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Trabajo de Sistemas de Contabilidad I (página 2)




Partes: 1, 2


PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO DE CAJACHICA

1.- Se debe nombrar un custodio o responsable de los fondos de Caja Chica.

2.- Los fondos de caja chica deberán ser utilizados solamente para pagos de poco monto.

3.- Los desembolsos de caja chica no deberán exceder el 10% del monto total del fondo.

4.- Los pagos por caja chica se realizaran mediante volantes prenumerados de imprenta expedidos en secuencia, y volantes provisionales para controlar la entrada de efectivo previo al desembolso real, el cual se liquidara con los comprobantes.

5.- Los volantes de caja chica deberán ser firmados por la persona que aprueba el pago y por quien recibe el dinero.

6.- Los volantes provisionales no podrán permanecer más de tres días en caja.

7.- Debe anexarse a los volantes definitivos de caja chica toda la documentación justificativa por los pagos efectuados.

8.- La documentación justificativa de los pagos por caja chica deberán cancelarse con un sello fechador con la inscripción “Pagado y la fecha de desembolso.

9.- Esta prohibido el pago de sueldos del fondo de caja chica.

10.- Para la reposición del fondo de caja chica debe haberse consumido el 60% del monto total o según lo dictaminen las políticas de la empresa.

11.- Esta prohibido el cambio de cheques a través del fondo de caja chica.

12.- El fondo de caja chica debe mantenerse separado de cualquier otro fondo que opere la institución, y el custodio, no debe tener acceso al efectivo recibido de clientes u otro deposito.

13.- Los volantes de caja chica deben ser autorizados por el funcionario del área donde se solicite el desembolso y por el encargado del área financiera.

14.- No se permitirá el manejo de dos fondos de caja por una sola persona.

15.- Cualquier cambio en el monto de caja debe realizarse mediante una comunicación del incumbente de mayor jerarquía.

16.- Las políticas para el manejo adecuado de caja chica deben ser entregados por escrito.

17.- Las Facturas no deben ser fraccionadas para eludir el monto de desembolso.

18.- El encargado no debe tener acceso a los registros de contabilidad mucho menos con aquellos referentes al efectivo.

19.- El fondo de caja chica debe ser arqueado esporádicamente y sorpresivamente por el auditor interno o por cualquier otro departamento que sirva de control financiero.

20.- El cheque de reposición debe hacerse por el total de los comprobantes que se reponen

PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO DECAJA GENERAL

1.- Se debe nombrar un encargado de caja general.

2.- Las funciones de custodia y manejo de efectivo deben ser ejecutadas por personas independientes de las que realizan las funciones de revisión, registro y control del mismo.

3.- Todos los ingresos de efectivo deben hacerse constar en un recibo de ingreso, el cual debe ser firmado y sellado por el cajero.

4.- Los recibos de ingreso deben ser prenumerados de imprenta en secuencia numérica y usados en orden.

5.-  La secuencia numérica en el uso de los recibos de ingreso debe ser controlada por un empleado independiente de quienes manejan el efectivo.

6.- Todos los ingresos deben ser depositados íntegramente a más tardar el siguiente día laborable. El cajero debe anexar el volante del depósito al recibo de ingreso correspondiente y debe quedarse con una copia.

7.- Los ingresos y depósitos deben ser registrados por una persona independiente de las labores de manejo de efectivo ingresado.

8.- El cajero debe llevar diariamente un formulario de recepción de efectivo donde conste el  número del recibo fecha y monto recibido.

9.- Se debe preparar para cada departamento dentro de la organización, un presupuesto de las entradas, de los pagos y de las salidas de efectivo.

10.- Preparar un listado de control de las entradas de efectivo en el, momento y en el lugar en donde se recibe el dinero.

11.- Realizar todos los pagos en cheques.

12.- Exigir que la validez y el valor de cada gasto se verifiquen antes de su pago mediante el giro de un cheque.

13.- Separar la función de aprobación de los gastos de la función de firma de cheques.

14.- Efectuar rápidamente la conciliación de los extractos bancarios.

15.- Separar los fondos provenientes de cobros a los destinados a pagos.

16.- Controlar todos los cheques anulados.

17.- Se debe tener cheques que sean firmados por dos personas o más.

18.- Se deben realizar arqueos sorpresivos.

19.- Rotación del personal que interviene en el manejo de fondos.

20.- No se debe usar dinero de la caja general para gastos no autorizados.

PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO DEVENTAS A CRÉDITO

1.- Se debe nombrar un encargado o responsable.

2.- Se deben mantener políticas y velar por el cumplimiento de las mismas.

3.- Las solicitudes de crédito deben ser examinadas y autorizadas por los departamentos de contabilidad y administración.

4.- Cada crédito debe ser monitoreado para su mejor control

5.- Las solicitudes de aumentos de crédito deben ser examinadas y autorizadas por la administración.

6.- Cada crédito despachado deberá ser firmado por la persona que disfruta del crédito.

7.- Al aproximarse la fecha de caducidad de cada factura se deberá contactar a la persona que posee el crédito como una forma de recordatorio de pago.

8.- Cada factura a crédito deberá mostrar la fecha de caducidad de dicha factura.

9.- Se debe tener un historial del cliente donde se muestran todos los datos del mismo.

10.- Se debe otorgar crédito de acuerdo con su capital suscrito y pagado.

11.- Debe recibirse de cada cliente una orden de compra sellada y firmada.

12.- Se debe preparar un presupuesto de ventas.

13.- Se deben elaborar cuotas para cada vendedor.

14.- Debe emitirse un conduce prenumerado.

15.- Las facturas son enviadas posteriormente a la entrega con conduce por si hubiere algún cambio por mercancías en mal estado.

16.- Asignar a cada vendedor un código de identificación.

17.- Enviar a cada departamento correspondiente copias de las facturas hechas durante el día para las gestiones de cobro y control de inventario.

18.- Separar las funciones de facturación, registro y cobranza de facturas.

19.- El departamento debe estar dirigido por una sola persona.

20.- No se otorgaran créditos a empleados que tengan menos de tres meses trabajando en la institución.

PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO DE CUENTAS POR COBRAR

1.-  El departamento debe estar dirigido por una sola persona.

2.- El otorgamiento de crédito a clientes, funcionarios y empleados se efectuará sobre la base de las políticas establecidas por la institución.

3.- Debe habilitarse una cuenta auxiliar para cada cliente, funcionario o empleado.

4.- Deben realizarse arqueos periódicos de los documentos para conciliarlos con los libros contables.

5.- Las autorizaciones para descargo de cuentas malas deben ser aprobadas en atención a las normas contables y leyes que existan para tales fines.

6.- Se deben depurar los pedidos de cada cliente antes de despachar las mercancías.

7.- Emitirse mensualmente un análisis de los saldos de cuentas por cobrar.

8.- Emitir mensualmente un estado de cuenta a cada cliente.

9.- Emitir un recibo provisional de cobro prenumerado.

10.- El encargado de cuentas por cobrar no podrá tener control sobre los asientos contables de los cobros realizados.

11.- Asignar códigos a los cobradores a domicilio.

12.- Dividir por zonas a los cobradores y los clientes para mejor control.

13.- Asignar un código a cada cuenta por cobrar.

14.- Los recibo de Cobro deben estar prenumerados de Imprenta

15.- Determinar políticas para una gestión de cobros eficiente.

16.- Enviar a cada departamento correspondiente copias de las cuentas por cobrar para las futuras operaciones y registro de las mismas.

17.- Mantener control de aquellas cuentas que se estimen de dudoso cobro aunque ya estén fuera del sistema.

18.- Emitir informe para la gerencia de las cuentas recuperadas.

19.- Realizar un presupuesto mensual estimado de los cobros a realizar.

20.- Realizar llamadas de recordatorio de pagos a los clientes.

PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO DE COMPRAS A CRÉDITO

1.- Se debe nombrar un encargado de departamento de compras.

2.- Se debe coordinar con los proveedores sobre asuntos como precios, descuentos, tiempo para el pago, etc.

3.- Se debe contar con la aprobación correspondiente.

4.- Se deben conseguir líneas de crédito.

5.- Tener un listado de proveedores; locales y extranjeros.

6.- Realizar varias cotizaciones previas a las compras.

7.- Evitar monopolizar las compras, comprando siempre al mismo proveedor.

8.- Tener un control de los precios de los productos en el mercado.

9.- Al realizar las compras comprarle a varios proveedores.

10.- Emitir una orden de compra o pedido.

12.- La orden de compra debe tener el logo de la empresa.

13.- Se debe tener una requisición de compras.

14.- Las órdenes de compra deben ser prenumeradas.

