La auditoría de informes de Ejecución
Presupuestaria se aplica a las instituciones centralizadas con el
propósito de determinar si la ejecución del
presupuesto se presenta de acuerdo con criterios establecidos o
declarados expresamente.
Las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas y las
Normas Internacionales de Auditoría que rigen a la
profesión contable en el país son aplicables a
todos los aspectos de la auditoría financiera.
- Auditoría de gestión
Su objetivo es evaluar el grado de economía,
eficiencia y eficacia en el manejo de los recursos
públicos, así como el desempeño de los
servidores y funcionarios del Estado, respecto al cumplimiento
de las metas programadas y el grado con que se están
logrando los resultados o beneficios previstos por la
legislación presupuestal o por la Institución que
haya aprobado el programa o la inversión
correspondiente.
La auditoría de gestión puede tener, entre
otros, los siguientes propósitos:
1.- Determinar si la Institución adquiere,
protege y emplea sus recursos de manera económica y
eficiente.
2.- Establecer las causas de ineficiencias o
prácticas antieconómicas.
3.- Evaluar si los objetivos de un programa son
apropiados, suficientes o pertinentes y el grado en que produce
los resultados deseados.
Generalmente, al término de una auditoría de
gestión el auditor no expresa una opinión sobre
el nivel integral de dicha gestión o el desempeño
de los funcionarios. Por tanto, estas normas no prevén
que se exija al auditor una opinión de esa naturaleza.
Sin embargo, el auditor deberá presentar en su informe,
hallazgos y conclusiones respecto a la magnitud y calidad de la
gestión o desempeño, así como en
relación con los procesos, métodos y controles
internos específicos, cuya eficiencia o eficacia
considere susceptible de mejorarse. Si estima que existen
posibilidades de mejoría, el auditor deberá
recomendar las medidas correctivas apropiadas.
Auditoria Especial
Se denomina Auditoría Especial a la auditoría
que puede comprender o combinar la auditoría financiera
de un alcance menor al requerido para la emisión de un
dictamen de acuerdo con normas de auditoría generalmente
aceptadas con la auditoría de gestión destinada,
sea en forma genérica o específica, a la
verificación del manejo de los recursos presupuestarios
de un período dado, así como al cumplimiento de
los dispositivos legales aplicables.
También tiene como objetivos específicos,
entre otros, determinar si la programación y
formulación presupuestaria se ha efectuado en
función de las metas establecidas en los planes de
trabajo de la Institución, evaluar el grado de
cumplimiento y eficiencia de la ejecución del
presupuesto, en relación a las disposiciones que lo
regulan y al cumplimiento de las metas y objetivos
establecidos, así como determinar la eficiencia,
confiabilidad y la oportunidad con que se evalúa el
presupuesto de las Instituciones.
Asimismo, se efectuaran Auditorías Especiales para
investigar denuncias de diversas índoles y ejercer el
control de las donaciones recibidas , así como de los
procesos licitarios, del endeudamiento público y
cumplimiento de contratos de gestión gubernamental,
entre otros.
II. NORMAS INTERNAS
DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL
Las Normas Internas de Auditoría Gubernamental se
presentan clasificadas en cuatro grupos:
1.- Normas Generales: Entrenamiento técnico y
capacidad profesional, independencia, cuidado y esmero
profesional, confidencialidad, participación de
profesionales y/o especialistas, y control de calidad.
2.- Normas relativas a la Planificación de la
auditoría Gubernamental: Planificación
general, planificación específica, programas de
auditoría y archivo permanente.
3.- Normas relativas a la Ejecución de la
Auditoría Gubernamental: Estudio y evaluación
del control interno, evaluación del cumplimiento de
disposiciones legales y reglamentarias, supervisión del
trabajo de auditoría, evidencia suficiente, competente y
relevante, papeles de trabajo, comunicación de
observaciones y carta de representación.
4.- Normas relativas al Informe de auditoría
Gubernamental: Forma escrita, oportunidad del informe,
presentación del informe, contenido del informe e
informe especial.
NORMAS GENERALES
Las Normas que conforman este grupo se relacionan con las
cualidades y calificaciones del auditor y la calidad de su
trabajo.
Estas normas que se aplican también para la
ejecución del trabajo y la preparación del
informe, se refieren al entrenamiento técnico y
capacidad profesional, independencia, cuidado y esmero
profesional, confidencialidad, participación de
profesionales y/o especialistas y control de calidad.
El personal de la Contraloría General de la
República debe tener un amplio conocimiento del sector
público, incluso de aspectos tales como las competencias
del Poder Legislativo, las normas legales e institucionales que
regulan el funcionamiento del ejecutivo y los estatutos por los
que se rigen las empresas públicas. Asimismo, el
personal especializado en auditoría debe poseer
conocimiento suficiente de las normas, sistemas, procedimientos
y prácticas de auditoría utilizadas por la
Contraloría.
La Contraloría General de la República debe
adoptar políticas y procedimientos para la
elaboración de manuales y otros tipos de guías e
instrucciones escritas referentes a la realización de
las auditorías.
Entrenamiento Técnico y Capacidad
Profesional.
El auditor gubernamental debe poseer un adecuado
entrenamiento técnico, la experiencia y competencia
profesional necesarios para la ejecución de su
trabajo.
El entrenamiento técnico constituye la
preparación en las técnicas de auditoría y
la constante actualización profesional, así como
el desarrollo de habilidades necesarias para asegurar la
calidad del trabajo de auditoría.
A fin de lograr el cumplimiento de esta Norma, la
Contraloría General de la República debe promover
y realizar programas de capacitación en técnicas
necesarias para garantizar la capacidad e idoneidad profesional
del personal que participa en el proceso de la auditoría
gubernamental.
La competencia profesional es la cualidad que caracteriza al
auditor por el nivel de idoneidad y habilidad profesional que
ostenta para efectuar su labor acorde con los requerimientos y
exigencias que demanda el trabajo de auditoría.
El personal también deberá poseer un amplio
conocimiento de la auditoría gubernamental y del medio
único o específico en el cual opera la
Institución auditada, en relación con la
naturaleza de la auditoría que se realice.
A fin de cumplir con esta norma, la Contraloría
General de la República establecerá un programa
de educación y capacitación continua a
través de la Escuela Nacional de Control y otras
organizaciones , con el objeto de garantizar que su personal
mantendrá su capacidad profesional. Los supervisores y
auditores responsables de planear, dirigir, o ejecutar
auditoría gubernamental deberán completar, cada
año, por los menos 80 horas de educación y
capacitación continua que fortalezcan su competencia
profesional. Si la institución auditada opera en un
medio específico o peculiar, los auditores
deberán recibir capacitación relacionada con ese
medio.
Independencia .
El auditor debe adoptar una actitud de independencia de
criterio respecto de la Institución examinada y se
mantendrá libre de cualquier situación que
pudiera señalarse como incompatible con su integridad y
objetividad.
