Consejos útiles para crear presentaciones exitosas (página 2)

• Revistas y publicaciones del sector
• Información suministrada por colegas
• Cuestionarios

A partir del uso de estos recursos debo
obtener información sobre el público
como:

– Posición en la Empresa o
Grupo

– Nivel de conocimiento
sobre el tema

– Intereses

– Prejuicios y Sesgos

– Preocupaciones

– Poder de
discusión.

Debemos recordar que quién hace la presentación
necesita al público, por lo que los intereses de este
deben guiar cada paso del proceso de
presentación.

Una vez realizada la
investigación del público debe determinarse si
el tema y el objetivo son
adecuados, ya que enfrentamientos desacertados no brindan los
resultados deseados, por lo que puede ser necesario:

• Ajustar el tema
• Volver a examinar el objetivo

A.3) Comprobación de la logística

En este paso lo primero es determinar cuánto tiempo puede
durar mi presentación para no tener que cortarla o
determinar el largo que quiero que tenga.

En la misma deben incluirse de 2 a 5 ideas principales, no
más ya que de lo contrario el público se
atormentaría y no sacaría nada en claro.

La duración afecta la cantidad de detalles. Cuando
tenemos la oportunidad de que la presentación sea larga,
podemos entrar en más detalles y brindar mayor
profundidad a los puntos o ideas principales, que como ya
dijimos anteriormente no debe ser más de 5.

Para el caso en que se desarrollen presentaciones en
grupo es
necesario definir de ante mano:

1. Orden en que intervendrá cada miembro del
   grupo
2. Aspecto o tema que cubrirá cada uno
3. Objetos materiales
   y audiovisuales u otros materiales de apoyo que usará
   cada miembro del grupo
4. Cuánto hablará cada persona.

Como parte de la Logística es importante determinar:

1. Cuándo se va a desarrollar la
   presentación
2. Dónde exactamente es.
3. Cómo llegar hasta allí
4. Cuánto durará el viaje
5. Los medios de
   transporte
   par allegar al lugar.

Una vez determinada la sala donde se hará la
presentación, es necesario conocer:

1. Cuál es la disposición de los Asientos
2. Qué largo tiene
3. Dónde están las ventanas
4. Dónde están los tomacorrientes
5. Dónde se encientes las luces

1. Redactar la Presentación

B.1) Apertura

Dónde comienzo y cómo estructuro la
presentación es muy importante, ya que una
presentación es como un viaje y el público desea
saber qué tu tienes en mente, cual es el objetivo de tu
viaje y cómo llegarás allí.

La Apertura es el momento donde se roba la atención del público, por lo que en
ella debes mostrar lo que les vas a decir.

Establecer tu dirección: Es necesario hacerle saber
al público lo que se va a decir; mostrando un cartel o
pancarta donde se indique el viajes con los
temas a cubrir.

Establecer los beneficios de escuchar: Es necesario
hacerle saber al público qué ganará de las
palabras que acompañan nuestra presentación.
Qué ganará al Escarcharte. Qué ganará
con tus palabras. Es necesario dar una razón para
escuchar.

Establece tu credibilidad: Para esto es necesario
mencionar:

• Título

• Rol
• Experiencia
• Logos
• Dirección de la Presentación
• Objetivo de la presentación
• Si hay preguntas decir cuándo responderlas
• Darse importancia aleja al público

B.2) Desarrollo

En este momento debo determinar por donde comienzo, Anotar el
objetivo que definí. Dar un bosquejo,agrupar las ideas,
añadir detalles de apoyo y filtrar los que son más
necesarios.

Se debe identificar:

• lo esencial
• lo que es bueno conocer
• lo que se debe descartar.

La información "que es bueno conocer" se debe reservar
para las preguntas.

Toda presentación debe seguir una estructura
adecuada, la cual deberá ser escogida por el autor en
dependencia de la siguiente clasificación

Es importante en esta fase de Desarrollo de
la presentación ir reforzando el punto principal
mediante:

• Hechos
• Cifras
• Citas de fuentes de
  credibilidad
• Ayudas audiovisuales
• Anécdotas
• Repeticiones

Con el objetivo de establecer Credibilidad, y para
hacerlo memorable es necesario intentar generar el interés y
el deseo.

B.3) Conclusiones

El éxito
de la presentación depende de la Apertura y las
Conclusiones. La presentación completa puede fracasar si
una de estas fracasa.

