Manejo y control de los almacenes en un supermercado (página 2)

Algunos almacenes
están completamente automatizados, sin contar apenas con
trabajadores en su interior. En estos casos, la
manipulación de mercancía se realiza con máquinas
de almacenaje y desalmacenaje coordinadas por controladores
programables y ordenadores con el software
apropiado.

Este tipo de almacenes automatizados, se emplean para
mercancías de temperatura
controlada en los cuales la disponibilidad de espacio es menor
debido al alto costo que la
refrigeración supone para la empresa.
También se emplean para aquellas materias o
mercancías que debido a su peligrosidad en el manipulado,
o su elevada rotación rentabilizan el elevado coste que
supone la puesta en marcha de este tipo de
instalaciones.

El objetivo
primordial de las empresas que
introducen un sistema de
almacenes en su cadena de
suministro es la optimización de costos, espacios
y recorridos. Para ello se emplean técnicas
derivadas de la
ingeniería y de la investigación
de operaciones enfocadas sobre aspectos vitales como la
localización del o de los almacenes, distribución tanto interna como externa del
espacio en los mismos, elección del tipo de estructura de
almacenaje adecuada, gestión
eficaz de los recorridos y manipulaciones dentro del almacén,
optimización del espacio de carga en los diferentes
medios de
transporte,
creación de rutas de transporte tendentes a reducir
desplazamientos o a maximizar la carga transportada y diseño de
sistemas de gestión y administración ágiles.

1.2. Los grandes almacenes

Los grandes almacenes o tiendas por departamentos son
establecimientos de grandes dimensiones que ofertan una variedad
de productos
encaminados a cubrir una amplia gama de necesidades: alimentación,
confección, menaje del hogar, decoración, etc. Se
sitúan en el centro de las ciudades y suelen tener varias
plantas,
dividiendo su superficie comercial en secciones. Se diferencia
fundamentalmente del centro comercial, porque los grandes
almacenes pertenecen a una única empresa y es una
sola tienda de enorme tamaño, no distintas tiendas
agrupadas y de los hipermercados porque la alimentación no
es su mayor prioridad en la venta.

Se caracterizan por tener un ambiente
atractivo y por complementarse por otros servicios
ofrecidos al cliente como
agencias de viajes,
cajeros automáticos, estacionamiento gratuito,
etc.

1.3. Almacenes populares

Una variedad de grandes almacenes lo constituyen los
llamados almacenes populares. La filosofía es igual a los anteriores pero
realizan una oferta
económica en precio que
limitan a productos de compra básica. Tiene su origen en
Estados Unidos
en 1879 cuando Woolworth abre un almacén en que todos los
productos se venden a un mismo precio: 5 ó 10 centavos. En
Europa, son
pioneros Marks & Spencer en Inglaterra y
Thietz en Alemania.

Por su parte, en España, el
primer almacén popular que abre sus puertas es Sepu en
1932. Otra enseña importante fue la cadena Sámago y
los Almacenes Arias. Anteriormente, otros grandes almacenes
fueron los Almacenes El Siglo, Capitol, Simeón
etc.

La cadena de grandes almacenes más grande de
España es El Corte Inglés,
fundada por Ramón
Areces. Durante muchos años compitió con
Galerías Preciados, cadena fundada por su primo
Pepín Fernández hasta que ésta fue absorbida
por la primera. Actualmente sólo Galerías Primero
ofrecen un producto
parecido, aunque su radio de acción
se reduce a Aragón por el momento.

1.4. Historia

Su origen se remonta al año 1852 en Francia en que
se instaló La Maison du Bon Marché en la calle
Sèvres de París. Su filosofía fue
revolucionaria para la época: compitió con los
establecimientos tradicionales con una política de bajo
margen, dejó a la gente entrar y salir libremente y
marcó
los precios de los
productos. Además, se podían cambiar o devolver
productos sin penalización. También hay quien
afirma que fue la Hudson's Bay Company de Canadá la
primera tienda con secciones. Esta compañía
comenzó su actividad en 1670 pero no está
totalmente claro cuándo pudo comenzar a considerarse un
gran almacén. Al principio, las secciones eran alquiladas
a comerciantes individuales pero a partir de 1900 las
compañías más pequeñas fueron
compradas o reemplazadas por la más grande. Así, se
configuraron tal como los conocemos hoy en día en que
todas las secciones pertenecen al propietario del establecimiento
salvo casos muy especializados como la tienda de fotografía
o la joyería.

En México
este concepto
nació a mediados del siglo XIX (1857) con Fábricas
de Francia, más tarde se fortaleció con El Palacio
de Hierro en 1885
y a través del siglo XX con otros almacenes de menor
influencia.

En Estados unidos, a finales del siglo XIX, florecieron
en Michigan Avenue en Chicago, con establecimientos como Marshall
Field's. En Nueva
York, los pioneros fueron McCreary's y Abraham
& Strauss.

En 1906, Harry Gordon Selfridge un socio joven en
Marshall Field's abandonó América
para montar sus grandes almacenes Selfridges en
Londres. Su apertura en 1909, estimuló
grandes cambios en la filosofía de venta detallista en
Inglaterra y la apertura de cadenas de grandes
almacenes.

