validación de la comunicación entre el cliente y el desarrollador.

Etapas De La Planeación Estratégica De Sistemas
Para llevar a cabo una planeación de sistemas se requiere de 3 pasos:

establecer las metas de los sistemas,
determinar y asignar prioridades a las solicitudes de proyectos de sistemas y
Evaluar los recursos y la capacidad de los sistemas.

Establecer las metas de los sistemas. Este paso implica la revisión de la dimensión de las operaciones de la organización, las políticas de sistemas y el plan de la empresa. El objetivo principal es establecer las metas de la organización y enlazarlas con las metas de los sistemas. A partir de esto empiezan a surgir ideas de proyectos en sistemas para dar soporte a estas metas. Para dar forma a las ideas de proyectos, se recopila información de entrada de los miembros del equipo , incluyendo información de otras personas que puedan contribuir al proceso de planeación como consultores y auditores internos. El proceso de planeación deberá alinear sus actividades con la estrategia de la empresa, enfocando los proyectos hacia las metas estratégicas de la compañía e identificando las áreas en las que probablemente se encontraran oportunidades con altos beneficios. A partir de este proceso de investigación se plantean metas generales de sistemas de información. Estas metas pueden proponerse como :

  • diseño e implementación de sistemas que apoyen a las metas organizacionales,
  • aprovechar las oportunidades de negocios proporcionadas por las nuevas tecnologías informáticas y
  • seguir una metodología de desarrollo de sistemas que interactúe con los usuarios y proporcione el estado de los sistemas.

Determinar y asignar prioridades a las solicitudes de proyectos de sistemas. Durante el paso anterior se tiene una gran comunicación entre los usuarios y el personal de sistemas. A partir de esta interacción empiezan a formalizarse los proyectos, formado por algunas ideas de los usuarios como ideas provenientes por el personal de sistemas. Siendo en cualquier caso, se producen solicitudes de proyectos de sistemas y se realiza en un intercambio libre de ideas. Para ello ninguna compañía, ni su sistema de información cuentan con los recursos necesarios para atender a las solicitudes de proyectos de sistemas, ni todas las solicitudes son buenas. Este método implica el llenado de una forma de solicitud de proyectos de sistemas que se ilustra en la figura 1-1., así como la preparación de una hoja de trabajo de prioridades de las solicitudes de proyectos de sistemas que se muestran en la figura 1-1.

Fig 1-1 Hoja de Solicitud de proyectos

Hoja de trabajo de prioridades de las solicitudes de proyectos

La puntuación tiene una escala de 1 a 10, tanto para factores estratégicos como de factibilidad. Los miembros del equipo de planeación proporcionan puntaje acerca de que tan bien una solicitud de proyecto se enlaza con las necesidades estratégicas y organizacionales de la empresa, tanto en la productividad, mejorar la diferenciación de productos y servicios, así como la toma de decisiones a nivel gerencial. Haciendo lo mismo para los factores de factibilidad: económicos, técnicos, operacionales, legales y de calendario.

Determinación de los recursos y la capacidad de los sistemas. Los aspectos clave en un sistema y su capacidad de operación están representados por su personal y su tecnología. La finalidad de este paso es la determinación de la aceptación que tendrán los proyectos de sistemas planeados sobre estos recursos, así como afirmar de que se cuenta con capacidad suficiente durante la etapa de planeación, no solo para solucionar la necesidad actual, sino para respaldarlo por condiciones de funcionamiento permanente hasta que un nuevo proyecto lo reemplace de acuerdo a nuevas necesidades estratégicas por parte de la empresa. Los cambios en la capacidad del sistema generalmente mantienen una función escalonada, en tanto que el crecimiento en las necesidades de la capacidad es en cierta forma continua. Esta relación se ilustra con la figura 1-3 en donde se demuestra la forma en que las mejoras tecnológicas, mainframes, software, almacenamiento auxiliar, los periféricos, las redes de telecomunicación y el personal de sistemas, deberán alinearse al crecimiento y satisfacer los requerimientos de capacidad con el paso del tiempo. Fijando a la capacidad máxima en el punto donde la línea punteada está a punto de interceptar la línea de carga. Se considera que las mejoras son necesarias antes del punto de línea de carga para evitar la degradación del sistema en el servicio a los usuarios.