Es importante que se deje ver cuando se está
llegando al final, y en ese momento se debe hacer un llamado a la
acción,
ya que está demostrado que la gente recuerda mejor, lo
último que escuchó. Por lo tanto en las
Conclusiones tocaremos los puntos principales una vez
más.

Es necesario Indicar que llegó el momento de
concluir por lo que se sugiere el uso de frases como:

"Para terminar…", "Como colofón
quisiera…" ,"En conclusiones…" ,
"Permítanme Resumir diciendo…", estas frases
aumentan la atención del público.

A continuación en las conclusiones se
debe:

a) Resumir brevemente los puntos principales

b) Mencionar lo que el público ha ganado o
ganará.

c) Mencionar los Beneficios

d) Vincular las conclusiones a la Introducción, esto es muy importante y para
ello se requiere de:

– Volver a declarar los objetivos

– Regresa a tu analogía, historia cita o estadística

e) Pedir lo que uno desea. Esto se refiere a planificar
qué hacer después de la presentación. Por
Ejemplo:

Ventas: Solicitar un compromiso de Compra.

Equipo: Presentar a un Colega.

Casi siempre: Ofrecer una sesión de Preguntas y
respuestas.

B.4) Cuida tu discurso

Este consejo es vital para atraer al público,
usar las palabras adecuadas, ya que los oídos captan muy
bien las frases mal construidas, las redundancias y las frases
verbosas.

Por lo que se debe poner especial atención
en:

Primer Paso: Buscar oraciones pasivas y hacerlas
activas:

Ej: La zanja puede cruzarse con el empleo de una
soga. (pasiva)

Usa la soga para cruzar la zanja (Activa)

Segundo paso: Buscar las palabras vagas y hacerlas
concretas.

Ej. Agarra la soga, cuélgate y balacéate
del otro lado del canal

Las oraciones activas y las palabras concretas animan al
público. Cuando uno siente algo contribuye a transmitir la
idea, por lo que debe usarse palabras dramáticas para
comunicar ideas nuevas

1. Apoyo Audiovisual

C.1) Sonido e Imagen

Es muy importante el uso de textos, tablas, diagramas ya
que:

– Transmiten las ideas 50 veces más rápido
que las palabras.

– Refuerzan, aclaran y hacen memorables las
presentaciones.

– Ahorran tiempo y mantienen la atención del
público.

D) Exponer la Presentación

D.1) Exposición:

Sin aprenderse la presentación palabra por
palabra, deben utilizarse notas o breve bosquejo para no
perderse.

D.2) Canales de Comunicación

Cómo canales de comunicación identificamos la voz, el lenguaje
corporal (gestos y expresiones faciales y del cuerpo en general)
y el tono con que hablamos, ellos ayudan a conseguir el mensaje..
Estos aspectos son intuitivos, naturales y espontáneos y
logran comunicar entre el 76 y el 100% de lo que queremos decir,
claro que en gran parte depende de quién
escucha.

También debemos tener en cuenta que las personas
escuchan nuestra voz por lo que en una presentación se
debe controlar el aspecto de la voz.

D.3) Aspecto Personal

En este aspecto influye el lenguaje
corporal, las expresiones faciales y el contacto visual
comunicando ideas y apoyando el mensaje completo.

El lenguaje corporal transmite sentimientos y actitudes y
determina cómo enfrentar al público, deben
mantenerse los brazos libres, los hombros hacia atrás y
relajados. Se debe evitar relajar los brazos o llevar las manos a
los bolsillos, Sentarse a mantenerse de pie según la
ocasión y el público. Moverse sin movimientos
repetitivos que provoquen distracción en el
público.

Siempre tratando de mantenerse natural y recalcando el
mensaje.

El Contacto Visual es poderoso y aumenta la
credibilidad, creando una relación con el público.
No se debe mirar por encima de la cabeza del público sino
a los rostros.

El Vestuario es igualmente importante ya que el
público examina tu ropa, pero si te vistes de forma
adecuada, será mejor. Esta depende del lugar; si la
presentación es interna se puede usar un vestuario
informal, si la presentación es externa o de ventas u
oro tipo lleva
formalidad.

El uso de los colores es
importante ya que los colores oscuros aseguran autoridad, y
deben evitarse los colores que produzcan aspecto enfermizo, por
lo que se debe vestir de forma atildada.

La voz, incluye el tono, la velocidad, el
volumen y las
frases de relleno. Variar el ritmo y el tono añade vida a
las palabras. El objetivo es ser profesional, claro, preciso,
Interesante y persuasivo. Debe comprobarse que se nos entiende
con facilidad por lo que debes hablar con mayor lentitud para dar
énfasis y hacer las pausas necesarias, para enfocar la
atención.