En España, la primera apertura se produjo en
Cataluña en Fueron los Almacenes Capitolio y se produjo en
1916 y después Sociedad
Español de
Precios Únicos Sepu en Gran Vía Madrid en
1932. Ramón Areces creó el primer El Corte
Inglés de Barcelona en 1962.

1.5. Historia de los supermercados en Republica
Dominicana

El fin de la "Era de Trujillo" suponía un
proceso
acelerado de liberación de las estructuras
económicas del país y con ello culminaban las
restricciones de desarrollo
empresarial que como tramo visto impedían a su vez el
progreso de la profesión mercadeo.

Primeros en instalarse.

El supermercado en Rep. Dom fue iniciado por un
Norteamericano llamado Whimpy por finales de los anos 1950, el
cual se ubicó en la avenida Bolívar
donde instaló el primer supermercado en nuestro
país con el mismo nombre de Supermercado Whimpys" el cual
no tuvo grandes éxitos, por la falta de costumbre de los
consumidores dominicanos o mejor dicho porque estaban
acostumbrados a los llamados colmados o pulperías, que
dicho sea de paso en la actualidad las personas que van al
supermercado en nuestro país son las de clase media y
alta, el resto recurre al colmado.

Por otra parte se cree que otra razón de
la no prosperidad de Whimpys fueron razones políticas,
puesto que este tuvo sindicalizado como un agente de la "Cia" a
quien luego se le culpó de ser responsable de introducir
las armas al
país que sirvieron para ejecutar al Dictador Rafael
Leonidas Trujillo, Whimpys al no conseguir cliente suficientes
para realizar ventas con
margen de ganancias para cubrir sus gastos tuvo que
cerrar. Se cree que tuvo que ver la poca costumbre de los
dominicanos para el cierre de este, pero la razones
políticas, tuvo su mayor causa, puesto que desde que
cerró sus puertas los propietarios del colmado nacional se
expandieron creando así el primero de la exitosa cadena de
supermercado nacional quedando estos como iniciadores por lo que
crearon nuevas instalaciones de supermercados en todo el
territorio nacional

A finales de la etapa monopólica encontramos dos
ejemplos de este tipo de establecimiento que son: el Supermercado
Santos, y el Whimpys. Es solo hasta los años 60 cuando
surge una gran candidata de detallistas de Auto – Servicio,
tales como:

• Supermercado Oliva.
• Casa Velázquez.
• Supermercado Auto – Servicio Moncho"s.
• Supermercado Pueblo.
• Supermercado Ezequiel Vasquez.
• Supermercado Nacional.
• Supermercado García.
• Supermercado Bella Vista.
• Entre otros.

Parte de estos supermercados se desarrollaron durante
las otras dos décadas de esta etapa, convirtiéndose
en cadenas de supermercados como Casa Pérez, Supermercados
Nacional, Supermercados Asturias, y Supermercados Dominicano.
Algunos se estancaron y alguno que otro cerró sus
puertas.

Promociones de Ventas

En vista de los que consumidores se encontraban de modo
más directo con los productos, y así se explotaban
a mayor escala las
compras por
impulso, los supermercados y los mismos productores comienzan a
desarrollar técnicas y materiales que
dan vida al punto de venta, pero los supermercados entre si
desarrollaron una de las grandes guerras de
comunicación y tal vez la de mas larga
duración que conocemos: guerra que se
concentro en grandes promociones con slogans agresivos y con
precios lo mas competitivos posibles.

Entre los Slogans utilizados
están:

• Supermercado Dominicano: "Donde comprar es un
  placer"
• Supermercado Fong: "Donde si usted hace la compra
  se ahorra un montón"
• Supermercados Nacional: "La gran
  diferencia"
• Supermercado S/M: "Da mas que los
  demás"
• Supermercado El Pola: "Ya sabe donde esta lo barato
  y lo bueno"

Para esta época se empieza a desarrollar la
publicidad
cooperativa en
la que supermercados y productores anuncian de manera conjunta
sus productos. En 1967, en el Listín Diario, se publica un
anuncio que aparenta ser el primero de ese tipo y lo publico el
Supermercado García, anunciando marcas como
Pond"s y Mennen. En el mismo año, Supermercado Oliva,
publica una pagina completa en el Listín Diario;
confeccionada por Producciones Avanti, quienes en lo adelante y
por el resto de la década, serian uno de los impulsores de
la publicidad cooperativa en la República
Dominicana junto a Promociones Vértice que manejaba la
cuenta de distintos supermercados.

Entre las marcas que mas apoyaban los establecimientos
de Auto – Servicio estaban papel de Baño Albo, Jugos
Famosa, Jabón Hispano, Cigarrillos Montecarlo, Café
Santo Domingo, Jabón Kinder, Cloro Ajax, Ron Brugal, entre
otras.

A pesar de ser esta la forma mas continua e
comunicación de los supermercados, desde los primeros
años de esta fase todos los establecimientos trataron de
atraer clientes con
concursos como el que realizo el Supermercado Nacional, en 1968,
con motivo del primer aniversario de su local de la Abraham
Lincoln, en el
cual entregaban boletos por cada RD$10.00 de compra. Con los
cuales los clientes tendrían derecho a participar en rifas
con premios en metálico y viajes.

