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Proyecto de diseño de un sistema nómina computarizado (página 2)




Partes: 1, 2


* JUSTIFICACION E IMPORTANCIA

 

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* ALCANCE

 

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* OBJETIVOS

   

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* LIMITACIONES

   

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* DIAGRAMA DE ISHIKAWA

     

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* MATRIZ DOFA

     

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* ANTECEDENTES DE LA INV.

       

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* SOLICITUD DE ANALISIS

       

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* INSTRUMENTO DE RECOLECCION DE DATOS

       

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* DESCRIPCION DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS

         

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* DIAGRAMAS DE FLUJOS DE DATOS (NIVEL 0 Y 1)

         

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FACTIBILIDADES

           

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COSTOS Y BENEFICIOS

           

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HALLAZGOS Y RECOMENDACIONES

           

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OBJETIVOS DEL NUEVO SISTEMA

             

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CARACTERISTICAS

             

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DETERMINACION DE LOS REQUERIMIENTOS

                 

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ANALISIS COSTO - BENEFICIOS

                 

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DISEÑO DEL NUEVO SISTEMA

                   

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PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Durante los últimos 10 años, el mundo de la automatización se ha movido en la dirección de lograr una mayor y más efectiva integración de información a través de los distintos niveles que conforman una corporación o empresa. Anteriormente, existía una frontera bastante marcada entre los sistemas de control de procesos empresariales y las plataformas de sistemas instaladas a nivel corporativo.

El primer grupo tiene el propósito de lograr la operación de los procesos empresariales de la manera más eficiente y segura posible, teniendo como guía los índices de producción predeterminados a nivel gerencial y el segundo grupo se dedica a tareas de orden más "administrativo", como manejo de nominas, contratos, costos operativos, ganancias, entre otros. La falta de conexión entre estas dos "islas" de automatización incidía en tomas de decisiones que en muchos casos, carecían de algunos escenarios o variable importantes, lo cual generaba resultados deficientes o no esperados, no cumplimiento de las expectativas generadas y falta de entendimiento entre las personas que laboraban en cada una de las islas y que debían interactuar entre ellas.

Esta tendencia actual se debe ver como "subir" la información de procesos al grupo gerencial y "bajar" la información que se maneja a nivel de gerencia media y alta al grupo de operaciones de una manera rápida, eficiente y confiable. Esto persigue que todos los niveles de una corporación "Hablen el mismo idioma". Hoy en día, se observan ejemplos interesantes de nuevas tendencias, sistemas que permiten agrupar en una sola "suma", datos que parecen tan disimiles como las horas hombre usadas por un técnico de mantenimiento para reparar un equipo con el costo de permanencia de un material "stock" en los almacenes de la empresa.

Servicio de Construcciones SOMOR, es una empresa radicada en el estado Monagas desde hace más de 5 años, además de ser una corporación que busca mejorar continuamente su efectividad, productividad y competitividad, por lo tanto es importante su desarrollo a nivel tecnológico específicamente en lo que se refiere a su sistema actual de control de nómina.

Se puede observar que en dicha empresa existen varios déficits, que desfavorecen el buen desarrollo organizacional y sus patrones de excelencia. Una de estas fallas se presenta a la hora de los pagos nómina de los empleados, ya que al realizar tantos cálculos numéricos para cada uno de ellos de forma manual ocurren errores, en los cuales afecta a los trabajadores y por lo tanto, a la empresa. Generalmente, ocasiona molestias en las personas que efectúan dichas operaciones de cálculo, lo que puede generar pérdidas a largo plazo a la empresa ya que no se cuenta con la disposición y el compromiso necesario de cada empleado para el cumplimiento de sus actividades laborales.

Otro punto negativo se puede notar al momento que se necesite algún tipo de información o documento (como recibos de pago, facturas, entre otros) ya que no se ubica fácil y rápidamente, esto debido a la existencia de un gran número de archivos para una búsqueda manual, lo que ocasiona pérdida de tiempo a los trabajadores al momento de realizar sus labores diarias y, en consecuencia, gastos a la empresa porque dificulta su capacidad de respuesta ante situaciones cotidianas, además de no permitirle disfrutar de las nuevas tecnologías para el manejo de dichos archivos.

