PROCEDIMIENTOS DE
CONTROL INTERNO DE
CAJACHICA
1.- Se debe nombrar un custodio o responsable de los
fondos de Caja Chica.
2.- Los fondos de caja chica deberán ser utilizados
solamente para pagos de poco monto.
3.- Los desembolsos de caja chica no deberán
exceder el 10% del monto total del fondo.
4.- Los pagos por caja chica se realizaran mediante
volantes prenumerados de imprenta expedidos en
secuencia, y volantes provisionales para controlar la entrada de
efectivo previo al desembolso real, el cual se liquidara con los
comprobantes.
5.- Los volantes de caja chica deberán ser firmados
por la persona que aprueba el pago y por
quien recibe el dinero.
6.- Los volantes provisionales no podrán permanecer
más de tres días en caja.
7.- Debe anexarse a los volantes definitivos de caja
chica toda la documentación
justificativa por los pagos efectuados.
8.- La documentación justificativa de los pagos por
caja chica deberán cancelarse con un sello fechador con la
inscripción “Pagado” y la fecha de
desembolso.
9.- Esta prohibido el pago de sueldos del fondo de caja
chica.
10.- Para la reposición del fondo de caja chica
debe haberse consumido el 60% del monto total o según lo
dictaminen las políticas de la empresa.
11.- Esta prohibido el cambio de cheques a través del
fondo de caja chica.
12.- El fondo de caja chica debe mantenerse separado de
cualquier otro fondo que opere la institución, y el
custodio, no debe tener acceso al efectivo recibido de clientes u otro
deposito.
13.- Los volantes de caja chica deben ser autorizados
por el funcionario del área donde se solicite el desembolso
y por el encargado del área financiera.
14.- No se permitirá el manejo de dos fondos de
caja por una sola persona.
15.- Cualquier cambio en el monto de caja debe
realizarse mediante una comunicación del incumbente
de mayor jerarquía.
16.- Las políticas para el manejo adecuado de caja
chica deben ser entregados por escrito.
17.- Las Facturas no deben ser fraccionadas para eludir
el monto de desembolso.
18.- El encargado no debe tener acceso a los registros de contabilidad mucho menos con
aquellos referentes al efectivo.
19.- El fondo de caja chica debe ser arqueado
esporádicamente y sorpresivamente por el auditor interno o
por cualquier otro departamento que sirva de control financiero.
20.- El cheque de reposición debe
hacerse por el total de los comprobantes que se
reponen
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
INTERNO DECAJA GENERAL
1.- Se debe nombrar un encargado de caja
general.
2.- Las funciones de custodia y manejo de
efectivo deben ser ejecutadas por personas independientes de las
que realizan las funciones de revisión, registro y control del
mismo.
3.- Todos los ingresos de efectivo deben
hacerse constar en un recibo de ingreso, el cual debe ser firmado
y sellado por el cajero.
4.- Los recibos de ingreso deben ser prenumerados de
imprenta en secuencia numérica y usados en orden.
5.- La secuencia numérica en el uso de los
recibos de ingreso debe ser controlada por un empleado
independiente de quienes manejan el efectivo.
6.- Todos los ingresos deben ser depositados
íntegramente a más tardar el siguiente día
laborable. El cajero debe anexar el volante del depósito al
recibo de ingreso correspondiente y debe quedarse con una
copia.
7.- Los ingresos y depósitos deben ser registrados
por una persona independiente de las labores de manejo de
efectivo ingresado.
8.- El cajero debe llevar diariamente un formulario de
recepción de efectivo donde conste el número del
recibo fecha y monto recibido.
9.- Se debe preparar para cada departamento dentro de
la organización, un
presupuesto de las entradas, de
los pagos y de las salidas de efectivo.
10.- Preparar un listado de control de las entradas de
efectivo en el, momento y en el lugar en donde se recibe el
dinero.
11.- Realizar todos los pagos en cheques.
12.- Exigir que la validez y el valor de cada gasto se
verifiquen antes de su pago mediante el giro de un
cheque.
13.- Separar la función de aprobación
de los gastos de la función de
firma de cheques.
14.- Efectuar rápidamente la conciliación de
los extractos bancarios.
15.- Separar los fondos provenientes de cobros a los
destinados a pagos.
16.- Controlar todos los cheques anulados.
17.- Se debe tener cheques que sean firmados por dos
personas o más.
18.- Se deben realizar arqueos sorpresivos.
19.- Rotación del personal que interviene en el
manejo de fondos.