A partir de ahí las demás cadenas y
supermercados realizaron concursos como una manera de atraer
clientes, y/o obsequiando artículos de cristalería,
vinos entre otras cosas, por compras realizadas en su
establecimiento.

Todo lo que era publicidad cooperativa y concursos de
supermercado tenia en "El Celoso" uno de los mas agresivos
ejemplares, pero este se quemo, dejando un hueco que fue cubierto
por establecimiento, que en lo adelante seria, junto al
Supermercado Nacional, la mas innovadora cadena de
establecimientos de Auto – Servicio. Este fue El Pola, inaugurado
en la Abraham Lincoln en marzo de 1979 y en la Sarasota en
octubre de 1984.

Estos dos supermercados, junto al Dominicano, marcaron
el paso al desarrollo de cadenas comerciales detallistas. De
hecho, a finales de la década de "70, el Supermercado
Dominicano tenía 5 sucursales ubicadas en puntos
estratégicos, convirtiéndose en un vehículo
indispensable para la distribución de los productos de las
diferentes empresas.

Otros establecimientos detallistas, con estructura de
autoservicio, que surgieron y se desarrollaron en esta etapa
fueron las tiendas por departamentos como Plaza Lama, Plaza Issa,
Sederías California, El Encanto, La Gran Vía, La
Sirena; entre otros, que se convirtieron en puntales para la
comercialización de productos de higiene personal y que
contaron con mucho apoyo en su publicidad cooperativa de marcas
como Glemo rinse, desodorante Credo, talco
Ammen, desodorante Valet, jabón Jergens, etc.

CAPÍTULO II

CARACTERÍSTICAS DE LOS
ALMACENES

2.1. Función de
los almacenes

Entre los elementos que forman la estructura del sistema
logístico, en las empresas industriales o comerciales, el
almacén es una de las funciones
que actúa en las dos etapas del flujo de materiales,
el abastecimiento y la distribución física, constituyendo
una de las actividades importantes para el funcionamiento de al
empresa; sin embargo, muchas veces fue olvidada por
considerársele como la bodega o depósito donde se
guardaban los materiales que producción o ventas
requería.

Su dependencia de los elementos mencionados, se basaba
en la necesidad de contar con los materiales y pro eso se
destinaba a trabajar en él personal de confianza de los
dirigentes.

2.2. Organización del
almacén

La manera de organizar u administrar el departamento de
almacenes depende de varios factores tales como el tamaño
y el plano de organización de la empresa, el grado de
descentralización deseado, a variedad de
productos fabricados, la flexibilidad relativa de los equipos y
facilidades de manufactura y
de la programación de la producción. Sin
embargo, para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes
funciones son
comunes a todo tipo de almacenes:

• Recepción de Materiales
• Registro de entradas y salidas del
  Almacén.
• Almacenamiento de materiales.
• Mantenimiento de materiales y de
  almacén.
• Despacho de materiales.
• Coordinación del almacén con los
  departamentos de control de
  inventarios y contabilidad.

2.3. Principios
básicos del almacén

El almacén es un lugar especialmente estructurado
y planificado para custodiar, proteger y controlar los bienes de
activo fijo o variable de la empresa, antes de ser requeridos
para la
administración, la producción o la venta de
artículos o mercancías.

Es importante hacer hincapié en que lo almacenado
debe tener un movimiento
rápido de entrad y salida, o sea una rápida
rotación.

Los siguientes principios son básicos para todo
tipo de almacén:

• La custodia fiel y eficiente de los materiales o
  productos debe encontrarse siempre bajo la responsabilidad de una solo persona en cada
  almacén.
• El personal de cada almacén debe ser asignado
  a funciones especializadas de recepción, almacenamiento, registro,
  revisión, despacho y ayuda en el control de
  inventarios.
• Debe existir un sola puerta, o en todo caso una de
  entrada y otra de salida (ambas con su debido
  control).
• Hay que llevar un registro al día de todas las
  entradas y salidas.
• Es necesario informar a control de inventarios y
  contabilidad todos los movimientos del almacén (entradas
  y salidas) a programación y control de producción
  sobre las existencias.
• Se debe asignar una identificación a cada
  producto y unificarla por el nombre común y conocido de
  compras, control de inventario y
  producción.
• La identificación debe estar
  codificada.
• Cada material o producto se tiene que ubicar
  según su clasificación e identificación en
  pasillos, estantes, espacios marcados para facilitar su
  ubicación. Esta misma localización debe marcarse
  en las tarjetas
  correspondientes de registro y control.
• Los inventarios físicos deben hacerse
  únicamente por personal ajeno al
  almacén.
• Toda operación de entrada o salida del
  almacén requiriere documentación autorizada según
  sistemas
  existentes.
• La entrada al almacén debe estar prohibida a
  toda persona que no esté asignada a él, y
  estará restringida al personal autorizado por la
  gerencia o
  departamento de control de inventarios.
• La disposición del almacén
  deberá ser lo más flexible posible para poder
  realizar modificaciones pertinentes con mínima inversión.
• Los materiales almacenados deberá ser
  fáciles de ubicar.
• La disposición del almacén
  deberá facilitar el control de los
  materiales.
• El área ocupada por los pasillos respecto de
  la del total del almacenamiento propiamente dicho, debe ser tan
  pequeña como lo permitan las condiciones de
  operación.