El volumen debe ser el apropiado con el lugar y la
cantidad de público.

Debe ponerse mucho cuidado al uso indiscriminado de
frases de relleno, ya que distraen al público, lo
que se debe evitar a toda costa.

D.4) Dominio Verbal

La energía nerviosa es difícil de
controlar totalmente y eso es bueno ya que ella en su justa
medida puede trabajar en nuestro favor transformándola en
entusiasmo y convicción.

"Imagina el Éxito, espéralo y lo
alcanzarás" "Di, puedo y voy a lograrlo"

El contacto facial ayuda a reducir la reducir la
ansiedad. Imagina que conversas individualmente con el
público, no te centres en una persona porque esta puede
sentirse incómoda y el resto
ignorado.

D.5) Uso de Notas

Los actores memorizan pero los empresarios no, porque
resulta exagerado, por lo que se sugiere el uso de notas, ya que
ayuda a la exposición. Contiene frases cortas o
palabras claves que ayudan a recordar lo que se va a decir. Los
colores añaden énfasis, es como una chispa que
activa muestra memoria;
también se pueden usar símbolos u otras señales
de ayuda visual.

D.6) Uso del Apoyo Audio Visual

El espacio, la cantidad de público y la hora
pueden determinar que apoyo audiovisual se vas a escoger. Por
ejemplo, las diapositivas animan a la siesta, los pequeños
portafolios son dinámicos; diapositivas o computadoras
pueden usarse cuando hay varias personas.

E) Interactuar con el público

E.1) Responder las preguntas

La sección de preguntas y respuestas necesitan
preparación para que no se conviertan en brutales. Es
bueno y seguro que el
público se sienta satisfecho.

Algunos prefieren dejarlas para el final, otros
prefieren hacerlo antes. Quién hace la presentación
debe decidir.

Pueden solicitarse preguntas en cualquier momentos,
antes, durante o después de a presentación, no
importa el momento lo que es realmente importante es
informárselo al público, para que sepa cuando puede
participar

Es importante también siempre que sea posible,
repartir volantes sobre el contenido de la presentación ya
que ayudan al público a comprender y recordar el mensaje,
antes, después y durante la presentación. Es una
buena idea porque quedan en forma de recordatorio.

E.2) Respeto

Es un aspecto muy importante en toda presentación
mostrar seriedad y respeto.
Quién realiza la presentación debe

Préstale atención, date por enterado de la
pregunta

Muestra que lo tratas en serio.

Preparación para las preguntas y
respuestas

¡A la gente le resulta difícil ser lo
primeros en hablar!

1. Prepárate para esto, sonríe y
   enfréntalo
2. Pregunta tu mismo
3. No dejes que se haga incómodo. Da las gracias
   al público y despídete con gracia.

CONCLUSIONES

A manera de Conclusiones presentamos las ideas
esenciales que debe tenerse en cuenta a la hora de hacer una
"PRESENTACION EXITOSA"

A) Planificar la Presentación

Definir Objetivo Principal y
Específicos

• Ser expresado en una oración
  clara.
• Especificar la acción que se desea
  producir.
• Centrar la presentación en el logro de la
  acción definida en el objetivo

Conocer al público al cual va dirigida la
presentación y con el cual contamos para desarrollar la
acción reflejada en nuestro objetivo

• Averigua quiénes conforman tu público
  e identifícalo
• La posición en la Empresa o
  Grupo.
• Sus intereses debe guiar cada paso de la
  presentación

Comprobación de la
logística

• Examinar solo 5 puntos principales, no importa
  cuánto hables.
• Averiguar cuál será tu turno al
  hablar
• Adoptar presentaciones competitivas para desafiar a
  los opositores.
• Felicitar a tus colegas en las
  presentaciones
• Revisar el local con antelación.

2. Redactar la presentación

Apertura

• Establecer tu dirección
• Establecer los beneficios de escuchar
• Establece tu credibilidad

Desarrollo

• Usar asociación libre de ideas para crear tu
  plan
  general
• Identificar punto o acápites
  principales
• Eliminar aspectos no esenciales
• Escoge la estructura más
  adecuada
• Apoyar cada punto para establecer credibilidad y
  hacerlo memorable
• Intentar general interés o
  deseo.