15.- Enviar copias de las órdenes de compra a cada departamento relacionado para las futuras operaciones.

16.- Tener control estricto sobre las mercancías en existencia  en almacén.

17.-Establecer un mínimo de existencia de productos en almacén y un máximo para controlar las compras

18.- El encargado de compras no debe realizar asientos contables.

19.- Notificar al encargado de almacén sobre las compras realizadas para su posterior almacenamiento y control.

20.- Realizar conjuntamente con el encargado de almacén un plan de almacenamiento para tener control de las cantidades mínimas y máximas de almacenamiento.

PROCEDIMIENTOS DECONTROL INTERNO DE  CUENTAS POR PAGAR

1.- Se debe nombrar un encargado de las cuentas por pagar.

2.- Las requisiciones, ordenes de compra de bienes y servicios que den origen a cuentas por pagar deben estar aprobadas por un superior jerárquico.

3.- Las requisiciones y ordenes de compra deben estar prenumeradas de imprenta y utilizadas en rigurosa secuencia numérica.

4.- Se deben segregar las funciones de compra, recepción y registro de cuentas por pagar.

5.- Las facturas se enviaran directamente al departamento de contabilidad y se registraran de inmediato a las cuentas por pagar.

6.-  Las mercancías recibidas deben ser rigurosamente examinadas para determinar si hay faltante, y se le informara al departamento de compra la situación.

7.- Auditoria interna supervisara en todos los casos  que se comparen las facturas contra las órdenes de compra y los reportes de recepción que den origen a cuentas por pagar.

8.- Todas las facturas como las órdenes de compra deben ser canceladas en el mismo momento en que se efectúe el pago.

9.- Los estados de cuentas de los proveedores deben ser revisados y conciliados con los saldos  del departamento de contabilidad.

10.- Todas las cuentas por pagar deben registrarse antes de efectuar el pago.

11.- Los cheques para saldar las cuentas por  pagar serán registradas con un concepto claro que explique los desembolsos.

12.- Se deben atender las solicitudes de confirmación de cuentas por pagar.

13.- Se debe preparar una relación mensual de cuentas por pagar con sus respectivos comprobantes y conciliar con la cuenta control.

14.- Cada proveedor debe tener un código asignado.

15.- No se debe pagar en efectivo sino en cheque.

16.- Cada proveedor debe tener un expediente.

17.- No pagar con fotocopias sino con facturas originales.

18.- Debe emitirse una solicitud de cheque, firmada por quien la prepara y otra persona autorizada.

19.- Pagar con cheque que tengan doble firma.

20.- Revisar todos los pagos en la conciliación bancaria.

PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNODE  PRODUCCIÓN

1.- Debe nombrarse un responsable o encargado de producción.

2.- Organizar la producción diariamente.

3.- Tener control sobre el consumo de materias primas.

4.- Controlar el tiempo trabajado por los operadores.

5.- Verificar la cantidad producida.

6.- Elaborar reportes de trabajos diarios, enviar copias al encargado de almacén y contabilidad.

7.- Verificar que lo programado sea igual a lo realizado, o sea, si se cumplió con la programación establecida.

8.- Al hacer entrega de materias primas se debe indicar la orden de producción en la que se va a utilizar, la cantidad entregada, la cantidad devuelta y la persona que la recibe.

9.- Elaborar planes detallados de producción y planear la distribución de productos.

10.- Pronosticar la demanda del producto, indicando la cantidad en función de tiempo.

11.- Comprobar la demanda real  con la planteada y corregir los planes si fuese necesario.

12.- Elaborar un presupuesto de producción detallado y claro.

13.- Preparar una requisición de materiales.

14.- Coordinar con el gerente de ventas lo que se va a producir.

15.- Asesorar a la gerencia sobre la capacidad de maquinas instaladas.

16.- Asesorar a la gerencia sobre maquinarias, equipos y materiales a utilizar.

17.- Evitar el desperdicio de materias primas.

18.- Se debe tener control sobre el buen funcionamiento de las maquinarias.

19.- Enviar lo más pronto posible al almacén los productos terminados.

20.- Tener control estricto sobre los productos todavía en proceso.

PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNODE  INVENTARIO

1.- Debe nombrase un encargado de departamento.

2.- Debe existir un buen planeamiento de producción y /o ventas para estimar las necesidades de inventario.

3.- Preparar informes de recepción para registrar y notificar recepción de productos o mercancías.