2.4. Tipos de almacén

El almacén puede ser una empresa
manufacturera, distribuidora, o una tienda de productos de
consumo.

Los almacenes se pueden diferenciar
según:

1. Los almacenes pueden estar centralizados o
   descentralizados. Se da el primer caso cuando del
   establecimiento (fábrica) reúne en su propia
   sede todos los almacenes, mientras que se presenta el segundo
   caso cuando hay sectores del almacén situados en otros
   lugares.

   En cuanto a la conformación interna, los
   almacenes pueden estar constituidos por locales únicos
   o por una serie de locales separados o secciones comunicadas.
   La disponibilidad de un local único obliga a tener
   reunidos todos los materiales, por lo que su control se hace
   más difícil, especialmente si tal local resulta
   muy grande y contiene columnas o estanterías que
   dificultan la visibilidad.

2. Organización:

   Desde el punto de vista del movimiento de los
   materiales podemos distinguir almacenes con transporte
   mecanizado (fijo, semi-fijo, móviles) mas o menos
   elevado y almacenes sin mecanización.

3. Movimiento de material
4. El techo

• Aquellos que se pueden tener en la intemperie sin
  necesidad alguna de protección y para los cuales no hay
  duda alguna sobre su
  resistencia a las inclemencias del tiempo.
• Los que pueden estar a la intemperie con la
  condición de que la estancia sea durante corto tiempo, y
  bajo particulares sistemas de protección.
• Los que tienen que ser puestos a cubierto (y
  aquí se distinguen aún en condiciones de
  conservación.)

1. Según las operaciones

Para el ejercicio racional del almacenaje, existen en
general, locales para las siguientes exigencias:

• Recepción de los materiales, los cuales pueden
  ser a su vez distribuidos en locales de llegada y estancia
  eventual ( a veces incluso bajo la responsabilidad del
  suministrador), en espera de ser registrados contablemente e
  ingresados en el propio local de recepción donde tienen
  lugar las operaciones de desembalaje y control (numérico
  y de control)
• Espera de las mercancías, antes de la
  conformidad de la verificación.
• Desembalaje de los productos, hay casos en que es
  conveniente destinar locales separados a tal
  exigencia.
• Almacenamiento propiamente dicho.

1. Tipo de material

La mercancía que resguarda, custodia, controla y
abastece un almacén puede ser la siguiente:

Almacén de materia prima y
partes componentes: Este almacén tiene
como función principal el abastecimiento oportuno de
materias primas o partes componentes a los departamentos de
producción.

Almacén de materias auxiliares: Los
materiales auxiliares o también llamados indirectos son
todos aquellos que no son componentes de un producto pero que se
requieren para envasarlo o empacarlo. Podemos mencionar los
lubricantes, grasa, combustible, etiquetas, envases,
etc.

Almacén de productos en
proceso: Si los materiales en proceso o
artículos semi-terminados son guardados bajo custodia y
control, intencionalmente previstos por la programación,
se puede decir que están en un almacén de
materiales en proceso.

Almacén de productos terminados: El
almacén de productos terminados presta servicio al
departamento de ventas guardando y controlando las existencias
hasta el momento de despachar los productos a los
clientes.

Almacén de herramientas: Un almacén de
herramientas y equipo, bajo la custodia de un encargado
especializado para el control de esas herramientas, equipo y
útiles que se prestan a los distintos departamentos y
operarios de producción o de mantenimiento.
Cabe mencionar: brocas, machuelos, piezas de esmeril,
etc.

Almacén de materiales de desperdicio: Los
productos partes o materiales rechazados por el departamento de
control y calidad y que no
tienen salvamento o reparación, deben tener un control
separado; este queda por lo general, bajo el cuidado del
departamento mismo.

Almacén de materiales obsoletos: Los
materiales obsoletos son los que han sido descontinuados en la
programación de la producción por falta de ventas,
por deterioro, por descomposición o por haberse vencido el
plazo de caducidad. La razón de tener un almacén
especial para este tipo de casos, es que los materiales obsoletos
no deben ocupar los espacios disponibles para aquellos que son de
consumo actual.

Almacén de devoluciones: Aquí
llegan las devoluciones de los clientes, en el se separan y
clasifican los productos para reproceso, desperdicio y/o entrada
a almacén.

2.5. Las áreas del
almacén

Normalmente una planta manufacturera o una empresa
comercializadora debe tener tres áreas en el
almacén, como base de su planeación:

• Recepción.
• Almacenamiento.
• Entrega.

El tamaño y distribución de estas tres
áreas depende del volumen de
operaciones y de la
organización de cada empresa en lo particular. Estas
pueden estar completamente separadas e independientes unas de
otras, o bien, dentro de un solo local.

2.5.1. Área de recepción

El flujo rápido del material que entra, para que
esté libre de toda congestión o demora, requiere de
la correcta planeación del área de recepción
y de su óptima utilización.

