Consideraciones sobre la gestión de la información en función de la toma de decisiones en el sector cultural (página 3)

Enviado por Carlos Cristóbal Martínez

Partes: 1, 2, 3

Fase 1: Planificación que comprende dos etapas
la de planificación propiamente dicha y la de
análisis y clasificación de los requerimientos
donde la existencia de un directivo con liderazgo y mando es muy
importante para lograr el propósito deseado y se preciso
en la determinación de lo que es realmente necesario sin
que en ello interfiera el factor humano en el desarrollo de la
tarea.

Fase 2: Definición y Realización de un
SIE que comprende tres etapas: Modelación de la base
de datos, Confección de prototipo de aplicaciones y
Capacitación del personal. Aquí hay variedad de
tareas realmente complejas y dado su carácter
cíclico implica una relación de análisis-
diseño– reanálisis- rediseño con la adecuada
retroalimentación y la valoración de criterios de
medidas por los directivos. (Supone la realización de 2 a
3 iteraciones del diseño y prueba para asegurarse de la
factibilidad de su uso según los expertos).

Fase 3: Implantación del SIE que comprende la
determinación del plan de implantación y la
definición de la administración y mantenimiento del
SIE. Esto posibilita implantar de forma paralela el nuevo SIE sin
que se afecte la forma tradicional de recopilar datos, lo cual
resulta de mucha importancia en el funcionamiento cotidiano de la
organización (ver Anexo 1).

Por su parte García, M (2006) hace una propuesta de
Sistemas de Gestión de la Información (SGI) para el
Sector empresarial que se fundamenta en la existencia de cinco
etapas para la concepción de un SGI que son:

Diagnóstico,
Sistema de Gestión Documental,
Gestión de la Unidad de
Información,
Sistema de Vigilancia,
Arquitectura de Contenidos

Acotando como principios fundamentales la utilización
del SGI ante la necesidad de un cambio estratégico en la
organización o la introducción de nuevas
tecnologías, unido a la voluntad de la alta gerencia de
potenciar el cambio y el factor económico que lo asegura;
la autora refiere la importancia para el procedimiento de la
implicación en la concepción del SGI de la alta
dirección de la empresa. También se refiere a la
relevancia de su sensibilización por la necesidad de su
diseño e implantación, lo cual llevaría
implícito la capacitación del capital humano y la
selección de expertos que participen desde la primera
etapa del proceso (ver Anexo 2).

Luego de una profunda revisión bibliográfica no
fue posible constatar otros procedimientos de gestión de
la información que por su diseño resultaran de
interés. Los referidos, a pesar de estar propuestos en
diferentes sectores, tienen elementos en común que
refrendan la teoría descrita en los epígrafes
precedentes. Además, tener en consideración que la
institución objeto de esta investigación en su
proyección social se basa fundamentalmente en el elemento
sociocultural, sus servicios son de carácter cultural
esencialmente y tributan al enriquecimiento de la vida espiritual
de los hombres lo cual, nos pone ante la necesidad de
diseñar un procedimiento a partir de esta realidad tomando
como precedente teórico la reflexiones que aportan
Martínez C, y Alfonso, K cuando refieren que no existe
método alguno infalible para determinar si es necesario o
no para una organización definir un SIE, debido a sus
características y necesidades, y toman como punto de
partida que los directivos de una organización tienen
necesidades informativas, clasificables por áreas clave,
probada en experiencias de confrontación de los mismos que
les permita apreciar el "valor añadido" que
proporcionará la implementación de un SIE que
justifique dicho proyecto.

Como referentes teóricos se consultaron diferentes
procedimientos de SGI de naturaleza geográfica,
meteorológica e hidráulica, en los cuales no se
profundiza ya que no aportan a la investigación. Se toman
solamente los procedimientos antes explicados, que son los que, a
criterio de la autora, aportan a la presente propuesta, ya que
poseen elementos comunes que son imprescindibles en cualquier
diseño que se vaya a realizar en una organización.
Estos aspectos son la etapa de planificación, el proceso
de análisis de los datos y la arquitectura de los
contenidos, distinguiéndose las subetapas en
relación con la estructura y la naturaleza de la
organización que se trate. Para ambos autores es
importante la necesidad que tenga el directivo del SGI y la
implicación de este en su implantación.