20.- No se debe usar dinero de la caja general para
gastos no autorizados.
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
INTERNO DEVENTAS A CRÉDITO
1.- Se debe nombrar un encargado o
responsable.
2.- Se deben mantener políticas y velar por el
cumplimiento de las mismas.
3.- Las solicitudes de crédito deben ser
examinadas y autorizadas por los departamentos de contabilidad y
administración.
4.- Cada crédito debe ser monitoreado para su mejor
control
5.- Las solicitudes de aumentos de crédito deben
ser examinadas y autorizadas por la administración.
6.- Cada crédito despachado deberá ser firmado
por la persona que disfruta del crédito.
7.- Al aproximarse la fecha de caducidad de cada
factura se deberá
contactar a la persona que posee el crédito como una forma
de recordatorio de pago.
8.- Cada factura a crédito deberá mostrar la
fecha de caducidad de dicha factura.
9.- Se debe tener un historial del cliente donde se muestran todos
los datos del mismo.
10.- Se debe otorgar crédito de acuerdo con su
capital suscrito y
pagado.
11.- Debe recibirse de cada cliente una orden de compra
sellada y firmada.
12.- Se debe preparar un presupuesto de ventas.
13.- Se deben elaborar cuotas para cada
vendedor.
14.- Debe emitirse un conduce prenumerado.
15.- Las facturas son enviadas posteriormente a la
entrega con conduce por si hubiere algún cambio por
mercancías en mal estado.
16.- Asignar a cada vendedor un código de
identificación.
17.- Enviar a cada departamento correspondiente copias
de las facturas hechas durante el día para las gestiones de
cobro y control de inventario.
18.- Separar las funciones de facturación, registro
y cobranza de facturas.
19.- El departamento debe estar dirigido por una sola
persona.
20.- No se otorgaran créditos a empleados que
tengan menos de tres meses trabajando en la
institución.
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO
DE CUENTAS POR COBRAR
1.- El departamento debe estar dirigido por una
sola persona.
2.- El otorgamiento de crédito a clientes,
funcionarios y empleados se efectuará sobre la base de las
políticas establecidas por la institución.
3.- Debe habilitarse una cuenta auxiliar para cada
cliente, funcionario o empleado.
4.- Deben realizarse arqueos periódicos de los
documentos para conciliarlos
con los libros contables.
5.- Las autorizaciones para descargo de cuentas malas
deben ser aprobadas en atención a las normas contables y leyes que existan para tales
fines.
6.- Se deben depurar los pedidos de cada cliente antes
de despachar las mercancías.
7.- Emitirse mensualmente un análisis de los saldos de
cuentas por cobrar.
8.- Emitir mensualmente un estado de cuenta a cada
cliente.
9.- Emitir un recibo provisional de cobro
prenumerado.
10.- El encargado de cuentas por cobrar no podrá
tener control sobre los asientos contables de los cobros
realizados.
11.- Asignar códigos a los cobradores a
domicilio.
12.- Dividir por zonas a los cobradores y los clientes
para mejor control.
13.- Asignar un código a cada cuenta por
cobrar.
14.- Los recibo de Cobro deben estar prenumerados de
Imprenta
15.- Determinar políticas para una gestión de cobros
eficiente.
16.- Enviar a cada departamento correspondiente copias
de las cuentas por cobrar para las futuras operaciones y registro de las
mismas.
17.- Mantener control de aquellas cuentas que se estimen
de dudoso cobro aunque ya estén fuera del sistema.
18.- Emitir informe para la gerencia de las cuentas
recuperadas.
19.- Realizar un presupuesto mensual estimado de los
cobros a realizar.
20.- Realizar llamadas de recordatorio de pagos a los
clientes.
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO
DE COMPRAS A CRÉDITO
1.- Se debe nombrar un encargado de departamento de
compras.
2.- Se debe coordinar con los proveedores sobre asuntos como
precios, descuentos, tiempo para el pago,
etc.
3.- Se debe contar con la aprobación
correspondiente.
4.- Se deben conseguir líneas de
crédito.
5.- Tener un listado de proveedores; locales y
extranjeros.
6.- Realizar varias cotizaciones previas a las
compras.
7.- Evitar monopolizar las compras, comprando siempre al
mismo proveedor.
8.- Tener un control de los precios de los productos en el mercado.
9.- Al realizar las compras comprarle a varios
proveedores.
10.- Emitir una orden de compra o pedido.
12.- La orden de compra debe tener el logo de la
empresa.