La independencia de criterio es la cualidad que permite
apreciar que los juicios formulados por el auditor estén
fundados en elementos objetivos de los aspectos examinados.
El auditor deberá considerar no solamente si es
independiente y si sus actitudes y actividades le permiten
proceder de acuerdo a ello, sino también si existe
motivo que pudiera dar lugar a que otros cuestionaran su
independencia. Es esencial no solo que los auditores sean de
hecho independientes e imparciales, sino también que
así sean considerados por terceros.
Deberá abstenerse de participar en la
realización de una auditoría en caso de
incompatibilidad o conflictos de interés
manifiestos.
El auditor estará libre de impedimentos personales y
profesionales para garantizar una labor imparcial y objetiva en
la institución examinada. Se halla impedido de
participar en la ejecución de acciones de control en la
institución donde haya laborado anteriormente y que
comprendan áreas y/o aspectos en los cuales intervino o
participó directa o indirectamente.
El auditor gubernamental se encuentra impedido de recibir
beneficios en cualquier forma, para sí o para otro,
proveniente de personas naturales o jurídicas vinculadas
a la institución en la cual se efectúa la
acción de auditoria.
El auditor no podrá emitir opinión, intervenir
o participar en actos de decisión, gestión o
administración de la institución donde realice su
auditoria.
En la Contraloría General de la República se
establecerán los mecanismos adecuados que protejan
debidamente la independencia del auditor, que incluyan la
presentación de una manifestación personal de
independencia.
Cuidado y esmero
Profesional El auditor debe actuar con el debido
cuidado profesional a efectos de cumplir con las normas de
auditoría durante la ejecución de su trabajo y en
la elaboración del informe.
El debido cuidado y esmero profesional significa
emplear correctamente el criterio para determinar el alcance de
la auditoría y para seleccionar los métodos,
técnicas, pruebas y demás procedimientos de
auditoría que habrán de aplicarse en ella.
Implica también que basándose en su buen
juicio, aplique correctamente las pruebas y demás
procedimientos de auditoría y evalúe los
resultados para la preparación del informe
correspondiente.
El auditor adquiere la capacidad, madurez de juicio y
habilidad necesaria a base de la práctica constante,
bajo supervisión adecuada y entrenamiento
permanente.
Los niveles jerárquicos superiores velarán
para que el personal a su cargo mantenga un desempeño y
conducta funcional acorde con las Normas Internas de
Auditoría Gubernamental. En caso de apreciar un
incumplimiento o transgresión deberán informar a
los funcionarios competentes sobre dichos actos a fin que se
apliquen las correspondientes medidas correctivas.
Confidencialidad.
El auditor gubernamental debe mantener absoluta reserva
respecto a la información que conozca en el transcurso
de su trabajo.
La confidencialidad conlleva mantener estricta
reserva respecto al proceso y los resultados de la
auditoría, no revelando los hechos, datos y situaciones
que sean de conocimiento del auditor por el ejercicio de su
actividad profesional.
Sólo podrá acceder a la información
relacionada con el examen, el personal vinculado directamente
con la dirección y ejecución del trabajo de
auditoría.
En la Contraloría General de la República se
establecerán políticas orientadas a asegurar la
debida confidencialidad. Esta obligación
subsistirá aun después de cesar en sus funciones
los auditores y supervisores u otro personal que haya tenido
acceso a las informaciones.
El auditor gubernamental debe desarrollar sus actividades
profesionales de acuerdo al Código de Etica
Profesional.
Participación de Profesionales y/o
especialistas.
Integrarán el equipo de auditoría, en
calidad de apoyo, los profesionales y/o especialistas que
ejercen sus actividades en campos diferentes a la
auditoría gubernamental, cuando sus servicios se
consideren necesarios para el desarrollo del examen. De ser
pertinente, los resultados de sus labores se incluirán
en el informe y como anexos al mismo.
Los profesionales y/o especialistas, son personas
naturales o jurídicas, que poseen idoneidad,
conocimiento y experiencia en determinado campo técnico
distinto al ejercicio de la auditoría gubernamental,
cuyos servicios podrán ser utilizados de acuerdo a los
objetivos y alcance del examen.
Cuando se requiera el trabajo del indicado personal de apoyo
especializado, el auditor, previamente a su
incorporación, debe cerciorarse de su competencia y
habilidad en sus respectivas especialidades.
Ejercerán su labor bajo la dirección del
auditor encargado, estando obligados, bajo responsabilidad, a
sujetar su accionar a las Normas Internas de Auditoría
Gubernamental en lo que resulte aplicable.
Periódicamente presentarán avances de su trabajo,
debiendo al término del mismo preparar un informe
documentado que incluya las respectivas conclusiones,
observaciones y recomendaciones, en concordancia con los
objetivos del examen y la normativa vigente.
Control de calidad.
La Contraloría General de la República,
mantendrá un adecuado sistema interno de control de
calidad que permita ofrecer seguridad razonable de que la
auditoría se ejecuta en concordancia con los objetivos,
políticas, normas y procedimientos de auditoría
gubernamental.
El control de calidad es el conjunto de
políticas y procedimientos, así como los recursos
técnicos especializados para cerciorarse que las
auditorías se realizan de acuerdo con las normas
internas de auditoría gubernamental.
Un apropiado sistema interno de control de calidad debe
permitir obtener una razonable seguridad de que: (i) se cumplen
las normas internas de auditoría gubernamental, (ii) se
han establecido políticas y procedimientos de
auditoría adecuados, (iii) se cumplen con requisitos de
calidad profesional y, (iv) se lleva a cabo una
capacitación y supervisión documentada.
Un sistema interno de control de calidad comprende el
establecimiento de políticas y procedimientos respecto
a:
- Controles generales de calidad, relativos al desarrollo de
instrumentos técnicos normativos básicos para la
ejecución de la auditoría gubernamental;
selección, capacitación y entrenamiento de los
auditores; y cualidades personales.
- Controles durante el desarrollo de la auditoría,
relativos a la supervisión sobre el trabajo delegado en
personal idóneo; dirección sobre el equipo de
trabajo, con instrucciones adecuadas; e inspección
respecto al grado de aplicación de los procedimientos
diseñados para mantener la calidad de los trabajos de
auditoría.
- Controles después de culminada la auditoría,
relativos al establecimiento de políticas y
procedimientos para confirmar que los procedimientos de control
de calidad han funcionado en forma satisfactoria y asegurar la
calidad de los informes.
NORMAS RELATIVAS A LA PLANIFICACIÓN DE LA
AUDITORIA INTERNA GUBERNAMENTAL.
Este grupo de normas tiene por objeto establecer los
criterios técnicos generales que permitan una apropiada
planificación de la auditoría en instituciones
sujetas a la fiscalización de la Contraloría
General de la Republica, a fin de alcanzar los objetivos
propuestos.
Las normas que se presentan en los acápites
siguientes, se refieren a: Planificación general,
planificación específica, programas de
auditoría y archivo permanente.
Planificación general.