Se percibe también que en este sistema manual, sucede un grave problema como lo es la pérdida de documentos o información, que pueden ser facturas, contratos, bauches, debido a que no existe una organización como tal, en el control de los documentos; esto acarrea consecuencias como pérdida de dinero, clausura de la empresa por parte de entidades gubernamentales al no llevar un debido control para el pago de sus impuestos.

Por otra parte, se observa que no se lleva un control sobre la información detallada de todos los trabajadores, por no existir una base de datos completa sobre estos tanto los actuales como los antiguos. Lo que ocasiona incomodidades, además de retrasos al momento de ubicar a los empleados y a toda la información detallada de cada uno de ellos que pueda ser útil a la empresa en determinado momento.

En última instancia, muchos de las personas que laboran en este departamento, cargan con un exceso de trabajo ya que no existe un control para los archivos, y principalmente, por no poseer un sistema actualizado, es decir, un programa computarizado que facilite el control de la nómina del departamento. Por todo este exceso de trabajo se puede ver en los trabajadores stress, cansancio y mal cumplimiento de sus actividades, situación que afecta el entorno laboral y el desarrollo integral que debería existir en cualquier sitio de trabajo para un mejor desarrollo de la organización.

En consecuencia a todas estas observaciones, se ha planteado la necesidad de diseñar un sistema de nómina computarizado con el fin de facilitar a los trabajadores de la empresa el manejo de los archivos, además de proporcionar una organización en el control de documentos del departamento de Gerencia de Relaciones Industriales de SOMOR, C.A. , y de esta forma, crear un ambiente laboral armónico con personal comprometido con la organización, que genere ganancias y un desarrollo eficaz y de excelencia a la empresa, donde podrá gozar de todos los beneficios de las nuevas tecnologías.

JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN

Es importante llegar a una solución de cada uno de los problemas que suceden actualmente en el departamento de Gerencia de Relaciones Industriales de la empresa SOMOR, C.A., porque cada uno de ellos forma una parte importante de lo que se puede llamar el eficaz desarrollo del departamento y por lo tanto, es necesario resolverlos antes de que puedan traer consecuencias graves para la empresa.

Para empezar, se deben buscar soluciones a la pérdida de documentos (como contratos, facturas, recibos de pago, entre otros) ya que esto ocasiona malestar en la empresa y además conlleva a un departamento desorganizado y sin un debido control.

Igualmente, en otro aspecto, la lentitud en la búsqueda de información es un factor que limita por completo el desarrollo de esta Gerencia, ya que impide una pronta capacidad de respuesta ante las exigencias de instancias superiores, por lo tanto creará un departamento que no cuenta con confiabilidad y total credibilidad a nivel general de la empresa.

Los errores en los cálculos de la nomina laboral, también afectara de manera directa la confiabilidad del departamento, lo que indica que este es uno de los puntos mas importantes, ya que puede generar pérdidas de dinero a la empresa, además de unos trabajadores descontentos que no cumplirán con sus funciones a cabalidad pues no se sentirán conformes con el cumplimiento de las funciones de la empresa para con ellos.

La excelencia buscada por la organización, se ve afectada directamente con la utilización del sistema nómina manual implementado en el departamento puesto que actualmente, existen nuevas tecnologías empleadas por la mayoría de las empresas para contar con una mejor reputación en el mercado laboral por lo que es necesario emplear un nuevo sistema computarizado. De lo contrario, puede causar consecuencias irreversibles porque no contará con la suficiente tecnología para cumplir con las expectativas de sus clientes.

De no solucionar estos problemas, entre otras cosas ocasionaría a la compañía pérdida de dinero, trabajadores inconformes, manejo de sistemas obsoletos, además de desventajas frente a la competencia, lo que a la larga puede generar un colapso general de la empresa de resistirse al uso de nuevas tecnologías.

ALCANCES DE LA INVESTIGACIÓN

Los sistemas computarizados son instrumentos abiertos que interactúan con su medio ambiente, permitiendo un control eficiente y óptimo que brinda un adecuado manejo de los datos, es por ello que se propuso el desarrollo de un sistema de nómina computarizado para corregir los problemas en la Gerencia de Relaciones Industriales de la empresa Servicios de Construcciones SOMOR, C.A.