La realización de diagnósticos en cada etapa tal
como propone García, M. pudiera ser acorde a la cultura
organizacional que impere en la organización, pero a
criterio de la autora no sería necesario si el
diagnóstico inicial abarcara los elementos que se
necesitan conocer para implantar el procedimiento que se propone
Esto también puede resultar del diagnóstico general
que se realice desde la primera etapa, pero debe tener en cuenta
los requerimientos para obtener la información de las
restantes etapas, lo que permitirá economizar el tiempo
del diseño o rediseño del sistema de gestión
de la información.

6 Consideraciones
de la Política cultural. Papel del sistema de
Información y su aplicabilidad en la toma de
decisiones

El bajo nivel de desarrollo cultural existente en Cuba al
triunfar la Revolución exigió, en aras de lograr
una transformación profunda de la estructura de la
sociedad tanto material como espiritualmente, la
aplicación acelerada de una serie de medidas en este
terreno. Medidas que no respondían a una política
integral bien estructurada, sino a las urgencias del momento para
dar solución a una serie de demandas que,
históricamente, habían sido formuladas por lo
más genuino de la intelectualidad cubana, partícipe
indiscutible y en muchos casos vanguardia en las luchas de
nuestro pueblo.

En ese 1er Congreso de la UNEAC, entre las muchas ideas
importantes expresadas por Dorticós, se precisa que el
Gobierno Revolucionario: " Tiene, antes que nada, el deber de
formular una política cultural […] que debe
desenvolverse, precisamente, no a distancia de ustedes, sino con
ustedes ( escritores y artistas) como protagonistas,
colaboradores y rectores de esa política".

Queda expresado directamente, a menos de dos meses de
"Palabras a los Intelectuales", la decisión y la tarea
propia del gobierno, de formular y ejecutar una política
cultural con la participación de los creadores y que
responda a los intereses del pueblo como protagonista
principal.

Entre las principales ideas expresadas en este documento se
encuentran:

los cambios en el ambiente cultural y el mejoramiento de
las condiciones de trabajo de los artistas y escritores;
el respeto a la libertad formal para la creación
artística y literaria,
la Revolución como un proyecto humanista que ubica
la cultura en el centro de su estrategia de resistencia;
convertir al pueblo de actor en creador, pensar por el
pueblo y para el pueblo, lo que encierra lo bello, lo
útil y lo bueno de cada acción, lo
estético y lo ético.

Durante esta primera etapa que duró aproximadamente 12
años, se fueron conformando y aplicando los principios de
la política cultural de la revolución, en la medida
en que se iba alcanzando la suficiente claridad en lo que se
perseguía, habría que analizar las consecuencias
negativas que, determinados enfoques en la aplicación de
la política ocasionaron en las relaciones con los
creadores de las distintas manifestaciones del arte y la
literatura, en el período denominado "quinquenio gris".
(Ambrosio Fornet)

Desde la constitución del Ministerio de Cultura hasta
la aprobación del Programa del PCC, en diciembre de 1986,
transcurrieron 10 años de grandes esfuerzos por aplicar la
política cultural expresada en el 1er Congreso. Se cuentan
entre los logros fundamentales el desarrollo de la
creación artística en todas las manifestaciones, el
desarrollo de la labor editorial y el notable aumento del
número de libros y de publicaciones periódicas y de
sus tiradas, la existencia de un sistema de enseñanza
artística hasta el nivel superior, la extensión y
el fortalecimiento del sistema de instituciones culturales hasta
la base en todo el país, y un creciente movimiento de
aficionados al arte y la literatura como resultado de la amplia
participación del pueblo en la vida cultural .