13.- Se debe tener una requisición de
compras.
14.- Las órdenes de compra deben ser
prenumeradas.
15.- Enviar copias de las órdenes de compra a cada
departamento relacionado para las futuras operaciones.
16.- Tener control estricto sobre las mercancías en
existencia en almacén.
17.-Establecer un mínimo de existencia de productos
en almacén y un máximo para controlar las
compras
18.- El encargado de compras no debe realizar asientos
contables.
19.- Notificar al encargado de almacén sobre las
compras realizadas para su posterior almacenamiento y
control.
20.- Realizar conjuntamente con el encargado de
almacén un plan de almacenamiento para tener
control de las cantidades mínimas y máximas de
almacenamiento.
PROCEDIMIENTOS DECONTROL
INTERNO DE CUENTAS POR PAGAR
1.- Se debe nombrar un encargado de las cuentas por
pagar.
2.- Las requisiciones, ordenes de compra de bienes y servicios que den origen a
cuentas por pagar deben estar aprobadas por un superior
jerárquico.
3.- Las requisiciones y ordenes de compra deben estar
prenumeradas de imprenta y utilizadas en rigurosa secuencia
numérica.
4.- Se deben segregar las funciones de compra,
recepción y registro de cuentas por pagar.
5.- Las facturas se enviaran directamente al
departamento de contabilidad y se registraran de inmediato a las
cuentas por pagar.
6.- Las mercancías recibidas deben ser
rigurosamente examinadas para determinar si hay faltante, y se le
informara al departamento de compra la situación.
7.- Auditoria interna supervisara en todos los
casos que se comparen las facturas contra las órdenes
de compra y los reportes de recepción que den origen a
cuentas por pagar.
8.- Todas las facturas como las órdenes de compra
deben ser canceladas en el mismo momento en que se efectúe
el pago.
9.- Los estados de cuentas de los proveedores deben ser
revisados y conciliados con los saldos del departamento de
contabilidad.
10.- Todas las cuentas por pagar deben registrarse antes
de efectuar el pago.
11.- Los cheques para saldar las cuentas por pagar
serán registradas con un concepto claro que explique los
desembolsos.
12.- Se deben atender las solicitudes de
confirmación de cuentas por pagar.
13.- Se debe preparar una relación mensual de
cuentas por pagar con sus respectivos comprobantes y conciliar
con la cuenta control.
14.- Cada proveedor debe tener un código
asignado.
15.- No se debe pagar en efectivo sino en
cheque.
16.- Cada proveedor debe tener un expediente.
17.- No pagar con fotocopias sino con facturas
originales.
18.- Debe emitirse una solicitud de cheque, firmada por
quien la prepara y otra persona autorizada.
19.- Pagar con cheque que tengan doble firma.
20.- Revisar todos los pagos en la conciliación
bancaria.
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
INTERNODE PRODUCCIÓN
1.- Debe nombrarse un responsable o encargado de
producción.
2.- Organizar la producción diariamente.
3.- Tener control sobre el consumo de materias
primas.
4.- Controlar el tiempo trabajado por los
operadores.
5.- Verificar la cantidad producida.
6.- Elaborar reportes de trabajos diarios, enviar copias
al encargado de almacén y contabilidad.
7.- Verificar que lo programado sea igual a lo
realizado, o sea, si se cumplió con la programación
establecida.
8.- Al hacer entrega de materias primas se debe indicar
la orden de producción en la que se va a utilizar, la
cantidad entregada, la cantidad devuelta y la persona que la
recibe.
9.- Elaborar planes detallados de producción y
planear la distribución de
productos.
10.- Pronosticar la demanda del producto, indicando la
cantidad en función de tiempo.
11.- Comprobar la demanda real con la planteada y
corregir los planes si fuese necesario.
12.- Elaborar un presupuesto de producción
detallado y claro.
13.- Preparar una requisición de materiales.
14.- Coordinar con el gerente de ventas lo que se va
a producir.
15.- Asesorar a la gerencia sobre la capacidad de
maquinas instaladas.
16.- Asesorar a la gerencia sobre maquinarias, equipos y
materiales a utilizar.
17.- Evitar el desperdicio de materias
primas.
18.- Se debe tener control sobre el buen funcionamiento
de las maquinarias.
19.- Enviar lo más pronto posible al almacén
los productos terminados.
20.- Tener control estricto sobre los productos
todavía en proceso.
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
INTERNODE INVENTARIO
1.- Debe nombrase un encargado de
departamento.