Este estudio contribuirá a realizar un análisis más profundo de está problemática teórica, donde se induce a una nueva perspectiva de sistemas y a su vez para que la organización establezca un sistema de información que sea eficaz y eficiente.

En referencia a los problemas ocurridos en la empresa, es importante llegar a la solución de cada uno de ellos, por ejemplo, se deben evitar errores de cálculos en la nómina de los trabajadores y esto es de gran importancia ya que puede traer consecuencias muy graves para la empresa. Por lo tanto, al desarrollar un sistema nómina computarizado, será de mucha mas confiabilidad para los trabajadores, porque con un adiestramiento simple, se lograrán muchas mejoras en el departamento y por lo tanto, en la empresa.

Igualmente, con este sistema la organización y el manejo de archivos será mucho mas fácil, ya que simplemente con un rápido acceso al computador se podría ubicar cualquier información concerniente al departamento que se necesite en determinado momento, evitando de esta manera los retrasos que se generan en la búsqueda manual de un documento, además el departamento tendría una capacidad de respuesta acorde con los requerimientos de sus superiores.

Además, un sistema computarizado permite a la empresa un mejor desarrollo, ya que con la implantación de nuevas tecnologías se puede llevar un control eficaz y un manejo de datos con una mínima inversión, que puede multiplicarse en beneficios, tales como: Calidad y Excelencia de Servicio, Personal Comprometido con la Empresa, Aumento de Cartera de Clientes, entre otros.

El sistema propuesto permitirá agilizar el proceso para efectos de pago de nomina. Con una mínima inversión de dinero y con necesidad de pocos empleados al momento de hacer el pago de nomina, el sistema le proveerá con reportes y funciones las cuales se encargan de estos procesos.

Para los subalternos la solución es que no se tienen que preocupar por que le queden debiendo horas o extras, ya que el sistema se encarga de todo esto. Este contara con una base de datos para el almacenamiento de toda la información necesaria para el departamento.

El sistema de nomina computarizado contará con una configuración de cálculo de tiempo extraordinario (tiempo extra, dobles, jornadas triples). Además un modulo para efectuar el calculo de vacaciones y prima de vacaciones. En referencia al cálculo de la nómina manejara el salario diario del trabajador, salario total, percepciones, deducciones, provisiones.

Igualmente, un inventario de personal, donde se reflejen los datos principales del trabajador (Número de empleado, fecha de alta, fecha de antigüedad, nombre, cargo, entre otros) y su información personal (Dirección, Teléfono, Sexo, estado civil, fecha de nacimiento, entre otros), así como las condiciones de pago para el trabajador (Efectivo/Transferencia/Cheque).

OBJETIVO GENERAL

DISEÑAR UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA EL CONTROL DE NOMINA EN EL DEPARTAMENTO DE GERENCIA DE RELACIONES INDUSTRIALES DE LA EMPRESA CONSTRUCCIONES Y SERVICIOS "SOMOR", C.A. CON LA FINALIDAD DE OPTIMIZAR LAS FUNCIONES Y AUMENTAR LA CONFIABILIDAD DE LA COMPAÑÍA CON SUS TRABAJADORES Y CLIENTES.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

  • Analizar la situación actual en el control de nómina del departamento de Gerencia de Relaciones Industriales, con el fin de determinar sus deficiencias, errores e irregularidades al momento de efectuar el pago a los empleados.
  • Determinar los requerimientos establecidos por la empresa para implantar un nuevo sistema de control de nómina para así corregir las fallas y modernizar las funciones del departamento.
  • Diseñar un sistema computarizado que facilite el cálculo del pago nomina de los trabajadores, siendo más confiable y con mayor rapidez que el ya establecido.

LIMITACIONES

La empresa Servicios y Construcciones SOMOR, C.A. se encuentra ubicada en el estado Monagas, Municipio Maturín, Parroquia La Cruz, en la Zona Industrial al final de la Calle Uno (1) Edif. Somor.

La empresa brinda atención y asesoría únicamente con previa cita en horas de la mañana, antes de las Once de la mañana (11 A.M.) y entre los días Lunes y Miércoles. La información solo puede provenir del departamento de Gerencia de Relaciones Industriales de la organización.