Fig. 1-3 Nombre de la gráfica

Análisis Preliminar De Sistemas
La principal finalidad de realizar un Análisis Preliminar consiste en evaluar las necesidades del proyecto. Lo cual no abarca un estudio de diseño, ni la recopilación de datos para hacer una descripción completa del sistema; en cambio sirve a los analistas que recopilan la información que permite al comité evaluar las ventajas del proyecto y cimentar bases bajo un juicio sobre la factibilidad del proyecto propuesto.

Las funciones de los analistas que trabajan en el Análisis Preliminar son :

  • Aclarar y entender la solicitud del proyecto. ¿Qué se está haciendo?, ¿Qué es lo que se necesita?, ¿Por qué?
  • Determinar la dimensión del proyecto
  • Señalar los costos y beneficios de las alternativas apropiadas
  • Determinar la factibilidad técnica y operativa de otras alternativas
  • Informar los hallazgos a la gerencia con recomendaciones y subrayando la aceptación o rechazo de la propuesta.

Preparación del reporte de la propuesta para realizar un análisis de sistemas.
Una vez aceptado el proyecto el analista de sistemas debe definir el alcance y desarrollar un enfoque profundo de los requerimientos y necesidades de los usuarios. El documentos que resulta de este análisis preliminar es el reporte de la propuesta para realizar un análisis de sistemas en donde este documento representa un acuerdo entre el analista de sistemas y los usuarios.

Razones para iniciar el análisis de sistemas
Los analistas de sistemas deben entender en primer lugar porque se va a realizar un trabajo de sistemas. Las razones básicas para iniciar un análisis de sistemas son las siguientes :

Necesidad de resolver un problema .- Puede suceder que el actual sistema no este funcionando como se esperaba entonces se acude al analista de sistemas para que corrija esta anomalía.

Nuevas necesidades .- Esto ocurre cuando surgen nuevas disposiciones en la organización. Puede tratarse de una nueva ley, práctica contable, ó una nueva práctica administrativa. Independientemente de la causa que de origen a la nueva necesidad el analista de sistemas identificará las modificaciones o adiciones que deben hacerse al sistema, con el fin que la empresa pueda satisfacer dicha necesidad.

Implantación de una nueva tecnología .- Puede ser el caso de implantar un técnica diferente por ejemplo: Si se ha empezado a utilizar equipo de reconocimiento de caracteres ópticos para dar entrada a los pedidos de los clientes, es más probable que haya necesidad de diseñar un nuevo subsistema.

Mejoramiento general de los sistemas .- Por último el analista deben encontrar el modo de hacer mejor lo que ya se tiene.

Solicitud de un análisis de sistemas
Los analistas de sistemas independientemente de las razones para efectuar un análisis de sistemas, todos los proyectos deberán empezar con una forma de solicitud de servicios de sistemas de información similar a la siguiente (Fig. 1-4):

Esta forma no solo sirve para proporcionar información acerca del proyecto de sistemas y sus objetivos, sino también de beneficios anticipados, así como una especie de contrato o acuerdo entre el usuario y el analista de sistemas.

La mayoría de las veces esta solicitud es llenada entre los usuarios y los analistas trabajando conjuntamente, el usuario generalmente tiene la información completa de las necesidades de entrada y de salida y posiblemente una noción general de los controles necesarios.

Los analistas de sistemas interactuan con el usuario para refinar, sintetizar y agregar sobre estas ideas. Esta forma determina un punto claro de inicio, eliminando de esta forma la posibilidad de varias salidas no requeridas e innecesarias que seria el objetivo principal que se debe evitar en esta etapa.

Inicialmente el proyecto debe tener un alias o un nombre corto llamativo, esto personaliza el proyecto y facilita su referencia. Además se ha determinado que si los usuarios que solicitan el sistema asignan el nombre al proyecto de sistemas, entonces éste se convierte en su sistema.