2.- Debe existir un buen planeamiento de producción y
/o ventas para estimar las necesidades de inventario.
3.- Preparar informes de recepción
para registrar y notificar recepción de productos o
mercancías.
4.- Emitir órdenes de salida de mercancía cada
vez que se entregue.
5.- Emitir una orden de entrada de mercancía cada
vez que se reciba una mercancía.
6.- Comprobar las cantidades recibidas para determinar
que son correctas.
7.- Almacenar correctamente las mercancías como
medida de protección contra las extracciones no
autorizadas.
8.- Expedir los materiales y/o mercancías contra la
presentación de autorizaciones de salida para
producción o embarque.
9.- Controlar los desperdicias de producción,
materiales dañados para los ajustes d costos
correspondientes.
10.- Tener control de inventarios de
materias primas, productos en proceso y productos
terminados.
11.- No recibir mercancías sin la autorización
de compras.
12.- No entregar mercancías sin la
autorización de ventas.
13.- Notificar a la gerencia sobre productos en mal
estado.
14.- Realizar conteos físicos al menos una vez al
año, sin importar el sistema utilizado.
15.- Buen almacenamiento para evitar robos, daños o
descomposición.
16.- Mantener al día las tarjetas de entrada y salida de
mercancías.
17.- Mantener inventario disponible para prevenir
situaciones de déficit, lo cual conduce a perdidas en
ventas.
18.- No mantener mercancías almacenadas demasiado
tiempo, evitando con esto el gasto de tener dinero invertido en
artículos innecesarios.
19.- Emitir un reporte de productos que hayan sido
entregados por producción y que ya están disponibles
para la venta.
20.- Informar sobre el mínimo de existencia de un
producto o mercancía.
CATÁLOGO DE CUENTAS (Descripción)
Código de 3,4,5,6 y 7 Posiciones | ||||||
Grupo | Subgrupo | Subgrupo | Cuenta | Subcuenta | Subcuenta | Subcuenta |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| ||||||
CATÁLOGO DE CUENTAS
100 ACTIVO
1000
Efectivo en Caja y Bancos
10001
Caja General
10002
Caja Chica
10003
Banco Popular
Dominicano
10004
Banco de Reservas de la Republica Dominicana
10005
BHD
1100
Cuentas por Cobrar Clientes
110001 Almacenes “Doble
A”
110002 Supermercado Estela
110003 Supermercado El Viajero
110004 Súper Bodega La Económica
110005 Supermercado Dajabón
110006 Supermercado Victoria
110007 Distribuidora Patria
110008 Bodega Los Tres Hermanos
110009 Supermercado Bonao
110010 Supermercado la Fuente
110011 Distribuidora Carmen
110012 Almacén Frederick & Asociados
110013 Distribuidora Banileja C x A.
110014 Supermercado Pérez
110015 Supermercado Del Pueblo, S.A.
110016 Distribuidora Karina, S.A.
110017 Centro Comercial King
110018 Supermercado Tomas
110019 Súper Bodega Hernández
110020 Supermercado Alicia
1200
Cuentas por Cobrar Funcionarios y Empleados
120001 Carmen E. Jiménez Pérez
120002 Juan Francisco Martines Marmolejos
120003 Claudia Montero Duran
120005 Edwin García Domínguez
120006 Germania F. Bautista Santiago
120007 Maria Magdalena Severino Brito
1300
Otras Cuentas por Cobrar
130001 CDEEE
130002 Agrotel
130003 Báez & Asociados
130004 Agro Empresa Díaz, S.A.
130005 Ing. Carlos Cáceres Hinojosa
1400
Inventario
140001 Productos Terminados
140002 Productos en Proceso
140003 Materias Primas
140004 Materiales de Oficina e Impresos
140005 Materiales y Equipos de Mantenimiento
1500
Gastos Pagados por Adelantado
150001 Materiales de Oficina e Impresos
150002 Seguros Generales
150003 Renta y Alquiler
1600
Inversiones
160001 Inversiones en
Títulos
160002 Certificados Financieros
160003 Acciones Comunes en Otras
Empresas
160004 Acciones Presentes en Otras Empresas
160005 Locales Comerciales
1700
Propiedad Planta y
Equipo
170001 Terreno
170002 Mejora al Terreno
170003 Edificios y Naves
170004 Depreciación Acumulada
Edificios y Naves
170005 Maquinarias
170006 Depreciación Acumulada
Maquinarias
170007 Mobiliario y Equipo de Oficina
170008 Depreciación Ac. Mobiliario y Equipo
de Oficina
170009 Equipo de Generación
170010 Depreciación Acumulada Equipo de
Generación
170011 Equipo de Transporte
170012 Depreciación Acumulada Equipo de
Transporte
170013 Equipo de Riego
170014 Depreciación Acumulada Equipo de
Riego
1800
Activo Diferido
180001 Costo de
Organización
180002 Derechos de Autor
180003 Marca de Fábrica
1900
Otros Activos
190001 Fianzas y Depósitos
190002 Crédito Mercantil
190003 Construcciones en Proceso
200
PASIVOS
2000
Documentos por pagar
20001
Importadora Andina, S.A.