Se necesita un ordenador con capacidad de llevar a cabo el sistema y suficiente memoria para almacenar toda la información referente al cálculo de nomina y relacionar los datos provenientes de los trabajadores, así como también una persona facultada para manejar dicho programa.

CAPÍTULO II

ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN

A continuación se presentan investigaciones anteriores de otros autores relacionados con sistemas computarizados de nómina que sirvieron como antecedentes para este trabajo. Estas se revisan y sirven como guía, además permiten hacer comparaciones de cómo se resolvió un problema en determinada oportunidad.

Rodríguez, B (2002). Propuesta de un sistema computarizado para el control de nomina de pago del personal docente, administrativo y obrero de la escuela de artes plásticas "Eloy Palacios".

Objetivo general

Proponer un sistema computarizado para el control de nómina de pago del personal docente, administrativo y obrero de la escuela de artes plásticas "Eloy Palacios".

Conclusión

Al concluir este proyecto, se llegó a la conclusión de que la escuela de artes plásticas "ELOY PALACIOS" necesita un cambio pronto, porque la tecnología esta mejorando al mundo. Ya es hora de hacer cambios a favor de ella, para que su personal tanto docente como administrativo y obrero se sientan conformes y seguros al momento de hacer sus cuadres de total de horas trabajadas.

Aporte

Principalmente este proyecto de investigación contribuyó a despejar algunas dudas para elegir el Instrumento de recolección de datos adecuado, así como también a tener una terminología más técnica al momento de hacer la redacción de los párrafos.

Caridad, F (2002) Propuesta de un sistema computarizado para el control de pago de nómina de obreros en la empresa "Construcciones Termini, S.A." ubicada en Maturín, estado Monagas.

Objetivo General

Diseñar un sistema computarizado para el control de pago de nominas de obreros en la empresa "Construcciones Termini, S.A." ubicada en Maturín, estado Monagas.

Conclusión

Se tiene como conclusión que actualmente la tecnología actúa como un factor indispensable en todos los campos de la vida diaria, tanto en la educación, como en las empresas. Por lo tanto, se crea una competencia donde se hace evidente la necesidad de sistemas informáticos como parte de la estructura de una organización para mejorar el desempeño de sus funciones.

Debido a esta necesidad se propone un sistema computarizado para el control de pago de nómina, el cual es ideal para aventajarse ante la competencia, además de esta manera resolver los diferentes problemas que se generan con el sistema actual.

Aporte

Esta investigación aportó ideas a la hora de redactar párrafos, ayudó en la búsqueda de palabras similares y a establecer ideas más claras acerca de lo que se quiere expresar.

SOLICITUD DE ANÁLISIS

La problemática que se presenta en el departamento de Gerencia de Relaciones Industriales de la empresa SOMOR, C.A., específicamente con el sistema actual de cálculo de nómina acarrea una serie de situaciones que afectan negativamente a la entidad, como gastos económicos innecesarios, molestias en el personal que realiza los cálculos de nomina y trabajadores inconformes a la hora de recibir su pago. Todas estas circunstancias traen como consecuencia un personal desmotivado a la hora de realizar sus actividades, además de que disminuye su productividad y su eficacia.

INSTRUMENTO DE RECOLECCIÓN DE DATOS

Se realizó una Entrevista Formal Estructurada, a una población de Cinco (5) Personas, trabajadores del Departamento de Relaciones Industriales de la Empresa Somor, C.A. Se escogió este instrumento debido a que se trata de un número pequeño de trabajadores en el Departamento.

Se utilizó una Observación Directa ya que siempre se estuvo en contacto con el entrevistado y la información fue suministrada por cada uno de ellos. Además, las entrevistas fueron aplicadas en las instalaciones de la empresa, por lo que se pudieron verificar algunos datos suministrados por la empresa.

  1. ¿Esta usted de acuerdo con el sistema actual de cálculo de nomina? ¿Por qué?
  2. ¿Cree usted que el calculo de nomina se realiza eficazmente? ¿Por qué?
  3. ¿A la hora del calculo de nomina se generan problemas? ¿Cuáles?
  4. ¿Considera usted que el sistema actual podría mejorar? Diga en que podría mejorar.
  5. ¿Estaría usted de acuerdo con la implantación de un sistema computarizado para el calculo de pago nomina? ¿Por que?