La Contraloría General de la República
planificará sus actividades de auditoría a
través de sus planes anuales, aplicando criterios de
materialidad, economía, objetividad y oportunidad, y
evaluarán periódicamente la ejecución de
sus planes.
El plan anual de auditoría gubernamental, es
el documento que contiene el conjunto de actividades de
auditoría y el universo de Instituciones y/o
áreas, según corresponda, a examinar durante el
período de un año y será elaborado en
concordancia con las políticas y disposiciones
establecidas por la Contraloría General de la
República.
El citado plan es de naturaleza reservada, para cuyo efecto
los niveles pertinentes adoptarán medidas de seguridad
siendo obligación del personal vinculado con las
acciones de auditoría, mantener una absoluta
confidencialidad de su contenido.
El Contralor General, en uso de las atribuciones conferidas
por la Ley Orgánica No.3894 que la norma, dicta los
lineamientos de política que rigen la
planificación de la auditoría interna
gubernamental en armonía con los planes anuales de
auditoría interna de las instituciones sujetas a ser
fiscalizadas.
En la Contraloría General de la República cada
unidad orgánica de línea planificará
anualmente sus acciones. En el caso de las instituciones
sujetas a fiscalización lo efectuará el encargado
de la unidad de auditoría interna, de acuerdo a las
prioridades establecidas para el logro de los objetivos y metas
institucionales o sectoriales según sea el caso.
Los planes anuales de auditoría Interna serán
flexibles a fin de permitir cambios que previa
autorización se considere necesario efectuar de acuerdo
a las circunstancias.
Los citados planes serán objeto de
consolidación en el denominado Plan Nacional Anual de
Auditoría Interna Gubernamental y serán
elaborados de conformidad con los objetivos y lineamientos de
política institucional del Plan Nacional que apruebe la
Contraloría General de la República.
La estructura del contenido de los planes, guardará
armonía con los objetivos y lineamientos de
política institucional del Plan Nacional que apruebe la
Contraloría General de la República.
La Contraloría General y las unidades de
Auditoría Interna conformantes del Sistema
evaluarán periódicamente la ejecución de
los Planes Anuales de Auditoría Interna, formulando el
correspondiente Informe.
Planificación específica.
El trabajo del auditor debe ser adecuadamente planificado
a fin de asegurar la realización de una auditoría
interna de alta calidad y debe estar basado tanto en el
conocimiento de la actividad que desarrolla la
institución a examinar como de las disposiciones legales
que la afectan.
La planificación de una auditoría
implica desarrollar una estrategia general para su
conducción a fin de asegurar que el auditor tenga un
cabal conocimiento y comprensión de las actividades,
sistemas de control e información y disposiciones
legales aplicables a la institución, que le permitan
evaluar el nivel de riesgo de auditoría así como
determinar y programar la naturaleza, oportunidad y alcance de
los procedimientos a aplicar.
La planificación de la auditoría debe incluir
la evaluación de los resultados de la gestión de
la institución a examinar, en relación a los
objetivos, metas y programas previstos.
La información que necesita el auditor para
planificar la auditoría interna varía de acuerdo
con los objetivos de la misma y con la institución
sujeta a examen. Se puede realizar un estudio preliminar de la
institución antes de preparar el plan para ejecutar el
trabajo de campo. El estudio preliminar constituye un
método de apoyo eficaz para seleccionar las áreas
específicas donde se va a practicar la auditoría
y para obtener información que habrá de
utilizarse en la planificación. Es un proceso que
permite conseguir rápidamente información sobre
la organización, programas, actividades y funciones de
la institución, aunque sin someterla a una
verificación detallada.
Al concluir la recolección y estudio de
información el auditor documentará su trabajo
mediante:
- Descripción de las actividades de la
institución, resumidas en los papeles de trabajo,
sustentadas con la documentación obtenida de la
institución, como flujogramas sobre los procedimientos
de las áreas más significativas, etc. - Emisión de un Memorándum de
Planificación cuya estructura básica
contendrá:
1. Objetivos del examen: son los resultados que se
espera alcanzar.
2. Alcance del examen: grado de extensión de
las labores de auditoría que incluye áreas,
aspectos y períodos a examinar.
3. Descripción de las actividades de la
institución.
- Normativa aplicable a la institución, especialmente
relacionadas con las áreas de materia de
evaluación.
5. Informes a emitir y fechas de entrega.
6. Identificación de áreas
críticas definiendo el tipo de pruebas a aplicar.
- Asuntos importantes. Situaciones importantes a tener en
cuenta durante la conducción del examen, incluyendo
denuncias.
- Personal, nombre y categoría de los auditores que
conforman el equipo de auditoría. Asimismo, las tareas
asignadas a cada uno, de acuerdo a su capacidad y
experiencia.
- Funcionarios de la institución a examinar.
- Presupuesto de tiempo, por categorías,
áreas. - Participación de otros profesionales y/o
especialistas, de acuerdo a las áreas materia de
evaluación.
La responsabilidad por la preparación del
Memorándum de Planificación corresponde al
auditor encargado y al supervisor; la revisión y
aprobación a los niveles gerenciales competentes.
En el caso de las instituciones sujetas a
fiscalización el encargado del departamento de
Auditoría Interna aprobará el Memorándum
de Planificación.
Programas de Auditoría.
Para cada auditoría gubernamental deben prepararse
programas específicos que incluyan objetivos, alcance de
la muestra, procedimientos detallados y oportunidad de su
aplicación; así como el personal encargado de su
desarrollo.
Los programas de auditoría comprenden una
relación ordenada de procedimientos a ser aplicados en
el proceso de la auditoría, que permitan obtener las
evidencias competentes y suficientes para alcanzar el logro de
los objetivos establecidos.
Se desarrollan a partir del conocimiento de la
institución y sus sistemas. El auditor se apoya en este
conocimiento para establecer la naturaleza, oportunidad y
alcance de los procedimientos a aplicar.
Su flexibilidad debe permitir modificaciones, mejoras y
ajustes que a juicio del auditor encargado y supervisor se
consideren pertinentes durante el curso de
auditoría.
Los programas de auditoría guían la
acción del auditor y sirven como elemento para el
control de la labor realizada. Deben también permitir la
evaluación del avance del examen y la correcta
aplicación de los procedimientos, de modo que la
consecución de los resultados esté de acuerdo con
los objetivos propuestos.
El programa de auditoría debe ser lo suficientemente
detallado de manera que sirva de guía y como medio para
controlar la adecuada ejecución del trabajo.
La responsabilidad de la elaboración de los
respectivos programas corresponde al auditor encargado y
supervisor.
Archivo
Permanente Para cada institución
sujeta a control se debe implantar, organizar y mantener
actualizado el archivo permanente.