4.- Emitir órdenes de salida de mercancía cada vez que se entregue.

5.- Emitir una orden de entrada de mercancía cada vez que se reciba una mercancía.

6.- Comprobar las cantidades recibidas para determinar que son correctas.

7.- Almacenar correctamente las mercancías como medida de protección contra las extracciones no autorizadas.

8.- Expedir los materiales y/o mercancías contra la presentación de autorizaciones de salida para producción o embarque.

9.- Controlar los desperdicias de producción, materiales dañados para los ajustes d costos correspondientes.

10.- Tener control de inventarios de materias primas, productos en proceso y productos terminados.

11.- No recibir mercancías sin la autorización de compras.

12.- No entregar mercancías sin la autorización de ventas.

13.- Notificar a la gerencia sobre productos en mal estado.

14.- Realizar conteos físicos al menos una vez al año, sin importar el sistema utilizado.

15.- Buen almacenamiento para evitar robos, daños o descomposición.

16.- Mantener al día las tarjetas de entrada y salida de mercancías.

17.- Mantener inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo cual conduce a perdidas en ventas.

18.- No mantener mercancías almacenadas demasiado tiempo, evitando con esto el gasto de tener dinero invertido en artículos innecesarios.

19.- Emitir un reporte de productos que hayan sido entregados por producción y que ya están disponibles para la venta.

20.- Informar sobre el mínimo de existencia de un producto o mercancía.

CATÁLOGO DE CUENTAS (Descripción)

Código de 3,4,5,6 y 7 Posiciones

Grupo

Subgrupo

Subgrupo

Cuenta

Subcuenta

Subcuenta

Subcuenta

1

2

3

4

5

6

7

                           