Conclusiones del análisis preliminar de sistemas
Una vez que el analista de sistemas completa las entrevistas iniciales y determina que deberá realizarse el análisis de sistemas, se deberá comunicar formalmente con los usuarios solicitantes y la gerencia del analista de sistemas el entendimiento de lo que debe realizar y el enfoque general hacia esta meta.

Esta comunicación se le denomina reporte de la propuesta para realizar el análisis de sistemas. Proporcionando un punto de verificación en el que el solicitante puede evaluar si el analista entiende lo que se requiere dando también a la gerencia de sistemas la oportunidad de evaluar el enfoque y la cantidad de recursos que se van a emplear durante el análisis.

El reporte deberá incluir lo siguiente :
Una definición clara y concisa de las razones para realizar el análisis.
Un planteamiento específico referente a los requerimientos del desempeño del sistema propuesto.
Una definición del alcance del análisis
Una identificación de los hechos que probablemente necesiten recopilarse durante el análisis.
Una identificación de las fuentes potenciales donde pueden obtenerse los hechos.
Un programa que indique los eventos principales del análisis.¡ 

Fuentes de los hechos de estudio para el análisis de sistemas.
Existen diferentes fuentes de hechos de estudio, dentro y fuera de la organización, información que se encuentra a disposición del analista durante el análisis de sistemas. Las categorías de hechos son :

  • El sistema actual
  • Fuentes internas
  • Fuentes externas

Sistema actual
En la mayoría de las organizaciones existe el caso de que se cuenta con un sistema o subsistema, con frecuencia se dedica una gran cantidad de dinero y tiempo investigando, analizando y documentando el sistema anterior, con resultados que en la mayoría de los casos aporta muy pocos resultados.

Algunos aspectos a tomar en cuenta para analizar el sistema anterior son :

Eficacia del sistema actual. El estudio del sistema anterior es una oportunidad para conocer si dicho sistema es satisfactorio, si requiere alguna reparación menor, si requiere mantenimiento o si hay que reemplazarlo.

Ideas de diseño. El análisis del sistema anterior puede apoyar al analista en ideas de diseño, así como apreciar notablemente la forma en cómo se está haciendo y de que forma, así como la observación de las necesidades y capacidades que el sistema anterior ahora requiere.

Reconocimiento de recursos. El reconocimiento de recursos permite al analista identificar con que recursos cuenta, como personal de oficina, instalaciones de infraestructura, equipo de cómputo que posee actualmente y está en operación.

Conocimiento de conversión. En el caso de que se implemente el nuevo sistema, el analista coordinará funciones que se dejaran de hacer del sistema anterior, así adecuar algunas funciones anteriores al nuevo sistema, para ello es necesario que el analista revise el sistema anterior para observar cómo se hacia.

Los gastos de tiempo generalmente convertidos en dinero son una desventaja en el análisis de un sistema anterior.

Fuentes internas
La fuente más importante para un analista es la gente. Esto incluye la parte gerencial, personal de oficinas o usuarios directos, ya que son las personas más cercanas que se encargan de procesar la información, siendo una fuente parlante que nos puede proporcionar una lista de necesidades y requerimientos, influyendo la participación del analista de lo que se puede hacer para proporcionar y orientar a los usuarios hacia un mejor planteamiento de requerimientos.

Otra fuente interna es el papeleo o la documentación existente dentro de una organización, clasificándolo en documentos que describen la organización de la empresa, documentos que describen lo que la empresa planea así como documentos que describen lo que hace la empresa. En la tabla 1-1 se muestra una lista de la posible documentación interna.

Documentos que describen cómo está organizada la empresa.

Documentos que describen lo que planea hacer la empresa.

Documentos que describen lo que hace la empresa.

  • Declaraciones políticas
  • Manuales de métodos y procedimientos
  • Organigramas
  • Descripción de puestos
  • Delegación de desempeño
  • Delegación de autoridad
  • Catálogo de cuentas
  • Declaración de metas y objetivos
  • Presupuestos
  • Programas
  • Pronósticos
  • Planes (a largo y corto plazo)
  • Minutas corporativas
  • Estados financieros
  • Reportes de desempeño
  • Estudios por personal asesor
  • Reportes históricos
  • Archivos de Transacciones

(incluyendo: órdenes de compras, pedidos de los clientes, facturas, hojas de tiempo, registros de gastos, correspondencia con los clientes.)