El Archivo permanente está conformado por un
conjunto orgánico de documentos que contienen copias y/o
extracto de información de interés, de
utilización continua o necesaria para futuros
exámenes, básicamente relacionadas con:
- Ley Orgánica de la institución y normas
legales que regulan su funcionamiento - Organigrama aprobado
- Reglamento de organización y funciones aprobado
- Manual de organización y funciones aprobado
- Manual de procedimientos aprobado
- Flujogramas de las principales actividades de la
institución - Plan operativo institucional
- Presupuesto institucional, incluyendo modificaciones y
evaluaciones - Estados Financieros o informe de ejecución
presupuestaria - Informes de Auditoría
- Denuncias
- Plan Anual de Control, incluyendo reprogramaciones
- Informe de evaluación del plan anual resumen de las
decisiones más importantes - adoptadas
- Resoluciones y circulares emitidas por la
institución. - Convenios y Contratos.
Se actualizará periódicamente a fin de
permitir su fácil actualización, especialmente en
la fase de planificación de las auditorías.
La responsabilidad de organizar el Archivo Permanente
corresponde:
- A las áreas administrativas y jurídica de la
Contraloría General. - A los departamentos de Auditoría Interna de las
instituciones sujetas a fiscalización y control.
Alcance del Trabajo sobre Cumplimiento y Controles
Internos
El auditor debe informar el alcance de sus pruebas sobre
cumplimiento de las leyes, regulaciones y controles internos. Si
las pruebas no exceden aquellas que el auditor considera
necesarias para una auditoría de estados financieros o
informe de ejecución presupuestaria, será
suficiente que el auditor
declare que realizó pruebas sobre el cumplimiento de
ciertas leyes y regulaciones, que obtuvo entendimiento de los
controles internos y que evaluó los riegos de
control.
Las normas que se establecen a continuación,
están referidas a : estudio y evaluación del
control interno, evaluación del cumplimiento de
disposiciones legales y reglamentarias, supervisión del
trabajo de auditoría, evidencia suficiente, competente y
relevante, papeles de trabajo, comunicación de
observaciones y carta de representación.
Estudio y evaluación del control interno.
Se debe efectuar un apropiado estudio y evaluación
del control interno para identificar las áreas
críticas que requieren un examen profundo, determinar su
grado de confiabilidad a fin de establecer la naturaleza,
alcance, oportunidad y selectividad de la aplicación de
procedimientos de auditoría.
El sistema de control interno comprende el plan de
organización, los métodos, procedimientos y la
función de auditoría interna establecidos dentro
de una Institución pública, para salvaguardar su
patrimonio contra el malgasto, pérdida y uso indebido,
verificar la exactitud y veracidad de la información
financiera y administrativa, promover la eficiencia en las
operaciones y, comprobar el cumplimiento de los objetivos y
políticas institucionales, así como de la
normativa aplicable. Un apropiado sistema de control interno,
también permite detectar posibles deficiencias y
aquellos aspectos relacionados con la existencia de hechos
ilícitos, de ser el caso.
La administración de la Institución es
responsable de implantar y mantener un sistema eficaz de
control interno, cuya estructura comprende:
- Ambiente de control, que se refiere a la disposición
general, actitud vigilante y acciones adoptadas por parte de la
administración con respecto al control y su importancia
para la institución. - Sistemas de información y registro, consiste en los
métodos y registros establecidos para identificar,
reunir, analizar, clasificar, registrar e informar las
transacciones de la institución. - Procedimientos de control, consisten en las
políticas y procedimientos adicionales establecidos por
la administración para lograr una razonable seguridad de
que los objetivos específicos de la institución
serán alcanzados.
El estudio y evaluación del sistema de control
interno tiene por objeto conocer con mayor precisión
aquellos aspectos de importancia de la organización y
funcionamiento de la institución, así como,
efectuar los ajustes de los programas y la aplicación
detallada de procedimientos de auditoría, especialmente
en las áreas críticas, que servirán como
base para el establecimiento de los objetivos y alcance de la
auditoría, la formulación de recomendaciones a
considerarse en el informe y la determinación del grado
de confianza de los controles implantados por la
institución.
El estudio y evaluación del sistema de control
interno debe ser llevado a cabo de acuerdo al tipo de
auditoría que se ejecute, sea financiera, de
gestión o se trate de auditorias especiales.
Los auditores podrán evaluar, hasta donde sea
necesario para cumplir los objetivos de auditoría,
aquellas políticas, procedimientos, prácticas y
controles que sean aplicables a los programas, funciones y
actividades que sean materia de la auditoría.
La recopilación de información del sistema de
control interno debe documentarse adecuadamente, teniendo en
cuenta la forma en que se presente la información y, el
criterio del auditor.
La evaluación del sistema de control interno
comprende dos etapas:
- Obtención de información acerca de su
funcionamiento. - Comprobación de que los controles identificados
funcionan efectivamente y logran sus objetivos.
En caso de encontrarse computarizados los sistemas de
información y registro, el auditor debe establecer si
los controles internos están funcionando apropiadamente,
a fin de brindarle confianza respecto a la integridad de los
datos procesados mediante medios informáticos.
Evaluación del cumplimiento de disposiciones
legales y reglamentarias.
En la ejecución de la auditoría
gubernamental debe evaluarse el cumplimiento de las leyes y
reglamentos aplicables cuando sea necesario para los objetivos
de la auditoría.
En el desarrollo de la auditoría
gubernamental, la evaluación del cumplimiento de las
leyes y reglamentos es también importante debido a que
los organismos, programas, servicios, actividades y funciones
gubernamentales se crean generalmente por ley y están
sujetos a disposiciones legales y reglamentarias más
específicas que las que rigen en el sector privado.
Dicha normativa establece, entre otros aspectos, que debe
hacerse, quien debe hacerlo, las metas y objetivos por
alcanzar, la población que se va a beneficiar, cuanto y
en qué deberá gastarse.
Las fuentes de información sobre las disposiciones
legales son diversas. Una adecuada fuente primaria constituye
la institución auditada, dado que conoce la
legislación aplicable. Cuando la citada
institución reciba financiamiento de otro nivel
gubernamental y se conozca su fuente, los auditores
podrán recurrir a la organización que suministre
los fondos para obtener y/o verificar información
relacionada con las normas pertinentes.
Cuando sea necesario evaluar el cumplimiento de las leyes y
reglamentos aplicables, el auditor debe planificar la
auditoría en tal forma que tenga una razonable seguridad
de que se descubrirán posibles abusos o actos
ilícitos que puedan influir significativamente en los
resultados de la auditoría.
El auditor no necesariamente está capacitado para
investigar actos ilícitos de ciertos tipos que por su
especialización o complejidad competen a las autoridades
responsables de investigar esa clase de hechos o de aplicar las
leyes correspondientes. No obstante, está obligado a
conocer las características y tipos de los riesgos
potenciales del área auditada y de los actos
ilícitos que puedan ocurrir en ella, para que
esté en posibilidad de identificar los indicios de que
esos actos puedan haber ocurrido.