A fines de los 80, se desarrolló una profunda
reflexión en la sociedad cubana sobre las transformaciones
necesarias que favorecieran el desarrollo cultural, que queda
claramente expresado en la Intervención especial de
Armando Hart Dávalos en el IV Congreso de la UNEAC en
1988, cuando expone principios necesarios que garanticen la
política cultural de país entre los que se
encuentran:

Desarrollar una profunda política de cuadros.
Promover los vínculos entre el movimiento
artístico e intelectual y el desarrollo político,
social y moral del país.
Rechazar el arte como algo añadido o superpuesto a
la vida social.
Ampliar la esfera de influencia del movimiento cultural en
el plano internacional.
La dirección cultural no puede responder
exclusivamente a mecanismos administrativos o de estructuras
gubernamentales. Debe responder a la naturaleza
específica del trabajo creador, al fundamento industrial
tecnológico que le sirve de soporte y a los objetivos
socioculturales presentes en la médula de la
promoción. "La cultura no se mide como un resultado
económico ni administrativo."
Aplicar rigurosos principios de contabilidad en la
medición de los gastos.
Principio de dirección sobre el fundamento del
financiamiento estatal de programas culturales, organizados y
promovidos por las instituciones culturales.
Crecimiento y perfeccionamiento de la crítica
artística y literaria.
El arte como proceso creativo
Desarrollar el debate y el diálogo cada vez
más de una manera más culta.
La proyección nacional e internacional de la
creación cultural cubana.
Lograr una presencia orgánica de la cultura en los
medios de difusión.

Es así que en 1989 se produjeron cambios estructurales
en el Ministerio que implicaron profundas transformaciones en la
concepción de la dirección de los procesos
culturales, orientados a la creación de condiciones
necesarias para propiciar su pleno desarrollo:

La institución cultural como célula
fundamental.
Los programas culturales como instrumento de
gestión.
El proceso de descentralización con la
creación de Institutos, Consejos y Centros Nacionales
con el propósito de otorgar una mayor autonomía
en la gestión.
La integración del sistema institucional, teniendo
como centro al Ministerio, se lograría a partir del
Programa de Desarrollo Cultural, del financiamiento de los
procesos culturales, de la política de cuadros y de las
relaciones internacionales.

Como alternativa a los problemas presentados en el
período especial se aprobó en 1995 el Programa
Nacional "Cultura y Desarrollo" donde se plasma una
síntesis de la historia cultural de la Nación
Cubana; los principios fundamentales de la política
cultural cubana; el papel del Ministerio de Cultura como
organismo rector de la Política Cultural del Estado, y
los lineamientos y proyecciones principales para la
implementación de la política.

La prioridad que la máxima dirección del
país otorga al desarrollo cultural y, en especial, la
importancia que le atribuye a la participación de los
artistas e intelectuales en este proceso, se puso de manifiesto
en el diálogo permanente que sostuvo Fidel durante las
sesiones del VI Congreso de la UNEAC, en noviembre de 1998.

La política cultural se ha mantenido estable en todos
estos años de Revolución y además se ha
enriquecido a partir de los procesos sociales que han sucedido en
el seno de la sociedad. Ha quedado claro que durante todo el
decursar de la revolución cubana ha sido importante la
labor de los artistas e intelectuales en el proceso de toma
decisiones junto a los directivos que dirigen en el sector, desde
la base, o sea, desde los municipios y provincias, para lo cual
es importante mantener un proceso de diálogo
sistemático y fluido entre los artistas y el grupo de
directivos, administrativos y funcionarios que acometen la labor
de dirección en el sector.

Las instituciones culturales en estos años, a causa de
la situación económica del país, no han
podido pertrecharse de una infraestructura tecnológica
suficiente que garantice la gestión de la
información siendo este un elemento que caracteriza la
cultura organizacional, la estructura organizacional y los
procesos de gestión de las organizaciones, además
de la escasez de recursos e insumos para el trabajo en esta
esfera.

