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Principales actividades y responsabilidades de una Junta de Condominio (página 2)



Partes: 1, 2, 3

           
Ahora bien, como no todas las comunidades de copropietarios
presentan una claridad meridiana en cuanto a entender que
pertenecer a una junta de condominio es más un servicio
comunitario que una cuestión de poder (o de
falso empoderamiento) nos da pié a permitirnos
sugerir  una  composición 
(tradicional)  de la junta de condominio para cuando falten
las normas
reguladoras de su misionamiento. Partiendo del punto inicial dado
por el legislador (tres miembros principales e igual
número de suplentes) llegamos a una estructura
básica integrada de la siguiente forma: tres miembros
principales a los que denominaremos: Presidente; Secretario y
Tesorero; y tres miembros suplentes: bien que cada suplente tenga
la posibilidad de "suplir" a cualquiera de los miembros
principales; o también designando expresamente a 
cada suplente de los miembros principales sin tal posibilidad de
alternabilidad o flexibilidad entre ellos (los
suplentes).

           
Un aspecto vital para cuando no existan las normas es  hecho
de que si se acoge nuestra estructura recomendada para integrar
la junta de condominio, deben sus miembros dejar constancia
expresa en el libro de actas
de sus reuniones, donde cada firme su compromiso asumido. Ello
servirá de prueba legal a la hora de determinar las
responsabilidades ante cualquier circunstancia que se presente en
la vida gerencial de la junta de condominio.

           
Recomendamos que para llenar cualquier vacío normativo
sobre la composición y distribución de funciones de la
junta de condominio, se proceda a la redacción de las mismas por vía del
reglamento del documento de condominio, las cuales una vez
aprobadas conforme a la ley, son de
obligatorio cumplimiento para futuras gestiones de venideras
juntas de condominio que regirán los destinos del
inmueble.

           
Con relación a la delegación de las funciones de
sus miembros, ello se hará una vez que se tenga clara
cuál es la estructura que se ha acogido. En nuestra
estructura recomendada, a continuación exponemos a modo de
ejemplo las funciones que podrían desempeñar los
miembros principales de una junta de condominio; así
tenemos que:

De las atribuciones y funciones del Presidente de la
Junta de Condominio
:

           
A) Presidir las reuniones de la Asamblea General de
Propietarios y de la Junta de Condominio;

           
B) Ejercer la representación legal de la Junta de
Condominio del Conjunto Residencial cuando ésta haga las
funciones de administrador.
Cuando exista un administrador del Conjunto Residencial,
será él quien ejerza la representación legal
de la comunidad de
propietarios;

           
C) Coordinar   las   actividades
 de los demás miembros (principales o suplentes) de
la Junta Directiva del Condominio;

           
D) Cumplir y hacer cumplir el presente Reglamento de
Condominio y las disposiciones de la Ley de Propiedad
Horizontal;

           
E) Adelantar las relaciones institucionales con las
empresas
prestadoras de los servicios
públicos en el Conjunto Residencial;

           
F) Realizar la contratación de personas para la
conservación,     mantenimiento    
o   reparación de las áreas comunes del
inmueble, así como decidir su despido o revocación
contractual;

           
G) Convocar y presidir el proceso
electoral para la renovación de los miembros de la Junta
Directiva del Condominio, así como dar a conocer sus
resultados por escrito cuando no se instale le Comisión
Electoral respectiva;

           
H) Elaborar con la asesoría del Tesorero el
presupuesto
semestral o anual de gastos o inversión en las áreas comunes del
Conjunto Residencial; e

           
I) Otras que sean aprobadas por el setenta y cinco por
ciento (75%) del valor capital
presente en la Asamblea General de Propietarios.

De las Atribuciones y funciones del Secretario de la
Junta de Condominio
:

           
A) Hacer una síntesis
por escrito de los puntos tratados tanto en
la Asamblea General de Propietarios, así como de las
reuniones  de  la  Junta  Directiva del
Condominio. Para facilitar este trabajo, se
establece que la redacción podrá constar en
papel  impreso  por  sistemas 
de  computación  y  debiendo 
anotar  el día, lugar, hora, puntos tratados y
resultados de la reunión. Esta documentación será sustituta de la
información del libro de actas del
condominio, siempre y cuando sea firmado por los miembros de la
Junta Directiva del Condominio y dos propietarios del Conjunto
Residencial, sin que ello releve a este funcionario de su
obligación de entregar debidamente llenados los libros de
actas de la Asamblea de Propietarios y de la Junta de Directiva
de Condominio al finalizar su gestión;

           
B) Ejecutar las directrices dadas por el Presidente de la
Junta, así como las que se decidieren en las reuniones de
la Junta Directiv a del Condominio;

           
C) Manejar el archivo de la
Junta de Condominio y la correspondencia en general. Integran el
archivo general los libros de actas de las asambleas generales de
propietarios, el libro de contabilidad y
el libro diario de la Junta de Condominio;

           
D) Sustituir al Presidente cuando éste se encuentre
ausente, abandone el cargo o renuncie a sus funciones en caso de
que el Suplente de éste no asuma el cargo. En tal caso, se
dejará constancia del carácter con que actúa mientras dure
la encargaduría;

           
E) Convocar las reuniones ordinarias y extraordinarias de
la Asamblea General de Propietarios, haciendo constar tal
carácter en la convocatoria;

           
F) Recoger la opinión y sugerencias de los
propietarios, bien escritas o verbales, para ser tratados en la
Junta Directiva del Condominio o bien en la Asamblea General de
Propietarios;

           
G) Darle publicidad al
estado de las
cuentas del
condominio, así como la relación de los aportes
mensuales de cada propietario y publicitar la morosidad de
éstos;

           
H) Verificar el quórum y validez de las decisiones
tomadas por la Asamblea;

           
I) Otras que sean aprobadas por el setenta y cinco por
ciento (75%) del valor capital presente en la Asamblea General de
Propietarios.