  • Documentos legales

(incluyendo: derechos, patentes, franquicias, marcas registradas, juicios)

  • Archivos de referencia maestros (incluyendo:clientes, empleados, productos, proveedores)

Tabla 1-1 Diversos tipos de documentos a disposición del analista en una organización a partir de las cuales se puede obtener información referente al análisis de sistemas.

Fuentes externas
El trabajo del analista de sistemas lo puede llevar a cabo fuera de los límites de una organización para la cual se está efectuando el análisis. Es decir, el analista de sistemas puede tomar ideas, conceptos, técnicas, procesos y formas de operación de los sistemas de otras organizaciones, tomando en cuenta que algunas organizaciones son muy celosas de su información, pero cabe resaltar que se puede tomar en cuenta la información de experiencias, así como observaciones vistas en otros sistemas que pueden ser de utilidad para el desarrollo del nuevo sistema.

Los libros de texto y revistas proporcionan información teórica o práctica, así como algunas propuestas que pueden beneficiar al analista donde ideas o tomando bases para el desarrollo de sistemas. El asistir a cursos, seminarios, talleres, conferencias los analistas se pueden beneficiar, obteniendo información actualizada e innovadora.

Las fuentes de hechos de estudio disponibles para un analista durante el análisis de sistemas son variadas y abundantes. La cantidad de fuentes puede diferir del análisis a análisis, tomando en cuenta restricciones en tiempo y costo. El tamaño y complejidad del sistema a estudiar también ayuda a determinar la fuente necesaria a utilizar.

Técnicas de la recopilación de hechos de estudio
Existen una variedad de métodos para los analistas a fin de recopilar datos sobre una situación existente, como entrevistas, cuestionarios, inspección de registros y observación. En donde en cada uno de ellos tiene ventajas y desventajas. Generalmente se utilizan una o dos técnicas para complementar el trabajo.

Entrevista

La entrevista se utiliza para recopilar información en forma verbal, a través de preguntas que propone el analista. Las personas que responden pueden ser gerentes o empleados, quienes son usuarios actuales del sistema existente, usuarios principales del sistema propuesto o aquellos que serán afectados por el sistema propuesto. La entrevista puede ser en forma individual o en grupo, se debe tomar en cuenta que las entrevistas no son siempre la mejor fuente de información.

Recabar Datos Mediante La Entrevista

"¡La entrevista es una forma de conversación, no de interrogación! al analizar las características de los sistemas con el personal seleccionado cuidadosamente por sus conocimientos sobre el sistema, los analistas pueden conocer datos que no están disponibles en ninguna otra forma" 1

En la investigación de sistemas, los aspectos cuantitativos y cualitativos de información son importantes. Los aspectos cuantitativos tratan con números, cantidades ó frecuencias, mientras que los aspectos cualitativos se relaciona con opiniones, políticas, descripción narrativa de actividades o problemas. En general las entrevistas tienden ser mejores fuentes de información cualitativas, mientras que las otras técnicas son mejores fuentes de aspectos cuantitativos.

Se debe tomar en cuenta los beneficios que se obtiene al elaborar una entrevista, ya que mucha gente es incapaz de expresarse por escrito, pero puede expresar sus ideas en forma verbal. Como resultado de estos las entrevistas pueden detectar malos entendidos, falsas expectativas o incluso resistencia potencial para las aplicaciones en desarrollo. Siendo valioso los comentarios, ideas o sugerencias en relación a cómo se podría hacer el trabajo. La entrevista, a veces es la mejor forma para conocer las actividades de una empresa.