Como resultados de las entrevistas, la mayoría de los entrevistados consideran que su sistema de cálculo de nómina no es el más eficiente y señalan que podría mejorar en diversos aspectos como rapidez, exactitud al momento de realizar cálculos, manejo computarizado de planillas de asistencia de los empleados. Aunque no sienten un completo rechazo hacia su método actual, todos coinciden en que es necesaria la implantación de un sistema computarizado, ya que esto facilitaría su trabajo, además de brindar beneficios a la empresa y a los trabajadores que reciben sus pagos. También señalan que sería excelente para el manejo de archivos y datos que generalmente se pueden extraviar en la oficina.

DESCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS

Para poder realizar los cálculos en el sistema nomina, es necesario llevar un registro de asistencia de los empleados. Este control se realiza en una planilla que contiene: nombre completo del trabajador, código del trabajador y área de trabajo, con espacios en blanco para llenar hora de entrada, hora de salida y horas de descanso (opcional). También un campo adicional para las horas nocturnas. Estos datos son indispensables para el calculo de nomina de cada empleado.

Los trabajadores a la hora de recibir su pago, firman una planilla que hace constar que el salario ha sido depositado en su cuenta nomina. Además, se le proporciona un recibo con sus respectivas indicaciones: sueldo fijo, asignaciones, deducciones, horas extras, horas nocturnas, bonos, entre otras cosas.

FACTIBILIDADES

Factibilidades Técnicas

Los empleados del departamento de Gerencia de Relaciones Industriales de SOMOR, C.A. cuentan con un ordenador para proporcionar a los trabajadores los recibos de pago de cada uno de ellos. Además les proporciona un pequeño apoyo a la hora de realizar sus cálculos nomina. Este sistema no es factible para la empresa, porque no explotan el recurso técnico que poseen, además se emplea demasiado tiempo por lo que se requiere la implantación de un sistema computarizado de nomina.

Factibilidades Económicas

La empresa tiene gastos económicos innecesarios, principalmente en materiales de oficina, ya que es indispensable la impresión diaria de planillas de asistencia, así como el manejo de diferentes artículos de papelería para la elaboración de la nomina del personal. Estos gastos generan inconformidad por parte de la gerencia, ya que muchos de ellos podrían ser excluidos con la implantación de un sistema computarizado.

Factibilidades Operativas

Las personas que laboran en el Departamento de Gerencia de Relaciones Industriales de la empresa SOMOR, C.A., se encuentran inconformes con el sistema manual para el pago de nomina del personal, ya que para efectuar todos los cálculos que se requieren emplean demasiado tiempo, además la Gerencia de la empresa indica que es necesario un cambio en el departamento porque no se sienten satisfechos con el trabajo desarrollo por el mismo debido a que no son totalmente eficientes.

Factibilidades Psicosociales

El departamento de Gerencia de Relaciones Industriales manifiesta un apoyo al desarrollo de un sistema computarizado para el cálculo de pago de nomina, ya que el método aplicado actualmente no les permite cumplir con las expectativas requeridas por sus superiores y les impide realizar otras tareas de importancia para el departamento. A pesar de que manifiestan cierto temor al cambio, se sienten dispuestos a enfrentarlo y a manejar nuevas herramientas que traigan consigo beneficios para ellos y para la empresa.

Costos y Beneficios

Costos

A continuación se presenta una tabla de los costos de los materiales que utilizan los empleados de la empresa para el cálculo de la nomina estos datos son mensuales:

Materiales

Cantidad

Costo

Lapicero

Hojas blancas

Carpeta

Corrector

Tinta de impresora

Clics

8 al mes

2 resmas al mes (Carta y Oficio)

12

2

1

1 paquete

20.00 Bsf

50.00 Bsf

60.00 Bsf

90.00 Bsf

8.00 Bsf

Total mensual

228.00 Bs.F.

Beneficios

Los beneficios tangibles que se pueden observar es el poco personal que maneja este sistema que ya lo conoce bien y se sienten familiarizados con el.

En los beneficios intangibles no se encontraron.

HALLAZGOS Y RECOMENDACIONES

  • Dificultades a la hora de calcular la nomina de los empleados que laboran en la empresa SOMOR, C.A.
  • Perdida de tiempo al efectuar los cálculos.
  • Errores en el pago de los trabajadores.
  • Perdida de documentos, como planillas de asistencia.