Al analizar los sistemas de gestión de la
información en la gestión de políticas
culturales, o como medidor de estas, según Arturo Rubio,
es necesario, en el momento de captar la información,
distinguir entre:

1.-la actividad de fomento cultural y

2.- la actividad de prestación de servicios
culturales

Es importante hacer esta distinción porque en sí
misma resulta ser un indicador de la buena salud de la
política cultural de un municipio o territorio.

Estos dos criterios para valorar la información no
entran en contradicción con la realidad cubana si tenemos
en cuenta que los servicios al pueblo tienen toda la prioridad
estatal en Cuba y que la cultura tiene que hacerse en los
municipios y en los territorios sobre la base de los principios
ya establecidos de nuestra política cultural, para lo cual
las Direcciones Municipales de Cultura como estructuras
municipales deberán establecer sus Objetivos de Trabajo en
correspondencia con las prioridades del territorio y los medios
financieros y técnicos con que se cuentan o se han
planificado.

No se puede planear la estrategia cultural de un municipio,
institución o provincia sin disponer de una
información coherente, que se corresponda con los
principios de la política cultural y los objetivos
planteados que se evaluarán en un período
determinado. Una información que nos permita conocer el
criterio de los públicos, los gustos y preferencias por
las diferentes manifestaciones del arte, dígase danza,
teatro, artes plásticas, etc. Son importantes
informaciones como los horarios en que prefieren disfrutar del
suceso cultural, el recurso humano de que se dispone o con el que
se cuenta para hacer la cultura, los presupuestos aprobados, las
leyes que nos garantizan el cumplimiento de la política
cultural trazada, ya que las decisiones que se tomen
estarán encaminadas a la mejora de la calidad de vida de
los hombres, mujeres y niños, pues serán los
destinatarios de este producto cultural.

La única información que interesa es aquella que
ayuda a mejorar nuestra acción. Esto significa que es la
posibilidad de acción la que determina las necesidades de
información y no al revés. Desde la acción
cultural local se toman decisiones y se necesita
información a tres niveles:

Para planificar o programar las acciones: Es el
momento del diseño de la acción.

Para comunicarnos y relacionarnos con las personas:
Para modular sus expectativas.

Para asegurar una gestión eficiente y de
calidad (de las acciones que se han programado y
comunicado)

Para planificar y diseñar acciones culturales se
necesita información generada en el territorio (la
densidad de habitantes, el censo de equipamientos, transportes y
accesos a los equipamientos). También se necesita
información generada en la población (preferencias,
necesidades, expectativas…). Y, por último, se necesita
información generada en los servicios culturales (los
recursos disponibles, la asistencia del año pasado, las
preferencias, etc.). Es evidente que de entre todas estas fuentes
posibles de información, de alguna se tiene mucha
(información generada en servicios), de otra bastante (la
generada en el territorio) y de una (la que se genera en la
población) poca.

Para comunicarse y relacionarse con el mercado (para hacer
nuestra oferta cultural) también se necesita
información procedente del territorio (para hacer la
difusión a las diversas poblaciones objetivo), de los
servicios (para comunicar, por ejemplo, nuestras limitaciones
presupuestarias o los horarios que podemos ofrecer) y de la
población (para ver qué expectativas es necesario
modular o comunicar y a qué demandas no podemos dar
respuesta).

Y para garantizar el cumplimiento eficiente de la
programación (para gestionar con calidad) también
necesitaremos información. En este nivel, principalmente,
procedente de nuestros servicios (información de consumo
de recursos y de actividades o procesos) y de la población
(asistencia, satisfacción…)

Para que la acción cultural (tanto en el diseño
como en la ejecución) esté orientada al ciudadano
(que, en definitiva, es quien la paga y quien la consume) y su
satisfacción, es necesario, como mínimo, saber
qué piensa.

En el momento de controlar nuestros servicios, nosotros
también podemos consultar (o no) a la población
usuaria. Les podemos preguntar por su satisfacción. Esta
información es la que nos permitirá
rediseñar y reprogramar nuestra acción cultural
desde la perspectiva de los ciudadanos.