20002
Santo Domingo Motors
20003
Cabrera & Asociados
2100
Cuentas por Pagar Proveedores
210001 Plastiformas, S.A.
210002 Soluciones Eléctricas
Noboa
210003 Industrias Nigua
210003 Cartones del Caribe
210004 Distribuidora García
210005 Texaco Dominicana
210006 Distribuidora de Gomas K & L
210007 Ferretería Popular
210008 Moto Repuestos Brito
210009 Distribuidora de Gomas Kennedy
210010 Auto Repuestos Oriental
210011 Teruel Agrícola
210012 Gas Caribe
210013 Fersan Dominicana
210014 Agro Soluciones López
210015 Cartonera Francis
210016 Plásticos & Algo
Mas
210017 Repuestos Mayra
210018 Estación de Combustible Shell
Kennedy
210019 Suplioficinas Leo
210020 Toribio Reparaciones
2200
Retenciones y Acumulaciones por Pagar
220001 Impuestos Sobre la
Renta
220002 Infotep
220003 Seguridad Social
220004 Regalía Pascual
220005 Preaviso y Cesantía
2300
Pasivo a Largo Plazo
230001 Bonos por Pagar
230003 Préstamos
2400
Otros pasivos
240001 Prima en Obligaciones
300
CAPITAL
30001
Acciones Autorizadas
30002
Acciones no Emitidas
30003
Prima en Acciones Comunes
30004
Acciones en Tesorería
3100
Reservas
310001 Reserva Legal
3200
Resultados
320001 Del Período
320002 Acumulados
400
INGRESOS
4100
Ventas
410001 Jugos Denominación A
410002 Jugos Denominación B
410003 Concentrado Clase A
410004 Concentrado Clase B
4200
Servicios
420001 Asesorías
4300
Otros Ingresos
430001 Intereses Sobre Inversiones
430002 Dividendos
430003 Ganancia en Venta de Activo
4400
Descuentos y Devoluciones
44100 Descuentos
4410001
Por Pronto Pago
44200 Devoluciones
4420001
Producto A
4420002
Producto B
500
COSTOS
5100
Costos de la Mercancía Comprada
510001 Compras Materia Prima A
510002 Compras Materia Prima B
510003 Seguros
510004 Gastos Aduanales
510005 Transporte
510006 Estibadores y Almacenamiento
600
GASTOS
6100
Gastos de Operación
610001 Gastos de Ventas
610002 Sueldos
610003 Comisiones
610004 Regalía Pascual
610005 Seguridad Social
610006 Dietas y Viajes
610007 Preaviso y Cesantía
610008 Transporte
610009 Combustibles y Lubricantes
610010 Publicidad
610011 Energía Eléctrica
610012 Reparación y Mantenimiento
610013 Depreciación Edificio
610014 Depreciación Equipo de Oficina
610015 Depreciación Equipo de Transporte
6200
Gastos Generales y Administrativos
620001 Sueldos
620002 Horas Extras
620003 Regalía Pascual
620004 Honorarios
620005 Seguridad Social
620006 Dietas y Viajes
620007 Transporte
620008 Materiales y Útiles de
Oficina
620009 Combustibles y Lubricantes
620010 Energía Eléctrica
620011 Agua y Basura
620012 Comunicaciones
620013 Depreciación Mobiliario
620014 Depreciación Edificio
620015 Depreciación Maquinaria
6300
Gastos Financieros
630001 Intereses sobre préstamos
630002 Comisiones Bancarias
630003 Servicio Bancario
Electrónico
630004 Carta de Crédito y
Servicios
630005 Mora y sanciones
630006 Impuestos Transacciones Bancarias
630007 Tarjetas de crédito corporativas
630008 Gastos de Cierre
630009 Caja de seguridad
630010 Confección de Cheques
Autor:
Richard Pichardo Paulino
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