La ejecución de una auditoría de conformidad
con las Normas Internas de Auditoría Gubernamental no
será garantía que habrán de descubrirse
todos los abusos o actos ilícitos. El descubrimiento
posterior de tales actos ocurridos durante el período
que haya sido objeto de la auditoría, tampoco
significará, necesariamente, que el desempeño del
auditor fue inadecuado, a condición de que la
auditoría se haya efectuado de acuerdo con las Normas
Internas de Auditoría Gubernamental establecidas.
Supervisión del trabajo de
auditoria.
El personal debe ser adecuadamente supervisado.
La supervisión implica dirigir los esfuerzos
de los auditores involucrados en la auditoria para determinar
si se están alcanzando los objetivos de auditoria. Entre
los elementos de supervisión se incluyen: instruir a los
miembros del personal, mantenerse informado de problemas
significativos encontrados, revisar el trabajo realizado y
proporcionar capacitación en el campo de trabajo.
Los supervisores deben tener la seguridad de que el personal
entiende claramente el trabajo que se realizara, porque se va a
efectuar y que se espera lograr. Con el personal experimentado,
los supervisores pueden delinear el alcance del trabajo y dejar
los detalles a los asistentes. Con un personal menos
calificado, los supervisores pueden indicar no solo las
técnicas para el análisis de la
información sino también la manera de
recopilarla.
En la auditoría gubernamental, la supervisión
será ejercida por el auditor encargado, el supervisor y
los niveles inmediatos superiores vinculados directamente con
el proceso del examen.
La supervisión se aplicará al planificar y
ejecutar el trabajo de campo, así como elaborar el
correspondiente informe de auditoría.
La cantidad de trabajos de auditoría a supervisar
dependerá de los objetivos y alcance de la
auditoría complejidad del trabajo, y condiciones
externas, como la distancia de las instituciones a
examinar.
Evidencia suficiente, competente y
relevante.
El auditor debe obtener evidencia suficiente, competente
y relevante mediante la aplicación de pruebas de control
y procedimientos sustantivos que le permitan fundamentar
razonablemente los juicios y conclusiones que formule respecto
al organismo, programa, actividad o función que sea
objeto de la auditoría.
La evidencia deberá someterse a prueba para
asegurarse que cumpla los requisitos básicos de
suficiencia, competencia y relevancia. Los papeles de trabajo
deberán mostrar los detalles de la evidencia y revelar
la forma en que se obtuvo.
Características de la evidencia.
a.Suficiencia
Es suficiente la evidencia objetiva y convincente que basta
para sustentar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones
del auditor. La evidencia será suficiente cuando por los
resultados de la aplicación de una o varias pruebas, el
auditor puede adquirir certeza razonable que los hechos
revelados se encuentran satisfactoriamente comprobados. Cuando
sea conveniente, se podrá emplear métodos
estadísticos con ese propósito.
- Competencia
Para que sea competente, la evidencia debe ser válida
y confiable. A fin de evaluar la competencia de la evidencia,
el auditor deberá considerar cuidadosamente si existen
razones para dudar de su validez o de su integridad. De ser
así, deberá obtener evidencia adicional o revelar
esa situación en su informe.
Los siguientes supuestos constituyen criterios
útiles, no exclusivos, para juzgar si la evidencia es
competente.
- La evidencia que se obtiene de fuentes independientes es
más confiable que la obtenida del propio organismo
auditado. - La evidencia que se obtiene cuando se ha establecido un
sistema de control interno apropiado es más confiable
que aquella que se obtiene cuando el sistema de control interno
es deficiente, no es satisfactorio o no se ha establecido.
- La evidencia que se obtiene físicamente mediante un
examen, observación y cálculo o inspección
es más confiable que la que se obtiene en forma
indirecta. - Los documentos originales son más confiables que sus
copias. - La evidencia testimonial (Declaración Jurada) que se
obtiene en circunstancias que permite a los informantes
expresarse libremente merece más crédito que
aquella que se obtiene en circunstancias comprometedoras ( por
ejemplo, cuando los informantes pueden sentirse intimidados
).
- Relevancia
Se refiere a la relación que existe entre la
evidencia y su uso. La información que utilice para
demostrar o refutar un hecho será relevante si guarda
una relación lógica y patente con ese hecho. Si
no lo hace, será irrelevante y, por consiguiente, no
deberá incluirse como evidencia.
Cuando lo estimen conveniente, el auditor debe obtener de
los funcionarios de la institución auditada,
declaraciones por escrito respecto a la relevancia y
competencia de la evidencia que haya obtenido.
Clasificación de la evidencia.
a. Evidencia Física
Se obtiene mediante inspección u observación
directa de actividades, bienes o sucesos. La evidencia de esta
naturaleza puede presentarse en forma de memorándum
(donde se resumen los resultados de la inspección o de
la observación), fotografías, gráficos,
mapas o muestras materiales.
- Evidencia documental
Consiste en información elaborada, como la contenida
en cartas, contratos, registros de contabilidad, facturas y
documentos de la administración relacionados con su
desempeño.
- Evidencia testimonial (Declaración Jurada)
Se obtiene de otras personas en forma de declaraciones
hechas en el curso de investigaciones o entrevistas. Las
declaraciones que sean importantes para la auditoría
deberán corroborarse, siempre que sea posible, mediante
evidencia adicional. También será necesario
evaluar evidencia testimonial para cerciorarse que los
informantes no haya estado influenciados por prejuicios o
tuvieran solo un conocimiento parcial del área
auditada.
- Evidencia Analítica
Comprende cálculos, comparaciones, razonamiento y
separación de la información en sus
componentes.
Confiabilidad de la evidencia proveniente de sistemas
computarizados
Cuando la información procesada por medios
electrónicos constituya una parte importante o integral
de la auditoría y su confiabilidad sea esencial para
cumplir los objetivos del examen, el auditor deberá
cerciorarse de la relevancia y de la confiabilidad de esa
información.
Para determinar la confiabilidad de la información,
el auditor:
- Podrá efectuar una revisión de los controles
generales de los sistemas computarizados y de los relacionados
específicamente con sus aplicaciones, que incluya todas
las pruebas que sean permitidas; o - Si no revisa los controles generales y los relacionados con
las aplicaciones o comprueba que esos controles no son
confiables, podrá practicar pruebas adicionales o
emplear otros procedimientos.
Cuando el auditor utilice datos procesados por medios
electrónicos o los incluya en su informe a manera de
antecedentes o con fines informativos, por no ser
significativos para los resultados de la auditoría,
bastará generalmente que en el informe se cite la fuente
de esos datos para cumplir las normas relacionadas con la
exactitud e integridad de su informe.
Papeles de trabajo
El auditor gubernamental debe organizar un registro
completo y detallado de la labor efectuada y las conclusiones
alcanzadas, en forma de papeles de trabajo.
Los papeles de trabajo constituyen el vínculo entre
el trabajo de planeamiento y ejecución, y el informe de
auditoría. Por tanto deberán contener la
evidencia necesaria para fundamentar los hallazgos, opiniones y
conclusiones que se presenten en el informe. Podrán
incluir cintas, fotos, películas, discos u otra
pruebas.