El espacio necesario para el área de
recepción depende del volumen máximo de
mercancía que se descarga y del tiempo de su permanencia
en ella.

El tiempo de permanencia de las mercancías en el
área de recepción debe ser lo más corta
posible, pues el espacio y el costo de operación depende
de la fluidez con que estas se pasan del vehículo del
proveedor al almacén.

2.5.2. Área de almacenamiento

En la zona de almacenamiento se estudia el espacio que
se requiere para cumplir con las finalidades del almacén,
ya que ello exige realizar las operaciones que forman el ciclo de
almacenamiento, para lo cual es indispensable disponer de espacio
suficiente donde se pueda actuar organizadamente, sin
inconvenientes ni tropiezos.

Características de la zona de
almacenamiento

El estudio que se haga para elegir una zona de
almacenamiento o para distribuir una zona ya elegida, tiene que
realizarse en función de tres factores:

• Entidad a la cual se va servir.
• El espacio de que se dispone.
• Los artículos que en él se van a
  guardar.

Principios básicos en el área de
almacenamiento:

• Primera entrada, primera salida para evitar que los
  artículos permanezcan mucho tiempo en almacén sin
  ser entregados, por cuanto la llegada de nuevas remezas
  condenan a las existencias antiguas a continuar en
  almacén mientras las nuevas son despachadas.
• Colocar los artículos de mayor demanda
  más al alcance de las puertas de recepción y
  entrega para reducir recorrido y tiempo de
  trabajo.
• Reducir las distancias que recorren los
  artículos así como el personal. Esta es una
  manera de reducir los costos de la mano de obra.
• Reducir movimientos y maniobras. Cada vez que se
  mueve una mercancía hay una ocasión más
  para estropearla.
• Prohibir la entrada al área del almacén
  a personal extraño a el. Solo se permitirá
  ingreso al personal autorizado.
• Controlar las salidas de mercancía del
  área de almacenamiento a través de
  documentación adecuada.
• Llevar registros de
  existencias al día.
• Eliminar el papeleo superfluo.
• Reducir el desperdicio de espacio, diseñando
  la estantería con divisiones a la medida de lo que se
  almacena.
• El área ocupada por los pasillos respecto a la
  totalidad del área de almacenamiento, debe representar
  un porcentaje tan bajo como lo permitan las condiciones de
  operación.
• El pasillo principal debe recorrer a lo largo del
  almacén. Los transversales perpendiculares al principal,
  deben permitir el fácil acceso a los casilleros,
  bastidores o pilas
  independientes de artículos.
• El punto de recepción debe estar ubicado en el
  extremo del pasillo principal y el punto de distribución
  en el opuesto.

2.5.3. Área de entrega

La mercancía que ha sido tomada del área
de almacenamiento y llevada al área de entrega
debe:

• Ser trasladada con el medio mecánico
  más adecuado.
• Ser acompañada de un documento de salida, una
  nota de remisión o una factura.
• Ser revisada en calidad y cantidad, mediante el
  cotejo de la mercancía con el documento de
  salida.

2.6. Procedimiento de
Entrada y salida del almacén

Diagrama de flujo para control de entradas de
productos comprados.

(1)Presenta en planta productos a entregar:
refacciones, equipos, material.

(2)El almacenista recibe: Factura y/o
remisión y/o copia de pedido.

Según sea requerido se hace entrega "Acta de
Inspección"

(3)Con la información recibida se corrobora contra el
pedido proporcionado por el Jefe de Administración o Dirección de Suministros y Logística.

(4) Verifica que el producto cumpla con
especificaciones, señaladas en la
requisición.

(5)En el caso de productos muy específicos
se informa al área responsable, para que realice la
inspección o designe al personal, para liberar el
producto, firma de inspección en el formato "Entrada de
almacén"

(6)Con el producto liberado se registra su
entrada. Resguarda los registros durante 1 año y
posteriormente son destruidos.

(7)El almacenista identifica (cuando sea
practico) y da localización al producto de tal forma que
se evite su deterioro hasta su salida de
almacén

Diagrama de flujo para control de salidas de
almacén.

(1) Se solicita a almacén, sus
necesidades de materiales, equipos o herramientas, ya sea para
resguardo o para préstamo.

(2) Se verifica en la lista de inventarios, cual
es la existencia. En caso de que no se encuentre con el producto
en Stock.

(3) Se elabora la solicitud en el Formato de
"Salida de Material" o "Resguardo de Herramientas y/o Equipos",
según corresponda. El producto se le entrega al
solicitante quien firma de recibido, registra su salida en el
sistema. Se resguarda los registros durante 1 año,
posteriormente pueden ser destruidos.

2.7. Problemas en
los almacenes

Son varios los problemas que pueden derivarse de la
escasa disponibilidad de locales, o el hecho de que estos sean
poco racionales o inadecuados a las exigencias de la
empresa.

Para los almacenes de productos terminados y de
materiales son igualmente válidas análogas
consideraciones.

1. El llenado excesivo de los locales puede causar
   daño a los materiales y aumentar la
   eventualidad de reclamos y devoluciones por parte de los
   clientes. Puede hacer difícil la rotación de
   los materiales, favoreciendo la acumulación de
   mercancías superadas y de difícil venta.
   Puede también ser inoportuna la atención de los pedidos, lo
   creará dificultades a la organización de las
   ventas.