A continuación se dan algunas recomendaciones:

Primordialmente, seria implantar el sistema computarizado que se propone para elaborar la nomina del personal que labora en la empresa. Con esto se solucionaría la mayoría de las dificultades que presenta el departamento y todos los beneficios que esto proporciona serán notorios rápidamente; lo cual incentivará a los empleados, además de aumentar su productividad. Otra recomendación importante es la elaboración de un pequeño programa computarizado para el control de asistencia de los empleados y que directamente estos datos se enlacen con el sistema computarizado de nomina propuesto. Esto es necesario ya que el extravío de las planillas de asistencia afecta el cálculo del salario neto de los trabajadores.

DETERMINACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS

Requerimientos de Entrada

El dato principal que se debe ingresar para el calculo de nomina de un trabajador sería su código, el cual es proporcionado por la empresa a la hora de efectuar el contrato. Al introducir dicho código en el sistema computarizado de nómina, este enlazará directamente con la base de datos y proporcionara la siguiente información:

  • Nombres
  • Apellidos
  • Cargo
  • Sueldo Base
  • Fecha de Ingreso
  • Numero de Cuenta Nomina

Los siguientes datos serán ingresados por el operador del sistema:

  • Días Trabajados
  • Asignaciones (Bonos, Domingos, Feriados, Horas Extras, Horas Nocturnas, entre otros)
  • Deducciones (IVSS, LPH, Paro Forzoso, SSO, Prestamos)

Requerimientos de Salida

El sistema proporcionará como datos de salida los siguientes reportes:

  • Recibo de Pago de cada trabajador (Sueldo Neto, Asignaciones, Total de Asignaciones, Deducciones, Total de Deducciones)
  • Listado de nómina de la empresa para el período correspondiente

- Ficha Personal de Información del empleado con todos sus datos correspondientes

Requerimientos de Almacenamiento

Ficha Personal del Empleado

Cedula

15

Código del Trabajador

6

Nombres

25

Apellidos

25

Dirección

50

Teléfonos

20

Fecha de Ingreso

15

Condición (F/Fijo) (C/Contratado)

1

Fecha de Vencimiento de Contrato

15

Cargo

25

Departamento

25

Salario Actual

20

Numero de cuenta Nomina

20

Total: 262 bytes x 40 Trabajadores

10480 bytes por 40 trabajadores

CÁLCULO DE PAGO NÓMINA

Periodo de Liquidación

50

Total Días

5

Salario Base

15

Horas Extraordinarias

5

Bonos Extraordinarios

15

Indemnizaciones

15

Bono Transporte

15

Bono Alimentario

15

S.S.O.

10

L.P.H.

10

Paro Forzoso

15

TOTAL

185

185 bytes x 30 días = 5550 bytes al mes

TOTAL DE ESPACIO NECESARIO = 10,015 MB

REQUERIMIENTOS DE HARDWARE

  • Un Ordenador PC (Mínimo 600 Mhz)
  • Disco Duro con espacio libre mínimo de 4.8 GB
  • Memoria RAM 256 mb o superior
  • Quemador de Cd.

REQUERIMIENTOS SOFTWARE

  • Microsoft Windows 98 o superior
  • Visual Studio 2.005
  • Microsoft Access 98 o Superior.

El sistema nomina computarizado será desarrollado en el lenguaje de programación Visual Basic 2.005, ya que el mismo es de alto nivel, agradable al usuario por sus características graficas donde se manejan diversas herramientas que facilitan la programación. Además para el manejo de base de datos, se utilizará Microsoft Access ya que es compatible con el lenguaje en el cual se trabajará y además es de fácil manejo para el programador.

REQUERIMIENTOS DE SEGURIDAD

Requerimientos Lógicos

  • Clave de Acceso. Para el ingreso del operador al sistema se utilizará una clave de acceso la cual constará de ocho (8) dígitos alfanuméricos, es decir, combinando dos (2) letras las cuales deberán ser por defecto mayúsculas para su validación y seis (6) números. Dicha clave se mostrará de manera cifrada en la pantalla utilizando símbolos para ocultar los datos ingresados por el usuario al momento de acceder al sistema.
  • Clave de Validación: También al momento de imprimir cada reporte se solicitará al operador una clave de validación, la cual contará con cinco (05) dígitos numéricos que van a permitir obtener datos impresos del sistema nomina computarizado de la empresa. Igualmente, al momento de realizar modificaciones en la base de datos referente a los trabajadores se solicitará dicha clave que validará al usuario que realice la operación.