No hay nada que sustituya a una comprensión adecuada
de los objetivos de la auditoría , las razones por las
cuales se emprenderá determinada tarea y la forma en que
esa tarea contribuirá al cumplimiento de los objetivos.
Esa comprensión se logra cuando el auditor dispone de
papeles de trabajo debidamente planificados y organizados y
reciben instrucciones idóneas de sus supervisores.
La práctica de indicar claramente en los papeles de
trabajo los fines que se persigan será muy útil
para asegurarse que la información obtenida
estará relacionada directamente con los objetivos de la
auditoría y del informe correspondiente.
Propósito
a. Contribuir a la planificación y
realización de la
auditoría.
- Proporcionar el principal sustento del informe del
auditor. - Permitir una adecuada ejecución,
revisión y supervisión del trabajo de
auditoría. - Constituir la evidencia del trabajo realizado y el soporte
de las conclusiones, comentarios y recomendaciones incluidas en
el informe. - Permitir las revisiones de calidad de la
auditoría.
Requisitos
a. Ser completos y exactos, con objeto de que
permitan sustentar debidamente los hallazgos, opiniones y
conclusiones y demostrar la naturaleza y el alcance del trabajo
realizado. La concisión es importante, pero no
deberá sacrificarse la claridad y la integridad con el
único fin de ahorrar tiempo o papel.
b. Deben ser lo suficientemente claros,
comprensibles y detallados para que un auditor experimentado,
que no haya mantenido una relación directa con la
auditoría, esté en capacidad de fundamentar las
conclusiones y recomendaciones, mediante su revisión. No
deben requerir de explicaciones orales.
c. Ser legibles y ordenados, pues de lo
contrario podrían perder su valor como evidencia.
d. Deben contener información
relevante, esto es, limitarse a los asuntos que sean
pertinentes e importantes para cumplir los objetivos del
trabajo encomendado.
Contenido
La forma y contenido de los papeles de trabajo se ven
afectados por factores tales como:
- La naturaleza de la auditoría.
- El tipo de informe a emitir.
- La naturaleza y complejidad de la actividad de la
Institución.
Como regla general, los papeles de trabajo deben
contener:
- El Memorándum de Planificación y los
Programas de Auditoría, que deben estar debidamente
referenciados a los papeles de trabajo. - Objetivos, alcance y metodología, incluyendo los
criterios usados para la selección de las muestras.
- Indicación de la manera cómo se ha obtenido
la información, con referencia a los documentos base y
las personas que la facilitaron (fuentes). - Documentación del trabajo que sustente las
conclusiones y juicios significativos. - Indices, referencias, cédulas y resúmenes
adecuados. - Conclusiones sobre cada uno de los componentes en que se
divida el examen. - Fecha y firma de la persona que lo preparó.
- Evidencia de las revisiones efectuadas al supervisar el
trabajo realizado.
Propiedad y custodia de los papeles de
trabajo.
Los papeles de trabajo son propiedad de la
Contraloría General de la Republica
El auditor protegerá la integridad de los papeles de
trabajo, debiendo asegurar en todo momento y bajo cualquier
circunstancia, el carácter secreto de la
información contenida en los mismos.
Comunicación de
observaciones Durante el proceso de la
auditoría, el auditor encargado debe comunicar
oportunamente las observaciones a los funcionarios y servidores
de la institución examinada comprendidos en los hechos
observados, a fin de que en un plazo perentorio establecido,
presenten sus descargos sustentados documentariamente, para su
oportuna evaluación y consideración en el informe
correspondiente.
Las observaciones se refieren a los hallazgos determinados
como resultado de la aplicación de los procedimientos de
auditoría en armonía con los objetivos
establecidos, y constituyen las deficiencias o irregularidades
evidenciadas técnicamente en la institución
auditada.
Las observaciones fundamentan las conclusiones y
recomendaciones del informe, y deben cumplir los siguientes
requisitos:
- Estar basadas en hechos y respaldadas con evidencias.
- Ser objetivas.
- Estar fundamentadas en una labor suficiente que sirva de
soporte para las conclusiones y recomendaciones.
El auditor gubernamental debe desarrollar sus hallazgos y
hacer constar en los papeles de trabajo, debidamente
referenciados y documentados.
Para revelar completa y claramente los hallazgos,
éstos contarán necesariamente con los atributos
de: Condición, Criterio, Causa y Efecto.
La comunicación de observaciones es el proceso
mediante el cual el auditor, una vez evidenciados los
hallazgos, cumple en forma inmediata con darlos a conocer al
superior inmediato a los fines de preparar un informe
preliminar, si el caso lo amerita. El auditor encargado debe
comunicar las observaciones a fin de otorgar el ejercicio del
derecho de defensa de las personas comprendidas en las mismas,
en observancia a las disposiciones legales vigentes.
La comunicación se efectúa por escrito en
forma reservada y directa, debiendo acreditarse su
recepción.
La referida acción permite al auditor contar con los
elementos de juicio que sustenten de manera suficiente y
competente los comentarios, conclusiones y recomendaciones del
informe de auditoría.
La alusión a los funcionarios y servidores
públicos a que se refiere la norma, se extiende
también a las personas que ya no se encuentren laborando
en la Institución examinada.
El auditor encargado y el supervisor son responsables de
elaborar la comunicación de las observaciones.
La observación a ser comunicada estará
referida a hechos que revistan materialidad de acuerdo a lo
previsto en el Memorándum de Planificación.
La no presentación de los descargos por parte del
servidor o funcionario público dentro del plazo previsto
debe revelarse en el informe, así como los hechos
materia de la observación.
El auditor encargado y el supervisor son responsables de la
oportuna evaluación de los descargos recepcionados, los
cuales serán archivados en los papeles de trabajo y
referenciados adecuadamente.
Se consignará un párrafo sobre el cumplimiento
de la comunicación de observaciones en la
introducción del informe.
Carta de representación
El auditor debe obtener una carta de
representación del titular y/o del nivel gerencial
competente de la institución auditada.
La carta de representación es el documento por
el cual el titular y/o nivel gerencial competente de la
institución auditada reconoce haber puesto a
disposición del auditor la información requerida,
así como cualquier hecho significativo ocurrido durante
el período bajo auditoria y hasta la fecha de
terminación del trabajo de campo.
Si el titular y/o niveles gerenciales se rehusaran a
proporcionar al auditor el citado requerimiento, dicha
situación se revelará en el informe de
auditoría.
Este grupo de normas establecen los criterios
técnicos para el contenido, elaboración y
presentación del informe de auditoría
Gubernamental relacionado con la auditoría de
gestión y examenes especiales. Las Normas de
Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGA) y las Normas
Internacionales de Auditoría (NIA), que rigen a la
profesión contable en el país, son aplicables a
todos los aspectos de contenido, elaboración y
presentación del informe de auditoría
gubernamental.
Las normas agrupadas en el presente acápite
también pueden ser aplicables a algunas
auditorías financieras.