De las atribuciones y funciones del Tesorero de la Junta
Directiva del Condominio
:

           
A) Hacer mensualmente la relación de ingresos y gastos
del Condominio del Conjunto Residencial y remitirlas al
Secretario de la Junta para su posterior publicidad;

           
B)  Llevar  un  archivo  de 
todas  las  facturas  pagadas  por  los
propietarios y el Condominio, así como de los
depósitos efectuados discriminadamente por cada uno a las
distintas cuentas del Condominio;

           
C) Elaborar la lista mensual de propietarios solventes con
las distintas obligaciones
del condominio;

           
D) Llevar el libro de contabilidad del Condominio. Para
realizar esta tarea con mayor agilidad,  
el   Tesorero   podrá  
hacer  uso   de  los  sistemas 
programas 
de  computación.  La contabilidad computarizada
y su impresión original hará las veces del libro de
contabilidad, siempre y cuando vaya firmada por los miembros
principales de la Junta de Condominio y dos

propietarios del Conjunto Residencial, sin que ello
releve a este funcionario de entregar los libros de contabilidad
debidamente llenados al finalizar su gestión;

           
E) Otras que sean aprobadas por el setenta y cinco por
ciento (75%) del valor capital presente en la Asamblea General de
Propietarios.

           
A.3) Establecer cronogramas de trabajo para el cumplimiento
de los objetivos
: esto no es otra cosa que la
distribución de las metas predeterminadas por la junta en
un espacio de tiempo, que
legalmente está establecido por un período
mínimo de un año. Lógicamente, para poder
hacer un cronograma de objetivos hay
que detectar "in prima fase", qué es lo que hay que hacer;
para luego indicar los procedimientos de
forma detallada respondiendo así la pregunta, cómo
se realizarán los objetivos; llegando finalmente a la
concreción temporal distribuyendo tales objetivos en el
lapso que tiene legalmente establecido para
cumplirlos.

           
Nos detenemos brevemente en este punto sólo para mencionar
que es necesario que la junta de condominio proponga un regular
régimen de reuniones que le permita no sólo tomar
las decisiones  necesarias para alcanzar sus objetivos, sino
tener claro el "nivel de supervisión" de la ejecución 
de  esas decisiones. Sugerimos que cada reunión de la
junta de condominio se lleve a cabo bajo una agenda de
discusión para optimizar el tiempo de trabajo y que
comience siempre con la lectura del
acta levantada de la reunión anterior, para poder
efectivamente hacerle un seguimiento efectivo del avance en cada
objetivo
específico.

           
A.4) Comunicación con los copropietarios:
sin duda, será muy estimulante para todos quienes habitan
en una comunidad poder apreciar que efectivamente el equipo
humano de trabajo en quienes han depositado su confianza para
mantener, conservar y mejorar la inversión inmobiliaria
realizada, reporta seriamente los resultados de su
gestión, los cuales por cierto se van a ver materialmente
y son directamente proporcional al estado físico de la
infraestructura del inmueble.

           
Comunicar la visión, rumbo, dirección y metas de la junta de condominio
a través de un órgano divulgativo mensual es una de
las mejores decisiones que ella pueda tomar. De esta forma, todos
los copropietarios estarán enterados de su gestión
y podrán colaborar en la solución de problemas
comunitarios cuando los mismos hayan desbordado su quehacer
diario. En una comunidad frecuentemente se presentan situaciones
o problemas que sólo pueden ser resueltos por
especialistas en determinadas áreas en las que los
miembros de la junta no tienen noción o experiencia,
debiendo apoyarse en su comunidad para resolverlos; y que mejor
vía comunicacional para pedir auxilio que un órgano
divulgativo de gestión. Concluimos diciendo que comunicación es participación y a la
inversa, resultando siempre la primordial herramienta de acción
en la gerencia de un
condominio.

           
A.5) Rendición de cuentas: realmente esto
forma parte de la
comunicación antes enunciada. Por razones
didácticas y con el objeto de enfatizar su importancia
colocamos la rendición de cuentas como un punto aparte de
mencionar, que constituye un momento cumbre de exposición
de resultados y de evaluación
de la gestión de la junta de condominio.

           
Como ya dijimos, anualmente debe ocurrir esta presentación
de resultados. Si bien es un acto formal que ocurre ante la
reunión de la asamblea de propietarios convocada para tal
fin, somos de la ideas que un mes antes de concluir legalmente la
gestión de la junta de condominio, ésta
envié por escrito a todos los copropietarios su informe final,
para que éstos tengan realmente la oportunidad y el tiempo
suficiente de formularse un criterio bastante objetivo del
resultado de gestión que se les está presentando.
Sólo así podrán aprobar o improbar la
gestión; renovar o revocar el mandato que les han dado a
los miembros de la junta de condominio, en síntesis,
evaluar una gestión.

           
Como acto comunicacional, la rendición de cuentas hecha
por una junta de condominio puede valerse de todas las herramientas
técnicas disponibles hoy día en la
comunicación: fotografías;
películas;   presentaciones  
computarizadas;   análisis   comparativos  de
datos
utilizando programas especiales, en fin, todo aquello que ayude a
resumir y a comunicar de la mejor forma posible a los
copropietarios del resultado de una gestión
administrativa.

           
En lo particular, cuando nos ha correspondido integrar algunas
juntas de condominios, desde el primer día de
gestión nos preocupamos por el momento de rendición
de cuentas; sobre todo en aquellos casos donde se asume una
responsabilidad de gerenciar inmuebles que sufren
situaciones críticas de diversos órdenes: de
infraestructura; de tipo administrativo o legal. Por tal
razón, recomendamos que la junta de condominio que opere
bajo estas particulares condiciones de presión
donde el descrédito de las actuaciones de las juntas
anteriores afectan la credibilidad ab inicio de la junta
de condominio, procedan de inmediato a dejar constancia (bien por
fotografías, filmaciones o inspecciones judiciales hechas
por un tribunal competente) de las condiciones en que es recibido
el inmueble. Ello permitirá establecer un antes y
después; es decir un punto de comparación de la
gerencia de la junta con relación a lo hecho por otras
anteriores y resultará muy útil a la hora de rendir
cuentas. A medida que se refleje la recuperación del
inmueble y se vaya dejando constancia de ello por cualquier
medio, se irá ganando la confianza de los copropietarios y
se convertirá en un estímulo que propiciará
un cambio de
cultura y del
modo de relacionarse de los propietarios con su inmueble
(inversión); lo cual redundará seguramente en la
revalorización económica del mismo.