2. El espacio y el personal es
   insuficiente.

   Muchas veces se deja que se vaya acumulando
   trabajo
   con el fin de liquidarlo en un momento determinado; la
   plantilla del personal se dispone en función de
   estas necesidades extremas, con lo cual lo único que
   se consigue es que en los momentos de menos trabajo se
   produzca una situación de bajo rendimiento que
   ocasiona costos y gastos perfectamente
   evitables.

3. El personal es incapaz por falta de
   entrenamiento.

   Con demasiada frecuencia hay que recorrer
   trayectos y pasillos trazados sin obedecer ningún
   tipo de sistema y muchas veces se van atendiendo los
   pedidos recogiendo de manera memorista o según el
   parecer del operario. Así se originan trayectos
   largo se inútiles además de la necesidad de
   mayor tiempo de aprendizaje
   para acostumbrarse a esta carencia
   sistemática.

4. El almacén está mal localizado o
   existe una mala distribución.

   En el almacén se espera demasiado tiempo,
   se espera por ejemplo con los documentos relacionados con los pedidos y
   que tiene que venir de las oficinas, esperan los medios de
   transporte, la carga y entrega de los productos
   solicitados. Estos tiempos prueban una mala
   organización.

5. Deficiente colocación de la
   mercadería que dificulta la localización
   rápida para acomodar y/o surtir la
   demanda.
6. Equipo de almacenamiento inadecuado, obsoleto o
   en mal estado.
7. Equipo de manejo de
   materiales insuficiente o inadecuado.

CAPÍTULO III

COSTOS DE
ALMACENAMIENTO

3.1. Costos de almacenamiento

Todo material almacenado genera determinados costos, a
los cuales denominaremos, los costos de existencias dependen de
dos variables; la
cantidad en existencias y tiempo de permanencia en existencias.
Cuanto mayor es la cantidad y el tiempo de permanencia, tantos
mayores serán los costos de existencias.

Los costos de almacenamiento, de mantenimiento o de
posesión del Stock, incluyen todos los costos directamente
relacionados con la titularidad de los inventarios tales
como:

• Costos Financieros de las existencias
• Gastos del Almacén
• Seguros
• Deterioros, pérdidas y degradación de
  mercancía.

Dependen de la actividad de almacenaje, este gestionado
por la empresa o no, o de que la mercadería este
almacenada en régimen de deposito por parte del proveedor
o de que sean propiedad del
fabricante.

La clasificación de los costos de almacenamiento
que seguidamente se incluye los clasifica por actividad
(almacenaje y manutención), por imputabilidad (fijos y
variables) y por origen directos e indirectos.

Costos directos de almacenaje

Costos fijos

• Personal
• Vigilancia y Seguridad
• Cargas Fiscales
• Mantenimiento del Almacén
• Reparaciones del Almacén
• Alquileres
• Amortización del Almacén
• Amortización de estanterías y otros
  equipos de almacenaje
• Gastos financieros de
  inmovilización

Costos variables

• Energía
• Agua
• Mantenimiento de Estanterías
• Materiales de reposición
• Reparaciones ( relacionadas con almacenaje
  )
• Deterioros, pérdidas y degradación de
  mercancías.
• Gastos Financieros de Stock.

Costos directos de mantención

Costos fijos

• Personal
• Seguros
• Amortización de equipos de
  manutención
• Amortización de equipos
  informáticos
• Gastos financieros del inmovilizado

Costos variables

• Energía
• Mantenimiento de equipo de
  manutención
• Mantenimiento de equipo
  informático
• Reparaciones de equipos de
  manutención
• Comunicaciones.

 Costos indirectos de almacenaje

• De administración y estructura
• De formación y entrenamiento
  del personal

3.2. Costos de lanzamiento del pedido

Los Costos de lanzamiento de los pedidos incluyen todos
los Costos en que se incurre cuando se lanza una orden de compra.
Los Costos que se agrupan bajo esta rúbrica deben ser
independientes de la cantidad que se compra y exclusivamente
relacionados con el hecho de lanzar la orden. Sus componentes
serían los siguientes:

Costos implícitos del pedido: Costo de
preparación de las máquinas cuando el pedido lo
lanza producción, Costo de conseguir "LUGAR" en el
almacén de recepción (movilización de
mercancías o transporte a otras localizaciones, por
ejemplo), costos de transporte exclusivamente vinculados al
pedido (la factura de un "ocurriré" en el caso de una
reposición urgente, por ejemplo), costos de supervisión y seguimiento de la necesidad
de lanzar un pedido, etc.

3.3. Costos de adquisición

Es la cantidad total Invertida en la compra de la
mercancía, o el valor contable
del producto cuando se trata de material en curso o productos
terminados.

En el primer caso (materias primas o componentes), el
costo de adquisición incorporará los conceptos no
recuperables que el proveedor vaya a incluir en su factura (por
ejemplo, el transporte, si es por cuenta del proveedor, pero no
el
ITBIS). Se debe tener en cuenta que muchos
proveedores
aplican descuentos por volumen, por lo que unas veces el costo de
adquisición de un pedido tendrá una componente de
costo evitable y otros.