Las normas que se mencionan a continuación regulan la
formulación del informe, estableciendo la forma escrita,
la oportunidad, presentación y contenido del
informe.
Informe escrito
Los auditores deben preparar informes de auditoría
por escrito para comunicar los resultados de cada
examen.
No es propósito de esta norma limitar o evitar la
discusión de los hallazgos, juicios, conclusiones y
recomendaciones con personas responsables de la
institución o del área auditada.
Por el contrario se recomienda ampliamente las discusiones
de esa naturaleza. Sin embargo, deberá presentarse un
informe por escrito independientemente de que se hayan llevado
a cabo esas discusiones.
Los informes por escrito son necesarios para:
- Comunicar los resultados de las auditorías a
funcionarios de los niveles apropiados del gobierno. - Reducir el riesgo de que los resultados sean
erróneamente interpretados. - Poner a disposición de las autoridades pertinentes
los resultados de la auditoría.
- Facilitar el seguimiento de los hallazgos y recomendaciones
para verificar que se hayan adoptado las medidas correctivas
apropiadas.
Oportunidad del informe
Los informes de auditoría deben emitirse lo
más pronto posible a fin que su información pueda
ser utilizada oportunamente por el titular de la
institución examinada y/o funcionarios de los niveles
apropiados del gobierno.
A fin que sea de la mayor utilidad posible, el
informe debe ser oportuno para lo cual es importante el
cumplimiento de las fechas programadas para las distintas fases
de la auditoría. Un informe preparado cuidadosamente
puede ser de escaso valor para quienes se encarguen de tomar
las decisiones si se recibe demasiado tarde. El auditor debe
prever la emisión oportuna del informe y tener presente
ese propósito al ejecutar la auditoría.
Durante la auditoria, los auditores deberán
considerar la conveniencia de presentar informes a los
funcionarios que correspondan respecto a asuntos que sean
significativos. Los informes de esa índole, que
podrán ser orales o por escritos, no sustituirán
al informe final, pero servirán para que los
funcionarios se enteren de asuntos que requieran de su
atención inmediata y emprendan las acciones correctivas
que procedan antes de que se haya terminado el informe
final.
Presentación del informe
El informe debe ser preparado en lenguaje sencillo y
fácilmente entendible, tratando los asuntos en forma
concreta y concisa, los que deben coincidir de manera exacta y
objetiva con los hechos observados.
El auditor no debe suponer que el usuario del informe
posee conocimientos detallados sobre los temas incluidos en el
mismo.
Para que un informe sea conciso no debe ser más
extenso de lo necesario para transmitir su mensaje, por tanto
requiere:
- Un adecuado uso de las palabras, según su
significado, excluyendo las innecesarias. - La inclusión de detalles específicos cuando
fuere necesario a juicio del auditor.
En el informe no deben omitirse asuntos importantes, ni
utilizarse palabras ni conceptos superfluos que lleven a
interpretaciones erradas. Es importante que el auditor tenga en
cuenta que un exceso de detalles puede confundir al usuario e
incluso ocultar el objetivo principal del informe.
La exactitud requiere que la evidencia presentada sea
verdadera y que los hallazgos sean correctamente expuestos. Se
basa en la necesidad de asegurarse que la información
que se presente sea confiable a fin de evitar errores que
podrían restar credibilidad y generar el cuestionamiento
y validez sustancial del informe.
Los hechos deben ser presentados de manera objetiva y
ponderada, es decir, con la suficiente información que
permita al usuario una adecuada interpretación de los
asuntos mencionados.
Contenido del informe
Al finalizar el trabajo, el auditor debe elaborar un
informe en el cual expondrá apropiadamente los
resultados del examen, señalando que se realizó
de acuerdo a las Normas Internas de Auditoría
Gubernamental.
Esta norma tiene por finalidad regular el contenido
de los informes de auditoría financiera, de
gestión y de otros tipos que se deriven de las mismas,
tales como auditorías especiales, asegurando la
uniformidad en su denominación y estructura, así
como una exposición clara y precisa de los resultados
del examen.
El informe deberá presentar la siguiente
estructura:
- Introducción
Comprenderá la información general
concerniente a la auditoría y a la institución
examinada.
- Información relativa al examen
- Motivo del examen
Estará referido a las causas que originan la
acción de control, así como la referencia al
documento de acreditación. Deberán exponerse las
razones por las cuales se llevó a cabo la
auditoría.
- Naturaleza y Objetivos
En este renglón se precisará la naturaleza o
tipo de examen a efectuar, ya sea que se trate de una
auditoría de gestión, financiera o auditoria
especial.
Los objetivos están referidos a lo que espera
lograrse como resultado del examen. Al exponerlos se
darán a conocer los límites de la
auditoría a fin de evitar interpretaciones
erróneas en los casos en que los objetivos hayan sido
particularmente limitados o puntuales sobre determinados
aspectos de la gestión.
- Alcance
Se dejará constancia que el trabajo se realizó
de acuerdo con las Normas de Auditoría Generalmente
Aceptadas y las Normas Internas de Auditoría
Gubernamental.
Deberá indicarse claramente la cobertura y
profundidad del trabajo que se haya realizado para cumplir los
objetivos de la auditoría, precisándose el
período auditado, el ámbito geográfico
donde se haya practicado la auditoría y las áreas
materia de examen.
De ser el caso, el auditor revelará las limitaciones
al alcance que se presenten en el proceso del trabajo. Si se
emplean datos que no hayan sido verificados, ese hecho
deberá manifestarse. También deberán
revelarse las modificaciones efectuadas al enfoque de la
auditoría, como consecuencia de las limitaciones de la
información o del alcance de la auditoría.
- Comunicación de observaciones
Se dará a conocer el cumplimiento de la
comunicación de observaciones efectuada a los
funcionarios de la institución comprendidos en las
mismas.
- Información relativa a la institución
examinada
- Antecedentes y Base Legal
Se deberá hacer una breve referencia en torno a la
creación de la institución, su estructura
organizativa, las principales actividades que desarrolla y al
área examinada.
En la base legal se precisará la referencia a las
disposiciones legales que la regulan.
- Relación de las personas comprendidas en las
observaciones
Está referido al personal de la institución
auditada comprendido en las observaciones, el cual se
consignará en un anexo del informe, con
indicación de nombres y apellidos, cargo, período
de gestión, condición laboral y dirección
domiciliaria.
- Posición financiera, económica y
presupuestaria
Teniendo en cuenta el tipo de examen que se realice, a
criterio del auditor, se incluirán el balance general,
estado de resultados, informe de ejecución
presupuestaria u otros, según corresponda.
- Conclusiones
En este renglón el auditor deberá expresar sus
conclusiones, que son juicios de carácter profesional
basados en las observaciones resultantes del examen efectuado.
Las conclusiones estarán referidas a la
evaluación de los resultados de gestión de la
institución examinada, en cuanto al logro de los
objetivos, metas y programas, así como a la
utilización de los recursos públicos, en
términos de economía, eficiencia y eficacia.