B) Relación
de
la Junta de Condominio
con el administrador y los propietarios

           
Podríamos subdividir este punto en otros e incluso
establecer una clasificación que respondiera a las
múltiples situaciones que se presentan con ambas figuras.
Pero nuestra intención es sencillamente aportar los
lineamientos o principios
generales que deben tomarse en cuenta para definir ambas
relaciones, que son distintas y en donde la junta de condominio
sirve de vaso comunicante, con suficiente autoridad para
intervenir en situaciones concretas para resolver o evitar
algún conflicto. A
continuación, dividiremos nuestra exposición en dos
partes donde destacaremos los principios que deben tomarse en
cuenta para que la relación  de la junta de
condominio sea óptima en cada caso. Así resumimos
los siguientes principios, a saber:

           
B.1) En la relación Junta de Condominio y
Administrador
:

           
    B.1.1) La relación
contractual
: siendo que la propia LPH señala que
la relación habida entre el administrador y la Junta de
Condominio (representante legal de la comunidad) es la 
definida  por  el  mandato, 
recomendamos  que  cuando  una persona (natural
o jurídica) sirva como administrador del inmueble, se
determine de forma muy detallada todos y cada uno de los
términos que normarán la relación entre
ambas partes. Mientras más detallado sea el régimen
del mandato, menor   será   la
posibilidad de duda o de vacío en cuanto a su interpretación se refiere; o lo que es lo
mismo: menor será el surgimiento de los conflictos.
Inclusive, sostenemos la tesis de que
un contrato de
administración que no contemple los
mecanismos de prevención y de resolución de los
posibles conflictos que puedan surgir entre las partes,
será un contrato jurídicamente
débil.

           
    B.1.2) El principio de la
"relación comunicacional"
: para nosotros, este
principio se basa en la continua y frecuente relación
comunicacional existente entre el miembro de la junta de
condominio habilitado para tal fin, y el nivel gerencial
designado por el Administrador. Entendemos que no se trata
simplemente de mantener una comunicación cordial, amigable
o afable entre la junta de condominio y el administrador; ello,
además de cumplir con las normas mínimas de
cortesía y de urbanidad, debe cumplir con un cometido de
cooperación y de ayuda a la junta de condominio en la
gerencia del inmueble. En este orden de ideas, entendemos que
este principio debe girar en torno al
siguiente contenido: a) comunicación o
reportes  administrativos y financieros del inmueble
: el
administrador durante toda su gestión comunica
constantemente  su  gestión  sobre 
los  asuntos  generales  del inmueble, así
como los habido con cada administrado en particular. Desde la
relación con los proveedores;
la emisión y cobro de las facturas de condominio; el pago
de la nómina
de los empleados del inmueble y la situación laboral de cada
uno de éstos; la conciliación bancaria de las
cuentas a favor de la comunidad; en fin, siempre está
comunicando lo que hace a la junta de condominio y dejando
"huellas o trazas" de su actuar para su comprobación en
cualquier momento de su gestión; b) asesoría
jurídica
: nos referimos aquí a la que debe
brindar el administrador a la junta de condominio para atender la
realidad legal de su gestión: la toma de
decisiones válidas que sean aceptadas
pacíficamente por todos y no cuestionadas por los
copropietarios; la forma de dejar probanza de las decisiones
tanto de la junta de condominio como de los acuerdos de los
copropietarios; el combate de la morosidad, mediante la cobranza
judicial o extrajudicial; c) comunicación con los
niveles decisorios principales y alternos (respuesta operativa de
las partes)
: dependiendo de la relación contractual
establecida entre las partes, y considerando que la nueva
tendencia de la administración inmobiliaria en Venezuela es
la de corresponsabilidad administrativa entre la junta de
condominio y el administrador, conviene destacar un contenido muy
importante que resume la comunicación entre ambas figuras.
Nos referimos ahora a la necesidad de establecer un 
vaso  comunicante  permanente  entre 
los  niveles  de decisiones de las partes de esa
relación contractual, tomando en cuenta que los
imprevistos que se presentan en la vida de un inmueble y de su
comunidad de propietarios son tan diversos que amerita
tomarse  muy  en cuenta una estrategia bien
definida para atenderlos. Es así que es menester crear un
canal abierto de comunicación entre las partes que defina
sus responsables directos y alternos de ejercerlos, con el objeto
de que en ningún caso sea interferido por nada ni por
nadie.

           
Ello contribuirá a medir los niveles de respuesta y de
atención ante las exigencias que una parte
le haga a la otra sea por el motivo que fuere y en definitiva, se
consagrará de esta manera un perfeccionamiento de la
relación contractual, es decir, del mandato de
administración propiamente dicho, originando una mayor
satisfacción de ambas partes.

           
    B.1.3) La transparencia
administrativa
: como parte de la comunicación
entre la junta de condominio y el administrador, nos encontramos
que la máxima exigencia que aquella siempre aspira y hace
a todo administrador es la absoluta transparencia en el manejo de
todos los aspectos administrativos relacionados con el inmueble,
especialmente el relativo al manejo de los fondos
económicos, si es que ello le ha sido delegado a
éste.

           
Y la transparencia administrativa se logra con la concurrencia de
distintas variables que
así la permiten. Veamos: un administrador garantiza este
principio si: a) posee un software de
computación que permita manejar de forma integral todo lo
relativo a: la emisión de facturas de condominio; pagos de
proveedores; pago de nóminas;
elaboración de cheques;
conciliación de cuentas bancarias del cliente
(comunidad de propietarios); cuentas por
cobrar; en fin, un sistema de
computación que permita automatizar las tareas de control contable
de  las distintas operaciones
administrativas que se hacen sobre el inmueble, es un requisito
fundamental que garantiza la consecución de este
principio; b) perfil profesional e idóneo del
recurso humano del Administrador: la
administración de inmuebles requiere de expertos en el
área de la contabilidad; de la gerencia administrativa;
del derecho y también de sistemas de computación.
Otras especialidades serán integradas a las empresas de
acuerdo con su interés
comercial y el servicio que han diseñado prestar;
c) métodos de
administración: las ciencias
administrativas tienen sus principios y objeto de estudio que le
son propias, y que imponen una manera y criterios
específicos, universalmente admitidos de hacer las cosas.
No puede improvisarse en nada y es conveniente que los
administrados entiendan que son criterios que sirven para manejar
volúmenes de trabajo grandes, o información masiva
bajo estándares que hacen posible su comunicación y
entendimiento siguiendo determinadas formas; es por ello que para
interpretar los datos contables arrojados bajo la
aplicación de los métodos de las ciencias
administrativas, hay  que  tener  una 
formación  especial,  que 
frecuentemente  chocan con las formas y maneras como una
junta de condominio quiere que le presenten las cuentas,
olvidando los criterios universalmente admitidos.