3.4. Costos de ruptura de stock

Los Costos de ruptura o de rotura de stocks incluyen el
conjunto de Costos por la falta de existencias, estos costos no
serán absorbidos por la producción en proceso, sino
que irán a
parar directamente al estado de
resultados.

Los criterios para valorar estos costos de ruptura
son:

• Disminución del ingreso por Ventas: La no
  integridad contable por falta de referencias en un pedido
  realizado, supone una reducción de los ingresos por
  ventas, tanto por el desplazamiento en el tipo de la fecha de
  facturación, como por la pérdida absoluta de la
  pérdida.

• Incremento de los gastos del Servicio: Aquí se
  incluyen las penalizaciones contractuales por retrasos de
  abastecimiento, pararte en el proceso de producción, los
  falsos fletes etc.

La valoración de estos costos de ruptura es
difícil y poco frecuente, solo es posible si la empresa
esta provista de un eficiente sistema de gestión de la
calidad, en general el gestor de inventarios deberá
conformarse con estimaciones subjetivas o costos
Estándar. En literatura especializada
estos son considerados entre el 1% y el 4% de los ingresos por
ventas, pero esto es también tentativo.

 3.5. Objetivos de
la gestión de costos de almacenamiento

La gestión de costos proporciona
información para la gerencia, entre los objetivos a
cumplir se encuentran:

• Determinar los costos para precios de
  valorización de inventarios y mediar las
  utilidades.
• Determinar el costo de
  producción, costo de productos fabricados y costo de
  productos vendidos.
• Determinar el valor de los inventarios iniciales y
  finales de las materias primas, los productos en proceso y los
  productos acabados.
• Ofrecer información a la gerencia para el
  planeamiento y
  control sistemático de las operaciones y actividades de
  rutina de la empresa.
• Análisis del comportamiento de costo.
• Determinación del punto de
  equilibrio.
• Determinación del volumen de
  producción.
• Determinación del precio.
• Evaluación del desempeño.

3.6. Gestión estratégica de
costo

Es una perspectiva a largo plazo, para reducir los
costos de un producto. Reducir costos en el presente para
desarrollar en el futuro comprende:

• Análisis Financiero.
• Análisis de la Cadena de
  Valor.
• Posicionamiento Estratégico.
• Análisis de Dirección adores de
  Costo.

3.7. Distribución del
almacén

En la organización de la empresa tiene que
observarse el reparto de las actividades en funciones, designando
estas a los correspondientes órganos. También se
puede confiar, varias actividades a la misma persona; en el caso
que la empresa sea de condiciones limitadas.

Las actividades que realizan almacenes son:

• Recepción de artículos.
• Estiba de artículos
• Inspección de artículos
• Ubicación de artículos
• Manipulación de artículos
• Despacho de mercadería
• Control de inventarios
• Mantenimiento de almacén

Todas estas actividades están a cargo del jefe de
almacén quien verifica que los obreros o estibadores
realicen correctamente su trabajo.

3.8. Funciones del personal

a) Jefe de Almacén: Se encarga
de

• Controlar el manipuleo, transporte de
  materiales.
• Controlar el ingreso y salida de productos al
  almacén
• Controlar la rotación de los productos con
  mayor vencimiento
• Contratar los servicios de transporte para
  despacho.
• Controlar la labor del personal de
  almacén

b) Despachador

• Apoyar al jefe del almacén en la labor de
  despacho y recepción.
• Controlar las cantidades y calidades de los
  productos.

c) Estibadores

• Despachar los productos a los
  distribuidores
• Manipular los productos que ingresan y salen del
  almacén
• Recepción de los productos y luego ubicarlos
  en su lugar de almacenamiento.
• Realizar el mantenimiento y limpieza del
  almacén.

d) Personal de vigilancia

• Controlar el ingreso de personas al
  almacén
• Vigilar el ingreso de las unidades al
  almacén

3.9. Descripción de procedimientos

A. Recepción del producto:

• Se reciben productos terminados procedentes de
  fábricas y almacenes, estos se recepcionan en forma
  apilada en el camión de transporte.
• Los estibadores preparan los medios de trasporte para
  empezar la descarga, de acuerdo a la variedad de
  productos.
• El responsable de ingreso al almacén verifica
  que la documentación este conforme para autorizar el
  ingreso de los productos.
• El jefe de almacén verificara la
  disponibilidad de espacio en módulos y designara la zona
  donde se depositan los productos, de acuerdo a las áreas
  demarcadas para cada línea de producto.
• Los productos procedentes de planta y almacenes
  ,vienen estibados con separadores de cartón entre "cama"
  y "cama". Y algunos cubiertos con mantas
  térmicas

B. Descarga:

• La descarga se realiza con 4 operarios. La descarga
  empieza con uno alcanzando los productos y los otros dos
  apilando.
• Durante la descarga se inspecciona visualmente el
  producto para seleccionar los que estuvieran defectuosos,
  indicando brevemente el tipo de defecto luego se procede a su
  selección y
  recuperación.
• La documentación correspondiente para
  verificar las cantidades es a través de la Guía
  de Remisión para el caso de transferencia de plantas o
  almacenes.
• Los diversos tipos de transporte, hacen que en
  ocasiones se empiece descargando a veces por el centro y no por
  la plataforma de descarga. E incluso algunos productos se
  lanzan por encima del camión debido a que si se abre la
  puerta los productos se caerían.
• No existe el espacio adecuado entre la orilla del
  camión y las cargas estibadas para evitar que inicie la
  descarga pisando los productos.
• Luego de finalizada la descarga el jefe del
  almacén ingresa al sistema con el numero de documento
  interno y hace el parte de recepción y se coteja con la
  guía de remisión y se archiva. En caso de haber
  diferencias debe anotar la observación respectiva en la guía
  e informar al jefe administrativo y el responsable del
  envió.