A criterio de Lluis Boneti Agust,í en la mayoría
de los países Iberoamericanos se presenta una realidad
heterogénea, llena de vacíos, hija de una
lógica administrativa bastante anticuada y a menudo opaca.
Este autor reconoce que la situación europea es
extraordinaria, aunque en los últimos años se ha
hecho un considerable esfuerzo de sistematización,
transparencia y puesta en común. México y Chile son
los dos países latinoamericanos más avanzados en la
elaboración de sistemas estadísticos culturales a
lo largo de cinco años, pero los instrumentos y sistemas
de recogida de información, así como la
elaboración de resultados tienen poco en común.

La autora sostiene el criterio de que nuestro país no
esta exento de algunas de estas dificultades en cuanto a la
gestión de la información en las instituciones
culturales, pero precisamente por las características del
gobierno y la dinámica con que se opera en la actividad
cultural, el Ministerio de Cultura ha dispuesto en la ultima
década de importantes recursos asignados por el estado en
función de lograr mejorar todo su sistema de instituciones
y llevar la cultura a todo el pueblo. No está exenta de
esta mejoría el tema de la gestión de la
información, el que se caracteriza por ser sistemas
abiertos basado en la información estadística
(modelos) y a la vez ponerlo a tono con el desarrollo
tecnológico, siendo este uno de las avances más
notables que se aprecia, a nivel general, del país y en la
provincia, así como la realización de importantes
investigaciones relacionadas con el impacto sociocultural de los
servicios y ofertas culturales. Estos resultados tributan a los
sistemas de gestión establecidos y con ello a la toma de
decisiones, aunque efectivamente no en el momento oportuno, pero
si han contribuido a rediseñar acciones como las
relacionadas con los gustos y preferencias de los jóvenes,
los programas de televisión, etc.

Es obvio que el no tener la información, que indica el
nivel de satisfacción de los ciudadanos con respecto al
producto cultural o servicios, implica que la toma de decisiones
se vea afectada, pues los directivos no siempre pueden planificar
adecuadamente cuándo habría que cambiar un producto
o servicio cultural y rediseñarlo, ya que todo ello
significaría demanda de presupuesto e insumos necesarios,
que por las características del sistema económico
imperante en nuestro país no sería posible darle
una solución inmediata.

En Cuba se genera información y están creadas
las condiciones mínimas para ello al poseer el sistema de
modelos estadísticos que lo facilitan. El problema se
presenta con la fuente primaria (captores), que no siempre es
participante activa o beneficiaria de los servicios culturales.
Tampoco están preparados suficientemente, ni están
integrados como equipo de trabajo para lograr que esta actividad
fluya de forma clara y precisa como debe ser para lograr obtener
datos útiles y fieles que reflejen un proceso determinado
y poder utilizarlos en la toma de decisiones.

7 Conclusiones

De todo lo anteriormente abordado en esta investigación
podemos concluir que:

En el ciclo de administración se entrelazan cada una
de las funciones del proceso administrativo y en cada una se
manifiesta como elemento fundamental el proceso de toma de
decisiones convirtiéndose en un elemento común
del proceso administrativo, enfatizándose en la
previsión y en el control.
El proceso de toma de decisiones es imprescindible en la
vida y desempeño de un directivo y como materia prima
debe tener siempre la información que ordenada,
organizada y procesada a través de un sistema de
gestión de la información, que refleje
integralmente la organización, garantiza un proceso de
toma de decisiones ágiles, objetivas y con el
mínimo de riesgos e incertidumbre.
La Información dentro de la institución tiene
que ser considerada como un factor estratégico y como
tal debe tenerse en consideración a la hora de
diseñar la estrategia de la organización, ya que
tanto ella misma como los sistemas de gestión de la
información juegan un papel determinante en el
cumplimiento de los objetivos y metas propuestos.
El sector cultural a través de su Ministerio, cuenta
con una política cultural definida a través de su
Programa de Desarrollo Cultural, lo que le permite poder
ordenar un sistema coherente de gestión de la
información y evaluar el cumplimiento de sus
indicadores.

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