Asimismo, en las conclusiones se deberá indicar la
determinación de la violación que incurran los
funcionarios o servidores públicos.
Al final de cada conclusión se hará referencia
al número correspondiente a la observación en la
cual se expone el hecho con todos los detalles.
- Observaciones
En esta parte del informe, debe revelar:
- Toda aquella información que a juicio del auditor,
permita conocer hechos y circunstancias que incidan
significativamente en la gestión de la
institución auditada, tales como el reconocimiento de
las dificultades o circunstancias en las que se desenvolvieron
los responsables de dicha gestión, en los supuestos en
que esto suceda, sin perjuicio de la observancia de los
requisitos de objetividad e imparcialidad que deben guiar al
auditor en la elaboración de su informe. - Las observaciones derivadas del examen.
Los aspectos principales que deben tenerse en cuenta al
redactar las observaciones serán:
1.- Las observaciones estarán referidas a asuntos
significativos e incluirán información
suficiente, competente y relevante relacionada con los
resultados de la evaluación efectuada a la
gestión de la institución examinada, así
como el uso de los recursos públicos, en términos
de economía, eficiencia y eficacia.
2.- Igualmente deberá incluir la
información
necesaria respecto a los antecedentes a fin de facilitar la
comprensión de las observaciones.
3.- El término observación está
referido a cualquier situación deficiente y relevante
que se determine de la aplicación de los procedimientos
de auditoría y estará estructurada de acuerdo con
los atributos (condición, criterio, causa y efecto) que
se considere de interés para la institución
auditada.
Cada observación deberá redactarse en forma
narrativa, teniendo en cuenta para su presentación los
aspectos siguientes:
a. Encabezado
Se refiere al título que utiliza el hecho
observado.
- Condición
Este término se refiere a la descripción de la
situación irregular o deficiencia hallada.
- Criterio
Son las normas transgredidas de carácter legal,
operativo o de control que regulan el accionar de la
institución examinada. El desarrollo del criterio en la
presentación de la observación debe citar
específicamente la normativa pertinente y el texto
aplicable de la misma.
- Causa
Es la razón fundamental por la cual ocurrió la
condición, o el motivo por el que no se cumplió
el criterio o norma. Su identificación requiere de la
habilidad y juicio profesional del auditor y es necesaria para
el desarrollo de una recomendación constructiva que
prevenga la recurrencia de la condición.
- Efecto
Es la consecuencia real o potencial, cuantitativa o
cualitativa, que ocasiona el hallazgo, indispensable para
establecer su importancia y recomendar a la
administración que tome las acciones requeridas para
corregir la condición. Siempre y cuando sea posible, el
auditor debe revelar en su informe la cuantificación del
efecto.
- Al término del desarrollo de cada
observación, se indicarán los descargos que
presenten las personas comprendidas en la misma, así
como la opinión del auditor después de evaluar
los hechos observados y los descargos recibidos. - Si durante el examen el auditor aprecia los
logros notables en la institución auditada y que tengan
relación con el alcance y objetivos de la
auditoría, a su juicio podrá decidir su
inclusión en los comentarios del informe.
Tratándose de la existencia de posibles delitos el
auditor debe deslindar y determinar el tipo de responsabilidad
que corresponda a los presuntos implicados, contando para ello
con una adecuada coordinación con la asesoría
legal.
- Recomendaciones
Las recomendaciones constituyen las medidas sugeridas a la
Administración de la institución auditada,
orientadas a promover la superación de las observaciones o
hallazgos emergentes de la evaluación de la
gestión. Serán dirigidas a los funcionarios
públicos que tengan competencia para disponer su
aplicación.
El informe debe contener recomendaciones constructivas que,
fundamentadas en los hallazgos y conclusiones correspondientes,
propicien la adopción de correctivos que posibiliten
mejorar significativamente la gestión y/o el
desempeño de los funcionarios y servidores
públicos, con énfasis en el logro de los objetivos,
metas y programas de la institución auditada dentro de
parámetros de economía, eficiencia y eficacia.
Las recomendaciones deben estar encaminadas a superar las
causas de los problemas observados, se referirán a
acciones específicas y estarán dirigidas a quienes
corresponde emprender esas acciones.
Además, es necesario que las medidas que se recomienden
sean factibles de implantar y que su costo corresponda a los
beneficios esperados.
Las recomendaciones deberán contener la
descripción de cursos de acción para optimizar el
cumplimiento de metas y objetivos institucionales, sectoriales y
nacionales.
Al formular las recomendaciones se enfatizará en
precisar las medidas necesarias para la acción correctiva,
aplicando criterios de oportunidad, de acuerdo a la naturaleza de
las observaciones.
Se incluirán recomendaciones para que se cumplan las
leyes y reglamentos aplicables y se mejoren los controles
internos cuando sean significativos los casos de incumplimiento y
las deficiencias de control observadas.
También se deberán incluir en este rubro las
recomendaciones significativas determinadas en auditorías
anteriores que no se hayan corregido y estén relacionadas
con los objetivos del examen.
Anexos
A fin de lograr el máximo de concisión y
claridad en el informe, se utilizarán los anexos
indispensables que complementen o amplíen la
información de importancia contenida en el mismo.
Pueden estar referidos, entre otros aspectos, a los
fundamentos de los descargos presentados por las personas
comprendidas en los hechos observados, a los informes
técnicos y legales, según la naturaleza de los
hallazgos, y a los estados financieros consolidados, en caso de
no haber sido auditados.
Firma
El informe deberá ser firmado por el auditor encargado,
el supervisor y el nivel gerencial correspondiente a la
Contraloría General de la República.
Informe especial
Cuando en la ejecución del trabajo de
auditoría,
se evidencien faltas graves y/o indicios razonables de
comisión de delito, en perjuicio de los intereses del
Estado, el auditor, sin perjuicio de la continuidad del
respectivo examen, debe emitir con la celeridad del caso, un
informe especial con el respectivo sustento técnico y
legal, para que se efectúen las acciones pertinentes en
forma inmediata de las instancias correspondientes.
La aplicación de esta norma permitirá al auditor
que con base en su juicio profesional y en observancia de las
normas legales aplicables, ejerza su labor en los casos de
evidenciarse faltas graves durante el desarrollo de su trabajo en
la institución auditada. En el caso de faltas graves se
comunicará al titular de la institución para su
deslindamiento respectivo y correcciones pertinentes.
La emisión del informe especial, no exime al auditor de
su obligación de recomendar medidas inmediatas, de
protección al patrimonio del Estado.
En la preparación del informe especial se tendrá
en cuenta básicamente la estructura que tiene el informe
de auditoría gubernamental.
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1997
Contraloría General de la
República
NORMAS INTERNAS DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL Ó
Impresión:
Editora Alfa & Omega
José Contreras No.69
Tel.:532-5577/78
Santo Domingo, República Dominicana
Autor:
Ramón E. Ynfante
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