           
B.2) Relación Junta de Condominio y
Copropietarios
: seguidamente pasamos a enunciar los
principios que deben regir para mantener una relación
objetiva entre ambos entes:

           
    B.2.1) El "principio de
objetividad"
: en todas la situaciones que atienda una
junta de condominio donde estén inmersos asuntos relativos
a algún copropietario o grupo de
ellos, debe privar la ponderación imparcial de las
distintas variables para que las decisiones que se tomen, sean
considerando siempre la justicia y la
equidad
Esto nos conduce a un segundo principio:

           
    B.2.2) La "supremacía del
interés colectivo o general"
: no es otra cosa que
ante cualquier circunstancia o duda, las decisiones de la junta
de condominio deben siempre hacer prevalecer el interés
general sobre el particular, cuando estén confrontados los
intereses generales con los particulares. Ello, considerando las
excepciones que haya establecido la ley en salvaguarda de
"intereses vitales" como la vida o la integridad física de las
personas o cualquier otro bien definido, que obligue a
respetarlos por imperio  de la ley.

           
    B.2.3) La comunicación:
nos remitimos aquí a lo que antes dijimos sobre el
principio de la "relación comunicacional" tratado en el
punto anterior. Agregamos sí, que hay muchas formas de
propiciar la comunicación entre la junta de condominio y
los propietarios; y es más, posiblemente una de las
misiones de ésta sea la de fomentar la buena
comunicación y solidaridad entre
todos los copropietarios, siendo esto una herramienta muy
efectiva de solucionar los normales conflictos que ordinariamente
se presentan en las comunidades. La buena comunicación se
basa en el diálogo y
éste es capaz de resolver cualquier conflicto, aún
entre las partes más encontradas. La comunicación
es  la base de todo acuerdo.

C) La toma de decisiones
válidas por
la Junta
de Condominio

           
En la gerencia de un condominio constantemente hay que tomar
decisiones en muchos aspectos. Para que estas sean válidas
es necesario considerar tanto aspecto de forma como de fondo
impuesto por
la LPH y que ahora trataremos. Una decisión
válida es aquella que luego de tomada surte plenos efectos
legales para un grupo de personas y que por haber sido tomada en
resguardo de una serie de requisitos (legales) no es susceptible
de ser atacada, derogada o anulada por capricho de cualquier
persona
. Para ello, nos vemos obligados a considerar
distintos tipos de decisiones y de los requisitos legales que
deben tomarse en cuenta  para su validez. Más que
presentar una  clasificación de decisiones, nos
abordaremos el tema con base a una   docena  de
preguntas y nuestras respuestas sobre situaciones que normalmente
se presentan en la gerencia de un condominio, intentando
convertirlas en una guía práctica que sirva a las
juntas de condominios en su trabajo diario:

           
C.1) Contratación o despido de personal; de
servicios o
suspensión de los mismos; manejo de cuentas
bancarias
: Es la junta de condominio el órgano de
la comunidad de propietarios  que directamente asume la
supervisión y determinación de las funciones de
todo el personal que labora en el inmueble. Es común ver a
sus miembros orientando diariamente el trabajo en
sus instalaciones y solicitando su colaboración para
atender las exigencias de la comunidad. Por ello, normalmente
asume la contratación o despido del personal cuando ejerce
las funciones de administrador en el inmueble. Sobre este tema,
hay que considerar una cuestión muy importante cuando la
administración del inmueble ha sido delegada a una tercera
persona, distinta a la junta de condominio y nos formulamos la
siguiente pregunta: ¿Quién es el patrono en este
caso? Sin pretender dar opiniones especializadas en materia de
derecho
laboral, la administradora puede contratar o despedir a un
trabajador, pero siempre lo hará en nombre de la comunidad
de copropietarios. No se trata de que cuando ella contrata lo
hace en nombre propio, puesto que ella a su vez, 
actúa en nombre de aquella, todo dentro del contrato de
mandato, recordando lo que señala el artículo 19 de
la LPH: “En todo caso, la responsabilidad del
administrador se rige  por las normas del
mandato”.
Normalmente acontece que el administrador
colabora con la junta de condominio en la búsqueda del
perfil del personal más idóneo que se requiere en
el inmueble, contratándolo posterior al visto bueno que
aquella le otorgue.

           
Nosotros recomendamos a todas las juntas de condominios que por
escrito le establezcan las funciones a cada uno de los empleados
del condominio, para que no quede ningún tipo de duda al
respecto. Esto puede hacer inclusive con la presencia del
inspector del trabajo quien dará su aval correspondiente.
Este consejo tiene mucha utilidad, ya que
comúnmente observamos disgustos por parte de los empleados
en un condominio cuando al transcurrir del tiempo y sobre todo,
al ocurrir los cambios propios y normales de las juntas de
condominios, les van asignando nuevas responsabilidades
laborales, más allá de las que inicialmente
acordaron de forma verbal al comenzar su relación laboral,
que en algunos casos que hemos conocido constituyen francamente
una variación total a las condiciones laborales que nunca
se corresponden con el salario que
devenga, y que tienen una incidencia notoria en su horario de
trabajo. Si bien es cierto que en el caso del Conserje
éste habita en el inmueble, no es menos cierto que tiene
una serie  de  derechos  humanos 
que lo diferencian de un “esclavo”, no pudiendo los
copropietarios pretender que esté disponible a toda hora
por muy voluntarioso y dispuesto que éste se muestre en el
cumplimiento de sus funciones.