Debido a que serán dos (02) operadores del sistema, se crearán dos (02) claves de validación diferentes pero con características similares, es decir, igual cantidad de dígitos numéricos para cada usuario.

Requerimientos Físicos

  • Hardware. Para efectuar el respaldo de los datos y recuperarlos en caso de pérdida de lo mismos, estos se guardarán en unidades de discos compactos (CDs). Esta operación deberá ser realizada mensualmente por un operador donde se salvarán los reportes arrojados durante dicho período por el sistema. Además la información personal de los trabajadores estará igualmente guardada como respaldo en dichos dispositivos de almacenamiento.

CARTA ESTRUCTURADA

DISEÑO DE PANTALLAS

La siguiente pantalla será la pantalla de inicio para ingresar al programa. Se crea con la finalidad de darle al usuario la bienvenida al sistema y consta de un botón que lo enviará hasta la segunda pantalla. En la parte superior izquierda se observa el nombre del programa y la versión del mismo.

Figura 1

La Figura 2 representa el acceso al sistema de nómina, el cual viene representado por una clave de acceso que el usuario deberá ingresar y que el programa cifrará automáticamente. Esta clave posteriormente será comprobada cuando el operador presione el botón "VALIDAR".

Figura 2

Luego de validar la clave de acceso, se obtiene un menú representado en la próxima pantalla con el logotipo de la empresa como fondo, y en el cual al hacer clic sobre cualquier opción de dicho menú, se despliegan a continuación los submenús donde el usuario podrá elegir la tarea que va a realizar.

Figura 3

La Figura 4 representará la pantalla donde se efectuarán los cálculos de nomina de cada empleado, el operador ingresará el código del trabajador y luego se validara presionando el botón "OK". A continuación el sistema arroja datos como: Nombre del Trabajador, cargo desempeñado, Sueldo Base. El operador introduce los datos de: Periodo de cálculo, días trabajados, horas extras diarias, horas extras nocturnas y luego al presionar el botón de calcular se presenta el total neto, sumando las asignaciones y restando las deducciones de cada trabajador.

Figura 4

En la figura 5 se muestra la pantalla donde será creada la ficha personal de cada trabajador. En esta se detallan todos los datos personales y laborales de los mismos, los cuales se guardaran en una base de datos y que son necesarios para el cálculo del pago nomina.

Figura 5

DISEÑO DE REPORTES

El primer reporte que mostrará el sistema es aquel donde se contienen todos los empleados con su respectivo sueldo devengado y el total cancelado por la empresa durante dicho período. Además la opción para imprimir el reporte.

Figura 6

En el reporte que se presenta a continuación se muestra el recibo de pago de cada trabajador, que muestra su total de asignaciones, deducciones y sueldo neto, el cual será firmado por el mismo demostrando su conformidad con el pago recibido.

La figura 8 representa el reporte que muestra la ficha personal de cada trabajador, que contiene todos los datos necesarios y concernientes al empleado, como constancia de que cada trabajador se encuentre registrado en la nomina de la empresa.

El reporte que muestra la figura 9, se refiere al total de trabajadores incluidos en la nómina de la empresa y el total de ellos, muestra una opción para imprimir y además el cargo de cada empleado.

Figura 9

DISEÑO LÓGICO

BASE DE DATOS

El sistema nómina computarizado estará compuesto principalmente por dos tablas. La primera tabla referida a la ficha personal de cada empleado. Esta constará de los datos personales y laborales de cada uno de ellos.

Figura 10

La segunda tabla de base de datos contiene todos los datos referentes al pago nomina de un trabajador. En ella se definen todos los campos y los tipos de datos a utilizar como muestra la Figura 11. Estas tablas guardarán toda la información que se necesitará a la hora de imprimir reportes.

Figura 11

 

 

 

Autor:

Gabriela Brito Barreto


Partes: 1, 2


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