C. Estiba:

• Conforme se va descargando el producto este se debe
  apilar en las paletas o estantes, cuidando que no exceda la
  altura máxima determinada en el Patrón de estiba
  de productos terminados. Asimismo, se debe seguir las
  instrucciones, respecto al sentido de apilamiento de las
  mismas.
• Si son pesados (aceites) y en mayor cantidad
  (margarinas) los productos se colocan de frente en la paleta,
  si son ligeros y poca cantidad (productos de limpieza) se
  apilan en los transportes; y se llevan a su lugar.
• Los estibadores aseguran que la primera "cama" este
  bien colocada sobre la estantería o transporte, cuidando
  que los productos no sobresalgan de las orillas de la
  palet.
• Terminada la estiba, previa verificación de la
  disponibilidad de espacio y designación del área
  dentro de los módulos donde se depositan los productos,
  los encargados del transporte (estibadores) procederán
  al traslado de la mercadería desde la zona de
  recepción hasta la zona de almacenaje.

D. Almacenamiento:

• Los productos almacenados se encuentran distribuidos
  por línea de producto en módulos de acuerdo al
  Plano de Distribución en:

• Modulo 1: Aceites en lata
• Modulo 2: Aceites en caja y manteca
• Modulo 3: Margarinas y otros
• Modulo 4: Bebidas filtrantes y otros
• Modulo 5: Detergente y jabón de
  lavar
• Modulo 6: Champúes y jabones de
  tocador
• Modulo 7: Desodorantes
• Modulo 8: Productos de desecho

• Durante el almacenamiento, el principal factor que se
  considera es la rotación de los productos. Los productos
  de mayor rotación se almacenan cerca de la salida de los
  módulos. Incluso los productos con fecha de vencimiento
  reciente se ponen cerca de la vista y los de mayor vencimiento
  atrás.
• La rotación de productos terminados debe
  seguir el Método
  PETS " Primeras entradas primeras salidas, para ello se deben
  utilizar adecuadamente los tableros de
  identificación.
• Cada unidad paletizada tiene identificada con un
  letrero adherido que indique fecha de recepción, tipo de
  producto y encargado de unidad de transporte, se usa como un
  control
  interno.
• Los productos se encuentran almacenados sobre
  estanterías y no sobre el piso, para protegerlos de la
  humedad, de los derrames de líquido y de la
  suciedad.
• Los productos se apilan de acuerdo a la experiencia,
  siguiendo un patrón de colocación o sentido de
  colocación de los productos. Según la
  Paletización de Productos.
• La ubicación exacta se da a través del
  tipo de productos en los módulos y luego por el nombre y
  código. En caso de productos de
  rápido vencimiento además de los datos
  anteriores se busca por el código de
  vencimiento.
• La búsqueda de los productos se realiza de
  acuerdo a la experiencia del despachador y en algunos casos a
  la búsqueda de palet caja por caja.

E. Reposición de productos:

• Realizado el despacho, el sistema descarga los
  productos faltantes. Indica la cantidad existente. Y al final
  de la jornada se coteja con el reporte diario de
  existencias.
• Se realiza un control diario, especialmente con los
  productos con mayor vencimiento, al finalizar el día de
  trabajo.
• Se realizan envíos desde el almacén
  central hasta cumplir la cuota de venta. En el almacén
  siempre se cuenta 40% de la cuota para cubrir la demanda hasta
  la llegada del envió.

F. Despacho salida a stockista
provincial

• El despacho se inicia con una orden de venta del
  vendedor de la empresa por pedido del distribuidor.
• El jefe de almacén se contacta con el
  transportista disponible o con transportistas para la zona para
  llevar la carga.
• El sistema emite una orden de despacho por
  transportista, y con este documento se despacha las
  cantidades.
• De acuerdo a la cantidad y al tipo de producto se
  cargan los productos en el transporte o se levantan con el pato
  hidráulico y se llevan a la zona de
  despacho.
• Se despachan productos que estén en buen
  estado. En
  caso de detectarse productos defectuosos, se separaran de la
  carga y se procederá de acuerdo al anexo
  selección y recuperación de productos
  defectuosos. El encargado del despacho debe llevar el control
  de los productos defectuosos detectados en el despacho y
  comunicar al administrador.
• La estiba en los vehículos de transporte debe
  realizase cumpliendo las disposiciones de los instructivos de
  manipulación y según el patrón de estiba
  correspondiente, respetando los niveles de altura
  máxima.