           
Con relación a la contratación de bienes y
servicios en pro de la comunidad, hay que distinguir  
entre   lo   que  constituyen los
servicios básicos y cualquier otro servicio que no tenga
tal carácter, como por ejemplo, antenas
satelitales de televisión, que si bien son un servicio,
representan una mejora para la comunidad que debe ser autorizada
conforme a lo dispuesto en el artículo 9 de la LPH.
Recordamos que la junta de condominio puede autorizar a al
administrador para que realice en su nombre todas las gestiones
relativas a los servicios básicos del inmueble: electricidad;
agua; gas y aseo
urbano. La relación comercial con cada una de las empresas
que prestan estos suministros pueden ser hecha por el
administrador; siendo el único inconveniente que si
llegado el caso de nombramiento de un nuevo administrador,
habrá que realizar todos los cambios pertinentes ante las
empresas y ello constituye una inversión de tiempo muy
importante para los miembros de la junta de condominio. Nuestra
sugerencia en este sentido, es que la junta de condominio haga
esas gestiones una sola vez y ordene a estas empresas a remitir
las facturas de sus servicios directamente al inmueble. Casi
todas estas empresas servidoras tienen herramientas
electrónicas de comunicación que permiten al
administrador consultar los estados de cuenta y fechas de pago a
través de Internet. De hecho, ocurre
que las facturas enviadas por el correo ordinario generalmente
llegan tardíamente al conocimiento
del Administrador, quien procede a cargar el gasto conforme al
consumo
proyectado por los sistemas electrónicos, teniendo ello
perfecta validez y soporte legal, tal y como lo establece el
Decreto Ley Transmisiones de Datos Electrónicos promulgado
hace escasos dos años por el Ejecutivo
Nacional.

           
El manejo de las cuentas bancarias por parte de la junta de
condominio ocurrirá cuando: a) sea ella quien
administre directamente el inmueble con prescindencia de un
Administrador; b) cuando se requiera su firma conjunta con
la del Administrador para hacerlo; y c) cuando tenga la
capacidad de disponer de fondos especiales directamente
administrados por ella, aún existiendo un Administrador
que maneje exclusivamente la cuenta del gasto corriente u
ordinario. La recomendación general que damos en esta
materia es que todo egreso de cualquier cuenta o fondo de la
comunidad de copropietarios sea avalado por la junta de
condominio, especialmente a través de su tesorero. Es
más, siendo el egreso de fondos comunitarios un acto de
disposición, es pertinente que todos los miembros de la
junta de condominio estén siempre en conocimiento de su
realización y asuman la responsabilidad del mismo a
través de las reuniones semanales que deberían
tener cuando ellos participan en la administración del
inmueble de forma exclusiva o combinada con la figura del
Administrador.

           
Una forma de control previo de los gastos, es precisamente
mediante estas reuniones de toda la junta donde son aprobados. De
allí parten las instrucciones al administrador para que
este elabore los   cheques  
correspondientes   que posteriormente deberán
ser suscritos por las personas con firma autorizada. Luego, el
Administrador en principio de sana transparencia administrativa,
no sólo elabora los cheques y estampa su firma si es que
ha sido autorizado, sino que realiza una fotocopia de la factura del
proveedor a pagar para archivarla y remitirla mensualmente a la
junta como parte del control posterior del gasto. Así, la
Junta, decidirá si carga todo o parcialmente el gasto que
finalmente irá reflejado en la factura pro forma del
condominio antes de su emisión; y una vez decidida su
impresión será cuando el Administrador proceda a
elaborar las facturas definitivas y a distribuirlas entre los
propietarios. Puede que la junta decida reflejar un gasto elevado
en dos o tres partes para mantener un nivel de gastos mensuales
“tolerables” de acuerdo a lo que normalmente
están acostumbrados a pagar los copropietarios. Esta
división de la carga del gasto sólo podrá
hacerse si la comunidad cuenta con recursos
suficientes para pagarle totalmente al proveedor concluido sus
servicios; o en caso de no haberlos, cuando el proveedor decida
concederle un crédito
a la comunidad. Esto último es bastante difícil en
la Venezuela de hoy, por la vulneración económica
que día a día procura la inflación en contra
del valor de nuestro signo monetario nacional.

           
Concluimos el punto sobre el manejo de fondos de la comunidad,
esgrimiendo una máxima que nos ha sido muy criticada por
muchas empresas administradoras que manejan grandes
volúmenes de condominios: Los fondos de la comunidad de
propietario no tienen por qué estar en manos del
Administrador. Ellos deben permanecer siempre bajo la tutela y
disponibilidad inmediata de sus legítimos y únicos
dueños: a favor y orden de la comunidad de copropietarios
representada legalmente por su junta de condominio. En
síntesis, para administrar un condominio no hace falta
solicitarle a la comunidad que conceda la posibilidad de
colocación de los fondos comunitarios en las cuentas
particulares del Administrador. Ello, a nuestro juicio,
constituye un alto riesgo en caso de
atraso o quiebra de
éste, exponiendo a riesgos
innecesarios a la comunidad de copropietarios, amén de que
en no pocas ocasiones, constituye una herramienta para el
chantaje que hemos observado que han incurrido muchos
administradores cuando son revocados de su función,
en el sentido de que éstos se niegan a entregar los fondos
de la comunidad que están bajo su custodia y poder, a
cambio de la aceptación de sus cuentas mediante 
finiquitos que muchas veces carecen de consistencia y congruencia
contable, haciendo descuentos de fondos de forma caprichosa en su
favor y en perjuicio de la comunidad. Hemos llegado a conocer
casos donde las empresas administradoras se cobran honorarios
profesionales por servicios administrativos no prestados, porque
le han revocado el mandato antes de llegada la fecha natural de
expiración contractualmente pactada. Nuestra
posición al respecto es que ello constituye un abuso en el
ejercicio de sus funciones, que puede configurar el
tipo   penal de la apropiación indebida
calificada tipificada en el artículo 470 del Código
Penal. En el desarrollo del
los temas de la Conferencia 3 de
este Material volveremos con lujo de detalles sobre estas notas.
Lo importante es destacar que este tipo de cláusulas
contractuales establecidas por los administradores, a nuestro
juicio violan las normas de orden público, como la
contenida en el artículo 19 de la LPH que señala:
“La Asamblea de Copropietarios designará por
mayoría de votos una persona natural o jurídica
para que desempeñe las funciones de Administrador por
un período de un año, sin perjuicio de revocarla en
cualquier momento o reelegirla por períodos
iguales…”
(Subrayado nuestro).
Entonces, si
es el propio legislador que le da la posibilidad al máximo
órgano de decisión de la comunidad de
copropietarios, no pueden las normas pactadas entre los
particulares, léase: la junta de condominio (que es
un  ente mandatario de la Asamblea de Propietarios y el
Administrador)  relajar normas de orden público, que
han sido diseñadas precisamente para evitar que la
comunidad toda sufra la ineficiencia o la mala gestión de
un Administrador, por lo que nuestro criterio es en esto muy
radical: no puede perjudicarse a la comunidad por los acuerdos
pecuniarios sancionatorios de menor rango legal acordados entre
la junta de condominio (quien también pueden
deslegitimarse en un momento dado) y un
Administrador.

