Este capitulo abarca tres de los métodos interactivos clave para recopilar información que puede utilizar el analista de sistema: entrevistas, jad y los cuestionarios. Durante el proceso de la entrevista con los tomadores de decisiones de la organización, que es un método utilizado por los analistas de sistemas para recopilar datos sobre los requerimientos de información, los analistas escuchan metas, sentamientos, opiniones y procedimiento de informales. También venden el sistema durante las entrevistas. Las entrevistas son dialogo de preguntas y respuestas entre dos personas, planeados de antemano. El analista se vale de la entrevista para desarrollar su relación con un cliente, observar el lugar de trabajo y para recopilar datos relacionados con los requerimientos de información. Aunque el correo electrónico puede usarse para preparar al entrevistado planteándole preguntas previas a una reunión, por lo general las entrevistas deben realizarse en persona y de la manera electrónica.

Hay cinco pasos que deben realizarse para preparar las entrevistas:

1. leer los antecedentes
2. establecer los objetivos de la entrevista
3. decidir a quien entrevistar
4. preparara al entrevistado
5. decidir el tipo de preguntas y la estructura.

Hay dos tipos básicos de preguntas: abiertas o cerradas. Las preguntas abiertas permiten al entrevistado usar todas las opciones de respuestas. Las preguntas cerradas limitan las opiniones posibles. Los sondeos o preguntas de seguimiento pueden ser abiertos o cerrados, pero piden al encuestado una respuesta mas detallada.

Las preguntas pueden estructurarse de tres maneras básicas: pirámide, embudo y diamante. Las estructuras de pirámide empiezan con preguntas cerradas y detalladas y finalizan con preguntas más amplias y generales. Las estructuras de embudo empiezan con pregunta abierta y general y a continuación pasan a preguntas cerradas mas especificas. La estructuras con forma de diamante combinan la fortaleza de las otras dos estructuras, pero toma mucho mas tiempo para realizarse. Hay ventajas y desventajas involucradas en la decisión de cuan estructuradas hacer las preguntas de la entrevista y la secuencia de preguntas.

Para reducir el tiempo y costo de las entrevistas personales, los analistas podrían considerar como una alternativa el diseño conjunto de aplicaciones. Con jad, los analistas pueden examinar los requerimientos y diseñar una interfaz de usuario de manera conjunta con los usuarios. La evaluación cuidadosa de la cultura particular de una organización ayudara al analista a determinar si el jad es una alternativa adecuada.

Mediante los cuestionarios, los analistas de sistema pueden recopilar datos sobre las actitudes, creencias, comportamiento y características de las personas importantes de la organización. Los cuestionarios son útiles si los miembros de la organización están dispersos se requiere trabajo de investigación antes de recomendar alternativas, o hay necesidad de detectar problemas antes de que se realice las entrevistas.

Una vez que haya dominado el material de este capítulo, podrá:

1. reconocer el valor de los métodos interactivos para la recopilación de información.
2. formular preguntas para una entrevista con el fin de recabar los requerimientos de información.
3. estructurar entrevistas de una forma significativa.
4. entender el concepto de jad y saber cuándo utilizarlo.
5. escribir preguntas efectivas para las encuestas.
6. diseñar y aplicar cuestionarios efectivos.

Hay tres métodos interactivos clave que usted puede utilizar para obtener los requerimientos de información de los miembros de la organización. Dichos métodos son las entrevistas, el diseño conjunto de aplicaciones (jad, joint application design) y la realización de encuestas mediante cuestionarios. Aunque su implementación es diferente, estos métodos tienen mucho en común. La base de las propiedades que comparten es hablar con, y escuchar a, las personas de la organización por medio de una serie de preguntas formuladas cuidadosamente.