Determinación Del Tipo De Entrevista

La estructura de la entrevista de acuerdo a los objetivos, es decir, si los objetivos de la entrevista radican en adquirir información en general, es conveniente llevar a cabo una serie de preguntas sin estructura, con sesión de preguntas y respuestas libres, esto proporciona una mayor oportunidad para conocer actitudes, creencias e ideas de quién responde, sin embargo cuando se desean conocer respuestas más directas sobre el sistema o asegurar una alta confiabilidad sobre las respuestas a las preguntas que han propuesto a sus entrevistados, las entrevistas estructuradas son mejores.

La entrevista estructurada estandariza las preguntas. El formato de las preguntas puede ser abierto o cerrado; las preguntas para respuesta abierta, permiten a los entrevistados dar cualquier respuesta que parezca apropiada contestando con sus propias palabras. Con las preguntas para respuestas cerradas se proporciona a los entrevistados un conjunto de respuestas que pueda seleccionar. Todos los entrevistados se basan en un conjunto de respuestas posibles. Las entrevistas no estructuradas requieren menos tiempo de preparación, Sin embargo analizar las respuestas lleva más tiempo que con las entrevistas estructuradas, De cualquier forma , el mayor costo radica en la preparación, administración, análisis de las entrevistas estructuradas para preguntas cerradas.

Selección De Entrevistados

Dado que el número de entrevistados el limitado los analistas deben tomar en cuenta todas aquellas personas tiene información que no se podrá conseguir de otra forma, Durante la investigación detallada en donde el propósito es descubrir hechos específicos, opiniones y conocer cómo se desempeñan actualmente las actividades, las entrevistas se aplican a todos los niveles gerenciales y de empleados y se depende de quien pueda proporcionar la mayor parte de la información útil para el estudio.

Realizacion De La Entrevista

La habilidad del entrevistador es importante en la búsqueda de hechos por medio de la entrevista. Las buenas entrevistas dependen de la capacidad del analista tanto en la preparación del objetivo de una entrevista específica como de las preguntas por realizar a una persona determinada. El tacto, la imparcialidad e incluso la forma apropiada de vestirse ayudan a segurar una entrevista exitosa. La falta de alguno de estos factores puede determinar el éxito de una entrevista. A través de la entrevista, los analistas deben preguntarse así mismos las siguientes preguntas :

¿Qué es lo que me está diciendo la persona?
¿Por qué me lo está diciendo a mí?
¿Qué se está olvidando?
¿Qué espera esta persona que haga yo?

Si se considera cada elemento de la información contra estas preguntas, los analistas tendrán más conocimiento no solamente de la información adquirida sino también la importancia que implica.

Cuestionario

Los cuestionarios son un medio que proporcionan una alternativa muy útil para las entrevistas; sin embargo existen ciertos aspectos que pueden ser apropiados en algunas situaciones e inapropiados en otras. Al igual que las entrevistas, deben elaborarse cuidadosamente.

Recabacion De Datos Mediante Cuestionarios

Para los analistas de sistemas los cuestionarios pueden ser el medio de comunicación con un gran número de personas para la obtención de conocimiento de varios aspectos del sistema, En los cuestionarios no es posible ver las expresiones, gestos o reacciones de quienes responden los cuestionarios.

Para obtener mejores resultados se recomienda reunir al mayor número posible de gentes para la resolución de un cuestionario, las tasas de respuesta pueden mejorar, aunque rara vez se tendrá una respuesta total

Selección De Formas Para Cuestionarios

La elaboración, desarrollo y distribución de los cuestionarios es costoso, debido a esto se debe utilizar de forma inteligente el tiempo invertido en los cuestionarios. Existen dos formas de cuestionario para recopilar datos : cuestionario abierto y cuestionario cerrado

Cuestionario Abierto. Este tipo de cuestionario se aplica cuando se quiere conocer los sentimientos, opiniones así como experiencias generales. El cuestionario abierto es el medio que proporciona una amplia oportunidad para las personas que respondan expresen las razones de sus ideas, En algunos casos las personas prefieren un conjunto de respuestas preparadas que pensar por sí mismas.