           
C.2) Mención especial a la decisión de
convocar  a la Asamblea de Propietarios
: Ya dijimos
que la junta de condominio puede fungir como el ente
administrador de una comunidad. Ello está expresamente
estipulado en el artículo 18, literal “c” de
la LPH vigente. En ese caso, como administrador, la Junta a tenor
de lo dicho también en el artículo 24 de la ley
ejusdem, puede convocar “a una  asamblea de los
propietarios interesados para deliberar sobre los asuntos a que
se refiere el artículo 22”; teniendo la
obligación de realizar esta convocatoria cuando así
lo soliciten, al menos, un tercio del valor básico del
inmueble. Dice este artículo (24) que si existiese la
negativa por parte del administrador a realizar la convocatoria
solicitada conforme a su texto,
entonces podrá solicitarse ante el Juez de departamento
(hoy llamando de Municipio) de la jurisdicción del
inmueble, para que haga la convocatoria y se realice la
Asamblea.

           
Es bueno señalar lo que dice el legislador en su
artículo 22, ya que pareciera que el administrador 
puede  convocar  a  la  asamblea 
de  propietarios sólo a los fines en él
señalados
; reza así: “Lo
concerniente a la administración y conservación de
las cosas comunes a algunos apartamentos será
resuelto  por los propietarios de éstos. A falta de
disposición en el documento de condominio, se
aplicará lo dispuesto en los dos artículos
siguientes”
, que hacen referencia a dos formas de
expresión de la voluntad de la comunidad de propietarios,
bien a través de la Consulta, o
mediante   la  
realización   y   toma  
decisiones   por   la   
Asamblea  de Propietarios. Opinamos
y

sostenemos que la capacidad del administrador para
convocar a una Asamblea de Propietarios y resolver los asuntos
relativos a la administración y conservación de
cosas comunes, no obedecen exclusivamente cuando estén
inmersos los intereses de “algunos copropietarios”,
sino que debe aplicarse la norma con un criterio de amplitud,
contrario a cualquier lógica
restrictiva. Es uno de los temas pendientes en la
modificación o reforma de este texto legal. Sería
sano que la norma se adecuara por lo demás, a la realidad
actual: siempre es convocada la Asamblea de Propietarios para que
delibere y resuelva los asuntos a los que se refiere el
artículo 22, o en su defecto, se realizan las consultas de
rigor. Nunca se hacen las convocatorias de esta naturaleza
para tratar asuntos inherentes a la parcialidad de copropietarios
afectados por determinada situación. En todo caso, debe
ampliarse el criterio de aplicación e
interpretación de la norma en comento, ya que como
está redactada podría interpretarse con un criterio
totalmente restrictivo que pondría en riesgo los intereses
globales de toda una comunidad de copropietarios.

           
C.3) Designación de abogados para asuntos
judiciales: sobre el particular, el artículo 20,
literal  “e” de la LPH es claro. Puede la junta
de condominio decidir hacerse asistir u otorgar los
correspondientes poderes a los abogados para defender los
intereses de la comunidad en los asuntos concernientes a la
administración de las cosas comunes”. Estos asuntos
no hacen referencia a los intereses o conflictos que puedan haber
en una comunidad entre particulares y hay que tomar esto muy en
cuenta. No se otorgan poderes para que la Junta tome partido de
alguna forma por una posición u otra donde estén
confrontados dos particulares miembros de la comunidad de
copropietarios, sino para aquellos casos donde los asuntos
administrativos (que son de variada naturaleza, como por ejemplo:
protección de la fachada; recuperación de los
gastos comunes causados por la vía judicial; defensa de
las áreas comunes; atención de los asuntos
laborales habidos con los empleados del condominio; 
representación judicial ante eventuales conflictos habidos
con los proveedores, etcétera) relacionados con las cosas
comunes, estén en juego.

           
C.4) ¿Puede la Junta de Condominio tomar
decisiones propias de la Asamblea de Propietarios?
 
La  regla  general  que  rige esta materia
nos inclina hacia una respuesta negativa, pero hay que considerar
una excepción. Siendo la junta de condominio un ente
nombrado por la Asamblea de Propietarios (tal y como lo establece
el artículo 18 de la LPH) se trata de un ente
“delegado”, o lo que es lo mismo,
“mandatario” que no puede actuar más
allá de las pautas que le otorga su mandante; el documento
de condominio y su reglamento; y la leyes de la
República. En consecuencia, ella podrá hacer
sólo lo que está dentro de sus atribuciones legales
y sólo podría tomar decisiones por la Asamblea de
Propietarios, si ésta así la ha facultado, debiendo
entonces determinar con absoluta precisión y claridad los
parámetros de su actuación.

           
Ciertamente, este es un punto muy controversial que causa
polémica y ardua discusión en el mundo doctrinario;
y veamos un caso en particular a modo de ejemplo: si la comunidad
de copropietarios debe elegir a un Administrador (distinto a la
Asamblea de Propietarios y a la Junta de Condominio) y se
reúne en Asamblea para tomar la decisión
definitiva, y en el transcurso del debate se
decide legalmente delegar tal elección a la Junta de
Condominio, luego, ¿puede impugnarse la decisión
que esta última haga conforme a los parámetros y
órdenes que le han impuesto, alegando que no ha sido hecha
propiamente por aquella, según lo dispuesto en el
artículo 19 de la LPH? Algunos esbozarán razones de
violación de orden público puesto que no es un
pronunciamiento formal y solemnemente tomado por la Asamblea;
pero en contraposición a esta tesis y nos refugiamos en
ella, surge otra de la libre expresión y
determinación también tomada por la Asamblea de
delegar, sin que exista prohibición expresa de la ley
especial, que tal decisión sea tomada por la Junta de
Condominio. Sólo sería nula en caso de que dicha
Junta se extralimitaré en los parámetros y
órdenes que previamente le haya dado la Asamblea de
Propietarios reunida legalmente.