CATÁLOGO DE CUENTAS

100   ACTIVO

1000                 Efectivo en Caja y Bancos

10001               Caja General

10002               Caja Chica

10003               Banco Popular Dominicano

10004               Banco de Reservas de la Republica Dominicana

10005               BHD

1100                 Cuentas por Cobrar Clientes

110001 Almacenes “Doble A”

110002 Supermercado Estela

110003 Supermercado El Viajero

110004 Súper Bodega La Económica

110005 Supermercado Dajabón

110006 Supermercado  Victoria

110007 Distribuidora Patria

110008 Bodega  Los Tres Hermanos

110009 Supermercado Bonao

110010 Supermercado la Fuente

110011 Distribuidora Carmen

110012 Almacén Frederick & Asociados

110013 Distribuidora Banileja C x A.

110014 Supermercado Pérez

110015 Supermercado Del Pueblo, S.A.

110016 Distribuidora Karina, S.A.

110017 Centro Comercial King

110018 Supermercado Tomas

110019 Súper Bodega Hernández

110020 Supermercado Alicia

1200                 Cuentas por Cobrar Funcionarios y Empleados

120001 Carmen E. Jiménez Pérez

120002 Juan Francisco Martines Marmolejos

120003 Claudia Montero Duran

120004 Israel Castro Ramírez

120005 Edwin García Domínguez

120006 Germania F. Bautista Santiago

120007 Maria Magdalena Severino Brito

1300                 Otras Cuentas por Cobrar

130001 CDEEE

130002 Agrotel

130003 Báez & Asociados

130004 Agro Empresa Díaz, S.A.

130005 Ing. Carlos Cáceres Hinojosa

1400                 Inventario

140001 Productos Terminados

140002 Productos en Proceso

140003 Materias Primas

140004 Materiales de Oficina e Impresos

140005 Materiales y Equipos de Mantenimiento

1500                 Gastos Pagados por Adelantado

150001 Materiales de Oficina e Impresos

150002 Seguros Generales

150003 Renta y Alquiler

1600                 Inversiones

160001 Inversiones en Títulos

160002 Certificados Financieros

160003 Acciones Comunes en Otras Empresas

160004 Acciones Presentes en Otras Empresas

160005 Locales Comerciales

1700                 Propiedad Planta y Equipo

170001 Terreno

170002 Mejora al Terreno

170003 Edificios y Naves

170004 Depreciación Acumulada Edificios y Naves

170005 Maquinarias

170006 Depreciación Acumulada Maquinarias

170007 Mobiliario y Equipo de Oficina

170008 Depreciación Ac. Mobiliario y  Equipo de Oficina

170009 Equipo de Generación

170010 Depreciación Acumulada Equipo de Generación

170011 Equipo de Transporte

170012 Depreciación Acumulada Equipo de Transporte

170013 Equipo de Riego

170014 Depreciación Acumulada Equipo de Riego

1800                 Activo Diferido

180001 Costo de Organización

180002 Derechos de Autor

180003 Marca de Fábrica

1900                 Otros Activos

190001 Fianzas y Depósitos

190002 Crédito Mercantil

190003 Construcciones en Proceso

200                  PASIVOS

2000                 Documentos por pagar

20001               Importadora Andina, S.A.

20002               Santo Domingo Motors

20003               Cabrera & Asociados

2100                 Cuentas por Pagar Proveedores

210001 Plastiformas, S.A.

210002 Soluciones Eléctricas Noboa

210003 Industrias Nigua

210003 Cartones del Caribe

210004 Distribuidora García

210005 Texaco Dominicana

210006 Distribuidora de Gomas K & L

210007 Ferretería Popular

210008 Moto Repuestos Brito

210009 Distribuidora de Gomas Kennedy

210010 Auto Repuestos Oriental

210011 Teruel Agrícola

210012 Gas Caribe

210013 Fersan Dominicana

210014 Agro Soluciones López

210015 Cartonera Francis

210016 Plásticos & Algo Mas

210017 Repuestos Mayra

210018 Estación de Combustible Shell Kennedy

210019 Suplioficinas Leo

210020 Toribio Reparaciones

2200                 Retenciones y Acumulaciones por Pagar

220001 Impuestos Sobre la Renta

220002 Infotep

220003 Seguridad Social

220004 Regalía Pascual

220005 Preaviso y Cesantía

2300                 Pasivo a Largo Plazo

230001 Bonos por Pagar

230003 Préstamos

2400                 Otros pasivos

240001 Prima en Obligaciones

300                  CAPITAL

30001               Acciones Autorizadas

30002               Acciones no Emitidas

30003               Prima en Acciones Comunes

30004               Acciones en Tesorería

3100                 Reservas

310001 Reserva Legal

3200                 Resultados

320001 Del Período

320002 Acumulados

400                  INGRESOS

4100                 Ventas

410001 Jugos Denominación A

410002 Jugos Denominación B

410003 Concentrado Clase A

410004 Concentrado Clase B

4200                 Servicios

420001 Asesorías

4300                 Otros Ingresos

430001 Intereses Sobre Inversiones

430002 Dividendos

430003 Ganancia en Venta de Activo

4400                 Descuentos y Devoluciones

44100   Descuentos

4410001           Por Pronto Pago

44200   Devoluciones

4420001           Producto A

4420002           Producto B

500                  COSTOS

5100                 Costos de la Mercancía Comprada

510001 Compras Materia Prima A

510002 Compras Materia Prima B

510003 Seguros

510004 Gastos Aduanales

510005 Transporte

510006 Estibadores y Almacenamiento

600                  GASTOS

6100                 Gastos de Operación

610001 Gastos de Ventas

610002 Sueldos

610003 Comisiones

610004 Regalía Pascual

610005 Seguridad Social

610006 Dietas y Viajes

610007 Preaviso y Cesantía

610008 Transporte

610009 Combustibles y Lubricantes

610010 Publicidad

610011 Energía Eléctrica

610012 Reparación y Mantenimiento

610013 Depreciación Edificio

610014 Depreciación Equipo de Oficina

610015 Depreciación Equipo de Transporte

6200                 Gastos Generales y Administrativos

620001 Sueldos

620002 Horas Extras

620003 Regalía Pascual

620004 Honorarios

620005 Seguridad Social

620006 Dietas y Viajes

620007 Transporte

620008 Materiales y Útiles de Oficina

620009 Combustibles y Lubricantes

620010 Energía Eléctrica

620011 Agua y Basura

620012 Comunicaciones

620013 Depreciación Mobiliario

620014 Depreciación Edificio

620015 Depreciación Maquinaria

6300                 Gastos Financieros

630001 Intereses sobre préstamos

630002 Comisiones Bancarias

630003 Servicio Bancario Electrónico

630004 Carta de Crédito y Servicios

630005 Mora y sanciones

630006 Impuestos Transacciones Bancarias

630007 Tarjetas de crédito corporativas

630008 Gastos de Cierre

630009 Caja de seguridad

630010 Confección de Cheques

 

 

 

Autor:

Richard Pichardo Paulino


Partes: 1, 2


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