Cuestionario Cerrado. Limita respuestas posibles del interrogado. Esto es por medio de preguntas que en su elaboración se prestan para este tipo de recopilación de datos, cuidando el marco de referencia de lo que desea el analista. Este medio es el mejor método para obtener información sobre los hechos. La forma del cuestionario cerrado forza a los interrogados tomen una posición y formar su opinión sobre los aspectos importantes.

Etapas En El Desarrollo De Un Cuestionario

Los cuestionarios bien elaborados no se desarrollan rápidamente, llevan tiempo y mucho trabajo. El primer aspecto en tomar en cuenta es determinar el objetivo del cuestionario, en donde el analista define como utilizar los cuestionarios a fin de obtener los hechos al considerar la estructura más útil para el estudio y la forma más sencilla por parte de los interrogados.

Para la elaboración de un buen cuestionario requiere de mucho tiempo en la formulación de las preguntas, que deben ser probadas y modificadas antes de aplicarlo, si es necesario antes de que se imprima la forma final y se distribuya. A continuación se presentan los lineamientos generales para la recaudación efectiva de los hechos de sistemas por medio de cuestionarios.

Como Desarrollar Un Cuestionario

Los buenos cuestionarios no nada más se escriben, se diseñan. Un pensamiento cuidadoso, acompañado de una prueba previa tanto del formato como de las preguntas, son la base de una recaudación de datos significativa a través de cuestionarios.

Aquí hay algunas pautas para ayudarle en la formulación de un cuestionario:

  • Determínese qué datos necesitan recabarse y qué personas son las más calificadas para proporcionarlos. Si otros grupos pueden proporcionar datos variantes y mayor visión identifíquese también.
  • Selecciónese el tipo de cuestionario para utilizarlo (Abierto o Cerrado). Reconózcase que algunos cuestionarios pueden ser más útiles, si contienen una sección con preguntas de respuesta cerrada y otras con preguntas de respuestas abierta.
  • Desarróllese un grupo de preguntas para incluirlas en el cuestionario. Las preguntas extras que son intencionalmente redundantes, pueden ser útiles al asegurar respuestas consistentes por parte de quien responda.
  • Examínese el cuestionario para encontrarle fallas y defectos; como :

a. Interrogantes innecesarias, lo mismo se ha preguntado y no hay necesidad para una verificación extra.
b. Las preguntas pueden ser mal interpretadas debido a su enfoque o forma de escritura.
c. Preguntas que el sujeto posiblemente no pueda responder, dado que desconoce la respuesta.
d. Preguntas que están escritas de forma que se escogerá la respuesta preferida.
e. Preguntas que se interpretarán en forma diferente, dependiendo del marco de referencia de cada entrevistado.
f. Preguntas que no proporcionan opciones adecuadas de respuesta.
g. Un ordenamiento no adecuado de las preguntas o respuestas.

  • Pruébese previamente el cuestionario en un grupo pequeño de personas, para detectar otros problemas posibles. Hacer esto no solamente descubre los problemas en cuanto a su escritura, espaciado, ortografía y métodos de registro de respuesta, sino también proporciona una indicación del tipo de respuesta que se recopilarán en un grupo mayor. Si existen muchas respuestas inesperadas, se captarán durante la prueba previa más que durante la recaudación de datos reales.
  • Analícense las respuestas del grupo de prueba para asegurar que el análisis de los datos que se busca puede llevarse a cabo con el tipo de datos recopilados. Si los datos de la prueba no revelan algo que los analistas no conocen y no necesitan verificar, el cuestionario puede no ser necesario en su forma actual.

Realícense cambios finales de edición, correcciones de mecanografía y ajustes a la forma; entonces imprimase el cuestionario en una forma limpia legible. Distribúyase el cuestionario. Cuando sea posible, anótese el nombre de cada persona. Se comienza en forma incorrecta con nombres y direcciones como "a quien corresponda", "empleado por hora de producción", o "departamento 34 A"

Selección De Quienes Recibirán El Cuestionario

Aquellas personas que reciban el cuestionario debe seleccionarse de acuerdo con la información que pueda proporcionar. Lo pueden contestar personas no calificadas y si el cuestionario no es anónimo, ya no será posible retirar las respuestas de la muestra, lo cual es caro y ocasiona desgaste.