           
C.5) ¿Puede designar al
administrador?
El voto personal requerido para tal fin:
visto los anteriores argumentos, nada obsta para que la Junta de
Condominio designe al Administrador si así le ha sido
delegado por la Asamblea de Copropietarios.

           
El otro punto que debemos explicar y es un criterio que no
compartimos con algunos de los autores tendentes a inclinarse por
la tesis de la exigencia de un voto capitalístico
(referido según al valor inmobiliario -alícuota-
que tenga cada propietario) por sobre el voto personal de 
cada propietario a la hora de la designación del
Administrador. Consideramos que el nombramiento de un
Administrador se trata de un acto de administración, pero
que es muy especial, ya que de él se derivará otros
actos administrativos muy importantes para la vida de la
comunidad de copropietarios. Sostenemos que este voto para
designarlo no debe computarse de acuerdo al valor de las
alícuotas que cada propietario tiene según su
inmueble, sino que más bien debe  privilegiarse el
voto personal, donde cada propietario tenga igualdad en su
capacidad tanto para elegir, como para destituir o revocar a un
Administrador, puesto que el voto no va a recaer propiamente
sobre un acto meramente administrativo relativo a la
conservación de las cosas comunes, sino sobre una persona
(natural o jurídica)  y aquí no puede
establecerse diferencia alguna entre los propietarios en cuanto a
la unidad del voto se refiere. Además, asumida la igualdad
de las personas para elegir, se evitan las
componendas   de  las matrices de
opinión que por determinados intereses en juego puedan
existir en una comunidad. Este criterio de
considerar el voto personal en lugar del voto
capitalístico (o lo que denominamos, “voto
inmobiliario”
)  tiene un fundamento de rango
constitucional y traemos a colación lo dispuesto en el
artículo 21 de la Carta
Magna
que reza: “Todas las personas son iguales
ante la Ley; en consecuencia: 1) No se permitirán
discriminaciones fundadas en la raza, el sexo, el
credo, la
condición social o aquellas que, en general, tengan por
objeto o por resultado anular o menoscabar el reconocimiento,
goce o ejercicio en condiciones de igualdad, de los derechos y
libertades de toda persona”
. El mismo criterio lo
sostenemos para la aplicación de las sanciones a las que
hace referencia el artículo 39 de la LPH.

           
La elección propiamente dicha del administrador debe, en
nuestra modesta opinión, ser validada con la
mayoría simple de las personas que estén presentes
al momento de realizada la elección, esto es, la mitad
más uno, sin tomar en cuenta que sea en una primera o
segunda Asamblea  de Propietarios, a menos que el documento
de condominio establezca algo distinto que deba
aplicarse.

           
C.6) ¿Puede aprobar mejoras en el
condominio?
No puede hacerlo, ya que el artículo 9
de la LPH es muy claro al respecto: “Las mejoras de las
cosas comunes sólo podrán efectuarse con el acuerdo
del setenta y cinco por ciento (75%) de los
propietarios…”
Una vez más atendemos a la
preocupación de las juntas de condominios cuando nos
preguntan sobre el quórum necesario para aprobar las
mejoras, en el sentido de que si es necesario efectuar el
cómputo del 75% de las personas (propietarias) o el 75%
del valor inmobiliario (valor capital de según las
alícuotas) el que debe privar a la hora de someter a la
aprobación de la asamblea de propietarios, dado que hay
una diferencia sustancial entre una y otro forma. La ley habla de
propietarios y no de valor capital; es por ello que al legislador
no hacer distinción, no tiene por qué hacerla
quien  interpreta la norma. Agregamos que, por las
consecuencias económicas tangibles para el bolsillo de los
propietarios que una decisión de realizar las mejoras
tiene, es menester lograr el mayor consenso posible para su
aprobación. De hecho, ordenamientos  jurídicos
anteriores, de los años 1957 y 1958 sobre propiedad
horizontal, según nos informa el Dr.  Rafael 
Ángel  Briceño  en  su  obra
“De la Propiedad Horizontal”, (2da. edición
ampliada y corregida, impresa en los Talleres de Gráficas Tao, en el mes de Mayo de 1996,
página 127) exigían una mayoría decisoria al
respecto del noventa por ciento (90%).

           
Lo que no compartimos con este autor en el tema de las mejoras es
en lo concerniente a la clasificación que en esta misma
página de su obra citada hace sobre las mejoras. El
Profesor
Briceño habla de: “mejoras necesarias (las que
necesita la cosa para impedir que se deteriore, destruya o
desaparezca, o en todo caso, las indispensables para que la cosa
sirva normalmente al uso a que se

destina); mejores útiles (son las
destinadas a aumentar el valor venal o de mercado de la
cosa; (y mejoras voluptuarias (también llamadas
suntuarias, son las mejoras que persiguen fines de
embellecimiento, lujo o recreo)”
y
agrega en su propia interpretación del artículo 9
lo siguiente: “El artículo 9 parece abarcar todo
dispendio económico realizado en las cosas comunes o con
repercusión en el mejor uso y disfrute de ellas, por lo
que no es aventurado que las mejoras pueden consistir tanto en la
instalación, ampliación o mejoramiento de un
servicio (incineradores de residuos, electricidad, agua
fría y caliente, etc.), como en la modificación o
alteración de cualquier parte de las áreas comunes,
con exclusión de las obras nuevas enumeradas en el art.
10”.
Por nuestra parte nos apartamos totalmente de
forma democrática de este criterio. Y disentimos puesto
que pensamos que no pueden confundirse “tipos de
mejoras”
, con lo que en realidad son
“tipos de gastos” que se
efectúan sobre la cosa. De hecho, el legislador en el
artículo 762 del Código
Civil habla de gastos necesarios y no de mejoras necesarias,
cuando se refiere a los que pueden ocurrir en una comunidad. Este
Código tiene un carácter supletorio de la LPH y por
el principio de analogía válido en Derecho podemos
hacer interpretaciones de su contenido. Además de esto, la
propia lógica jurídica y fáctica revela que
de aplicarse el criterio del Profesor Briceño en cuanto a
la respetable interpretación que él hace del
artículo 9 de la ley ejusdem, virtualmente sería
imposible mantener ni siquiera en funcionamiento un bien inmueble
regido bajo su ámbito jurídico. Imaginemos los
problemas del día a día que ocurrirían
cuando se daña un sistema de bombas
hidroneumático y se necesitare el 75% de la mayoría
de los propietarios para aprobar la reparación del equipo
o su sustitución por uno nuevo; en fin, se
atentarían contra otros principios vitales de los
ciudadanos copropietarios, razón por la cual rechazamos
esta posición.