Conclusiones

• Tocar de Nuevo los puntos principales
• No Añadir Información
  Nueva
• Orientada a la Acción
• Mencionar lo que gana el público
• Incluye un Llamado directo a la
  Acción
• Planifica lo que haces cunado pares de
  hablar
• Dar Gracias al Público

Cuida tu discurso

• Palabras familiares, si es posible
• Frases activas para añadir
  dinamismo
• Lenguaje familiar.
• Lenguaje adecuado para el público que
  escucha
• Palabras dramáticas para aspectos
  importantes

C) Apoyo Audiovisual

• La selección de diapositivas concisas y
  vigorosas
• La sincronización de las imágenes fuertes con los sonidos
  pintorescos
• La selección del gráfico o diagrama
  adecuado para el tema.
• La comprobación de la disposición y
  facilidad de comprensión del texto
• Haber ensayado suficientemente la
  presentación en aras de no tener que
  leerla
• La utilización de tiempo
  adecuado.

4. Interactuar con el Público

Dominio de las Expresiones faciales

• Relajar conscientemente los músculos faciales
• Sonreír con los ojos
• Hacer contacto visual
• No reaccionar con hostilidad a las preguntas
  difíciles
• Relajarse y hacer contacto visual
• Cuando el público parezca frío
  mantener la sonrisa.
• Controla tu apariencia

Control de la Energía Nerviosa

• La energía nerviosa es normal pero debe
  controlarse adecuadamente.
• Entregar energía, a través de:
  gestos, expresiones faciales, contacto visual
• Eliminar las distracciones, a través de:
  gestos nerviosos, movimientos espasmódicos, ropa
  inadecuada.
• La energía nerviosa es normal pero debe
  controlarse adecuadamente.
• Convertir en energía teatral que contenga
  entusiasmo.
• Reducir la ansiedad: Conociendo el tema,
  practicando en alta voz, imaginando el
  éxito
• Desarrollar una rutina que te relaje antes de
  comenzar a hablar, como inhalar fuerte y
  sonreír

Dominio Verbal

• Responder al lenguaje corporal del
  público.
• Practicar una y otra vez
• Obtener retroalimentación de Colegas y
  Amigos.
• Controla la voz
• No hablar ni muy rápido ni
  despacio
• Usar el volumen y tono para enfatizar
• Eliminar frases de relleno como: "saben"
  "ehh".
• Establecer contacto visual,
  inmediatamente.

Usar Notas

• Las notas son el mejor amigo durante la
  presentación
• Permiten una respuesta rápida y adecuada a
  la reacción del público
• El uso de notas se simplifican con un código taquigráfico que puede
  incluir: letras de molde, viñetas, colores,
  señales para el apoyo visual.
• Escoger los instrumentos visuales según el
  lugar y colocarlos con cuidado
• No leer al público en voz alta

Interactuar con el Público

• Ensayar para estar seguir del tiempo y aumentar tu
  confianza
• Eliminar los elementos visuales que distraen en
  cuanto termines con ellos
• Planificar cuando entregar el material
  impreso.
• Anticipa todas las preguntas que se te
  ocurren.
• Practica tus respuestas en Alta voz
• Nunca te burles de una pregunta.
• Cuando no sabes la respuesta dilo y luego
  averigua
• Responde las preguntas largas fuera de la
  sesión
• Reconoce las preguntas que no lo son y
  manéjalas en consecuencia.
• Las sesiones de preguntas y respuestas representan
  oportunidades para aumentar el compromiso del público.
  Aprovéchalas

RECOMENDACIONES

La recomendación más importante que se
puede hacer a quién pretenda hacer una presentación
exitosa es: Ensayar, Ensayar y Ensayar.

BIBLIOGRAFÍA

CD Multimedia
Presentaciones Exitosas

DATOS SOBRE LOS AUTORES

Nombre: Alicia Rodríguez Ocampo

País de Residencia: CUBA

Ciudad de Nacimiento: Villa Clara

Estudios Realizados: Licenciatura en Cibernética -Matemática

Año de Graduación: 1992

Centro de Estudios: Universidad
Central de las Villas

Profesión: Especialista en Ciencias
Informáticas

Estudios en Curso: Maestría en Administración de Negocios

Nombre: Eduardo Quiñones
Jiménez

País de Residencia: CUBA

Ciudad de Nacimiento: Cienfuegos

Estudios Realizados: Licenciatura
Economía

Año de Graduación: 1987

Centro de Estudios: Universidad Central de las
Villas

Profesión: Especialista en Capital
Humano

Estudios en Curso: Maestría en Administración de Negocios

Autor:

Alicia Rodríguez Ocampo

Eduardo Quiñones Jiménez

País: CUBA

Ciudad: SANTA CLARA

Fecha: Junio de 2008