Antes de la distribución de los cuestionarios es necesario asegurar que quienes lo reciban tengan los datos necesarios para responder los cuestionarios, además de verificar sus antecedentes y experiencias que fueron la base para responder el cuestionario.

Revisión de Registros

El término "Registro, se refiere a los manuales sobre las políticas, regulaciones y procedimientos de operaciones estándar que la mayoría de las empresas mantienen como guía para gerentes y empleados". Debido a ello con frecuencia en muchas organizaciones la información se encuentra a disposición para que los analistas tengan conocimiento de las actividades u operaciones con las cuales no se encuentra familiarizado.

Los manuales con que cuentan estas organizaciones documentan o describen las operaciones para los procesos de datos ya existentes, o los sistemas de información que entran dentro del área de investigación también proporcionan una visión sobre la forma en que la organización debe conducirse. Generalmente muestran los requerimientos y restricciones del sistema y características de diseño. Estos registros en algunos casos no muestran donde se ubica el verdadero poder para la toma de decisiones, como se realizan las tareas en la actualidad, ó las posibles alternativas de como solucionar un problema. Es aquí donde entran las entrevistas y cuestionarios, herramientas que son eficaces para proporcionar al analista este tipo de información.

Selección De Los Registros Para Revisión

En la mayoría de las empresas los manuales y estándares de procedimientos de operación con los que cuentan generalmente son obsoletos, ya que no por lo regular no señalan los procedimientos existentes.

Algunos analistas seleccionan los documentos a fin de determinar cuáles se utilizan y cuándo, y cuáles no se utilizan después de llenarlos. Este esfuerzo extra puede ser difícil y llevar mucho tiempo si son demasiados documentos; pero establecer un diagrama de procedimientos y flujos puede resultar de gran utilidad para lograr una visión integral de todas las tareas.

El analista debe buscar formas y documentos que desconoce la mayoría, aquellas que las personas elaboran para su propio uso, pero que no pertenecen a los procedimientos preestablecidos. No deben pasarse por alto los informes de estudios previos, los resúmenes de consultores y los informes de los gerentes. Estos pueden proporcionar una historia que explique el mecanismo de los procedimientos que los analistas observan durante el estudio, y pueden proporcionar algún dato sobre puntos ya detectados y aún sin solución.

Observación
Observar las operaciones le proporciona al analista hechos que no podría obtener de otra forma.
Recopilación De Datos Mediante La Observación

Leer en relación con una actividad de un negocio le proporciona al analista un visión de las actividades del sistema. Aplicar Entrevistas o cuestionarios a grupos de personas, también le ayuda o le dice algo más. Ninguno de los dos métodos da una información completa. Leer sobre autos de carrera no reproduce la experiencia de viajar a 300kph. de velocidad. La observación proporciona información de primera en relación con la forma en la que se llevan a cabo las actividades.

Cuando Observar

La observación es muy útil cuando el analista necesita ver cómo se manejan los documentos, cómo se llevan a cabo los procesos y si ocurren los pasos especificados. Saber que buscar y cómo interpretar su significado, también requiere de experiencia. Algunos observadores con experiencia captan quién utiliza los documentos y si encuentran dificultades; también están alertas para detectar documentos o registros que no se utilizan. Siempre se deben identificar las tareas problemáticas, que llevan a los empleados a cometer errores con frecuencia al completarlas, así como aquellas que tienden a retardar el procedimiento.

La Observación Le Enseña Al Analista

Lo que debe suceder....

Procedimientos normales de operación

Controles y verificaciones de exactitud y grado de terminación

Documentos llenados en forma apropiada

Terminación del trabajo en forma eficiente y a tiempo

Lo que realmente ocurre....

Retraso al hacer el trabajo

Información que se recuerda de memoria (Incorrectamente)

Etapas omitidas

Fotocopia extra necesaria

Necesidad de nuevos controles

Información que no se encuentra en el archivo

Documentos mal llenados

Los empleados no están conscientes de los procedimientos prescritos

Partes: 1, 2

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