           
C.7) Cuando la Junta de Condominio decide administrar
directamente el inmueble: sus atribuciones y responsabilidades de
sus miembros. Breve referencia a la
“co-administración” con una empresa:
delegación de funciones según un contrato de
mandato
: En efecto, como dispone la ley y ya lo hemos
visto arriba, puede la junta de condominio administrar 
un  inmueble; pero ahora conviene señalar una
distinta modalidad de administración que ella puede
perfectamente adelantar con el Administrador del inmueble, dentro
de un clima de reparto
de responsabilidades, que por una parte, garantizan la mejor y
más directa supervisión de la ejecución de
su gestión y por la otra, minimizan las responsabilidades
del Administrador, quien a los fines prácticos, pasa a ser
más una herramienta de apoyo y menos un factor de
decisión sobre los intereses comunes de los
copropietarios.

           
Nos referimos a una relación con un Administrador
designado conforme a la Ley, pero limitado a una serie de
atribuciones y responsabilidades de su mandato por
decisión expresa de la junta de condominio, todo lo cual
se sustenta en un contrato de administración de inmueble
(mandato) donde se establecen detalladamente las obligaciones de
cada una de las partes.

           
Para lograr una mejor comunicación con el Administrador y
evitar la duplicidad de órdenes y pérdida de tiempo
por parte de sus miembros, en este tipo de relación
comercial limitada con aquel, la Junta tendrá que estar
muy bien organizada y distribuirse por escrito entre sus
distintos miembros, cada una de las funciones que se
asumirán con el inmueble y con la vocería con el
Administrador. Esta forma de administrar disminuye los niveles de
decisión que tradicionalmente han tenido muchos
administradores que se creen en definitiva que son los
“mandantes” en la relación con la comunidad,
cuando en realidad, jurídicamente es a la inversa. Estamos
así ante lo que nos atrevemos a denominar como un proceso
de co-administración donde las responsabilidades
legalmente establecidas para el administrador pueden ser asumidas
sin impedimento alguno por la Junta y delegar otras en él,
con miras a lograr un mayor control y transparencia en la
gestión, De hecho, la nueva tendencia en Venezuela en
cuanto a administración se refiere, está imponiendo
realidades como éstas, donde el Administrador se limita a
la elaboración de las facturas de condominio; la cobranza;
pago de proveedores y mantenimiento y resguardo de la data
contable; pero donde las juntas de condominios son las que
desarrollas toda la actividad relativa a los actos de
conservación y mantenimiento del inmueble, incluyendo la
búsqueda de los proveedores para tales fines.

           
Recomendamos que toda esta metodología de trabajo que se refiere no a
otra cosa que a la redistribución de responsabilidades
legales entre la junta de condominio y el administrador, se lleve
a efecto a través de un contrato autenticado suscrito
debidamente por las partes.

           
C.8) Las más frecuentes decisiones nulas e ilegales
de las Juntas de Condominios
:

                       
C.8.1) Realizar asambleas obviando los requisitos de
publicidad
: muchas juntas de condominios para ahorrarse
los costos de la
publicidad en la prensa (cada
día más elevados) convocan asambleas obviando
totalmente los requisitos establecidos en el artículo 24
de  la  LPH.  Insistimos,  debe hacerse una
publicación en la prensa que circule en la
jurisdicción del inmueble con al menos, tres días
de anticipación a la fecha de la realización de la
asamblea. Igualmente, destacamos que se viola el principio de
publicidad en aquellas convocatorias aún publicadas en la
prensa cuando para un mismo día pero a diferentes horas se
hacen varias convocatorias, excepto que así lo disponga
expresamente y sin lugar a dudas el documento de condominio o su
reglamento.

Pensamos que este problema debe ser objeto de un
minucioso tratamiento en la próxima reforma de la LPH, en
cuyo proyecto estamos
trabajando.

                       
C.8.2) Aprobación de fondos de mejoras y de otra
naturaleza
: Es importante entender que para poder crear
un fondo de mejoras, tiene que aprobarse primero la
realización de mejoras, caso en el cual se exige el
quórum correspondiente señalado en el
artículo 9, ya ampliamente arriba comentado. Toda
decisión de la junta de condominio hecho sin esta observación, es absolutamente nula e
inexistente en el derecho, y en nada obligante para los
propietarios.

                       
C.8.3) Creación de multas y de otras sanciones
pecuniarias contra la comunidad
: pensamos que este tema
es de sumo delicado y puede originar enfrentamientos innecesarios
entre los copropietarios. Aunque tiene plena justificación
para sancionar como “gasto no común” la
inobservancia o violación de normas por parte de
propietarios inescrupulosos, su regulación debe hacerse
mediante decisión mayoritaria por parte de la asamblea.
Nuestra posición sobre el quórum referido para la
creación de este tipo de sanciones es que se aprueben con
una mayoría calificada, pudiendo ser los dos tercios de
los propietarios un porcentaje que se aproxima para legitimar
este tipo de sanciones económicas.

                       
C.8.4) Cambio de uso de áreas comunes: Estas
áreas y sus usos están perfectamente
señalados en el documento de condominio. Normalmente
ocurre así. Así que su modificación
fáctica por parte de la junta de condominio, no es
más que un abuso de poder. Inclusive conocemos casos donde
áreas comunes son arrendadas por la junta de condominio y
en los que no son reportados los ingresos recibidos por esta
vía, originándose situaciones administrativas
irregulares.

Partes: 1, 2, 3
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